Gaukite pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai: vadovas iš vidaus

Perkėlimas į Jungtinę Karalystę po „Brexit“ tapo dar vienu „žodžiu su“ kiekvienam logistikoje. Viskas pasikeitė – nuo muitinės taisyklių iki paprastų dokumentų, kurie anksčiau nebuvo reikalingi. Daugelis klientų mano, kad tai tiesiog dėžių įkėlimas į sunkvežimį, tačiau realybėje tai daugiau primena šachmatų partiją su laiko limitu. Jei norite gauti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai, turite suprasti, kad geriausias draugas čia yra ne pigiausias pasiūlymas, o detali planavimo strategija. Matęs esu viską – nuo dingusių serverių iki tokių spintų, kurios nepraeina pro duris, todėl štai jums tiesus ir be jokių „gražių“ apvadų vadovas, kaip tai veikia iš vidaus.

Bendri klausimai ir pasiruošimas

Ar tikrai taip sudėtinga dabar važiuoti į UK?

Atsakymas trumpas: taip, ir dar kaip. Anksčiau tai buvo paprasta, tarsi važiuoti į kitą Lietuvos miestą, dabar tai pilnas ritualas. Muitinės procedūros, kurios anksčiau buvo formalumas, dabar gali sustabdyti visą procestą dienoms ar net savaitėms. Jei planuojate perkelti biurą, nepamirškite, kad net mažiausias klaidas dokumentuose gali kainuoti brangiai. Dirbti su profesionalais, kurie žino šias naujas taisykles, yra būtina, kadangi stresas nuo neatvykusio krovinio yra nepalyginamas.

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas į UK?

Paprastai, jei viskas tvarkinga, pati kelionė trunka 3–4 dienas, priklausomai nuo to, kur Lietuvoje esate ir kur Anglijoje važiuojate (Londonas arba šiaurė). Tačiau pasiruošimas gali užtrukti mėnesį. Kad gautumėte pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai, reikia pradėti rinkti dokumentus ne prieš pat išvykimą. Keltai, ypač vasarą, būna užpildyti, tad vietą reikia rezervuoti iš anksto. Neskubėkite čia, laikas – jūsų sąskaitos draugas.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp firmų?

Nes kaina priklauso nuo to, ką jums tikrai siūlo. Vienos firmos siūlo „tik važiuoti“, kitos imasi viso paketo – dokumentų, išmontavimo, pakavimo ir draudimo. Nemažai klientų staiga nustemba, kai atsiranda papildomi mokesčiai už kelių juostų perėjimą arba laukimą uoste. Geriausia gauti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai iš tų, kurie pateikia išsamią sąskaitą be jokių paslėptų mokesčių, nors ji gali atrodyti didesnė iš pirmo žvilgsnio.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai turi būti aiškiai deklaruota. Negalima tiesiog mesti darbuotojų knygų ar drabužių į bendrą krovinių masę be sąrašo. Muitinė gali tai laikyti prekyba, jei bus per daug vienodo tipo daiktų. Geriausia susitarti, kad darbuotojai susikrauna savo dėžutes ir atskirai jas deklaruoja, arba įtraukti juos į bendrą inventoriaus sąrašą kaip „asmeninius daiktus, be vertės“. Taip išvengsite nereikalingų klausimų.

Kaip pasiruošti kompiuteriams ir IT įrangai?

Tai yra svarbiausia dalis. Jūs negalite tiesiog išjungti serverių ir mesti juos į dėžę. Reikia juos gerai užfiksuoti, pažymėti laidus (jei galima, nufotografuoti). Geriausia gauti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai tik iš tų, kurie turi patirties su IT perkėlimu. Vertybinių duomenų praradimas gali būti didesnė bėda nei sulūžęs stalas, tad atsarginės kopijos turi būti padarytos dar prieš išsikraunant.

Ar verta kelti visus senus baldus?

Sąžiningai sakant, ne visada. Kelionės kaina dažnai skaičiuojama pagal tūrį (kubinius metrus). Jei turite senas, susidėvėjusias kabinetas, kurias Jungtinėje Karalystėje galima nusipirkti pigiai (arba net nemokamai „Gumtree“), kas juos vežti? Mokesčiai už kelią gali viršyti jų vertę. Apsvarstykite, kas tikrai vertinga, o ką galima palikti arba parduoti „lombardine“ kaina.

Dokumentai ir muitinės reikalai

Kokius dokumentus būtinai reikia turė?

Pagrindiniai dalykai yra inventoriaus sąrašas (packing list) ir prekių pristatymo kvitas (CMR). Be to, reikės komercinės sąskaitos (invoice), net jei tai ne prekyba, o perkėlimas – muitinei reikalinga vertė. Kadangi dabar reikia gauti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai, dokumentai turi būti tikslūs. Jei parašysite „biuro įranga“, tai neveiks – reikia detalaus: „4x stalai, 10x kėdės, 2x spausdintuvai“.

Ar reikalingas EORI numeris?

Taip, beveik visada. Jei jūsų įmonė registruota Lietuvoje (ir neturite filialų UK), jums reikės EORI numerio, kuris prasideda LT raideriais. Jei jūsų įmonė jau turi UK filialą, gali reikėti GB EORI. Be šio numerio neišeisite iš ES muitinės arba neįeisite į UK. Užtruukite šiek tiek laiko jį gauti, tad pradėkite tvarkytis dokumentus iš anksto.

Kas dėl PVM (VAT) ir importo mokesčių?

Jei perkėliate savo įmonės turtą, kurį naudojote daugiau nei 6 mėnesius, dažnai galima taikyti „Transfer of Own Goods“ taisykles. Tai reiškia, kad mokesčių gali nebūti, tačiau tai turi būti įrodyta buvusiais pirkimo dokumentais. Aš čia ne ekspertas, o logistikas, tačiau sakau – pasitarkite su buhalteriu. Jei dokumentai tvarkingi, gauti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai bus daug lengviau, nes neišvengsite papildomų patikrinimų.

Kas dėl draudimo? Ar jis būtinas?

Tai ne būtinas pagal įstatymus, bet būtinas dėl jūsų ramybės. Sunkvežimiai užsidega, virsta, o keliai UK, ypač M25 obvažiavimas, gali būti tikras košmaras. Įsitikinkite, kad draudimas apima ne tik „nuostolius kelyje“, bet ir įkėlimą/iškėlimą. Dažnai klientai pamiršta patikrinti franco sąlygas – ar draudimas galioja tik iki UK sienos, ar ir iki galutinio tikslo? Gerai perskaitykite smulkmeną.

Ar galiu vežti pavojingas medžiagas (tonerius)?

Tonerius ir chemines medžiagas galima, bet tik su specialiais dokumentais (MSDS). Negalima tiesiog įmesti visų susikaupusių spalvų kasetei į vieną dėžę. Jei įvyko nutekėjimas, viską sustabdys ir baudos bus didelės. Geriausia tuos dalykus išsivežti atskirai arba išmesti pagal tvarką. Nesiūlykau rizikuoti dėl keleto panaudotų kasečių – tai nėra verta streso.

Kas nutinka, jei trūksta dokumentų uoste?

Tada laukiate. Ir mokate už stovėjimą. Uosto saugyklos (bonded warehouse) kainos nėra mažos. Jei dėžėje yra kažkas, kas nenurodyta sąraše, muitinė gali konfiskuoti visą siuntą arba pradėti ilgmetrinį tyrimą. Norėdami gauti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai, turite būti 100% tikri savo inventoriaus sąraše. Vien trūkstamas A4 lapas gali sukelti trikdžių.

Logistika ir procesas

Ar įmonė atlieka baldų išmontavimą ir montavimą?

Dauguma profesionalių kompanijų tai daro. Tai įtraukta į paslaugą, jei tai aptarta iš anksto. Negalima tikėtis, kad vairuotojas atvažiuos ir pradės versti stalus – jis yra vairuotojas, ne meistras. Reikia užsakyti specialią brigadą, kuri ateina prieš dieną ar tą pačią dieną ryte ir viską išmontuoja. Tada naujoje vietoje surenka. Tai užtikrina, kad baldai nesulūž.

Kaip susitvarkyti su parkavimu Londono centre?

O tai, tėtule, yra problema. Angliški miestai, ypač Londonas, turi griežtus parkavimo taisykles. Reikia iš anksto gauti leidimus (suspension of parking bays) iš vietinės tarybos (council). Tai užtrunka apie 2 savaites. Jei to nepadarysite, sunkvežimis gali būti nuvežtas, o jums teks mokėti baudą ir vežti dėžes per pusę miesto. Įtraukite tai į savo planą.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, šiais laikais GPS yra standartas. Mes galime duoti nuorodą, kur matote, kur yra sunkvežimis. Tačiau nesiūlykau vadinti vairuotojų kas valandą. Jie turi poilsio režimus, kurie griežtai reglamentuoti. Jei vairuotojas neatsiliepia, greičiausiai jis ilsisi arba vairuoja „rankomis“ (neleidžiama kalbėtis). Pasitikėkite sistema, jei norite gauti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai be nervinimo.

Kas dėl sandėliavimo, jei biuras dar nebaigtas?

Tai dažna situacija. Mes galime padėti rasti sandėlį UK laikinai laikyti daiktus. Tai gali būti brangu, bet kartais nėra kito pasirinkimo. Galima tiesiog palikti dalykus sunkvežimyje, bet tada jis negali važiuoti kitų krovinių, ir tai kainuoja tiek pat, ar net daugiau, nei sandėlis. Geriau iškrauti į saugią vietą ir laukti.

Ar saugu vežti serverius be specialios dėžės?

Aš nebūčiau to pataręs. Stiprūs smūgiai, posūniai – viskas įvyksta kelyje. Ypač angliškai asfaltas (arba jo trūkumas) gali būti šiurkštus. Serveriai turi būti supakuoti į anti-statinės (anti-static) medžiagas ir uždaryti į kietas dėžes. Geriausia gauti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai, pasikreipiant į IT perkėlimo specialistus, kurie turi specialią įrangą tam.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Jie turi būti supakuoti į uždaras dėžes ir, jei įmanoma, užrakintos. Mes nežiūrime, kas viduje, bet galima uždėti plombą su numeriu. Tačiau įspėju – jei muitinė nuspręns patikrinti krovinį, jos tiesiog sulaužys tą plombą. Jokio būdo iš to išvengti negalima. Todėl svarbiausius dokumentus (sutartis, aktus) geriau vežti su savimi rankiniame bagaže.

Problemos ir jų sprendimai

Kas daro, jei dėžė praplyšta kelyje?

Tai reta, bet įvyksta. Tada turime problemą su dulkių ar drėgmės patekimu. Geriausia turėti kelias rezervines dėžes vairuotoje greitam remontui. Jei daiktai sugadinti, draudimo turėtų tai padengti. Todėl taip svarbu gerai užpildyti draudimo aktą prieš išvykstant. Nufotografuokite viską, kas bus įkrauta, kaip įrodymą, kad buvo tvarkinga.

Ar galiu pati įsivežti smulkius daiktus?

Žinoma, daugelis darbuotojų veža savo nešiojamuosius kompiuterius ar asmeninius daiktus lėktuvu ar keltu. Tai netgi padeda sumažinti krovinių tūrį. Tačiau atsiminkite, kad jei vežate daug vienodo tipo elektronikos, muitinė gali manyti, kad tai prekyba. Geriau turėti įdarbinimo sutartį pačiame rankiniame bagaže, jei kils klausimų.

Ką daryti, jei vairuotojas užstrigs sienoje?

„Dangus, vėl tas pats“ – galvoja visi. Dažniausiai problemos būna su EORI numeriais arba neaiškia krovinių verte. Tada mums turi skubiai išsiųsti teisingus dokumentus elektroniniu būdu. Jei viskas tvarka, problema išsprendžiama per kelias valandas. Jei ne... tai gali trukti ilgiau. Būkite kantrūs, anglai yra labai tikslūs su taisyklėmis.

Ar verta rinktis pigesnę firmą?

Ką jūs manote? Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, ji greičiausiai tokia ir yra. Gali būti, kad jie neturi draudimo, arba naudoja senus sunkvežimius, kurie gali sugesti pusiaukelės. Norėdami gauti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai, rinkitės patikimumą. Perkėlimas – tai ne vieta, kurioje reikia taupyti.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dauguma įmonių pageidauja avansą (depozitą), kad užsakyti keltą ir kitas paslaugas. Likusią dalį reikia sumokėti prieš išvykstant arba atvykus į vietą. Nebijokite klausti apie mokėjimo sąlygas iš anksto. Jei jie reikalauja viso sumokėti grynaisiais pačiam vairuotojui – tai raudona vėliava. Tokios firmos geriau vengti.

Kas dėl buitinės technikos (kavos aparatai)?

Kavos aparatai dažnai turi vandenį ir kavos grūdus viduje. Prieš išvežiant VISKĄ turi būti išpiltas. Vanduo sušals ir sulaužys sistemą, o kavos trauks pelius ir kirmėles. Muitinė taip pat nemėgsta organinių atliekų. Išvalykite techniką kruopščiai. Niekada nenoriu rasti puoduko su sena kava viduje.

Smulkmenos ir patarimai

Ar reikia pažymėti kiekvieną laidą?

Ne visus, bet svarbiausius – taip. Jei turite sudėtingą IT tinklą, pažymėkite laidus spalvotomis juostelėmis (tape) arba žymekliais. Sutaupysite valandas naujoje vietoje. Vienas klientas taip padarė ir jų internetas veikė jau po valandos, kai mes tik iškėlėme dėžes. Geras sumanymas.

Kaip susitvarkyti su rūsio daiktais?

Rūsys dažnai būna kaip šiukšliadėžė. Patariu išsirūpinti viskas, kas nereikalinga, prieš pradedant rinkti dėžes. Ką daryti su drėgmės pažeistais daiktais? Juos nevežkite. Anglijoje oras drėgnas, tai tik pablogins situaciją. Vežkite tik tai, kas sausa ir vertinga.

Ar galima užsakyti pakavimo medžiagas?

Taip, mes galime atvežti dėžes, burbulus, lipdukus. Tai paprastai pigiau, nei pirkti parduotuvėje (ten kainos kaip auksas). Užsakykite kiekvienam darbuotojui po 5–10 dėžes, daugiau nei prireiks. Visada lieka nenumatyta – lentynos, archyvai, virtuvės reikmenys.

Kaip suskirstyti dėžes naujame biure?

Naudokite spalvotus lipdukus. Raudona – prie įėjimo, Mėlyna – II aukštas, Žalia – virtuvė. Arba tiesiog rašykite kambario numerius. Niekada nerašykite „Biuro reikmenys“, parašykite „Inžinieriaus stalas, 2 aukšas“. Tai greitina iškrovimą kelis kartus. Efektyvumas čia svarbiausia.

Kas dėl augalų?

Man asmeniškai nerekomenduojčiau vežti augalų su žeme. Jungtinės Karalystės fitosanitarinė kontrolė yra griežta dėl kenkėjų. Augalai gali būti sunaikinti sienoje. Geriau juos dovanoti kaimynams ar kolegoms Lietuvoje ir nusipirkti naujų Londone. Niekada nežinai, kas gyvena toje žemėje.

Ar reikia vieno atsakingo žmogaus?

Būtina. Vienas žmogus, kuris turi sprendimo galią ir yra pasiekiamas telefonu. Jei mums reikia spręsti, kur dėti stalą, o mes turime skambinti 3 žmonėms, laikas eina. Paskirkite „perkėlimo vadovą“, kuris tiesiog gali sakyti „taip“ arba „ne“. Tai pagreitina procesą dvigubai.

Ką daryti su raktų pakabukais?

Jie turi būti sudėti į maišelį ir užklijuoti ant atitinkamo baldų rėmo. Niekada neliesti jų viduje arba tiesiog užmesti į dėžę – rasite juos po mėnesio, kai jau nusipirksite naujus. Maži dalykai sukelia didžiausią stresą.

Kaip elgtis su automobiliais (kompanijos mašinomis)?

Galime vežti ir automobilius. Reikia V5C dokumento (registracijos pažymos) ir draudimo. Taip pat reikia nustatyti, ką darys su mašina UK – ar registruosite ten, ar galioja „turistinis“ režimas. Taisyklės pasikeitė, dabar laikas ribotas. Geriau sužinoti iš anksto.

Ar tikrai reikia tokio ilgio straipsnio?

Galbūt ne, bet biuro perkėlimas į UK yra sudėtingas procesas, kuriame daugelis dalykų gali nepavykti. Informacija yra ginklas. Jei jums pasisekė rasti firmą, kuri gali suteikti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai, laimėjote pusę mūšių. Likęs pusė – tai kantrybė ir gera kava. Sėkmės!

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda prie vieno – pasitikėjimo ir planavimo. Nėra būdo perkelti biurą į šalį, neprarandant nervų, tačiau galima sumažinti stresą pasiruošiant. Jei norite gauti pagalbą komplikuotam biuro perkėlimui į UK efektyviai, neskubėkite su pasirinkimu ir klauskite baisiausių klausimų dar prieš pasirašant sutartį. Gerai suorganizuotas perkėlimas leis jums pradėti dirbti naujoje vietoje be didelių pertraukų, o kas gera būti labiau? Tegu jūsų kelionė būta kuo glotesnė.