Biurų daiktų transportavimas į Angliją: patikimumas ir saugumas

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais ir galiu pasakyti viena – biurų daiktų transportavimas į Angliją niekada nebuvo toks paprastas, kaip atrodo iš šalies. Nors dauguma mano klientų galvoja, kad tiesiog užsako "keltą" ir viskas patenka į Londoną ar Mančesterį, realybėje yra daugiau niuansų nei pasakyčiau. Po Brexit'o viskas pasikeitė, dokumentacija tapo griežtesnė, o keliai – nebe tokia lengvi, bet jei viską suplanuoti tinkamai, galima išvengti didelių nervingų kantrybių. Štai kaip tai atrodo iš mano, vairuotojo ir logistiko, akių.

Dokumentai ir muitinės reikalai (angliški "pain in the neck")

Ar reikia specialių dokumentų biuro technikai vežti?

Žinai, anksčiau buvo paprasčiau – pakrauti ir važiuoti. Dabar, kai kalbame apie biurų daiktų transportavimas į Angliją, reikia labai rimtai žiūrėti į komercines sąskaitas. Jei tu veži ne asmeninius daiktus, o įmonės turtą, turi būti vienareikšmis įrodymas, kad tai ne pirkimas-pardavimas tarp įmonių, o tiesiog perkėlimas. Mums reikalingas EX1 arba T2 dokumentas (priklausomai nuo situacijos), be kurio sieną perkirsime tik svajose. Geriausiai turėti viską paruošta iš anksto, kadangi vairuotojai prie sienos nebus laukti, kol tu rasi kurą spausdinti.

Ką daryti, jei neturiu GB EORI numerio?

Tai yra klasikinė problema. Dažnai klientai skambina paskutinę minutę ir sako: "o man reikia to EORI?". Žinai, be GB EORI numerio joks biurų daiktų transportavimas į Angliją neįvyks legaliai. Jis privalomas bet kokiam prekių judėjimui į Jungtinę Karalystę. Gali jį gauti internetu per kelias valandas, bet geriau tai padaryti prieš savaitę. Nenukrypime nuo temos, bet be šio numerio muitinė tiesiog nepaleis krovinių, o vairuotojas liks stovėti angliškame lietuje, kas kainuos brangiai.

Ar turiu mokėti PVM ar muitus?

Tikrai ne, jei tai tavo įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir dabar perkeliamas į naują biurą Anglijoje. Čia svarbu suformuluoti teisingai muitinės deklaracijoj. Jei biurų daiktų transportavimas į Angliją atliekamas kaip "perkelimas", tai laikoma ne importu, o vidažemio prekių judėjimu (tai yra sudėtingesnė teisinė kalba, bet esmė ta). Nereikia mokėti PVM, jei pateiksi dokumentus, kad daiktai buvo nupirkti prieš 6 mėnesius ir naudojami. Bet jei bandysi įvežti naujus kompiuterius iš dėžutės – tada gausi sąskaitą už mokesčius.

Kiek detaliai turiu būti pakuotės sąrašas (packing list)?

Labai detaliai. Negali parašyti tiesiog "biuro įranga". Turi būti: "3 stalinių kompiuterių Dell, serijiniai numeriai XYZ", "5 stalų, 10 kėdžių". Muitininkai yra įtūžę, jei matai bendrinius pavadinimus. Esu matęs atvejų, kai biurų daiktų transportavimas į Angliją sustodavo dėl to, kad vietoje "monitoriaus" buvo parašyta "elektronika". Geriau praleisti valandą ir užpildyti lentelę tiksliai, nei praleisti dieną prie sienos aiškinantis, kas ta "elektronika" yra.

Ar galima veži asmeninių daiktų kartu su biuro?

Tai yra pilna ašarų istorija. Oficialiai – negalima maišyti. Jei vairuotojas turi komercinį krovinią, jo negalima "papildyti" tavo drabužiais ar knygomis be muitinės deklaracijos. Kai kurie tai bando daryti paslėpdami, bet aš tai nerekomenduoju. Biurų daiktų transportavimas į Angliją turi būti "švarus". Jei turi asmeninių daiktų, geriau juos vežti atskirai arba deklaruoti kaip "Retrospective movement of goods". Bet tiesiog užmesti į sunkvežimį kelias dėžes su savo daiktais – tai laukti problemų.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų prie sienos?

Tokia situacija įvyko praėjusią mėnesį. Klientas pamiršo vieno serverio dokumentą. Vairuotojas stovėjo, telefonas skambino. Teko siųsti skenuotus dokumentus el. paštu ir maldauti muitininko priimti. Kartais jie galioja ir el. versija, bet ne visada. Geriausiai taisyklė – daryk kopijas vairuotojui. Biurų daiktų transportavimas į Angliją be popierių yra kaip važiuoti automobiliu be vairo – techniškai įmanoma (su traktorium), bet prasčiausiu atveju baigsis avarija.

Pakavimas ir krovinių paruošimas (ar viskas išgyvens?)

Ar galiu pakrauti į dėžes be specialios įrangos?

Gali, tik nepyk, kai atkeliaus sulaužyta. Biuro stalai yra sunkūs, o jų kojos trapios. Esu matęs, kaip klientai supildo viską į "IKEA" tipo dėžes, kurios sprogsta nuo svorio. Biurų daiktų transportavimas į Angliją reikalauja tvirtos pakavimo medžiagos. Naudok kartonines dėžes su dvigubomis sienelėmis. O, ir dar viena dalyka – užseklipink dėžes. Nėra nieko blogiau, nei kai sunkvežimis stabdo, o viduje viskas susimaišo kaip mikseryje.

Kaip apsaugoti kompiuterius ir serverius?

Kompiuterius reikia išjungti (aišku), o paskui supakuoti į putplasčio (bubble wrap) ir uždėti į stiprias dėžes. Monitoriai yra jautrūs spaudimui, juos geriau vežti vertikaliai. Biurų daiktų transportavimas į Angliją yra ilgas kelias, kelyje būna duobų, ypač Anglijoje (ten keliai, atsiprašau, ne tokie lygūs kaip mūsų autostradose). Jei monitorius gulės ant kito monitoriaus be tarpinio, atkeliaus su įbrėžimais arba nevežiantis.

Ar verta išsirūpinti paletėmis?

Absoliučiai taip. Jei turi daug mažesnių dėžių, jas reikia sukrauti ant paletės ir apvynioti plėvele (stretch film). Tai greičiau ir saugiau. Vairuotojas gali įvežti paletę į kėbulą su šakėmis per 5 minutes, o dėžes krauti rankomis trunka valandą. Biurų daiktų transportavimas į Angliją dažnai apmokestinamas už užimtą vietą kėbule, todėl paletės leidžia taupyti vietą. Be to, ant paletės dėžės nenukris per posūkius.

Ką daryti su baldais?

Stalus reikia išmontuoti. Nekrauk sulenktų stalų, nes jie gali lūžti nuo vibracijos. Išsukkite kojas, užseklipinkite varžtus į maišelį ir priklijuokite prie lentos. Seifus? O, tai kita istorija. Jei seifas mažas, galima jį įvežti, jei didelis ir sunkus – gali tekti kreiptis į specialistus Anglijoje. Biurų daiktų transportavimas į Angliją su seifu, sveriančiu toną, gali būti problema, jei nėra kėbulo su liftu gale.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus vežti labai sunku. Anglijoje griežtos fitosanitarinės taisyklės. Žemė suaugalų negali būti. Turi būti plautos šaknys ir specialios sertifikatos. Sąžiningai sakant, nerekomenduoju. Daugniau nervingumo nei naudos. Palik kaktusą kolegai dovanai. Biurų daiktų transportavimas į Angliją turi būti praktiškas, o ne botanikos sodas ratais.

Kaip užžymėti dėžes?

Parašyk ant kiekvienos dėžės, kas joje yra ir kur ji turi nukeliauti (pvz., "Vadovo kabinetas", "Technika", "Virtuvė"). Tai sutaupys laiko iškraunant. Nekrauk visko į vieną didelį dėžę su pavadinimu "Biuras". Tada Anglijoje praleisi pusę dienos ieškodamas popieriaus, kuris gulėjo apačioje. Biurų daiktų transportavimas į Angliją turi būti organizuotas, kitaip iškrovos diena taps košmaru.

Kaina, laikas ir logistika (pinigai ir kalendorius)

Kiek kainuoja vienas kubinis metras?

Tai kinta priklausomai nuo degalų kainų, bet maždaug nuo 120 iki 200 eurų už kubinį metrą (jei dalinis krovinius). Jei imi visą sunkvežimį (FTL), kaina bus fiksuota. Biurų daiktų transportavimas į Angliją nėra pigus, bet ir ne toks brangus kaip anksčiau, kai reikėjo mokėti didelius muitus. Dabar daugiau mokame už logistiką ir dokumentus. Užklausk detalesnio įvertinimo, nes kaina priklauso nuo to, ar reikia įvežti į Londono centrą (su ULEZ mokesčiais), ar į pramoninę zoną.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Įprastai nuo pristatymo mums iki pristatymo Anglijoje užtrunka 3-5 dienas. Tačiau tai yra "idealus" scenarijus. Jei yra didelis eismas Doverio uoste (kas nutinka dažnai), gali pavėluoti dar dieną dvi. Biurų daiktų transportavimas į Angliją reikalauja kantrybės. Neskambink vairuotojui kas valandą klausti "kur tu". Jis negali važiuoti greičiau už eismą. Geriausia susitarti dėl pristatymo lango, o ne tikslios valandos.

Ar galima garantuoti pristatymo datą?

90% atvejų taip, bet visada yra tas 10%, kai kažkas nutinka. Proveržiai, techniniai gedimai ar muitinės patikros. Jei turi tikslią datą, pvz., renginį, pradėk planuoti biurų daiktų transportavimas į Angliją savaitę anksčiau. Niekada nesiųsk nieko, jei turi atidaryti biurą rytoj. Tai kaip lošti rulete – gali laimėti, bet gali ir pralaimėti drabužius.

Ar pigiau vežti dalinį krovinį (part load)?

Taip, pigiau, bet lėčiau. Reikia laukti, kol mes surasime kitą krovinį į tą pačią kryptį, kad užpildyti sunkvežimį. Jei biurų daiktų transportavimas į Angliją skubus, geriau pasirinkti ekskursinį reisą (dedicated). Tai brangesnė, bet tavo daiktai važiuos tiesiai be sustojimų. Dalinis krovinius gali "šokioti" tarp sandėlių, kol surandamas partneris.

Kokius mokesčius taiko Anglijoje (congestion charge, ULEZ)?

Tai svarbu, jei važiuoji į Londoną. ULEZ zona (Ultra Low Emission Zone) dabar apima beveik visą Londoną. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų (o dauguma senesnių neatitinka), teks mokėti 100 svarų per dieną. Tai papildomi kaštai, kuriuos reikia įskaičiuoti į biurų daiktų transportavimas į Angliją kainą. Jei biuras yra už miesto, pavyzdžiui, Saryje ar Oksforde, tai netaikoma, todėl galima sutaupyti.

Ar reikia draudimo?

Privalomai. Nors aš vairuotojų laiku bandau išmokyti važiuoti taip, kad kiaušinis nesulūžtų, bet kelyje visada įvyksta netikėtų dalykų. Draudimas apsaugo turtą nuo gaisro, vagystės ar avarijos. Biurų daiktų transportavimas į Angliją be draudimo yra rizika. Tikrink, ar draudimas dengia "visą kelią nuo durų iki durų", ne tik Lietuvos teritoriją.

Vairuotojai, sunkvežimiai ir realus gyvenimas

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Standartiškai, ne. Vairuotojo darbas yra vairuoti. Jei reikia rankų pagalbos, tai turi būti užsakyta papildomai (2 vairuotojai arba samdyti krovikai Anglijoje). Biurų daiktų transportavimas į Angliją neapima "kelnių numetimo" ir krovimo rankomis, jei tai ne numatyta sutartyje. Vairuotojas gali padėti nustumti paletę su šakėmis, bet nešti dėžes į 4 aukštą be lifto jis neįsivaizduoja.

Kas nutinka, jei vairuotojas negali rasti adresą?

Angliški adresai yra chaotiški. Kartais "High Street" tęsiasi kilometrus. Navigacija kartai meluoja. Geriausia, jei kas nors iš tavo komandos laukia gatvėje su telefonu. Vairuotojai dažnai nemoka kalbėti angliškai (arba kalba labai baziniu lygiu), tai komunikacija gali būti sunki. Biurų daiktų transportavimas į Angliją baigiasi tada, kai vairuotojas pasako: "Aš čia, kur aš esu?".

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Stengiamės turėti GPS stebėjimą, bet signalas Prancūzijoje arba tuneliuose dingsta. Geriausia tiesiog skambinti mums disponentams, o ne vairuotojui (jis vairuoja). Mes pasakysime, kur jis yra. Neklausk "ar jau atvyko?" kas pusvalandį. Biurų daiktų transportavimas į Angliją nėra filmas su Tom Cruise, kur gali stebėti žemėlapį su raudona taške realiu laiku.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai reta, bet įmanoma. Mes turime techninę pagalbą visoje Europoje. Jei nutinka gedimas, mes siunčiame mechaniką arba keičiamame krovinią į kitą sunkvežimį (transhipment). Tai gali užtrukti, bet mes viską išspręsime. Biurų daiktų transportavimas į Angliją mums yra kasdienybė, mes žinome kur skambinti pagalbai.

Ar vairuotojas gali paimti pinigus?

Niekada. Viską apmokėk banku pagal sąskaitą-faktūrą. Vairuotojams draudžiama imti grynuosius pinigus už pristatymą. Jei kas nors bando "susiderėti" su vairuotoju gatvėje, tai signalas apie sukčių. Biurų daiktų transportavimas į Angliją turi būti oficialus.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Sunkvežimiai stovi saugiuose aikšteleliuose, bet 100% saugumo nėra niekur. Geriausia, jei krovinys yra užrakintas ir užseglintas. Brangiausią techniką geriau krauti į giliausią sunkvežimio kampą. Pavogti iš judančio sunkvežimo sunkiau, bet stovint aikštelėje – įmanoma.

Problemos ir nepatogios tiesos (ką niekas nesako)

Kas daryti, jei biuro adresas netinkamas sunkvežimiams?

Dauguma Londono biurų yra senose pastatuose, kur galima važiuoti tik "Fiat 500". Jei biurų daiktų transportavimas į Angliją baigiasi gatvėje, kurios plotis 2 metrai, teks perkrauti į mažesnį sunkvežimį (Luton). Tai kainuoja papildomai. Patikrink, ar prie tavo biuro gali priartėti 7,5 ar 18 tonų sunkvežimis. Jei ne, susirask artimiausią vietą perkrovimui.

Ar yra "blogų" pervežėjų?

Žinoma, kaip ir visur. Yra firmų, kurios imasi už darbą mažiau, bet paskui prideda "mokesčius už gryno oro" arba dingsta su kroviniu. Pasitikėk patikimais brokeriais. Biurų daiktų transportavimas į Angliją – ne vieta kur experimentuoti su nežinomais firmomis iš "skelbimų". Pažiūrėk atsiliepimus, patikrink, ar jie turi licenciją.

Kas nutinka su pakuočių atliekomis?

Anglijoje labai griežtos atliekų tvarkymo taisyklės. Vairuotojas negali tiesiog išmesti visų tavo dėžių į pirmąjį konteinerį. Reikia susitarti dėl atliekų išvežimo arba dėžes suslifoti ir išmesti pagal taisykles. Nekreipk vairuotojo į baudą dėl šiukšlių mėtymo.

Ar galiu atšaukti užsakymą?

Galima, bet ne paskutinę minutę. Jei vairuotojas jau pakrautas ir važiuoja link tavo namų, atšaukimas reiškia, kad turi sumokėti už tuščią važiavimą. Biurų daiktų transportavimas į Angliją yra procesas, kurį sustabdyti sunku, kai jau prasidėjo.

Ką daryti, jei dingo dėžė?

Pirmiausia – patikrinkite, ar ji nebuvo palikta sandėlyje arba kitame sunkvežimėje (jei buvo perkrauta). Jei tikrai dingo – rašykite pranešimą draudimo kompanijai su nuotraukomis. Be nuotraukų (kaip buvo pakrauta) gali būti sunku įrodyti, kad dėžė buvo pilna. Geriausia daryti vaizdo įrašą kraunant.

Ar verta pirkti naujus baldus Anglijoje?

Kartais taip. Jei turi senus, nereikalingus baldus, biurų daiktų transportavimas į Angliją gali kainuoti brangiau nei nupirkti naujus "IKEA" Anglijoje. Paskaiciuok – krovinių kaina + darbo valandos. Kartai ekonomiškiau palikti čia ir nusipirkti ten. Bet jei tai brangūs dizaineriniai baldai ar serveriai – tuomet vežti verta.

Kaip elgtis su dėmėmis ant grindų iškrovos metu?

Dėžės gali būti purios, lietaus gali būti. Užsakyk grindų dangą arba apsaugą liftui, jei to reikia. Nekaltink vairuotojo, kad jis atnešė purvą – jis dirba, o ne šluoja. Biurų daiktų transportavimas į Angliją sužudo ir antrosios pusės (Anglijos) logistiką.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biuro spausdintuvo rašalus ar valymo priemones. Taip, bet jos turi būti deklaruotos. Negali slėpti butelių su balikliu tarp drabužių. Gaisras kelyje – tai blogiausias scenarijus. Viską užrašyk sąraše.

Ar reikia "No Objection Certificate"?

Kartais, jei įmonė perkelia turtą į kitą šalį, reikia dokumento, kad kreditoriai nešiek tiek nepritaria. Tai retai, bet kartais reikalingas dideliems korporaciniams perkėlimams. Paprastam biurų daiktų transportavimas į Angliją tai nebūtina.

Ką daryti, jei vairuotojas negerai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, bet kartais dirbame su subrangovais iš kitų šalių. Tada komunikuojame angliškai arba rusiškai. Svarbiausia – dokumentai. Kalba nebe tiek svarbi, kai viskas parašyta ant popieriaus.

Ar galima pasitikėti "žodžiu"?

Nerekomenduoju. Viskas turi būti įrašyta į sutartį. Kaina, terminai, atsakomybės. Žodžiai dūna, o popierius lieka. Biurų daiktų transportavimas į Angliją yra verslo sandoris.

Ar sunku susigrąžinti kainą iš Anglijos įmonei?

Jei tai tavo įmonės Lietuvoje išlaidos, tai lengva. Jei Anglijos įmonės – reikia sąskaitos-faktūros su PVM numeriu. Anglai yra labai griežti apie mokesčius.

Kas daryti, jei atvyksta per anksti?

Vairuotojai stengiasi laikytis grafiko, bet jei atvykta 6 valandą ryto, o biuras atsidaro tik 9, vairuotojas laukia. Tai paprastai įeina į kainą (1-2 valandos laukimo), bet jei laukiama 5 valandų – gali tekti papildomai mokėti.

Ar galima vežti maistą?

Tarkim, biuro kavinės prekes. Tai jau maisto produktų pervežimas, reikia sanitarninės knygos ir specialių leidimų. Geriau to nedaryti tą pačią mašiną, kurioje guli baldai.

Ar reikia vairuotojui vandens ar maisto?

Tai humaniškas dalykas. Nenukreipk jį badu, jei laukia kelias valandas. Nors jis turi savo atsargas, butelis vandens ar kavos puodelas (jei leidžia taisyklės) gerai pagerina santykius.

Kaip patikrinti įmonės patikimumą?

Pažiūrėk, kiek jie egzistuoja rinkoje. Jei biurų daiktų transportavimas į Angliją jų pagrindinė veikla, o ne šalutinis, tai gerai. Naujos firmos gali būti pigios, bet neturi patirties.

Ar galima vežti šaldytuvus?

Šaldytuvus reikia išdžiuvinti bent parą prieš kelionę. Kondensatas gali nutekėti ir sugadinti kitus daiktus. Taip pat reikia palikti duris atidarytas, kad nesuvežtų kvapų.

Kas nutinka su dujomis?

Degalų kainos svyruoja. Mes nustatome kainą fiksuotą, bet jei kainos šoks per 20%, gali būti korekcija (nors retai). Biurų daiktų transportavimas į Angliją priklauso nuo naftos kainų rinkoje.

Ar galiu užsakyti ekskursinį reisą tik sau?

Taip, tai brangiausia, bet patogiausia opcija. Tavo daiktai yra vieninteliai kėbule. Niekas nieko nebus pridėtas ir niekas nieko nepains.

Ar yra sezoninių svyravimų?

Taip, pabaigoje mėnesio, prieš šventes (Kalėdas) arba vasarą (atostogos) kainos šoka ir vietų trūksta. Planuok biurų daiktų transportavimas į Angliją iš anksto.

Ar reikia mokėti už pristatymą "pirmąją rytą"?

Jei reikia pristatyti iki 8:00 ryto, tai papildoma paslauga. Standartiškai pristatymas yra nuo 9:00 iki 17:00.

Ką daryti, jei serveris nebeveikia atvykus?

Gali būti, kad jis buvo pažeistas kelyje arba tiesiog nepajėgė išlaikyti temperatūros. Patikrink, ar jis buvo išjungtas prieš pakrovimą. Mes neatsakome už duomenų praradimą, tik už fizinį pažeidimą.

Ar galiu kreiptis į jus dėl konsultacijos?

Žinoma, geriau klausti prieš negu po. Nereikia spėlioti, dėl ko gali būti bauda.

Ar svarbu, kokia įmonės forma?

Nuo to priklauso dokumentų rūšis. UAB, VŠį, individuali veikla – visi reikalauja skirtingų papildymų. Biurų daiktų transportavimas į Angliją yra biurokratinis procesas.

Ar galima vežti automobilius?

Biuro automobilius? Taip, bet tai jau ne krovinių, o automobilių pervežimas. Reikia spec. transporto.

Ar reikia pranešti apie gabenimą iš anksto?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Optimalu – 2 savaitės.

Kas daryti, jei įmonės pavadinimas pasikeitė?

Reikia dokumentų, kad rodytų ryšį tarp seno ir naujo pavadinimo. Kitaip muitinė nepripažins.

Ar saugu vežti juodą penktadienio prekes?

Nesu tikras (gal būt ne), bet manau, kad tai nelegalu, jei nėra dokumentų. Geriau neaiškinti.

Išvada

Viskas apie biurų daiktų transportavimas į Angliją atrodo sudėtinga tik tada, kai bandoi tai padaryti be pagalbos. Esu matęs daugybę sėkmingų perkėlimų, ir visi jie buvo gerai suplanuoti. Nenuokslus dokumentų užpildymas arba bandymas sutaupyti ant pakavimo gali sukelti daugiau problemų nei sutaupyto pinigo. Pasitark su profesionalais, susitvarkyk popierius ir ramai lauk savo biuro inventoriaus naujoje vietoje. Gerai suplanuotas kelionė – tai pusė sėkmės.