Biuro transportavimo vadovas į Angliją: kaip nenukristi nuo proto per perkėlimą

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Angliją niekada nesvyruoja taip, kaip planuoja. Viskas atrodo paprasta ant popieriaus: sudarome sąrašą, užkrauname, važiuojame. Bet realybėje visada pasitaiko kažkas, ko nebuvo numatyta – avarija M1 greitkelyje, muitinės patikra, kuri užtrunka ilgiau nei skambutis vadovui, arba tiesiog tai, kad vairuotojas pamiršo įkelti vieną dėžę su svarbiausiais dokumentais. Šis biuro transportavimo vadovas į Angliją skirtas tiems, kurie nori žinoti, kas iš tikrųjų vyksta užeigoje, o ne reklamos brošiūrose. Čia kalbėsime apie drabuzius, dujus, nervus ir tai, kaip išvengti brangių klaidų, kai verslo centras keliasi į kitą šalį po „Brexit“.

Pradžios darbai ir biuro inventorius

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti biuro transportavimą į Angliją?

Nedelskite. Jei manote, kad mėnesio užtenka, klystate. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius, ypač jei reikia suderinti muitinės formalumus. Anglija dabar yra trečioji šalis, tai reiškia daugiau popierizacijos. Turite laikas ne tik surinkti dėžes, bet ir paruošti visus invetarizacijos sąrašus, kurie turi būti tikslūs. Vėliau pradėsite – brangiau kainuos ir didesnė tikimybė, kad reikės skubinti ožį, o tai niekada nieko negerai baigiasi.

Ar tikrai reikalinga detali inventorizacija?

Be jokios abejonės. Dažnai klientai sako: „įrašysime „biuro baldai“ ir viskas“. Ne, taip nebeveikia. Muitininkai gali uždaryti vartus, jei matai per daug bendrą sąrašą. Turi būti parašyta: „4 biuro stalai, 2 kompiuterinės kėdės, 1 spinta“. Be to, inventorizacija padės jums susirasti dalykus iškraunant. Vieną kartą turėjome klientą, kuris negalėjo rasti serverio tris dienas, nes buvo parašyta tiesiog „IT įranga“. Gailėjosi, kiek laiko prarado.

Kas daryti su svarbiais dokumentais?

Geriausia juos vežti su savimi. Neskubėkite krauti į dėžes, kurios važiuos konteineryje. Pasai, sutartys, buhalteriniai dokumentai – turi būti su jumis arba su atsakingu darbuotoju lėktuve arba mašinoje. Jei dėžė su dokumentais dingsta arba užstringa Dover, jūsų verslas sustoja. Nemanau, kad norite rizikuoti. Taip pat nepamirškite padaryti kopijų ir jų išsiųsti el. paštu sau, kaip atsarginę variantą.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Taip, bet čia yra pilnas gray area. Oficialus biuro transportavimo vadovas į Angliją sako, kad vežame tik įmonės turtą, bet realybėje žmonės dažnai susiveža ir savo puodukus, ar net paveikslėlius ant sienos. Jei tai nėra prekės, kurios bus parduodamos, dažniausiai tai neproblema, bet turi būti įrašyta į sąrašą kaip „personalas ne prekinės vertės daiktai“. Geriau klausti vairuotojo arba mūsų logistiko, kad netyčia nesukeltum problemų su muitinės taisyklėmis apie asmeninių daiktų importą.

Kaip pasiruošti kompiuterinei technikai?

Išjunkite ir užfiksuokite serijinius numerius. Tai būtina ne tik dėl draudimo, bet ir dėl muitinės. Jei vežate daug technikos, gali atrodyti, kad vykstate prekiauti. Reikia įrodymo, kad tai buvo naudojama įranga. Be to, monitoriai yra labai trapūs. Juos reikia pakavti į specialias dėžes, o ne tiesiog įvynioti į burbuliukus. Vienas klientas taip padarė ir prarado pusę monitorių važiuodamas per Londono banglentes.

Muitinės procedūros ir „Brexit“ realijos

Ką reiškia „Transit“ procedūra ir ar ji mums būtina?

Dažniausiai taip. Jei keliaujate per Lietuvą arba kitą ES šalį į Angliją, krovinys turi būti išvežtas iš ES procedūros. Tai reiškia, kad reikia padaryti išvežimo deklaraciją (EX). Be to, įvežus į Angliją, reikia importo deklaracijos. Tai atrodo sudėtinga, bet jei turite gerą brokerį, jis viską padarys už jus. Tiesiog būkite tikri, kad transportavimo įmonė moka šias paslaugas arba įtrauktos į kainą, kitaip galingai nustebsite gavę sąskaitą vėliau.

Ar mums reikia EORI numerio?

Taip, be jo nepraeisite. EORI numeris reikalingas bet kokiai prekių mainų operacijai su trečiosiomis šalimis. Dabar Anglija yra trečioji šalis. Jei jo neturite, gausite didelį baudą arba krovinys bus sustabdytas sienoje. Užtrunka porą dienų jį gauti, taigi tai viena pirmųjų reikalavimų, kuriuos atlieka biuro transportavimo vadovas į Angliją rengiantis kelionei. Neskubėkite su tuo, nes be šio numerio niekas nebesisuko.

Kas daryti, jei įmonės įranga yra naudota, bet turi mažą vertę?

Tai netgi geriau. Muitinės atžvilgiu naudota įranga dažnai lengviau praeina, ypač jei tai nėra prekės parduodimui. Galima kreiptis dėl atleidimo nuo mokesčių (Transfer of Residence - TOR), nors tai daugiau taikoma asmenims, bet verslo atveju vertės nustatymas yra raktas. Jei stalas stovėjo 10 metų, jo vertė yra ne ta, ką nurodote pirkimo sąskaitoje (tiksliau, ji nusidėvėjusi). Geriau konsultuotis su buhalteriu dėl likutinės vertės.

Ar tikrai tikriną kiekvieną dėžę?

Ne, ne visada. Kartais tiesiog praeina系统 (sistema) leidžia. Anglijoje dažnai naudojama rizikos analizė. Jei jūsų įmonės pavadinimas atrodo įtartai arba krovinys keliauja be tinkamo aprašymo, gali būti sustabdytas fiziškai. Tada tenka laukti valandas ar net dienas, kol jie atidarys. Vieną kartą mūsų klientą laikė 12 valandų, nes rado „kietojo degimo“ drabužius, kurie buvo skirti darbuotojams, o ne prekybai. Geriau viską aiškiai pažymėti.

Ką daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų uoste?

Nepanikuokite, bet pasiruoškite pinigams. Galima susitvarkyti vėliau, bet tada bus taikomi delspinigiai ir papildomi išlaidos sandėliavimui uoste. Anglijos muitinė labai griežta dėl dokumentų. Geriausia turėti viską paruoštą iš anksto PDF formatu išsiųstą brokeriui. Jei trūksta pirkimo sąskaitos faktūros, rašykite deklaraciją apie vertę, bet tai rizikuoti nereikėtų. Geriau pasidomėkite šiuo klausimu iš anksto.

Ar reikia mokėti PVM importuojant į Angliją?

Priklauso. Jei perkėliate savo verslo turtą, kuris toliau bus naudojamas JK, dažnai galima taikyti nulinę PVM tarifą arba atidėti mokėjimą, jei esate užsiregistravęs Anglijoje PVM mokėtoju. Tai techniškai sudėtinga sritis, todėl biuro transportavimo vadovas į Angliją čia nebus pakankamas – reikės konsultacijos su apskaitos specialistu. Neteisingai apskaičiuotas PVM gali padaryti didelę skylę biudžete.

Kainos, terminai ir logistikos smulkmenos

Kaip susiformuoja kaina? Ar ji fiksuota?

Dažniausiai susiformuoja pagal tūrį (kubinius metrus) arba svorį. Taip pat įeina kuro priedai, mokesčiai už tiltus (pvz., Dart Crossing netoli Londono) ir darbas. Fiksuota kaina yra geriausia, bet ji tinka tik tada, jei žinote tikslų kiekį. Jei pasirodo, kad dėžių yra dvigubai daugiau nei planavote, kaina bus didesnė. Vengkite įmonių, kurios sako „nuo 1 euro“ – tai dažniausiai gudrybė. Reikalingas aiškus įkainis.

Ar brangiau vežti į Londoną nei į kitus miestus?

Žymiai brangiau. Londonas yra košmaras vairuotojams. Reikia mokėti ULEZ (ultra low emission zone) mokestį, sunkvežimiams įvažiuoti nerekomenduojama be specialių leidimų. Be to, „Congestion Charge“ (spūsties mokestis) centrinėje dalyje. Jei galite, bandykite išsikraustyti ne pačiame Westminster centre, o užmiestyje ir po to vežti dalmenimis. Tai gali sutaupyti šimtus svarų. Taip pat ir laikas – Londono eismą reikia įskaityti.

Kiek laiko užtrunka viskas įvykdyti?

Standartiškai 3–5 dienos nuo išvežimo iki pristatymo, jei nieko neįvyksta. Bet jei reikia laukti kelto Dover-Calais arba yra problemų su muitine, gali užtrukti ir savaitę. Nereikia planuoti kadencijos (paskutinės dienos) tą pačią dieną, kai planuojate pradėti dirbti naujame biure. Palikite „air gap“ – 2–3 dienas atsarginio laiko. Patirtis rodo, kad kas nors visada pasidėvi.

Ar galima veži dalimis (partijomis)?

Taip, tai dažnai daroma, jei neturite pakankamai daiktų pilnam konteineriui. Tai vadinama „grupinio krovinio“ (groupage) principu. Tačiau tai užtrunka ilgiau, nes reikia laukti, kol užpildys kita mašina arba susirinks pakankamai krovinių. Taip pat didesnė rizika, kad kažkas pasimes arba suges, nes daug kartų perkraunama. Jei galite, geriau vežti pilna mašina.

Kas daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Skambinkite. Bet nenuolank. Dažnai vėlavimai ne jų kaltė – eismas, avarija arba muitinė. Geriausia turėti vairuotojo tiesioginį numerį, o ne tik dispečerio. Kartais dispečeris nežino, kas vyksta tiesioginiame etape. Būkite kantrūs, bet reikalaukite informacijos. Jei biuro transportavimo vadovas į Angliją buvo parašytas gerai, jie turi turėti GPS sekimą ir galės Jums parodyti, kur mašina stovi.

Ar reikia mokėti už iškrovą Anglijoje?

Priklauso nuo paslaugos. Dažniausiai įkėlimas ir iškėlimas yra įskaičiuota, bet jei reikia nešti į aukštą be lifto arba reikia specialios technikos (su keltuvu), tai gali kainuoti papildomai. Užklauskite apie „tail lift“ – tai gali labai pagelbėti, jei nėra krano. Anglijoje darbuotojai labai griežtai laikosi H&S (saugos) taisyklių, todėl neįsivaizduoja, kad neš 50 kg dėžę laiptais.

Kas dėl draudimo? Ar jis apima viską?

Tikrai skaitykite sąlygas. Standartinis draudimas apima žalą keliuotyje (pvz., avarija), bet ne visada apima „galingą iškrovą“, jei dėžė nukrenta neigant. Taip pat patikrinkite, ar apima elektroniką. Dažnai reikia specialios draudimo polisos už brangius serverius arba meno kūrinius. Nenuokite, kad viskas apdrausta, patikrinkite konkrečias sumas ir fransizę (nuo kokios sumos).

Pakavimas, technika ir smulkmenos

Ar verta pirkti pakavimo medžiagas?

Taip, nenaudokite senų dėžių iš parduotuvės. Jos būna susilpnėjusios. Užklauskite transportavimo įmonės, ar gali parduoti naujas dėžes. Jos tvirtesnės ir pritaikytos kroviniams. Be to, naudojant standartines dėžes, jas lengviau krauti ant paletės. Viena dėžė su knygomis sveria daugiau nei atrodo, ir jei ji suges, turėsite problemų.

Kaip teisingai užpildyti dėžes?

Negalima jų užpildyti iki viršaus, kad nesutruptų dangtelis, bet ir negalima palikti tuščios vietos, kad daiktai judėtų. Pripildykite tuščias vietas burbuliukais arba senais laikraščiais. Svarbiausia – sunkiausius daiktus dėkite į mažas dėžes. Niekada nedėkite knygų į didelę dėžę – niekas jos ne pakels, o dugnas iškris. Tai klasikinė klaida, kurią daro visi, kurie pirmą kartą perkėlinėja biurą.

Ar galima vežti augalus?

Dėl „Brexit“ tai tapo labai sudėtinga. Anglija turi griežtas fitosanitarines taisykles. Augalų žemė laikoma potencialia grėsme. Dažniausiai rekomenduojama augalus palikti arba atiduoti darbuotojams. Jei labai norite vežti, reikia specialių sertifikatų (fytosanitarinis pasas). Verta tokių rūpesčių? Manau, kad ne, nupirkite naujus Londono gatvėje. Bus pigiau ir mažiau galvos skausmo.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (valikliai, toneriai)?

Toneriai yra pavojingi, jei yra daug. Geriau juos išvežti atskirai arba išsiųsti kurjeriu. Valiklius reikia uždaryti į maišelius, kad neišsilietų. Anglijos muitinė labai nepatenkinta, jei randa besilašančias skysčias. Tai gali būti klasifikuojama kaip pavojingas krovinius (ADR) ir tai brangiai kainuos. Išsikrauskite spintas ir palikite cheminius valiklius čia.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Absoliučiai taip. Dideli stalai, spintos, sekcijos turi būti išrūkytos. Ne tik dėl vietos, bet ir dėl to, kad kitaip jie gali sulūžti. Vairuotojas nėra baldų meistras, jo užduotis – vežti, o ne išmontuoti. Užtikrinkite, kad jūsų IT arba techninis personalas išmontuoja viską iki atvyksto mašinos. Palikti varžtus maišelyje, pritvirtintą prie baldo (ne dėžėje, kur dingsta).

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvotis lipdukus pagal skyrius. Pvz., raudona – finansai, mėlyna – IT, žalia – virtuvė. Parašykite ne tik „biuras“, bet ir „Stalas Nr. 5“. Tai tiesiog stebuklus iškraunant. Be to, pažymėkite dėžes, kuriose yra trapūs daiktai („FRAGILE“). Nors vairuotojai žino, kas reiškia „trapu“, bet vizualus įspėjimas visada padeda. Vienas klientas pažymėjo viskas „skubu“, tai buvo juokinga, bet neveikė.

Ką daryti su serveriu?

Tai yra svarbiausias biuro organas. Serveris turi būti išjungtas teisingai (ne tiesiog ištrauktus laidas). Geriausia jį pakavti į originalią dėžę. Jei dėžės nėra, raskite kietą dėžę ir užpildykite putomis. Nerekomenduojama jį vežti įšaldytame konteineryje (jei atšala), bet standartinis konteineris tinka. Geriausia, jei serverį lydi IT specialistas, kuris jį vėl įjungtia Anglijoje.

Ar įmonė paima atliekas (pakavimo medžiagas)?

Kartais taip, kartais ne. Tai turi būti aptarta iš anksto. Anglijoje atliekų tvarkymas yra griežtas. Jūs negalite tiesiog palikti dėžių gatvėje. Reikia jas suskaldyti ir išvežti. Jei įmonė siūlo šią paslaugą, imkite. Tai sutaupys Jums daug laiko ir nervų. Niekada nenorėjau pamatyti savo klientą besirūpinančio šiukšlių išvežimu Londono centre.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Nebūtina, bet tai labai padeda susiformuoti geriems santykiams. Vairuotojai yra žmonės, jei jiems duosite kavos arba užkandžio, jie padarys viską, kad jūsų krovinys būtų apgintas. (Kartais net duos savo telefono numerį, kas labai praverčia). Nereikia šventinio pietų, bet paprastas žmogiškas požiūris daro stebuklus.

Kas daryti, jei sugedo daiktas iškraunant?

Skubiai užfiksuokite nuotrauką. Nenuokite ir nesakykite „velniai“, o tiesiog nufotografuokite padėtį ir pažeidimą. Tada skambukite draudimo agentui. Jei pradėsite iškrauti nepasirašę pristatymo akto (kur pastebėta žala), vėliau draudimas atsisakys mokėti. Buvo atvejis, kai klientas pastebėjo įbrėžimą po savaitės – niekas nebegavo kompensacijos.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma modernių įmonių siūlo GPS sekimą. Paklauskite apie tai. Tai leidžia Jums žinoti, kada reikia laukti sandėlyje. Ypač svarbu, jei krovinys važiuoja ilga kelionę. Taip pat sumažina stresą – žinai, kad mašina stovi prie Kelio, o ne dingusi begalybėje. Tai standartinis dalykas dabar, taigi nebijokite to reikalauti.

Kas, jei biure durys per siauros?

Patikrinkite iš anksto. Matuokite ne tik duris, bet ir liftus, koridorių posūkius. Nenusisukdama sofa gali užstrigti laiptinėje. Angliški pastatai dažnai yra seni ir neturi erovių liftų. Vieną kartą teko įvežti biuro spintą per langą su keltuvu, nes neįėjo laiptais. Nenuokite, kad viskas praeis. Matuokite dukart.

Ar verta kreiptis į agentūras arba tiesiogiai į vežėjus?

Agentūros brangiau, bet jos atima riziką. Jei tiesiogiai randate vairuotoją „Facebook“ grupėje, gali būti, kad jis dingsu su Jūsų daiktais. Agentūra turi draudimą ir atsakomybę. Jei Jums svarbu saugumas ir ramybė, geriau mokėti šiek tiek daugiau už patikimumą. Nekirpkite pinigų čia, tai per brangu klaida.

Kaip elgtis su biuro spinta, pilna dokumentų?

Tuščia. Visada tuščia. Ne tik dėl svorio, bet dėl konfidencialumo. Niekas nenori, kad dokumentai iškristų išsilydžius spynos arba netyčia atidarytų. Ištuštinkite spintas prieš išvežimą. Tai pagrindinė taisyklė, kurią visada primenu. Darbuotojai dažnai būna tingūs ir palieka viską viduje, vėliau ieško „kur dingo mano sutartis“.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvežimą?

Būtina. Niekas nenori vežti dulkių. Be to, Anglijoje gali būti taisyklės dėl valymo prieš paliekant patalpas. Geriau pasamdyti valymo komandą iš anksto. Tai padarys įspūdį savininkui (jei nuomojatės) ir užtikrins, kad nenuvežite nereikalingų šiukšlių į naująją vietą.

Ką daryti, jei pasikeičia planai ir reikia atidėti?

Skambukite iš karto. Mašina gali būti jau paruošta. Atidėjimas kainuoja, nes vairuotojų reikia mokėti laukimo. Jei atidėsite paskutinę minutę, gali net prarasti vietą. Būkite lankstūs, bet supraskite, kad logistika – tai laikas. Laikas = pinigai. Biuro transportavimo vadovas į Angliją sako: planuokite kaip karinę operaciją, bet būkite pasirengę pakeisti planus.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda ne tik prie dėžių pervežimo, bet ir prie gero planavimo ir pasitikėjimo žmonėmis, kuriuos pasamdate. Nenusisukite nuo smulkmenų, būkite tikri dėl dokumentų ir nebijokite klausti „kvailų“ klausimų. Anglija nėra Marsas, bet tai kitas pasaulis logistikoje. Tikiuosi, šis straipsnis padėjo išvengti tų bėdų, su kuriomis susidūrė dauguma mūsų klientų anksčiau. Sėkmės perkėlimui, ir tegul Jūsų verslas Anglijoje auga be jokių siurbimo problemų.