Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba: vadovas tiems, kurie nori išlikti sveiki

Sveiki, dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską – nuo idealiai sutvarkytų sandėlių Londono pietuose iki visiško chaoso Birmingeme, kai klientas pamiršo pasakyti, kad turi tris tonų sunkiasvorio staklių. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba nėra tiesiog "dėžės į sunkvežimį ir važiuojam", ypač dabar, po „Brexit“. Daugelis mano klientų mano, kad tai užtruks dieną, bet realybėje tai sudėtingas logistinis mazgas. Čia reikia ne tik raumenų, bet ir kantrybės su dokumentais bei anglų muitinės taisyklėmis, kurios pasikeičia dažniau nei oras. Taigi, jei planuojate kelionę į Lietuvą, geriau pasiruoškite kavai ir nervų patikrai, nes staigmenų bus net tiems, kas mano, kad viską žino.

Bendrai apie procesą ir logistiką

Kiek laiko užtrunka biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba?

Visada sakau klientams – neskubėkite. Paprastai nuo pirmojo skambučio iki pat išvykimo praeina mažiausiai dvi savaitės. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba reikalauja plano, nes negalima tiesiog atvažiuoti ir sakyti "važiuojam". Kelionė pati trunka apie 2-3 dienas, priklausomai nuo to, kur Jūs esat – Londone arba kažkur Škotijos girioje. Reikia užsakyti keltą, suderinti muitinę, todėl skirkite laiko. Jei skubate, padarysite klaidų, o jų taisymas kainuos brangiau nei laukimas.

Ar reikia viską supakuoti pats ar jūs tai padarysite?

Galime padaryti viską, tai ne problema. Mūsų komanda atveža dėžes, popierių, lipdukas. Bet yra vienas dalykas – slapti dokumentai. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba apima ir fizinį darbą, bet asmeninius dalykus ar konfidencialius failus geriau sudėti į savo mažą dėžutę ir paimti su savimi lėktuvu. Nes užtikrinti, kad vairuotojas neprarastos tos dėžės kelyje... geriau saugoti patys. O stalus, kėdes, kompiuterius – palikite mums.

Kas nutinka jei vairuotojas užstrigs uoste?

Tai tikrai ne iš pasakos. Geležinkelio darbuotojai dažnai streikuoja Anglijoje, tad užtūros ant keltų į Douverį arba Hull'ą yra įprastos. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba turi savo rizikas. Jei įvyksta vėlavimas, pranešame iš karto. Kartais vairuotojas praleidžia kelias valandas, kartais – naktį. Jūsų daiktai saugūs sunkvežimyje, bet terminai pasislenka. Reikia turėti "planą B", jei Lietuvoje jau laukia komanda, kuriai reikia įrengti internetą.

Ar galite perkraustyti ir savaitgalį?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai turi poilsio valandas, o Anglijoje darbo įstatymai griežti. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba savaitgalį reiškia, kad mums reikės sumokėti viršvalandžius. Jei Jūsų biuras turi dirbti pirmadienį ryte, tai gali būti vienintelis variantas. Bet geriau visgi penktadienį arba ketvirtadienį – ramiau ir pigiau. Ir užeiga mažiau užkimta.

O jei aš neturiu pakavimo medžiagų?

Neatsiprašinėkite, dažnas taip daro. Mes atvežame viską kas reikia. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba įeina ir į medžiagų tiekimą. Tiesiog turite pasakyti, kiek daugiau mažiau turite baldų. Jei klaidosit skaičiuose, mes turime atsargines dėžes vairuotoje. Geriau pasakyti, kad reikia daugiau, nei vėliau gailėtis, kad kompiuteris stovi ant grindų be apsaugos.

Ar reikia išsirūpinti leidimais pastate?

O, tai labai svarbu, ypač Londone. Ten tų "council" leidimų gąsdina net mažiausią vargšą. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba negali prasidėti, jei sunkvežimis negali užvažiuoti prie pat durų. Reikia patikrinti, ar nėra geltonų linijų, ar reikia specialios išvykos leidimo (suspension). Vieną kartą laukėme 3 valandas, kol klientas skambino savo administratoriui, nes mūsų sunkvežimį užkibo "parking enforcement". Neklauskite, kiek mums teko mokėti baudą.

Muitinės nugaros ir dokumentai

Ar reikia mokėti veryklius mokesčius iš UK?

Dabar, kai Anglija nebe ES, tai sudėtingesnė istorija. Jei pervežame naudotus biuro baldus, kurius naudojote daugiau kaip 6 mėnesius, dažniausiai galima gauti atleidimą (relief). Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba reikalauja teisingai užpildyto TIR formos arba T1 dokumento. Jei viską sutvarkome teisingai, PVM mokėti nereikia. Bet jei pirkite naujus stalus iš Anglijos ir vežate juos į Lietuvą – tada taip, reikės sumokėti muitus ir PVM kaip įprastai.

Kas yra tas T1 dokumentas ir kodėl jis svarbus?

T1 tai tranzito deklaracija. Ji leidžia kroviniui judėti per ES (tai yra, per Lietuvą ar Lenkiją) nebesimokant mokesčių tiesiogiai sienoje. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba be šio dokumento yra neįmanomas legaliai. Mūsų brokeris jį suformuoja elektroniniu būdu. Kartais sistema užstringa, tada tenka rodyti popierinę versiją sienos pareigūnams. Pasitikėkite manimi, geriau, kai T1 yra, negu kai sulaiko sunkvežimį Kaune dėl trūkstamo skaičiaus.

Ar pervežiate kompiuterius ir serverius be problemų?

Pervežame, bet yra niuansas. Duomenų sauga – Jūsų darbas, fizinis pervežimas – mūsų. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba taip pat apibrėžia technikos saugumą. Serverius supakuojame į specialias "anti-static" dėžes. Tačiau dėl WEEE direktyvos (elektroninės atliekos), jei vežate senus, sugedusius kompiuterius, gali tekti užpildyti papildomą formą, kad tai nėra šiukšlės, o pervežamas turtas. Nežinau, ar Jūsų IT žmogus su tuo susitvarko, bet priminkite jam.

Ar sunkiai gauti muitinės patvirtinimą iš Anglijos pusės?

Anglijos eksporto deklaracijos dabar yra būtinos. Be jų jūs neišvažiuosite iš salos. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba prasideda būtent ten – "HMRC" sistemoje. Kartais ji lėta, kartais meta klaidas dėl neteisingo prekės kodo (HS code). Mes tai darome kasdien, tad mums trunka 10 minučių. Jei bandytumėte patys – gali užtrukti ir visą dieną. Geriau palikti mums, o Jūsų buhalteris gali rūpintis kitaip.

Kas daryti jei trūksta faktūrų daiktams?

Tai dažna problema. Seni baldai, pirkoti prieš 5 metus, faktūros dingusios arba nebegalioja. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba tokiu atveju reikalauja, kad mes sudarytume "Value Declaration". Tai pareiškimas apie daiktų vertę. Muitinė gali patikrinti, ar vertė reali. Jei parašysite, kad senas stalas kainuoja 10 svarų, o jis atrodo kaip 500 svarų, gali būti nepasitenkinimas. Būkite sąžiningi, taip išvengsite problemų.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro?

Kodėl gi ne, jei tai buvo dovanos klientams ar "Christmas party" likučiai? Bet čia yra "butas". Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba neleidžia vežti didelių kieknių prekybai skirto alkoholio. Jei turite dešimt butelių viskio – tai gerai, deklaruojame kaip asmeninį turtą. Jei turite šimtą dėžių – tai jau prekyba, ir mokesčiai bus milžiniški. Geriau išgerti su darbuotojais prieš išvykstant (juokauju, bet dalis taip ir daro).

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek kainuoja biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba?

Klausimas, kurio visi bijo. Sunku pasakyti be matavimų. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba gali kainuoti nuo 1,500 svarų iki 10,000 ir daugiau. Viskas priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) ir atstumo. Jei esate centre Londone, ten ir darbo rankos brangiau. Taip pat įeina keltų bilietai, kurie dabat (ai, turbūt kils dėl degalų) brangsta. Geriau atsiųskite man sąrašą daiktų ar nuotraukas, aš paskaičiuosiu tiksliau. Nedarykite spėjimų.

Ar kainuoja daugiau jei reikia nešti aukštyn be lifto?

Taip, žinoma. Vairuotojas yra vairuotojas, ne jėgų sportininkas (nors kai kurie tokie ir yra). Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba, jei reikia nešti 4 aukštus laiptais, reiškia, kad reikės samdyti papildomą padėjėją Anglijoje. Tas darbas yra fiziškai sunkus ir lėtas. Jei galite, išsirinkite biurą pirmame aukšte arba su liftu – tai Jums sutaupys šimtus svarų.

Ar imate avansą arba mokėti iš karto?

Standartinė praktika – 30-50% avanso. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba reikalauja išlaidų iš anksto (keltai, degalai, dėžės). Negalime važiuoti tik su viltimi, kad Jūs sumokėsite atvykus į Lietuvą. Likęs sumokamas grynaisiais arba pavedimu prieš iškraunant daiktus. Tai apsauga ir Jums, ir mums. Vieną kartą... (nereikėtų gąsdinti), bet buvo atvejų, kai klientai "dingdavo".

Ką daro kainą didesnę?

Krovinių sunkumas. Ne tik svoris, bet ir "pavojingumas". Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba brangsta, jei turite didelių vitrinų, kurias reikia demontuoti ir specialiai supakuoti. Taip pat, jei reikia daryti "long carry" (nešti daiktus toli nuo sunkvežimio, pvz., giliau miesto centre, kur negalima užstoti). Ir laikas – jei reikia laukti, kol Jūsų darbuotojai išsiveš paskutinius failus, tai laikas taip pat pinigus.

Ar galima pasiderėti dėl kainos?

Visada galima pasikalbėti. Jei Jūsų datos lankstios, mes galime Jums pasiūlyti "backload" kainą. Tai yra, jei mūsų sunkvežimis tuščiais važiuoja atgal iš Anglijos, mes paimame Jūsų krovinių pigiau. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba ne visada yra fiksuota kaina. Būkite atviri, paklauskite, ar turime tuščių reisų Jūsų savaitę. Kartais tai sutaupo iki 40%.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Turiu būti sąžiningas – kai kurios firmos taip daro. Mes ne. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba kainoje turi būti viskas: degalai, keltai, darbo rankos. Vienintelė dalis, kuri gali pasikeisti, tai muitinės mokesčiai (jei netyčia jų bus) arba "congestion charge" Londone, jei užmiršite tai pasakyti. Visada prašau paklausti apie tai iš karto, kad nebūtų nep malonių staigmenų gale.

Baldai, technika ir smulkmenos

Kaip pervežti stalius su stiklu viršumi?

Tai košmara. Vieną kartą vairuotojas sukėlė sunkvežimį ant kalnelio ir stiklas nulūžo... Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba tokiems daiktams reikalauja specialių medžiagų. Stiklas turi būti atskirtas nuo medienos, o viršus uždengtas plokštėmis. Nerekomenduoju juos vežti jei jie nėra supakuoti į dėžes. Geriau juos išardyti (jei įmanoma) arba užsisakyti medinę dėžę (crate). Saugiau taip.

Ar išmontuojate ir vėl surinkiate baldus Lietuvoje?

Taip, tai mūsų darbas. Turime savo meistrus Lietuvoje, kurie susirinks Jūsų biurą. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba apima ir "reassembly". Anglijoje išmontuojame, numeruojame detales (sriegtus, varžtus), dedame į maišelius. Viskas turi atvykti vienoje vietoje. Kartais trūksta kurio nors varžto (tai gyvenimas), bet mes turime atsarginių komplektų, tai ne problema.

Ar vežiate seną techniką, kurią tiesiog išmetinėjame?

Galime, bet turiu įspėti. Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl atliekų. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba nėra šiukšlių ivežimas. Jei tai nenaudojama technika, ji turi būti deklaruojama kaip atliekos (WEEE). Už tai gali būti bauda. Geriau susitvarkyti su vietine "waste disposal" kompanija Anglijoje prieš mūsų atvykimą. Mums vežti metalo laužo per Europą nėra pelninga nei jums, nei mums.

Kas su archyvu ir popieriniais dokumentais?

Popierius labai sunkus. Buvau tokiu atveju, kai klientas manė, kad 10 dėžių su popieriais sveria tiek pat, kiek 10 dėžių su putomis. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba turi apibrėžti svorį. Jei turite daug archyvų, geriau juos paletizuoti. Taip bus lengviau krauti su keltuvininku. Ir svarbiausia – tikrinkite, kad nėra drėgmės. Drėgnas popierius pajuodsta ir sušlapia viską aplinkui.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui naktį?

Sunkvežimiai yra užrakinti, turi alarmai, bet... Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba turi riziką, ypač jei stovime ne saugioje aikštelėje. Anglijoje "truck theft" yra realus dalykas. Mes stengiamės stovėti saugiuose stovėjimuose, bet jei reikalaujame, kad vairuotojas nueitų miegoti prie Jūsų namų (jei ten telpa), tai galima variantas. Brangiausius daiktus (laptopus, pinigus) visada imkite su savimi.

Ar galite padėti susikrauti į Lietuvoje į naująsias patalpas?

Žinoma, mes ne tik iškrauname. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba pasibaigia tada, kai dėžės stovi ten, kur Jūs norite. Galime padėti dėti ant lentynų, stumti stalus į vietas. Viskas priklauso nuo to, kiek laiko Jūs mums skirsite. Jei reikia būti greitiems – mes iškrauname į koridorių ir važiuojame toliau. Jei reikia tvarkos – padėsime.

O jei reikia laikinai sandėliuoti daiktus?

Tokia situacija būna, kai naujas biuras dar nebaigtas remontuoti. Turime sandėlius Anglijoje ir Lietuvoje. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba gali būti padalintas į etapus. Atvežame į sandėlį Vilniuje, laikome mėnesį, dvi, paskui vežame į galutinę vietą. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo Jūsų nervus, kai statybininkai vėluoja.

Ar dirbate su mažomis įmonėmis, tarkime, 5 žmonių?

Dirbu su visais. Nereikia turėti 500 darbuotojų, kad susidomėtume. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba mažoms įmonėms dažnai yra paprasčiau – kelios dėžės, keturi stalai, spausdintuvas. Mes galime tai sudėti į dalinį krovinį (part load) su kitu klientu. Taip Jūs sumokėsite mažiau. Nedarykite iš to dramų, skambinkite, mes susitvarkysime.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Taip, vairuotojai turi GPS. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba šiais laikais be technologijų būtų sunku. Siunčiu nuorodą "Whatsapp" arba el. paštu. Galite matyti, kur jis stovi, ar jau važiuoja per Belgiją. Bet nespauskite jam kas 10 minučių, jis vairuoja! (Juokauju, bet kai kurie klientai tikrai taip daro).

Išvada

Na, tiek mano išmonės po šių metų. Biuro pertvarkymas iš UK su perkraustymo pagalba nėra būtinai košmaras, jeigu pasiruošiate. Svarbiausia – nebandykite sutaupyti ant dokumentų ir patikimos komandos, nes pigiai gali pasidaryti labai brangiai, kai kas nors nulūžta arba užstrigs sienoje. Pasidarykite planą, suskaičiuokite daiktus (bent apytiksliai) ir skambinkite man iš anksto. Sėkmės persikraustant ir tikiuosi, pamatysime Jūsų naują biurą Lietuvoje sausai ir ramiai.