Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių: Kaip išvengti chaoso ir išsaugoti nervus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių yra tas dalykas, kurį visi svajoja, bet mažai kas iš tikrųjų įgyvendina pilnai. Paprastai prasideda nuo to, kad klientas skambina ir sako: „turime viską supakuoti, reikia pargabenti į Vilnių“. Atrodo paprasta, tačiau realybėje užkulisiuose vyksta darbas su muitinės procedūromis, Brexit reglamentais ir vairuotojų poilsio laiku. Esu matęs viską – nuo idealiai suruoštų „Apple“ stiliuje biurų iki tokių, kur dokumentus išmesto į plastikinius maišus be etiketės. Todėl štai jums realus vadovas, kaip visa tai vyksta be nereikalingo streso ir per daug idealizmo.

Pagrindiniai klausimai apie procesą

Kiek laiko užtrunka visas biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių?

Tiesioginio važiavimo trukmė priklauso nuo to, kur Jūsų biuras yra įsikūręs. Jei esate Londono centre ar jo pietuose, vairuotojui teks praleisti naktį kelyje, kadangi į Lietuvą važiuoti per 24 valandas be sustojimų tiesiog neįmanoma pagal taisykles. Įprastai biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių įvykdomas per 3–4 darbo dienas nuo pakrovimo momento. Tačiau dažnai vėluojame dėl klientų – ne visada pasiseka, kad visi dalykai jau yra dėžėse, kai atvažiuoja sunkvežimis. Vieną kartą teks laukti valandą, kol darbuotojai rasto kompiuterių slaptažodžius, kad išjungtume serverius. Geriausia planuoti bent savaitės atsargą.

Ar brangu? Kokia maždaug kaina?

Kaina yra labai slydi dalykas, nes dabar degalai ir keltų bilietai nebe tie patys, kokie buvo prieš penkerius metus. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių kainuoja nuo 1,5 tūkstančio eurų, jei kalbame apie mažą kontorą ir dalinį krovinį. Jei reikia vieno pilno sunkvežimio (apie 90 kubinių metrų), svykruokite nuo 3 tūkstančių. Taip pat prisiduriame muitinės tarpininkavimo mokesčiai, jei reikia. Aš dažnai sakau klientams – pigiau nebus, jei norite saugumo. Užtenka vieno incidento, kai krenta serveris, kad suprastumėte, kodėl verta mokėti už profesionalų komandą.

Ar jūs supakuoti visus daiktus ar reikia mums?

Galime pasiūlyti „pilną paketą“, tai yra mūsų komanda atvyksta, išmontuoja stalus, deda į dėžes ir viską užfiksuoja inventoriumi. Jeigu jūsų tikslas – biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių, tai geriausia pasirinkti šią opciją. Bet dažnai įmonės nori sutaupyti ir pasako „mes patys supakuosime dokumentus“. Tai gerai, bet tada turi būti aiškus ženklas ant dėžės – kas viduje ir kur ją reikia padėti Lietuvoje. Be to, jei supakuosite patys, draudimas nebegalioja tokiu pat būdu, kaip jei tai darytų mūsų packer’iai. Geriau leiskite mums dirbti.

Kas daryti su technika – serveriais, kompiuteriais?

Tai, manau, svarbiausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti kištuką iš lizdo. Ypatingai jei jūsų įmonė naudojasi debesų paslaugomis ar turi specifinių duomenų centrų. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių techniškai reiškia, kad mes užtikriname antistatines dėžes ir specialų apsauginį putų plėvelę. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris perdavė mums neįjungtą (beje, užšaldytą) serverį, kuris buvo neįjungtas prieš valandą – dėl to susidūrėme su duomenų klaidomis. Geriau pasidomėkite savu IT žmogumi prieš mūsų atvykstant.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) ir importo mokesčius?

Nuo 2021 metų, kai Brexit įvyko, viskas pasikeitė. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, galite taikyti nulinę PVM tarifą atvejant prekes (intra-community supply). Bet čia gilia voda. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių reikalauja, kad dokumentai būtų tvarkingi, kitaip mums teks mokėti PVM Anglijoj, o tuomet prašyti grąžinimo. Importo mokesčiai (customs duty) dažniausiai netaikomi, jei tai yra jūsų įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Anglijoje ir dabar grįžta atgal. Bet čia reikia įrodymų – pirkimo sąskaitų faktūrų, kurios senesnės nei 6 mėnesiai (jei netaikoma inverse charge).

Dokumentai ir muitinės procedūros

Ką daryti su dėžėmis, kurių turinys neaiškus?

Muitinėje Anglijoje (ir Lietuvoje) dirba labai budrūs pareigūnai. Jei mata dėžę ant kurios parašyta „Dažnai“ (bendras pavadinimas), jie sustabdys sunkvežimį. Reikia detalaus inventorius – sąrašo, kur nurodyta: „2 stalai, 5 kėdžių, 1 spinta“. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių yra neįmanomas be šio sąrašo (packing list). Be to, jei dėžės yra užplombuotos, mums reikia turėti raktus arba žinoti, kur slaptoji vieta, nes muitininkas gali pareikalauti atidaryti. Nedarykite to klaidos, kad užklijuojate juostas ir nežinote kas viduje.

Ar reikia Ex1 dokumento?

Ex1 (TIR procedūra) reikalingas, jeigu keliaujate per Europos Sąjungos teritoriją (pvz., per Kalė ar Belgiją) ir norite užtikrinti, kad mokesčiai nebus mokami kiekviename pasienio punkte. Tačiau mažesniems siuntiniams (iki 1000 kg arba mažiau nei 10 tūkst. eurų vertės) galima naudoti paprastą eksporto deklaraciją. Aš visada patariu Ex1, kadangi tai užtikrina biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių ne tik dėl pinigų, bet ir dėl laiko. Be Ex1 sunkvežimis gali būti sustabdytas ir tikrintas keletą valandų. Jūsų biuro darbuotojai gali laukti ir nieko neveikti.

Kas nutinka, jei pamiršome kokią nors sąskaitą?

Tai būna dažnai. Vienas klientas pamiršo seną spintos pirkimą čekį. Muitinė tada gali nustatyti vertę pagal savo vidines kainas, kurios dažnai būna aukštesnės nei rinkos. Norint išvengti to, biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių turėtų prasidėti nuo dokumentų rinkimo darbo Lietuvoje. Reikia surinkti visą „inventory“ su vertėmis. Jei trūksta dokumento, galime bandyti rašyti paaiškinamąjį raštą, bet tai ne visada veikia. Geriau turėkite viską vienoje vietoje, prieš mums prasidedant.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – taip, bet tai neleidžiama tame pačiame konteineryje be aiškaus atskyrimo. Muitinė gali įtarti, kad tai prekyba, jei matysite asmeninius drabužius tarp biuro stalų. Jei darbuotojas nori pargabenti savo stalą ar kėdę, tai turi būti aiškiai pažymėta kaip jo turtas, o ne įmonės. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių turi būti skirtingas nuo asmeninio persikraustymo. Geriau juos skirstyti į skirtingas dėžes ar netgi skirtingus siuntinius, kad nesusidurtumėte su mokesčių grąžinimo problemomis.

Kas daryti, jei dėžės pažeistos pervežimo metu?

Pirmiausia, nieko nebraižykite ant dėžės, kol nepadarysite nuotraukų. Mes visada turime draudimą, bet jis neapima visko, jei dėžės buvo blogai supakuotos. Jei matote, kad dėžės draskos – praneškite vairuotojui iš karto. Kadangi biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių mums rūpi, mes stengiamės užtikrinti, kad dėžės būtų kietos, dvigubos sienelės. Bet juk keliai Anglijoje (ypač M25 ar A1) gali būti labai blogi, ir staigus stabdymas gali pastumti krovinią. Gerais atvejais – tik nuplėšta lipduka, blogiausiu – sulaužytas monitorius.

Logistikos ir laiko planavimas

Kada geriausia planuoti pervežimą? Vasarą ar žiemą?

Anglijoje oras visada neprognozuojamas, bet vairuotojų trūkumas jaučiamas visada. Vasarą yra daugiau statybų, todėl sunkvežimius sunkiau gauti. Jei norite biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių atlikti sklandžiai, planuokite rudenį ar pavasarį. Žiemą gali būti problemų dėl sniego (net Anglijoje), kas sustabdo kelių eismą. Taip pat atkreipkite dėmesį į šventes – Kalėdos ir Naujieji metai Anglijoje yra „deadlines“, kai keltai nebeveikia arba veikia pagal sutrumpintą grafiką. Planuokite bent mėnesį iš anksto.

Ar galima užsisakyti ekspressą, jei viskas dega?

Taip, galima, bet tai kainuos dvigubai, kartais triskart. Ekspressas reiškia, kad vairuotojas važiuoja be sustojimų (tik įteisinant poilsį) arba naudojame mažesnę transporto priemonę (pvz., 3,5 tonų furgoną), kuri gali važiuoti greičiau. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių ekspresso režimu yra įmanomas, jei turite tik kelias svarbias dėžes su dokumentais. Bet jei reikia pervežti visą biuro įrangą, geriau sėdėkite ir laukkite. Greitis visada kainuoja pinigus, o logistikoje – tai ypač aktualu. Buvau atvejų, kai dėl vienos dienos skubos klientas sumokėjo daugiau nei už patį pervežimą.

Ką daryti su parkavimu Anglijoje?

Oi, tai didelė bėda. Londono centre (Congestion charge zona) sustabdyti sunkvežimį be leidimo yra tabu. Reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės (parking suspension). Jei to nebus, biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių gali baigtis 120 svarų bauda, kurią mums teks mokėti, o tuomet reikalauti iš jūsų kompensacijos. Geriausia, jei jūsų biuras yra pramoninėje zonoje, kur yra kur užsistatyti. Jei centre – reikia planuoti naktį arba savaitgalį. Patikrinkite, ar nėra „red route“.

Ar vairuotojai padeda krauti?

Taip, mūsų vairuotojai yra patyrę, bet jie nėra krovikai, jei nebuvo sutarta kitaip. Standartinis biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių įtraukia vairuotojo pagalbą pakrovimo metu, jei dėžės yra paruoštos prie pat durų. Jei reikia nešti daiktus iš trečio aukšto be lifto, reikia papildomo žmogaus Lietuvoje arba Anglijoje. Nereikia manyti, kad vairuotojas turės nešti 50 kilogramų spintas vienas. Jis turi apsaugoti savo nugarą, kitaip jis nebevažiuos toliau. Sutarkite detales iš anksto.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Duodame nuorodą į GPS sekimą. Bet dažnai būna, kad signalas pradingsta tunelyje arba pietų metu vairuotojas užjungia „poilsio režimą“ ir automobilis stovi. Nereikia panikuoti, jei matote, kad jis stovi vienoje vietoje 3 valandas. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių nėra lenktynės. Vairuotojai turi savo taisykles – jie negali važiuoti daugiau kaip 4,5 valandas be pertraukos. Jei matote, kad jis staiga pasisuko į šalutinelę – tikriausiai ieško vietos papietauti arba pilti degalus.

Rizikos ir problemų sprendimai

Kas nutinka, jei Anglijoje sustoja keltai?

Tai klasika. Buvau atvejų, kai keltas „Dover-Calais“ nebuvo dirbęs dvi dienas dėl audros. Tada biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių virsta košmariu, nes krovinys stovi uoste. Tokiu atveju mes stengiamės perbrauti per kitą uostą (pvz., Hull-Rotterdam arba Newhaven-Dieppe). Tai gali šiek tiek prailginti kelionę, bet bent judame. Geriau turėti atsarginį planą B. Jeigu jūsų dokumentai yra tvarkingi, perbrauti nėra problemų, jei ne – gali tekti laukti.

Ar saugu palikti dalykus furgone naktį?

Nepatariu. Furgonai su kroviniais yra mėgstama „grobis“ vagims, ypač Anglijoje prieš uostus arba stovint autostradose pietinėse zonose. Mes visada stengiamės rasti saugią stovėjimo vietą su apsauga (secured parking). Jei norite biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių, turite suprasti, kad saugumas kainuoja. Vieną kartą mums buvo išlaužta spyna, nors ir nieko nebuvo pavogta (tik seni kėdės), bet nervų praradome daug. Niekada nepalikite svarbių dokumentų furgone naktį, jei galima išimti.

Ką daryti, jei dingo dėžė?

Tai labai retai, bet įvyksta. Dažniausiai dėžė lieka paskutinioje kelionės vietoje arba sumaišoma su kita. Jei dėžės numeriai buvo užfiksuoti, mes galime susirasti. Tačiau jei biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių buvo atliekamas be inventoriaus kontrolės, tada sunkiau. Turime draudimą, kuris padengia nuostolius, bet reikia įrodymų. Geriausia užfiksuoti vaizdo kamerą kraunant. Jūsų IT žmogus turi suskaičiuoti visas dėžes prieš išvežant ir prieš iškraunant Lietuvoje. Skaičiai turi sutapti.

Ar gali būti problema su dulkėmis ar nešvarumais?

Anglijoje daug kur yra minkštas gruntas prieš biurą, o jei lijo – purvynas. Vairuotojai gali uždėti apsauginę dangą ant grindų furgone, bet jei jūsų kilimai yra balti, gali tekti juos plauti. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių reiškia, kad mes pasirūpiname antklodėmis, bet ne visada įmanoma išvengti purvo. Užsakykite biuro valymą iš karto po atvykimo. Tai užtikrins, kad darbuotojai galės dirbti kitą dieną be kvapo nuo drėgnų dėžių.

Ką daryti, jei klientas pats sugadina daiktą kraunant?

Tai atsitinka. Darbuotojas bando nešti per daug daiktų vienu metu ir meta viską ant žemės. Tokiu atveju mes neatsakome. Mūsų atsakomybė prasideda tada, kai daiktas yra mūsų furgone. Jei norite biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių, geriau leiskite mums krauti. Žinote, kartais atrodo, kad taip pigiau (pačioms nešti), bet tada iškyla rizika. Jei visgi kraunate patys – būkite atsargūs. Aš mačiau, kaip buvo sugadintas brangus projektoriaus lęšis tiesiog todėl, kad buvo neštas be dėžės.

Specifiniai klausimai

Ar galima vežti alkoholį ar maistą iš biuro bufeto?

Taip, bet tai yra pavojinga sritis. Jei tai yra kompanijos turtas (pvz., konferencijai likusi vyno butelė), tai galima, bet reikia deklaruoti. Jei tai asmeniniai darbuotojų daiktai – tai draudžiama be specialaus importo. Muitinė labai griežtai žiūri į alkoholį. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių neturi tapti prekyba alkoholiu. Geriausia išgerti arba atiduoti darbuotojems kaip atleidžiamąjį. Nenaudokite mūsų furgono kontrabandai, nes mokesčiai bus dideli.

Kaip elgtis su jautria informacija, GDPR klausimai?

Mes nežiūrime, kas yra dėžėse, bet esame atsakingi už krovinio saugumą. Jei dėžėje yra dokumentai su klientų duomenimis, ji turi būti užplombuota ir pažymėta kaip „Confidential“. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių turi būti atliekamas taip, kad neišnyktų joki duomenys. Geriausia tuos dokumentus vežti atskirai, mažame furgone arba netgi su savininku automobilyje. Neklauskite mane, kas yra GDPR detaliau, aš žinau tik tiek, kad baudos didelės, todėl būkite atsargūs su popieriais.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Didžiąją dalį, taip. Stalus reikia išardyti, jei jie nekeliačiami (pvz., didelės konferencijos lentos). Spintas taip pat reikia ištuštinti. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių mūsų komanda gali padaryti ir pati, bet už papildomą mokestį. Jei spinta yra per didelė į duris, teks išardyti. Dažnai klientai mano, kad mes „magiškai“ pralensime sofą per standartines duris. Fizikos dėsniai veikia ir Anglijoje, ir Lietuvoje. Išardykite iš anksto, tai greičiau.

Ką daryti su augalais?

Augalų įvežimas iš trečiųjų šalių (Anglija dabar yra trečioji šalis) yra apribotas dėl kenkėlių. Reikia fitosanitarinio pažymėjimo. Tai papildoma galva skausmas. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių neapsimoka su keliais vazonais, jei reikia eiti į specialistą, kad jais pažymėtų. Geriau juos palikti arba atiduoti kaimynams. Aš asmeniškai nesiųčiau augalų, nebent jie būtų labai svarbūs. Muitinė gali juos sunaikinti vietoje, jei bus įtarimų dėl ligų.

Galite atvežti tiesiai į naująjį biurą Lietuvoje?

Žinoma, tik tada, jei naujasis biuras yra pasiekiamas sunkvežimiui. Dažnai Vilniaus senamiestyje arba mažuose miestuose (kaip Panevėžys ar Ukmergė) gali būti problemų su siauromis gatvėmis. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių gali baigtis tuo, kad reikia perkrauti į mažesnį furgoną (transship) miesto centre. Tai kainuoja. Patikrinkite, ar gatvėje nėra „vėjo juostos“ arba ar nėra apribota aukštis. Geriau tai padaryti iš anksto, nei vairuotojas stovės ir nieko negalės padaryti.

Ar reikia girti vairuotoją Anglijoje?

Anglijoje neleidžiama duoti pinigų ar gerti vairuotojams (bribe). Tai yra nelegalu. Mes mokame savo vairuotojams atlyginimą. Jei jums kažkas pasakys, kad reikia „uždegti“ – tai yra melas. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių turi būti skaidrus. Jei vairuotojas dirba gerai, galite padėkoti, bet tai nėra privaloma. Dažniausia jie tiesiog nori gero kavos arbatos arba tualeto rakto. Nereikia siūlyti pinigų.

Techninės detalės ir pabaiga

Kiek svorio gali pakelti vairuotojas vienas?

Saugos normos sako, kad vienas žmogus neturi kelti daugiau kaip 20–25 kilogramus ilgą laiką. Jei turite sunkų seifą, reikia kelti su keliomis personomis arba su technika (keliamas). Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių įtraukia įvertinti svorį. Nenukreipkite nugaros savo darbuotojams. Seifus reikia ištuštinti prieš perkeliant. Jei seifas sveria 200 kg, mes turime specialią rankeną (strop), bet tai turi būti suplanuota iš anksto.

Ar reikia išvalyti biurą Anglijoje po persikraustymo?

Dauguma nuomos sutarčių (lease) reikalauja, kad palikdami patalpas būtų palikti „būklėje, kokia gavote“. Tai reiškia, kad reikia išvalyti. Mes galime padėti supakuoti šiukšles, bet nevalys grindų. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių dažnai baigiasi tuo, kad klientas turi papildomai samdyti valytojus Anglijoje. Neišmeskite senų biuro kėdžių tiesiog į koridorių – jūsų landlordas gali už tai įskaityti pinigų iš depozito.

Kaip apmokėti paslaugas?

Standartiškai reikalaujame 50% avanso, o likutį – gavus krovinį. Dėl biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių galima susitarti dėl sąskaitos faktūros termino (pvz., 14 dienų), jei esate didelis klientas. Bet smulkioms įmonėms reikia mokėti iš karto, nes mes taip pat turime mokėti vairuotojams ir keltams. Bankinis pavedimas iš UK į LT trunka 1-3 darbo dienas, taigi planuokite tai iš anksto.

Ar draudžiama vežti pavojingas medžiagas (buitinės chemijos)?

Toneriai, valymo priemonės – tai pavojingos krovinio klasės (ADR). Reikia deklaruoti. Negalima tiesiog mesti į dėžę tarp knygų. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių reikalauja atskyrimo. Jei turi daug chemijos, reikės specialios dėžės. Jei mažai – tarkim, vienas valiklis, tai galima, bet turi būti uždaryta, kad neišsilietų. Vieną kartą mums išsilieto valiklis ir sugadino visus apdailos rėmus – tai buvo nemaloni patirtis.

Ką daryti, jei naujasis biuras Lietuvoje dar nebaigtas remontuoti?

Tai didžiausia bėda. Kur dėti dėžes? Reikia laikinai sandėliuoti. Mes galime padėti surasti sandėlį Lietuvoje, bet tai papildomai kainuos. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių turi būti sinchronizuotas su remonto pabaiga. Nebūkite kaip vienas mūsų klientas, kuris sakė „mes spėsime“, o vairuotojas atvyko į purviną patalpą be langų. Turite laiką planuoti remontą bent savaitei anksčiau.

Ar galima susisiekti su jumis per savaitgalį?

Taip, aš dažnai atsiliepiu į žinutes, bet vairuotojai nevežia per savaitgalius (jei neplanuota kitaip). Jei įvyksta incidentas sekmadienį, mes galime jį užregistruoti tik pirmadienį ryte. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių yra verslas, kuris veikia pagal tvarkaraštį. Jei jums kažkas kelia nerimą, rašykite, aš pasižiūrėsiu, kur yra mašina GPS sistemoje.

Galite pasakyti, ar tikrai viskas gerai su muitine?

Negaliu duoti 100% garantijos, nes muitininkas yra žmogus, ir jo nuomonė gali skirtis. Bet dirbu su patikimais tarpininkais, tad 99% atvejų viskas eina sklandžiai. Biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių yra mūsų kasdienybė, mes žiname visus triukus. Jei dokumentai tvarkingi, nėra ko bijoti. Likusi 1% – tai tai, kas mūsų srityje vadinama „gamta“ arba „žmogiškasis faktorius“.

Taigi, jei viską suplanuosite ir pasiklausysite patarimų, biuro persikraustymas iš Anglijos be rūpesčių tampa tik darbu, kurį reikia atlikti, o ne košmaru. Geriausia kalbėti tiesiai ir nebijoti klausti „kvailų“ klausimų, nes logistikoje niekas nėra akivaizdžiu. Sėkmės naujame biure Lietuvoje, tikėkimės, ten bus mažiau rūpesčių nei senajame Londone.