Biuro persikraustymas į UK efektyviai ir be streso: vadovas iš vidaus

Dirbu su krovinių vežimu jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti vieną – vienodų dienų čia nebuvo niekada. Ypač kalbant apie biuro persikraustymą į UK efektyviai ir be streso, kuris dažnai tampa tikra košmarų komedija, jei visa palikta „valios“ akimirkai. Žmonės galvoja, kad tai tik užsakymas pas tą pačią firmą, kura vežė sofą į butą, tačiau komerciniai siuntiniai yra visai kita lyga. Turiu galvoje dokumentus, muitinę, Breksitą, ir tas begalinio Londono spūstis, kurios sugeba užstrigti net sunkvežimis su „keliasės“ priekaba. Čia ne apie idealias brožūras, o apie tai, kaip iš tikrųjų įveikti šitą briką, kad verslas neistotų vienai dienai, o turtas neiškęstų kelionių per Lamanšą.

Visko pradžia ir planavimas

Kada tikrai pradėti galvoti apie persikėlimą?

Nebūkite romantikai. Jei jau galvojate apie biuro persikraustymą į UK efektyviai ir be streso, pradėkite planuoti bent prieš mėnesį, o geriau šešias savaites. Vėliau bus per brangu ir per erzinančiai. Reikia laiko išsiaiškinti muitinės reikalavimus, nes jie pasikeitė, o kai kurie mano buvę klientai sužinojo apie tai tik pasienyje, kai jų krovinius užkabinėjo.

Ar tikrai reikia tarpininko ar brokerio?

Manau, kad reikia, nebent jūs patys norite susirgti nuo高压 (stress). Geras brokeris, kuris supranta tarifus ir EORI numerius, padės išvengti didelių rūpesčių. Be jo, gali tekti patiems užpildyti dešimtis lapų formų, kuriose ir taip sunkiai išsitraukia kas nors. Geriau sumokėti už patirtį nei mokėti baudas už blogai užpildytus dokumentus.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nuo pirmo skambučio iki paskutinės dėžės iškrovimosi Londone ar Mančesterio priemiesčiuose galiu užtikrintai pasakyti – tai nuo trijų iki penkių savaičių. Viskas priklauso nuo to, kiek greitai jūs suruošiate daiktus ir kiek greitai gausite patvirtinimus iš britų pusės. Kartais viskas einasi kaip pagrietas, kartais stovi savaitę laukiant laivo.

Muitinė, dokumentai ir biurokratinis žaidimas

Kas dėl to Breksito – kas pasikeitė?

O, čia yra mano mėgstamiausia tema. Dabar, kai norite atlikti biuro persikraustymą į UK efektyviai ir be streso, būtina turėti EORI numerį. Be jo jūsų krovinius tiesiog neleis per sieną. Be to, viskas turi būti deklaravojama iš anksto. Anksčiau buvo galima „pravažiuoti“, dabar reikia tiksliai žinoti, kas yra dėžėje.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Jums reikės krovinio manifestų, prekių specifikacijos (kurioje nurodyta vertė ir svoris), draudimo poliso ir to EORI numerio. Jei vežate kompiuterius ar kita elektroniką, reikės serijinių numerių. Vieną kartą važiavom su klientu, kuris pamiršo nurodyti tris serverius – pasienio pareigūnai beveik išmetė mūsų laukiančius vairuotojus iš eilės.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT)?

Jei esate registruota Lietuvoje įmonė ir perkeliate savo turtą į JK filialą, dažnai galite taikyti nulinę PVM tarifą, tačiau tik tuo atveju, jei tai nėra pardavimas. Tai yra svarbu sužinoti iš savo buhalterio prieš kelionę, nes angliškas „VAT“ gali smarkiai sukirsti biudžetą.

Kas dėl draudimo – ar jūs apdraudžiate?

Apie tai dažniausiai pamirštama. Standartinis draudimas nevisada apima komercinį turtą ar jautrius elektroninius prietaisus. Rekomenduoju pasidomėti specialiu „goods in transit“ draudimu. (Nors aš asmeniškai visada įsiprašau, kad klientai patikrintų, ar jų turto draudimas galioja užsienyje, nes kartais būna niuansų).

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galima, bet gera idėja juos atskirti. Muitinė mėgsta aiškumą. Jei dėžėje bus sumaišyta biuro technika ir vadybininko žieminės striukės, gali kilti nereikalingų klausimų. Geriau padaryti dvi atskiras siuntas, kad nereikėtų aiškinti, kas čia per daiktas.

Logistika: keliai, keltai ir sunkvežimiai

Geriau keltis ar važiuoti per tunelį?

Abu variantai turi privalumų. Kelias per Eurotunelį yra greitesnis, bet dažniau užstrigsta dėl prievartų. Keltai (pvz., iš Dover ar Hull) leidžia vairuotojams pailsėti, bet ilgiau trunka. Kai vyksta biuro persikraustymas į UK efektyviai ir be streso, aš dažniau pasiūlau keltą, jei krovinys labai jautrus virpėjimui – jūra mažiau kratota nei geležinkelis.

Ar sunkvežimys gali atvažiuoti tiesiai į Londono centrą?

O čia yra rūpestis. Londono miesto centre (ULEZ zona) yra griežti apribojimai seniems sunkvežimiams. Be to, dauguma gatvių tiesiog per siauros milžiniškam „volvo“ su priekaba. Reikia planuoti iškrovimą patogioje vietoje arba nuomoti mažesnį transportą („7.5 ton“) galiniam pristatymui.

Kas daro, jei įvažiavimas į sandėlį per aukštas?

Tai reali problema. Vieną kartą teko perdaryti visą maršrutą, nes sandėlio durys buvo 4 metrų aukščio, o sunkvežimis su „mega“ priekiba – 4.8 metro. Reikia išmatuoti viską iš anksto. Nėra nieko geresnio už vairuotojo skambutį: „Vadybai, čia neįlenda“.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas?

Įprastai vieno sunkvežimio iškrovimas trunka apie 3–4 valandas, jei turime keltuvą (liftą) ir jei nėra specialių reikalavimų. Tačiau jei tai aukštabasis pastatas be lifto arba su labai siaurais koridoriais, gali užtrukti iki visos dienos. Visada pridėkite laiko atsargą.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba pagrindiniais žodžiais, tačiau su sudėtingais muitininkais ar angliškais sandėlininkais gali kilti barjerų. Jei klientas turi ką nors ypatingai sudėtingo pasakyti vietos žmonėms, geriau būtinai kartu važiuoja kok nors nors vadybininkas iš jūsų pusės, kuris supranta kalbą.

Kainos ir biudžeto valdymas

Kiek vidutiniškai kainuoja persikraustymas?

Sakykime tiesiogai – pigu nebūna. Kaina svyruoja nuo 1500 iki 5000 eurų ir daugiau, priklausomai nuo tūrio ir distancijos. Biuro persikraustymas į UK efektyviai ir be streso kainuoja brangiau nei paprastas siuntos vežimas, todėl, jei kas siūlo už 500 eurų, bėkite tolyn – tai arba sukčiai, arba jūsų daiktai važiuos atviriame vėjuje.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Degalų kaina (kuri šokinėja kaip nori), keltų bilietų kaina (pašoko po Breksito), ir galbūt labiausiai – laikas. Jei jums skubama ir reikia važiuoti šiandien, mokėsite už greitį. Ir taip, dar tos anglų mokesčiai už užterštą orą (Clean Air Zone) kai kuriuose miestuose.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jeigu jūsų įmonė persikraustoma ne pirmą kartą arba sutartite sezono metu (ne vasarą, kai visi vežia), taip, galima derėtis. Mes dažnai stengiamės įlipti į didesnių klientų biudžetus, tada galima pasiūlyti geresnę kainą.

Kas nutinka jei kaina pasikeičia kelionės metu?

Paskutinis dalykas, kurį norite girdėti, yra „papildoma sąskaita“. Tačiau jei klientas pats pakeičia adreso vietą arba prideda daugiau dėžių, nei buvo preliminariai numatyta, kaina tiesiogiai auga. Aš visada sakau – geriau peržiūrėti visus dalykus du kartus prieš išvykstant iš Lietuvos.

Ar mokėti už valandą ar už darbą standartus?

Paprastai sutariame dėl fiksuotos kainos už visą maršrutą, kad nebūtų nemalonų staigmenų. Už valandą mokėti daugiau tinka tais atvejais, kai darbai yra labai neapibrėžti, pavyzdžiui, kai reikia krauti ir krauti daiktus iš skysčių (vanduo, kava) statinių.

Pakavimas ir apsauga

Ar jums reikia rūpintis dėžėmis?

Mes galime pasiūlyti dėžes, tačiau klientai dažnai nori sutaupyti ir renka iš parduotuvių. Tai klaida. Naudojamos dėžės gali nebeišlaikyti sunkių knygų ar dokumentų. Rekomenduoju pirkti naujas, stiprias dėžes, kurios yra tinkamo dydžio. Tai sutaupo nervų vėliau.

Kaip elgtis su jautria technika?

Kompiuteriai, serveriai, tiražuokliai – visa tai turi būti įpakuota į putų (styrofoam) dėžes arba specialiai užfiksuota. Nežinau, kodėl žmonės meta monitorius į paprastas dėžes be užpildo. Vieną kartą gavau kvietą teisme dėl sugadintu 30 tiražuoklių – žinokit, buvo nemalonu.

Ar reikia išmaišyti baldus?

Kai kurie stalai ir spintelės tikrai turi būti išmontuotos, ne tik kad tilptų, bet ir nesulūžtų. Dideli vitrininiai stai yra labai trapūs. Mes paprastai turime savo meistrus, kurie tai daro, arba galime kreiptis į jūsų techninę komandą. Ką tik (tarkim, prieš savaitę) teko išmontuoti milžinišką „open space“ biurą, kuris buvo suvirintas prie sienos. Tai buvo rimtas darbas.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvotas lipdukas. Žalia – į pirmą aukštą, raudona – į sandėlį. Tas paprastas dalykas taupo valandas. Aš matęm, kaip vairuotojai nekenčia kelti dėžių be etikečių, nes turi kiekvieną kartą klausinėti „kur šis dėti?“.

Kas dėl konfidencialių dokumentų?

Čia dažnai prasileidžiama klaida. Dokumentai negali būti įmaišyti į bendrą krovinių masę. Geriausia juos susidėti į užraktomis uždaromas dėžes ir pasirūpinti, kad jos būtų įkrautos paskutinėmis ir iškraunamos pirmosiomis arba vežamos atskirame automobilyje.

Rizikos ir realios situacijos

Kas vyksta jei susidaužo kažkas kelyje?

Viskas priklauso nuo to, ką pasirašėte sutartyje. Mes turime atsakomybės draudimą, bet jis neapima visko. Yra svarbu užpildyti „protokolą“ dėl trūkumų tiesiogiai vietoje, kai vairuotojas iškrauna. Negalima skambinti po savaitės sakyti, kad buvo sulaužytas stalas.

Ar galiu pasitikėti vairuotoju daiktų?

Dauguma mūsų vairuotojų – geri vyrukai, kurie dirba jau dešimtmetį. Tačiau yra ir naujokų, kurie gali būti šiek tiek neatsargūs. Geriausia yra, jei atstovas iš jūsų įmonės yra kartu arba bent jau telefonu pasiekiamas. Nekalbu apie tai, kad kartais reikia duoti arbatos ar duonos – tai daro stebuklus.

Kas jei sunkvežimis sugenda?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Tada mes skubiai ieškome pagalbos arba pervedame krovinius į kitą sunkvežimį. Tai gali atidėlioti pristatymą dienai-dvi. Su biuro persikraustymu į UK efektyviai ir be streso planuojant šitą scenarijų, visada paliekame savaitės atsargą prieš oficialų atidarymą.

Ar yra rizika, kad daiktai „dingsta“?

Su reputabiliomis firmomis rizika minimali, tačiau niekada nenusakysi. Yra pasitaikę istorijų, kuomet pavogtą krovinį rastą kažkur „midlands“ regione po mėnesio. Todėl vertingus dalykus geriau nevežti visus vienu metu, arba įdiegti GPS sekimo įrenginius.

Kaip elgtis su blogomis įmonėmis?

Yra daug „puslapių“ firmų, kurios tik pažada ir dingsta. Jei kaina per žema, jei negalite su jais susisiekti telefonu, jei neturi fizinio adreso – vengkite. Man dažnai tenka gelbėti situacijas, kai tokios kompanijos palieka klientus be jokių daiktų prieš pat šventes.

Po persikraustymo – kas toliau?

Kas su šiukšlėmis ir pakavimo medžiaga?

Įprastai mes išvežame tą dėžių ir plėvelių šiukšlių kalną atgal arba į artimiausią perdirbimo punktą už papildomą mokestį. Nemanau, kad jūs norėsite Lietuvoje ar Londone pilną biurą statyti iš kartono. Tai paprasta, bet apie tai reikia pasirūpinti iš anksto.

Ar galite padėti suruosti baldus vietose?

Taip, mūsų komanda gali ne tik iškrauti, bet ir atvežti į konkrečias vietas, ir surinkti baldus atgal. Tai paprastai įeina į papildomų paslaugų sąrašą, bet verta savo laiko. Surinkti complex'ą stalą be instrukcijos, kuri dingo kelionėje, yra tikras iššūkis (mes patyrę).

Ar reikia patikrinti sąrašą iškart taip?

Būtina. Negalite laukti rytoj. Patikrinkite, ar visos dėžės yra, ar nėra aiškių brėžinių. Jei kas nors negerai, praneškite vairuotojui iškart. Ką jis palieka tūloje, tą sunkiau įrodyti vėliau.

Ar galite vežti atgal jei kas nors nepaeina?

Tai įmanoma, tačiau tai kainuos. Jeigu pavyzdžiui, atvykome į JK, o raktai nuo naujojo biuro dingę, galime laikyti krovinius sunkvežimyje parą ar dvi (už atsarginę vietą mokama pinigai) arba nuvežti atgal į saugykla Lietuvoje. Būkite tikri dėl adreso ir raktų!

Kokia pagrindinė mintis viskam?

Galiausiai viskas užtikrina tobulas planavimas. Nors aš ir rašau čia daug apie rizikas, dauguma persikraustymų vyksta ramiai. Bet tas ramumas kainuoja pasiruošimą. Biuro persikraustymas į UK efektyviai ir be streso yra įmanomas tada, kai abiejose pusėse (ir kliento, ir pervežėjo) nėra paslėptų kortų.

Ar verta kviesti konsultantą iš anksto?

Absoliučiai taip. Vieno dienos vizitas į jūsų dabartinį biurą ir į planuojamą vietą sutaupys tūkstančius. Mes galime pamatyti tą, ką jūs nematote – per siaurus liftus, per aukštas lubas, blogą išvažiavimą. Tai yra tas „auksinis“ standartas, kurio dažnai vengiama dėl noro taupyti.

Išvada

Viskas suprogti į vietą gali būti sklandžiai, jei tik nepyksite ant smulkmenų ir pasiklausysite tokių kaip aš, kurie matė visas įmanomas kliūtis. Biuro persikraustymas į UK efektyviai ir be streso nėra magija, tai tiesiog kruopštus darbas ir teisingi žmonės vienoje komandoje. Naudokitės patirtimi, nebijokite klausti kvailų klausimų, o viskas bus gerai. Sėkmės naujoje vietoje, tikrai laimingiems dalykams tenkas!