Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę: efektyvus ir greitas

Sekiojimas logistikoje jau dvidešimt metų pamokė man vieną – niekas niekada nevyksta taip, kaip planuota, ypač kai kalbame apie judėjimą per vandens. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę nėra tiesiog kėdžių įkėlimas į sunkvežimį; tai yra sudėtingas žaidimas su taisyklėmis, kurios pasikeičia paskutinę sekundę. Po „Brexit“ viskas tapo dar labiau įdomiau, daugiau popierių, daugiau nervų, bet įmanoma. Būna, kad vairuotojai strands ties Didžiąja Britanija, o būna, kad praeina kaip per sviestą. Čia nebūtina būti milžiniškai korporacijai, svarbiau žinoti, ką daryti prieš išvykstant. Tegul šis straipsnis padės jums suprasti, kaip tai veikia iš vidaus, be jokio „marketinio“ šlifuoto, tiesiog taip, kaip yra realybėje.

Kaip pradėti ir kada reikia skubėti

Kada tiksliai reikia pradėti ruoštis?

Geriau per anksti negu per vėlu, tai tikrai. Jei jau žinote, kad biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę nebesiekiamas, pradėkite planuoti mažiaug mėnesį iš anksto. Nereikia laukti, kol bus pasirašyta paskutinė sutartis, nes gerų ekspeditorių kalendoriai užpildyti savaitėmis į priekį. Be to, dokumentų sutvarkymas dabar trunka ilgiau dėl visų muitinių patikrinimų. Vienkartinis skambutys penktadienio vakare sako man, kad reikės dirbti per savaitgalį, o tai kainuoja brangiau. Taip pat, nepamirškite apie techninę pusę – internetas, telefonai, visi tai turi būti išjungti senoje vietoje ir įjungti naujoje. Vėluojant su logistika, galite rastis be ryšio savaitę ar dvi.

Ar verta rinktis brangesnę firmą ar įprastą?

Čia tikrai ne vieta taupyti pinigus, jei jums svarbu laikas. Brangesnės firmos dažniausiai turi savo vairuotojus, kurie žino angliškus kelių ženklus ir nepraranda laiko prie Doverio uosto. Pigiausi pasiūlymai dažnai yra „brokeriai“, kurie tiesiog parduoda užduotį kitiems, ir tada nežini, kas veža jūsų turtą. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja pasitikėjimo, nes kils problemų, jos visada kyla. Jei sutaupyite šimtą eurų, bet vėluosite tris dienas, nuostoliai bus didesni. Geriau pasirinkti vidutinę kainą su geromis atsiliepimais ir aiškiu kontaktu, kurį galite paskambinti vidury nakties.

Kaip suskaičiuoti, kiek daugiau mažiau kainuos?

Kainos formavimas yra kaip loterija, bet yra pagrindinių taisyklių. Svarbiausia yra krovinio tūris (kubo metrais) ir svoris. Maždauginis biuras be sunkios technikos gali kainuoti nuo tūkstančio iki trijų tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, kur tiksliai JK einame. Į Škotiją ar Velsą brangiau negu į Londoną. Taip pat įeina kuro mokesčiai ir biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę dabar įtraukia ir britų muitinės „mokestį už tvarkymą“, anksčiau to nebuvo (bent ne tokiame maste). Geriausia pateikti sąrašą daiktų su apytiksliais matmenimis, tada gausite normalią kainą, o ne „nuo“ kainą.

Dokumentai, muitinė ir Brexit siaubas

Ką daryti su EORI numeriu, jei jo neturite?

Jeigu neturite EORI numerio, niekas nevažiuos. Tai kertinis dalykas šiuolaikinėje logistikoje. Jums reikia Jungtinės Karalystės EORI kodą, kuris prasideda rašdais GB. Be jo, krovinys tiesiog bus sustabdytas sienoje ir pradingtas sandėliuose kažkur „Deep“ rajone, kol susimokėsite už saugojimą. Užsiregistruoti galite internete, tai nemokama, bet trunka kelias dienas (kartais ir ilgiau, jei sistema „užlūžta“). Negeriausia yra tas momentas, kai vairuotojas jau yra tiesiogiai prie pat sienos, o klientas sužino, kad kodas neaktyvus. Tada prasideda skambučiai ir neigiamos emocijos.

Ar visada reikia muitinės deklaracijos (EX1)?

Techniškai taip, jeigu keliaujate iš ES į JK. Galimi atvejai, kai galima naudoti "transit" procedūrą, jeigu važiuojate toliau į Šiaurės Airiją ar panašiai, bet į paprastą biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę turite pateikti eksporto deklaraciją. Kai kuriems klientams tai atrodo baisiai sudėtinga, bet mes, ekspeditoriai, su tuo susitvarkome per savo partners tinklus. Jums reikės pateikti prekių sąrašą (Packing List) ir komercinę sąskaitą, net jei tai ne parduodamos prekės. Muitininkai mėgsta, kai viskas aprašyta aiškiai – „monitoriai“, „stalai“, o ne tiesiog „biuro reikmenys“.

Kas vyksta sienoje? Tikrai tikrina kiekvieną vagoną?

Ne viską ir ne visada, bet tikimybė yra. Dabar britai yra griežtesni, ypač jei keliaujama iš Rytų Europos šalių. Buvau atvejų, kai automobilį išbraukė iš eilės ir pradėjai braižyti kiekvieną dėžę. Jei turiu duoti patarimą – nerašykite ant dėžių „asmeniniai daiktai“ jei vežate firmos turtą, tai kelia įtarimų. Jeigu vairuotojas tinkamai pasiruošęs ir turi visas deklaracijas iš anksto pateiktas sistemoje, tai praeina kaip per vėją. Tačiau jei trūksta kokio nors lapelio, gali tekti laukti valandas ar net dienas. Tai tikras nuobodulis ir prarasdas laiko.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Klausimas yra ne apie tai, ar saugu, o ar tikrai verta juos fiziniu būdu vežti. Dauguma buhalterinių dokumentų dabar yra elektroniniai, bet jei turite senoviškas sutartis popieriaus formate, geriau jas vežti su savimi (leidimas į lėktuvą) arba pasilikti. Logistikoje dėžės gali nukristi, sušlapti, arba būti atidarytos muitinės. Aš asmeniškai nekalbėčiau apie biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę kaip apie svarbių dokumentų pervežimą, nebent jie yra specialiai supakuoti ir uždrausti. Geriau nusifaksuoti arba užšifruoti ir nusiųsti internetu.

Logistika, krovinys ir įranga

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Serverius vežti – tai galvos skausmas. Jie reti, sunkūs ir brangiai draudžiami. Be to, jie nekenčia vibracijos. Prieš biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę reikėtų pagalvoti, ar neverti duomenis perkelti į „debesis“ (cloud) ir tą techniką parduoti senoje vietoje. Jei visgi reikia vežti, reikės specialaus pakavimo – antistatinių burbuliukų, tvirtų dėžių. Be to, vairuotojas turi žinoti, kad turi „brangų krovinį“, kad važiuotų ramesniais keliais (žinoma, kiek įmanoma Anglijoje). Nemaloni situacija yra, kai klientas nė nenuėjo išjungti serverio prieš išjungiant elektros lizdą.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Dabar tai labai apribota. Po „Brexit“ augalų įvežimas į JK su šaknimis (žeme) yra uždraustas arba labai griežtai reguliuojamas. Jei turite kokią didelę palmonę biure, 99 proc., kad ją tiesiog neleis per sieną, arba reikės brangaus sertifikato. Geriau juos dovanoti kaimynams ar kolegoms Lietuvoje. Nėra nieko baisiau, nei matyti, kaip muitininkas konfiskuoja mėgstamą biuro žaliuonę ir meta ją į šiukšliadėžę (galbūt dezinfekuoja, bet atrodo taip pat liūdnai). Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę reiškia palikti dalį „gyvos“ gamtos atgal.

Kaip elgtis su baldais: vežti ar pirkti naujus?

Jei baldai seni ir jau pasibrovę, neverta vežti. Transportavimo kaina dažnai viršija tos senos sofos ar spintos vertę. Jungtinėje Karalystėje yra nemažai biuro baldų parduotuvių (pvz., IKEA ar vietinių), kur pristatymas į biurą kainuoja nedaug. Tačiau jei turite prabangų „design“ baldą, kuriam nėra analogų, tai kita kalba. Tada reikia labai kruopščiai išmatuoti, ar jis įlės pro liftus ar duris Londone (ten daug senų pastatų su siaurais koridoriais). Matavimai yra pagrindas, kitaip teks išmontuoti langą.

Ką daryti su šiukšlėmis? Ką daryti su dėžėmis?

Nesuvežkite šiukšlių! Vienas klientas bandė įvežti senų spausdintuvų, kurie neveikia, sakydamas, „kažkamgi gali praversti“. Mums teko juos išmesti Anglijoje už didelį mokestį, nes ten šiukšlių išvežimas yra labai brangus (skubos mokestis). Prieš išvykdami padarykite „priešgaisrinį valymą“. O dėžės? Dauguma firmų jas pasiima atgal, jei sutarte iš anksto, bet tai nebūtinai nemokamai. Kartais pigiau tiesiog išardyti dėžes ir išmesti vietinėje perdirbimo aikštelėje.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Privalomai. Nors pas mus vairuotojai yra atsakingi (CMR draudimas), jo sumos dažnai būna per mažos, apie 8-10 SDR vienetai už kilogramą. Jei vežate brangų kompiuterinę įrangą, ši suma nepadengs nuostolių. Pasiūlykite savo vadybininkui „Vis rizikos“ (All risk) draudimą. Žinau, tai atrodo kaip papildomas išlaidas, bet kai sunkvežimis užsidega arba užklauna vairuotojas (tai retai, bet būna), be draudimo liksite niekas. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę per jūrą visada turi rizikos elementą, kurio negalima tiksliai numatyti.

Laikas, vairuotojai ir reali situacija vietoje

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Teoriškai – trys dienos. Praktiškai – nuo trijų iki savaitės. Viskas priklauso nuo kelio, sąlygų ir užduočių. Įprastas maršrutas: Lietuva -> Lenkija -> Vokietija -> Belgija/Olandija -> JK (Doveris arba Eurotunelis). Jei viskas gerai, pirmadienį išvykstame, trečiadienį iškrauname. Tačiau jei užstrigstate prie sienos tarp Lenkijos ir Vokietijos (kas dabar labai reta, bet buvo) arba yra eilės į tunelį, gali pavėluoti. Planuokite savo darbą taip, kad turėtumėte savaitės atsargą.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba „trucker english“, kas yra pakankamai, kad susitartų su muitininku ar sandėlininku. Jie suprasti „go“, „stop“, „customs“, „papers“, „where is toilet?“. Jei jums reikia, kad vairuotojas pasikalbėtų su jūsų angliškai kalbančiu personalu apie smulkmenas, gali būti nesusipratimų. Geriau visus nereikalus sutvarkyti per mums, o vairuotojui palikti tik techninį darbą. Kartais pasitaiko, kad vairuotojas nieko nemoka angliškai, tada reikia skambinti mums ir versti.

Kas daryti, jei vairuotojas pavėluoja? (nepanikuoti!)

Pirmiausia sužinokite priežastį. Dažniausiai tai ne jūsų arba jo kaltė – būna avarijos keliane, būna blogo oro. Biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę yra tarptautinis procesas, čia ne „pasiųsti taksi“. Viską stengiamės pranešti iš karto. Prasiautęs nervai čia nieko nepadeda. Jei labai skubate, galima bandyti organizuoti vietinį kurjerį iš JK pusės, kad paimtų dalį kroviniuo iš sankryžos, bet tai kainuoja kaip sparnas. Geriau tiesiog gerti kavą ir laukti.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Taip, jis turi padėti, bet jis ne baldų surinkėjas. Jei reikia nešti dežę iš sunkvežimio į trečią aukštą be lifto, tai ne jo darbas. Pagalbos darbuotojai („manual handlers“) turi būti numatyti iš anksto, jei ten daug fizinio darbo. Vairuotojas pavargs, jei vienas ves 50 dėžių aukštyn-žemyn. Patarimas – pasirūpinkite vietinių darbuotojų pagalba iškrovos vietoje, o ne tik tikėkitės vairuotojo. Yra kontraktai, kur parašyta „vairuotojas tik pakrauna/ikrauna“, bet dažniausiai mes esame pagarbaūs ir padedame, jei nėra per daug.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dabar beveik visi turi GPS sekimo sistemas. Galite žiūrėti, kur sunkvežimis stovi. Kartais tai sukelia stresą – matai, kad jis stovi vietoje jau 4 valandas, ir pradedesi šauktis. O gali būti, kad jis tiesiog laukia, kol bus atidarytas užsakytas laiko langas (slot) prie parduotuvės arba turi privalomą poilsio laiką. Nenaudokite šio sekimo, kad kankintumėte vadybininką kas valandą. Geriau nuspręskite iš anksto, kada skambinsite (pvz., vieną kartą dienou).

finansai ir kiti svarbūs dalykai

Ką daryti su PVM (VAT)?

Tai vienas sudėtingiausių dalykų. Jei vežate savo turtą, tai dažniausiai yra ne prekybinė operacija, todėl gali būti taikomas 0 proc. PVM tarifas, jei teisingai užpildysite formą. Tačiau jei keičiate savo verslo struktūrą ar tiesiog parduodate turtą, gali tekti mokėti britų PVM. Aš čia ne esmuu mokestininkas, tiesiog žinau, kad muitinė klausia apie tai be galo dažnai. Pasitarkite su savo buhalteriu prieš biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę, kad nebūtumėte staigiai pasigailėję.

Kokius mokesčius dar reikia laukti?

Be mūsų paslaugų kainos, būna „užklausų“ mokesčiai (inland clearance charges) britų pusėje. Tai mokestis už tai, kad agentas JK paruošia dokumentus muitinei. Taip pat gali būti mokesčiai uosto saugojimui, jei vėluojate su dokumentais arba neatvykstate laiku. Kartais pasitaiko mokesčiai už „Heavy Goods Vehicle“ (HGV) mokestį už važiavimą keliais Anglijoje. Dabar daug kur reikia mokėti elektroninę rinklę (ULEZ) Londone, jei važiuoja į centrą.

Ar galima apmokėti kortele? (Ar grynais?)

Mums visada patogiausia banko pavedimu, o vairuotojui – grynaisiais (mažomis sumomis). Kortelių terminalai sunkvežimiuose yra retumo reiškinys, nebenaudojami. Jei mums reikia sumokėti už kazkokią papildomą paslaugą vietoje (pvz., keltą), pinigai turi būti pas vairuotoją. Nerekomenduoju siųsti vairuotojui didelių sumų pavedimu į jo sąskaitą, geriau viską sutvarkyti per mūsų sąskaitas. Taip išvengsite nesupratimų ir pavojų.

Ką daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Skambėkite mums iš karto. Mes turime draudimą. Nereikia bandyti taisyti brangų serverį su peiliu ir lipduku. Padarykite nuotraukas (daug nuotraukų), užfiksuokite būklę. Aš kartą matęs, kaip klientas pats bandė montuoti ir dar labiau sugadino. Draudimo kompanijai tai labai nepatinka. Kruopštus žlugos protokolas yra pusė sėkmės. Jei žala maža (pajausta dėžė), dažnai susitariame „be formų“, tačiau tai tinka tik smulkiems dalykams.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais?

Jeigu darbuotojai turi asmeninių daiktų biure (kepurės, puodukai, omarai), jie turi susipažinti su sąrašu. Žinoma, asmeninių daiktų biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę yra šiek tiek pilka zona. Jei daiktų per daug ir atrodo kaip prekės, gali būti apmokestinamos. Geriausia, jei kiekvienas darbuotojas pasiima savo dėžutę rankomis (jei važiuoja su jumis) arba ją užfiksuojama kaip „asmeninis turtas, naudojamas darbe“.

Ar galima vežti maistą ar gėrimus?

Nėra rekomenduojama. Muitinė labai griežtai tikrina maisto produktus gyvūnų kilmę. Mėsos, pieno produktai, vaisiai, daržovės – tai tabu, nebent turite specialius sertifikatus, kurių niekas neturi. Alkoholio ir tabako produktų taip pat negalima vežti kaip dalyko verslo reikmėms (nekomercinėms) dideliais kiekiais, gali būti konfiskuota arba gausite milžinišką baudą. Negeriau būti tuomet, kai vairuotoją sulaiko jame rastas dešrelių komplektas iš Lietuvos.

Ką daryti su transporto priemonėmis?

Jei turite kompanijos automobilius, kurie priklauso firmai, tai jau ne biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę, o automobilių eksportas. Čia visai kita procedūra – reikia techninių apžiūrų, draudimo, registracijos. Jei automobilis eina kaip krovinys vage, tai gali būti, bet tada vairuotojas negali juo važiuoti. Tai labai sudėtinga ir brangu, todėl dažniausiai lengvieji automobiliai yra parduodami čia, o JK perkami nauji.

Kas nutinka, jei neturite vietinio adreso?

Kurso krovinys į JK be gavėjo adreso yra neįmanomas. Jūs turite turėti adresą, kur bus iškrautas. Jei dar neturite nuomotojo biuro, reikia naudoti „adreso perėmimo“ (address forwarding) paslaugas arba sandėlius. Negalima tiesiog nuleisti vairuotojo į aikštelę and sakyti „palik čia“. Jis turi kur važiuoti toliau.

Ar reikia rezervuoti vietą sandėlyje JK?

Jeigu iškrovos vieta nebus pasiruošusi laiku, mums teks stovėti. Stovėjimas su sunkvežimiu Londone ar prie jo kainuoja milžiniškus pinigus (150-200 svarų per valandą). Geriau tikrinti, ar jūsų naujas biuras turi galimybę priimti sunkvežimį. Dauguma Londono centrų turi tik „sustainability zones“, kur sunkvežimiai negali važiuoti, ten reikia mažesnių sunkvežimų (7.5t). Planuokite šią „paskutinę mylią“ ypatingai atidžiai.

Išvados

Vaikštiojimas po Anglijos kelius jau daug metų mėgstamas, bet biuro persikraustymas į Jungtinę Karalystę niekada nesąlyginės lengvas procesas. Tai reikalauja kantrybės, gerų dokumentų ir sąmoningo pasiruošimo. Nekibkite prie smulkmenų, rūpinkitės didžiąja picture – verslo tęstinumu. Jei viskas susiformuos sėkmingai, po mėnesio jausitės kaip namie naujoje vietoje. Linkiu jums sėkmės ir ramų judėjimą, o su likusiais nesklandumais mes tikrai susitvarkysime – mes esam čia tam, kad padėtume.