Biuro persikraustymas į Angliją patikimi ir efektyvūs sprendimai

Biuro persikraustymas į Angliją patikimi ir efektyvūs sprendimai nėra tik „atvažiavo, pakrovė, išvažiavo“. Čia reikia suplanuoti laiką, dokumentus, pakavimą, darbuotojų grafiką, serverius, kėdes, stalus, kartais net kavos aparatą, kuris visada atrodo nekaltas, kol nepradedi jį tempti laiptais. Per 20 metų mačiau, kad geriausiai viskas vyksta tada, kai klientas sako tiesą: kiek daiktų, koks terminas, kas svarbiausia, o kas gali palaukti sandėlyje.

DUK

Biuro persikraustymas į Angliją: planavimas, terminai ir maršrutai

Kada pradėti biuro persikraustymą į Angliją, kad neskubėti?

Normaliai pradėčiau bent prieš 4–6 savaites, jei tai mažas biuras su 10–20 darbo vietų. Jei kalbam apie didesnę įmonę, serverinę, archyvą ar kelis skyrius, geriau turėti 8–10 savaičių. Ne visada 100% žinau, kaip greitai Anglijoje bus laisvas krovimo langas, ypač Londono centre. Buvo atvejis, kai klientas norėjo „greitai pirmadienį“, o liftas naujame pastate buvo rezervuotas tik trečiadienį. Tai štai.

Ar galima perkelti biurą iš Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos į Londoną, Mančesterį, Birmingemą?

Taip, galima iš Vilniaus, Kauno, Klaipėdos, Šiaulių, Panevėžio, praktiškai iš bet kur, kur sunkvežimis gali privažiuoti. Maršrutas iki Londono dažniausiai eina per Lenkiją, Vokietiją, Belgiją/Prancūziją, tada keltas arba Eurotunnel. Į Mančesterį, Birmingemą, Leeds ar Bristolį reikia pridėti laiko viduje Anglijos. Jei turite 30 dėžių ir 5 stalus, tai paprasta. Jei turite 400 darbo vietų, tada jau nebe „perkraustymas“, o operacija.

Kiek laiko trunka maršrutas iki Anglijos?

Iš Lietuvos iki Anglijos realiai reikia skaičiuoti 2–4 dienas, priklausomai nuo miesto, eismo, keltų grafiko ir muitinės tikrinimų. Vilnius–Londonas kartais išeina per 2 dienas, jei viskas gražu. Klaipėda–Birmingham gali užtrukti ilgiau, ypač jei laukiama Dover. Keltas (tiksliau – keltas arba Eurotunnel traukinys) ne visada yra tas pats greitis. Kartais 45 minutes tampa 3 valandoms, ir niekas dėl to nedainuoja.

Ar reikia sustabdyti darbą visam biurui?

Ne visada. Geras biuro persikraustymas į Angliją dažniausiai daromas etapais: pirmiausia archyvas, retai naudojami daiktai, sandėliukas, tada darbo vietos, kompiuteriai, serveriai. Jei įmanoma, dalį komandų paliekame dirbti, kol kita dalis jau kraunama. Bet jei reikia išjungti elektrą, internetą, serverius, tada darbo sustojimas neišvengiamas. Tada geriau daryti penktadienio vakarą arba savaitgalį, nors žmonės dėl to nelabai džiaugiasi.

Ką daryti, jei nuomos sutartis baigiasi, o naujos patalpos Anglijoje dar neparengtos?

Tada reikia sandėliavimo. Trumpalaikis sandėliavimas Belgijoje, Nyderlanduose ar Anglijoje gali kainuoti nuo 80 iki 250 £ per savaitę, priklausomai nuo tūrio ir prieigos. Kartais pigiau palaukti sandėlyje Vokietijoje, bet tada iškrovimas vėluoja. Esu matęs, kad klientas pasirašė nuomą „nuo pirmadienio“, o raktų negavo iki ketvirtadienio. Sunkvežimis stovi, žmonės nervinasi, vadybininkai aiškinasi. Todėl lankstus sandėliavimas nėra kaprizas.

Ar galima planuoti biuro persikraustymą į Angliją savaitgaliui?

Galima, tik tai kainuoja daugiau. Savaitgalinis biuro persikraustymas į Angliją dažnai reiškia papildomus krovėjų kaštus, vairuotojų grafiką, kartais brangesnį transportą. Bet kartais tai vienintelis normalus variantas, ypač jei biurui reikia pirmadienį jau dirbti. Būna ir kitas galas: Anglijoje pastato administracija savaitgalį nedirba, liftas neužsakytas, durys uždarytos. Tad savaitgalis nėra stebuklingas mygtukas, reikia viską patikrinti.

Pakavimas, inventorizacija ir dokumentai biuro perkėlimui

Kaip inventorizuoti biuro įrangą prieš tarptautinį perkraustymą?

Pirmiausia susirašykite, kas iš viso juda: stalai, kėdės, monitoriai, spintelės, archyvinės dėžės, serveriai, virtuvės technika. Tada kiekvienai zonai duokite kodą, pavyzdžiui, A1–A20, B1–B15. Jei to nepadarysite, iškrovimo metu prasidės šou: visi klaus, kur mano kėdė, kur dokumentai, kas atidarė spintą. Gera inventorizacija sutaupo nervų ir pinigų. Bloga inventorizacija sutaupo tik iliuziją, kad „viskas kažkaip bus“.

Kas turėtų būti packing liste?

Packing liste turi būti dėžių numeriai, turinys, skyrius, kambarys, nauja vieta Anglijoje. Jei vežate kompiuterius, rašykite: monitorius, klaviatūra, pelė, dokas, kabeliai. Jei dokumentai – „finansų archyvas 2021–2022, dėžė 14“. Tai atrodo nuobodu, kol nepradedate ieškoti vienos dėžės 23-ioje krūvoje. Beje, kartais packing listą painioja su komercine sąskaita, o tai nėra tas pats.

Ar kompiuterius, serverius ir telefonus galima vežti kartu su baldais?

Techniškai galima, bet aš jų nedėčiau tiesiai tarp stalų kojų ir metalinių kampų. Serverius, kompiuterius, monitorius geriau pakuoti atskirai, ant paletės arba specialiose dėžėse, su amortizacija. Telefonus, dokus ir kabelius surinkti maišeliuose, pažymėti. Buvo situacija, kai puikiai supakuoti stalai atvažiavo tvarkingai, bet vienas monitorius gavo „buką bučinį“ nuo kėdės rėmo. Smulkmena, o pyktis didelis.

Kaip pakuoti dokumentus ir konfidencialius failus?

Dokumentus dėkite į tvirtas dėžes, ne per sunkias, kad galėtumėte nešti. Konfidencialius failus geriau vežti atskirai, užplombuotus, su atsakingo žmogaus sąrašu. Jei dokumentai labai jautrūs, galima naudoti užrakinamus konteinerius arba vežti juos kartu su atsakingu darbuotoju. Popierius atrodo paprastas, bet šlapias popierius jau nėra popierius, o tragedia. Todėl dėžės turi būti sausos, tvirtos, be senų įplyšimų.

Ar reikia išardyti stalus, posėdžių stalus ir darbo vietas?

Dažniausiai taip, ypač jei tai L formos stalai, didelės konferencijų lentos ar reguliuojami stalai. Išardymas leidžia geriau apsaugoti kampus, sumažina tūrį ir palengvina krovimą. Bet reikia turėti maišelius varžtams, nuotraukas prieš išardant ir žymėjimą. Ne vieną kartą mačiau, kad „visi varžtai viename kibire“, o paskui niekas nežino, kuri koja kuriai stalui priklauso. Tai nėra logistika, tai galvosūkis.

Ką daryti su kavos aparatu, virtuvėle ir smulkiais daiktais?

Kavos aparatą reikia išjungti, ištuštinti, išdžiovinti, tada pakuoti taip, kad niekas nepatektų į vidų. Virtuvės indus – į atskiras dėžes, ne kartu su dokumentais. Smulkmenas, kaip antgaliai, laidai, adapteriai, geriau surinkti į maišelius ir priklijuoti etiketes. Beje, biuro virtuvė visada turi daugiau daiktų, nei visi prisimena. Kažkas visada randa seną puodelį ir sako: „O, tai čia jis buvo.“

Kainos, draudimas ir rizikos perkraunant biurą

Kodėl pigi sąmata kartais tampa brangesnė?

Nes kai kurios įmonės meta mažą kainą, o tada pradeda skaičiuoti viską atskirai: dėžes, pakavimo medžiagas, liftą, laukimą, papildomus žmones, savaitgalio priemoką. Ir dar būna tas „oi, čia mes nematėm“ momentas. Gera kaina turi būti aiški: kas įeina, kas neįeina, kas gali keistis. Biuro persikraustymas į Angliją nėra turgus, kur galima spėlioti. Jei sąmata per graži, klauskite, kas paslėpta.

Kokia reali biuro persikraustymo į Angliją kaina?

Mažam biurui su 10–20 darbo vietų galima matyti kainas nuo 1 800 iki 4 500 eurų, jei daiktų nedaug ir viskas supakuota. Vidutiniam biurui – 5 000–12 000 eurų. Didesniam projektui su išardymu, pakavimu, dokumentais, draudimu ir montavimu gali būti 15 000 eurų ir daugiau. Kaina priklauso nuo tūrio, miesto, termino, krovėjų skaičiaus. Jei kas nors siūlo „viską į Angliją už 700“, aš pirmas pasitikrinčiau, ar jis mato tą patį krovinį.

Ar draudimas tikrai reikalingas?

Taip, ypač kai vežate kompiuterius, serverius, brangius monitorius, klientų dokumentus ar dizaino baldus. Bazinis transporto draudimas ne visada dengia blogą pakavimą ar neteisingą tvirtinimą. Reikia žinoti, kas draudžiama, iki kokios sumos, kokia franšizė. Buvo klientas, kuris sakė: „Mums nereikia, viskas sena.“ Paskui paaiškėjo, kad vienas „senas“ serveris buvo svarbesnis už pusę biuro. Draudimas nėra malonus pirkinys, bet ramybė verta.

Kas yra CMR ir kodėl jo reikia?

CMR yra tarptautinio krovinių vežimo važtaraštis. Jame matyti, kas veža, iš kur, kur, kokį krovinį, kiek vietų, kartais pastabas apie pažeidimus. Tai ne popierėlis „gražumui“, o dokumentas, kuris gali labai pravesti, jei kažkas dingsta ar sugadinama. Priėmimo metu reikėtų tikrinti, ar CMR atitinka realybę. Jei parašyta „100 dėžių“, o iškraunamos 98, tada pastaba turi būti iškart, ne po savaitės.

Ar po Brexit reikia muitinės dokumentų?

Taip, po Brexit Jungtinė Karalystė nėra ES muitų teritorijoje, todėl dokumentai tapo svarbesni. Dažniausiai reikia komercinės sąskaitos, packing listo, CMR, EORI numerio, prekės kodo, kai kuriais atvejais papildomų deklaracijų. Biuro baldai ir naudota įranga nėra paprastas siuntinukas iš internetinės parduotuvės. Jei dokumentai netvarkingi, krovinys gali būti sulaikytas Dover, Calais ar Zeebrugge. Ir tada visi klausia, kas kaltas.

Kokios rizikos dažniausiai pasitaiko kelyje per Dover ar Calais?

Eismas, eismo spūstys, oro sąlygos, dokumentų tikrinimai, keltų vėlavimai, vairuotojo darbo laiko taisyklės. Kartais viskas praeina sklandžiai, kartais Dover atrodo kaip automobilių miestas. Ne visada 100% žinau, ar sulaikymas truks valandą ar pusę dienos. Todėl geri planai turi rezervą. Jei terminas labai griežtas, geriau išvykti anksčiau ir palaukti, nei stovėti Anglijoje be galimybės iškrauti.

Iškrovimas, montavimas ir grįžimas prie darbų

Kaip vyksta iškrovimas Anglijoje?

Atvykus į naujas patalpas, pirmiausia tikrinama vieta: ar yra liftas, ar galima privažiuoti, ar durys atidarytos, ar administratorius vietoje. Tada krovinys iškraunamas pagal zonas. Jei dėžės pažymėtos, žmonės dirba greičiau. Jei ne, prasideda chaosas. Biuro persikraustymas į Angliją baigiasi ne tada, kai sunkvežimis tuščias, o tada, kai daiktai stovi ten, kur reikia. Bent jau taip aš tai matau.

Ar komanda gali surinkti baldus naujose patalpose?

Taip, jei tai buvo įskaičiuota į pasiūlymą. Surinkimas gali apimti stalus, kėdes, spinteles, posėdžių stalus, lentynas. Bet reikia žinoti, ar visi varžtai atvažiavo, ar baldai nėra per seni ir trapūs. Kartais išardytas stalas po 8 metų jau nebenori būti tas pats stalas. Todėl prieš išardymą reikia įvertinti būklę. Jei baldai labai seni, montavimas gali būti rizikingas ir lėtesnis.

Ką daryti, jei liftas Anglijoje mažas arba rezervuotas ne tuo laiku?

Tada reikia planui B: nešti laiptais, naudoti mažesnį transportą, perkelti iškrovimo laiką arba samdyti papildomus žmones. Londono pastatuose tai labai reali problema. Buvo atvejis, kai liftas tilpo tik kėdes, bet ne stalus, o laiptinė siaura. Krovėjai prakaitavo, vadybininkas skambino administracijai, klientas nervinosi. Todėl prieš perkraunant reikia žinoti lifto matmenis, durų plotį ir rezervacijos taisykles.

Kaip pažymėti dėžes, kad darbuotojai greitai susirastų daiktus?

Naudokite didelius lipdukus, spalvas ir numerius. Pavyzdžiui, mėlyna – finansai, geltona – pardavimai, raudona – IT. Ant kiekvienos dėžės: skyrius, asmens vardas, numeris, naujas kambarys. Nerašykite smulkiu raštu šone, kurio niekas nemato. Ir nedėkite visko į dėžę „miscellaneous“, nes tai yra oficialus kelias į netvarką. Geras žymėjimas sutaupo valandų, o kartais ir nervų karų.

Ar galima vežti augalus, maistą ar asmeninius daiktus?

Augalus vežti į Angliją gali būti sudėtinga dėl fitosanitarinių reikalavimų, maistą – dėl muitinės ir galiojimo, asmeninius daiktus – dėl draudimo. Jei darbuotojas nori vežti savo kaktusą, geriau tai aptarti iš anksto. Buvo juokinga situacija: visi galvojo, kad tai dekoracija, o paaiškėjo, kad kažkas vežasi „ofiso laimę“. Bet taisyklės yra taisyklės. Kai kurių dalykų geriau neimti arba vežti atskirai.

Kada biuro persikraustymas į Angliją patikimi ir efektyvūs sprendimai tikrai pasiteisina?

Tada, kai verslui svarbu minimaliai sustabdyti darbą, saugiai perkelti įrangą ir neprarasti dokumentų. Jei turite aiškų terminą, atsakingus žmones abiejose pusėse, inventorizaciją ir normalų planą, viskas eina daug sklandžiau. Jei viskas daroma „kaip nors“, bus brangu, nervu ir neaišku. Biuro persikraustymas į Angliją patikimi ir efektyvūs sprendimai pasiteisina ne magija, o pasiruošimu.

Išvada

Biuro persikraustymas į Angliją patikimi ir efektyvūs sprendimai reiškia ne tik transportą, bet ir planavimą, pakavimą, dokumentus, draudimą, iškrovimą ir montavimą. Kuo anksčiau viskas sutvarkoma, tuo mažiau netikėtumų. Jei reikia perkelti biurą į Londoną, Mančesterį, Birmingemą ar kitą miestą, geriausia kalbėtis tiesiai: kas, kiek, kada ir kas gali nepavykti.