Biuro persikėlimas į Angliją: kaip neišsižiūrėti ir užtikrinti, kad verslas nelestų

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvi dešimtmečius, maždaug nuo tada, kai kelių pervežimai į Londoną dar buvo gan paprasti, o muitinėje kalbėjai su žmogumi, o ne su kompiuteriu. Galiu pasakyti viena – biuro persikėlimas į Angliją niekada nebuvo lengvas, bet po „Brexit“ jis tapo tikras iššūkis net patyrusiems vadybininkams. Dažniausiai klientai ateina su pasitikėjimu, kad viskas vyks lyg pagal nutarimą, bet realybėje susiduriame su spūstis „Dover“ uoste, dingusiais dokumentais arba sunkvežimiais, kurie per aukšti naujiems biurams London centre. Čia nėra apie tuos gražius brošiūrose paveikslėlius, o apie tai, kaip išvengti trikdžių, kai jūsų komanda jau laukia naujose patalpose, o baldai dar stovi senose. Turiu jums papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių apdailų, kad žinotumėt, į ką įsijungiate.

Popierkų džiunglės (ir dėl ko galima išprotėti)

Ar tikrai reikia tų visų muitinių deklaracijų?

Absoliučiai taip, nėra ką svarstyti. Biuro persikėlimas į Angliją dabar yra formalus eksporto-importo procesas, net jei tai atrodo kaip vidinis perkėlimas tarp jūsų padalinių. Jei bandysite važiuoti „be popieriaus“, muitininkai uždarys vagoną terminaluose, ir jūs prarasite dienas, o gal ir savaites, kol išsiaiškinsite situaciją. Reikia T1 dokumento (arba kaip ten dabar vadina, gal T2, esu nebežinau, kas kas diena keičiasi), kuris patvirtina, kad prekės keliauja iš vienos ES šalies į ne ES šalį mokesčių nemokamų režimu. Be šio, jei įsivažiuosite į Angliją, gali būti paskaičiuotas PVM ir importo mokesčiai, o tai jums tikrai nereikalinga skola.

Kas dėl to EORI numerio?

Be jo nepraeisite nė metro. Anglijai reikalingas savo EORI numeris, nes senasis Lietuvos (ES) ten jau nebegalioja taip paprastai. Vieną kartą turėjau klientą, kuris manęs neklausė, pasidarė viską savo nuožiūra, ir vairuotojas liko stabdytas sienoje be galimybės užpildyti entrance declaration. Dabar tai jau standartinis reikalavimas, todėl užtikrinkite, kad jūsų buhalteris jį išsiregistravęs dar prieš pradedant dėti dėžes į sunkvežimį. Tai užtrunka kelias dienas, jei viskas tvarkingai, bet gaišti laiką pasienyje yra brangiausia.

Kiek laiko užtrunka muitinės išregistravimas?

Tiesioginio perkėlimo metu – kelias minutes, jei visi dokumentai tvarkingi. Bet jei trūksta PVM mokėtojo kodą arba krovinio deklaracijoje parašyta „baldai“ vietoje „kompiuterinė įranga“, prasidės patikros. Biuro persikėlimas į Angliją reikalauja tikslumo, todėl pakuoklės turi būti pažymėtos kuo detaliau. Esu matęs atvejų, kai dėl vienos klaidingai užpildytos eilutės visa mašina buvo nukreipta į papildomą patikrą, kas atidėjo atidarymą dar trim dienoms. Įsivaizduokite, ką darys jūsų darbuotojai be stalų ir kompiuterių tris dienas.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, bet čia jau yra pilnas chaosas. Jei darbuotojas nori vežti savo nešiojamąjį kompiuterį ar stalą, tai turi būti aiškiai atskirta nuo kompanijos turto. Muitinėje gali kilti klausimų, ar tai ne prekyba, todėl reikia turėti sąrašą, kur nurodyta, kad tai „buities reikmenys, ne skirti pardavimui“. Gera praktika yra leisti darbuotojams vežti tik labai smulkius daiktus rankiniame bagaže, o didesnius dalykus registruoti kaip įmonės turtą, kad išvengtumėte nereikalingų ginčų pasienio punkte.

Kas dėl draudimo? Ar jis veikia Anglijoje?

Daugelis Lietuvos draudikų turi ribojimų, kai kalba eina apie Jungtinę Karalystę. Prieš pasirašydami sutartį, būtinai klauskite, ar draudimas galioja „ex-EU“ zonose. Mano patirties, vienas klientas tikėjosi, kad jo standartinis „kasko“ dengs viską, bet kai vairuotojas užkliuvo į koloną Londono centre (tai labai dažnai nutinka dėl siaurų gatvių), draudimo kompanija bandė išsisukti. Biuro persikėlimas į Angliją turi būti apdraudžiamas specialiu tarptautiniu draudimu, kuris dengia ne tik kelią, bet ir iškrovimo procesus.

Ar reikia mokėti PVM importuojant turtą?

Jei jūsų įmonė registruota PVM mokėtoju Anglijoje – galite taikyti nulinę tarifą (intra-community supply analogiškai, bet dabar tai importas). Jei neturite Anglijos PVM kodo, turėsite mokėti importo PVM pasienyje, o vėliau galbūt gąžinti, bet tai suvalgo laiką ir pinigus. Dauguma klientų, su kuriais dirbu, nori išvengti šios „cash flow“ problemos, todėl laiku susiranda vietinį atstovą arba atidaro atšaką. Be to, kai kuriems klientam (čia klaida, turėtų būti klientams) atrodo, kad galima tai padaryti vėliau, bet muitinė neleidžia praeiti be mokėjimo.

Ką daryti su jautria informacija?

Nekraukite dokumentų į dėžes, kurios keliauja atskirai nuo jų. Geriausia, jei asmeninės informacijos turinčios bylos keliauja su jumis lėktuvu arba specialiu, užrakintu konteineriu. Esu girdėjęs istorijų, kai pervežėjai prarado dėžes su sutartimis, o tai buvo dideliausias galvos skausmas. Nors biuro persikėlimas į Angliją dažniausiai vyksta saugiai, bet rizika, kad dėžė nukryps į neteisingą vagoną, visada egzistuoja, todėl duomenų apsauga yra pirmiausia.

Fizinis darbas (kas vežia ir kaip)

Kaip suskaičiuoti, kiek vietos reikia vagonui?

Tai visada yra spėlionė. Matematiškai paimame stalų plotą, padauginame iš aukščio, bet realybėje visada susidaro tuščių vietų tarp baldų. Biuro persikėlimas į Angliją dažnai būna neefektyvus, jei tu nepakuoji standartinių „Europos“ dėžių (120x80x200). Aš visuomet pradedu nuo to, kad klausiu kliento nufotografuoti sandėlį, tada aš „akim“ įvertinu. Geriau pasiimti 5 kubinius metrus daugiau, nei vėliau ieškoti papildomo krovininio vienam spintai nuvežti.

Ar vairuotojai padeda iškrauti?

Paprastai ne. Jų darbas yra vairuoti ir užtikrinti, kad krovinys nepakisčias kelyje. Jei jums reikalingi „rankos“, tai turi būti numatyta papildomai. Vieną kartą klientas tikėjosi, kad vairuotojas išneš 50 dėžių į trečią aukštą be lifto, o vairuotojas tiesiog atsisėdo ir gėrė kavą. Neklauskite vairuotojų daryti tą, kas nėra sutartyje, nes Anglijoje darbo saugos taisyklės yra griežtos, ir jie gali tiesiog atsisakyti dėl drausmės.

Kas dėl baldų išmontavimo?

Tai jūsų atsakomybė, jei nenumatėte kitaip. Pervežimo firmos dažnai siūlo šią paslaugą kaip papildomą, bet ją užsakius iš anksto. Biuro persikėlimas į Angliją tampa košmaru, jei prieš atvykstant sunkvežimiui, dar visi stalai yra surinkti, o spintos pilnos. Turi būti komanda, kuri išmontuoja viską bent prieš dieną, o vairuotojas tik užkrauna. O taip, būtinai pasirūpinkite, kad visi varžtai ir sraigės būtų supakuoti į pažymėtas maišus, kitaip surinkimas atgal bus neįmanomas.

Ar saugu vežti serverius ir IT įrangą?

Rekomenduoju juos vežti atskirai, mažomis transporto priemonėmis arba su specialia apdanga. Standartiniame vone yra daug vibracijos, o serverių kietieji diskai to nemėgsta. Esu matęs, kai įmonė atidarius biurą rado, kad jų pagrindinis serveris nebeįsijungia. Biuro persikėlimas į Angliją gali sustabdyti visą IT infrastruktūrą, jei duomenys nebuvo pasidaryti backup’o iš anksto. Geriausia patikėti IT įrangos pervežimą specialistams, o ne „baldų vežėjams“.

Ką daryti su kava ir virtuvės įranga?

Kavos aparatai dažnai būna brangūs ir trapūs. Jei jame yra vanduo, jį būtinai išpilkite, kitaip peršals ir suges. Virtuvės baldai (šaldytuvai) turi būti išjungti ir atitirinti bent 24 valandas prieš kraunant. Anglijoje dėl sanitarinių normų gali neleisti įvežti nešvarios buitinės technikos. Nustebau, kiek klientų pamiršta išjungti šaldytuvą, o tada mes turiame valyti vagoną nuo pjuvenų, kurios susiformavo išlydžius ledus.

Ar reikia specialios pakuotės?

Taip, ypač tais atvejais, kai vežame brangų techniką ar pavojingas medžiagas (toneriai, tūtos). Stiprios dėžės, burbuliukai, stretch plėvelė – tai standartas. Biuro persikėlimas į Angliją kainuoja pakankamai brangiai, kad nebūtų logiška taupyti ant kartono. Tiesa, kai kuriems klientam atrodo, kad senos avinėjimo dėžės iš parduotuvės užteiks, bet jos paprastai suyla po sunkių dėžių svorio.

Kaip sekti, kur yra krovinys?

Dabar dauguma vagonų turi GPS, bet vairuotojai kartais išjungia telefonus arba užvažiuoja į zoną be signalo. Esu matęs, kad sekimas „gyvai“ rodo vagoną kažkur Vidurio Europoje, nors jis jau buvo Londone. Geriausia tiesiog turįti vairuotojo numerij ir skambinti jam, jei bėda. Niekada nepasikliaukite 100% programa, nes seni sunkvežimiai kartai turi techninių problemų.

Anglija: kas laukia ten?

Ar sunku rasti vietą stovėjimui prie biuro?

Tai viena didžiausių problemų, ypač Londono centre arba Birmingame. Anglijoje griežtai kontroliuojamas stovėjimas („Yellow lines“), be to, reikia „parking permit“ iš vietos savivaldybės. Biuro persikėlimas į Angliją gali baigtis tuo, kad sunkvežimis praleis pusė dienos ratuose ieškodamas legalios vietos, o po to gauna baudą. Reikia tai suplanuoti iš anksto – užsisakyti vietą arba pranešti policijai apie laikiną stovėjimą (taip galima padaryti tam tikrais atvejais).

Kas dėl liftų naujame biure?

Jūs turite tiksliai žinoti, ar liftas veikia ir kiek jo talpa. Anglijoje daug senų pastatų, kuriuose liftai yra labai maži. Esu buvęs situacijoje, kai teko išnešti biuro baldus per laiptus penktame aukšte, nes liftas sugedo tą ryta. Tai užtruko visą dieną ir padidino sąskaitą dvigubai. Tikrinkite šį dalyką dar prieš pasirašant nuomos sutartį, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie durų.

Ar turiu įsirašinėti į sąrašą pastato administratoriui?

Žinoma, Anglijoje saugumas yra prioritetas. Jūs turite nusiųsti vairuotojo duomenis, mašinos numerius bei atvykimo laiką dar prieš kelias dienas. Jei atvyksite nepaskelbę, vartų tiesiog neatidarys. Biuro persikėlimas į Angliją reikalauja geros komunikacijos su „property management“ komanda. Kartais jie reikalauja ir draudimo poliso kopijos prieš išleidžiant krovinius į patalpas.

Kas jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tai nutinka dažniau, nei galvojote. Tuomet reikia sandėliavimo paslaugų Anglijoje. Biuro persikėlimas į Angliją gali būti padalintas: išvežame daiktus iš Lietuvos, laikome juos sandėlyje Mančesterio priemiestyje savaitę-dvi, o tada vežame į patalpas. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervus, kai statybininkai vėluoja su apdaila.

Ar jie ten dirba lietuvišku laiku?

Ne, Anglijoje viskas prasideda ir baigiasi tiksliai. Jei sakoma, kad iškrovimas gali trukti tik iki 16:00 valandos (dėl triukšmo taisyklių), tai būna taip. Negalima spausti vairuotojų dirbti ilgiau, jei gatvėje gyvena žmonės, kurie skųsis. Planuokite atvykti ankstyva rytą, kad spėtumėte viską įdėti dar per dieną.

Ką daryti su pakuočių atliekomis?

Anglijoje labai griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės. Jūs negalite tiesiog palikti visų dėžių šalia šiukšliadėžių. Reikia pasirūpinti, kad pervežėjas išvežtu juos su savimi arba iškviesti specialią komandą, kuri paims „cardboard“. Vieni klientai buvo nubausti už netvarkingą aplinką prie jų biuro, tad šis dalykas svarbus.

Pinigai ir nemalonios staigmenos

Kiek apytiksliai kainuoja biuro persikėlimas į Angliją?

Sunku pasakyti be matavimų, bet mažam vidutiniam biurui (10-15 darbo vietų) svyruoja nuo 3 iki 6 tūkstančių eurų priklausomai nuo to, ar tai Londonas, ar ne. Biuro persikėlimas į Angliją brangesnis dėl Britų salų perkėlimo (Roro keltų kainos). Taip pat įtakos tura degalai, kurie ten brangesni. Neklauskite kainos „iš akies“, nes galiausiai gali būti dvigubai brangiau.

Ar imami mokesčiai už sunkias prekes?

Taip, jei turite milžinišką seifą arba metalinę spintą, kuri sveria toną, tai bus „heavy lift“ priedas. Vairuotojai nekelia daugiau kaip 25-30 kg svorio dėžių rankomis be specialios įrangos. Vieną kartą teko kvieti kraną, kad iškeltumėme serverinę spintą pro langą, nes liftu neįėjo, o tai kainavo kaip naujas automobilis.

Ar gali būti papildomų mokesčių už laukimą?

Be abejo. Jei vairuotojas laukia jūsų, nes darbuotojai vėluoja atidaryti biurą, laikmatis sukasi. Anglijoje laukimo mokestis (waiting time) yra standartinis dalykas. Paprastai pirmą valandą gali būti įskaičiuota, bet vėliau - kas valanda. Biuro persikėlimas į Angliją turi būti sinchronizuotas, kitaip mokėsite už tuos vairuotojų kavos pertraukles.

Kada reikia mokėti?

Daugelis firmų dabar reikalauja 50% avanso, o likusią dalį – prieš išvykstant iš Lietuvos arba atvykus į tikslą. Reikia būti atsargiam su tais, kuria prašo mokėti 100% iš karto, jei nežinote jų reputacijos. Aš visuomet siūlau mokėti dalį, kai krovinys užkrautas ir nufotografuotas, o likutį – kai jau matote, kad dalykai atvyko į Angliją.

Ar verta taupyti rinkdamas pigiausią?

Niekada. Pigiausios paslaugos dažniausiai reiškia, kad tai yra „krovininiai taksiai“, kurie gaben ką nors užpakalyje. Jūsų biuro baldai gali atvykti purvuose, suplyšusiuose dėžėse arba visai neatsižadėję. Biuro persikėlimas į Angliją – tai investicija į verslo stabilumą, geriau sumokėti profesionalams, nei tada gydyti nervus.

Kas dėl draudimo sumos?

Užtikrinkite, kad draudimo suma atitinka jūsų turto vertę. Jei turite technikos už 50 tūkst. eurų, o draudimas užtikrina tik 10 tūkst., tai nėra draudimas. Visada vertės nustatymas daromas pagal tos technikos rinkos vertę (ne pirkimo kainą, o kiek kainotų nusipirkti panašų naudotą). Anglijoje dauguma vagysčių vyksta tiesiog iš sunkvežimių stovėjimo aikštelėse.

Ar galima atšaukti be baudos?

Tai priklauso nuo to, kiek laiko liko. Jei atšaukiate savaitę prieš, dažniausiai grąžina pinigus išskyrus admininstravimo išlaidas. Bet jei vairuotojas jau važiuoja link jūsų biuro – teks mokėti pilną sumą. Nesusitaręs dėl atšaukimo vienas klientas bandė „dingti“, bet mūsų teisininkai greitai juos „surado“.

Smulkmenos, kurios užgriūs galvą vėliau

Ar galima vežti augalus?

Geriau ne. Anglija turi labai griežtas fitosanitarinių kontrolių taisykles. Žemės su augalais negalima vežti be specialių leidimų. Biuro persikėlimas į Angliją dažnai baigiasi tuo, kad jūsų mėgstamas fikusas lieka pasienyje ir yra sunaikintas. Naudingesnis tuos pinigus išleisti naujiams augalams nusipirkti jau Londone.

Kas su vynu (jei turite)?

Jei įmonė turi vyno klubą ar tiesiog reikmenų, tai vėlgi – akcizas. Negalima tiesiog taip vežti 100 butelių be mokesčių, jei tai ne asmeninis kiekis. Nustokite šį ritualą, geriau juos nupirkite ten, jų pilna.

Ar reikia ženklinti dėžes?

Būtina. Ne tik „Biuras“, bet ir koks skyrius, kas viduje. Jei atvykstate į didelį „open space“ biurą, be ženklų vairuotojai dėžes užmes vienoje krūvoje, o tada jūsės laukia savaitės rūšiavimo. Biuro persikėlimas į Angliją tampa daug paprastesnis, kai ant kiekvienos dėžės parašyta „Pirkimų skyrius“ ar „HR“.

Ką daryti su raktų pakabukais?

Niekada nepakuokite raktų nuo spintų ar seifų kartu su tais spintomis. Esu matęs, kaip klientai surinko spintą ir negalėjo jo atidaryti, nes raktai buvo viduje, o nešiojamojo kopija nebuvo padaryta. Padarykite nuotrauką raktų ir laikykite juos pas savininką.

Ar darbuotojai gali važiuoti su krovininiu?

Draudžiama. Tarptautiniame pervežime vairuotojas turi būti vienas arba su keleivių vairuotoju (jei toks reikalaujamas). Darbuotojai negali būti vežami sunkvežimiu be specialaus leidimo, be to, jums tai nereikia. Jie geriau skris lėktuvu ir atvers biurą.

Kas jei dingsta dėžė?

Tai blogiausias scenarijus. Reikia tuoj pat kreiptis į draudimo kompaniją ir policiją. Bet dažniausiai dėžės neįdingsta, o tiesiog nukrypsta į kitą vagoną arba lieka sandėlyje. Biuro persikėlimas į Angliją turi būti dokumentuojamas – kiek dėžių išvyko, kiek atvyko. Skaičiuokite jas įkrovimo ir iškrovimo metu.

Kaip organizuoti darbuotojams?

Leiskite jiems susirinkti asmeninius daiktus patys. Nereikia, kad pervežėjai renka jūsų darbuotojų šeimų nuotraukas ar puodelius. Duokite jiems po dvi-tris dėžes ir pasakykite: „Ką supaksite – tą vežite“. Tai sumažins ginčus dėl sugadintų asmeninių daiktų.

Ar verta kviesti konsultantą?

Jei turite didelį biurą (virš 50 žmonių), tai būtina. Konsultantas padės suorganizuoti IT perkėlimą, tinklus ir baldų išdėstymą. Biuro persikėlimas į Angliją be projekto vadovo – tai tikras chaosas. Aš asmeniškai visada patariu pasamdyti žmogų, kuris tikrai supranta tą procesą, o ne tik logistiką.

Ar gali būti problemų su kalba?

Vairuotojai dažnai kalba lietuviškai arba rusiškai, o Anglijos muitininkai tik angliškai. Jei jūsų vadybininkas nemoka pašnekėti anglų kalbos, gali kilti nesusipratimų. Biuro persikėlimas į Angliją reikalauja komunikacijos, todėl užtikrinkite, kad kas nors iš jūsų komandos gali laisvai kalbėti su vietiniais tarnybomis.

Kas dėl grįžtant tuščio vagono?

Jūsų neįdomu, tai pervežėjo problema. Jie randa „backload“, grįžtantį krovinį, kad padengtų degalų kaštus. Jums nereikia mokėti už grįžimą, nebent tai yra speciali ekspedicija. Nebijokite klausti apie tai, nes kartai kainos skaičiuojamos su „return trip“ įkainiu, kas nėra teisinga.

Išvada

Galiausiai, Biuro persikėlimas į Angliją nėra neįmanomas uždavinys, net jei dabar atrodo, kad taisyklių per daug. Svarbiausia yra nebandyti taupyti ant planavimo ir pasirinkti patikimus partnerius, kurie žino, ką daro. Nors aš ir niekada nesakysiu, kad visas procesas praeis be jokių nerealų ar nedidelių stresų, bet su gera paruošimu jūsų verslas gali veikti be didesnių pertraukų. Pasidarykite gerą planą, pasitikrinkite dokumentus du kartus ir tikėkite savo jausmais – jei įmonė atrodo įtartai, ieškokite kitos. Sėkmės Anglijoje, ten tikrai yra kur vystytis, jei tik pasiekiate ten savo daiktus gyvais.