Biuro perkraustymų planavimas į Angliją išsamiai: maršrutas, dokumentai, kainos ir realūs spąstai

Per daugiau kaip 20 metų tarptautinių pervežimų mačiau visko: biurų, kuriuos pavyko perkelti per vieną naktį, ir tokių, kur serverio laidas buvo dingęs tris dienas. Biuro perkraustymų planavimas į Angliją nėra tik sunkvežimis iš Vilniaus į Londoną. Tai dokumentai, pakavimas, IT, baldai, darbuotojų įpročiai, parkingas, liftai, draudimas ir „o kas, jei..." klausimai. Anglija, ypač Londonas, Manchesteris ar Birmingham, nemėgsta improvizacijos paskutinę minutę. Kartais klientas mano, kad svarbiausia kaina, o po mėnesio paaiškėja, jog svarbiausia buvo prieiga prie krovininio lifto City of London rajone. Čia surašau, kaip tai atrodo gyvai – be gražių brošiūrinių pažadų.

DUK

Biuro perkraustymų planavimas į Angliją: pirmi sprendimai

Ar viskas prasideda nuo sunkvežimio užsakymo?

Ne. Jei kas nors sako „užsakom sunkvežimį ir važiuojam", aš jau klausau, ar jie iš tikrųjų matė biurą. Pirmas darbas yra apžiūra: stalai, kėdės, serverinė, spausdintuvai, archyvas, virtuvė. Tada žiūrime, ar naujos patalpos Anglijoje turi krovininį liftą, loading bay, parkingo leidimą. Tik po to skaičiuojamas transportas. Kitaip gaunasi kaip su šaldytuvu durų anga per siaura.

Kiek laiko reikia skirti normaliam biuro perkėlimui?

Normaliam biurui iki 30 darbo vietų dažniausiai reikia 3–5 savaičių. Jei yra serverinė, saugyklos, archyvas, brangi įranga arba perkraustymas į Londono centrą, dėčiau 6–8 savaites. Per mažai laiko reiškia, kad žmonės pakuojasi naktimis, IT nervinasi, o vadybininkas gauna žinutę penktadienį 18:30. Geriau pradėti anksčiau ir paskutinę savaitę tik tikrinti etiketes. Vėliau taupoma ne pinigais, o nervais.

Kas yra inventarizacija ir kodėl ji ne formalumas?

Inventarizacija yra nuobodus dalykas, kuris gelbsti, kai viskas pradeda griūti. Reikia žinoti, kiek yra stalų, kėdžių, monitorių, dėžių, spintų, lentynų. Be to, svarbu pažymėti, kas vežama atgal į Lietuvą, kas lieka Anglijoje, kas išmetama. Esu matęs, kaip „tik viena spinta" virsta trimis euro palečiais. Todėl inventorius nėra popierizmas, o realus krovinio žemėlapis.

Ar galima perkraustyti biurą į Londoną per savaitgalį?

Įmanoma, bet aš nemėgstu to žodžio, kai kalba eina apie Londoną. Savaitgalis atrodo patogus, tik tada brangesnis darbas, liftų rezervacijos ir saugumo leidimai. City of London, Canary Wharf ar King's Cross pastatai dažnai reikalauja išankstinio time slot. Jei pastatas nedirba savaitgalį, sunkvežimis gali stovėti ir laukti. Taigi taip, galima, bet tik jei viskas suderinta raštu.

Koks biuras yra „per didelis" vienam reisui?

Vienam 12,5 tonos sunkvežimiui dažniausiai telpa apie 70–85 m³, realiai biuro daiktams gal 60–70 m³. Jei turite 40 darbo vietų, daug spausdintuvų, archyvą ir virtuvę, vienas reisas gali nepakakti. Buvo atvejis: 18 stalų atrodė mažai, bet pridėjus kėdes, dėžes ir du spausdintuvus, priekaba buvo pilna iki viršaus. Tada geriau planuoti dalinį sandėliavimą. Ne visada didesnis automobilis išsprendžia problemą.

Biuro perkraustymų planavimas į Angliją: kainos ir pasiūlymas

Kodėl biuro perkėlimo į Angliją kaina šokinėja?

Kaina šokinėja, kai pasiūlymas buvo padarytas nuo nuotraukos, o ne nuo realaus sąrašo. Londono congestion charge, ULEZ, parkingas, keltas, vairuotojo laukimas, liftų rezervacijos – viskas turi savo numerį. Jei po savaitės paaiškėja, kad reikia dviejų vyrų ne keturių, kaina keičiasi. Jei reikia sandėliavimo, irgi. Todėl normalu prašyti, kad pasiūlymas būtų suskaidytas: transportas, darbas, pakavimas, draudimas, papildomi kaštai.

Kiek realiai kainuoja biuro perkėlimas iš Lietuvos į Angliją?

Mažam biurui iki 15 darbo vietų realiai galima matyti nuo 2 500 iki 4 500 eurų, jei nėra didelių keblumų. Vidutiniam biurui su 30–50 vietų dažnai išeina 5 000–9 000 eurų. Londonas, Birmingham ar Manchesteris gali būti brangesni dėl laukimo, leidimų ir aikštelių. Jei reikia IT demontavimo, pakavimo, laikino saugojimo, kaina šoka lengvai. Pigiau nei 1 500 eurų už rimtą tarptautinį biurą man skamba įtartinai.

Kas įeina į sąmatą, o kas lieka „už kadro"?

Į sąmatą turėtų įeiti krovininis transportas, pakrovimas, iškrovimas, apsauginės medžiagos, darbo valandos, dokumentų tvarkymas. Bet „už kadro" dažnai lieka tai, kas neatrodo didelis dalykas: liftui reikia rezervacijos, pastatas dirba tik iki 15 val., vairuotojui reikia DBS arba ID pass. Kartais reikia papildomo rankinio nešiojimo nuo gatvės. Todėl klauskite ne tik „kiek kainuoja", bet „kas tikrai įskaičiuota". Blogos įmonės tai išsiaiškina jau aikštelėje.

Ar verta rinktis pigiausią pervežėją?

Griežtai: pigiausias pasiūlymas biuro perkėlimui į kitą šalį dažnai kainuoja brangiai. Ne todėl, kad visi pigūs blogi, o todėl, kad kai kurie pasiūlymai tiesiog nėra pilni. Vienas pamiršta parkingą, kitas nesiskaičiuoja su muitine, trečias neturi tinkamo draudimo. Po to klientas moka dukart. Aš verčiau renkuosi pervežėją, kuris užduoda nepatogius klausimus, ne tą, kuris sutinka su viskuo per penkias minutes.

Kada mokėti avansą ir ką tikrinti sutartyje?

Avansas normalus, bet jis turi būti pagrįstas sutartimi, ne žinute „perveskit, viskas bus gerai". Reikia matyti įmonės duomenis, draudimą, CMR sąlygas, atsakomybės ribas, apmokėjimo grafiką. Jei prašo visos sumos iš anksto, aš sustoju ir klausiu kodėl. Kai kuriose rinkose taip daroma, bet tarptautiniame perkraustyme tai nėra mano pirmas pasirinkimas. Pinigai turi saugoti abi puses, ne vieną.

Biuro perkraustymų planavimas į Angliją: dokumentai, muitinė ir draudimas

Ar po „Brexit" reikia muitinės deklaracijų?

Po „Brexit" taip, muitinės klausimai atsiranda dažniau, ypač jei vežate įrangą komerciniam naudojimui. Reikia tiksliai žinoti, kas vežama, kiek tai verta, ar grįš atgal. Ne visada esu 100% tikras dėl smulkių kategorijų, todėl tokius dalykus tikrinu su brokeriu. (Pataisau: ne visada paties krovinio, kartais tik jo vertės ir paskirties.) Svarbiausia neturėti dėžių be aprašymo. Muitinė nemėgsta frazės „office stuff".

Kokius dokumentus reikia paruošti biurui, kuriam reikia grįžti į Lietuvą?

Jei biurą reikia grąžinti į Lietuvą, reikėtų fiksuoti, kas išvežama laikinai, kas parduodama, kas nurašoma. Reikia sąrašo su serijos numeriais kompiuteriams, monitoriams, telefonams, serveriams. Verta turėti pirkimo dokumentus arba bent jau turto registrą. Be to, jei darbuotojai vežasi asmeninius daiktus, jų sąrašas turi būti atskiras. Kitaip vėliau sunku įrodyti, ar tai komercinis turtas, ar ne.

Ar kompiuteriai, serveriai ir telefonai turi specialias taisykles?

Taip, IT įranga yra ta vieta, kur pradeda lįsti velnias. Serveriai, NAS, firewall, UPS baterijos, telefonų centrai – ne visi daiktai mėgsta purtymą ir temperatūros pokyčius. UPS baterijos kartais turi papildomų transportavimo apribojimų, ypač oro transportui, bet kelyje vis tiek reikia jas deklaruoti sąžiningai. Prieš kraunant reikia backupo, nuotraukų, laidų žymėjimo. Jei kas nors sako „atjunkite viską patys", aš nerimauju.

Ar draudimas dengia viską, jei baldai subraižyti?

Ne, draudimas nedengia visko automatiškai. Dažniausiai yra bazinė atsakomybė pagal svorį ir atskiras krovinio draudimas pagal deklaruotą vertę. Jei stalas subraižytas, bet nebuvo aprašytas prieš vežimą, ginčas gali būti bjaurus. Todėl prieš pakrovimą reikia nuotraukų, sąrašo ir pastabų apie jau esamus įbrėžimus. Jei norite mažiau ginčų, grįžkite prie dokumentų ir draudimo prieš pasirašydami. Draudimas nėra stebuklingas mygtukas.

Ką daryti, jei dokumentuose yra klaidų?

Jei dokumentuose randama klaida, reikia ją taisyti prieš išvykimą, ne kelyje prie Doverio. Net smulkus netikslumas, pavyzdžiui, klaidinga vertė ar HS code, gali sustabdyti procesą. Geriausia turėti vieną atsakingą žmogų iš kliento pusės, kuris gali patvirtinti pakeitimus. Vairuotojas negali iš galvos sugalvoti, kas yra dėžėje numeris 47. Tai skamba akivaizdžiai, bet taip nutinka, kai visi skuba.

Pakavimas, baldai ir IT: kur dažniausiai lūžta

Kaip biuro perkraustymų planavimas į Angliją susijęs su pakavimu?

Labai tiesiogiai. Blogas pakavimas sugadina net gerą logistiką, nes dėžės atsidaro, etiketės nukrenta, o naujame biure niekas nieko neranda. Darbo vietų dėžes žymėkite ne tik numeriais, bet ir skyriumi: finance-04, sales-12. Monitorius, klaviatūras, peles geriausia rinkti rinkiniais, ne į bendrą krūvą. IT spintai reikia specialių dėžių ir žymėjimo. Čia taupymas ant plėvelės greitai tampa brangus.

Kaip pakrauti serverius ir IT įrangą?

Serverius geriausia demontuoti IT specialistams, o ne vyrams, kurie „matė panašų dalyką". Reikia išjungimo plano, atsarginių kopijų, nuotraukų prieš atjungiant laidus, antistatinio pakavimo. Jei serveris važiuoja originalioje dėžėje, puiku. Jei ne, reikia konstrukcijos, kuri neleistų jam judėti priekaboje. Aš visada prašau kliento patvirtinti, kad duomenys saugūs prieš fizinį perkėlimą. Technika gali atvažiuoti sveika, bet duomenys – jau ne.

Ar galima vežti kavos aparatus, šaldytuvus ir virtuvės techniką?

Kavos aparatus, šaldytuvus, mikrobangas ir vandens filtrus galima vežti, tik jie turi būti išvalyti ir sausai paruošti. Beje, kava – atskira drama, bet ne apie ją. Virtuvės technika dažnai pamirštama sąmatoje, o paskui paaiškėja, kad reikia papildomos dėžės ar paletės. Jei aparatas nuomotas, reikia patikrinti sutartį. Kartais geriau palikti jį senose patalpose, nei vežti seną, sunkų daiktą už papildomus pinigus.

Ką daryti su augalais, dokumentais ir asmeninėmis darbuotojų prekėmis?

Augalai į Angliją gali turėti augalų sveikatos reikalavimų, todėl čia reikia atskirai pasitikrinti. Dokumentus, ypač archyvus, vežčiau tik suskirstytus ir sunumeruotus. Asmeninius darbuotojų daiktus atskirčiau nuo įmonės turto, nes vėliau kyla klausimų, kas ką prarado. Jei darbuotojas nori vežtis savo kėdę, tegul būna sąraše. Skamba smulkmena, bet perkraustymo dieną smulkmenos tampa dideliais ginčais.

Kodėl dėžės turi būti numeruotos protingai, ne tik „1, 2, 3"?

Numeracija „1, 2, 3" veikia tik tada, kai viską atidarinėjate toje pačioje eilės tvarka. Biure tai retai taip būna. Geriau žymėti: London-office-floor2-finance-box07. Ant kiekvienos dėžės turi būti turinys, skyrius, nauja vieta ir prioritetas. IT dėžės, dokumentai ir vadovų stalai turėtų būti „first off". Paskui mažiau klausimų, kas išvežė spausdintuvo tonerius.

Ar reikalingas pakrovimas liftu ar kranu?

Kranas ar liftas priklauso nuo pastato. Senas biuras be krovininio lifto gali kainuoti daugiau nei pats transportas, nes viskas nešama rankomis per laiptus. Jei turite sunkių spintų, serverių ar masyvių stalų, reikia įvertinti kėlimo angas. Kartais paprastas klarnas išgelbsti dieną, kartais jis tik sugadina fasadą, jei nebuvo leidimo. Todėl apžiūra vietoje nėra kaprizas. Tai pinigų ir nervų kontrolė.

Biuro perkraustymų planavimas į Angliją: maršrutas, laikas ir aikštelės

Kodėl biuro perkraustymų planavimas į Angliją trunka ilgiau nei atrodo?

Iš Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos iki Londono realiai reikia planuoti 2–4 dienas, priklausomai nuo kelto, eismo ir vairuotojų darbo laiko. Į Birmingham ar Manchesterį kartais trunka panašiai, nes kelias per Doverį ir M25 gali suvalgyti laiką. Jei kraunate penktadienį, savaitgalio eismas prie Calais ar Doverio gali viską pastumti. Į šiaurę, pavyzdžiui, Leeds ar Newcastle, dar pridėkite valandų. Todėl „rytoj jau būsim" dažniausiai yra gražus, bet pavojingas pažadas.

Kur geriau kirsti sieną: Doveris, Folkestone'as ar kitas maršrutas?

Ne visada geriau. Doveris patogus, bet ten eismo spūstys gali būti bjaurios. Folkestone'as per Eurotunnel dažnai greitesnis, jei laikas sutampa, tik bilietas gali kainuoti kitaip. Dar verta žiūrėti Zeebrugge arba Rotterdamą, ypač kai maršrutas eina į Midlands ar šiaurę. Keltas nėra tik transportas, tai laiko langas. Jei praleidote rezervaciją, kitas laivas gali būti ne po valandos, o gerokai vėliau.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja dėl eismo Calais?

Tuomet įvyksta tai, ką aš vadinu „laukimo mokesčiu". Vairuotojas atvyksta, bet iškrauti negali, nes liftas neužsakytas arba pastato apsauga neatidarė durų. Londono centre laukimas gali kainuoti £50–£120 per valandą, kartais daugiau. Todėl prieš atvykimą reikia patvirtinti contact person, time slot, PPE reikalavimus, kur stovės sunkvežimis. Jei kas nors sako „kažkaip susitvarkysim", aš prašau to „kažkaip" raštu.

Ar galima derinti perkraustymą su biuro renovacija?

Įmanoma, bet rizikinga. Renovacija dažnai vėluoja, o biuro perkraustymas turi tikslų datą. Geriausia daryti etapais: pirmiausia IT ir dokumentai, po to baldai, galiausiai smulkmenos. Jei naujose patalpose dar nėra elektros, kompiuterių nejungsite, o be interneto verslas stovi. Reikia plano B: laikinas biuras, sandėlis arba dalinis iškrovimas. Gražu planuoti viską viena diena, realybėje tai retai pavyksta švariai.

Biuro perkraustymų planavimas į Angliją: realios situacijos, kur viskas neišeina pagal planą

Kaip elgtis, kai naujose patalpose dar nėra elektros?

Pirmiausia sustabdyti paniką ir patikrinti, ar naujose patalpose tikrai nėra elektros, ar tik nėra jūsų lizdų. Būna, kad saugikliai išmušti arba reikia pastato administratoriaus kodo. Jei elektros tikrai nėra, IT įrangos nejungti chaotiškai. Geriau iškrauti baldus ir dėžes, palaukti elektrikų, o svarbiausius dokumentus laikinai išvežti į saugią vietą. Mokėti vairuotojams už laukimą be plano nėra strategija.

Kaip tvarkytis, kai darbuotojai atneša per daug asmeninių daiktų?

Darbuotojai visada atsineša daugiau, nei sakė. Puodeliai, pagalvės, augaliukai, senos dėžės po stalais – viskas staiga tampa „labai svarbu". Reikia nustatyti taisyklę: asmeniniai daiktai į vieną dėžę, etiketė su vardu, ribotas svoris. Jei kas nors veža savo seną monitorių, jis turi būti sąraše. Be tvarkos perkraustymo dieną prasideda diskusijos, kas kam priklausė. Tai nėra malonu, bet būtina.

Išvada

Jei reikėtų sutrumpinti: biuro perkraustymų planavimas į Angliją yra 70 % pasiruošimo, 20 % komunikacijos ir 10 % laimės, kai vairuotojas randa vietą iškrauti. Nepasitikėkite pažadais be detalių sąmatos, neišsiųskite IT įrangos be atsarginių kopijų ir nepalikite dokumentų paskutinei dienai. Gera perkraustymo komanda ne tik veža dėžes, bet ir sako, kur gali užstrigti. Tada bent jau žinosite, ką gelbėti pirmiausia.