Biuro perkraustymo vadovas: visa tiesa apie biuro perkraustymą į Londoną

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Londoną niekada nesvyruoja tiesiai. Vieniems tai lyg paprasta kelionė į kitą miestą, kitiems – tikras košmaras su dėžėmis ir muitinės pareigūnais, kurie mėgsta kasti kitą vairuotoją. Po "Brexit" viskas tapo dar įdomesnė, brangesnė ir, žinoma, sudėtingesnė. Čia nėra jokių idealų, o mano užduotis – parodyti, kaip tai atrodo iš vidaus, be tų visų gražių paveikslėlių iš reklamų. Susirinksime dėžes, susiruosime dokumentus ir išvengsime keletą bėdų, kurias, žinia, pats mačiau ne kartą.

Kainos ir pinigai (Kodėl viskas taip brangu?)

O kiek tas važiavas tikrai kainuos?

Žiūrėk, čia ne tokia paprasta kaip su taksi. Biuro perkraustymas į Londoną dažnai prasideda nuo 2–3 tūkstančių eurų, jei turim nedidelį "start-up'ą" ir keletą stalų. Bet jei ten tūkstančiai kvadratinių metrų... tuomet skaičiuokime dešimtis tūkstančių. Kainą lemia ne tik atstumas, bet ir degalai (kurie, žinau, dabar kažkiek brangsta), keltų mokestis, o taip pat darbo rankos Londone. Anglai nemoka pigiai, todėl ten reikės samdyti vietinę komandą iškrovimui, kitaip tiesiog neišeis finansuoti.

Ar kaina pasikeis važiuojant?

Vakar galiu pasakyti vieną, rytoj – kitą. Degalų kaina šuoliuoja, o Didžiojoje Britanijoje mokesčiai už įvažiavimą į miestą (tą "Congestion Charge") gali padidėti bet kada. Taip pat, jei planuojame važiuoti per Kalėdas ar Naujuosius, keltai gali būti perpildyti, o tai reiškia brangesnius bilietus. Geriau sudaryti fiksuotą kainos sutartį, kad nenukentėtum nuo mano ar vadybininko nuotaikų svyravimų. (Nors kartais ir mes uždedame antkainį, jei žiūri, kad rizika didelė).

Kas vyksta su nuolaidomis, jei važiuojam abiem kryptimis?

Daug kas klausia, ar galima gauti nuolaidą, jei grįžtu tuščia? Žinoma, kad galima, bet čia ne tiek paprasta su biuro perkraustymu į Londoną, nes ten dažniausiai reikia konkrečios technikos. Jei turiu kas nors parvežti atgal iš JK (pvz., vyną ar mašinas), galiu padaryti nuolaidą 10–15 proc. Bet tikrai ne 50 proc., kaip kai kas svajoja. Sunkvežimis negali važiuoti "už benzino", jis turi užsidirbti.

Ką daryti, jei biudžietas per mažas?

Tada turime eikloti. Galima atsisakyti pakavimo paslaugų ir viską supakuoti patys darbuotojais (tik pasitikėkite, kad jie gerai užklijuos dėžęs, nes aš mačiau, kaip iškrenta monitoriai). Galima važiuoti ne tiesiai į Londono centrą, o į Sandridge ar kitą sandėlį už miesto, kur pigiau. Tačiau tada teks dar mokėti už pristatymą mieste. Tai kaip su ekonomine klasės lėktuvu – nupirki bilietą, bet ką tikėtis gero maisto?

Ar verta drausti viską visa?

Kartais klijentai sako: "O, mums nieko nereikia, mes patys saugūs". Žiūriu, o paskui vėliau telefonas skamba: "Vairuotojas užlipo į paviršių ir subyrėjo serveris". Draudimas čia būtinas dalykas, ypač kai kalbame apie brangią IT įrangą. Biuro perkraustymas į Londoną be draudimo yra lošimas kazino. Draudimas paprastai kainuoja apie 2–3 proc. nuo visos vežamos turto vertės, tai ne tiek daug, lyginant su prarastu serveriu.

Kodėl kai kurios firmos imasi pigiau?

Galvojate, kad aš kainuoju brangiai? O žiūrėkite į tą "pigųjį" variantą. Jie gali vairuoti senais, sprogstančiais sunkvežimiais, o vairuotojai gali nežinoti angliškai. Viena kartą mačiau, kaip tokia firma "paguldė" visą biurą tiesiai ant kelio dėl padangų problemų. Pigu – tikrai ne visada kokybiška. Geriau sumokėti šimtą eurų daugiau ir gauti garantą, kad tavo dėžės atvyks saugiai.

Dokumentai, muitinė ir t.t. (Kas po Brekšito dabar?)

Ar reikia EORI numerio?

Be abejo. Nuo kai Jungtinė Karalystė pasitraukė iš ES, be EORI numerio čia niekas nejudės. Tas numeris reikalingas muitinės deklaravimui. Jei jo neturite, gausite baudą arba vairuotojas liks sienose (ir tai ne vieną valandą). Dabar biuro perkraustymas į Londoną reikalauja, kad ir siuntėjas, ir gavėjas turėtų savo kodus. Užtruukta dieną jį gauti, tai geriau susitvarkykite iš anksto, o ne paskutinę sekundę.

Kas dėl PVM mokesčio?

Čia dažnai painiojuosi, bet stengiuosi sekti naujienas. Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir vežate savo turtą į savo filialą Londone, dažnai galima taikyti nulinį PVM tarifą (intra-community supply). Bet tam reikia užpildyti daugybę popierių. Jei tik perkeliate biurą be juridinio ryšio... gali tekti mokėti JK PVM (ką dabar yra 20%). (Na, bent jau taip buvo praėjusį mėnesį, tikrinti reikia su buhaltere).

Ką daryti, jei sustabdo muitinė?

Nepanikuoti. Tai nutinka dažniau, nei galvoju. Kartais tai tik formalumas – patikrinti, ar nevežate narkotikų (kaip kasnors bandė man įmesti į dėžę su popieriais). Kartais reikia papildomai apmokėti importinius mokesčius, jei technika yra nauja. Jei viską deklaravote teisingai, tai tiesiog laukimas. Vieną kartą laikia mus 12 valandų, nes vairuotojas neturėjo vertimo į anglų k. (Kodėl jis neverteino? Nežinau, klauskit jo).

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmenimis?

Hmm, tai klausimas įdomus. Oficialiai – ne, jei tai nėra prekybinis inventorius. Jei į dėžę užmesite keletą butelių šampano "darbuotojams", tai gal praeis, jei muitininkas bus geranoriškas. Bet jei jis rys tūkstančius eurų vertės vyną... tuomet gausite didelę baudą ir konfiskaciją. Geriau to nedaryti, biuro perkraustymas į Londoną nėra turistinis kelionė.

Ar reikia sąrašo su visais daiktais?

Taip, būtinai. Muitinė mėgsta tikslumą. Negalima rašyti "biuro reikmenys". Reikia rašyti: "3 stalai, 5 kėdžių, 2 kompiuteriai Dell XPS...". Kiekvienas daiktas turi turėti apytikslę vertę. Be šio "Packing List" vairuotojas gali būti nukreiptas atgal. Tai vienas svarbiausių dokumentų.

Kas vyksta su duomenimis?

Kai kalbame apie IT, čia ne tik fizinis pervežimas. Jei turite duomenų serveryje, reikia įsitikrinti, kad juos perkėlus į JK, tenkinote "GDPR" reikalavimus. Aš nesu teisininkas, bet girdėjau, kad dabar yra daugiau kontrolės. Fiziškai serverius vežti lengva, bet duomenų saugumas – tai jūsų galva.

Ar reikia atlikti sanitarinę kontrolę?

Jei vežate augalus ar maisto produktus į savo mažąjį virtuvėlę biure – taip. Jungtinė Karalystė labai griežta dėl mėsos ir vaisių. Viena klientė bandė vežti kumpių rinkinį komandai, ir juos konfiskavo. Jei tik stalai ir kompiuteriai – sanitarinė kontrolė jums nebus reikalinga.

Vairavimas Londone (Kaip neišprogti nuo suoliukų?)

Kur ten galima parkuoti sunkvežimį?

Oi, čia yra didžiausias galvos skausmas. Londonas – miestas, kur sukurtas tiems, kas važinėja dviračiais, ne 18 tonų monstrais. Reikia gauti specialų leidimą (suspension of parking bay) iš miesto savivaldybės. Tai užtrunka kelias savaites ir kainuoja. Jei tiesiog sustosite ant "Red Route" (raudonos linijos), gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei mano alkoholio užkandinė.

Kas tas ULEZ?

Ultra Low Emission Zone. Jei jūsų sunkvežimis neatsitinka standartų (Euro 6), teks mokėti didelį mokestį kas dieną už važiavimą mieste. Dabar tas zoną išplėtė visam Londonui. Naudojame tik naujus sunkvežimus, kad išvengtume šito kosmaro, kitaip biuro perkraustymas į Londoną tampa nebe pelningas.

Ar vairuotojai moka angliškai?

Mano komandoje – taip. Bet jei pasamdysite ką nors pigiau iš rytų... gali būti problemų su vietine policija. Vienas mano pažįstamas vairuotojas negalėjo paaiškinti pareigūnui, kodėl stojo ant dviračių takelo. Reikia žinoti bent pagrindinius žodžius, arba su savimi turėti vertėją telefone.

O kas jei negaliu patekti į gatvę?

Tai nutinka dažnai. Londono senamiestyje gatvės tokios siauros, kad sunkvežimiui tenka tiesiog sustoti ir viską nešioti rankomis 200 metrų. (Kartais net sunkvežimio veidrodis įslysta į istorinį pastato langą, o tai... brangu). Prieš važiuodamą patikrinu "Google Street View", bet kasdien pasikeisti negali.

Ar galima važiuoti naktį?

Teoriškai taip, naktinis režimas leidžia išvengti spūsčių. Bet Londonas naktimis nėra tuščias, dar ir dirbančiųjų ribos. Be to, jei norite iškrauti biurą naktį, gali būti problemų dėl triukšmo. Kaimynai skambins policiją greičiau nei spėsite iškrauti pirmą dėžę. Geriau derintis su dalykais dienos metu.

Ką daryti su "Congestion Charge"?

Tai mokestis už važiavimą į centro zoną. Dabar jis 15 svarų per dieną (kiek dabar? gali būti padidėjęs). Reikia užregistruoti transporto priemonę internetu iki vidurnakčio tos dienos, kai važiuojate. Jei ne – bauda 160 svarų. Tai ne smulkmena.

Technika, dėžės ir sugadinimai (Ką tikrai daryti negalima)

Kaip supakuoti serverį?

Serverį negali tiesiog įmesti į dėžę su senais laikraščiais. Jis turi būti specialioje transportinėje dėžėje (flight case), kuri amortizuoja smūgius. Prieš išjungiant būtinai reikia padaryti "backup", o kabelius pažymėti spalvomis. Vieną kartą klientas išjungė serverį, o kai įjungė Londone – jis nebeužsileido. Buvo liūdna.

Ar galima pervežti augalus biure?

Galima, bet tai labai sudėtinga. Turi būti fitosanitarinis pažymėjimas, o augalai turi būti švari (be dirvožemio gabalų, jei tai galima). Dažniau patariu tiesiog nusipirkti naujus augalus Londone, nes jų pervežimas kainuoja brangiau nei patys augalai.

Ką daryti su "confidential" dėžėmis?

Slapti dokumentai turi būti supakuoti į užrakstomas dėžes, o raktas turi būti pas vadybininką, ne vairuotoją. Nekalbėkime apie tą kartą, kai vairuotojas pamiršo atidaryti sunkvežimį, o raktas gulėjo jo kišenėje... (keista situacija, bet buvo). Saugumas – pirmiausia.

Ar reikia išardyti stalus?

Didžiąją dalį – taip. Tai taupo vietą sunkvežimyje ir sumažina sugadinimo riziką. Jei stalas yra iš "IKEA" tipo plokštės, jį būtina išardyti, nes pakydžius jis gali lūžti. O jei tai masyvus ąžuolinis stalas – gali tekti jį nešioti kaip yra, jei neįeina pro duris.

Kiek dėžių reikės?

Vidutiniškai vienam darbuotojui reikia apie 5–10 dėžių, priklausomai nuo to, kaip jis mėgsta kaupti šiukšles. (Žinau, kai kurie turi po dešimt metų senų popierių stalčiukuose). Geriau paimti dėžių su perverčiu, nes jos stipresnės. Paprastos "kiauros" dėžės tiesiog sugrus po svorio.

Kas nutinka monitoriams?

Monitoriai yra labai trapūs, ypaq dideliems. Juos reikia apvynioti burbulo plėvele bent tris kartus ir uždėti į specialias korteles. Negalima jų statyti ant šono arba uždėti vieną ant kito be tarpinės. Žiūrėk, jei paveži 30 monitorių ir vienas sužalojamas – tai jau nuostolis.

Ar galiu važiuoti su savo dėžėmis?

Kartais klausia, ar galima prisidėti prie vairuotojo keleiviu. Teoriškai neleidžiame dėl draudimo, bet jei tai įmonės vadovas ir sėdi šalia, mes dažnai užmerkiame akį. (Bet tik jei nes trukdo vairuoti). Tiesiog žiūrėkite, kad nebūtų daugiau žmonių nei vietų.

Išvada

Na, štai ir visa tiesa apie tai, kas laukia, kai planuojate biuro perkraustymas į Londoną. Tai nėra paprasta kelionė į pietus, o rimtas logistikos ir organizacijos iššūkis, kur gali klysti net tie, kas dirba šitą darbą 20 metų. Svarbiausia – nebijoti klausti, nebijoti reikalauti garantijų ir viską užrašinėti. Jei kas nors pasako, kad "viskas bus gerai be dokumentų" – bėkite tolyn. Pasiruoškite kantrybei, sužinokite savo EORI kodą ir gerkite daug kavos, nes tai bus ilga diena. Sėkmės Londone, ten tikrai įdomu, bet su logistika reikia būti atsargiam.