Biuro perkraustymo sprendimai į Angliją su efektyviu planu: vadovas, kurio nerasite vadovėliuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo dviem kaušomis pervežtų biurų iki milžiniškų korporacijų, kurios nespėja susitvarkyti su dokumentais. Tiesa, po „Brexit“ viskas pasidarė sudėtingiau, nei buvo anksčiau, bet jei turite tinkamą strategiją, išvengti galvos skausmo įmanoma. Dauguma vadovų galvoja, kad tiesiog iškviečia vairuotoją, viskas nutuštinama ir važiuoja, bet realybėje be galo daugiau smulkmenų, kurios gali viską sustabdyti sienos užkardžiuose. Gerai sudarytas biuro perkraustymo sprendimai į Angliją su efektyviu planu yra tas dalykas, kurio dažnai trūksta, o tada kainuoja dvigubai. Čia ne tik apie baldus, tai apie tavo nervus.

Bendrai apie pasiruošimą ir galvos skausmą

Kada pradėti galvoti apie biuro perkraustymo sprendimus į Angliją su efektyviu planu?

Niekada nėra per anksti, bet realiausia pradėti mažiausiai prieš mėnesį, o jei didelis įmonė, tai dar anksčiau. Maždaug prieš 4-6 savaites reikia pradėti derėtis su vežėjais, nes geros vietos keltuose arba traukiniuose išejo kaip šilti bandelei. Jei laukai iki paskutinės minutės, gali tekti mokėti už skubą, o kainos tada būna kosmiškos. Geriau susirąsti brėžinį, ką vežiame, ir nedelioti, nes vėliau visada kažko pamiršti.

Ar galima tiesiog padėti dėžės ir važiuoti?

Teoriškai galima, bet praktiškai tai nuoširdžiai nepatariu, jei turi įrangą, kurios negali sumesti į paprastą „VW Transporter“. Turiu omenyje tuos atvejus, kai klientai sako: „Va, mes viską susipakavome, vos tilpo“, o paskui paaiškėja, kad jie padarė piramidę iš monitorių be jokios fiksacijos. Vairuotojas vienas su tokia „puzzle“ nebus, jam reikia pagalbininko arba mūsų komandos, kuri viską užfiksuoja ir užklijuoja, kad niekas nenulūžtų kelyje.

Ką daryti su senais dokumentais?

Nu, jei tai nesena istorija, vežk, jei tai 1990 metų ataskaitos popieriaus formate – geriau sudegink čia, Lietuvoje. Nešioti per jūrą tonas popieriaus, kurį galima nuskaityti ir išsaugoti debesyje, yra tiesiog pinigų švaistymas. Anksčiau taip darydavo visi, bet dabar, kai kaina už kilogramą skamba kaip prabangus restoranas, tai nėra logiška. Pasakyk man tiesiai – ar kas nors tų dėžių atvers? Jei ne, išmesk.

Ar darbuotojai gali vežti savus asmeninius daiktus?

Tai gana delicatiškas klausimas. Oficialiai, kai mes vežame įmonės turtą, tai turi būti įmonės turtas, o ne Jono stalčiuje esanti sena keptuvė. Tačiau realybėje žmonės visada įmeta savo daiktų, ypač jei persikrausto visiškai. Jei tai kelios smulkmenos, vairuotojas tikriausiai akies užverks, bet jei tai bus didelės dėžės su asmeniniais rūbais, gali kilti problemų su muitine (arba draudimu, jei kas dingsta). Geriau sudaryti sąrašą ir nešioti atskirai.

Kaip suskaičiuoti tūrį, kad neapsigauti?

Sunku be matavimo, tačiau patarimas – žiūrėk ne į baldus, o į grindų plotą, kurį jie užima. Dažnai klientai sako: „Turime penkis stalus“, o pamiršta, kad po tais stalais yra didžiulės spintos, pripildytos failų (tų pačių senų). Aš mačiau atvejį, kai 20 kvadratinių metrų biuras įsidėjo į 40 kubinių metr� sunkvežimį, todėl nepasitikėk savo jausmu, geriau paskambink man arba ekspertui, kad nueitų ir pažiūrėtų.

Dokumentai, muitinė ir Brexit "pavojai"

Ar reikalingas EORI kodas?

Žinai, tai dabar būtina kaip oras, jei veži prekes tarp ES ir JK. Be EORI kodo joks vairuotojas nepraeis sienos, dokumentai tiesiog bus atmesti. Reikia užregistruoti įmonę Lietuvoje arba Anglijoje (priklauso nuo to, kur kas mudu registruoti), tai daroma elektroniniu būdu ir trunka kelias dienas. Nepamiršk to padaryti, kitaip sunkvežimis stovės pasienyje ir laikas bus skaičiuojamas valandomis.

Kas tas EX.A deklaracija ir ar tai mums aktualu?

EX.A tai tiek išvežimo, tiek įvežimo procedūra, kai leidžiama judėti prekėms be mokesčių (kai jos nėra parduodamos). Tavuo atveju, kai perkraustai biurą į Angliją, tai tikriausiai yra perkėlimas, taigi EX.A yra būtinas, kadangi Anglija jau ne ES. Tai nereiškia, kad tu moki muytin, tai tik formalaus pranešimo apie prekių judėjimą formą. Dokumentus užpildo tarpininkas (brokeris), o tave laukia tik pasirašymas ir laukimas.

Kas bus, jei pamiršiu dokumentus arba jie bus neteisingi?

Tiesiog sunkvežimis nebus įleistas į Britų salą, tiek ir taip. Vairuotojas turės sugrįžti atgal arba stovėti tol, kol bus ištaisyta klaida. Esu matęs, kai viena raide blogai padirbta dokumente sustabdė visą konvojų užkardoje. Tai kainuoja pinigus (vairuotojo laikas, stovėjimo mokestis) ir nervus. Patikrink viską tris kartus prieš išvykstant.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jeigu tu tiesiog perkeli savo biuro turtą iš vienos įmonės filialo į kitą (t.y. tasavinis įmonės turtas), tai PVM mokėti nereikia, tačiau tai įrodyti reikia dokumentais (transfer of goods). Jeigu tu parduodi turtą Anglijos klientui arba atiduodi be atlyginimo, tada gali būti apmokestinama. Čia geriau pasikalbėti su buhalteriu, nes aš esu vadybininkas, ne mokesčių specialistas (ir nepykite, jei šiek tiek klystu su terminais).

Ar galiu vežti kompiuterius ir įrangą be problemų?

Galima, bet turi būti tikslus inventoriaus sąrašas su serijiniais numeriais (jei yra). Anglijos muitininkai mėgsta stabdyti kompiuterinius keitus, nes ten dažnai būna vartotojiškų prekių arba daugiau, nei deklaruoja. Jei veži 50 nešiojamųjų kompiuterių, būk pasiruošęs paaiškinti, kodėl tiek daug ir kieno jie. Jei viskas tvarkingai su inventoriumi – eis kaip per sviestą.

Kelias, vairuotojai ir Anglijos specifika

Kiek laiko užtruks važiuoti iki Londono ar Mančesterio?

Paprastai sakydavau „tris dienas“, bet dabar su visais tais patikrinimais... (kiekvieną kartą vis kinta). Tai dabar yra apie 4-5 dienas, jei viskas būna lygiai. Reikia įskaičiuoti laukimą jūrų perėjimo (Kelias arba Eurotunelis), kuris gali užtrukti valandą dėl bangų ar vėjo. Neskubėk planuoti įmonės darbo pirmą dieną atvykus, geriau palik dieną atsargas.

Ar mums reikia vairuotojo pagalbininko iššokimui?

Jei turi liftą abiejuose pusėse, tai gali ir neužtekti, bet jei Anglijoje reikia nešti per laiptus antrame aukšte – vienas vairuotojas tiesiog fiziškai nenukels kanapos su serveriu. Geriau iš karto paprašyti „du vairuotojai“ arba „krovinio komanda“, kad nebūtų siurprizo, kai vairuotojas atsisako kelti sunkius daiktus dėl nugaros saugumo taisyklių.

Kas daryti, jei sugenda sunkvežimis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes kviečiame pagalbą iš artimiausios autoserviso paslaugų Anglijoje. Jei krovinys skubus, gali tekti perkrauti į kitą sunkvežimį, o tai kainuoja kaip nulis. Geriau pasirinkti firmą, kuri turi patikimą parką ir nebebaigiantis techninį apžiūrą seni vilkikai, kad taip nebūtų.

Ar leidžiama važiuoti į Londono centrą sunkvežimiu?

O čia yra didžiausia lavina daugeliui. Londonas turi Ultra Low Emission Zone (ULEZ) ir daug vietų, kur sunkvežimiai draudžiami be specialių leidimų. Jei tavo biuras yra Soho rajone, sunkvežimis ten tiesiog neišvažiuoja legaliai. Reikės mažesnės transporto priemonės (7.5t) arba perkrovimo stotyje prie miesto ribų. Tai tas dalykas, kurį dažnai pamirštama planuoti.

Kur bus maudytis ir pailsėti vairuotojui?

Jei tai ne „Just Eat“ mašina, kuri važinėja po miestą, tai ilgų nuotolių vairuotojai turi poilsio laiką taisyklių. Jie privalo sustoti ir miegoti mašinoje arba viešbutyje. Planuok perkraustymą taip, kad vairuotojas neatvyktų į centrą ryte, kai jau turi būti poilsio. Angliškai (na, tarkime europietiškai) poilsio laikas yra griežtai kontroliuojamas tachografu.

Biuro perkraustymo sprendimai į Angliją su efektyviu planu ir technika

Kaip saugiai vežti serverius ir jautrią įrangą?

Serveriai turi būti išjungti (ne miego režime!), surakinti specialiuose rėmuose ir, svarbiausia, – uždrausti juos judinti kelyje. Turiu omenyje, kad vairuotojas gali tiesiog nutraukti juostas ir uždaryti atgal, jei reikia pasiekti kąką už šio. Užrakinkite visus spintelius su kabeliais, kitaip atvykus gausit vieną didelį „spageči“.

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš išvykstant?

Idealiai – taip. Didelės spintos, stalo kojos, viskas, kas gali išsiskirstyti, turi būti atskirta. Ne tik dėl vietos, bet dėl to, kad suręžtas stalas gali lūžti nuo vibracijos. Jei neturite savo meistrų, mūsų komanda tai daro, tik nepamirškite pasakyti apie tai ankščiau, o ne kai sunkvežimis jau stovi kieme.

Ką daryti su baldų įbrėžimais, kurie atsirado pervežimo metu?

Tai liudija, kad krovinys nebuvo užfiksuotas. Užfiksuokime reiškia – nešluota ir plastikiniai aptepimai. Jei atvykus pastebi įbrėžimą, kurio nebuvo, ir turi draudimą, rašyk įvykio aktą vairuotojui vietoje. Jei pasirašai pirkimo-skyrimo aktą be pastabų, vėliau įrodyti, kad tai nutiko kelyje, bus beveik neįmanoma.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas, pvz., valymo priemones?

Tikrai ne kaip įprastą siuntą. Chemija, dažai, aerozoliai – tai yra pavojingos medžiagos (ADR). Joms reikalingi specialūs konteineriai ir leidimai. Daugelis biurų tiesiog palieka senas priemones čia ir nusiperka naujas Anglijoje, nes vežti butelių su chloru per jūrą yra per brangu ir per daug galvos skausmo su dokumentais.

Kaip užrakinti sunkvežimį, jei jis stovi miegoti?

Standartiniai spynų mechanizmai, bet patariau papildomai įsigyti GPS sekimo sistemą su galimybe nutraukti degalų tiekimą (jei toks dalykas įmanomas legaliai). Anglijoje, kaip ir visur, yra „gentvorių“, kurie stebi sunkvežimus. Nežinau, ar Lietuvoje dar taip yra, bet ten reikia būti atsargiam, kad naktį neišvežtų viso turto.

Pinigai, kainos ir realybė

Kodėl kainos skiriasi taip smarkiai tarp firmų?

Vienos firmos vežia sausia vidury, kitos duoda pilną draudimą, kelių vairuotojus ir atsakingą sandėliavimą. Pigiausios paslaugos dažnai yra tie „vilkikai“, kurie veža ką užsigeidžia ir tavo biuro stalas gali stovėti po trapių dėžių su ledais. Biuro perkraustymo sprendimai į Angliją su efektyviu planu negali būti pigūs, jei nori, kad viskas atvyktų gyva.

Ką daryti, jei prisižadau pigiau, nei reali kaina?

Tada arba prarasi pinigus, arba teks atsisakyti dalies paslaugų (pvz., nenešti į darbo patalpas, bet tik iki išėjimo). Nekalbk kainų be žinojimo tikslaus krovinio svorio. Mažai kas pasakoja, kad svarbi ne tik kaina, bet ir mokėjimo sąlygos – kai kurios reikalauja 100% išanksto, tai gali sulaužyti kasos srautą.

Ar galima apmokėti atvykus (per valiutą)?

Daugelis lietuviškų firmų sutinka imti dalį pinigų Anglijoje (išsireiškiant GBP), o likutį Lietuvoje arba sąskaitą faktūrą išrašyti iš karto. Taip patogiau klientui, nes nereikia keisti didelių sumų. Tik pasitikrink, ar jie nėra „krypuoliai“, kur dingsta su įmoka.

Kiek depozitas užstatymas įprastai būna?

Įprastai tai 10-20% nuo galutinės sumos, kad užtikrintum, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę, kai vairuotojas jau važiuoja. Jei viskas praėjo sėkmingai, šie pinigai grąžinami arba atskaityiami iš galutinės sąskaitos. Venk tų, kur kuria reikalauja 50% išanksto be jokio sandorio.

Ar draudimas apima viską, net jei aš blogai supakavau?

Draudimo taisyklės yra gremėzdiškos. Jei tu įdėjai stiklinę vazą į dėžę be popieriaus ir ji susilaužo, draudikas nemokės. Dažnai galioja tik tas dalykas, kurį supakavo profesionali perkraustymo komanda. Patikrink, kas yra draudžiamoje sumoje – ar tai 1 EUR už kg, ar pilna krovinio vertė. Skirtumas didelis.

Išvados

Galiausiai viskas sumąžėja iki vieno dalyko – nepasitikėk improvizacija šitame reike. Biuro perkraustymo sprendimai į Angliją su efektyviu planu užtikrina, kad turtas atvyks laiku, o dokumentai bus tvarkingi. Nors aš ir dirbu jau ilgai, bet kaskart stebiuosi, kaip klientai bando taupyti ant planavimo, o tada verčia išleisti dukart daugiau ištaisyti klaidas. Pasiduok profesionalams, susirask gerą brokerį ir miegos ramiai, kol tavo darbo vieta keliauja per jūrą.