Biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums: kas iš tiesų vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPoint prezentacijose. Ypač kai kalbame apie biurų perkėlimą iš Londono, Mančesterio ar kur nors iš gilios Anglijos provincijos atgal į Lietuvą ar priešingai. Klientai dažnai galvoja, kad tai tik dėžių pakėlimas ir įkėlimas, tačiau realybėje tai yra sudėtingas logistinis šachmatų partijos variantas, kur vienas neteisingas žingsnis gali atšaukti visą savaitės darbą. Tiesą sakant, jei ieškote patikimų biuro perkraustymo specialistų iš Jungtinės Karalystės Jums, turite žinoti, kad brangiausia čia nėra kaina, o jūsų nervai ir laikas, kurį sutaupysite pasiklausydami patarimų iš „vidinio“.

Bendros klausimai ir biudžetas

Ar tikrai verta samdyti specialistus, ar galima susitvarkti patys?

Žinau, ką galvojate – kodėl mokėti tūkstančius, jei galima nusipirkti bilietus ir su draugis nuvažiuoti? Pažiūrėkime realiai: biuro technika ir baldai sveria daugiau nei jūs manote. Prieš metis turėjau klientą, kuris nusprendė taupyti ir nuvežė serverius savo vadybiniais automobiliais. Rezultate? Trys sugadinti kompiuteriai ir vienas nugaros traumas atimęs vadybininkas. Tikrai biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums žino, kaip užtikrinti, kad jūsų brangiausia įranga atvyks vienu kūnu, o jūs nenukentėsite nei fiziškai, nei finansiškai.

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks perkraustymas?

Tai klausimas, į kurį neįmanoma atsakyti vienu sakiniu, nepažiūrėjus į inventorių. Viskas priklauso nuo tūkstančių dalykų: ar keliaujate su 40 pėdstakų sunkvežimiu, ar mažesniu transportu, ar reikia įrenginio liftingo (kuris Londone yra siaubingai brangus), ar galite statyti dėžės ant grindų. Beje, biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums dažnai pasiūlo fiksuotą kainą tik tada, kai matys, kas turi būti pakuojama, todėl nedžiuginkitės anoniziniais pasiūlymais el. paštu.

Ar kaina gali pasikeisti procese metu?

Atsiprašau, bet taip nutinka dažniau nei norėtume. Pavyzdžiui, atvykstate paimti dalykus, o paaiškėja, kad jūsų „viena“ dėžė iš tiesų yra trys dešimtys, arba liftas name neveikia jau savaitę. Tada reikia skubiai kvieti papildomus vyrus su „rankenomis“. Geri biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums visada į kainą įtraukia nedidelę atsargą tokiais atvejams, tačiau jei darbo apimtis išauga dvigubai, aišku, kad sąskaita augs.

Kas nutinka, jei perkraustymą atšaukiu paskutinę minutę?

Tai yra siaubas. Vairuotojai jau suplanavo maršrutus, kuras nupirktas, o laikas užrezervuotas. Įmonės dažnai laiko depozitą, kurį negražina, arba reikalauja sumokėti bent 50 proc. nuo sutartos sumos. Geriau pasidomėkite sąlygų dėl atšaukimo iš anksto, kad nereikėtų ginčytis dėl pinigų, kai jums ir taip stresuota.

Ar reikia mokėti už surinkimą ar išpakavimą?

Tai priklauso nuo paslaugos rūšies. Kai pasakome „viskas įskaičiuota“, tai paprastai reiškia, kad mes iškrauname dalykus ir padėsime juos pastatyti vietose. Tačiau jei reikia surinkti sudėtingus seifus ar ergonominius stalus su elektronika, tai jau papildoma darbo valanda. Biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums dažnai turi savus surinkėjus, kurie dirba greičiau nei jūsų IT specialistas, bandantis sukęs atsuktuvą.

Kaip apskaičiuojami trukmės terminai?

Dauguma klientų mano, kad jei važiavimas trunka 10 valandų, tai ir darbas baigsias per 10 valandų. Neįsivaizduojate, kiek laiko užima įvažiavimas į Londono centrą (ULEZ zona, rinkliavos, kamščiai). Įsivaizduokite situaciją: vairuotojas sėdi ant M25 kelio ir stovi dvi valandas dėl avarijos – tai nėra jo kaltė. Todėl terminai visada yra „apytiksliai + 1 diena“.

Ar galima pasirinkti tik dalinį perkraustymą?

Žinoma, kartais reikia perkelti tik archyvą ar tik vadovų kabinetus. Tačiau atminkite, kad mažesnis kiekis nereiškia pigiau kilogramui. Transporto išsiuntimas kainuoja taip pat, nesaitykite kuro. Geriau susiderėti su biuro perkraustymo specialistais iš Jungtinės Karalystės Jums dėl „dalinių krovinių“ konsolidacijos, jei tai būtina.

Techniniai ir logistiniai niuansai

Kaip veikia „liftas“ Londone ir kituose miestuose?

O čia yra didžiausia baimė. Anglijoje dauguma pastatų turi siaurus liftus arba specialias apsaugas nuo gėdingų situacijų (angliškai vadinamas „goods lift“). Kartais teka išardyti stalus, jei jie netelpa į lifto kabiną. Vieną kartą teko nešti sofą per langą, nes liftas sugedo (tikriausiai ne, tiesiog užstrigo), tai užtruko penkias valandas. Patikrinkite matmenis iš anksto.

Ar jūsų vairuotojai moka anglų kalbą?

Tai atrodo juokinga, tačiau kartais atsitinka, kad vairuotojas (nors jis ir lietuvis) ne visai supranta sudėtingus instrukcijos vietinių saugos darbuotojų arba neįsileidžia į gatvę. Dirbant su biuro perkraustymo specialistais iš Jungtinės Karalystės Jums, tikėkitės, kad komunikacija bus lygi, bet visada palikite savo telefono numerį vairuotojui atsarginiam.

Kas dėl rūsio ar pastogės daiktų?

Aš asmeniškai nemėgstu rūsių. Juose dažnai būna drėgna, tamsu ir daug daiktų, kuriuos niekas nenaudoja jau dešimt metų. Jei norite juos perkelti, turite susirūpinti prieš kelias dienas, nes ten reikia nešti rankomis arba naudoti specialias juostas. Nepamirškite pasakyti apie rūsį apklausos metu, kitaip vairuotojai ateis be įrangos.

Ar galima pergabenti pavojingus krovinius?

Chemikalai, dažai, aerozoliai – tai ne be reikalo vadinami pavojingais. Per JK sieną jų vežti griežtai reglamentuojama. Negalima tiesiog įmesti dažų bakelio į sunkvežimį ir važiuoti. Reikia deklaracijų ir specialios pakuotės. Jei turite tokių dalykų, pasakykite iš anksto, kitaip gali būti didžiulė bauda.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

Dauguma šiuolaikinių biuro perkraustymo specialistų iš Jungtinės Karalystės Jums siūlo GPS sekimą. Tačiau kartais signalas dingsta Tunelyje arba Škotijos kalnuose. Nereikia panikuoti ir skambinti kas valandą, paprašykite vairuotojo jums pranešti, kai jis artėja prie paskutinio punkto.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Būtina. O ir dar kartą būtina. Nors profesionalios kompanijos turi atsakomybės draudimą, jis dažnai dengia tik minimalią sumą. Jei klystate serveriu vertu 50 tūkstančių eurų, geriau papildomai jį apdrausti. Aš mačiau atvejų, kai dėl dujų nutekėjimo degė viskas, o draudimas nieko neišmokėjo, nes nebuvo teisingai suformuluotas.

Kas daroma su atliekomis?

Jei keičiate biurą, tikriausiai norite atsikratyti senų baldų. Anglijoje šiukšlių ivežimas (waste disposal) yra labai brangu. Yra specialios licencijos. Biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums gali tai padaryti už papildomą mokestį, tai pigiau nei jums pačioms ieškoti specializuotų firmų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Taip, bet ne per daug. Jei statote tarp biuro dėžių savo dviratį ar ledų šaldytuvą, tai gali kilti problemų su muitine (jei tai ne asmeninis perkėlimas). Geriau tai aptarti atskirai, kad neįtempti vairuotojo dėl „pašalinių“ daiktų.

Dokumentai ir Brexit niuansai

Kaip Brexit pakeitė perkraustymus?

O tai yra didžiausia galva skausmas. Anksčiau važiuodavai ir sausumos kelias rinkdavai pagal kamščius. Dabar turi būti aiškus maršrutas per uostus. Dažnai teka važiuoti pro Dover‘ą ir Klaipėdą, o ne tiesiai per Belgiją, kad išvengtum papildomų patikrų. Biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums turi būti labai gerai išsiveržę su šiais dokumentais.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Jūsų kompanijai reikės EORI numerio (jei jo neturite). Taip pat reikės prekių deklaracijos (Export Declaration) ir Import Declaration. Atrodo baisu, bet gerą logistika tai daro automatiškai. Jums tik reikia pateikti sąrašą daiktų (inventorių) tiksliai.

Kas dėl PVM mokesčio (VAT)?

Jei esate registruota Lietuvoje ir perkraštinėte savo turtą į Lietuvą, tai dažnai galima taikyti 0 proc. PVM tarptautinės prekybos taisykles (intra-community supply arba importas). Tačiau jei prekiaujate ar tai yra pirkimas-pardavimas, situacija kitokia. Pasikonsultuokite su savo buhalteriu, biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums nėra mokesčių patarėjai.

Ar gali būti muitinės patikra?

Taip, ir tai nutinka staiga. Ypač jei dėžės atrodo įtartai arba vairuotojas negali aiškiai paaiškinti, ką veža. Tada gali tekti stovėti kelias valandas pasienio punkte. Todėl svarbu, kad visi dokumentai būtų tvarkingi, o dėžės būtų paženklintos.

Ar reikia vertimo dokumentų?

Jei jūsų įrangos vartotojo vadovai yra tik lietuviškai, tai dažniausiai nėra problema, jei tai ne importas į JK rinką parduoti. Tačiau jei techninės specifikacijos reikalingos sertifikavimui, gali tekti versti. Geriau turėti angliškus techninius lapus gamintojo puslapyje.

Kas nutinka, jei trūksta dokumentų uoste?

Tuomet gaila. Krovinys gali būti sulaikytas arba išsiųstas atgal. Tokios klaidos kainuoja tūkstančius. Todėl niekada neslėpkite, kas yra dėžėse. Tikras biuro perkraustymo specialistas iš Jungtinės Karalystės Jums visada paklaus, ar yra kokių draudžiamų ar specialių prekių.

Ar „Carnet ATA“ gali padėti?

Jei vežate parodų įrangą ar turtą, kurį vėl vešite atgal (pvz., taisymui ar laikinam naudojimui), tai gali būti sprendimas. Tai palengvina muitinę, tačiau gauti šį dokumentą Lietuvoje trunka laiko ir kainuoja.

Rizikos ir nesklandumai

Kas daryti, jei sulūžina stiklas ar stalas?

Pirmiausia, nereikia šauktis. Nuotraukokite žalą vietoje. Susisiekite su vadovu. Draudimo išmokos procesas prasideda tuo momentu, kai turite įrodymus. Žinau tai iš patirties – vienas klientas metė stalą ir nenufotografavo, o tais vėliau negalėjo įrodyti, kad tai nebuvo jau suplyšęs.

Ar galiu pasitiki savo daiktais vairuotojui?

Dauguma vairuotojų – geri vaikinai, dirbantys ne vienerius metus. Tačiau yra ir tokių, kurie gali būti nepastovūs (ypač jei tai samdytos rankos iš „Facebook“ grupių). Pasirinkdami biuro perkraustymo specialistus iš Jungtinės Karalystės Jums, tikrinkite jų atsiliepimus ir vairuotojų patirtį.

Kas dėl parkavimo mieste?

Londone ar Birmingeme parkavimas sunkvežimiui yra košmaras. Reikia specialių leidimų (suspensions). Jei tokio nėra, gausite baudą, kurią teks mokėti jums, nes vairuotojas tiesiog niekur negalės sustoti. Pasirūpinkite vieta iš anksto.

O jei dėžės paslėptos rūsyuose su lietumi?

Drėgmė – priešas. Jei dėžės stovi ant betono rūsyje, kuriose drėgmė, tai popierius gali suptis. Naudokite paletes. Biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums visada turi paletas savo kroviniuose, tačiau vietiniame rūsyje gali tekti susirūpinti pačioms.

Ar galima sekti vairuotojo režimą?

Dabar dauguma sunkvežimių turi tachografo apribojimus. Vairuotojas negali važiuoti be stabdymo 4,5 valandas. Jei jis vėluoja, tai gali būti dėl to, kad jis privalo ilsėtis pagal įstatymus. Nekankinkite jo skambučiais, kai jilsis.

Kas jei vairuotojas susirga?

Tai reta, bet įvyksta. Tada kompanija turi siųsti kitą vairuotoją arba, blogiausiu atveju, perkrauti krovinį į kitą sunkvežimį. Tai gali atidėlioti pristatymą dienai-dvi. Tokios situacijos būna, todėl planuokite atsargą.

Ar verta drausti atsakomybę už pristatymo terminą?

Galite, bet tai brangu. Logistikoje dažniausiai įrašoma „Force Majeure“ – tai reiškia, kad jei užeina uraganas arba sugęsta tiltas, jie neatsako už vėlavimą. Tikrai biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums nesiims atsakomybės už tai, kad Anglijojo lijo.

Kaip elgtis su paštomis ar gatvės apsauga?

Jei jūsų biuras yra „pedestrian zone“, sunkvežimis ten nevažiuos. Reikės įrenginio arba nešti rankomis. Apie tai reikia galvoti ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie durų ir užkerta visą gatvę.

Ar galiu duoti arbatpinigių vairuotojui?

Jei jums patiko darbas, tai darykite. Anglijoje tai nėra įprasta, tačiau Lietuvos vairuotojai visada vertina gerą požiūrį. Tai nėra privaloma, bet pagerina jų dieną.

Techninė įranga ir IT

Ar galima pergabenti serverius be išjungimo?

Geriau neįsivaizduoju. Serveriai yra jautrūs. Nors jie ir atrodo kaip geležies dėžės, viduje suka sukamieji diskai. Privaloma juos išjungti tinkamai (shutdown) ir užfiksuoti. Biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums turi specialias antivibracines dėžes tam.

Kaip supakuoti monitorius?

Monitorių ekranai yra labai trapūs, ypač didelių „ultrawide“ monitorių. Geriausia naudoti originalią pakuotę. Jei jos nebelikusi, reikia specialios putos ir kartono. Niekada nestatykite vieno monitorio ant kito be apsauginės tarpinės.

Ar reikia atjungti visus kabelius?

Taip, visi kabeliai turi būti pažymėti (pvz., „monitorius 1“, „spausdintuvas“). Nėra nieko blogiau nei bandyti surišti 50 vienodų laidų naujame biure be etikečių. Padarykite nuotraukas prieš išjungiant.

Kas dėl didelių spausdintuvų (copiers)?

Tie dalykai sveria toną. Juos dažnai reikia išjungti specialiai, kad ištekėtų toneris. Be to, kai kurie gamintojai reikalauja, kad technika būtų perkelta tik su sertifikatuotu meistru, kad išliktų garantija. Patikrinkite sutartį su technikos tiekėju.

Ar saugu vežti duomenų laikmenas?

Jei turite išorinius kietuosius diskus su duomenimis, geriau juos vežti su savimi rankiniame lagamine, o ne krovinyje. Nors biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums yra sąžiningi, duomenų saugumas yra per didelė rizika, kad juos patikėtum kitiems.

Kaip vežti biuro augalus?

Augalai mėgsta šilumą, o sunkvežimio krove yra šaltas (ypač žiemą). Jei einate per kanalą, ten drėgna. Geriau jas suvynioti į plastikinius maišus, kad išlaikytų drgmę, bet neperšaltų. Ne visos augalų rūšys išgyvens šoką.

Ar galima vežti biuro alkoholį (prie kavos)?

Jei tai yra atidarytos butelės, ne. Jei neužrakintos spintos su alkoholiu – tai rizika. Vairuotojui gali būti problema muitinėje, jei jis neįregistruos to kaip prekių. Geriau išgerti arba pavesti kitiems.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymas yra sudėtingas procesas, kurį geriau patikėti profesionalams, o ne bandyti išgelbėti šimtus eurų rizikuojant tūkstančiais. Gerai parinkti biuro perkraustymo specialistai iš Jungtinės Karalystės Jums ne tik fiziškai perkelia jūsų turtą, bet ir išsprendžia visus su tuo susijusius biurokratinius rūpesčius, kurie gali užgniaužti net patvirkusius vadybininkus. Nustokite svajoti apie idealų perkraustymą be trikdžių – jų tiesiog nebūna, tačiau su geru komandos vadovu viską įmanoma įveikti su minimaliomis nuostoliomis. Pasidėkite ant rankų, pasirūpinkite dokumentais ir leiskite kitiems dirbti sunkųjį darbą.