Biuro perkraustymo planavimas iš UK lengvai ir greitai: Vadovas be nereikalingų oficialumų

Sąžinė sakant, biuro perkraustymo planavimas iš UK lengvai ir greitai išgirstas dažnai, tačiau realybėje tai visada pasidaro šiek tiek daugiau galvos skausmo nei tikėjotės. Po „Brexito“ viskas pasikeitė – muitinės, dokumentai, nervai, bet jeigu žinai, ką darai, tai viskas įmanoma sutvarkyti be didelių rūpesčių. Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir mačiau viską – nuo tobulai suplanuotų pervežimų iki tokių, kai vairuotojas įstrigo prie Kanalo ir negalėjo išvažiuoti be papildomo mokesčio. Štai keletas praktinių patarimų iš vidaus, padėsiančių išvengti tų pačių klaidų, kurias darome pradedantiesi.

Pradinis žingsnis: kada pradėti rūpintis?

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą iš UK?

Nekalbu apie tuos, kurie pradeda planuoti metus iš anksto, nors tai ir yra idealu. Realiausias laikas – maždaug mėnuo, du prieš perkraustymą. Tada turite laiko surinkti pasiūlymus, bet ne per ilgai laukti, nes pradeda spausti terminai. Biuro perkraustymo planavimas iš UK turi būti lankstus, nes dalykai keičiasi – tarkime, radoite patrauklią kainą, bet vėluojate su dokumentais, tada gali tekti mokėti brangiau. Geriau turėti rezervą savaitei dviem, kad nebereiktų skubėti paskutinę minutę.

Ar reikia inventorius daryti iš karto?

Taip, būtina. Nėra nieko blogiau, nei kai atvažiuoja vairuotojas su maža furgonu, o jums dar liko pusė sandėlio. Surašykite viską: stalus, kėdes, tuščias dėžes (nepamirškite jų, jos taip pat vietos užima). Kartais klientai sako: „o, ten tik kelios smulkmenos“, o išsiaiškina, kad tai penkios didelės spintos. Geriau peržiūrėti du kartus ir tiksliai nurodyti kiekį kubiniais metrais (m3), nei vėliau gailėtis.

Kaip pasirinkti tinkamą datą?

Stenkites neimti pirmadienio ar penktadienio. Pirmadieniais visi pradeda dirbti ir įvyksta spūstys, o penktadieniais – jei kas nors nueina ne taip, turite laukti iki pirmadienio. Geriausia – trečiadienis ar ketvirtadienis. Dar svarbu: patikrinkite, ar tą dieną nėra jokių didelių renginių mieste, kurioje esate (pvz., Londonas ar Mančesteris), arba tiesiog judėjimo apribojimų. Vieną kartą teko laukti valandą, kol lenktynių maršrutas buvo išvalytas.

Ar verta kreiptis į agentūras ar ieškoti vairuotojo tiesiogiai?

Tai priklauso nuo jūsų patirties. Jei norite ramybės, geriau agentūra, nes ji atsims atsakomybę, jei bus vėluojama ar dings krovinys. Tiesioginis vairuotojas gali būti pigesnis, bet jei jo furgonas suges per Kento tunelį (o tai nutinka dažniau nei galvojate), kas padės? Biuro perkraustymo planavimas iš UK reikalauja užtikrintumo, tad agentūra dažniau yra saugesnis variantas, nors kiek brangesnis.

Kas daryti, jei biure dar dirbame iki pat paskutinės dienos?

Tai klasika. Pasidarykite „zoną“ – vieną kampą, kurį ištuštinate pirmiausia, ir ten sudėkite dėžes. Negalima laukti, kad vakare 17:00 visi išeis, ir tuomet pradėsime krauti. Tada pavargsite ir vairuotojas. Pabandykite išsiųsti dalį įrangos iš anksto, pvz., dokumentus ar senus kompiuterius, kurių nebebeidžiate. Tai sumažins stresą paskutinę dieną.

Pinigai, kainos ir biudžeto valdymas

Kiek vidutiniškai kainuoja pervežti biurą iš Londono į Vilnių?

Sakyčiau, kad už mažą biurą (apie 10-15 m3) turėtumėte skirti nuo 1200 iki 2000 svarų sterlingų. Dideliam biurui (pilnas sunkvežimis) gali tekti mokėti ir 4000–5000. Kainos svyruoja priklausomai nuo degalų, o dabar jos nėra žemos. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia įrenginio perkėlimo su keltu (jei nėra lifto). Būtinai klauskite, ar į kainą įeina iškrovimas Lietuvoje, ar tai papildomas mokestis.

Ar kainuoja daugiau, jei reikalingi muitinės dokumentai?

Dauguma firmų įtraukia muitinės deklaravimo paslaugas į savo bazinę kainą, tačiau kai kurios tai apmoka atskirai – pvz., 50–100 svarų už dokumentų parengimą. Jeigu turite tik vieną ar dvi dėžes su dokumentais, gali būti pigiau susitarti dėl „nereikalingo“ krovinio (t. y. be prekinės vertės), bet tai rizikuota, nes muitinė gali sustabdyti. Geriau užtikrinti, kad viskas tvarkingai parengta.

Ar taikomas PVM (VAT)?

Jei esate registruota įmonė Lietuvoje ir turite PVM mokėtojo kodą, dažniausiai galite taikyti PVM atskaitomąjį mokestį (Reverse Charge). Tai reiškia, kad JK firma jums neiskaitina PVM, o jūs patys apskaičiuojate Lietuvoje. Jeigu esate fizinis asmuo ar ne PVM mokėtojas, gali tekti mokėti JK PVM (20%), jei paslauga teikiama JK. Tai smulkmena, bet gali padaryti skirtumą kelias šimtas svarų.

Kas daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada turite būti lankstūs su datomis. Jei galite laukti, kai kuriai firmai reikalingas „krovinys į Lietuvą“ (grįžtantis tuščias), jums gali paskaičiuoti gerokai pigiau. Taip pat galite padaryti dalį darbo patys – supakuoti dėžes. Bet nepamirškite, jei dėžės pasidaro prastos, vairuotojas gali atsisakyti jų vežti dėl saugumo. Biuro perkraustymo planavimas iš UK taip pat reiškia suprasti, kur galite apsisukti ir kur negalima.

Ar yra slepiamos kainos?

Žinoma, yra. Už „ilgą nešimą“ (jei vairuotojas turi nešti daugiau nei 20 metrų nuo mašinos iki durų), už laukimą (jei vėluojate), už parkavimo bilietą Londono centre (kuris gali kainuoti ir 100 svarų per dieną). Būtinai paklauskite apie „extra charges“. Vieną kartą klientas nenusipirko leidimo užimti vietą gatvėje ir gavo baudą, kurią teko mokėti mums, kad mes ją padengtume.

Dokumentai, muitinė ir tas nemalonus „Brexit“

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtina EXCEL lentelė su inventoriaus sąrašu (pavadinimas, svoris, vertė, kiekis). Taip pat reikia jūsų įmonės registracijos dokumentų kopiją. Jei pervežate įrangą, kuri buvo naudojama JK, gali tekti įrodymai, kad ji nebuvo nauja (pvz., pirkimo SF), kad nebūtų mokamas PVM ir importo mokesčiai. Be šių dokumentų per sieną neišvažiuosite.

Ar reikalingas EORI kodas?

Jei įmonė registruota Lietuvoje, jums tikriausiai jau yra Lietuvos EORI kodas. Jei ne, gausite jį per dieną nemokamai. JK firmai, kuri gabena, taip pat reikalingas savo kodas, tačiau jos dažniausiai turi. Jums kaip siuntėjui (gavėjui) svarbus jūsų kodas, kad muitinė galėtų užregistruoti importą. Be jo procesas sustos, o laukimas prie sienos kainuoja brangiai.

Ar mums reikės mokėti importo mokesčius?

Jei pervežate naudotą biuro įrangą, kuri priklauso jūsų įmonei ir buvo naudojama JK mažiau nei 6 mėnesius (arba ilgiau, bet tai jūsų turtas), dažniausiai importo mokesčiai netaikomi (taikoma atostogų procedūra ar perkėlimas tarp savo padalinių). Bet jei pervežate naują techniką, kurią nupirkote JK ir vežate į Lietuvą, teks mokėti PVM ir galbūt importo muitą. Geriau pasikonsultuoti iš anksto.

Kas nutinka, jei pamiršiu įrašyti kažką į sąrašą?

Tai blogiausias scenarijus. Muitinė gali pradėti tikrinimą. Jei randa daiktą, kurio nėra sąraše, gali jį konfiskuoti arba baudžiauti. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas „užmiršo“ kelias buteles brangios viskio dokumentų dėžės dugne. Muitininkai tai mato iškart. Geriau viską užrašyti, net jei tai atrodo nep svarbu. Biuro perkraustymo planavimas iš UK reikalauja absoliučio atvirumo.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – galite, bet tai nerekomenduojama vienoje siuntoje. Muitinė gali suvokti tai kaip prekybą. Jei turite kelias dėžes asmeninių daiktų, geriau jas deklaruoti atskirai kaip „Household Goods“ (namų ūkio reikmenys) su kitu sąrašu. Taip išvengsite nesusipratimų dėl to, kodėl biuro siuntoje yra žieminės striukės ar žaislai.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūros?

Jei dokumentai tvarkingi, tai minutes. Jei ne, gali trukti valandas arba dienas. Dabar dauguma dalykų daroma elektroniniu būdu prieš išvykstant, todėl fiziškai sienoje sustojama retai. Bet kartais, kai yra didelis srautas (pvz., po švenčių), sistemos užstringa. Geriau neskubėti ir viską patikrinti dar vakarą.

Logistika: kaip viskas vyksta kelyje

Kokį transportą rinktis?

Jei mažai daiktų (iki 15 m3), tinka „Luton“ tipo furgonas (su liftu gale). Jei daugiau – reikės sunkvežimio. Svarbu atsižvelgti į prieigą prie jūsų biuro Londone (ar kitame mieste). Angliški miestai seni, gatvės siauros. Didelis sunkvežimis tiesiog neprivažiuos. Teks iškrauti ant mažesnės mašinos (tai vadinasi „transhipment“), o tai papildomi pinigai.

Ar vairuotojas padės krauti?

Standartiškai – vienas vairuotojas tik vairuoja. Jei reikalingi kranbokai, tai papildoma paslauga. Bet dažniausiai jie padeda pakelti sunkius daiktus į mašiną (jei nėra kėlimo įrenginio), tačiau nėra įsipareigoję išnešti visų smulkių dėžių iš biuro trečiajame auke be lifto. Susitarkite dėl „men at work“ (darbuotojų) iš anksto, jei neturite savo pagalbininkų.

Kaip užtikrinti, kad technika nenukrito?

Viskas turi būti užfiksuota (pripakuota) ant paletų arba dėžių. Monitoriai, serveriai turi būti originaliose pakuotėse jei įmanoma, arba specialiose putų dėžėse. Negalima tiesiog padėti spausdintuvo ant sėdynės. Vairuotojas užtikrina, kad neiškristų iš mašinos, bet ne kad viduje nieko nejudės. Užsegimas diržais (straps) būtinas.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dauguma firmų duoda GPS nuorodą. Bet neperkite, jei jūsų daiktai stovi vietoje 5 valandas – gali būti, kad vairuotojas tiesiog privalo ilsėtis (po 4,5 valinos vairavimo reikia poilsio). Tai ne vėluojame, tai saugumo reikalavimas. Biuro perkraustymo planavimas iš UK įtraukia ir šiuos teisinius niuansus.

Kas daro, jei pasibaigia degalai arba sugenda mašina?

Tai logistikos firmos problema. Jie turi turėti draudimą ir pagalbos paslaugą. Jums nereikia nieko mokėti už techninį gedimą. Vieną kartą mūsų vairuotojas prarado raktus (neįsivaizduoju, kaip), bet firmos atsiuntė atsarginius per kelias valandas. Tik laikas pasislenka, bet ne jūsų pinigai.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Stengiamės taip nedaryti. Mašinos stovėjimo aikštelėse yra saugios, bet visada yra rizika. Todėl maršrutai planuojami taip, kad važiuotume nuolat, arba sustojame saugiose vietose (prie policijos nuovadų ar privatžiuose stovėjimuose). Jei žinote, kad kelionė bus ilga ir su sustojimu, klauskite apie mašinos apsaugą.

Kas atsitinka, jei negalime iškrauti Lietuvoje dėl darbo laiko?

Tada reikia organizuoti sandėliavimą Lietuvoje. Tai kainuoja, bet kartai būna, kad naujieji biuro raktai galimi tik rytoj. Geriau laikyti daiktus sandėlyje nei stovėti su pilna mašina gatvėje ir mokėti vairuotojui už laukimą (poilsio valandas).

Smulkmenos: kas dažniausiai pamirštama

Ar reikia išjungti kompiuterius ir serverius?

ABSOLIŽTAI TAIP. Ir ne tik išjungti, o ištraukti laidus. Vieną kartą klientas paliko serverį įjungtą „Sleep“ režime, o keliame jį įstrižai. Diskas nukrito. Viskas pradingo. Nenorite to patirti. Pažymėkite laidus, kurie buvo prijungti, kad vėliau nesiveltumėte į tai.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos vežti su savimi (jei įmanoma) rankiniame bagaže arba specialiai užfiksuotoje ir užrakintoje dėžėje. Neneškite jų kartu su biuro kėdėmis. Jei dėžė dingsta (o tai nutinka), problemų bus daugiau nei prarastų kėdučių. Užfiksuokite svarbius dokumentus atskirai.

Ar galima vežti augalus?

Dirvožemis draudžiamas. Taip, jūs girdėte teisingai. Nė vienas augalas su žeme negali būti įvežtas į EU iš JK be specialių fitosanitarinių sertifikatų, kur kainuoja brangiau nei pats augalas. Geriau dovanokite kaimynams arba... išmeskite (nors ir gailu). Biuro perkraustymo planavimas iš UK taip pat reiškia susitaikyti su tokiais nesusipratimais.

O kas su alkoholiu biuro baruose?

Jei turite biuro barą (kažkieno svajonė), alkoholis turi būti deklaruojamas kaip prekė. Jeigu jo daug (viršijat ribas), teks mokėti akcizą Lietuvoje. Neapsukate galvos, kad „tai mums dovanos“. Muitinė žino visus triukus. Geriau išgerti prieš išvykstant (juokauju, geriau atiduoti darbuotojams).

Kaip supakuoti smulkmenas (plunksnakalius, spalvas)?

Naudokite dėžes, o ne maišus. Maišai sutrynka, jų negalima padėti viena ant kitos. Spalvas supakuokite į dėžes ir užpilkite tarpus popieriumi, kad nesulūžtų. Niekada nerašykite ant dėžės „brangūs daiktai“ – tai kviečia vagis. Rašykite „knygynas“ arba „biuro reikmenys“.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtina ne tik išvalyti, bet ir ištuštinti. Vienas klientas paliko senus biuro kėdes kieme, manydamas, kad juos paims mums. Atėjome, o jau nieko nėra – kaimynai pasiėmė (arba šiukšliavežiai). Pasirūpinkite šiukšlių išvežimu iš anksto, kad nereikėtų mokėti vairuotojui už laukimą, kol jūs ieškote konteinerio.

Ką daryti su raktų pakabukais?

Jūsų biure tikriausiai yra raktai nuo sandėliukų, seifų. Juos surinkite į vieną maišelį ir pasilikite sau. Neleiskite, kad jie patenktų į bendrą dėžę, nes jei prarandate dėžę, prarasite prieigą prie savo paties seifo Lietuvoje (jei jį taip pat vežiate).

Ar reikia pranešti dėl adreso keitimo (paštas ir t.t.)?

Tai ne logistika, bet svarbu. Pašto peradresavimas JK trunka laiką. Praneškite bankams, klientams, tiekėjams. Niekada nežinai, kur gali atkeliauti svarbi laiškas pasikeitus adresui. Biuro perkraustymo planavimas iš UK baigiasi tik tada, kai nustojate gauti skolas už telefonus, kurias palikote sename biure.

Pabaigos bruožai

Kaip elgtis, jei atvykus dėžės sudaužytos?

Pirmiausia pažiūrėkite, ar tai nebuvo jau sužalota pakrovimo metu. Jei mašinos viduje visai gerai, o dėžės sutryptos – vairuotojo kaltė. Susirašinėkite „protokolą“ (damage report) dar vietoje, nufotografuokite. Nesiskubėkite pasirašyti, kad viskas tvarkoje, kol nepatikrinote brangių daiktų. Vėliau įrodinėti bus beveik neįmanoma.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Nebūtina, bet jei jai padėjo išnešti sunkų sofą trečiu auku be lifto ir buvo malonus, 10–20 svarų (ar eurų) padarys stebuklą. Tai ugdys gerus santykius. Bet neprivalote.

Kas daryti, jei naujame biure nėra lifto?

Tada turite pasirūpinti kėlimo keltu arba daugiau darbuotojų. Vairuotojas vienas nešis 20 dėžių į 4-ą aukštą nebus laimingas. Biuro perkraustymo planavimas iš UK turi apimti ir galutinę vietą, ne tik pradžią.

Kaip sužinoti, kad viskas baigta?

Kai pasirašote galutinę sąskaitą-faktūrą ir išsikraunate paskutinę dėžę. Kartais lieka viena dėžė su „nesuprantamais daiktais“ – ją palikite galui, ji visada pasirodo paskutinę.

Ar galite padėti su baldų surinkimu Lietuvoje?

Dauguma firmų tai daro už papildomą mokestį. Jei mokate už „pilką“ pervežimą, tikėkitės, kad baldai bus iškrauti ant grindų. Jei norite, kad jie surinktų lentynas – susitarkite iš anksto, kad nektų ieškoti meistro paskutinę minutę.

Ką daryti su senais biuro baldais, kuriuos nebežiūrėsite?

Geriau jų nevežti. Išparduokite JK „eBay“ arba dovanokite. Vežti šiukšles per jūrą yra brangu. Mokate už tūrį, o ne už tai, kad tai auksas. Naudingiau turėti mažiau daiktų.

Ar verta drausti siuntą?

Be abejo. Standartinis draudimas dengia tik 10 svarų už kilogramą (apie 0,10–0,12 EUR/kg). Jei vežate serverį, vertą 5000 eurų, jis bus nedraustas. Susitarkite dėl „All Risk“ draudimo, nurodydami konkretų daiktą. Tai kainuoja šiek tiek, bet sutaupo nervų.

Kaip greitai reikia apmokėti už paslaugas?

Dauguma firmų prašo depozito (10–20%) ir likęs sumos – prieš išvykstant arba atvykus. Nekreipkite vairuotojo be apmokėjimo, jei nesutikote kitaip. Jis tiesiog neišleis mašinos iš sandėlio.

Ar galima susiplanuoti grįžtamąjį krovinį?

Jei turite ką vežti atgal į Angliją, galima gauti nuolaidą. Bet retai kas turi ką vežti atgal iš Lietuvos, išskyrus maistą ar gėrimus, kuriuos ten daugiau mėgsta (kiaulės auksojimai ir t.t.). Biuro perkraustymo planavimas iš UK dažniausiai yra vienkryptis procesas.

Ar jums reikia pagalbos su telefonais/internetu?

Ne, mes nevežame ryšių paslaugų. Užsakykite interneto ryšį Lietuvoje mėnesį iki persikraustymo, kad kai atvykstate, viskas jau veiktų. Niekada nenustatykite ryšio tą pačią dieną, kai atkeliauja baldai – bus chaosas.

Paskutiniai patarimai?

Nepanikuokite. Visada įvyksta kažką nepageidaujamo – pasidings viena dėžė, sulūžins stiklas, užstrigs liftas. Tai dalis proceso. Svarbiausia – turėti gerą planą B ir patikimą partnerį. Biuro perkraustymo planavimas iš UK lengvai ir greitai įmanomas tik tada, kai tiksliai žinote, ką norite, ir drąsiai klauskite „kvailų“ klausimų.

Išvada

Galiausiai, sėkmė priklauso ne nuo to, kiek brangų paslaugų užsisakysite, o nuo to, kiek gerai suplanuosite smulkmenas. Biuro perkraustymo planavimas iš UK lengvai ir greitai yra realu, jei nebusite tingūs surašyti inventorių ir pasirūpinti dokumentais iš anksto. Naudokitės patirtimi, nebijokite klausti, o svarbiausia – pasitikėkite savo sprendimais, tada viskas gerai pasidarys.