Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais: iššūkiai ir realybė

Esu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir matęs esu viską – nuo mažų IT startuolių, kurie verčia viską į dvi dežes, iki didelių korporacijų, kurios perveža pilnus aukštus. Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais dabar yra visai kitoks nei prieš penkerius metus, dėl tos pačios "Brexit" situacijos ir visų susitarimų pasikeitimo. Niekas nesako, kad tai lengva, bet jeigu susiplanuojate iš anksto, net tas chaosas tampa valdomu. Čia ne tik apie tai, kaip užkrauti sunkvežimį, bet ir kaip neprarasti nervų prieš britų muitinę ir nešvaistyti pinigų kvailai.

Nuo ko pradėti ir kada reikia suktis

Kada tikrai geriausia pradėti planuoti tokį šou?

Žmonėms visada atrodo, kad lieka daug laiko, bet jis ištirpsta kaip ledas saulėje. Jei kalbame apie biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais, geriau pradėti mažiausiai prieš tris mėnesius. Jums reikės ne tik užsakyti mašiną, bet ir sudaryti inventoriaus sąrašą, kuris yra tiesiog baisus daiktas. Vėliau gali būti per vėlu, nes geri pervežėjai turi tvarkaraščius užpildytus savaitėmis į priekį, o brangiausia yra skubėjimas.

Ar galima tiesiog pasidaryti patys su savo komanda?

Galima, jeigu norite prarasti pusę savo technikos ir kad darbuotojai susižalotų nugaras. Turėjau klientą iš Kauno, kuris taip padarė – taupyti ant profesonalų nesigilia. Rezultatas? Sulūžęs serveris, nuplėšti sofų paviršiai ir prarastas darbo dienų kiekis, kuris kainavo daugiau nei pervežimas. Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais reikalauja žmonių, kurie žino, kaip pakluoti pianiną liftu, jeigu jo ten nėra.

Kokius dokumentus reikia tur�ti paruoštus iš karto?

Sąrašas ilgas, bet pagrindas – tai eksporto sąskaitos faktūros ir krovinių manifestas. Be gero inventoriaus sąrašo jūs niekur nepajudėsite, nes britų muitinė dabar labai griežta. Jeigu ten bus klaidų, pvz., nurodysite "biuro baldai" vietoje to, kad "lentynos metalinės", gali užstrigti sienoje ilgam. Dokumentai turi būti tikslūs, kitaip biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais virsta košmaru.

Ar reikia specialių leidimų ar licencijų?

Paprastai ne, jei tai yra jūsų įmonės turtas, kurį perkeliate į naują padalinį. Bet jeigu vežate prekes, kurias planuojate parduoti ar naudoti kaip atsargas, tai jau kita istorija – tada reikės PVM registracijos UK ir importo mokesčių mokėjimo. Geriau tai išsiaiškinti iš karto, o ne tada, kai sunkvežimis stovi pasienyje ir vairuotojas verčia akis.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai visada bėda, kas niekada nepasikeičia. Žmonės mėgsta susikrauti visokius bulves ir vazonus į darbą. Paprašykite juos susirūpinti savo daiktais patys arba duokite jiems pažymėtas dėžes. Vieną kartą teko išpakruoti visą sunkvežimį, nes vienas buvo uždėjęs savo šaltadėžę su maistu viršujų, ir viskas nutekėjo per važiuojamąją dalį (tai buvo baisiai kvapą).

Pinigai, kainos ir biudžeto nuojautos

Kiek maždaug gali kainuoti toks dalykas?

Kainos šokinėja kaip kiškiai, priklausomai nuo dydžio ir vietos. Mažam biului gali tekti mokėti nuo dviejų tūkstančių eurų, o dideliam – dešimtis tūkstančių. Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais apima ir kuro priemokas, ir galbūt uosto mokesčius. Neklauskite manęs tikslios sumos be matavimų – tai tas pats kaip klausti, kiek kainuoja namas, nenurodžius miesto.

Ar brangiau vežti į Londoną nei į kitus miestus?

Žinoma, Londonas yra atskira planeta ten. Ten yra užkardų mokestis (Congestion Charge) ir ULEZ zonos, kurios priverčia mums naudoti naujesnes mašinas. Be to, ten labai sunku pristatyti krovinią dėl ribojimų. Jei galite, rinkites miestus toliau, pvz., Mančesterį ar Birmingamą – ten biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais bus pigesnis ir paprastesnis logistiškai.

Kas daryti, jei pasiūlyma kaina per daug skiriasi?

Jei kažkas siūlo kainą dvigubai mažesnę nei rinkoje, vėliau pinigus iš jūsų ištrauks per nosį. Tai gali būti paslėpti mokesčiai už laukimą, arba jūsų krovinią tiesiog užpildys papildomais siuntomis, kad užpildytų mašiną. Pasitikėkite patikimais pervežėjais, kurie turi realų draudimą ir atsiliepimus, o ne "gudriais" startuoliais.

Ar galima kažkaip sutaupyti ant pakavimo?

Galite nusipirkti dėžes patys ir supakuoti dokumentus, bet techniką ir baldus geriau palikti profesionalams. Vienas sugadintas monitorius ar subyrėjusi lentyna atims sutaupyto biudžeto dalį. Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais nėra vieta, kur reikia taupyti ant klijų ir folijos – tai investicija į jūsų ramybę.

Ar reikia mokėti iš karto ar galima atidėti?

Dauguma kompanijų prašo avanso, kad užfiksuotą datą, nes reikia rezervuoti vairuotojus ir mašinas. Likusią dalį dažniausiai sumokate pristatymo metu arba prieš išsiuntimą. Nerašau čia konkrečių procentų, nes viskas sutartinai, bet būkite pasiruošę išsitraukti pinigus iš kišenės greičiau nei tikėjotės.

Ką daryti, jei biudžetas staiga sumažėjo?

Tuomet tenka derėtis ir galbūt atsisakyti kai kurių paslaugų, pvz., montavimo vietoje. Galite patys surinkti stalus, jei turite norinių darbuotojų. Bet žinokit, tai užtruks ilgiau ir ne visada bus kokybiška. Kartais pigiau pasiimti paskolą arba atidėti perkėlimą, nei daryti visą pusiau.

Muitinė, britiškas biurokratas ir "Brexit" realijos

Ar dabar tikrai taip sudėtinga su britų muitine?

Labai. Po "Brexit" viskas tapo labiau popierizuota. Anksčiau važiuodavai kaip per savo kiemą, o dabardien reikia deklaruoti kiekvieną daiktą. Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais be gero brokerio yra beveik neįmanomas. Jums reikės EORI numerio, kuris priskirtas jūsų įmonei, o be jo jūsų siunta tiesiog bus grąžinta atgal.

Kas tas EORI numeris ir kur jį gauti?

Tai Ekonominio operatoriaus registracijos ir identifikavimo numeris, kurį išduoda HMRC (britų mokesčių tarnyba). Jį reikia gauti internetu, ir tai nemokama, bet procesas gali šiek tiek užtrukti. Negerai, jeigu pradėsite ieškoti jo tada, kai sunkvežimis jau stovi prie paties sienos su Lietuva. Tai pagrindinis raktas į biuro perkraustymo planavimą į UK su efektyviais sprendimais.

Ar mums reikės mokėti importo mokesčius ar PVM?

Jei perkeliate savo naudojamą turtą į nuolatinę veiklos vietą, dažnai galite taikyti atleidimą nuo importo mokesčių (Transfer of Residence relief arba panašios procedūros įmonėms). Bet tai labai specifika. Jeigu tai nauji baldai ar technika, be abejo, mokėsite 20% PVM ir galbūt muito. Geriau pasikonsultuoti su sąskaitininku iš anksto.

Kas vyksta, jeigu dokumentuose yra klaida?

Tada prasideda ilgas laukimas ir baudos. Muitininkai gali uždaryti mašiną ir reikalauti išpakavimo patikrai, o tai kainuoja brangiai. Matęs esu atvejus, kai dėl vienos klaidos aprašyme siunta stovėjo sandėlyje savaitę. Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais turi apimti ir dokumentų patikrinimą du kartus prieš išvykstant.

Ar galima vežti alkoholį ar maistą biuro krovinyje?

Griežtai neleidžiama maišyti prekių kategorijas, jei norite naudotis paprastesnėmis procedūromis. Jei ten rasite dėžę su alumi ar kava, tai gali būti traktuojama kaip prekyba, ir viskas bus apmokestinta kaip prekė. Geriau neišsigeidžiokite ir nieko tokio nebedėkite ten, tikrai nėra verta rizikuoti.

Ką daryti, jei britų pusėj užstrigo duomenys?

Tai įvyksta dažniau nei norėtume. Jų sistemos kartai "gula" arba atsiranda rankinių patikrų. Tokiu atveju reikia kantrybės ir gero brokerio, kuris gali paskambinti ten ir paaiškinti situaciją. Nieko nepadarysite spaudžiant vairuotoją, jis tik praranda laiką.

Baldai, technika ir fiziniai iššūkiai

Kaip saugiai pervežti brangų serverį ar duomenų centrą?

Tai reikalauja specialių dėžių su smėliu (anti-static) ir labai atsargaus elgesio. Prieš išjungiant būtinai padarykite atsarginę kopiją (backup), o ne tik tikėkite, kad niekas nebus sulūžęs. Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais turi apibrėžti, kas atsakingas už duomenų saugumą – paprastai tai ne pervežėjas, o jūsų IT specialistas.

Ar verta vežti senus, jau pasidėvėjusius biuro baldus?

Kartais ekonomiškiau nusipirkti naujus Anglijoje, nes transportavimo kaina gali viršyti baldų vertę. Ypač jei tai cheap (pigios) lentynos iš IKEA. Bet jei tai prabangus odos sofų komplektas arba didelė konferencijos stalas, tada įdomiau juos pervežti. Apsvarstykite, kas labiau apsimoka.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis, pvz., tušų ar chemijos?

Jas reikia deklaruoti atskirai, nes jos negali būti gabenamos kartu su paprastais krovinais be specialių leidimų. Geriau jas išmesti pagal tvarką Lietuvoje arba rasti specialistą, kuris gali tai padaryti legaliai. Neišmeskite to tiesiog į bendrą krūvą, gali baigtis bauda.

Ar jūsų komanda išmontuoja ir surenka baldus?

Taip, darome tai kasdien. Mūsų vyrai turi su savimi įrankius, todėl nereikia jums nieko ruošti, išskyrus gal tuščias dėžes. Vienintelis dalykas, kartais reikia pasakyti, kur stovi tas ar tas skyrius, kad nesugriautum viso sienos. (Čia turiu omenyje, kad kartais klientai neužžymi kur kas dėti).

Kas daryti, jei baldas neina per duris ar liftą?

Tai klasika. Kai kada reikia išmontuoti langą arba naudoti kraną per balkoną. Biuro perkraustymo planavimas Į UK su efektyviais sprendimais turi numatyti išankstinį matavimą. Jei namai seni, London centre, liftų gali ir nebūti arba jis per mažas. Tuomet reikia žinoti, kiek kainuoja darbuotojų rankos, ne tik kėlimo mechanizmas.

Ar reikia drausti krovinius?

Būtina. Nors mums vairuotojai ir stengiasi važiuoti atsargiai, kelyje visada gali nutikti avarija arba gėrio vėjas. Standartinis draudimas dengia tik tam tikrą sumą, todėl patikrinkite, ar jis atitinka jūsų technikos vertę. Negerai, jei sulūžus kompiuteriui gausite tik 50 eurų atlyginimo.

Kaip supakuoti vaizdo projektoriaus ar didelį televizorių?

Geriausia originalioje dėžėje, jei jos dar išlikę. Jei ne, reikia pagaminti individualų karkasą iš putų. Nespauskite jų tarp baldų, nes vibracija sugadina ekraną. Matęs esu, kaip atvykęs į UK "televizorių" pavertęs stiklo grūdų maišeliu.

Kelionė, pristatymas ir pabaigos smūgis

Kiek trunka kelionė iki Anglijos?

Paprastai 3-4 dienos, priklausomai nuo to, kur keliaujate – į Londoną arba Škotiją. Reikia atsižvelgti į poilsio laikus vairuotojams ir galbūt laukimą Eurotunelyje arba uoste. Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais neleidžia siųsti vairuotojo be poilsio, jis nėra robotas.

Ar galima pristatyti tiesiai į biurą šeštadienį?

Galima, už papildomą mokestį. Anglijoje yra griežti darbo laiko apribojimai, ypač gyvenamuosiuose rajonuose. Jei norite pristatyti anksti ryte arba savaitgalį, reikia gauti leidimą iš savivaldybės arba susitarti su apsauga. Vieną kartą teko mokėti baudą už pristatymą centriniame Londone per neleidžiamą laiką.

Kas vyksta, jei naujasis biuras dar nepasiruošęs?

Tuomet mums reikia laukti, o laukimas – tai pinigai. Paprastai turime 2 valandas nemokamo laukimo, o toliau eina valandinė tarifas. Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais turi būti sinchronizuotas su jūsų nuomotoju Anglijoje, kad durys būtų atidarytos.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojai kalba lietuviškai, tai lengviau susitarti dėl smulkmenų vietose. Bet su britų pareigūnais ar muitininkais jie kalba angliškai arba naudoja brokerį. Tai padeda išvengti nesupratimų tarpusavyje, kai reikia paskubinti procesą.

Ką daryti su pakuotėmis ir šiukšlėmis po išpakavimo?

Gali jas išvežti su savimi atgal, bet tai papildoma svorio vieta. Geriau susitarti dėl šiukšlių išvežimo vietoje arba surasti vietinę kompaniją, kuri užims dėžes perdirbimui. Nebraizykite jų kieme, nes gautumėte skundą iš kaimynų.

Ar reikia kas nors pasirašyti pristatymo metu?

Taip, būtinai pasirašykite pristatymo aktą CMR sąskaitą faktūrą. Patikrinkite, ar viskas atėjo sveika, nes po to, kai pasirašote, bus sunku įrodyti, kad monitorius buvo sutrūkinėjęs kelyje, o ne jūsų biure.

Kaip elgtis, jei dingo kažkas smulkaus?

Kartais dingsta kabelių arba mažų dalių. Jeigu tai pastebima iš karto, rašykite į aktą. Jeigu vėliau – sunkiau įrodyti. Geriausia turėti nuotraukas prieš išvežimą, ypač jei daiktai buvo jau pažeisti. Biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais baigiasi tik tada, kai paskutinis dėžė tuščia, o paskutinis kabelis prijungtas.

O galiausiai, ar verta viską daryti patiems?

Jei turite daug laiko, mažai krovinių ir norite patirti streso – tada taip. Bet jei jums svarbi verslo continuity ir ramybė, patikėkite tai specialistams. Mano patirtis rodo, kad taupant ant profesionalų, galima prarasti daugiau nei sutaupyta.

Apibendrinant, biuro perkraustymo planavimas į UK su efektyviais sprendimais nėra tiesiog pervežimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės, tikslių dokumentų ir pasitikėjimo savo partneriais. Nepaisant visų "Brexit" sudėtingumų ir britiško biurokratizmo, viskas įmanoma, jei neišsigąstate ir planuojate iš anksto. Sėkmės naujame bei darbe, ir tikimės, kad jūsų kava ten nebus tokia bloga, kaip girdėjau (nors abejoju).