Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos: praktinis vadovas be reklamų

Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos yra tas dalykas, kuris atrodo paprastas tik ant popieriaus, kol nepasiduoti realybės. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską – nuo idealiai sutvarkytų investicinių bankų iki chaotiškų „garažinių“ startuolių, kurie bando susivesti visą turtą keliomis „Renault Traffic“ mašinomis. Dabar, po „Brexit“, viskas tapo dar įdomiau, ypač su muitinės formalumais, kuriuos dažniausiai visi pamiršta. Jei norite išvengt tų situacijų, kai vairuotojas stovi sienos pusėje ir verda iš pykčio, nes trūksta vieno lapo, geriau skaitykite toliau. Čia nėra jokių saldžių melagiškų pažadų, tik tas, kas iš tiesų vyksta kelyje.

Pirminis chaosas ir organizacija

Ar tikrai verta kviesti specialistus?

Žinoma, galima bandyti vesti savo jėgomis, tarkime, pasikrauti kelis kompiuterius į asmeninį mikroautobusą ir važiuoti. Bet biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos tai nėra. Turiu omenyje, kad jei jus sustabdys britų policija arba muitinės pareigūnai ir pamatys, kad vairuojate komercinį transportą be tinkamos licencijos arba įrangos deklaracijos, bus nemalonu. Specialistai turi draudimą, žino, kaip supakuoti serverius, kad jie neatsiriktų nuo vibracijos, o svarbiausia – jie atsims atsakomybę, jei kažkas nueis ne taip. Vienas mano klientas taip taupojo ant vairuotojo, kad galiausiai pervežė serverius „Volvo“ bagažinėje, tai pasibaigė labai liūdnai ir brangiai.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau, bet realistiškai – mažiausiai mėnesį prieš kelionę. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos reikalauja laiko, nes reikia ne tik užsisakyti mašiną, bet ir susitvarkyti dokumentus. Jei laukiate paskutinę savaitę, kainos šoks į dangų, o laisvų vairuotojų kaip šienas vasarą. Be to, angliški uždaroji tipo sandėliai (warehouses) turi būti užsakyti iš anksto, kitaip jūsų kroviniui teks laukti kieme, o Londone oras gali būti „malonus“. Geriau susitarti su savo komanda ir nustatyti datą, tada pradėti sukti ratą.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Be abejo, tai būtina daiktas. Jums reikės detalaus sąrašo, ne tik „10 dėžių“, o kas tiksliai jose yra – kompiuteriai, biuro kėdės, arbatinukai ir t.t. Muitinėje Londone arba Tilbury uoste jie gali atidaryti kroviniį ir patikrinti, ar sutinka faktūros su turiniu. Jei sąrašas bus „glaustas“, gali tekti mokėti baudas arba delsimines mokestis. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos be šio sąrašo yra kaip važiuoti į mišką be kompaso – tikriausiai užklysi, bet ne ten, kur nori. Rašykite viską, net smulkmenas, tai sukurs gerą įspūdį pareigūnams.

Kas dėl kompiuterių ir duomenų?

Čia yra jautriausia vieta. Jei turite serverius, juos reikia išjungti tinkamai, ne tik ištraukti kištuką iš lizdo. Geriau pasikviesti IT žmogų, kuris juos „išmontuotu“ ir paruošė transportavimui. Vairuotojas ne technikas, jis nežino, kas yra „RAID“ masyvas ar kodėl negalima gulti serverį ant šono. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos turi apimti ir duomenų backup planą, nes jei diskas nukris kelyje per duobę (o keliukai ten, pasakysiu, ne idealūs), bus per vėlu verkti. Backuperiuose pasitikėkite kaip sau, o ne kaip kažkam.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai – taip, bet ne per daug. Jei vairuotojas rastys jūsų drabužių ar indų tarp biuro įrangos, gali kilti klausimų, ar tai nėra kontrabanda arba nelegali imigracijos priemonė. Geriau visus asmeninius daiktus pažymėti atskirai arba, dar geriau, vežti juos atskirai. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos turi būti aiškus – jei deklaracijoj rašoma „biuro technika“, ten turi būti tik technika. Muitinės darbuotojai mėgsta tikslumą, o jei jie įtars, kad perkraunate žmones ne legaliai, bus didelių problemų.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spausdintuvų kasetės, valikliai, galbūt kai kurios chemijos laboratorijose – tai visai yra pavojingos medžiagos (ADR). Negalima tiesiog įmesti jų į dėžę ir pamiršti. Reikia specialios pakuotės ir deklaravimo. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos negali ignoruoti saugumo standartų, nes jei kasetė nutekės ir užterš kitus daiktus, jums teks atsiprašyti už prarastus dokumentus ir kompiuterius. Pasakykite mums iš anksto apie tokius dalykus, mes paruošime reikiamus indus.

Ar reikia specialios pakuotės?

Būtina. Nėra nieko blogiau, nei atvykti į naują biurą ir pamatyti sulaužytus monitorius. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos turi apimti investiciją į burbulus, kartoną, tvirtas dėžes. Stalai ir lentynos turi būti išmontuotos, o ne vežtos surinktos – taip jų nebus galima uždaryti į furgoną saugiai. Vienas kartą teko matyti, kaip klientas bandė vežti stiklinę sieną be apsauginės plėvės, na, tik nupjovė rankas. Neklauskit, kodėl jis taip padarė, žmonės kartais būna keisti.

Burokratija ir „Brexit“ realijos

Ar reikia EORI numerio?

Taip, be jokio abejojo. Dabar, kai JK nebėra ES, jums reikia EORI numerio (GB), jei esate registruotas JK, arba EU EORI, jei esate iš Lietuvos ir einate laikinąją procedūrą (tikėtina, kad reikės abiejų). Be šio numerio muitinė neleis išvežti krovinių. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos prasideda ne nuo dėžių pakavimo, o nuo šių kodų gavimo. Tai trunka laiko, todėl neskubėkite. Jei neturite patikimos buhalterės, kuria tai padarytų, gausite bėdų sankryžoje.

Kas su PVM mokesčiais?

Čia viskas labai įdomi (ironiška). Jei pervežate įrangą, kuri priklauso jūsų lietuviškai įmonei, ir ją išvežiate ilgam, gali tekti mokėti PVM importuojant (arba taikyti atvirkštinį apmokestinimą, jei turite GB PVM kodą). Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos reikalauja gero buhalterio, kuris supranta „Intrastat“ ir kitus siaubingus dalykus. Nesigaikite patys, jei nesuprantate skirtumo tarp 0 % ir 20 % tarifų. Vienas mano klientas bandė tai daryti per „Excel“ lentelę ir gavo baudą, kuri buvo didesnė nei už pervežimą.

Ar reikia prekių kilmės sertifikatų?

Jei pervežate naują įrangą, kurią nupirkote ne ES, gali būti, kad taip. Jei tai naudojami biuro baldai ir kompiuteriai, kuriuos naudojote jau kurį laiką Vilniuje, dažniausiai užtenka faktūros ar inventoriaus sąrašo. Bet muitinė turi teisę klausti. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos turi būti paremtas dokumentais, kurie rodo, kad šis turtas nėra naujas pirkinys iš Kinijos, parduodamas Londone. Jei neteisingai deklaruosite, gali būti įtarimas dėl muitų vengimo.

Kas dėl draudimo?

Draudimas būtinas, bet skaitykite smulkmenas. Daugelis standartinių draudimų nedengia elektronikos, jei ji nebuvo pakruota profesionaliai. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos turi įtraukti draudimo polisą, kuris apima ir „jūrų“ riziką (jei važiuojate keltu), ir krovininio transporto riziką. Patikrinkite, ar draudžiamas „Force Majeure“, nesangiškai pasakius, kai kurios vietos Europoje (ir Anglijoje) gali būti nestabilios. Geriau pasidrausti per galvą, nei gailėtis vėliau.

Ar galima atidėti mokesčius?

Kai kuriais atvejais galima naudoti „Deferred Payment“ sistemą JK, jei turite didelį srautą. Bet vienam kartiniui biuro perkraustymui į Londoną iš Lietuvos tai gali būti per daug sudėtinga. Dažniausia reikia sumokėti importo mokesčius (jei taikomi) iš karto pasienyje arba per tarpininką. Pasiruoškite grynaisiais arba pavedimui, nes kai kuria muitinės postai nemėgsta kortelių arba ima didelius užmokesčius už jų aptarnavimą.

Ką daryti, jei dokumentai neteisingi?

Tada laukite. Muitinės užlaikymas gali kainuoti nuo 50 iki 200 svarų per dieną už saugojimą sandėlyje. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos be klaidų yra svajonė, o realybėje dažnai pasitaiko trūkstamų priedų ar neteisingų HS kodų. Tada reikia kreiptis į tarpininką (customs broker), kuris gali tai ištaisyti, bet tai kainuoja. Neklauskite, kiek, tai priklauso nuo to, kiek jie nori uždirbti (juokauju, bet tik dalis).

Ar sunku gauti vizą vairuotojui?

Jei vairuotojas iš Lietuvos (ES pilietis), jam reikia tik paso, jei važiuoja trumpam. Jei jis dirba JK, reikia leidimo. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos taip pat reiškia, kad reikia patikrinti, ar vairuotojas negali būti įleistas nelegaliai. Dabar britai labai griežtai tikrina, kodėl žmogus atvyksta. Geriau, kad vairuotojas turėtų kvietimą arba sutartį su jam pasirašytu, kad jis veža įrangą darbui.

Logistika ir kelių nuostabos

Ką pasirinkti: keltą ar tunelį?

Tuneliu (Eurotunnel) greičiau, jei viskas tvarkoje – valanda ir jau esate. Keltu lėčiau, bet kartais pigiau, jei turite didelį krovinį. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos per tūkstančius kilometrų reiškia, kad vairuotojui reikės poilsio. Jei važiuosite per Kalė, tai gali būti gražu, bet pavojinga dėl oro sąlygų. Aš asmeniškai rekomenduoju tunelį, mažiau jūros ligos ir laiko praradimo uoste.

Ar brangu vairuoti per Angliją?

Anglijoje kuras brangus (ne taip kaip Olandijoje, bet visvien), o didžiuosiuose miestuose yra ULEZ zonos (Ultra Low Emission Zone). Jei jūsų furgonas neatitinka standartų „Euro 6“, teks mokėti mokestį kasdien, o jis nėra mažas. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos turi apskaičiuoti šias išlaidas. Vienas mano klientas nenusipirko leidimo ir gavo baudą 160 svarų tiesiog už važiavimą per centrą. Neklauskit, kodėl jis nežinojo.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Paprastai apie 3-4 dienas viena kryptimi, priklausomai nuo poilsio laiko. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos negali būti skaičiuojamas kaip važiavimas su automobiliu „pikapu“. Sunkvežimis turi tachografą, jis negali važiuoti 10 valandų iš eilės. Jei skambinate man ir klausiate „ar gali būti rytoj?“, aš atsakau – tik jei jūsų biuras yra netoli sienos. Realaus laiko planavimas yra pagrindas sėkmei.

Ar saugu palikti dalykus furgone naktį?

Nerekomenduoju. Anglijoje (ir Prancūzijoje) gaujos vagių specializuojasi sunkvežimiuose. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos turi numatyti saugumą parkinguose. Geriau mokėti už apsaugotą aikštelę, nei rytoj rašyti pareiškimą policijai dėl dingusių serverių. Vairuotojai turi mėgstamas vietas, kur gali užsukti, kur yra sargbiniai ir kameros. Neklausykite, kur jos, tai jų profesinė paslaptis (nepabaigiau minties... tiesiog saugios vietos).

Kas dėl pristatymo į centro biurą?

Jei jūsų biuras yra „City“ arba „Canary Wharf“, ten be galo sunku pristatyti didelę mašiną. Reikės „smaller vehicle“ (mažesnio transporto) arba specialių leidimų iš miesto tarybos. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos gali baigtis taip, kad didelis sunkvežimis paliekamas priemiestyje, o krovinys perkeliamas į mažesnį furgoną. Tai papildomi pinigai ir laikas, bet tokie taisyklės ten. Nėra prasmės byloti su sargu, kuris negalės jūsų praleisti.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma modernių transporto įmonių turi GPS stebėjimą. Galite matyti, kur mašina stovi, ar vairuotojas miega, ar važiuoja. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos daugeliui klientų suteikia ramybės, kai jie mato, kad krovinys jau Anglijoje. Bet prisiminkite, GPS gali „užstrigti“ tunelyje arba dėl blogo signalo, todėl nedarykite išvadų iš karto, jei rodo, kad mašina stovi vietoje valandą.

Ką daryti, jei mašina sugenda?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Tada skambinamas techninės pagalbos automobilis. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos turi turėti „Plan B“ – kas darys, jei krovinys užstrigs Vokietijoje? Gali tekti perkrauti į kitą mašiną. Tai brangu ir ilgai. Geriausia pasirinkti patikimą pervežėją, kuris keičia padangas prieš kelionę, o ne kai jos jau plyšo (pavyzdžiui, kaip tas vienas klientas, kuris taupoj ant techninės priežiūros).

Ar sunku rasti adresą Londone?

Londono adreso sistema yra chaosas. Viename gatvės gale gali būti vienas numeris, gale – kitas, o namų numeriai gali eiti ne iš eilės. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos reikalauja tikslaus „What3Words“ arba GPS koordinačių. Vairuotojai iš Lietuvos kartais sužeidžia galvą bandydami suprasti, kur yra „North“ ir „South“ gatvės rajonuose. Padėkite jiems, nusiųsdami nuotrauką įėjimo.

Pinigai ir pabaigos

Kiek tai viskas kainuoja?

Klausimas į kurį aš vienu sakiniu neatsakysiu. Priklauso nuo tūkstančio dalykų: kiek svorio, koks tūris, kur tiksliai Londonoje reikia vežti, ar reikia pakavimo paslaugų. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos gali kainuoti nuo 1500 eurų (mažas krovinys, dalinis) iki 10 tūkstančių (pilnas biuras su baldais). Jei jums kas pasako, kad tai atvažiuos už 500 eurų, bėkite tolyn, tai arba vagys, arba jie nevežia nieko legaliai.

Ar galima sumokėti atvykus?

Dažniausiai reikalaujama avansas (deposit), kadangi mums reikia užsisakyti bilietus, degalines. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos – tai išlaidos kurios nėra mažos. Likusi dalis sumokama grynaisiais vairuotojui arba pavedimu prieš iškraunant. Neklauskite, ar galima atidėti mokėjimą „iki kito mėnesio“, mes ne bankas.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei pervežate daug daiktų arba esate nuolatinis klientas, taip, galima susitarti. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos kartais tampa pigesnis, jei sutinkate laukti mūsų grįžtančio transporto (t.y. tuščio atgalinio reiso). Bet tada reikia lankstumo dėl datų. Jei jums reikia būti ten pirmadienį ryte 9:00, tai tikriausiai teks mokėti pilną kainą.

Kas atsitinka, jei klientas neparuoštas?

Tada vairuotojas laukia. Laukimas mokamas. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos baigiasi tuo momentu, kai paskutinė dėžė iškrenta. Jei jūsų darbuotojai atvyksta valanda vėliau, nes užmiršo raktus, laikmatis bėga. Nekantrinkite vairuotojų, jie turi savo grafikus, ir jei pavėluos, gali praleisti kitą užsakymą. Tai paprastos žmogiškosios sąlygos.

Ar reikia palikti arbatpinigių?

Nebūtina, bet vairuotojai tai labai įvertina. Jei dirbo sunkiai, pakėlė 50 dėžių į trečią aukštą be lifto, dešimt ar dvidešimt svarų jiems bus didelis pagyrimas. Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos nėra tik verslas, tai ir žmonių santykiai. Geras nusiteikimas daro stebuklus, kai kažkas ne taip eina.

Kaip atsiskaityti už užlaikymus?

Jei jūs kaltas, jūs mokate. Jei mes vėluojame, mes atleidžiame (arba mažiname). Biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos turi aiškias sutartis. Visada patikrinkite punkte apie „delays“ (užlaikymus). Paskutinės minutės pakeitimai kainuoja brangiai, todėl būkite tikri dėl savo planų.

Išvados

Na, o trumpai tariant, biuro perkraustymo planavimas į Londoną iš Lietuvos yra sudėtingas procesas, kuris reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Jei sutvarkysite dokumentus, pasirūpinsite pakavimu ir pasiklausysite patarimų, viskas gerai sušeis. Nereikia būti genijumi, kad suprastum, bet reikia būti atsargiu. Dažniausiai problemos kyla ne iš blogų kelių, o iš to, kad kažkas kažką pamiršo arba nusprendė išpešti. Pasidarykite planą, laikykite jo ir tikėkis geriausio, o jei kas nors nueis ne taip – skambinkite man, kažką sugalvosim (pavyzdžiui, arba tiesiog išgersim kavos ir palauksiam). Sėkmės naujame biure!