Biuro perkraustymo planas Jungtinėje Karalystėje: praktiški patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, per kuriuos mačiau viską – nuo mažų startuolių, keliančių kelis kompiuterius, iki milžiniškų korporacijų, persikeliančių tarp Londono ir Mančesterio. Galiu pasakyti vieną: nevaizduokite, kad tai tiesiog dėžių įkėlimas į sunkvežimį. Jungtinė Karalystė turi savų niuansų, kurie gali viską nutildyti paskutinę minutę. Jei neturite išsamo biuro perkraustymo planas Jungtinėje Karalystėje, pasiruošite nemažai streso ir netikėtų išlaidų. Perkraustymas čia nėra tik fizinis darbas, tai logistika, biurokratija ir susitarimai su daugybe žmonių. Žemiau išdėliosiu tai, ką klientams paprastai sakau į akis, be jokių gražių brošiūrų.

Kodėl reikalingas biuro perkraustymo planas Jungtinėje Karalystėje ir kada pradėti

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie persikėlimą?

Niekada neper vėlu pradėti, bet idealiai tai daroma mažiausiai prieš 3–4 mėnesius. Žinau, žinau, dažnai klientai skambina prieš savaitę ir sako "mes skubame", bet tada kaina šoką ir kokybė krenta. Geras biuro perkraustymo planas Jungtinėje Karalystėje reikalauja laiko, nes reikia užsakyti liftą, gauti leidimų iš savivaldybės (ypač Londone) ir suderinti vairuotojų grafikus. Jei laukiate paskutinę sekundę, gali likti be automobilių, o britų "peak season" tampa košmare.

Ar tikrai reikia rašyto plano ar galima ir „iš galvos“?

Rašytas planas būtinas, net jei jis atrodo paprastas. Turi būti aišku, kas kurį stalą pakels, kas užrakins buities, ir kur bus statoma kava (svarbiausia!). Vieną kartą be plano vairuotojai iškrautė dėžes neteikiamame aukšte, ir mes juos teko kelti per laiptus penkias valandas. Įrašykite viską. Galite net nusipiešti brėžinį ant servetėlės, jeigu norite, bet turi būti aišku, kas vyksta, kai atvyksta sunkvežimis.

Kas turėtų būti atsakingas už perkraustymą įmonėje?

Reikia vieno žmogaus, kuris galėtų spresti greitai. Ne komiteto. Komitetai sprendžia per lėtai, o mūsų vairuotojai laukia ant gatvės ir jų laikas mokamas. Tas žmogus turi turėti leidimą skirti pinigų prireikus pavyzdžiui, jei reikia nuomoti papildomą kėbulą arba jei sienos per plačios. Be lyderio biuro perkraustymo planas Jungtinėje Karalystėje liks tik popieriuje.

Kaip suskaičiuoti, kiek dėžių prireiks?

Paprasta taisyklė: visada imkite daugiau, nei manote. Darbuotojai turi tendenciją kažką paslėpti arba užpildyti dėžę iki tokio sunkio, kad nenukeltum. Paskaičiuokite po dvi dėžes vienam žmoguiui, o tada pridėkite 20 % archyvams ir technikai. Nupirkite kokybiškas dėžes, tas "kiauros iš parduotuvės" tiesiog suyra kelyje, ypač jeigu keliaujate per angliškus akmenis.

Ar reikia informuoti nuomininką (landlord) apie perkraustymą?

Absoliučiai taip. Daugelis verslo centrų Londone turi griežtas taisykles dėl liftų naudojimo, "išėjimo" (exit) kortelių ir draudžių. Jei tai nepranešate, apsauga gali neleisti vairuotojams net įvaziuoti į kiemą. Vienas klientas pamiršo tai padaryti Edinburgh ir mes praleidome pusę dienos laukiant, kol atvyks statybos vadovas su raktų pakabu.

Logistika: automobiliai, keliai ir britų ypatumai

Kokio dydžio sunkvežimį rinktis?

Tai priklauso nuo tūrio, bet ir nuo vietos. Jeigu senasis biuras yra sename "townhouse" tipo pastate centre, didelis sunkvežimis ten neišvažiuos. Anglijos miestuose gatvės siauros, o „parkavimo vietos“ beveik nėra. Dažniausiai renkamės 7.5 tonų autobusus su "Luton" kėbulu, nes jie talpiesni, bet manevringi. Tikrai verta pasitikrinti, ar gatvėje nėra „iškyšų“ ar važiuojamosios dalies apribojimų.

Ar reikia specialių leidimų automobiliams stovėti britų miestuose?

Londone, Birmingeme, Mančesteryje – be abejo. Reikės susisiekti su vietine taryba (council) ir gauti leidimą stovėjimui perkrovimui (loading suspension). Tai kainuoja, bet be to gausite baudą, kuri bus didesnė už pačią perkraustymo paslaugą. Viską reikia užsakyti savaitėmis anksčiau, nes biurokratija čia lėta. Ir nepamirškite apie "Congestion Charge" ir "ULEZ" zonas Londone – tai pinigai, kur reikia sumokėti.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Pasirodo, kad statybininkai vėluoja, o jums reikia išsikrauti iš senos vietos. Tokiu atveju biuro perkraustymo planas Jungtinėje Karalystėje turi numatyti sandėliavimą. Nuo ką pradėti? Nuomokite laikiną sandėlį. Geriau mokėti už mėnesį sandėlį, nei dvigubai perkraustymą ir skubėti. Niekada nesikraukite į dulkes ir dažus.

Ar galima kelti įmonės turtą savaitgaliu?

Galima, ir dažnai netgi rekomenduojama, tačiau tada kaina aukštesnė. Vairuotojai ir krovėjai turi dirbti viršvalandžius, o šeštadieniais sekmadieniais UK darbo įstatymai nustato didesnes tarifais. Jei norite taupyti, kelkite darbo dieną, jei norite, kad nereikėtų stabdyti verslo – kelkite savaitgalį. Pasirinkimas jūsų, bet būkite pasiruošę už tai sumokėti.

Kaip vežti brangų techniką kompiuterius serverius?

Kompiuterius geriau pakuoja patys IT žmonės (jeigu jūsų įmonėje jų yra). Mes neatsiimame atsakomybės už duomenų praradimą, nors ir atsakingi už fizinius pažeidimus. Serverius reikia specialiose dėžėse su putomis (antistatic). Buvome atvejų, kai klientas tiesiog sumetė serverius į " IKEA " kėdes ir stebėjo, kaip jie šokio kelyje. Geriau juos vežti atskirai, nei su baldais.

Baldai, įranga ir archyvai

Ar jums išmontuojame ir surenkate baldus?

Įprastai taip, tai įeina į paslaugą. Bet turi būti aišku, kad tas senasis sekretorininko stalas, kuris laikomas jau 20 metų, gali tiesiog subyriėti išmontuojant. Nenuostabu, jei sugenda. Naujus baldus surinksime pagal instrukcijas, bet jei instrukcijos nėra... na, tada priklauso nuo mūsų meistro patirties. Paprastai susitvarkome, bet užtrunkame ilgiau.

Kaip elgtis su dokumentais ir archyvais?

Dokumentus reikia rūšiuoti. Jeigu juos tiesiog užpilstysite į didelias dėžes, tai taps nebevežimu, o kančia. Siūlau specialias archyvinės dėžes, kurios telpa daugiau ir jas lengviau stumti. Be to, atsižvelkite į GDPR taisykles – negalima tiesiog mesti dokumentų į gatvę. Jei kas nors pasimestų, baudos milžiniškos. Sąmoningai pažymėkite dėžes su paslėpta informacija.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet britų klimatas kelyje (ypač žiemą) gali juos užmušti. Taip pat augalai turi būti apsaugoti nuo purvo. Kai kuriame biure musės buvo tokios didelės, kad teko kvieti specialią dezinfekcijos komandą, kol išvežėme palme. Jei augalai jums brangūs, geriau pasamdyti floristą, kuris juos perkraustys specialia transporto priemone, o ne mesti į sunkvežimį šalia metalinių lentynų.

Kas daryti su dėžėmis po perkraustymo?

Jos mūsų. Atkrauname, susukame ir pasiimame. Nereikia jų laikti kambario kampe, jeigu nenorite. Jei norite jas palikti kur kas nors darbams, pasakykite iš anksto, galime jums jas parduoti pigiau. Bet dažniausiai klientai tiesiog nori, kad viskas dingtų. Aišku, dėžės turi būti tuščios, be buitinių atliekų. Vieną kartą radome kažką... na, geriau net nekalbėsiu.

O jei tarp baldų yra asmeninių daiktų?

Nedarykite taip. Darbuotojai dažnai palieka indus, vaikių nuotraukas ar net gyvūnus (žaislus). Mes juos nekeliam, jeigu tai nenurodyta sąraše. Jeigu pas mus atvykstate su pilna dėže senų batų, mes jas atiduosim atskirai. Asmeninius daiktus turėtų pasirūpinti patys žmonės, o ne logistika.

Kainos, sutartys ir pinigai (o kaip be jų)

Nuo ko priklauso kaina?

Tūris, atstumas, pietų pertrauka (ironiška, bet tiesa), prieigos prie objekto sudėtingumas. Taip pat, ar reikia draudimo. Kiekvienas atvejis individualus. Negaliu pasakyti "nuo 100 svarų", nes gali būti ir 10 000. Geras biuro perkraustymo planas Jungtinėje Karalystėje padės išvengti papildomų valandų, kurios ir brangiausios kainuoja.

Ar į kainą įeima draudimas?

Įprastai įeima bazinis draudimas (pvz., 10 000 GBP), bet jis visada yra su sąlygomis. Jeigu dėžėje buvo sidabriniai šaukštai, o jūs nenuminėjote, draudimas neišmokės. Visada patikrinkite "Terms and Conditions". Vienas klientas Londone neteko brangiausio meno kūrinio, nes užrašė "vaza" vietoje "porceliano vaza, XV a." Detalus inventoriaus sąrašas – tai pusė sėkmės.

Kas yra „standing charge“ ir kodėl jis taip brangus?

Tai fiksuota kaina už išvažiavimą ir grįžtamąjį kelią, nepriklausomai nuo to, kiek valandų dirbome. Degalai UK nėra pigūs, o mūsų baze gali būti už 50 mylių. Negaliu atvykti iš Londono į Oksfordą už 50 svarų, tai tiesiog neapsimoka. Ši dalis padengia mūsų laiką kelyje, kurio negalime parduoti kitam klientui.

Ar galima atsisakyti paslaugos paskutinę minutę?

Galima, bet tikrai nebus nemokamai. Jeigu mes jau išsiuntėme ekipažą, o jūs nusprendžiate nebekraustyti, turėsite sumokėti bent 50 %, o kartais ir 100 % sutartos sumos. Vairuotojai turi būti sumokėti, jie atvyko į darbą. Biuras tai ne taksi, kur galite uždaryti duris ir važiuoti toliau.

Ar priimate mokėjimais grynaisiais?

Geriau nebūtų. Viską apmokestiname (VAT), jei reikia sąskaitos faktūros (invoice). Grynaisiais galima mokėti tik už "pakeltą-numestą" darbą be dokumentų, bet tada neturite jokios garantijos. Įmonėms reikalingas įrodymas apie išlaidas, tad visada rekomenduoju banko pavedimą. Be to, grynaisiai pavogti lengviau (nors darbuotojai pas mus pasitikimi).

Smulkmenos, kurios sukelia daugiausiai streso

Kas nutinka, jei padaruome žalą?

Tiesiog praneškite. Nedelskite, kadangi po kelių dienų bus sunku įrodyti, kad tai nebuvo jau anksčiau sukrėta. Mes turime draudimą, mes ištaisysime arba atsiduosime. Vieną kartą sulaužėme pasiduodančią sieną, tai nebuvo malonu, bet išcementavome per dvi dienas. Svarbiausia – nešlubioti ir nedaryti iš to dramos.

Ar padedate su išmetamomis atliekomis (waste)?

Mes galime nuvežti dėžes su šiukšlėmis į artimiausią šiukšliadėžę, bet jeigu tai statybinių atliekų, reikia specialaus leidimo. Britai labai griežti dėl atliekų šalinimo. Jei mes pastebėsime, kad jūs bandote mums įmesti seną televizorių ar piltas aliejaus kanistras, mes atsisakysime. Už tai baudos didelės, ir mums to nereikia.

O jeigu lietus?

Anglijoje lietuja dažnai. Mes turime aprūpimą (plyšius, drobes), bet jeigu būna potvynis, gali tekti laukti. Niekada neperkraustome, kai dangus užlieja visa kelią, nes tai pavojinga ir pačioms dėžėms (jos migdo). Geriau palaukti valandą, nei vėliau džiovinti dokumentus savoje virtuvėje.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepasimests?

Gerkite numerius ant dėžių. Nuo 1 iki ... kiek ten jų yra. Tada galite padaryti Excel lentelę: "1 dėžė - prieėjimas", "2 dėžė - direktoriaus kabinetas". Be šio sistemos chaosas užtikrintas. Niekada nepasitikėkite tuo, kad "mes viską pastatys ten kur reikia". Mes įdėsime į tą patį kambaryj, bet neturime laiko rūšiuoti popierių ant stalo.

Ar reikia gerti kavą vairuotojams?

Nebūtina, bet labai padeda. Britų kultūroje puodelis arbatos ar kavos gali pagerinti nuotaiką ir, stebuklingai, padaryti darbą greičiau. Nereikia jokiems banketams, paprasta pagarba pakanka. Jei vairuotojai jaučiasi gerbiami, jie pasiduoda daugiau. O jei jūsų biuro vadovas šaukia ant jų... tada viskas vyksta lėčiau.

Išvada

Apibendrinant, sėkmingas persikėlimas nėra tik apie tai, kaip greitai padėsite dėžę į sunkvežimį. Tai yra kompleksinis procesas, reikalaujantis biuro perkraustymo planas Jungtinėje Karalystėje, kuris atsižvelgia į vietos taisykles, galimas problemas ir žmogiškąjį faktorių. Naudokitės patirtimi, pasitikėkite savo jausmais, bet viską užrašinėkite. Jeigu viską padarysite protingai, net penkiolika metų vėliau prisiminsite tą perkraustymą kaip paprastą darbo dieną, o ne košmarą. Sėkmės naujoje vietoje!