Biuro perkraustymo patarimai į Jungtinę Karalystę planavimas: kas iš tikrųjų svarbu

Sveiki, čia vėl aš. Jau virš dvidešimt metų važinėju šiais keliais, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymo patarimai į Jungtinę Karalystę planavimas dabar atrodo visai kitaip nei prieš penkerius metus. Anksčiau užteko pakrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, o dabar? Visa tai suktasi apie dokumentus, muitinę ir Brexit. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – jei nepasiruoši tinkamai, mokesčiai ir lašas suvalgys visą biudžetą. Čia ne apie tai, kaip dėti lipdukus ant stalų, o apie tai, kaip neišprotėti prieš britų muitinę. Gilėkimės į tai, kas iš tikrųjų daro problemų ir kaip ją išvengti.

Popieriaus darbas ir nervai (ir vėl Brexit)

Ką reikia daryti su dokumentais iš pat pradžių?

Viskas prasideda nuo popieriaus. Jums reikės komercinės sąskaitos faktūros, kurioje tiksliai būtų aprašytas kiekvienas daiktas. Negalima tiesiog rašyti „biuro įranga“, tai nebeveikia. Reikia rašyti „biuro stalai, 5 vnt., naudoti“. Turi būti nurodyta vertė ir svoris. Be šito, sunkvežimis gali būti sustabdytas Doveriuose arba Folkestone’e. Vieną kartą maža įmonės vadovas man sakė, kad jis „viską užrašys vėliau“, tačiau muitininkai to nepriima. Jie nori matyti dokumentus prieš išvykstant. Be gero pakavimo sąrašo (packing list), jūsų biuro perkraustymo patarimai į Jungtinę Karalystę planavimas taps tikru košmaru.

Ar man tikrai reikia to EORI numerio?

Taip, be abejo. Jei jūsų įmonės dar neturi EORI numerio, kuris prasideda raidėmis GB, eikite ir gaukite jį dabar. Tai trunka vos keletą minučių internetu, bet be jo jūs negalite deklaruoti prekių. Aš mačiau situaciją, kur krovinys stovėjojo sandėlyje tris dienas tik todėl, kas kas pamiršo šį numerį. Pasirodo, klientas manė, kad tarpininkas viską sutvarkys, bet ne, EORI turi būti siuntėjo. Neskubėkite su šituo, nes vėliau bus per vėlu. Be to, jei perkraustote į Šiaurės Airiją, taisyklės dar kitos, bet mes kalbame apie Didžiąją Britaniją.

Kas vyksta su muitine iš tikrųjų?

Dabar tai nebe paprasta kontrolė. Reikia pateikti importo deklaraciją. Geriausia, jei tai daro jūsų logistikos partneris arba brokeris JK pusėje. Kai keliaujate, turi būti aišku, kas moka PVM ir muito mokesčius (jei tokių yra). Dažnai klientai klausia: „ar reikės mokėti“, ir aš visada sakau – jei tai perkėlimas būstinės (transfer of own goods), dažniausiai mokesčių nėra. Bet turi būti įrodymas, kad tai jūsų nuosavybė ir kad ją naudosite toje pačioje veikloje. Muitinė gali prašyti įrodymų, pvz., senų pirkimų sąskaitų.

Ar sunku gauti visus leidimus?

Savo ruožtu ne, bet tai reikalauja laiko. Jei vežate brangią elektroniką ar serverius, gali tekti gauti papildomus sertifikatus. Arba jei tarp daiktų yra kažkas, kas atrodo įtartai. Žinote, kartais į dėžes patenka dalykai, kurių neturėtų būti. Vieną kartą radome dėžę su alkoholiu, kuris nebuvo deklaruotas. Tai sukėlė didelį pyktį. Taigi, sąrašas turi būti 100 proc. tikslus. Nenaudokite senų sąskaitų, kurios netinka dabartiniam turiniui. Geriau praleisti valandą ir susirūpinti biuro perkraustymo patarimais į Jungtinę Karalystę planavimą iš anksto.

Kiek laiko užtruks dokumentų tvarkymas?

Galvodami apie biuro perkraustymo patarimus į Jungtinę Karalystę planavimą, skirkite tam bent savaitę prieš pat važiavimą. Brokeris turi turėti laiko viską patikrinti. Jei duodate dokumentus paskutinę valandą, tikėkitės delsimų. Ypač jei vykstate penktadienį. Britų muitinė dirba savo ritmu, ir jei jiems kažkas nepatinka, jie nedirbs viršvalandžių jūsų dėlei. Geriau viską perduoti antradienį arba trečiadienį, kad turėtumėte rezervą. Neskubėkite, greitis čia ne visada geriausias draugas.

Pinigai, mokesčiai ir kiek tai kainuoja (realiai)

Ar labai brangu perkraustyti į JK?

Brangs? Žinoma, brangiau nei prieš penkerius metus. Kainos augo dėl kuro, tačiau čia dar pridedami „britiški“ mokesčiai. Už „Entry Summary Declaration“ reikia sumokėti bent 25-30 svarų, o už patį išskaidymą – dar 50-100 svarų (priklausomai nuo brokerio). Pridėkite tai prie savo biudžeto. Daugelis klientų apie tai nežino ir tada nustemba, kai gavo sąskaitą iš JK brokerio. Tai ne logistikos įmonės pelnas, tai valstybiniai mokesčiai. Reikia apie tai kalbėti iš karto.

Kas dėl draudimo? Ar jis tikrai reikalingas?

Žinoma, reikalingas. Net jei manote, kad vairuotojas geras. Aš mačiau, kaip sunkvežimį užplūdo vėjas Šiaurės Anglijoje ir apvirto dėžė su serveriais. Be pilno draudimo (vis rizika), liktum su nieku. Draudimo polisas turi padengti ne tik transporto, bet ir apkrovos/iškrovos riziką. Patikrinkite, ar draudimas galioja JK teritorijoje, nes kai kurie „pigūs“ draudimai gali apriboti atsakomybę užsienyje. Netaupykite ant šito, tai nėra vieta taupyti.

Ar yra kokios nors paslėptos kainos?

Visada yra. Vienas tokių dalykų yra „Long Vehicles“ leidimas Londone arba ULEZ mokestis. Jei jūsų sunkvežimis neįsivaizduoja šiuolaikinių standartų (Euro 6), turėsite mokėti už važiavimą už miesto ribų. Taip pat, jei reikia specialios technikos (pvz., kranas su sunkvežimių sukeliamu), tai kainuoja dvigubai. Užklausdami kainos, pasakykite tiksliai, ką reikia vežti ir kur. Jei pasakysite „biuro baldai“, o bus seifas, sveriantis toną, vairuotojas tiesiog atsisaks vežti.

Kaip sudaryti realų biudžetą?

Paimkite transporto kainą, pridėkite 20 proc. brokerio mokesčiams ir dar 10 proc. netikėtumams. Tai saugus variantas. Jei kalbame apie biuro perkraustymo patarimus į Jungtinę Karalystę planavimą, biudžeto planavimas yra pusė darbo. Jei jūsų įmonė moka PVM JK, galite susigrąžinti importo PVM, bet tai reikalauja papildomo popieriaus darbo. Pasikalbėkite su savo buhalteriu prieš pradedant. Gali būti, kad jums apsimokės rinktis kitą muitinės procedūrą (pvz., inward processing), bet tai jau per sudėtinga man paaiškinti.

Ar galiu susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Sveikina, jei įmanoma. Tačiau dauguma brokerų JK reikalauja išankstinio mokėjimo arba garantijos. Jie nenori rizikuoti, nes jei mokesčiai nebus sumokėti, muitinė neisleis krovinio. Logistikos įmonės Lietuvoje dažnai dirba su išankstinio mokėjimo sąlygomis, ypač su naujais klientais. Tai ne piktnaudžiavimas, tai apsauga. Taigi, pasirūpinkite lėšomis iš anksto.

Kaip viskas veikia fiziškai? Vairuotojai ir kelyje

Ar vairuotojas padės susirūpinti dėžėmis?

Dažniausiai ne. Jo darbas yra vairuoti ir užtikrinti, kad krovinys nenukristų. Jei jums reikia krovėjų, tai reikia užsakyti atskirai. Vienas vairuotojas negali pakelti sunkių seifų ar spintų vienas. Aš mačiau, kaip klientas tikėjosi, kad vairuotojas bus „visas įrankiais“, bet jis atvyko tik su šakėmis. Jei reikia fizinio darbo, planuokite tai iš anksto. Nekreipkite spaudimo į vairuotoją, jis jau pavargęs po kelias dienas trunkančios kelionės.

Kiek laiko užtruks važiavimas?

Priklausomai nuo maršruto. Jei važiuojate per Kenterberį ir Doverį, tai greičiau (jei nėra eilių). Jei per Eurotunelį, reikia rezervuoti vietą. Iš Vilniaus iki Londono – tai maždaug 2-3 dienos, priklausomai nuo poilsio laiko. Neskubėkite reikalauti, kad viskas atvyktų „rytoj“. Vairuotojai turi griežtus poilsio režimus, tachografai viską fiksuoja. Negalima juos apgauti (nors kai kas bando).

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada reikia kvieti techninę pagalbą JK, o tai labai brangu. Jei krovinys skubus, gali tekti perkrauti į kitą sunkvežimį. Geriausia, kad transporto įmonė turėtų partnérių ten, kas galėtų padėti. Pasitikėkite patikimomis firmomis, o ne tais, kurie siūlo kainą 50 eurų mažesnę. Kai mašina stovi šalia kelią Anglijoje ir lyja, tas 50 eurų taip niekada ir neatsiperka.

Ar saugu vežti brangius kompiuterius?

Jei supakuota teisingai – taip. Reikia naudoti burbuliukų plėvelę, tvirtas dėžes, antifrą. Geriausia, jei kompiuteriai yra originalioje pakuojeje. Jei ne, uždekite juos į dėžes su užpildu (putomis). Vienas klientas man buvo įdėjęs du MacBookus į paprastą dėžę su marškiniais. Atvažiavome – vienas buvo sulūžęs. Neklauskite, kaip tai įvyko, tiesiog dėžė nukrito. Taigi, elektronika reikalauja ypatingo dėmesio.

Ar reikia rūpintis maistu vairuotojui?

Jūs neprivalote, bet vairuotojai verta geri gestai. Jei jis pristato krovinį ir turi laukti kelias valandas, gali būti alkani. Nereikia šventinio vakarienės, bet vanduo ar kavė būtų malonu. Tai pagerina santykius. Kai vairuotojas laimingas, jis padės papildomai, pavyzdžiui, pastumti dėžę ten, kur reikia, nors pagal instrukcijas jo darbas baigtas.

Detales, kurios visada užmirštamos (ir apie kurias niekas nesako)

Ar galiu vežti savo asmeninius daiktus?

Tai yra pilka zona. Oficialiai tai neturėtų būti komercinis krovinys, jei tai asmeniniai daiktai. Tačiau jei jų daug ir atrodo, kad jums tai verslas, muitinė gali uždėti mokesčius. Geriau deklaruoti kaip „personal effects“ (asmeniniai daiktai), jei tikrai tokių yra nedaug. Jei vežate visą savo butą, tai jau ne biuro perkraustymas. Tada gali tekti mokėti PVM ir importo mokesčius nuo vertės. Būkite sąžiningi, britų sistemos labai gerai „suskaityčiuoja“ melą.

Ką daryti su tuščiomis dėžėmis ir šiukšlėmis?

Nevežkite šiukšlių į JK. Niekas to nenori. Jei turite senų baldų, kuriuos norite išmesti, išmeskite čia, Lietuvoje. Ten atliekų tvarkymas yra gana brangus ir sudėtingas. Vieną kartą teko vežti sunkvežimį, kuriame buvo įdėtos ir kelios senos biuro kėdės į mėsių. JK klientas atsisakė jų priimti ir teko važiuoti į specialią šiukšliadėžę, kur mokėjome už kiekvieną kilogramą. Nenaudingi daiktai lieka namuose.

Ar reikia iš anksto susitarti dėl vietos sandėlyje?

Taip, būtinai. Jei jūsų naujas biuras dar nebaigtas arba įėjimas per siauras, reikės laikino sandėlio JK. Tai papildomos išlaidos. Dažnai klientai galvoja: „važiuojame prieš penktadienį, paskui iškrauname“, o ten visiems išvažiavus atostogų. Sandėlių JK paklausa yra didelė. Geriau rezervuokite vietą bent savaitei iš ankso. Nerašykite man vėliau, kad „negalėjome įvažiuoti“, aš tada galiu tik pasakyti „pasakykite tai anksčiau“.

Ar galima užsisakyti ekspressą?

Galima, bet tai kainuoja triskart daugiau. Jei jums reikia, kad dėlės su dokumentais būtų Londone rytoj, tai mes tai padarysime. Tačiau biuro perkraustymo patarimai į Jungtinę Karalystę planavimas dažniausiai numato lėtesnį tempą. Ekspressas tinka tik labai mažiems kroviniams. Dideliems biudžetui tokios sprendimai netinka. Planuokite savo veiklą taip, kad neturėtumėte mokėti už paniką.

Kaip elgtis su pašarais ar gėrimais vairuotojui?

Vairuotojams draudžiama vežti daug alkoholio ar tabako (virš nustatyto limito) asmeniniam naudojimui, o tai, kas yra krovinys, turi būti deklaruojama. Jei jūsų įmonė siunčia dovanų krepšelius klientams, tai yra prekė. Neleiskite vairuotojui pasiimti „ko nors ant ilgo snukio“ iš krovinio be žinios. Tai gali baigtis baudomis ir kratos. Geriau laikytis taisyklių ir viską užrašyti į sąskaitą.

Ką daryti, jei dėžės paslydo kelyje?

Jei vairuotojas matė, kad dėžės buvo užfiksuotos (tvirtinimo juostos), o jos vis tiek paslydo, tai gali būti blogo pakavimo kaltė. Jei dėžės buvo sumestos be jokios tvarkos, tai jūsų kaltė. Vienintelis būdas to išvengti – užtikrinti, kad krovėjai Lietuvoje padėtų viską tvarkingai. Naudokite paletes. Dedamos ant paletės dėžės nenukrenta taip lengvai. Tai paprasta fizika, bet dažnai apie tai pamirštama.

Ar tikrai verta rūpintis tuo pačiu planavimu?

Absoliučiai taip. Be gero plano, jūsų biuro perkraustymo patarimai į Jungtinę Karalystę planavimas taps chaosu. Žinote, aš mačiau firmas, kurios bandė tai padaryti „iš peties“ – galiausiai jie prarado du savaites darbo laiko, nes jų kompiuteriai buvo užstrigę Doveriuose. Neklauskite, kodėl taip nutiko, tiesiog nebuvo EORI numerio. Planuokite, klauskite specialistų ir būkite kantrūs. Tai vienintelis būdas nusiraminti.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja į vieną – neperkelkite savo nerimo kartu su baldais. Biuro perkraustymo patarimai į Jungtinę Karalystę planavimas nėra apie tai, kad sužinotumės keletą triukšmų, o apie tai, kad išvengtumėte brangių klaidų. Pasitikėkite patirtimi, pasirūpinkite dokumentais ir būkite sąžiningi dėl to, ką vežate. Jei viską padarysite teisingai, tada vienintelė problema bus rasti geros kavos jūsų naujame biure Londone ar Mančesteryje. Sėkmės kelyje, ir tiesiog neskubėkite.