Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją: praktinis vadoras be saldainių apvyniojimo

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Angliją niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPoint pristatyme. Viskas atrodo paprasta: supakuoti kompiuterius, užkrauti į sunkvežimį ir važiuoti. Bet realybėje visada pasitaiko kažkas nors – dėžės nėra, vairuotojas užstrigo sienoje, o klientas neturi pakraustymo leidimo Londono centre. Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją reikalauja ne tik raštingo vairuotojo, bet ir kantrybės, bei gero išankstinio pasiruošimo. Štai kaip tai vyksta iš vidaus, be reklaminių frazių, tiesiog taip, kaip yra.

Dokumentai ir muitinės nesusipratimai

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijos, jei tai nėra prekyba?

Taip, reikia. Nors dauguma mano klientų galvoja, kad jei tai jų nuosavybė, tai tiesiog važiuojam. Po Brexit situacija pasikeitė, dabar biuro perkraustymo paslaugos į Angliją laikomos eksportu ir importu vienu metu. Turi būti pateiktas EX1 arba atitinkamas dokumentas, kuris patvirtina, kad turtas yra naudojamas ir nebus parduotas. Be to, viskas turi būti inventorizuota. Jei dokumentuose bus nesutapimų, anglai uždels sunkvežimį pasienyje ir baudos bus didelės.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Įprastai tai trunka kelias valandas, jei viskas tvarkoje. Bet esu matęs atvejų, kai dėl blogai užpildytos prekių gavėjo deklaracijos kroviniui teko stov�ti iki 3 dienų. Ten viskas vyksta elektroniškai dabar, bet system kartai „užstringa“. Geriausia pasirūpinti, kad jūsų tarpininkas turėtų prieigą prie LCS (Logistics UK) sistemos, kad galėtų operatyviai reaguoti.

Kas daryti, jei pradėjo traukti dokumentus?

Būkite ramūs. Tai įvyksta, kai muitininkas įtaria, kad krovinyje gali būti kažkas, ko nėra sąraše. Kartais tiesiog pasibaigia jų pamaina ir jie uždeda „raudoną vėliavėlę“. Tada reikia laukti kitos pamainos arba atvykti fiziniam tikrinimui. Vieną kartą mums teko iškrauti visą sunkvežimį Tikriburyje, nes jų sistema rodė, kad vežame neapmokestinamas cigaretes, nors mes vežėme tik biuro kėdes.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate registruota Lietuvoje ir perkeliate savo veiklą, dažniausiai galima taikyti 0% PVM tarifą eksportui, o į Angliją importuojant atiduoti atiduotą PVM (acquisition tax). Bet čia yra gili buhalterinė džiunglė. Aš nesu buhalteris, todėl visada sakau klientams – pasikalbėkite su savo apskaitininku prieš kreipiantis dėl biuro perkraustymo paslaugos į Angliją. Nenorėčiau, kad jums nustotų sąskaitos dėl mano nežinojimo.

Kas yra EORI numeris ir ar jis būtinas?

Tikrai būtinas. Be EORI numerio (Economic Operator Registration and Identification) jūs negalite legaliai prekiauti ar vežti daiktų tarp ES ir JK. Jis turi būti išduotas Anglijos pusės (jei esate ten registruoti) arba Lietuvos (jei esate čia). Be šio numerio sistema tiesiog neleis užregistruoti deklaracijos.

Kas atsitinka su duomenų saugumu?

Tai labai svarbu. Jei vežate serverius arba standžiuosius diskus, jūs turite būti tikri, kad jie nebus pažeisti. Muitinės tikrinimo metu gali būti prašoma atidaryti dėžes. Aš visada rekomenduoju pasirašyti konfidencialumo sutartį su pervežėju, nors realiai, jei anglų pareigūnai nori pamatyti, kas dėžėje, jie ją atidarys nepaisant jokių sutarčių.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Jei vienoje dėžėje yra biuro popieriai ir viršuje darbuotojo batukai, tai sukels problemų. Asmeniniai daiktai turi būti deklaruojami kaip „Transfer of Residence“ arba kaip atskira siunta. Neapsimoka sumaišyti, gali būti baudos už nelegalą prekybą.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Standartinis draudimas dažnai nedengia brangios elektronikos ar duomenų praradimo. Kas yra blogiausia – jei įvyksta avarija, draudimo bendrovės mėgins sukinėjasi. Vieną kartą klientas neturėjo inventorizacijos, todėl gavo tik trečdalį vertės. Draudimas yra būtinas biuro perkraustymo paslaugų į Angliją pakete.

Logistika ir fizinis pervežimas

Kiek laiko trunka kelionė?

Priklauso nuo maršruto. Iš Vilniaus į Londoną tai apie 30–40 valandų vairavimo. Bet neįsivaizduokite, kad vairuotojas važiuos be sustojimų. Jis turi poilsio režimą. Taigi, realiai nuo ikrovimo iki iškrovinėjimo praeina maždaug 3–4 dienos. Jei kelyje užstringa dėl oro sąlygų arba avarijos kelyje A20 (kas nutinka dažnai), tai gali užtrukti ir ilgiau.

Kokio dydžio sunkvežimį rinktis?

Čia dažniausiai suklystama. Klientai sako: „mes turime tik 5 dėžes“. Tačiau 5 dėžes gali būti pilnos knygų ir sunkios. 3,5 tonos sunkvežimis gali netilpti į mažus gatvelius London centre. O jei jums reikalinga 20 pėdų konteinerinė mašina, tai reikia svarstyti, ar yra kur pasukti. Anglijos miestai seni, gatvės siauros. Geriau padaryti kelis važiavimus su mažesne mašina negu strigti su dideliu „safari“.

Ar galima vežti pavojingus krovinius?

Ką tu vadini pavojingu? Tonerius, chemikalus? Taip, bet turi būti MSDS (Material Safety Data Sheet) dokumentai. Be šių dokumentų vairuotojas gali būti nubaustas, o krovinys konfiskuojamas. Negalima vežti benzinino tipo indų arba aerozolių be specialios leidimų. Netyčia palikus butelį valiklio gali baigtis dideliu nesusipratimu.

Kas daryti, jei vairuotojas „dingsta“?

Tai įvyksta. Ne tiek, kad jis dingsta, bet tiesiog neatsiliepia į telefoną. Būna, užmiega poilsio laiką arba yra zonoje be ryšio (kaip Midlandse). Nereikia panikuoti ir skambinti į policiją iš karto. Palaukite 4–6 valandas. Jei neatsiliepia – tuomet skambinkite mums, dispečeriams.

Ar reikia rinkti „keltus“?

Dabar dauguma važiuoja per Eurotunelį (Eurotunnel). Tai greičiau, nereikia laukti, kol išvažiuos keltas iš Dunkerko. Keltų maršrutai (Dover-Calais) gali būti pigesnės, bet laiko nuostolis didesnis. Be to, Eurotunelyje mažiau jūros ligos rizikos jūsų darbuotojams, jei jie važiuoja kartu (nors tai retai darytina).

Kaip apsaugoti biuro techniką?

Pakavimas. Tai 90% sėkmės. Negalima tiesiog įmesti monitoriaus į kuprinę. Reikia burbulių plėvelės, putų, tvirtų dėžių. Atsimenu vieną situaciją, kai klientas norėjo taupyti ant dėžių ir padarė jas iš senos kartono. Rezultate – 3 sugadinti serveriai. Netaupykite ant pakavimo, tai pigiau nei remontas.

Ar įmanoma atvežti detales automobiliams?

Tai jau nebiuro perkraustymas, bet kartas nuo karto darbuotojai nori nusivežti savo motociklą ar dalis. Tai legalu, jei tai atskira siunta. Jei bandysite užkrauti 4 motociklus į biuro perkraustymą su 10 dėžių dokumentais, tai bus laikoma kontrabanda. Būkite sąžiningi deklaracijose.

Kas daryti su baldais, kuriuos nebeina?

Anglijoje yra specialios įmonės, kurios atlieka „Office clearance“. Jei norite atsikratyti senių stalų, geriau tai padaryti čia arba susitarti su mumis, kad išvežtume tiesiai į šiukšliadėžę Anglijoje. Ten tai kainuoja brangiai, tenkama mokėti už svorį. Nenusipirkite bilieto į vieną pusę senoms sofa.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Mes galime parodyti, kur mašina yra. Bet nereikia laukti, kad matysitės judėjimas kas minutę – ji gali stovėti priešais muitinę 10 valandų. Sistemos rodoma vieta kartais būna netikslūs (pvz. gali rodyti 2 km atstumą, kai mašina stovi sandėlyje).

Pinigai ir biudžetas

Kuo remiasi kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio (m3), atstumo, svorio ir kuro kainos. Taip pat įeina angliškas muitinės brokerio mokestis. Dažnai klientai staženaosi, kai galią sąskaitą, kurioje yra eilutė „Handling charges“. Tai mokesčiai uosto terminaluose už krovos darbus, tai ne mūsų sugalvojimas.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei perkraustote didelį biurą, taip. Bet jei tai 10 dėžių, nuolaidos nebūna. Kainos šiuo metu pakilusios, kuras brangsta (nors dabar šiek tiek nukrito). Galima derėtis dėl mokėjimo sąlygų – pavyzdžiui, 50% iš anksto, 50% atvykus.

Kokia vidutinė kaina už 1 kubinį metrą?

Sunku pasakyti vieną skaičių, bet orientuokitės į 50–80 svarų už m3, jei tai dalinė siunta (part load). Jei užsakote pilną sunkvežimį (FTL), kaina bus fiksuota už mašiną. Geriau klausti konkretaus pasiūlymo, o ne tiksliai kainos, nes biuro perkraustymo paslaugos į Angliją turi daug kintamųjų.

Ar reikia mokėti už parkavimą Anglijoje?

Taip, ir tai dažnai būna nemalonumo šaltinis. Londono centre (Congestion charge) ir ULEZ zonos mokesčiai gali pasiekti šimtus svarų per dieną. Be to, jei reikia užimti vietą gatvėje, reikia gauti leidimą iš vietinės tarybos (council permit). Mes tai padarome, bet tai užtrunka kelias dienas.

Ką daryti, jei sąskaita viršijo biudžetą?

Tikriname, kodėl. Jei dėl papildomų valandų iškrovimo, tai vairuotojas pateikia darbo lapus. Jei dėl kuro, tai pateikiame degalinių čekius. Nėra taip, kad kaina tiesiog „pasišoka“ be pagrindo. Kartais klientai užmiršta, kad paprašė užvežti dėžę iš namų, kuri buvo ne maršrute.

Ar saugu mokėti kortele?

Taip, mes turime SecureLink arba panašų sistemą. Bet dėl didelių sumų (virš 5000 EUR) bankinis pavedimas yra saugesnis ir pigiau dėl mokesčių. Kortelės mokestis gali būti 3%, tai nerealiai.

Ar imamas mokestis už laukimą?

Imamas. Jei vairuotojas atvyksta į iškrovinėjimo vietą, o ten nieko nėra (nėra raktų, nėra žmogaus), laikas eina. Jis negali tiesiog išvažiuoti ir sugrįžti vėliau nemokamai. Paprastai pirmos 2 valandos yra įskaičiuotos, toliau – mokama pagal valandą.

Ar grąžinami pinigai, jei atšaukiate?

Jei atšaukiate prieš 7 dienas, grąžiname 100%. Jei atšaukiate dieną prieš važiavimą, prarandate depozitą, nes mes jau esame pasamdę vairuotoją ir parengę dokumentus. Tai logistika, ne viešbutis, negalima tiesiog atšaukti paskutinę minutę.

Organizavimas ir „nepatogūs“ klausimai

Kada geriausia vykdyti perkraustymą?

Geriausia vasarą arba ankstyvą rudenį. Žiemą Anglijoje dažnai būna rūkas, vėjava (angliškas „wind“), kas stabdo kelių eismą. Taip pat stenkitės vengti penktadienių – sunkvežimiai dažnai užstringa prieš atostogas. Sekmadieniais daug sandėlių Anglijoje dirba, tai gali būti pranašumas.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti vietą?

Būtina, jei tai didelis biuras. Mes siunčiame vadybininką arba vairuotoją pažiūrėti, ar gali privažiuoti mašina. Vieną kartą klientas sakė: „viskas gerai, didelė aikštelė“. Atvažiavome – ten buvo žemės, kurioje sunkvežimis įsmigo. Turėjome iškrauti rankomis 50 metrų atstumu.

Kaip elgtis su darbuotojais?

Jūsų darbuotojai turi žinoti, ką daryti. Duokite jiems aiškius nurodymus – kur dėti dėžes, kieno ką rinkti. Negalima leisti jiems „keliauti“ su sunkvežimiu, jei jie nėra apdrausti. Vieną kartą darbuotojas nukrito iš atsparos (nors sakėme, kad neįlipkite) ir mes teko mokėti kompensaciją.

Ar įmanoma susieti perkraustymą su IT įrengimu?

Yra firmos, kurios daro ir tai. Mes tik vežame. Bet galime suderinti laiką, kad jūsų IT specialistas atvyktų tuo pačiu metu. Būna naudinga, jei tarkime, reikia išmontuoti serverius prieš ikrovimą (nors aš asmeniškai nedariau to be specialisto, nes atsakomybė didelė).

Kas daryti, jei įmonė Anglijoje dar neegzistuoja?

Tai sudėtingiau. Tada reikia naudoti individualų asmens kodą arba agento, kuris „prims“ krovinį. Negalima tiesiog siųsti į bevardį adresą. Muitinė reikalauja galutinio gavėjo duomenų.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus? Taip, bet Anglijos fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta. Jei žemėje bus vabzdžiai ar ligos, augalus sudegins. Geriau palikti senius augalus Lietuvoje ir nusipirkti naujus Anglijoje. Tai pigiau nei rizikuoti su inspekcija.

Ką daryti su gėrimais biuro fridže?

Išpilkite. Negalima vežti atidarytų butelių arba maisto produktų. Tai pažeidžia higienos normas. Jei turite vaisto arba alkoholio sandėlį (tai jau kitkas biuras), reikia specialių leidimų (AWWA). Paprastas biuro fridžas turi būti tuščias ir išplautas.

Kaip užtikrinti, kad nieko neprarandame?

Inventorizacija. Žymekitės kiekvieną dėžę numeriu. Pasirašykite perdavimo aktą (CMR). Nėra nieko blogiau nei atvykti į naują biurą Londono „Canary Wharf“ ir suprasti, kad dingo dėžė su visais sutartimis. CMR draudžia vairuotojui pasirašyti, jei ką nors užmiršote įrašyti.

Ar galima pasitiki savo kroviniu?

Tikrinkite. Užsukite į sandėlį prieš išvykstant. Vienas klientas taip padarė ir pamatė, kad vairuotojas jo dėžę užpyldė svetimų dėžių (norėta užpildyti tuščias vietas). Mes iškrovėme ir pakrovėm iš naujo. Geriau užkirsti kelią nei ieškoti atsakomybės vėliau.

Išvados ir galutiniai patarimai

Visa šita biuro perkraustymo paslaugos į Angliją procedūra atrodo sudėtinga tik tada, kai bandote tai padaryti patys be profesionalų. Geriausias patarimas, kurį galiu duoti po 20 metų – būkite atviri ir neslėpkite informacijos. Jei turite 3 tonus knygų, pasakykite, kad turite 3 tonas knygų, ne „kažkiek dėžių“. Nusipirkite geras dėžes, pasirūpinkite EORI numeriu ir susitarkite apie iškrovimo vietą iš anksto. O jei kas nors nueina ne taip kaip planavote – nepamirškite, kad Londono eismas ir anglų orai visada pasirūpins savo „įnašą“.