# Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją patyrusi komanda

Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją patyrusi komanda – skamba kaip reklaminė eilutė, bet realybėje tai reiškia paprastus dalykus: kas atvažiuos, kas suskaičiuos stalus, kas žinos, kodėl dokumentai prie Doverio gali užtrukti ilgiau nei krovimas. Daug kas mano, kad biuro kėdės ir stalai – smulkmena. Ne visada. Serveriai, archyvai, kavos aparatai, darbuotojų asmeninės dėžės, sutartys su nuomotoju – štai kur prasideda nervai. Per 20+ metų mačiau, kad sėkmė dažniausiai ateina ne iš didelių mašinų, o iš tvarkingo plano. Jei norit greitai, galite šokti į DUK, bet geriau pradėti nuo sąrašo.

DUK apie biuro perkraustymo paslaugos į Angliją patyrusi komanda – planavimas

Kuo biuro perkraustymo paslaugos į Angliją patyrusi komanda skiriasi nuo paprasto krovėjų užsakymo?

Kai klientai klausia, ar biuro perkraustymo paslaugos į Angliją patyrusi komanda yra būtina, aš visada sakau tą patį: jei turite du stalus, galima pasikviesti vyrus su furgonu. Jei turite biurą su 30 darbo vietų, IT spinta, archyvu, nuomos sutartimi ir terminu iki penktadienio 17 val., tai jau kita istorija. Patyrusi komanda mato rizikas anksčiau. Ji žino, kad dėžės turi būti numeruojamos, kad monitoriai negali gulėti po kėdėmis, kad dokumentai prie sienos nėra „tik popieriai“.

Kiek laiko prieš perkraustymą reikia pradėti ruošti biurą Londonui, Mančesteriui ar Birmingemui?

Normaliai – bent 3–5 savaites. Jei biuras mažas, 10–15 darbo vietų, galima susitvarkyti per dvi, bet tada visi bėga kaip be galvų. Dideliuose miestuose, pavyzdžiui, Londone, reikia galvoti apie parkavimo leidimus, liftų rezervacijas, apsaugos langus, kartais net naktinį iškrovimą. Mančesteris ar Birmingemas dažnai paprastesni, bet tik jei sandėlis ar biuras nėra senam pastate be krovininio lifto. Kuo anksčiau pradedate, tuo mažiau kainuoja stresas. Ir taip, stresas irgi turi kainą.

Ar reikia atvykti apžiūrėti biuro prieš pasiūlymą?

Idealiu atveju – taip. Bent vaizdo apžiūra, jei kas nors vaikšto su telefonu ir rodo viską nuo durų iki sandėliuko. Nuotraukos dažnai meluoja, nes nematyti, ar stalas išsirenka, ar serverio spinta sveria 300 kg. Mes esame matę pasiūlymų, kurie prasidėjo kaip „porą dėžių“, o baigėsi 70 dėžių, 18 monitorių ir kavos aparatu, kuris, aišku, stovėjo ne ten. Jei perkraustymas į Angliją, geriau pervertinti nei po to aiškintis prie krovininės mašinos.

Kas yra inventoriaus sąrašas ir kodėl jis nėra formalumas?

Inventoriaus sąrašas yra tas nuobodus popierius arba Excel failas, kurio niekas nenori daryti, kol viskas nesugriūva. Jame turi būti stalai, kėdės, dėžės, IT įranga, archyvai, buhalteriniai segtuvai, virtuvės daiktai, asmeninės darbuotojų dėžės. Be sąrašo sunku tikrinti, kas atvažiavo į Angliją. Ypač kai krovinys eina per Doverį, Calais arba laikiną sandėlį. Vieną kartą dingusi dėžė su sutartimis atrodo kaip smulkmena, kol ją reikia rytoj notarams.

Ar galima perkraustyti biurą per savaitgalį, kad niekas nematytų chaoso?

Galima, bet ne visada protinga. Savaitgalis skamba gražiai: penktadienį visi išeina, pirmadienį sėdi naujame biure. Realybėje kartais būna taip: penktadienį 16 val. dar neatvyksta leidimas įvažiuoti į kiemą, o sekmadienį sandėlio apsauga atsako tik telefonu. Esu matęs situaciją, kai Londono biuras turėjo atiduoti raktus pirmadienį 8 val., o dėžės dar stovėjo koridoriuje. Taip galima, bet tik su labai tvirtu planu ir rezervu laiko.

Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją patyrusi komanda: kainos ir dokumentai

Kiek realiai kainuoja biuro perkėlimas į Angliją?

Mažam biurui, tarkim 8–12 darbo vietų, kaina gali būti nuo 1 500 iki 3 500 eurų, jei krovinys nedidelis ir viskas telpa į vieną reisą. Didesniam biurui, 30–50 darbo vietų, dažnai matome 5 000–12 000 eurų arba daugiau, ypač jei reikia išardymo, pakavimo medžiagų, draudimo, laikino sandėliavimo. Londone gali branginti leidimai, stovėjimas, naktinis darbas. Pigiausias pasiūlymas ne visada geras; kartais jis tiesiog palieka daug klausimų už kampo.

Kodėl kaina kartais pakyla po pirminio pasiūlymo?

Nes pradžioje visi sako optimistiškai. „Turime tik kelis stalus“, o po to paaiškėja, kad stalų penkiolika, kėdžių trisdešimt, archyvo dėžių keturiasdešimt. Kartais pakyla ne dėl godumo, o dėl darbo, kurio iš pradžių niekas nematė. Pavyzdžiui, reikia išardyti konferencijų stalą, nuimti duris, pakelti spintą į trečią aukštą be lifto. Blogos įmonės pasako mažiausią kainą, o tada pradeda skambinti su „papildomais mokestukais“. Geri tiekėjai tai aiškina iš anksto.

Kokius dokumentus reikia ruošti po Brexit?

Čia jau nebe senas geras laikas, kai viskas ėjo kaip ES viduje. Tiksliau – kalbame apie Jungtinę Karalystę, ne Europos Sąjungą, nors visi vis tiek sako Anglija (tiksliai taip ir darau, kad būtų aiškiau). Reikia komercinės sąskaitos arba pro forma invoice, packing list, prekių aprašymo, kartais EORI numerio, muitas gali klausti papildomų detalių. Nesu 100% tikras dėl kiekvieno muito brokerio reikalavimų, nes jie keičiasi, bet viena aišku: popieriai turi būti paruošti prieš mašinai įlipant į keltą.

Kas yra CMR, packing list ir kodėl jie svarbūs?

CMR yra transporto dokumentas, lyg krovinio paso puslapis. Jame matyti, kas veža, iš kur, į kur, kiek vietų, kartais svoris ir pastabos. Packing list yra turinio sąrašas: kiek dėžių, kokios dėžės, kas jose maždaug yra. Atrodo biurokratiškai, kol kažkas dingsta arba muitinė sustabdo krovinį. Anglijoje, ypač prie Doverio, netvarkingi dokumentai gali kainuoti ne tik pinigus, bet ir dieną. O diena biuro perkraustyme kartais reiškia viską.

Ar reikia draudimo, jei baldai seni?

Mano nuomonė trumpa: taip, reikia. Net jei kėdės atrodo kaip iš 2012 metų, jų pakeitimas staiga gali kainuoti daugiau nei tikėjotės. Draudimas ne tik dengia sugadintus daiktus, jis dar ir tvarko atsakomybę. Esu matęs situaciją, kai Mančesterio sandėlyje per lietų sušlapo dėžės su dokumentais, nes kažkas pamiršo uždangalus. Draudimas nepadėjo visko, bet bent nebuvo kovos, kas kaltas. Seni baldai irgi yra turtas, ypač jei be jų pirmadienį niekas nedirba.

Baldai, IT, archyvai ir darbuotojai

Ar komanda gali išardyti darbo stalus ir vėl juos surinkti Anglijoje?

Gali, jei tai žinoma iš anksto. Daugelis biurų stalų išsirenka, bet ne visi vienodai. Kai kurie turi kabelių kanalus, ekranus, stalčius, reguliuojamus kojų mechanizmus. Jei komanda nežino, kaip jie surinkti, po perkraustymo turėsite galvosūkį ir keletą atsuktuvų ant grindų. Geriau prieš kelionę nufotografuoti, pažymėti varžtus, atskirti stalčių komplektus. Taip, tai užima laiko, bet naujame biure visi nori dirbti, o ne žiūrėti, kaip kažkas ieško mažos plastikinės detalės.

Ką daryti su serveriais, kompiuteriais ir telefonija?

Čia aš būčiau atsargesnis nei su baldais. Serverius, NAS, telefonų centrines ir brangią IT įrangą geriau perkraustyti atskirai, su atsakingu žmogumi iš kliento pusės. Kai kurie daiktai negali būti tiesiog įmesti į dėžę, net labai gerą. Reikia žinoti, ar išjungimas atliktas tvarkingai, ar yra atsarginės kopijos, ar Anglijoje jau paruošti tinklai. Beje, kavos aparatai visada sukelia daugiau diskusijų nei serveriai. Nežinau kodėl, bet taip būna.

Ar biuro perkraustymo paslaugos į Angliją patyrusi komanda turi dirbti su IT įranga?

Turi bent suprasti, kaip su ja elgtis. Tai nereiškia, kad perkraustymo žmonės pakeis programinę įrangą arba sukonfigūruos tinklą, nors kartais jie moka daugiau nei tikisi. Bet jie privalo žinoti, kad monitorius reikia vežti vertikaliai arba specialiose dėžėse, kad kompiuteriai turi būti apsaugoti nuo drėgmės, o kabeliai – pažymėti. Jei kas nors sako „nuimsim viską ir kažkaip sujungs“, bėkite. Biuro perkraustymas į Angliją nėra vieta eksperimentams su IT širdimi.

Kaip pažymėti darbuotojų dėžes, kad jos nepasimestų?

Paprasčiausiai: numeriai, vardai, skyriai ir spalvos. Pvz., mėlyna lipdukas – pardavimai, raudona – buhalterija, geltona – vadovybė. Ant kiekvienos dėžės turi būti numeris ir trumpas turinys, ne „šlamštas“ ar „viskas iš stalčiaus“. Darbuotojams galima duoti po 2–3 dėžes ir prašyti pasirašyti sąrašą. Skamba kaip mokyklos ekskursija, bet veikia. Kai Anglijoje atidarote dėžes pagal skyrius, pirmadienio rytas nėra karinis veiksmas.

Kas dažniausiai pamirštama biuro perkraustyme?

Visada kažkas. Dažniausiai pamirštami kavos aparatai, mikrobangės, spintos raktai, archyvo dėžės, rezerviniai monitoriai, spausdintuvai ir tie maži adapteriai, be kurių niekas negali prisijungti. Vienas klientas sakė, kad turi „tik kelias dėžes“, o vėliau paaiškėjo, kad dėžių keturiasdešimt, nes visi susidėję popierius po lentynomis. Todėl prieš perkraustymą reikia vaikščioti ne tik po biurus, bet ir po sandėliukus, virtuves, serverines. Ir po stalais, nes ten gyvena daug įdomių dalykų.

Maršrutas, laikas ir realybė kelyje

Kiek trunka kelias Lietuva–Anglija?

Jei viskas klostosi gerai, transportas iki Anglijos gali užtrukti 2–4 dienas, kartais daugiau. Reikia įskaityti pakrovimą, važiavimą per Lenkiją, Vokietiją, Belgiją arba Nyderlandus, keltą per Lamanšą, muitinės formalumus. Kartais vairuotojas laukia eilėje prie Doverio, kartais oro sąlygos gadina keltų grafiką. Todėl žadėti „tiksliai antradienį 10 val.“ yra rizikinga. Geriau planuoti su rezervu, ypač jei naujame biure jau laukia darbuotojai ir interneto technikai.

Ar galima derinti sandėliavimą, jei naujas biuras dar neparengtas?

Galima, ir dažnai tai gelbsti. Jei Londono biuras dar dažomas, grindys klojamos arba internetas neprijungtas, krovinį galima laikyti sandėlyje Anglijoje arba tranzito zonoje. Tik reikia žinoti, ar baldai bus saugomi trumpai, ar ilgiau, ar reikės vėliau pristatyti mažais reisais. Sandėliavimas kainuoja, bet kartais pigiau nei mokėti už tuščią biurą arba perkelti žmones į laikinas patalpas. Svarbu, kad sandėlis būtų sausas, apsaugotas ir turėtų normalią apskaitą.

Kodėl Doveris ir Calais kartais sugadina grafiką?

Nes ten susitinka viskas: muitinė, keltai, oro sąlygos, eilės, vairuotojų darbo laikas, popieriai ir žmonių nuotaika. Galite turėti puikiai supakuotą krovinį, bet jei dokumentuose klaida, viskas sustoja. Kartais kaltas vėjas, kartais techninė priežastis, kartais tiesiog eilė. Pervežimuose niekada nesakykite „tikrai suspėsim“ be rezervos. Aš esu matęs, kaip pusės dienos vėlavimas prie Lamanšo sugriovė visą savaitgalio perkraustymo planą. Todėl geri logistai turi planą B, C ir kartais D.

Ar galima perkraustyti tik dalį biuro?

Žinoma. Ne visada reikia kelti viską vienu metu. Galima pirmiausia perkelti archyvą, paskui IT įrangą, tada baldus arba atvirkščiai. Dalinis perkraustymas tinka, kai biuras auga, atidaromas filialas Birmingeme, Leeds ar Bristolyje, arba kai senoji vieta dar naudojama. Tik reikia aiškiai pasakyti, kas važiuoja pirmu reisu ir kas lieka. Jei ne, po mėnesio visi klaus, kodėl Mančesterio biure yra trys kėdės, bet nėra nė vieno stalo.

Kas atsakingas už leidimus įvažiuoti į miesto centrą?

Paprastai tai turi sutarti klientas arba perkraustymo koordinatorius su pastato administracija. Leidimai gali būti reikalingi stovėjimui, kėlimui, liftui, apsaugos durims, naktiniam darbui. Londone tai ypač svarbu, nes gatvė, kuri žemėlapyje atrodo šalia įėjimo, realybėje gali būti 200 metrų nuo durų su viena eismo juosta. Jei niekas to nepatikrina, krovėjai neš dėžes pėsčiomis, o laikrodis tiksės. Todėl prieš dieną reikia patvirtinti ne tik adresą, bet ir praktinį priėjimą.

Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją patyrusi komanda: po perkraustymo

Kaip vyksta iškrovimas naujame biuro pastate?

Pirmiausia reikia žinoti, kur statyti mašiną, kas atidarys duris, kuris liftas skirtas kroviniams ir ar apsauga leis dirbti po valandų. Jei viskas suderinta, iškrovimas eina greitai. Dėžės numeruojamos, baldai nešami į zonas, IT įranga atiduodama atsakingam asmeniui. Jei niekas Anglijoje nepasitinka, prasideda chaosas: visi klausia, kur dėti dėžes, kas turi raktus, kodėl liftas neužsisakytas. Todėl priėmimo pusė turi būti tokia pat pasiruošusi kaip ir išvykimo.

Ar komanda gali palikti dėžes tam tikrose vietose?

Taip, jei prieš tai yra planas. Galima palikti dėžes pagal skyrius, pagal aukštus, pagal stalų numerius. Dar geriau, kai ant grindų arba durų yra žymėjimas: pardavimai, HR, vadovybė, serverinė. Be žymėjimo dėžės tiesiog susikaupia koridoriuje, o tada visi jas atidarinėja ieškodami savo daiktų. Tai nėra perkraustymas, tai archeologijos pamoka. Jei norite normalaus pirmadienio, reikia paprasto išdėstymo plano, net jei jis nupieštas ant popieriaus lapo.

Ką daryti, jei sugadintas stalas ar monitorius?

Pirma, nereikia šaukti ant krovėjų prie durelių. Reikia nedelsiant pažymėti pažeidimą, nufotografuoti, parodyti priėmimo akte, pranešti koordinatoriui. Jei yra draudimas, pradedamas procesas pagal sąlygas. Kartais žala atsiranda ne per vežimą, o dėl seno baldo konstrukcijos, kuri atsiskiria išardant. Kartais kaltas tiekėjas, kuris pakrovė netinkamai. Nepatogu tai sakyti, bet kai kurios įmonės bando viską nuleisti juokais, kol pamato, kad klientas turi nuotraukas ir dokumentus.

Ar po perkraustymo reikia pasirašyti priėmimo aktą?

Reikia. Priėmimo aktas nėra formalumas, nors daugelis jo nemėgsta. Jame fiksuojama, kiek dėžių atvažiavo, ar baldai pastatyti, ar yra matomų pažeidimų, ar darbai baigti. Jei aktas nepasirašytas, vėliau sunkiau ginčytis. Jei pasirašytas be pastabų, o po dviejų dienų randamas įbrėžtas stalas, bus daugiau aiškinimosi. Geriau sąžiningai pažymėti viską tą pačią dieną. Taip ramiau visiems, net jei kam nors nepatinka popierizmas.

Ar verta mokėti daugiau už patyrusią komandą?

Mano atsakymas – dažniausiai taip. Patyrusi komanda ne tik neša daiktus, ji mato, kas gali griūti, kas turi būti pirmiausia iškrauta, kur reikės papildomų rankų. Ji žino, kad biuro perkraustymas į Angliją yra ne tik kelionė, bet ir planavimas, dokumentai, laikas, atsakomybė. Pigiau gali pavykti, jei turite mažą biurą ir daug kantrybės. Bet jei terminai griežti, įranga brangi, o darbuotojai pirmadienį turi dirbti, taupymas ant komandos gali brangiai atsieiti.

Išvada

Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją patyrusi komanda reiškia ne tik mašiną ir kelis krovėjus. Tai planas, dokumentai, inventoriaus sąrašas, saugus IT įrangos vežimas, realus maršruto supratimas ir ramus iškrovimas naujame biure. Jei viską paliksite paskutinei savaitei, kažkas tikrai pamirštas. Geriau prieš kelionę viską suskaičiuoti, pažymėti, aptarti su tiekėju ir palikti rezervos laiko. Tada Anglijoje liks ne chaosas, o normalus darbo rytas.