Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją – optimalus sprendimas

Įvadas

Per 20 metų pervežimų srityje mačiau, kad biuro kėlimas į Angliją niekada nėra tik „užkrauti ir nuvežti“. Visada atsiranda serveris, kurio niekas nenorėjo liesti, dokumentų dėžė be etiketės, liftas, kuris neveikia, ir žmogus, kuris sako, kad „dar tik pora dėžių“. Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją – optimalus sprendimas tada, kai kas nors tvarkingai sudėlioja planą, kainą, datas, dokumentus ir atsakomybes. Žemiau rašau taip, kaip aiškinčiau klientui prie kavos – be gražių pasakų. Tik be gražių pasakų nereiškia be tvarkos; priešingai, čia tvarka dažniausiai ir gelbsti.

DUK

Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją – optimalus sprendimas, kai reikia ne tik vežti, bet ir sustabdyti chaosą

Čia pradėčiau nuo paprasto dalyko: kam tai skirta. Dauguma klientų mano, kad pervežėjas atvažiuos su virve, o realybėje reikia dėžių, žymėjimo, išmontavimo, pakrovimo eiliškumo ir žmogaus, kuris nepanikuoja, kai durys per siauros.

Ar verta kviesti pervežėjus, jei perkeliame tik 12 darbo vietų?

Verta, jeigu tame 12 vietų biure yra kompiuteriai, dokumentai, kėdės, spintelės, o žmonės neturi laiko patys visko dėlioti į dėžes. Mažas biuras greitai tampa dideliu galvos skausmu, nes visi sako „aš savo stalčių sutvarkysiu“, o po to niekas nieko neranda. Pervežėjas atveža dėžes, žymėjimo etiketes, apsaugines plėveles, išima baldus iš liftų ir daro pakrovimo planą. Jeigu maršrutas Vilnius–Londonas ar Kaunas–Birmingamas, pigiau ir ramiau užsisakyti viską kartu. Tai nėra prabanga, tai tiesiog mažiau klaidų.

Kiek laiko reikia planui, kad nebūtų balaganos?

Jeigu kalbam apie normalų planavimą, pradėčiau ne nuo datos, o nuo inventoriaus. Reikia žinoti, kiek darbo vietų, kiek monitorių, ar yra serveris, ar baldai išmontuojami, ar dokumentai turi keliauti atskirai. Mažam biurui užtenka 2–3 savaičių, didesniam – 6–10 savaičių, ypač jei Anglijoje dar derinama nuoma. Aš mačiau atvejį, kai „rytoj reikia vežti“ baigėsi tuo, kad mašina stovėjo prie sandėlio, o raktai nuo naujų patalpų buvo pas brokerį. Taigi, kuo anksčiau, tuo pigiau.

Ar Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją – optimalus sprendimas mažam biurui?

Taip, bet tik jeigu paslauga pritaikyta mažam biurui, o ne parduodama kaip didelio sandėlio projektas. 8–15 darbo vietų galima sutvarkyti viena krovinine mašina, su dviem žmonėmis pakrovimui ir vienu koordinatoriumi nuotoliniu būdu. Čia svarbiausia ne tonažas, o dėžių numeracija: finansai, IT, klientų dokumentai, virtuvė, archyvas. Jei viskas sulipdoma į vieną krūvą, pirmą savaitę Anglijoje žmonės ieškos antspaudų, laidų ir sutarčių. Tai jau ne perkraustymas, o psichologinis testas.

Kas dažniausiai pamirštama per biuro perkraustymą?

Dažniausiai pamirštama viskas, kas „maža“, bet po to labai reikalinga: adapteriai, monitorių laikikliai, raktai, spintelių kodai, routeriai, telefonų laidai. Dar viena bėda – darbuotojų stalčiai. Žmonės juos užpildo nuo kavos puodelių iki senų sutarčių, o paskui sako, kad tai asmeniniai daiktai. Geriau iš anksto duoti kiekvienam dėžę su numeriu ir taisyklę: kas nepažymėta, nevažiuoja. Taip, kartais skamba griežtai, bet chaosą reikia kirpti iš anksto.

Ar galima išmontuoti ir vėl sumontuoti baldus vietoje?

Galima, ir dažniausiai reikia, ypač kai kalba eina apie L formos stalus, posėdžių stalus, spinteles ir virtuvės zonas. Biuro baldų išmontavimas nėra tik atsukti keturis varžtus; reikia nufotografuoti, susidėti tvirtinimus į maišelius, apsaugoti kampus ir žinoti, kas Anglijoje turės įrankius. Kartą mačiau, kaip baldai atvyko puikiai, tik be vienos lentynos, nes maišelis su varžtais dingo dėžėje „kavinė“. (pataisau: ne dingo, tiesiog kažkas jį įdėjo ne į tą dėžę.)

Kainos, dokumentai ir maršrutas: Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją – optimalus sprendimas tik tada, kai skaičiai aiškūs

Kainos ir dokumentai erzina, bet būtent jie atskiria normalų perkraustymą nuo eksperimento. Po Brexit popieriai nėra formalumas, o maršrutas per Dover, Calais ar keltą gali greitai pakeisti sąmatą. Todėl prieš sutartį verta turėti bent apytikslį inventorių.

Kiek realiai kainuoja biuro perkraustymas į Londoną?

Mažam biurui iš Lietuvos į Londoną realiai reikia žiūrėti į maždaug £1,800–£3,500, jei krovinys telpa į vieną mažesnę mašiną ir nėra sudėtingo pakavimo. 40–60 darbo vietų jau lengvai šauna į £6,500–£14,000, ypač kai reikia dviejų reisų, saugojimo ar IT paleidimo. Kainą pučia ne tik kilometrai, bet ir keltai, draudimas, pakrovėjai, laikas, kurį žmonės praleidžia vietoje. Jei kas nors meta „bus labai pigu“ be inventorizacijos, aš jau klausau atsargiai.

Kodėl kaina pasikeičia, kai jau viskas suderinta?

Kaina keičiasi tada, kai paaiškėja, kad biuras yra ketvirtame aukšte be lifto, kad dokumentų archyvas sveria daugiau nei planuota, arba kad mašina negali pastoti prie durų. Anglijoje dar prisideda congestion charge Londono zonoje, parkavimo leidimai, saugojimas, jei naujos patalpos dar ne paruoštos. Kartais klientas pasako „tik dar kelios dėžės“, o tos kelios dėžės virsta antru reisu. Ne visada dėl piktybės. Dažniau dėl to, kad pradžioje niekas normaliai nesuskaičiavo.

Kokie dokumentai reikalingi važiuojant į Angliją po Brexit?

Po Brexit reikia žiūrėti ne tik į krovinį, bet ir į popierius: komercinę sąskaitą faktūrą, pakuočių sąrašą, CMR važtaraštį, EORI numerį, kai kuriais atvejais muitinės deklaraciją. Jei vežate naudotus biuro baldus savo įmonės reikmėms, vis tiek reikia aiškiai parodyti, kas tai yra, kokia vertė ir kodėl važiuoja. Ne visada esu tikras 100%, ar konkrečiam daiktui reikės papildomo paaiškinimo, nes taisyklės dar keičiasi ir muitinės požiūris skiriasi. Todėl geriau turėti šiek tiek daugiau informacijos nei mažiau.

Ar reikia draudimo, ar užtenka vairuotojo sąžiningumo?

Draudimas būtinas, ne kaip gražus priedas, o kaip normalus rizikos valdymas. Monitorius galima įpakuoti gerai, bet liftas gali sustoti, mašina staigiai stabtelti, o kėdės – vis tiek subraižyti durų staktą. Gera įmonė parodo, kokia atsakomybė galioja, kas įeina į CMR, kas neįeina ir kaip fiksuojami pažeidimai. Blogos įmonės mėgsta sakyti „nieko nebus“, o kai būna, dingsta kartu su nuotaika.

Ar Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją – optimalus sprendimas, jei biuras yra Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje?

Taip, nes Vilnius, Kaunas, Klaipėda, Šiauliai ar Panevėžys nėra problema, jei maršrutas sudėliotas iš anksto. Sunkiau būna, kai iš vieno miesto reikia pasiimti baldus, iš kito dokumentus, o Anglijoje laukia Mančesteris arba Bristolis. Tada reikia nuspręsti, ar vežame vienu reisu, ar daliname krovinį per terminalą. Tokios paslaugos tampa prasmingiausios, kai koordinuojate visus miestus vienu planu, o ne trimis atskirais skambučiais.

IT, serveriai, biuro baldai ir dokumentai: kaip nesugriauti darbo savaitės

IT ir baldai gyvena tame pačiame biure, bet logistiškai jie elgiasi skirtingai. Serveris nenori dulkėti, kėdės nori braižyti duris, o dokumentai nori, kad niekas jų neliestų be sąrašo.

Kaip saugiai vežti serverius, monitorius ir spausdintuvus?

Serverius geriausia vežti tik tada, kai IT žmonės juos išjungia, pažymi kabelius ir padaro atsargines kopijas. Monitoriams reikia originalių dėžių arba specialių dėžių su kampų apsauga, o spausdintuvams – fiksuoti kasetes ir būgnus. Kabelius dėčiau į atskiras dėžes pagal zonas, ne į vieną maišą „laidai“, nes po to kas nors ieškos HDMI per valandą. Biuro įrangos pakavimas čia reiškia ne grožį, o veikiantį biurą pirmą darbo dieną.

Ar darbuotojai patys gali krauti savo stalčius?

Darbuotojai gali krauti savo stalčius, bet tik pagal taisykles. Pavyzdžiui, kiekvienas gauna dvi dėžes, rašo vardą, skyrių ir numerį, o asmeninius daiktus vežasi pats. Aš neduočiau jiems krauti bendrų dokumentų, serverių dalių ar finansų archyvo, nes tada atsakomybė pasidaro miglota. Žmonės dažniausiai nori padėti, bet perkraustymo dieną jie ir taip nervuojasi. Geriau leisti jiems ruošti kompiuterius, o ne tempti sunkias spinteles.

Ką daryti su kavos aparatais, virtuvėle ir kėdėmis?

Kavos aparatas, vandens filtras, mikrobangė, kėdės ir virtuvės spintelės atrodo paprasti daiktai, kol nepradedi jų krauti. Kavos aparatą reikia išvalyti, išleisti vandenį, apsaugoti ir vežti stačiai. Kėdes galima sukrauti ant vežimėlių arba specialiose dėžėse, bet ne „kaip nors“, nes jos braižo viena kitą kaip švitrinis popierius. Virtuvės zona dažnai lieka paskutinė, o tada kažkas pamiršta, kad reikia vežti ir kriauklės dalis.

Ar galima derinti perkraustymą su IT specialistais Anglijoje?

Taip, ir tai vienas geriausių būdų sumažinti prastovą. Mes galime atvežti baldus, pastatyti darbo vietas, o IT komanda Anglijoje tuo metu jungia tinklą, telefoniją ir spausdintuvus. Svarbu, kad abu darbai nebūtų suplanuoti toje pačioje vietoje tuo pačiu metu, kitaip žmonės spardosi dėl kištukų ir praėjimų. Esu matęs, kaip dėl vieno nepaleisto maršrutizatoriaus visa komanda stovėjo su dėžėmis rankose. Smulkmena, o sustabdo viską.

Kaip sudėlioti grafiką, kad pirmadienį biurą būtų galima atidaryti?

Grafiką dėliočiau atbulai nuo pirmadienio ryto. Penktadienį po pietų – paskutinis išjungimas, pakavimas ir pakrovimas, savaitgalį – kelias, šeštadienį ar sekmadienį – iškrovimas, baldų surinkimas, IT testai. Jei Anglijoje reikia leidimo įvažiuoti į pastatą, jį reikia turėti raštu, ne „vairuotojas paskambins“. Kartais planas griūva dėl vėluojančio kelto ar lifto remonto, todėl reikia atsarginio lango. (tiksliau – ne lango, o laiko rezervos.)

Kada geriau kelti viską kartu, o kada skaidyti perkraustymą į etapus

Ne viską reikia vežti. Kai kurie baldai, archyvai ar sena įranga kainuoja daugiau kaip krovinys nei kaip daiktas. Čia reikia sąžiningo pokalbio, ne katalogo gražaus paveiksliuko. Kartais geriausias planas yra palikti pusę krūmos vietoje.

Kodėl Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją – optimalus sprendimas ne visada reiškia pigiausiai?

Čia svarbu atskirti kainą nuo vertės. Pigiausias variantas dažnai reiškia: „mes tik paimame ir atvežame“, o kas išmontuos, kas sunumeruos, kas atsakys, jei monitorius nebeužsiveda? Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją – optimalus sprendimas ne visada reiškia pigiausiai; jos reiškia mažiausiai verslo prastovos ir aiškią atsakomybę. Jei perkraustote penkių žmonių kabinetą, galima taupyti. Jei keliate 50 žmonių kontorą, taupymas ant pakavimo dažniausiai grįžta dviguba kaina.

Koks skirtumas tarp „pervežimo“ ir „perkraustymo po raktu“?

Pervežimas yra tada, kai užduotis paprasta: paimti krovinį, pristatyti į adresą, pasirašyti CMR. Perkraustymas po raktu reiškia, kad kas nors koordinuoja inventorizaciją, dėžes, baldų išmontavimą, pakrovimo eiliškumą, dokumentus, saugojimą ir iškrovimo planą. Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją – optimalus sprendimas tada, kai jums reikia būtent antro varianto, ne tik sunkvežimio. Pirmas variantas tinka sandėlio dėžėms. Antras – biurui, kur pirmadienį žmonės turi dirbti.

Ar verta pirkti naujus baldus vietoj vežti senus?

Senus baldus vežti verta, jei jie geros būklės, brangūs, pritaikyti naujoms patalpoms arba turi emocinę vertę šefui. (Taip, ir tokie argumentai būna.) Jei baldai pigūs, sunkūs, subraižyti ir naujame biure vis tiek reikės kitokio išdėstymo, nauji baldai Anglijoje gali būti pigesni už jų gabenimą. Reikia palyginti vežimo kainą, pakrovėjų laiką, riziką ir montavimą. Kartais geriausias sprendimas yra negabenti visko, kas juda.

Ką daryti, jei nuomos sutartis Anglijoje dar nepatvirtinta?

Jei nuomos sutartis Anglijoje dar nepatvirtinta, aš nerizikuočiau vežti viso biuro tiesiai į naujas patalpas. Geriau turėti laikino saugojimo vietą Lietuvoje arba Anglijoje, kad krovinys neliktų gatvėje. Žinau, kad klientai nenori mokėti už saugojimą, bet tai pigiau nei mokėti už vėlavimą, papildomą mašiną ir nervus. Kartais nuomotojas paskutinę minutę keičia perdavimo datą. Tokiais atvejais planas B nėra prabanga.

Kaip elgtis, kai viena dalis komandos jau dirba iš Mančesterio?

Kai dalis komandos jau dirba iš Mančesterio, o dalis dar Vilniuje, reikia skaidyti krovinį pagal darbo vietas, ne pagal tai, kas greičiau telpa. IT įranga turi keliauti su tais žmonėmis, kurie ją paleis, dokumentai – su atsakingu skyriumi, o bendri baldai – atskiru sąrašu. Kitaip gaunasi, kad Mančesteriui atvyksta kėdės, o Vilniuje lieka monitoriai. Skamba kaip juokas, bet taip būna. Todėl žymėjimas turi būti beveik nuobodus.

Saugojimas, Brexit ir paskutinės minutės problemos: kada planas B tampa pagrindiniu planu

Po Brexit, saugojimas ir paskutinės minutės pakeitimai gali sugadinti net gerą planą. Anglijoje pastatai turi savo taisykles, krovimo langus, apsaugos leidimus ir kartais labai keistą liftų grafiką.

Ar reikia saugojimo paslaugos, jei Anglijoje biuras nebus paruoštas?

Reikia, jei naujos patalpos nėra paruoštos, raktai neatiduoti, IT dar neatlikta, arba Anglijoje laukia remontas. Saugojimas gali būti trumpas – kelioms dienoms – arba ilgesnis, kai biuras dar derinamas su nuomotoju. Kaina dažniausiai skaičiuojama už kubinį metrą arba paletės vietą, o ne už „kažkiek dėžių kampe“. Svarbu, kad sandėlis būtų apsaugotas, su inventoriaus žymėjimu ir galimybe greitai išsiimti prioritetines dėžes. Be to, ne visada saugoti reikia Anglijoje.

Kiek krovininių mašinų reikia 40–60 darbo vietų biurui?

40–60 darbo vietų biurui dažniausiai reikia vienos didelės krovininės mašinos, jei baldai išmontuoti, dokumentų nėra per daug, o darbuotojai paruošė stalčius. Jei yra daug archyvo, konferencijų baldai, virtuvė ir serverinė, gali reikėti dviejų reisų arba papildomos mažesnės mašinos. Aš skaičiuoju ne tik „darbo vietas“, bet ir kubatūrą: stalai, kėdės, dėžės, spintelės, monitoriai. Klaida manyti, kad 50 kėdžių yra mažas krovinys. Jos užima vietos daugiau, nei atrodo ofiso plane.

Ar galima vežti kėdes ir stalus atskirai nuo dokumentų?

Galima ir dažnai taip dar geriau. Kėdes bei stalus galima vežti kartu su baldų apsauga, o dokumentus, kompiuterius ir finansinius archyvus – atskirai, sunumeruotose dėžėse. Dokumentams reikia žmogaus, kuris žino, kur jie keliauja, nes po perkraustymo visi klausia būtent jų. IT įrangą aš visada skirčiau nuo bendro baldų srauto. Taip, tai sudėtingiau logistiškai, bet kai kas nors pameta sutarčių aplanką, paprastumas nebeatrodo toks svarbus.

Ką klientas privalo paruošti prieš pakrovimą?

Klientas privalo paruošti inventorizaciją, pažymėti, kas važiuoja, kas išmetama, kas lieka Lietuvoje. Reikia žinoti, kurie baldai išmontuojami, kurie kompiuteriai išjungiami, kurie dokumentai yra konfidencialūs. Dar reikia pasirūpinti leidimais į pastatą abiejose pusėse: Lietuvoje ir Anglijoje. Jei viskas Anglija paruošta, vairuotojai dirba greičiau, bet jei ne, jie tiesiog laukia, o laikas skaičiuojamas. Tai nėra grasinimas, tai reali sąskaitos dalis.

Kada geriau rinktis dalinį krovinį, o kada atskirą mašiną?

Dalinis krovinys tinka, kai turite kelias dėžes dokumentų, keletą kėdžių ar nedidelę IT įrangą. Atskira mašina geriau, kai keliate visą biurą, nes tada kontroliuojate pakrovimą, iškrovimą ir laiką. Daliniam kroviniui kaina gali atrodyti mažesnė, bet terminai ilgesni, o rizika, kad dėžės keliaus per kelis sandėlius, didesnė. Jei biuras Anglijoje turi atsidaryti konkrečią dieną, aš rinkčiausi atskirą mašiną. Ramiau miegu.

Išvada

Jei ieškote ramybės, o ne tik mašinos, Biuro perkraustymo paslaugos į Angliją – optimalus sprendimas tik tada, kai turite sąrašus, datas, atsakingus žmones ir planą B. Per 20 metų mačiau, kad didžiausia kaina nėra kuras ar keltas, o prarastas darbo laikas. Geriau vieną kartą suskaičiuoti, supakuoti, sunumeruoti ir sutarti, kas ką daro, nei po savaitės Londono biure ieškoti spausdintuvo laidų.