Biuro perkraustymo logistika iš Londono be vargo: kaip išgyventi perkėlimą į Lietuvą?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o biuro perkraustymo logistika iš Londono be vargo visada išlieka viena sudėtingiausių užduočių, nors klientai visada nori kad viska vyktų "kaip piešini". Londonas yra specifinis miestas su siauromis gatvėmis ir griežtais taisyklėmis, tad "be vargo" tai tik sąlyginis posakis. Tačiau, jeigu žinai ką daryti, iš tiesų galima išvengti didžiausių bjaurųjų nepalyginti su tais, ką matau kasdien. Čia ne tik apie dėžių nešimą, o apie tai, kaip nesugadinti verslo ir neužstrigti tarp Dover ir Londono su pilnu sunkvežimiu dokumentų. Kalbėsim apie tai, kas tikrai svarbu, o ne apie reklamas.

Londono "smarkis" ir biudžeto nustatymas

Kaip iš viso pradėti rengti tą perkraustymą?

Pradžia visada yra paprasčiausia – suskaičiuokite, kiek turite daiktų. Nenustebkite, bet dauguma vadovų neturi pagrindo apie savo turtą. Reikia nueiti į sandėlį ar biurą ir tiesiog užfiksuoti kiekvieną stalą, kėdę ir serverį. Be to, biuro perkraustymo logistika iš Londono be vargo prasideda nuo to, kad nustatote konkrečią datą. Londono turguje dalykiai užsibrėžia savaitėmis iš anksto, tad vėlavimas čia brangiai kainuoja.

Ar brangu perkraustyti biurą iš Londono?

Klausimas "ar brangu" yra labai santykinis, tačiau trumpai atsakant – taip, nebus pigu. Anglijoje darbo rankos kaina ir kuras yra daug brangesni nei Lietuvoje. Jei kas jums pasako, kad galima viską nuvežti už šimą svarų, bėkite nuo jo toli. Ten kur mažai pasidarbota, ten ir daugiau problemų vėliau. Realios kainos svyruoja, bet pagalvokite apie tūkstantinę, jei tai mažas biuras, ir daugiau, jei reikia vežti techniką.

Kiek laiko užtruks visa tas procesas?

Normalu, kad nuo pirmo skambučio iki paskutinės dėžės iškrovos Lietuvoje praeina maždaug mėnuo, o kartais ir ilgiau. Viskas priklauso nuo to, kaip greitai susitvarkote su inventoriaus sąrašu (o tai dažnai trunka ilgiausia). Patys vežimas užtrunka 3-5 dienas, tačiau su paruošimu ir organizavimu – tai kelios savaitės. Neskubėkite, greitas sprendimas čia nieko gero neduoda.

Ar galima sutaupyti ant dėžių?

Galima, bet ar verta? Naudojamos dėžės kainuoja mažiau, bet jei jos susilpnėjusios, ir jūsų serveriai nukris pervežimo metu... ką darysite? Aš asmeniškai visada patariu pirkti naujas, stiprias dėžes. Biuro perkraustymo logistika iš Londono be vargo neįsivaizduojama be kokybiško pakavimo, o čia sutaupyti galima tik vienintelę kartą – pirmą ir paskutinę kartą.

Kas dėl tokių dalykų kaip "Congestion Charge"?

O ta, tai skambus dalykas. Jei vairuotojas įvažiuos į Londono centrinę zoną be mokėjimo, baudą gaus ne jis, o savininkas krovinio, t.y. jūs. Reikia įsigyti išankstinį leidimą arba rasti maršrutą, kur apeitų tą zoną, bet Londone tai ne visada įmanoma tiesiogiai. Tai papildomi 15-20 svarų dienai, bet baudos gali siekti šimtus.

Ar reikia rūpintis parkavimu Londono centre?

Žinoma, ir tai yra viena didžiausių bėdų. Be išankstinio parkavimo leidimo (suspension), sunkvežimis negali stovėti gatvėje ilgiau nei kelias minutes. Ir vairuotojams nėra skirta atleisti juos. Reikia kreiptis į vietinę savivaldybę (council) ir mokėti už vietos rezervavimą. Kartais tai trunka savaitę, tad pradėkite anksti.

Ką daryti, jei biure yra daug stiklo?

Stiklo vitrinos ar dideli stalo paviršiai yra košmaras. Jie turi būti specialiai užpakuoti į medinius rėmus (crates). Paprastas burbulas čia nepadės. Priešingu atveju, atvykus į Lietuvą rasite ne stalą, o stiklo nuolaužas. Geresnės firmos tai užtikrina, bet patiems reikia tai pažymėti sąraše.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – galima, bet legaliai tai nerekomenduojama be tinkamo deklaravimo. Jei muitinėje rastų asmeninio tipo daiktų (drabužių, šlepečių) tarp biuro inventoriaus, gali kilti problemų su mokesčiais. Geriau juos išsirūpinti atskirai arba aiškiai deklaruoti, kad tai ne biuro turtas.

Kiek maždaug kainuoja vadybininko paslaugos?

Čia variacijos didelės, bet paprastai tai sudaro apie 10-15 proc. nuo viso pervežimo sumos. Tai atrodo daug, bet padarius skaičiavimus, kiek jūs sutaupysite savo laiko, kurį praleistumte gaudydamiesi su vairuotojais ar dokumentais – tai verta. Jie už jūsų spaudžia mygtukus.

Ar verta drausti viską kas vyksta?

Be abejo. Turėjau vieną atveją (dar 2015 metais), kai klientas sako: "o, ką gi gali nutikti kelyje?". Nutiko tai, kad sunkvežimis užsidegė (ne viskas priklauso nuo mūsų). Draudimas apdengė ne tik turtą, bet ir verslo nuostolius dėl sustojimo. Tai būtina.

Dokumentai, muitinės ir "Brexit" realybės

Kas tas "Ex Works" ir kodėl jais gąsdina?

"Ex Works" reiškia, kad jūs, kaip pirkėjas, atsakingi už viską nuo momento, kai prekės iškeliamos iš sandėlio Londone. Dauguma klientų galvoja, kad tai pigiau, bet iš tiesų tu prarandi kontrolę. Biuro perkraustymo logistika iš Londono be vargo dažniau pasiekiama su "DDP" arba "FCA" terminais, kur kurjeris ar logistikos partneris imasi atsakomybės.

Ar po „Brexit“ pasikeitė kažkas su muitinėmis?

O kaip tikrai. Dabar viskas turi būti deklaruojama, net jei tai jūsų nuosavybė, kurią tik perkeliate iš vienos padalinio į kitą. Reikia pateikti eksporto ir importo deklaracijas. Jei pamiršite nurodyti vieną dėžę su seniais spausdintuvais, gali būti bauda arba pristabdymas sienoje. Ten šiuo metu labai griežta tikrinama.

Kas dėl VAT (PVM) grąžinimo?

Jei esate užregistruotas Lietuvoje ir perkeliate savo verslo turtą, galima taikyti nulinį PVM tarifą (0% VAT), tačiau tik su teisingais dokumentais. Reikia užpildyti specialų prašymą ir pateikti inventoriaus sąrašą, kuris nurodo, kad turtas buvo naudojamas verslui ir grąžinamas iš GB. Tai užtruktų porą valandų pas buhalterį.

Kas nutinka, jei dokumentuose klaida?

Jei klaida maža, pvz., neteisingai parašytas stalčiaus numeris, tai turėtų praeiti su įspėjimu. Bet jei nurodėte, kad vežate kompiuterius, o ten yra alkoholio... čia bus didelė bėda. Muitinė gali konfiskuoti visą sunkvežimį. Vieną kartą mačiau, kaip dėl klausimo apie "kažką" visa kompanija stovėjo sienoje tris dienas.

Ar reikia kvietimo iš Lietuvos?

Daugiau nebebeišnaudojama įprasta reikšmė, tačiau gali prireikti įrodymų, kad verslas Lietuvoje egzistuoja, jei tai naujas biuras. Muitinė kartais klausia, kur tie daiktai bus laikomi. Reikia turėti nuomos sutartį arba patvirtinimą rankininko.

Kas yra "customs clearance" procesas?

Tai tiesiog procesas, kur kurjeris ar brokeris perduoda duomenis apie jūsų krovinią sistemai. Jūsų dalyvavimas čia retai reikalingas, jei viskas tvarkinga. Bet jei sistema "pameluoja" (o ji dažnai tai daro), reikia įkelti papildomus dokumentus. Tai užtrunka nuo valandos iki dienos.

Ar gali būti, kad mums reikės mokėti verytinį mokestį?

Jei daiktai buvo nupirkti mažiau nei prieš 6 mėnesius ir nebuvo sumokėtas UK PVM (arba atrodo kaip naujos prekės), taip, gali tekti mokėti importo mokestį Lietuvoje. Jei tai naudotas biuro turtas, paprastai mokesčio nėra, bet reikia įrodymų (pirkimo sąskaitų, depresiacijos).

Kas dėl draudimo dokumentų?

Jūs turite gauti draudimo polisą, kuris turi būti tinkamai suformuluotas muitinei. Jis turi turėti "Institute Cargo Clauses" formuluotes. Paprasti lietuviški draudimai kartais netinka UK muitinei, todėl reikia patikrinti, ar jis anglų kalba ir ar "cover" vežimą iš GB į EU.

Ar saugu duoti savo vairuotojo pažymėjimą?

Tokiu atveju, kai reikia perduoti krovinius tarp šalių, gali prireikti vairuotojo asmens kodo arba paso numerio deklaracijoms. Tai standartinė praktika. Geriems brokeriams duomenys saugūs, bet būkite atsargūs su atsitiktinėm firmom.

Kas dėl serviso istorijos technikai?

Jei perkeliate brangią techniką, muitinė gali paprašyti įrodymų, kad tai ne prekė prekybai. Senos sąskaitos faktūros padės. Jei jų neturite (kažkas nusipirko prieš 10 metų ir prarado dokumentus)... tai gali būti painu, bet dažniausiai tiesiogi rašome pareiškimą.

Pakavimas, technika ir turtas

Kaip elgtis su serveriais?

Tai yra jautriausia dalis. Serverius negalima tiesiog įkišti į dėžę. Jie turi būti išmontuoti (jei įmanoma), pakavoti antipstatinėmis medžiagomis ir uždaryti į specialias kabinetas. Jei jūsų IT žmogus sako, kad "užfiksuota", pasitikėkite juo, bet vis tiek patikrinkite, ar patašyė.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį taip. Stalų kojos, spintų viršai – viskas turi eiti atskirai, kad netilptų į liftą ar duris. Londono biuruose dažnai yra seni, dideli baldai, kurie nebeįeina į modernius sunkvežimius ne išmontuoti. Tai užtrunka pusę dienos.

Kas dėl konfidenčialių dokumentų?

Geriau jas pasiimti su savim rankine bagaže, jei jų mažai. Jei daug – reikia uždaryti į užrakstą dėžę ir uždėti numerį. Biuro perkraustymo logistika iš Londono be vargo numato, kad svarbiausi failai keliauja atskirai nuo "bėdų" krovinių. Nepasiduokite viltimi, kad vairuotojas saugos jūsų paslaptis.

Kaip pažymėti dėžes?

Nenaudokite markerio ant pačios dėžės – gali nusiplauti. Naudokite lipdukus su kodais. Pvz., "A1" - pirmas aukštas, kambarys 1. Žymėjimas turi būti aiškus ne jums, o tiems, kurie iškraus Lietuvoje. Jei parašysite "šūdai", tai iškrėtojai gali tiesiog palikti tą dėžę koridoriuje.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus vežti sunku – jie gali neišgyventi šaltos nakties kelyje arba muitinė gali juos išmesti dėl dirvos taršos taisyklių. Geriau juos atiduoti darbuotojams arba išmesti. Nėra nieko blogiau nei atvykti su nuodyta orchidėja be šaknų.

Ką daryti su didelėmis spausdintuvais?

Kopijavimo aparatai yra sunkūs ir jautrūs. Reikia išpilti tonerius (arba uždaryti juos spec. lagaminuose), nes jei suplys, išvalyti sunkvežimį bus nebeįmanoma. Buvo atvejis, kai toneris išpylė ant kitų dėžių... nenusimanykite kas ten buvo.

Ar verta pirkti pakavimo medžiagas Lietuvoje?

Ne, jūs juos turite gauti Londone. Kurmas pakavimo medžiagų į Angliją kainuos daugiau nei pačios medžiagos. Vietos tiekėjai Londone (pvz., "Packaging UK") suvežia tą pačią dieną.

Kaip apsaugoti grindis pervežimo metu?

Jei biure yra brangios grindys, reikia uždėti apsaugines kilimėlius (runner mats). Sunkvežimio ratai su nešiojamais liftais gali palikti įbrėžimus, kurie kainuos tūkstančius. O nuomininkas (landlord) tik lauks progreso, kad padarytų įrašą apie "damage".

Ar reikia ištuščinti seifus?

Būtinai. Seifai yra per daug sunkių netgi sunkvežimiui (jei tai didelis seifas), o jei užrakintas – niekas neduoda garantijos, kad jis neiškris per vairavimą. Ištuštinkite ir palikite duris atidarytas.

Kas dėl biuro maisto (kavos, arbatos)?

Muitinės požiūriu tai maisto produktai. Jei juos vežate dideliais kiekiais, gali prireikti sertifikatų (sanitarijos). Geriau tiesiog išgerti arba išmesti prieš išvykstant. 10kg kavos pupelių gali sukelti klausimų.

Kelionės procesas ir atvykimas

Kiek laiko užtrunka plaukti per Lamanšą?

Nuo „Dover“ iki „Calais“ keltu tai maždaug 1,5 valandos (laukimas ir plaukimas). Tačiau ten yra eilės. Dabar po "Brexit" sunkvežimai su kroviniu į EU eina kita eile (juoda zona). Tas laukimas gali trukti 4-6 valandas. Reikia įskaityti tai į grafiką.

Ar vairuotojas gali niekur sustoti?

Jis turi poilsio laiko apribojimus. Jis negali vairuoti 10 valandų be perstojo. Jei jis sustoja prieš Kopenhą (o čia maršutas keičiasi), gali pradėti skaičiuoti poilsio laiką. Jums nereikia, kad jų sustotų kažkur bedugnėje su jūsų kompiuteriais, tad užtikrinkite, kad maršrutas suplanuotas teisingai.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai būna. Tada mes siunčiame kitą sunkvežimį (pakrautuvą), kad perkrautų turtą. Tai užtrunka dieną ir kainuoja pinigus, bet tai dengia draudimas (jei turite "all risk" draudimą). Be to, blogos firmos tiesiog paliks jūsų daiktus kažkur priešais Lenkiją ir niekas nebeskambins.

Ar galiu sekti savo krovinių vietą?

Dabar jau beveik visi sunkvežimiai turi GPS trackerius. Galite gauti nuorodą ir matyti, kur jis stovi. Kartais tai tiesiog rodo stovėjimą prie degalinės 5 valandas, vairuotojus guli (arba valgo kažką gardaus). Tai ramina nervus.

Kas dėl atvykimo į Lietuvą?

Atvykus, reikia iškrauti. Gerai, jei turite liftą. Jei ne – reikia nešti laiptais. Londono biurai dažnai yra pirmame aukšte, o Lietuvoje – 5-ame be lifto. Pasirūpinkite įėjimu. Jei sunkvežimis netilps į kiemą, reikės perkrauti į mažesnį "vaza" (furgoną) miesto centre.

Ar reikia padaryti priėmimo-pavaldymo aktą?

Tai būtina. Negalima tiesiog leisti vairuotojams išmesti dėžių ir važiuoti. Reikia patikrinti, ar visos dėžės atvyko, ar nėra sužalotų. Radus griuvėsius, juos reikia užfiksuoti tame akte prieš vairuotojui išvažiuojant.

Kas dėl atliekų išvežimo?

Pakuotės medžiagas (dėžės, burbulai) reikia išmesti. Didesniais kiekiais tai ne visada įeina į bendrus miesto konteinerius. Reikia susitarti dėl šiukšlių išvežimo atskirai arba gražinti dėžes tiekėjui (jei nuomota).

Blogos patirties ir realybė (ko laukti)

Ar dažnai pasitaiko sugedimų?

Sugalvojus, kad kas 10-asis pervežimas turi kažką mažo sužaloti – tai gera statistika. Dažniausiai tai sužalojami kampai, arba nulūžta kojelė. Reikia turėti atsargines dalis arba meistrą, kuris atvyks po kelių dienų viską sutvarkyti.

Ką daryti, jei dingo kažkas svarbaus?

Tikriname vaizdo įrašus iš sunkvežimio kamerų (jei tokios yra). Kartais dėžė tiesiog nukrito kažkur giliau į krūvą arba buvo palikta sandėlyje Londone. Gerai turėti GPS ant brangiausių dėžių.

Ar gali būti, kad vairuotojai nebeatsiliepia?

Taip, yra tokių "pienių surinkėjų" firmų. Jie imą užstatą ir dingsta. Išvada – dirbkite tik su tuo, kas turi realų adresą, įrašytą UK Companies House, ir nebeklauskite kaimyno, kuris "pervežė dėžę tik karta". Biuro perkraustymo logistika iš Londono be vargo galima tik su patikima komanda.

Ar verta rūpintis tuo patys?

Galima bandyti nuomoti sunkvežimij "van hire" ir važiuoti patiems. Bet jei neturite CMR draudimo ir nežinote, kas yra "transit", tai rizikuosite visą turtą. O ir vairuoti tokią "pabiją" Anglijoje ne paprasta.

Kas, jei pasikeičia planai ir biuras dar nebaigtas?

Tai įvyksta dažnai. Statybos vėluoja. Tada reikia "sandėliavimo" paslaugos. Krovinys gali būti iškrautas į sandėlį Lietuvoje arba paliktas lauke (ne rekomenduojama) Anglijoje už papildomą mokestį.

Ar verta duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet jei jie išnešė 50 dėžių į 4ą aukštą be lifto Londono senamyestyje ir nenuošino nė vienos... tai bent duokite kokį 10-20 £ arba pasiūlykite kavos. Tai gerai veikia jų motyvaciją.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jis klausia mažai klausimų apie turtą ir neduoda raštiško įvertinimo (quote) tik su nuotraukomis. Jei jis sako "viskas bus gerai" be detalių – bėkite. Geri specialistai nuobodžiai klausia apie kiekvieną stalą ir kišenę.

Išvada

Na, tiek apie tą realybę. Biuro perkraustymo logistika iš Londono be vargo tikrai įmanoma, jei nesitikite stebuklų ir pasiruošiate tam visiškai. Svarbiausia yra pasirinkti ne pigiausią, o patikimą partnerį, kuris žino tas angliškas gatves ir muitinių niuansus. Naudokitės patirtimi, kurią jums čia perduodu, ir tikrai nepamirškite apie dėžių žymėjimą – tai išgelbės jūsų nervus Lietuvoje. Sėkmės su tuo verslu, tikėkimės, viskas atvyks sausai ir laiku.