Biuro perkraustymo logistika į UK – patogus sprendimas

Dirbu šitoje srityje jau virš dvidešimties metų, o šiuolaikinė biuro perkraustymo logistika į UK tampa vis sudėtingesnė dėl visokių formalumų. Dažnai klientai man klausia, kodėl tai truks tiek ilgai arba kodėl brangiau nei į Vokietiją, atsakymas paprastas – jūra ir muitai. Jei norite viską nulyginti paviršiu, tai gausite didelių rūpesčių. Čia ne tik dėžių pakėlimas, tai ir dokumentų šlamštas, kuris gali sukelti nemigą. Rašau šitą tekstą ne kaip reklaminis skelbimas, o kaip praktinis vadovas, kaip išvengti tų klaidų, kuriuos darome kasdien. Tiesiog reikia žinoti, kur kabinės.

Dokumentai ir pradiniai žingsniai su JK

Kiek laiko reikia skirt tam tikrai biuro perkraustymo logistikai į UK planuoti?

Gerai, čia nėra vieno atsakymo, bet geriau pradėti galvoti apie tai mažiausiai mėnesį iš anksto, o jei didelis biuras – tai dar anksčiau. Reikia laiko ne tam, kad surinktum dėžes, o kad suorganizuoti muitinės dokumentus, kurie dabar yra šnipščiai. Buvau atvejų, kai viskas suorganizuota per savaitę, bet tai buvo siaubas ir nuolatinės raudos prie telefono. Jei norite ramybės, nedarykite spaudimo paskutinę minutę, nes tuomet kyla kaina ir galvos skausmas. Planuokite iš anksto, tuomet vairuotojas nesuskurs, kad jam ne kur statyti mašiną.

Ar EORI kodas tikrai būtinas mums, jei vežame tik savus daiktus?

Taip, be jokio abejojo, nepadės nei aš, nei vairuotojas, net jei jis būtų paties Dievo žentas. Be to kodo, kuris turi būti registruotas Jungtinėje Karalystėje, jūsų krovinys tiesiog nebus išleistas iš uosto. Dažnai klientai galvoja, kad jei tai ne prekyba, tai nereikia, bet muitininkas to nesigiria – jis mato ne daiktus, o deklaraciją. Užregistravimas laisvas, bet trunka kelias dienas, tai nedarykite to paskutinę dieną. Vėlavimas dėl trūkstamo kodo gali kainuoti daugiau nei pašalpės.

Koks turi būti tas "Packing list", ar tiesiog sąrašas?

Tai viena svarbiausių daiktų, galiu pasakyti. Sąrašas turi būti labai detalus, o ne tiesiog "biuro staliai ir kėdės", tai per vangiai. Parašykite "4 stalai, 10 kėdžių, 2 spausdintuvai" ir t.t., su nurodyta verte ir svoriu. Jei parašysite pernelyg apibendrintai, muitinė gali sustabdyti visą mašiną patikrinimui. Patirtis rodo, kad kuo tiksliau parašai, tuo greičiau praeisi. Ir prašau, nerašykite "ką nors ten dar", turite būti tikslūs kiekvienoje eilutėje.

Dėl komercinių dokumentų – kas konkrečiai reikalinga Anglijai?

Jums reikės komercinės sąskaitos faktūros (Commercial Invoice) ir pirkimo-skyrimo dokumentų, jei tai įmonės turtas. Sąskaita turi būti anglų kalba, kitaip niekas nesupras ką vežate. Mano nuomoni, geriau padaryti ją dvikalbiai, kad ir mūsų muitinės nenepyktų (nors nebūtina). Be to, ten turi būti nurodytas tikslus gavėjo adresas UK ir tiekėjo duomeniai Lietuvoje. Jei turėsite klaidų adresuose, krovinys gali pasiklysti sistemose, o tada ieškoti jo bus pragare.

Kainos ir tai, kas jas lemia

Kas taip iš tikrųjų brangiausia tokiame pervežime?

Visi sako, kad kuras, bet aš sakiau – tai laikas ir vairuotojo poilsis. Jei reikia važiuoti per savaitgalį arba naktį (kas Anglijoje dažnai, nes miestuose dieną važiuoti negalima), tai kainos dvigubai. Taip pat, Londono užimtumo mokestis (Congestion Charge) ir ULEZ zonos gali nustebinti net patyrusius vadybininkus. Paprastai biuro perkraustymo logistika į UK brangsta ne dėl atstumo, o dėl šių "priedų", apie kuriuos niekas nemena pasikalbėjus. Geriau iškarto paklauskite galutinės sumos su visais mokesčiais.

Kodėl kaina svyruoja tarp skirtingų įmonių taip stipriai?

Nes kai kas siūlo "kempinę" be draudimo, o kai kas pilną komplektą su visais garantijomis. Pigiausios pasiūlymos dažnai neturi įtrauktę muitų deklaravimo išlaidų, kurias tada tenka mokėti papildomai uoste. Taip pat, įtakoja ar tai yra dalinis krovinys (paskutinis kelias į Angliją ir atgal tuščias) ar pilna mašina. Neklauskite tik už kainą, klauskite, kas įeina į ją. Aš mačiau, kaip žmonės taupo šimtus, o praranda tūkstančius, kai sugenda krovinys arba užstrigs sienoje.

Ar tikrai draudimas yra privalomas, kai vežame į JK?

O taip, be jokio abejojo, ypač kai kalbame apie jūros pervežimą ar ilgas keliones. Vienintelis dalykas, kuris gali išgelbėti jus nuo bankroto, jei mašina užsidegs arba nuskris į upę. Standartinis draudimas dažnai padengia tik keletą eurų už kilogramą, kas nebus užteko serveriams ar brangiems baldams. Užsirašykite "All Risk" draudimą, kai nors daiktai bus apdrausti pilnai. Nerašydami draudimo, jūs prisiimate riziką, kurią dauguma negali sau leisti.

Kelionės eiga ir problema su vairuotojais

Ar vairuotojas padės mums susidėti dėžes į mašiną Lietuvoje?

Paprastai taip, jei tai įtraukta į sutartį, bet dažniausiai jis dirba tik su keltuvu, o ne su nugarą. Yra vairuotojų, kurie nori uždirbti pinigų ir padeda, bet yra tokių, kurie tiesiog sėdi kabinoj. Patikrinkite tai iš anksto, nes aš matau, kad dažnai klientai tikisi, kad vairuotojas bus vežėjas. Gali būti, kad reikės samdyti padėjėjus Lietuvoje, ypač jei daug daugų ar reikia nunešti iš aukšto. Neleiskite sau pavargti prieš pat kelionę.

Kas nutinka, jei mašina sugestuja kelyje?

O, tai klasika. Jei firmą gerai dirba, tai ji turi pagalbinę techniką arba siunčia kitą mašiną, bet tai trunka laiko. Jei pasirinksite kažką prieš įstatymą arba be licencijos, gite būti įstrigę priešais Kauną ar Varšuvą su savo serveriais. Biuro perkraustymo logistika į UK reikalauja, kad vežėjas būtų patikimas, todėl niekada neima pigiausių variantų be draudimo. Man atrodo, dauguma rimtų įmonių turi planą B, bet geriau pasidomėkite prieš pasirašant.

Ar galima sekti, kur yra mūsų krovinys realiu laiku?

Dauguma dabar turi GPS trackerius, taigi taip, turėtumėte matyti kur mašina važiuoja. Bet neapsileiskite, kartais signalas dingsta tarp kalnų arba vairuotojas tiesiog užmiršta įjungti sistemą. Aš visada sakau – geriau tiesiog paskambinti vairuotojui ir paklausti, kiek jam dar liko. Tai paprasčiau ir tiksliau, nei Žemėlapyje žiūrėti į tašką, kuris stovi vietoje jau valandą.

Ar vairuotojas ims grynaisiais pinigais už kelią?

Pragyventi, kad kas nors dabar priimtu grynus didelę sumą, yra nebe realu. Viskas daroma pavedimais arba kortelėmis, apie tai nereikia net galvoti. Jei vairuotojas prašo pinigų kelionės metu degalui ar kažkam kitam, skambinkite į savo bendrovę iš karto. Tai yra didelė raudona vėliava. Normalios biuro perkraustymo logistika į UK bendrovės viską apmoka iš anksto, o vairuotojas turi išlaidų kompensaciją kortelėje.

Atvykimas į Angliją ir muitinė

Kaip vyksta iškrovimas Anglijos pusėje, ar reikia mums būti ten?

Būtina, arba kas nors iš jūsų atstovų, turi būti pasiruošę priimti prekes, nes vairuotojas negali laukti amžinai. Jame, jei vėluosite, gali būti mokestis už laikiną laikymą (waiting time), kuris dažnai yra virš 50 svarų valandą. Viskas turi būti suderinta su vairuotoju iš anksto, kada jis atvyks (geriau dieną anksčiau, nei vėluoti). Anglai yra griežti dėl laiko, todėl nesižiūrėkite, kad čia Lietuva, kur viskas gali "užtrukti". Čia laikas – pinigai.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT) už savus daiktus, kuriuos vežame?

Dauguma atvejų ne, jei tai yra perkėlimas tarp įmonių arba asmeninių daiktų perkėlimas, bet visada reikia parodyti, kad tai ne nauja prekė parduodamai. Čia svarbi komercinės sąskaitos faktūros išrašymo data ir pirkimo dokumentai. Jei vežate naujus nebraižytus kompiuterius iš sandėlio į biurą UK, tai gali būti vertinama kaip prekyba. Tada teks mokėti 20% PVM. Geriausia pasikalbėti su savo buhalteriu.

Kiek laiko užtrunka muitinės_clearance Anglijoje?

Jei dokumentai tvarkingi, tai gali užtrukti nuo valandos iki darbo dienos, bet jei kas nors negerai – tai gali trukti ir dienų. Didžiausias problema, kai tą dieną yra šventė UK arba yra didelis uosto užimtumas. Tenkinimas yra toks, kad nelabai ką galima padaryti, tik laukti. Geriausia visus dokumentus pateikti brokeriui dar iki to, kai mašina išplaukia iš Lietuvos, tad tuomet ji bus prieš tai išvalyta.

Ar galima vežti maistą ar gėrimus biuro reikmėms?

Tai gana pavojinga sritis, ypač mėsa ir pieno produktai – griežtai draudžiama be sertifikatų. Koks dėžutę sausainių ar kavą galima, bet čia tik maži kiekiai asmeniniam vartojimui. Jei vežate alkoholį biuro vakarėliui, tai visai kita istorija – ten reikia brangų akcizo mokestį (excise duty). Negerai, jei bandysite tai slėpti, muitinės šunys viską uodoja. Geriau nusipirkti visą šlamštą Anglijoje, nei rizikuoti dėl keleto butelių.

Specifiniai dalykai ir problemų sprendimas

Ar galima vežti augalus į JK biurą?

Dabar, po "Brexit", tai yra labai sudėtinga be labai brangių fitosanitarinių sertifikatų. Paprastai ašsakau klientams – nepirkite augalų Lietuvoje, jei norite juos turėti Londono biure. Jums gali neleist įvežti net mėgstamiausio kaktuso, o viskas bus sulaikyta ir sunaikinta. Nėra to verta, tam tikra biuro perkraustymo logistika į UK nenumato tokio rizikingo veiksmo. Užauginkite juos vietoje, tai pigiau ir saugiau.

Kaip elgtis su serveriais ir duomenų saugykluom?

Tai yra labai jautri tema ne tik dėl vertės, bet ir dėl duomenų. Geriausia juos vežti ne krovinių mašinoje, o kuru specialiu automobiliu arba sukurta sąlyga, kad jie nebūtų kratomi. Taip pat, pasidarykite duomenų backupą prieš išvežimą, jei kas nutiks kelyje – aš girdėjau istorijų, kai serveriai nukrito per bumps. Nenaudingai rizikuoti verslo informacija, be kurios visiems teks eiti namo.

Kokios problemos kyla su parkavimu Londono centre?

Tai košmaras, tiesiog košmaras, jei nieko neplanuojate. Reikia turėti leidimą (suspension) iš miesto savivaldybės užeiti į pėsčiųjų zoną arba sustopti ant geltonųjų linijų. Be to, vairuotojas gali būti įkalintas, jei padės mašiną kur ne reikia. Viską reikia sutarti savaitei anksčiau su taryba (council). Neklausote? Gausite baudą 130 svarų ir mašina bus nuvilkta. Man buvo taip kartą.

Ar reikia įrangos pakavimo dėžių ("flight cases")?

Jei turite brangią įrangą, monitorius, serverius – tai absoliučiai taip. Paprastos kartoninės dėžės gali nebesilaikyti, jei ant jų užmesite ką nors sunkesnio. Flight cases brangios, bet jos sumoka sau per laiką. Biuro perkraustymo logistika į UK nėra vien kartoninės dėžės, kartais reikia ir profesionalios apsaugos. Neklauskite, ar verta, kai sugadinsite 5 tūkst. vertės monitorių.

Ar galima palikti šiukšlių dėžėse ar baldus, kuriuos nereikia?

Gerai, jei norite, kad mums padarytume baudą už šiukšlių išvežimą Anglijoje. Ten už šiukšles ("waste") muitinė ir savivaldybės ima labai didelius pinigus. Viską, ką nenešate, išmeskite čia, Lietuvoje. Nė vienas vairuotojas nenori vežti atgal jūsų senų kėdžių, kurios nėra tinkamos naudoti. Būkite sąžiningi ir meskite čia, tai taupo daug nervų visiems.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nėra paruoštas iškrovimui?

Tada reikia sandėlio (warehouse) Anglijoje, bent trumpam. Dauguma įmonių gali pasiūlyti saugojimą kelias dienas ar savaites už papildomą mokestį. Negerai, kai mašina stovi prie namų ir laukia, kol raktus. Tokiomis situacijomis biuro perkraustymo logistika į UK tampa labai brangu dėl laukiamojo laiko. Planuokite remonto darbus taip, kad būtų baigti iki krovinio atvykimo.

Ar reikalingas budintis vadybininkas iš Lietuvos pusės?

Nebūtinai, jei viskas suplanuota gerai, bet tada viskas pasikliauja tik vairuotoju. Jei norite ramybės, geriau, kad kas nors kontroliuotų procesą ir būtų sujungtas ryšiu. Kartais vairuotojai sugeba "prapuolus" truputį, arba nežino anglų kalbos pakankamai gerai, kad išspręstų problemą vietose. Tada jūsų vadybininkas gali sužinoti apie problemą greičiau nei po valandos.

Ar galima vežti asmeninius daiktus drauge su biuro daiktais?

Taip, galima, bet turi būti aiškiai atskirti tame pačiame sąraše (Packing list), kadangi biuro daiktai "keliauja" įmonės paskaičiavimu, o asmeniniai – kitaip. Jei jums per daug asmeninių daiktų (kelių kubinių metrų), tai gali kilti įtarimų apie mokesčių vengimą. Nesižaiskite, geriausia pasirašyti papildomą sąrašą "Personal effects", kad muitinė nebūtų įtari.

Kokios yra pagrindinės klaidos, kurias darote klientai?

Dažniausiai viskas prasideda nuo to, kad nežinote tikslaus buvimo adreso arba vėluojate su dokumentais. Taip pat, dažnai būna taip, kad nenurodyte, kad yra lengvai trapūs daiktai (Fragile), ir vėliau nustebiate, kad stiklas sudaužytas. Biuro perkraustymo logistika į UK reikalauja dėmesio smulkmenoms, todėl būkite tikslūs ir neklauskite "ir taip greitai užvež". Greitis paprastai kainuoja kažką, arba tai yra kokybės.

Kaip apmokėjimas vyksta – iš karto ar po to?

Standartiškai imamas nedidelis avansas, kad užfiksuotume datą ir pradėtume darbus, o likusi dalis sumokama po to, kai krovinys pasiekia vietą (arba prieš išvežimą). Niekas nepasiūlys vežti už 0 EUR avanso, nes tai per didelė rizika su kuro kainomis. Viskas sutariama sutartyje, žiūrėkite į sąlygas, ypač į "cancellation" taisykles, jei atšauksite paskutinę minutę.

Štai tokios yra realios dienos. Tikiuosi, kad šie patarimai padės išvengti didžiausių bėdų ir jūsų biuras atkeliaus į Angliją saugiai bei laiku.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymo logistika į UK nėra paprasta, bet visai įmanoma užduotis, jei žinai su kuo turi reikalų. Žinios apie dokumentus, pasiruošimas ir sąžiningumas su savo vežėjais yra pusė sėkmės. Nesibūkite tingūs, viską pasitikrinkite du kartus, ir tuomet kelionė nebus košmaras, o tiesiog darbo diena. Sėkmės vežiant turtus per jūrą!