Biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPointe. Ypač kai kalbame apie judėjimą į Jungtinę Karalystę. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir tas senas geras „užsikrauname ir važiuojame“ nebepilnai veikia. Daugelis klientų mano, kad tai tiesiog didelis vokių užsakymas, tačiau biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris čia yra pirmasis dalykas, apie kurį reikia pagalvoti, dar prieš išsiunčiant pirmąjį kvietimą pasiūlymui. Jei pasirinksite blogą pervežėją, galite likti be baldų, be dokumentų ir su dideliais rūpesčiais šalies perrišime. Taigi, kaip tai iš tikrųjų veikia? Čia nėra jokių stebuklų, tik geras planavimas, kantrybė ir žinojimas, kur gali užstringti ratukai.

Dokumentai ir muitinės painiava (ir kodėl tai pavojinga)

Kokius dokumentų rinkinius reikia paruošti biuro perkraustymui į JK?

Čia viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo popierių. Jums reikės ne tik sandėliavimo inventoriaus sąrašo (packing list), kuris turi būti detalus iki griežčiausių reikalavimų, bet ir transporto dokumentų. Jei vežate naują techniką, reikės PVM deklaracijos ir kilmės sertifikatų, o jei naudotą biuro įrangą – tada viskas truputį paprasčiau, bet vis tiek reikės įrodymų, kad tai ne parduodama prekė. Be teisingai užpildytų CMR dokumentų, vairuotojas tiesiog nebus įleistas į Britų salas.

Ar reikalingas EORI numeris mūsų įmonei?

Absoliučiai taip. Be EORI numerio, kuris prasideda nuo GB (jei esate JK registruoti) arba XI (jei iš ES), jūsų siunta neprasvers muitinės. Nemanau, kad norite, kad jūsų biuro baldai stovėtų Doverio uoste arba „Lille“ terminaloe savaitę. Dažnai klientai nereikia šio numerio, kol jau per vėlu, o tada jo gavimas trunka kelias dienas. Geriau pasirūpinkite šiuo dalyku iš anksto.

Kas nutinka, jei muitinėje randa klaidą dokumentuose?

Tada prasideda „gražiausia“ dalis. Jūsų biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris turi žinoti, kaip išsukti iš situacijos, bet tai kainuos. Laikas, pinigai, ir galbūt papildomi sandėliavimo mokesčiai terminaluose. Esu matęs atvejų, kai dėl vienos neteisingai užrašytos eilutės krovinys buvo uždelstas trims dienoms. Muitininkai ten dabar labai griežti, nes taisyklės po „Brexit“ tapo daug standartizuotos.

Ar galima vežti kompiuterius ir serverius be problemų?

Galima, bet turi būti labai aiškiai deklaruota. Serveriai yra jautrios įrangos, be to, jose yra duomenys. Muitinė gali domėtis, ar tai ne parduodama prekė. Geriausia turėti techninės priežiūros istoriją arba įrangos pirkimo dokumentus, kad įrodytumėte, tai yra jūsų nuosavybė, kurią perkeliate į kitą būstinę. Ne taip seniai vienas klientas bandė vežti įrangą be dokumentų ir teko ilgai aiškinti situaciją.

Kodėl reikia deklaruoti net naudotus stalus?

Nors jie naudoti, tai vis tiek yra materialios vertybės, kertančios sieną. JK muitinė nori žinoti tikslą – ar tai perkėlimas dėl verslo, ar galbūt slaptas importas be mokesčių? Jūsų biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris padės suformuluoti „Transfer of Residence“ arba „TOV02“ deklaracijas, kad nebūtumėt mokęti importo mokesčių (jei tenkinamos sąlygos). Negerai, kai sulaiko dėl to, kad manyta, jog jūsų biuras yra prekybos centras.

Ar galima įvežti alkoholio ar maisto produktų biuro reikmėms?

Biuro reikmėms, tarkime, įleidimo vakarui, taip, bet yra ribojimai. Ypač mėsa ir pieno produktai iš ES yra labai griežtai kontroliuojami. Geriau to nedarant iš viso, o jei labai reikia – tik maži kiekiai, nebent norite, kad vairuotojas viską išmestų kontroliuojant. Geriau nusipirkti vietinę alų Londone, nei rizikuoti su muitine dėl dešros.

Fizinis darbas ir dėžių chaosas

Ar jūsų komanda padės supakuoti dėžes?

Paprastai taip, mes tai darome. Bet turiu pasakyti, kad klientai dažnai pervertina savo sugebėjimus rūpintis smulkmenomis. Geriau, jei mes atvykstame su popieriumi ir burbuliukine plėvele, o jūsų darbuotojai tiesiog prižiūri arba nedaro nieko. Vieną kartą klientas bandė taupyti ir pats supako serverius į nepritaikytas dėžes, nuo ko viskas viduj suskilvojo.

Kiek dėžių reikės vidutiniam 50 žmonių biurui?

Sunkiai pasakyti be matavimų, bet tarkime, kad apie 300–400 dėžių, neįskaitant baldų. Žmonės dažnai susirenka daug daugiau šiukšlių nei manote. Vienas asmuo gali turėti pilną stalą senų užrašų, kurų jis nebuvo atidarinėjęs penkerius metus. Biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris visada patars atsikratyti nereikalingų daiktų dar prieš pakavimą.

Ar išsivešite biuro sėdimojo minkštuosius baldus?

Taip, bet tai problemu. Minkšti baldai užima daug vietos sunkvežimyje, o jei jie neįpakuoti į plastikines dėžes, gali susitepti arba drėgti. Užsienietiškose trasose yra daug dulkių. Jei turite brangius „Herman Miller“ krėslus, juos reikia išardyti arba specialiai apsaugoti. Negaliu tiesiog jų užmesti ant grindų krovinyje.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis, pvz., spalvotojo kepurėlėmis ar toneriais?

Tai yra labai svarbu. Jokių tonerių ar aerozolių negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Yra specialios taisyklės pavojingiems kroviniams (ADR). Jei mus sužinos muitinė arba policija, gausite didelį baudą. Geriau juos išmesti pagal protokalus Lietuvoje, nei rizikuoti sulaikymu kelyje.

Ar galima išvežti seifą, jei jame yra pinigai ar dokumentai?

Seifą galima, bet jis turi būti tuščias. Mes neprisiimame atsakomybės už grynųjų pinigų ar konfidencialių dokumentų pervežimą, nebent tai yra specialiai apdrausta ir aptarnaujama kaip vertybių pervežimas. Paprastai patariu klientams pačiems pasiimti brangiausius dalykus į rankinį bagažą arba naudoti apsaugos tarnybą.

Kaip elgtis su didžiuliu vitriniu stalu arba akvariumu?

Dideli, trapūs daiktai reikalauja specialios technikos – kranų arba lifto. Jei biure nėra lifto, o stendas yra antrame aukšte, tai kainuos brangiai. Biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris iš anksto apsilankys ir išmatuos, ar tai įmanoma išvis pernešti per laiptus be griuvėsių rizikos.

Kainos ir paslėpti mokesčiai (ką niekas nesako)

Kodėl viena firma siūlo pigiau už kitą?

Nes jie dažnai nurodo bazinę kainą be visų priedų. Atvyksta, o tada prideda mokesčius už liftą, už kiekvieną laiptą, už dėžių nešimą rankomis, už užkrovimą sekmadienį. Tai klasikinė gudrybė. Aš stengiuosi kalbėti tiesiai: kaina gali šokti viršun, jei jūsų biuras nėra pasiruošęs laiku.

Ar mokesčiai už „Brexit“ procedūras įeina į pasiūlymą?

Dažniausiai ne. Tai yra atskira sąskaita – brokerio paslaugos, importo mokesčiai (jei taikomi), galbūt sandėliavimas. Kai kurios firmos apie tai net nemini, kol siunta nepristabdyta. Geriausia klausti tiesiogiai: „Ar kaina yra „door to door“ su visais mokesčiais, ar bus papildomų išlaidų JK pusėje?“

Kas atsitinka, jei aš atšaukiu pervežimą paskutinę minutę?

Tada prarandate depozitą arba turite mokėti už laiko, kurį mes jau skyrėme vairuotojui ir sunkvežimiui. Logistika nėra taksi, kurį galite iškviesti ir atšaukti per penkias minutes. Jei sunkvežimis jau važiuoja iš Lenkijos ar Olandijos, jums teks sumokėti bent dalį išlaidų.

Ar galima mokėti tik pristatžius prekes?

Nebent esate senas ir patikimas klientas. Naujiems klientams reikalaujame išankstinio mokėjimo arba dalies avanso. Pervežimas į UK brangus – degalai, kelių mokesčiai, maitinimas. Negalime rizikuoti, kad atvežame biurą į Londoną, o klientas neatsako į telefonus.

Ar taupyti, važiuojant daliniu krovininiu (part load)?

Galima, jei jūsų dėžių nėra daug. Bet tada jūsų daiktai gali važiuoti ilgiau, nes reikia surinkti kitų klientų krovinius. Biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris pasakys, kada būtent bus galima išvežti, jei norite pigiau. Bet verslui dažniausia svarbiau greitis, o ne 100 eurų taupymas.

Kiek kainuoja draudimas?

Draudimas paprastai svyruoja nuo 2 iki 5 proc. nuo krovinio vertės. Daugelis klientų sako, „o, mums nereikia, nieko nenutiks“. O tada, kai sunkvežimis užsidega (o tai nutinka) arba užlenda į gilią duobę, jie liūdi. Geriau pasidrausti, ypač vežant brangią serverių įrangą.

Kelionės ir laiko problemos (kai viskas nueina ne taip)

Kiek laiko užtrunka nuvežti biurą iki Londono?

Idealiu atveju su 3–4 dienas (nuo pakrovimo iki iškraunimo). Bet realybėje gali užtrukti ilgiau dėl eismų, oro sąlygų arba patikros uoste. (Tikrai ne taip greitai kaip anksčiau, prieš „Brexit“). Neklauskite manęs, kodėl „M20“ kelyje visada stovi spūstys – tai paslaptis, kurią neišsprendžia joks logistikos ekspertas.

Ar vairuotojas padės iškrauti biuro įrangą naujoje vietoje?

Taip, jei tai sutarta. Bet jie nebus statybininkai – jie ne montuos lentynas, nei prijungs kompiuterių. Jų darbas yra padėti dėžes atgabenti į patalpas. Jei reikia specifinio montavimo, reikia tartis iš anksto, arba pasamdyti vietinę JK komandą.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugesta kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes turime išsiųsti kitą sunkvežimį arba techninę pagalbą. Tai gali atidėlioti pristatymą dieną ar dvi. Jūsų biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris visada turi planą B, bet turiu pripažinti, kartais ir mes esame bejėgiais prieš mechanikos gedimus.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matysi, kur dabar yra vairuotojas. Bet nereikia skambinti jam kas valandą ir klausti „kur jūs?“, jis vairuoja ir negali kalbėti. Geriau pasitikėti aplikacija.

Ką daryti, jei naujieji biuro rūsiai per maži dėžėms?

Tai reali problema. Kartais klientai peržiūri patalpas nuotraukose, o realybėje ten netilpa nė pusė daiktų. Tada reikia greitai ieškoti vietinio sandėlio Londone, o tai kainuoja daugiau nei Lietuvoje. Visada patariu išmatuoti durų aukštį ir plotį prieš perkėlimą.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai ne, nes tai yra komercinis transportas, ir draudimas neleidžia keleivių be specialių leidimų. Be to, vairuotojas tils arba miegos, o jums bus nepatogiai gulėti ant gurgučių viršuje. Geriau skraidite lėktuvu.

Specifiniai dalykai ir Londono iššūkiai

Ar įvežti į Londono centrą (ULEZ zona) brangu?

Labai brangu. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6), teks mokėti didelius dienos mokesčius ULEZ zonoje. Biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris apskaičiuos šias išlaidas iš anksto, kad jūsų biudžetas nešoktų į aukštis netikėtai.

Ar reikia leidimo parkuoti sunkvežimiui prieš biurą?

Be abejo. Londone negalima tiesiog sustoti ant gatvės su 18 tonų sunkvežimiu. Reikia gauti vietos savivaldybės leidimą (suspension) arba rezervuoti vietą. Viena kartą mus baudžė svarų už tai, kad vairuotojas išlipo į parduotuvę penkiai minutėms.

Kaip su „Congestion Charge“ mokesčiais?

Tai dar vienas Londono pagyvėjimas. Jei važiuojate į centrą, reikia sumokėti. Dažnai klientai apie tai pamiršta, o baudos atkeliauja paštu po mėnesio. Geriau, kad mokėtų pervežėjas ir įtrauktų į sąskaitą.

Ar galima pristatyti penktadienį vakare arba savaitgalį?

Galima, bet už papildomą mokestį. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus. Jei jis pristatys penktadienį vakare, jo savaitinis poilsis gali prasidėti vėliau, o tai reguliuojama įstatymais. Savaitgaliais dauguma sandėlių ir biurų uždaryta, todėl reikia specialių susitarimų.

Kas daryti su biuro augalais?

Galima vežti, augalai nekelia didelių muitinių sunkumų, jei nėra dirvožemio (tai svarbu). Bet augalai gali neišgyventi kelionės žiemoje, jei vairuotojas neįjungs šildymo. Aš asmeniškai nerekomenduoju vežti didelių palmių – geriau nusipirkti naujas Londone.

Ar jūsų firma išsivalo po krovimo?

Mes išnešame tuščias dėžes ir pakuojimo medžiagas, jei tai sutarta. Bet mes nevalome biuro grindų. Vienas klientas tikėjosi, kad mes išsiurbins kilimus – ne, mes ne valymo firma. Biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris pasirūpins daiktais, bet ne jūsų rankų plovimu.

Kod�l reikia gerti kavą su vadybininku prieš kelionę?

Kad išvengtumėt nesusipratimų. Pačiuose įvado skyriuje minėjau, kad viskas nevyksta taip kaip planuojama. Tiesioginis pokalbis padeda sužinoti tavo baimes ir lūkesčius. O telefonu arba el. paštu daug prarandama. Geriau užsidėti porą valandų ir viską suprasti aiškiai.

Išvada

Galiausiai, sėkmė priklauso ne nuo to, kiek brangų sunkvežimį nuvežiate, o nuo to, kiek gerai suprantate procesą. Biuro perkraustymo logistika į UK: patikimas partneris yra tas, kuris ne tik pakrauja dėžes, bet ir įspėja apie „Brexit“ pavojus, Londono mokesčius ir galimas problemas. Nenusiminkite, jei kas nors nueina ne taip – tai logistika, čia įvyksta netikėtų dalykų. Svarbiausia rasti žmones, kurie sugebės spręsti problemas, o ne kurti naujas. Dirbkite su tie, kurie turi patirties ir drąsos pasakyti tiesą.