Biuro perkraustymo logistika į Londoną: patikimumas ir kas už to slepiasi

Sveiki, taigi nutarote keltis. Galvojate, kad biuro perkraustymas į užsienį yra kaip įprastas kelias į parduotuvę už prekių? Nė čia ne. Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, maždaug nuo tada, kai Lietuvoje pradėjo rietis pirmieji konteineriai, ir galiu pasakyti – biuro perkraustymo logistika į Londoną: patikimumas yra tas dalykas, kurį visi vadovai minimąja, bet tik retas kas tikrai supranta, ką tai reiškia praktiškai. Londonas nebe tas pats po Brexit, muitinės, taisyklės, viskas pasikeitė. Čia ne tiesiog užsakinėjat mašiną ir ji atvažiuoja. Čia yra viena milžiniška galvosūkio sprendimo užduotis, kur viena klaida dokumentuose gali padaryti didelių nuostolių. Taigi, prašom, pasikalbėkime kaip žmonės, be tų visų oficialių "profesionalių" tekstų, tiesiai iš kelių.

Dokumentai ir Biuro perkraustymo logistika į Londoną: patikimumas pradedant nuo popierių

Kiek laiko iš tiesų užtrunka suruošti visus tuos dokumentus?

Na, tai klausimas. Jei dar pradėjumėte svarstyti šiandien ir norėtumėt važiuoti po savaitės, turbūt per vėlu. Normaliam tvarkymui, kai reikia suruošti T2L dokumentus, išsamias krovinių deklaracijas (jie turi būti tikslios, kitaip muitinėje jums praversk), reikia bent dviejų savaičių. Žinoma, yra "greitieji" variantai, už papildomą mokestį viską padarys per tris dienas, bet tikrai nerekomenduoju rizikuoti, jei biuro perkraustymo logistika į Londoną: patikimumas jums nėra visiškai svarbi.

Ar tikrai reikia tos muitinės deklaracijos, jei tai ne pirkimas-pirkimas?

Taip, reikia. Nors tikrai dauguma kličių mano: "Oi, mes gi tai ne parduodame, tai mūsų daiktai." Anglai (ir britų muitinė) tai suvokia kitaip. Jiems viskas, kas keliauja per sieną, turi būti užregistruota. Be išsamos Ex1 deklaracijos, jūsų krovinių ne išveš iš Lietuvos teritorijos. Vienas mano klientas bandė važiuoti "kaip turistai" su didele mašina, sako, kad tai asmeniniai daiktai... Gi teko suktis atgal nuo sienos.

Kas daryti su serveriais ir jautria įranga, ar jie ne suges per kelionę?

Štai čia yra delicatus dalykas. Negalima tiesiog įmesti serverio į dėžę ir manyti, kad viskas bus gerai. Jis turi būti pakavotas į specialią "anti-static" dėžę, užpildytas putomis. Be to, reikia nufotografuoti kabelius priekyje ir nugaroje, kad Montavimo įrenginių (IT) specialistas iškart žinotų kur kas jungiasi. Dar geriau, jei turite atsarginęs kopijas (backup) debesyje, o ne ant to disko, kuris gali nukristi.

Ar inventoriaus sąrašas turi būti tikslus iki vieno pieštuko?

Jūs juokingiai? Jei parašysite "biuro įranga" ir nenurodysite tikslios vertės, muitininkas gali nustatyti savo vertę, kuri bus, žinia, daug kartų didesnė. Tada turėsite mokėti mokesčius ir PVM (VAT). Geriau praleisti naktį rašyndamas Excel lentelę, priešingai nei mokėti tūkstančius baudų. Tikrumas čia – detalių kontrolė.

Kodėl kainos metaškoka kas kartą, kai paklausau apie kainą?

Kuro kaina. Ferio kaina. O ir tas biuro perkraustymo logistika į Londoną: patikimumas kainuoja. Jei pasakyčiau kainą dabar, po savaitės ji gali būti kita 10 proc. Be to, Londono zonos apmokestinimas (ULEZ) keičiasi kasmet. Vieną dieną jūsų mašina atitinka standartus, kitą – jau nebe, ir tenka mokėti £100 dienai užvažiavimą.

Ar draudimas apima viską, ar yra kokių niuansų?

Draudimas... Visada skaitykite smulkią spaudą. Standartinis draudimas apima tik fizinį pažeidimą, pvz., jei vairuotojas užlenda į stulpą. Bet jis neapima duomenų praradimo ar jei dėžės drėgna dėl blogo oro ir pakavimo trūkumo. Už papildomą mokestį galima įsigyti "viskas įskaičiuota" variantą, tačiau tai kainuoja.

Sunkvežimiai ir vairuotojai – kas vyksta kelyje?

Kurį autonešį geriau rinktis: 3.5t ar didesnį?

Jei perkraustote nedidelį biurą, 3.5t sunkvežimis atrodo pavyzdinis. Jis gali važiuoti bet kur, vairuotojui nereikia C kategorijos vairuotojo pažymėjimo. Tačiau... jis telpa mažiau daiktų. Jei turite daug baldų, geriau paimti 7.5t ar net 12t sunkvežimį. Didesnis sunkvežimis reiškia, kad viskas tilps į vieną reisą, o biuro perkraustymo logistika į Londoną: patikimumas priklauso nuo to, kiek kartų reikės važiuoti atgal ir forth.

Ar vairuotojas tikrai padės pakrauti ir iškrauti?

Priklauso nuo sutarties. Prieš 20 metų vairuotojas būdavo ir krovėjas. Dabar, dėl saugumo normų (OSHA ir panašiai), dauguma firmų draudžia vairuotojams kelti daugiau nei 20-25 kg. Jei reikia nešti seifus, turite užsakyti papildomus darbuotojus iš Londono pusės (anglai tai vadina "men at work").

Kas jei vairuotojas užstringa uosto muitinėje, pvz., Kalė ar Dover?

Tai viena blogiausių košmarų scenarijų. Brexit sukūrė eiles, kurios gali trukti 4-6 valandas (ar ir daugiau). Jei vairuotojas praleis savo poilsio laiką (tachografas!), jis privalo sustoti ir pailsėti. Tai reiškia, kad pristatymas gali atidėti dieną. Nėra ko kaltinti vairuotojo, jis negali pažeisti taisyklių, kitaip baudos neįsivaizduojamos.

Ar galima važiuoti per naktį, kad būtų greičiau?

Galima, bet reikia atsižvelgti į vieną dalyką – naktiniai režimai. Didelėje Britanijoje sunkvežimiai su judamais dugnais (keliasi garsiai) ne visada gali važiuoti naktimis per miestus. Be to, vairuotojui pavojinga važiuoti naktį esant pavargusiam. Geriau planuoti atvykimą anksti ryte, priešdarbį, kad laisvai įvažiuoti į gatvę.

O ką vairuotojas valgs, ar jums reikia tai rūpintis?

Mažos detalės, tačiau svarbios. Kai vairuotojas užstringa uždaroje zonoje (pvz., po išsilaipinimu iš kelto), jis neturi kur eiti pietų. Geriausios firmos duoda vairuotojui dienpinigių (allowance), tačiau patikrinkite – ar jis turs galimybę kažkur užsukti ar neš išsinešti maistą su savimi.

Ar jie kalba angliškai, jei kils problema su angliškai kalbančiu uošviu?

Tai stiprus biuro perkraustymo logistika į Londoną: patikimumas punktų. Vairuotojas turi bent jau suprasti pagrindinius komandus. Tačiau dažnai vyksta taip: vairuotojas kalba tik rusiškai, o jūsų naujas biuro administratorius kalba tik angliškai. Tada tenka skambinti man per telefoną ir versti. (Atsiprašau, buvau vieno tokio atvejo liudininku, vairuotojas bandė paaiškinti rankomis, kur telpa liftas).

Londono specifika – kodėl čia viskas taip sudėtinga?

Ką daryti su ta LEZ (Low Emission Zone) zona?

Londonas yra griežtas. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka Euro 6 standartų (ar yra senesnis nei 2015-2016 m.), jums teks mokėti didžiulius rinkliavias kasdien. Kartais pigiau išsinuomoti naują mašiną Anglijoje nei važiuoti sena Lietuvos "ratais". Tai būtina patikrinti iš anksto, sunkvežimio registracijos liudijime yra toks stulpelis.

Kur palikti sunkvežimį, jei naujas biuras yra centre?

Didelis galvosūkis. Londono centre (Congestion Charge zonoje) vieta sunkvežimiui yra auksinė. Reikia gauti specialų leidimą (suspension of parking bays) iš vietos savivaldybės (Council). Tai reiškia, kad gatvės vienos eilės "žiedas" bus uždaryta jums. Be to, turi gauti pritarimą iš policijos. Reikia tai daryti bent porą savaičių iš anksto.

Ar sunku gauti tą leidimą stovėti ant gatvės?

Nebūtina sunku, bet biurokratinė. Turite pateikti prašymą, užpildyti formą internete ("apply for a parking suspension"), mokėti. Kartais jie atsisako, jei gatvė per siaura ar jei ten yra "Red Route" (raudona linija ant kelio), kur stovėti draudžiama visiškai.

Kas jei įvažiavimas į kiemą per siauras?

Tokia situacija: važiuojame su 7.5t sunkvežimiu, o įvažiavimas į sandėlį yra 2.8 metro aukščio. Mašina neprasilenks. Tądien tenka daryti "transhipment" – t.y. iškrauti viską ant gatvės į mažesnį 3.5t sunkvežimį (šutlerį). Tai užtrunka valandą, dvi ir kainuoja papildomai. Visada matuokite aukštį!

Už ką mokėti "Congestion Charge" ir kiek tai kainuoja?

Tai kainuoja £15 per dieną (kaina gali keistis). Jei vairuotojas užvažiuoja į zoną be apmokėjimo (per registracijos numerį), bauda ateina į paštą ir yra £160. Dažnai klientai stebisi, kad gavo tokį laišką po mėnesio. Mūsų užduotis – tai apmokėti tą pačią dieną iki vidurnakčio.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį, jei nepavyksta iškrauti?

Nė kiek. Londonas nėra saugus miestas palikti pilną sunkvežimį be priežiūros ypač, jei jis stovi kaimo tipo rajone prieš miestą. Gali būti išardyta. Vairuotojas turi rasti saugią stovėjimo aikštelę (secured truck stop), tokių yra netoli M25 žiedkelio. Tai mažai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervus.

Krautuvės, baldai ir smulkmenos

Reikia ar nereikia mums dėžių, ar galima tiesiog rankinėje?

Nenoriu girdėti "mes viską rankinėje". Nėra nieko blogesnio nei stumdyti monitorių be dėžės. Mums reikia tvarkingų, standartinių dėžių, su etiketėmis. Gerai, kad dauguma firmų dabar siūlo "green box" sistemą – plastikines dėžes, kurias galima grąžinti. Tai ir ekologiška, ir tvarkinga.

Kaip supakuoti seifą? Jis bjaurus sunkus.

Seifas turi būti tuščias. Tiek paprasta. Jei paliksite viduje dokumentus ar pinigus, draudimas negalios. Be to, jį reikia uždaryti ir paimti raktus/sifraus kodą atskirai. Kartais reikia specialių įrankių, kad jį pakelti (ne visi keltuvai telpa į liftą).

Ar galima daiktus krauti tiesiai ant grindų ar turi būti ant paletės?

Idealiau – ant paletės. Tada vairuotojas gali su forklifteriu ar rankiniu keltuvu greitai iškrauti. Jei dėžės stovi ant grindų, tai reiškia rankinį darbą. Kai biuro perkraustymo logistika į Londoną: patikimumas yra prioritetas, mes stengiamės mažinti fizinį kontaktą su kiekviena dėže, sumažinant sugadinimo riziką.

Kas dėl tų mūsų biuro augalų, ar jie išgyvens?

Didelė rizika. Anglams yra griežti fitosanitariniai reikalavimai. Žemės drėgmėje gali būti kenkėjų. Kartais augalus tiesiog neleidžia įvežti arba reikalauja specialios liudijimų. Jei augalai brangūs, verta pasikonsultuoti su specialistais. Dažniausiai klientai nusprendžia juos palikti ir nusipirkti naujus Londonje.

Kas atsitinka, jei kažkas sugenda kelyje? Kas moka?

Jeigu vairuotojas kaltas – jis (ar jo draudimo) moka. Jeigu dėžė buvo blogai supakuota ir viduje visa išbyrėjo – jūsų problema. Svarbu yra tai, ką pasirašote atvykus – CMR konosamentą. Jei pastebėjote, kad dėžė sutrinta, rašykite tai į CMR. Vėliau nebegalėsite reikalauti kompensacijos.

Pinigai ir abejingumas

Ar būtinas avansas, ar galima atsiskaityti tik gavus daiktus?

Dauguma firmų dabar reikalauja 30-50% avanso. Kodėl? Nes vienas mano (ne mano, bet pažįstamo) klientas atsisakė mokėti po pristatymo, pasakė "pinigų nėra". Firmos prarado laiką, kuro pinigus. Todėl dabar reikalaujame užtikrinimo iš anksto.

Kokia vidutinė kaina tokiam maršrutui?

Noriu pasakyti 2000 eurų, tai būtų per paprasta. Tačiau įsivaizduokite: 3.5t sunkvežimis, viena kryptis su pilnu kroviniu, su keliu vairuotojais (jei reikia greito pristatymo), su visais mokesčiais Londono zonoje – tai gali siekti 2500-3000 eurų. Be to, kuro kainos šiuo metu... nežinau, kas bus rytoj. (Atsiprašau, jei klaidingu nurodžiau buvusias kainas, dabar viskas brangiau).

Kas dėl PVM (VAT), ar mums reikia jį mokėti?

Jūsų Lietuvos įmonė moka PVM Lietuvai. Jungtinėje Karalystėje jums nereikia registruotis mokesčių mokėtojui (nebent jūs ten steigiate filialą ir parduodate prekes). Tai yra tarpųsavių įmonių (B2B) paslauga. Dokumentai turi būti tvarkingi, kad nebūtumėte apkaltinti mokesčių vengimu.

Ar galima susiderėti dėl kainos, jei esame "nemokami"?

Galima, bet iki ribos. Jeigu manote, kad kaina per didelė, klausykite, iš ko ji susideda. Kartą vienas klientas sakė, kad jis "mėgsta kelioti" ir prašė nuolaidos. Gavau 5 proc. nuolaidą už tai, kad jam leidžiau važiuoti keleiviu (galima, jei yra vietos ir sėdynių). Bet tai retas atvejis.

Kas atsitinka, jei pristatymo dieną nekas nepriima krovinių?

Tada sunkvežimis stovi ir laukia. Paprastai yra 1 valanda nemokamo laiko iškrovimui. Po to – laukimo mokestis (waiting time). Londonas yra brangus, laukimas gali kainuoti £50-80 per valandą. Geriau pasirūpinkite, kad kas nors būtų ten su raktais.

Ar verta rinktis brangia, bet žinomą firmą?

Sakysiu taip. Yra daug "nepatikimų" variantų, kurie siūlo "pigiai". Kai jie dingsta su jūsų kompiuteriais, nebūkite nustebę. Biuro perkraustymo logistika į Londoną: patikimumas kainuoja pinigus, bet tai yra investicija į jūsų ramybę. Geriau sumokėti daugiau ir gauti daiktus saugiai, nei ieškoti jų kažkurioje Varšuvos aikštelėje po metų.

Galima apibraizyti galutinę kainą ar ji visada svyruoja?

Galima apibraizyti "Fixed Rate", jeigu viskas aišku. Tačiau jei dar neatžinojote tikslios krovinių svaros ar dydžio, ar nežinote tikslaus adreso (uždaras kiemas ar ne), kaina gali pasikeisti. Mes stengiamės įvertinti visus rizikos veiksnius iš pradžių.

Ar reikia drausti krovinius per jūrą, jei važiuojame keltu?

Taip, keltas yra viena pavojingiausių vietų. Bangos, drėgmė, staigūs sustojimai. Dauguma draudimų apima ir jūrų pervežimus, bet vėlgi – patikrinkite sąlygas.

Kas dėl grįžtamojo reiso, ar mums reikia jį mokėti?

Jei tai yra "One way" pervežimas, tuomet mokate tik už kryptį į Londoną. Tačiau dažniausiai sunkvežimis turi grįžti tuščias arba paimti krovinių atgal. Kartais tai įeina į kainą, kartais klientas moka tik už vieną kryptį. Viskas priklauso nuo susitarimo.

Išvada

Taigi, jei suplanavote viską iki smulkmenų, biuro perkraustymo logistika į Londoną: patikimumas gali būti pasiektas be didelių nervų sukrėtimų. Nors ši sritis yra chaotiška ir kartais neprognozuojama, kaip britų orai, gerai paruoštas planas ir pasitikėjimi savo ekspeditoriumi padaro šoką. Nepasikliaukite tik pažadais – tikrinkite dokumentus, matuokite duris ir niekada nepamirškite, kad vairuotojas taip pat yra žmogus, kuriam reikia poilsio. Sėkmės Londone!