Biuro perkraustymo logistika į Jungtinę Karalystę: optimalu sprendimai verslui

Biuro perkraustymas visada buvo galvos skausmas, bet kai kalbame apie biuro perkraustymo logistiką į Jungtinę Karalystę, tai jau visai kitas lygmuo. Po „Brexit“ viskas pasikeitė – sienos, muitinės, formuliarėliai, kuriuos nuskaityti sunkiau nei gyventojų sąrašą. Esu šioje srityje daugiau nei dvidešimt metų ir mačiau viską: nuo puikių, lyg laikrodžiu suorganizuotų pervežimų iki visiškų katastrofų, kai sunkvežimiai stūsovės pasienio stotyse po savaitę. Noriu jums pasakyti tiesiogiai – be gero plano čia nieko neiseis. Optimalus variantas ne visada reiškia pigiausią, bet tas, kuris užtikrina, kad jūsų verslas Londone ar Mančesteryje pradės dirbti laiku, o ne po mėnesio.

Pradinis triukšmas ir pasiruošimas

Kiek iš viso kainuoja biuro perkraustymo logistika į Jungtinę Karalystę?

Tai labai dažnas klausimas, bet atsakymas niekada nėra paprastas. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau ar mažiau turite daiktų – ar tai tik kelios dėžės su dokumentais, ar pilnas biuras su baldais. Jei kalbame apie standartinį 20 pėdų konteinerį, tai kainos svyruoja nuo 1,5 tūkst. iki 3 tūkst. eurų, priklausomai nuo to, iš kurio miesto keliame. Tiesa, reikia prisidėti ir muitinės mokesčius, bei tarpininkavimo paslaugas. Sakyčiau, neskubėkite rinktis pigiausio pasiūlymo, nes jis gali tapti brangiausia klaida. Geriau investuoti į patikimumą.

Ar verta tai daryti savo jėgomis?

Sunkiai pasakysiu. Žinoma, jei turite mažą biurą ir tik vieną vadybininką, galit ir nuvažiuoti savo furgonu. Tačiau biuro perkraustymo logistika į Jungtinę Karalystę reikalauja žinojimo, kaip elgtis su britų muitininkais, kurie dabar yra itin griežti. Jei neturite patirties, rizikuojate užstrigti Tunelyje arba Dovere su nebegalinčiais keliais dokumentais. Be to, vairuotojas jaučiasi pavargęs po to kelio, o profesinė komanda tai daro kasdien. Galiausiai, laikas – tai pinigai, ir jei dvi dienas prarasite pasienyje, verslui tai gali pabrangti labiau nei pervežėjo paslaugos.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai, jei viskas tvarkinga, nuo pakrovimo Lietuvoje iki iškrovimo Londone praeina apie 4–6 darbo dienas. Tačiau tai idealus scenarijus. Gyvenime kažkas visada nutrūksta – pvz., keltas vėluja dėl audros, arba britai sustiprina patikras dėl migrantų (nors su krovinių transportu tai ne taip dažnai). Vieną kartą mačiau, kaip krovinys užstrigo dėl blogai užpildytos eksporto deklaracijos – prarastos trys dienos. Taigi, planuokite su atsarga. Geriau, jei daiktai atvyks savaitę anksčiau ir laukia sandėlyje, negu jums teks aiškinti klientams, kodėl neveikia serveriai.

Ar reikia specialios pakuotės kompiuteriams?

Būtina. Nebešokite jų į paprastas dėžes ir tikiuosi, kad „pavyks“. Tarpinės medžiagos, burbuliukai, tvirtos dėžės – tai būtinas rūpestis. Ypač dabar, kai keliaujant į UK keliai būna banguoti, o sunkvežimiai stipriai kratoma. Esu matęs, kaip atvykus į sandėlį Londono priemiesčiuose, iš dėžės iškrenta serveris ir tiesiog suskyla į gabalus. Vadybininkas stovėjo ir verkė. Todėl, jei klausiate, ar reikia investuoti į pakuotę – atsakymas yra vienareikšmis taip. Netaupykite ant dėžučių, tai apsigins.

Ką daryti su baldais, kurie netelpa į liftą?

Tai klasikinė problema, ypač senesniuose Londono pastatuose, kur liftai yra maži kaip spintos. Reikia iš anksto pasidomėti, ar yra lauko kelias ar galima per langą pakelti (jei aukštas). Kartais teka išardyti baldus, o tai reiškia papildomą laiką ir pinigus. Geriausias pervežėjas visada pasiūlys išardyti/ surinkti paslaugą tame kainyne. Nenusimanykite ten pat bandyti pritraukti tuos sofas pro duris – gali tekti mokėti už pažeistas sienas arba pačią sofa. Planuokite išanksto, matuokite.

Ar galima vežti augalus?

Nebelogu. Dėl fitosanitarinių taisyklių, kurios tapo griežtesnės po išstojimo, augalus su žeme vežti be specialių sertifikatų yra beveik neįmanoma. Jei tai vos kiekvienas staltiesės augalėlis, galima bandyti, bet jei turite didžiulę palmę biuro centre, ją tikriausiai užfiksuos muitinė. Tiesa, kai kurie klientai paslepia po stalais, bet aš to nedaryčiau – baudos didelės, o augalą gali tiesiog sunaikinti. Geriau palikti kolegoms dovanai arba parduoti čia, o ten nusipirkti naujus.

Dokumentai, muitinė ir britų biurokratija

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijos, jei tai ne prekyba?

Taip, reikia. Dauguma manosi, kad kadangi jie perkelia savo nuosavybę, tai nereikia mokėti mokesčių ar rašyti dokumentų. Po „Brexit“ kiekvienas daiktas, kurį įvežate į JK iš ES, privalo būti deklaruojamas. Jums reikės Eksporto deklaracijos (Lietuvoje) ir Importo deklaracijos (Anglijoje). Be to, jei esat PVM mokėtojas, turite pateikti Intrastat ir kitus su ES susijusius dokumentus. Neteisingai užpildytas dokumantai (tai yra, rašybos klaida, bet esmė ta pati) gali lemti baudas. Geriausia susitarti su muitinės tarpininku iš karto, kad jis padarytų šią „šlamštą“ už jus.

Kas yra EORI numeris ir ar jis reikalingas?

Jums tikrai reikės EORI numerio, jei vykstate prekybą ar perkeliate prekes virš nustatytos vertės ribos. Tai kaip asmens kodas muitinei. Be jo, jūsų krovinys tiesiog nebus išleistas iš uosto ar terminalo. Gali būti, kad jūsų britų partneris turi savo, tuomet galima naudotis jo. Jei ne – reikės registruotis. Tai paprasta procedūra, bet užtrunka kelias dienas, tad nedarykite to paskutinę minutę. Be šio numerio viskas sustoja, o biuro perkraustymo logistika į Jungtinę Karalystę tampa košmaru.

Ką daryti, jei neturiu PVM mokesčio JK?

Tai nėra problema, jei tik perkeliate savo turtą ir neplanuojate prekiauti. Tačiau, jei dėžėse rasite prekes, kurias planuojate parduoti ar panaudoti verslui (t.y. ne asmeniniam naudojimui), muitinė gali reikalauti sumokėti PVM importo metu. Čia yra daug niuansų. Manau, geriausia pasikalbėti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistas, o ne mokesčių ekspertas (nors po 20 metų jau daug ką mačiau). Žinoma, dažniausiai galima taikyti atidėtą PVM mokėjimą, jei turite registraciją.

Ar galiu vežti maistą ar alkoholį biuro reikmėms?

Dėl maisto produktų dabar yra labai griežtos taisyklės – mėsą ir pieno produktus be specialių leidimų vežti negalima. Alkoholis? Teoriškai galima, tai yra prekė, bet jos importas yra apmokestinamas dideliais akcizais. Jei tai tik butelis viskio „susirinkimui“, tai galima bandyti, jei vertė nedidelė. Tačiau jei turite didelį biuro barą – tai jau kita istorija. Muitinė to nebus laikyti „pašaline“ veikla. Geriau nenuvaryti nereikalingų problemų, tik todėl, kad norite pasigirti lietuviška degtine pirmoje darbo dienoje.

Kas dėl draudimo? Ar jis privalomas?

Techniškai ne, bet aš būčiau be proto be jo. Kelionė per jūrą ir per europos kelius yra pilna pavojų – nuo avarijų iki vagysčių stovyklose. Ypač kai kalbame apie brangią biuro techniką. Draudimas turi dengti ne tik visą krovinių vertę, bet ir atsakomybę trečiesiems asmenims. Vieną kartą mačiau, kaip vairuotojas užkliuvo į lenktąjį veidrodį privačiame name – be draudimo tas biuras bankrotuotų. Užsidėkite „Cargo“ draudimas, tai nedidelė investicija palyginti su rizika.

Kaip sužinoti, ar mano daiktai nebus sulaikyti?

Negalite žinoti 100%, bet galite sumažinti riziką. Pagrindinė priežastis, kodėl sulaiko, yra blogai arba vėlai pateikti dokumentai. Jei biuro perkraustymo logistika į Jungtinę Karalystę yra patikėta gerai pažįstamai firmai, jie turės savo tarpininkus abiejuose pusiuose. Jie seka krovinius realiu laiku. Jei matote, kad dokumentai pateikti laiku, o vairuotojas turi visas licencijas, tikimybė maža. Tačiau pasiruoškite psichologiškai – kartais britai tiesiog nusprendžia padaryti „papildomą patikrą“ be jokios priežasties.

Kelionės ir vykdymo niuansai

Ar vairuotojas gali padėti su iškrovimu?

Standartiškai, vairuotojo darbas yra nuvežti krovinių iš taško A į tašką B. Jis gali padėti pakrauti/iškrauti, jei tai nėra sunkus fizinis darbas, bet neįsivaizduokite, kad jis bus jūsų keleris metis. Dauguma firmų siūlo „pėstininkų“ paslaugas – tai žmonės, kurie specialiai dirba su kroviniu. Jei jums reikia nešti biurus į 5-ą aukštą be lifto, užsakykite papildomą žmogų. Nekančiau, kai klientai pyksta ant vairuotojo, kad jis nenori nešti 30 kilogramų spintos – tai ne jo darbas, jis turi saugiai nuvažiuoti.

Ką daryti, jei vairuotojas praranda raktus nuo furgono?

Tai reali situacija, kuri nutiko vienam mūsų kolegai prieš metus. Panika, vairuotojas bežiūri į žemę, o klientas laukia Londono centre. Tokiu atveju būna reikalingas meistras arba atsarginiai raktai iš kompanijos, kur tai gali užtrukti. Geriausia, kai vairuotojas turi atsarginius raktus pas save (bet ne ant to paties raktinės). Taip pat, patikrinkite, ar furgonas turi „galinio ašies užraktą“ (back lock). Tačiau dažniausiai tai tiesiog laiko praradimas, kurį reikia kompensuoti. Geriausiai, kai vairuotojas yra atsakingas.

Ar sunkvežimis gali važiuoti bet kur Londone?

Absoliučiai ne. Londonas turi ULEZ zoną (ultra low emission zone), kur įvažiavimas kainuoja armiją ir kainą kasdien. Be to, daugelį gatvių negali važiuoti sunkvežimiai virš 18 tonų. Jei jūsų biuras yra „City“ centre, ten reikės specialių leidimų. Dažniausiai ten tenka krauti į mažesnį furgoną prie miesto ribų ir vežti dalimis. Planuokite maršrutą iš anksto, kitaip gausite baudas, kurios atkeliaus po mėnesio paštu. Britai dėl to labai greitai skaičiuoja baudas.

Koks yra optimalus metas perkraustymui?

Ruduo ir pavasaris yra geri, nes nėra didelių potvynių ar sniego (kažką mačiau, bet retai). Vasarą yra labai daug turistų ir keltų užsakymų, kainos šoka aukštyn. Žiema gali būti rizikinga dėl audrų La Mano sąsiauryje – keltas gali nebevažiuoti. Taip pat, atsižvelkite į darbo dienas – perkraustyti penktadienį pavakaryje yra blogiausia idėja, nes kas nutiks, jei ką nors pavėluosite? Savaitgalis britų sandėliuose dažnai būna brangus arba neveikiantis. Geriausia antradienis-ar trečiadienis.

Ar galiu važiuoti su kroviniu?

Dauguma krovinių pervežimo firmų neleidžia keleivių dėl draudimo ir saugumo taisyklių. Sunkvežimis yra darbo vieta, ne turistinis autobusas. Tačiau kai kurios mažesnės firmos gali tai leisti, jei pasirašysite atleidimą nuo atsakomybės. Bet ar jums tikrai norėsis praleisti 20 valandų sėdint ant vibruojančio sėdynės prieš vairuotoją? Geriau skristi lėktuvu ir laukti ten. O biuro perkraustymo logistika į Jungtinę Karalystę taps aiškesnė, kai atvyksite atsipalaiduoti.

Kaip susitvarkyti su atliekomis?

Nevežkite šiukšlių! Britų muitinė labai nemėgsta, kai atvežame „nešvarias“ prekes. Prieš išvykdami išsivalykite biurą – seni baldai, kurie nenaudojami, turi būti išvežti čia, Lietuvoje. Jei bandysite atsikratyti juos ten, gausite didelę sąskaitą už atliekų utilizavimą Anglijoje, ji yra labai brangi. Vieną kartą klientas norėjo atvežti senus kompiuterius (šrotą) – teismo sprendimu jam teko juos vežti atgal. Nekelkite nereikalingo krovinio.

Ar reikia inventorinio sąrašo (Packing List)?

Tai bene svarbiausias dokumentas po kontrato. Be išsamaus sąrašo, kur nurodyta, kas yra kurioje dėžėje, muitinės kontrolė gali trukti amžinai. Privaloma nurodyti serijinius numerius technikai, brangių daiktų vertę. Nešokite visko į vieną didelį dėžę „biuro daiktai“. Dar kartą pasakysiu – tvarka čia yra pusė sėkmės. Jei dingsta dėžė (o tai nutinka), su sąrašu žinosite, kas dingsta, ir galėsite reikalauti kompensacijos.

Problemų sprendimai ir patirtis

Kas daryti, jei įranga sugesta pervežimo metu?

Pirmiausia – nieko nelieskite, kol nufotografuosite pažeidimą. Tada nedelsiant praneškite pervežėjui. Draudimo įmonėms reikalingi įrodymai. Jei bandysite suremontuoti prieš tai, draudimas nebus išmokėtas. Esu matęs, kaip klientai pirmiausia bando įjungti serverį, kuris buvo drėgnas, ir jis dega. Tokiu atveju kaltė dalinai jūsų. Būkite kantrūs ir sekite procedūrą. Žinoma, tai erzinantis procesas, bet vienintelis būdas gauti pinigus atgal.

Ar dažnai nutinka, kad dingsta daiktų?

Nebėra taip dažnai kaip anksčiau, dėl GPS stebėjimo, bet vis tiek nutinka. Dažniausiai ne dėl vagystės, o dėl netvarkos – dėžė palikta kitoje vietoje, arba užkliuvo. Didelėse firmose tvarka geresnė, bet mažesnėse... žinote. Vienas klientas skundėsi, kad dingo „visi“ stalai, o jie tiesiog buvo iškrauti į gretimą sandėlį dėl klaidos. Vis tieka rekomenduoju turėti inventorius ir, jei įmanoma, vertingus daiktus vežti su savimi (arba sekti GPS). Pasitikėjimas – tai gerai, bet kontrolė geriau.

Ar verta rinktis dalinį krovinį (Part Load)?

Jei turite mažiau kaip 15 kubinių metrų, tikriausiai taip. Pilnas sunkvežimis kainuos fortune. Dalinis krovinys reiškia, kad jūsų daiktai važiuoja su kitų klientų daiktais. Tai ilgiau (gali užtrukti iki 2 savaičių), bet pigiau. Tačiau tada yra didesnė rizika, kad kažkas bus užgriozta arba sumaišyta, jei blogai padėta. Jei biuro perkraustymo logistika į Jungtinę Karalystę reikalauja greitumo, mokėkite už pilną furgoną arba ekspresinį siuntą.

Ką daryti, jei pervežėjas nebeatsako į skambučius?

Tai blogas ženklas. Jei po pakrovimo jie „dingsta“, tai gali reikšti, kad jūsų krovinys nėra jų prioriteto arba jie turi problemų. Tokiu atveju ieškokite kontaktinio asmens (dispatcheriaus) kompanijos būstinėje, ne vairuotojo. Vairuotojas dažnai negali kalbėti vairuodamas. Jei ir būstinė neatsako... tada jau turite problemą. Reikia skambinti į draudimą ir pradėti ieškoti. Deja, rinkoje yra ir tokių „vienadienių“ firmų, kurios pasiima užmokestį ir dingsta. Patikrinkite reitingus prieš pasirinkdami.

Ar sunku rasti normalią pervežimo firmą?

Šiuo metu rinka yra pilna. Yra didelių, patikimų žaidėjų, yra ir mažų, „garažinių“ firmų. Didelės brangiau, bet užtikrina. Mažos pigiau, bet rizikingiau. Mano patarimas – ieškokite to, kuris specializuojasi būtent UK maršrutuose. Jei jie važinėja ten kas savaitę, jie žins visus niuansus. Nenuryskite ant pirmojo pigiausio pasiūlymo „Facebook“ grupėje. Geriausia pasitikėti rekomendacijomis. Po 20 metų darbo aš turiu sąrašą tų, kuriems nenuodyčiau (tai yra, kuriems nepatikėčiau).

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Visada būna. Terminaliniai mokesčiai uostuose, priešlaivinimo išlaidos, galbūt pristatymo mokesčiai „išskirtinėmis zonomis“. Užsakydamas paslaugą, klauskite „ar tai visa kaina?“. Dažnai kainos pažymimos „nuo“ arba neįskaičiuos Ispanijos kelių mokesčių (jei važiuojama per ją), arba keltų bilietų. Ypač dėl keltų – kainos svyruoja kaip akcijų biržoje. Įtraukite į sutartį, kad visi papildomi mokesčiai turi būti suderinti iš anksto.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Niekada nevežkite juos krovinių furgonu. Nors vairuotojai sąžiningi, furgonas gali būti apiplėštas ar patikrintas. Pasilikite dokumentus ir duomenų nešiklius (SSD diskus) su savimi ir skirkite juos rankiniame bagaže. Informacijos praradimas gali būti brangesnis nei visi baldai kartu paėmus. Biuro perkraustymo logistika į Jungtinę Karalystę turi apimti ir duomenų saugumą, ne tik stalus. Nenaudokite pašto siuntų konfidencialioms byloms – tinka tik pasidaryti.

Ar įmanoma viską susidoroti per savaitgalį?

Teoriškai – taip, jei turite didelę komandą ir viską iš anksto suplanavote. Praktiškai – tai nėra optimalu. Sandėliai dirba darbo laiku, muitinės uždarytos (arba dirba pagal pamainas, bet brangiau). Jei norite atsidaryti biurą pirmadienį ryte 9 val., pradėkite veikti bent antradienį prieš tai. Neskubėkite. Stresas darys klaidas. Geriau vieną dieną dirbti be stalų (nešiojami kompiuteriai), nei gailestis dėl sugadintų daiktų.

Ar verta įsigyti naujų baldų Anglijoje, o ne vežti?

Kartais taip. Baldų pervežimas brangu (jie daug vietos užima). Jei turite senus, nereikalingus baldus, palikite juos čia. Anglijoje baldų parduotuvės ir „IKEA“ veikia puikiai. Tačiau jei turite brangų, dizainerių baldų arba „įtaisytų“ (angl. fitted) baldų, kurie neina išardyti, tai teks vežti. Paskaičiuokite: pervežimo kaina + rizika vs. naujų baldų kaina UK. Dažnai paprasčiau nusipirkti naują lentą (desk) Londono „Argos“, nei vežti seną.

Taigi, biuro perkraustymo logistika į Jungtinę Karalystę nėra nieko tokio, ko negalima įveikti su gera planavimu. Svarbiausia – nesitikėkite, kad visos vyks kaip pasakose. Bus vėlavimų, bus iššūkių su dokumentais, bet jei pasiruošsite, viskas bus gerai. Pasitikėkite profesionalais, bet patikrinkite juos du kartus. Sėkmės susitvarkant naujoje vietoje Londono ar Mančesterio priemiesčiuose – tikimės, kad jūsų kava ten bus bent kiek geresnė nei čia.