Biuro perkraustymo grafikas į Angliją: lankstūs sprendimai verslui

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo公司, kurios perkrausto visą biurą per naktį, iki tų, kurie supranta, kad reikia keltis tik tada, kai sunkvežimis jau stovi kieme. Rašau šitą tekstą ne kaip konsultantas su kostiumu, o kaip vairuotojas ir logistas, kuris žino, koks skambesys būna, kai ratas lūžta A1 magistralėje. Jūsų biuro perkraustymo grafikas į Angliją turi būti ne griežta lentelė Excel faile, o gyvas organizmas, kuris kvėpuoja kartu su jūsų verslu. Nerašysiu čia apie tai, kaip supakuoti dėžutes (noriu tikėti, kad žinote), bet kalbėsiu apie tą, kas vyksta užkulisiuose – muitinės, britų eismo kamščiai ir tų pačių vairuotojų nuotaikos. Jei norite, kad viskas nenukryptų į kanalą, geriau pasiklausykite, ką turiu pasakyti.

Viskas prasideda ne nuo pakavimo, bet nuo galvos

Ar tikrai reikia taip anksti pradėti planuoti?

Tai priklauso nuo to, ką vadinate "anksti". Kai kas pradeda planešuoti pusę metų iki išsikraustymo, tai idealu, bet realybėje dažniausiai gauname skambutį prieš savaitę ar dvi. Esu matęs klientų, kurie laukė iki paskutinės minutės (galvojau, kad jie niekad nebebeišs), ir tada sužinojo, kad vizų ar darbo leidimų dokumentai dar neįgalioti. Geriausias biuro perkraustymo grafikas į Angliją turėtų būti pradedamas bent mėnesiu iki datos, jei kalbame apie standartinį 3-5 tonų sunkvežimį. Tada turime laiko išsiaiškinti muitinės klausimus, o jų po Breksito tik daugėja, neišnyko. Nebandykite spėti su muitine, ten niekas nemėgsta skubėtojų.

Ką daryti, jei verslo vadovas sako "kelkite rytoj"?

Turiu tokij klientų. Juos čia vadinsime "panikuotojais". Jei vadovas sako rytoj, tai reiškia, kad jis pats nesupranta, kiek laiko užtrunka įrengti techniką. Aš tada paprašau kalbėti su žmogumi, kuris realiai vykdo procesą. Jei būna būtina, keliame tą furgoną, bet tada kaina pakyla aukštyn, nes ten reikia pridėti naktinį režimą ir vairuotojų darbo laiko apribojimus. Neįsivaizduoju, kaip žmogus gali manyti, kad biuro perkraustymo grafikas į Angliją gali būti suformuluotas per dvi valandas. Tai ne taksi pasivažiavimas, tai čia sunkioji technika. Būna, kad tel. numerį pamiršsta duoti, o vaikščioti po gamyklą ieškant kas atsakingas – tai prarastas valanda.

Kiek laiko užtrunka kelionė į Londoną ar Mančesterį?

Jei kelias tvarkingas (kas Anglijoje retas dalykas), tai iki Londono važiuosime apie 28-32 valandas su poilsio pertraukomis. į Mančesterį orlandai trumpesni, gal valanda ilgesnis. Bet čia yra variantas be kamščių. Prisimenu vieną atvejį, kai spėjome į Birminghamą, bet ten eismo įvykis uždarė M6 magistralę penkerioms valandoms. Tada visa mūsų biuro perkraustymo grafikas į Angliją išsiplėtė per naktį. Gera žinia ta, kad jei suplanuojate atvykti pirmadienį ryte, geriau mums išvykti sekmadienį vakare, kad nereikėtų spaisti bridas. Vairuotojai turi taisykles – negalima važiuoti 24 valandas, tai ne lenktynės.

Ar verta planuoti išvykti savaitgalį?

Savaitgalis yra geriausias dalykas, jeigu norite, kad jūsų darbuotojai nedirbtų. Tačiau mums – tai papildomi kaštai, nes vairuotojai taip pat nori ilsėtis (suprantama, jie žmonės). Jeigu biuro perkraustymo grafikas į Angliją numato išvykimą šeštadienį, reikia užtikrinti, kad paskirtasyje būtų kas nors, kas atidarytų sandėlį ar duris. Buvo kartą, kai atvažiavome į Liverpulį sekmadienį vidurnaktį, o raktų nebuvo, nes sandėlininkas "nepagalvojo". Teko laukti iki 8 ryto. Gera, kad technika nebuvo maisto, o kitaip būtų problema. Todėl visada patikriname, kas atidarys duris.

Ar galima vežti dalykus dalimis?

Žinoma, galima. Dalinis krovinys (groupage) yra pigesnis, bet lėtesnis. Tarkime, turite 10 europaletų, o mums reikia surinkti dar kitų klientų kad pilnai užpildyti sunkvežimį. Tada jūsų biuro perkraustymo grafikas į Angliją gali pavėluoti savaitę-ar dvi. Jei skubate, mokėkite už pilną mašiną (FTL), tai geriausias garantas. Kai kurios įmonės stengia sutaupyti ir renka dalinius krovinius, bet po to verkia, kai jų serveriai stovi pas mus Klaipėdoje savaitę, nes reikia laukti dvejų kitų dėžių iš Kauno. Verslui laikas yra pinigai, nepamirškite to.

Kaip numatyti nesklandumus? (ar įmanoma išvis?)

Nepasakysiu, kad viskas visada eina pagal planą. Vienintelė tikra dėl to dalykė yra tai, kad kažkas tikrai sutrukdys. Gali būti blogas oras Lenkijoje, techninė gedimas prieš Tilbury uostą ar tiesiog užsispyręs muitininkas. Tad biuro perkraustymo grafikas į Angliją turi turėti "rezervą" – t.y., pridėkite prie galo 1-2 dienas. Nežinokite kodėl, bet klientai visada planuoja atidaryti biurą antradienį 9:00 ryte, o mes atvažiujame antradienį 12:00. Tada prasideda panika, vadovas skamba ir kelia klausimus. Tarkime, kad atvyksime diena anksčiau nei vėluoja, tai geriau.

Dokumentai, muitinė ir tas beprotnis Brexit

Ką dabar reiškia Brexit mums?

O, štai čia prasideda tikras malonumas. Anksčiau tiesiog įvažiavome, dabar reikia deklaruoti viską. Jei jūsų įmonė perveža turtą, kuris yra tiesiog perkeltas į filialą Anglijoje, tai gali būti laikoma prekyba viduje sąjungos (kaip dabar vadinasi, nebesu sąjunga). Bet dažniausiai tai yra eksportas ir tada importas. Galiu sakyti, kad biuro perkraustymo grafikas į Angliją dabar priklauso nuo to, kaip greitai jūsų buhalteris sugalvos EORI numerius. Jei jų nėra, mašina stovi sienoje ir vargiai juda. Matyta daug kartų.

Kas su EORI numeriu? Ar tai būtina?

Būtina kaip oras. Be EORI (Economic Operators Registration and Identification system) numerio neįmanoma pateikti eksporto deklaracijos Lietuvoje ir importo Anglijoje. Vieni klientai sako, kad "mes nebendraujame su Anglija", o kiti tiesiog nenumatė šito proceso. Kai darome biuro perkraustymo grafikas į Angliją, visuomet pradedame nuo dokumentų tikrinimo. Jūsų brokeris turi būti pasiruošęs. Vieną kartą teko laukti tris dienas, kadangi klientas užmiršo pakeisti įmonės kodą dokumentuose. Pilotas to nepriimtų. Viska reikia padaryti iš anksto, ne laukiant, kol vairuotojas jau stovi prie patvirintės.

Ar sunku gauti importo deklaraciją Anglijoje?

Jei turite gerą brokerį, tai nieko sudėtingo. Jei neturite... tada lieka tik maldauti. Mes dažniausiai dirbame su savo partneriais ten, jie žino savo darbą. Bet brangiai tai kainuoja. Kiekvienas biuro perkraustymo grafikas į Angliją turi turėti numatyta šią išlaidą. Importo mokestis (Import Duty) ir PVM (VAT) taip pat gali būti taikomi, nors dažnai verslo turtas perkraunant naudojamos procedūros (inward processing) leidžia juos atidėti arba netaikyti. Aš čia ne ekspertas, bet mūsų buhalterė sako, kad reikia nurodyti, jog tai ne prekybinis tikslas. Geriau pasikalbėkite su savo accountant'u prieš mus.

Kas su svarais ir mokėjimais?

Anglijoje viskas vyksta svarais. Mokėjimai už muitines turi būti atlikti greitai, kitaip krovinys gali būti sulaikytas sandėlyje. Tas sandėlis (kasinė) ima kas kas už kiekvieną dieną laikymą. O ten brangiau nei pas mus butų nuoma. Tad jei biuro perkraustymo grafikas į Angliją numato lanksčias datas, mokėjimai turi būti griežti. Vienas klientas norėjo sumokėti iš Lietuvos pavedimu, o bankas užstrigo 3 dienas. Dėl to krovinys žiauriai pavėlavo. Dabar patariu visiems turėti sąskaitų Anglijoje arba naudoti tarpinius brokerius, kurie gali paskolinti tam mokesčiams (tai kainuoja, bet greičiau).

Ar dažnai tikrinami biuro dalykai?

Sunku pasakyti. Kartais praeina šviesoforu kaip niekas, kartais šunys (kriminalinė policija) užtinka mašiną ir ima peržiūrėti kiekvieną dėžę. Išvažiavome kartą, ne dėl jūsų, o dėl kitų krovinių tame pačiame sunkvežimyje. Buvo nelabai malonu. Nustebtumėte, ką žmonės mėgsta slėpti tarp biuro spaudų. Geriausia, kad viskas būtų aišku – vienodo tipo dėžės, sąrašai (packing list). Jei vairuotojas pamatys kažką įtartino, jis privalo pranešti. Biuro perkraustymo grafikas į Angliją gali nutrūkti tame pačiame patikros punkte, jei ten rasti neskaičiuoti pinigai ar nelegalios prekės. (Žinau, girdisi keistas, bet buvo atvejų).

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Kaską nutinka, net mano 20 metų patirties tam negali užtikrinti. Sunkvežimis gali užsidegti, gali būti avarija, arba dalykai gali nukristi kraunan (nors mes bandome juos pritvirtinti kaip įmanoma). Biuro perkraustymo grafikas į Angliją turi įtraukti draudimo poliso sąlygas. Draudimas (CMR draudimas) dažniausiai apima 8.33 SDR/kg, tai nedaug, jei vežiate brangią techniką. Rekomenduoju papildomai apdrausti turtą (All risk). Verta kelių šimtų eurų, kad prabudus ryte nežinotum, kas darys, jei dings du serveriai. Geriausia saugoti (įsidėti į kišenes pinigus už draudimą).

Technika, baldai ir kaip tai viskas sugenda

Kaip vežti kompiuterius? Jiems nepatinka šaltis.

Kompiuteriai ir serveriai – tai pati jautriausia dalis. Jie nemėgsta vibracijos ir drėgmės. Paprasti dėžės nebeužtenka, reikia burbuliukų (bubble wrap). Vienas klientas buvo įdėjęs serverius į paprastas kartonines dėžes be užpildo, nupirkės iš "IKEA" kažkokią. Atvažiavęs į Londoną, matome, kad dėžės plokščios. Gaila buvo. Kai rengiame biuro perkraustymo grafikas į Angliją, visada klausame apie IT įrangą. Galbūt reikės imti specialią mašiną su oro pakaba (vigi) arba net "palečius" su pakelta pakaba. Tai brangiau, bet serveriai kainuoja daugiau. Nerašyk man vėliau, kad neįspėjau.

Ar surenkat baldus?

Tai priklauso nuo to, ką vadinate baldais. Paprastus stalus, vitrinas – taip, surandame, kad daugiau tilptų. Bet jei tai yra didelės darbo vietos (workstations) kurios yra surenkamos, tai reikia daug laiko. Vairuotojams mokame už valandas, bet jie ne specialistai baldų surinkime. Dažniausiai tai "išlaužimo" meistrai (juokinguose būduose). Jei turite labai brangų ar sudėtingą baldą, geriau pasamdyti čia montuotojus, o mes tiesiog nugabensime. Biuro perkraustymo grafikas į Angliją gali užsitęsti, jei vairuotojai pradės ieškoti atsuktuvų ir galvodami, kur tas vienas varžtas eina. Geriau kad jie tik vežtų.

Ką daryti su seifais? Jie sunkūs.

Seifai... mano blogiausias košmaras. Vieną kartą teko vežti dviejų tonų seifą penktame aukšte be lifto (lifto nebuvo). Tai ne mano darbas, bet klientas mokėjo. Dauguma seifų turi būti ištuštinami ir išraidyti, kitaip mašina perverti. Jei kalbame apie biuro perkraustymo grafikas į Angliją, tokie dalykai turi būti aptarti iš anksto. Negali tiesiog atvykti ir sakyti "oh, čia seifas, ką darysime?". Reikia "hiab" krovininio (su kranu) arba stiprių vairuotojų. Planuokite tai papildomai.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tik jei jie nėra įtraukti į ribojamų rūšių sąrašą (dauguma dekoratyvinių nėra). Bet yra vienas "bet" – anglų muitinė labai atidžiai tikrina žemę. Augalo šaknys turi būti labai gerai apvalytos nuo žemės, nes šiek tiek durpių gali sukelti biologinę grėsmę (jų nuomone). Vieną kartą mums prisirūpino orchidėją, kurios šaknys buvo rudos (negerai). Biuro perkraustymo grafikas į Angliją gali pavėluoti dėl vieno puošmeno, todėl augalus geriau vežti atskirai arba juos palikite. Arba pasilikite juos Lietuvoje, Anglijoje augalai brangūs, bet jų pirkimas ten gali būti pigesnis nei muitinės galva.

Kaip išvengti plėšimo ar grobimo?

Anglijoje irgi yra vagių, kaip ir visur. Pavojingiausios vietos yra stovėjimo aikštelėse (truck stops), ypač prieš anglų-škotų sieną ar netoli Londono. Mes stengiamės važiuoti "saugiais" punktais arba stovėti esant mašina grupėse. Jei įmonė veža labai brangias prekes, reikia GPS sekimo kurjerinei (kuris netgi išjungia variklį). Paprastam biuro perkraustymo grafikui į Angliją paprastai pakanka normalios apsaugos, bet rekomenduoju nekrauti mašinos tokių dalykų kaip nešiojami kompiuteriai į priekį, kur matosi pro langą. Juos geriau paslėpti giliau.

Ar reikia padėjėjų abiejuose galuose?

Jei tik galite, tai taip. Mūsų vairuotojai gali padėti (priešingu atveju jie tiesiog stovės ir gers arbata), bet jie nekalba lietuviškai su jūsų darbuotojais (išskyrus atvejus, kai mes turim lietuviškus vairuotojus, bet jų nelabai-beliko, daugiau ukrainiečiai ir lietuviai sumišę). Jei norite, kad biuro perkraustymo grafikas į Angliją būtų greitas, susiraskite 2-3 stout vyrus iš savo komandos Lietuvoje ir pažadėkite, kad Anglijoje taip pat kas nors laukia. Aš mačiau, kaip vienas vairuotojas vienas iškrovė 4 tonų biurą per 5 valandas su paėmimu. Jis beveik nebegalėjo važiuoti atgal. Nekankite žmonių.

Kas vyksta po atvykimo arba kaip išvengti nervinimo

Ką daryti, jei paskirties vieta ne pasiruošusi?

Gyvenimas. Dažnai klientų atstovai sako: "Mes pasiruošę", tačiau kai atvažiuoja sunkvežimis 10 metrų ilgio, pasirodo, kad įvažiavimas per siauras, o liftas per mažas. Tai tikra problema. Sunkvežimis negali važiuoti į centrinį Londoną (ULEZ zona, dideli mokesčiai). Todėl biuro perkraustymo grafikas į Angliją turi numatyti mažesnę mašiną (7.5t) paskutiniam milei. Mes tada persikrauname į mažesnį furgoną prie miesto ribų. Tai brangiau, bet privaloma. Jei pasiruošsite blogai, gausite baudą už stovėjimą vietoje, kur negalima. Londoniečiai labai greitai išrašo bilietus.

Kas su parkavimu mieste centre?

Londono ar Mančesterio centruose parkavimas sunkvežimiui be leidimo yra neįmanomas. Reikia gauti vietos savivaldybės leidimą (suspension of parking bay). Tai užtrunka dvi savaites. Jei šito nežinote, ir biuro perkraustymo grafikas į Angliją jau numatytas kitą savaitę, gausite baudą arba mums teks stovėti už 3 km ir nešti dėžes per rankas per visą miestą. Nekrašykite mums taip. Surašykite adresą iš anksto, mes patikrinsim, ar ten galima su šiukšliavežiu dydžio mašina apeiti. Kartais nėra.

Ar atvežate ir surinkite į vietas?

Štai čia mes dažnai susipainiojame (tai yra, klientai). Mes galime padėti atnešti, bet mes ne statybų darbuotojai. Nežinau, kur turi stovėti tas stalas pagal "Feng Shui". Mūsų užduotis – iškrauti arba padėti pasiduodami jūsų nurodymams. Jei norite, kad viskas būtų pastatyta ant kojų, surenkama ir prijungta, tai tai jau ne logistika, o "remonto komanda". Susitarkime iš anksto, ką tikėtis. Vieną kartą klientas buvo nepatenkintas, kad vairuotojas neįjungė jam kompiuterio (tarkim, ne mano reikalas). Tad aiškumas svarbiau už viską.

Kas su atliekomis (pakavimo dėžės)?

Dėžės, o juos dažnai lieka daug. Mes galime jas susigrušti (pašalinti) į mūsų mašiną ir vežti atgal, jei numatėte grįžtamą kelionę. Jei ne, teks jums pačiem rasti šiukšlių išvežėją Anglijoje. Čia kaip ir su statybomis - viskas turi eiti pirmyn. Biuro perkraustymo grafikas į Angliją gali baigtis tuščia mašina, jei susitarsime. Bet dažniau klientai tiesiog palieka dėžes koridoriuje. (Kodėl jie tai daro? Nežinau, gal tikius, kad dėžės pačios išnyks). Geriau susitarti dėl šiukšlių išvežimo iš anksto.

Ar reikia keisti pervedimus ir klientų duomenis?

Tai ne mano darbas, aš tiesiog sakau. Bet matyau, kad dažnai pasikeitus adreso, pasilieka senas lentelėje vienas ar kitas, ir siuntiniai ateina pas mus, o ne į Angliją. Tada darbas su korespondencija... tai bėda. Kai ruošiate biuro perkraustymo grafikas į Angliją, įtraukite į jį IT skyrių, kad jie pakeistų visus adresus, paštą, serverius. Niekada nepamirškite šito, nes kitu atveju jums reikės rūpintis, kaip tu paštą persiųsti atgal. O tai brangu.

Ką daryti, jei kažkas sugęsta kelyje?

Tokie dalykai vyksta. Pabučiajus variklį arba pabėgus padangai, kviečiame techninę pagalbą. Tai įeina į mūsų procedūras. Klientas tuo metu gali gerti kavę (nors kartais irgi padeda stumpti). Bet biuro perkraustymo grafiką į Angliją tai pavers į chaosą. Todėl vairuotojai visada tikrina mašinas prieš išvykimą. Ne visada tai užkerta kelią gedimams, bet mažina riziką. Jei gedimas didelis, gali tekti perkrauti krovinį į kitą mašiną. Tai laižo nervus, bet mes išmokome gyventi su tokiom situacijom.

Ar atvežate atgal (grįžtantis tuščias)?

Poilsis. Vairuotojai grįžta tuščia. Galima susiderėti dėl krovinių iš Anglijos į Lietuvą (t.y. importo), jei turite ką vežti atgal. Tai gana stipriai sumažintų jūsų išlaidas. Tarkime, pervežame jūsų biurą į Londoną, o iš ten atvežame kitą kliento baldus į Vilnių. Tuomet biuro perkraustymo grafikas į Angliją tampa pigesnis (mūsų pusės). Bet tai retas dalykas, dažniau tenka važiuoti tuščia, degalai brangūs (tiesiog). Verta pagalvoti, jei turite partnerių ten, kurie nori siųsti atgal.

Pora žodžių apie kainą ir kontrakta

Kodėl kaina kyla paskutinę minutę?

Kodėl? Nes anglių svaras krenta (arba kyla), degalai brangsta, arba pasirodo, kad jūsų biuras tikrai yra penktame auke be lifto (kas niekas nepranešė). Aš atlieku apskaitą pagal tai, ką matau. Jei pasakote "standartinis biuras", o aš raju "biuras su didžiuliu akvariumu 2 tonos", tai nebe standartinis. Biuro perkraustymo grafikas į Angliją gali būti pakeistas dėl to. Nesikiškite į kainos sudėtį, jei nežinote, kiek kainuoja vairuotojo valanda Anglijoje. Ten minimalus algos dydis (National Minimum Wage) yra didesnis, mes negalime samdyti žmogaus už du šimtus eurų. Žinokite tai.

Ar imate avansą?

Taip. Avansas yra užtikrinimas, kad jūs neatsisakysite rytoj. Mes taip pat turime užsakius mašinas, pasamdžius vairuotojus. Jei kas nors pasikeičia, mes prarandame pinigus. Avansas uždaro mūsų riziką. Kai kurie noria sumokėti tik atvykus. Tokius atvejus priimame tik su dideliu antstoliu (t.y., ne priimame). Nerašau šito juokaudamas, yra buvę. Biuro perkraustymas į Angliją nevyksta pagal "pasitikėjimo" principą, o pagal kontraktą. Gaila, bet taip verslas veikia.

Kas nutinka, jei atšaukiate pervežimą?

Jei atšaukiate dieną prieš išvykimą, avansas nepagražinamas (jie jis mūsų). Kas kita, jeigu pakeičiate datą dviem savaitėms anksčiau – sutinkame, perkeliam. Viskas ginčijasi kalba. Patarkite su mumis, pasakykite ką nors prieš tai. Mums lengviau surasti kitą darbą vairuotojui, nei jį mokėti už tuščią važiavimą. Mes su jumis vienoje laivoje (t.y. tame pačiame sunkvežimyje). Sutarkime, ir viskas bus gerai.

Kas su CMR sąskaita faktūra?

Tai pagrindinis dokumentas. Jis patvirtina, kad pervežėme. Be jo nebus jokio draudimo ir nebus galima padėti ieškinio (jei kas nutiks). Pasirašykite jį atidžiai. Jei pastebite, kad trūksta dėžių, parašykite pastabą CMR'e (užrašykite "trūkstama 1 dėžė"). Vėliau nebegalėsite nieko paneigti. Tiesiog atsispausdinkite, palyginkite ir po to pasirašykite. Biuro perkraustymo grafikas į Angliją baigiasi tuo momentu, kai pasirašote CMR, kad viskas yra tvarkoje. Po to mes neatsakome.

Kodėl pas jus pigiau nei pas kitus?

Galbūt tiesiog mes nepuikiame brangiais biurais arba nevažinėjame "Mercedes" ( nors turime ir juos). Mūsų vairuotojai – praktikai. Dauguma kalba lietuviškai (ir rusiškai, anglų supranta). Niekas nedirba be kojų. Esame įmonė, kuri žino, kas yra "lankstus sprendimas". Vietoj to, kad lauktumėte savo eilės didelėje korporacijoje, jūs tiesiog skambinate man (arba manžieriui). Mes susitariame. Biuro perkraustymas į Angliją su mumis yra šiek tiek chaosiškas, bet efektyvus. Tarkime taip.

Ar keičiate įmonės pavadinimą?

Štai čia jau per daug asmeniška. Mūsų įmonė vadinasi "TransLogika" (pvz.), keičia negalima. Bet jei klausiate apie juridinį registravimą Anglijoje, tai kita kalba. Mums reikia tikslaus adreso ir įmonės pavadinimo (kaip ant dokumentų). Neatliekame jokių reorganizacijų. Už tai imkime rekvizitus iš anksto. Vieną kartą teko laukti valandą, kol vadovas ieško savo įmonės kodo. Tai ne gerai.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti paprastai: nėra idelios schemos, kurios neįmanoma sugadinti. Mūsų darbas – tai sprendimų paieška realiu laiku. Jei jūsų biuro perkraustymo grafikas į Angliją suformuluotas realiai, su laiko atsargomis ir supratingumu, viskas įvyks be didelių pykčių. Naudokitės patirtimi, būkite ryžtingi ir viską užrašykite. O kas nutinka kelyje... palikite mums. Mes išdrįsime.