Biuro perkraustymas: veiksmingi sprendimai verslui

Biuro perkraustymas verslui dažniausiai atrodo paprastas tik tol, kol kas nors prisimena serverį, spausdintuvus, dokumentų archyvą, darbuotojų stalus ir tą vieną kolegišką spintelę, kurios niekas nebeatpažįsta. Iš tikrųjų geras biuro perkraustymas yra ne tik „atvežti baldus“, bet ir susitvarkyti laiką, atsakomybes, IT įrangą, dokumentus, leidimus, apsaugą, parkavimo vietas ir nuotaiką. Per 20 metų pervežimų srityje mačiau, kad sėkmė dažniausiai priklauso ne nuo didžiausio sunkvežimio, o nuo paprasto plano. Štai apie tai ir pakalbėkime, be gražių pažadų.

DUK

Biuro perkraustymas iš pradžių: kas vyksta per pirmą pokalbį

Kiek iš anksto pradėti planuoti biuro perkraustymą?

Normaliai – bent prieš 4–6 savaites. Jei biuras mažas, viena patalpa, pora stalų ir niekas neturi serverio, galima susitvarkyti per 2–3 savaites. Bet verslui, kur yra 30–80 darbuotojų, IT sprendimai, dokumentų saugojimas, klientų aptarnavimo zonos, geriau neskubėti. Mes dažnai prašome plano: kiek baldų, kiek dėžių, ar reikia išmontuoti, ar naujame biure viskas paruošta. Jei pradedama prieš penkias darbo dienas, tada jau ne planuojame, o gesiname gaisrą. O gaisrus gabenti brangiau.

Ką reikia paruošti prieš kviečiant pervežimo įmonę?

Pirmiausia reikia sąrašo. Skamba nuobodžiai, žinau, bet be sąrašo prasideda chaosas: vienas sako, kad spausdintuvas išvažiuoja, kitas sako, kad ne, trečias jį jau išmontavo ne taip. Reikia žinoti baldų kiekį, archyvų dėžių skaičių, IT įrangą, seifus, augalus, virtuvinę techniką, konferencijų stalus. Gerai, jei turite naujo biuro planą. Dar geriau, jei žinote, kur kas stovės. Nes atvežti galima greitai, o ieškoti vietos 15 dėžėms su buhalterija – jau kita istorija.

Ar biuro perkraustymas visada vyksta savaitgalį?

Ne visada, nors dauguma verslų taip ir nori. Savaitgalis patogus, nes mažiau trukdžių darbuotojams, lengviau dirbti liftu, ramiau Vilniaus centre ar Kauno senamiestyje. Bet kartais savaitgalis brangesnis, o kai kurios verslo centrų apsaugos nedirba taip greitai, kaip tikimasi. Yra buvę, kad viskas paruošta, sunkvežimis stovi, o leidimas į kiemą „dar derinamas“. Todėl kartais protingiau kraustyti penktadienio vakarą arba pirmadienį anksti ryte. Svarbu ne diena, o koordinacija su pastato administracija.

Kokia reali biuro perkraustymo kaina?

Kaina labai priklauso nuo apimties. Mažam biurui, pavyzdžiui, 5–8 darbo vietos, Lietuvoje kaina gali būti nuo 400 iki 900 eurų. Vidutiniam biurui su 20–40 vietų dažniausiai reikia galvoti apie 1 200–3 500 eurų. Didesni projektai, IT demontavimas, pakavimas, saugojimas, montavimas, dokumentų archyvai – čia jau gali būti 5 000 eurų ir daugiau. Pigiausia nėra visada geriausia. Yra įmonių, kurios pasiūlo 250 eurų, o paskui paaiškėja, kad dėžės neįeina, baldai braižo sienas, o „darbas trunka tik valandą“ tęsiasi iki vakaro.

Biuro perkraustymas ir dokumentai: ko niekas nepamena

Ar reikia dokumentus vežti atskirai?

Konfidencialius dokumentus, sutartis, asmens duomenų aplankus, buhalteriją ir archyvus geriau vežti atskirai arba bent labai aiškiai paženklintus. Ne todėl, kad visi pervežėjai nori skaityti jūsų sutartis, o todėl, kad biure per krizę dingsta visko. Dėžės turi būti numeruojamos, užrašomos, užklijuojamos. Jei dokumentai ypač svarbūs, galima naudoti užplombuojamas dėžes ar vežti atskiru automobiliu. Esu matęs situaciją, kai „vienas aplankas“ tapo dvylika dėžių, o buhalterė paskui ieškojo sąskaitų beveik visą dieną. Tai nėra malonu niekam.

Ar pervežimo įmonė atsako už sugadintus daiktus?

Atsako, bet tik iki sutarties sąlygų ir deklaruotos vertės. Čia reikia skaityti, ne tik pasirašyti. Jei vežate 20 senų kėdžių, atsakomybė bus viena. Jei vežate dizainerio stalus, serverį, brangią garso įrangą ar meno kūrinius, apie tai reikia sakyti iš anksto. Kartais prašome papildomo draudimo arba specialaus pakavimo. Beje, klientai dažnai pamiršta pasakyti, kad stalas kainuoja ne 80, o 1 200 eurų. Po to prasideda nemalonūs pokalbiai. Geriau viską aptarti prieš kraustymą, kai dar nėra nervų.

Ką daryti su senais dokumentais prieš biuro perkraustymą?

Prieš biuro perkraustymą labai pravartu peržiūrėti, ką tikrai reikia vežti. Kai kurios įmonės perkelia dešimtmečių archyvus vien todėl, kad „gal kada nors prireiks“. Realiai po pusės metų tos dėžės vėl stovi kampe. Jei dokumentai nebereikalingi, juos reikia naikinti saugiai, ypač jei yra asmens duomenų. Galima naudoti dokumentų naikinimo paslaugą arba tvarkingą konfidencialų šalinimą. Tik nereikia jų tiesiog išmesti į konteinerį prie verslo centro. Taip daro, bet tai nėra gerai nei saugumui, nei reputacijai.

Biuro perkraustymas su IT ir įranga

Kas atsakingas už kompiuterių išjungimą?

Dažniausiai – klientas arba jo IT specialistas. Pervežėjai gali atsargiai išjungti monitorius, klaviatūras, peles, kai kuriuos kabelius, bet mes nesame jūsų sistemos administratoriai. Jei reikia išjungti serverį, NAS, telefono centrolę, kasos aparatą, specialią programinę įrangą, tada tai turi daryti žmogus, kuris žino, ką daro. Buvo atvejis, kai kas nors tiesiog ištraukė laidą, o paskui pusdienį nebuvo sąskaitų sistemos. Tai ne pervežėjo blogis, tiesiog ne ta atsakomybė. IT darbams reikia plano.

Ar galima išmontuoti biuro baldus vietoje?

Taip, daugelį baldų galima išmontuoti vietoje: stalus, posėdžių stalus, spintas, kai kurias pertvaras. Bet reikia žinoti, ar baldai apskritai skirti išmontuoti. Kai kurie pigūs stalai po išardymo jau nebėra tokie patys. Laminatas trupėja, varžtai neišsilaiko, stalčiai ima kabėti kreivai. Todėl prieš biuro perkraustymą verta pasakyti, kurie baldai važiuoja į naują vietą, kurie į sandėlį, o kurie galbūt į atliekas. Kartais pigiau pirkti naujus stalus, nei du kartus mokėti už senų montavimą. (Pataisau: ne visada, bet dažnai taip išeina.)

Kaip apsaugoti IT įrangą pervežimo metu?

IT įrangą reikia išjungti, atjungti, pažymėti kabelius, supakuoti į dėžes arba apsaugines medžiagas. Monitoriai – vertikaliai, ne gulsčiai po kitais daiktais. Sisteminiai blokai – tvirtai, kad nevaikščiotų furgone. Kabelius geriau rišti ir lipdukais pažymėti, pvz., „buhalterija – 3 stalas“. Jei to nepadarysite, po perkraustymo kas nors suras krūvą laidų ir pasakys: „čia turbūt tavo“. Patikėkite, niekas to nežino. Tada prasideda IT šauksmas, o mes visi daromės tylūs.

Ar pervežėjai sujungs kompiuterius naujame biure?

Paprastai – ne visą IT dalį. Mes galime pastatyti stalus, užkelti monitorius, atnešti dėžes, sumontuoti paprastus baldus. Bet prijungti kompiuterius prie tinklo, paleisti serverį, sutvarkyti Wi-Fi, spausdintuvus ir telefoniją turėtų IT žmonės. Jei sutariama papildomai, galima padėti bazinius darbus, bet aš visada sakau: nesukite rizikos. Vienas neteisingas laidas gali sugadinti ne tik dieną, bet ir klientų aptarnavimą. Biuro perkraustymas su IT dalimi turi turėti atsakingą asmenį iš įmonės pusės.

Biuro perkraustymas pagal etapus

Kaip atrodo geras biuro perkraustymo planas?

Geras planas nėra 40 puslapių dokumentas, kurį niekas neskaito. Tai paprasta lentelė: kas, kada, ką daro, kur krauna, kas atsakingas. Pavyzdžiui, pirmadienį IT žymi kabelius, antradienį darbuotojai pakuojasi asmeninius daiktus, trečiadienį archyvai numeruojami, penktadienį išvežama. Naujame biure prieš atvykstant turi būti žinomos zonos: čia pardavimai, čia buhalterija, čia sandėliukas. Jei planas toks: „atvažiuosim ir susitvarkysim“, tai jau ne planas. Tai eksperimentas su kliento nervais.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Taip, ir ne juokais. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, skyrių, galutinę vietą. Pavyzdžiui: „03-12, Buhalterija, naujas biuras, 2 aukštas, spinta“. Skamba per daug? Gal. Bet kai atvažiuoja 80 dėžių, o visi klausia, kur „tos su sąskaitomis“, tada numeracija tampa geriausias draugas. Be žymėjimo dėžės keliauja pagal tai, kas pirmas jas pamato. O pirmas dažniausiai mato tas, kam jos visai nereikalingos. Mes galime duoti lipdukus arba spalvų sistemą, bet klientui vis tiek reikia žmogaus, kuris tą sistemą prižiūri.

Kas turėtų būti atsakingas naujame biure?

Naujame biure turi būti žmogus, kuris žino, kas kur turi būti. Ne „kažkas iš administracijos“, o konkretus asmuo su telefonu, planu ir teisėmis priimti sprendimus. Jei jo nėra, vairuotojai ir krautuvai laukia, baldai stovi koridoriuje, darbuotojai klausia, kur jų dėžės. Labai gyva situacija: viename projekte naujame biure nebuvo atsakingo, o raktų turėjo tik direktorius, kuris tuo metu buvo susirinkime. Sunkvežimis stovėjo Vilniuje, žmonės laukė, visi nervinosi. Tokių dalykų galima išvengti.

Ar galima kraustyti dalimis?

Taip, ir dažnai tai yra protingiausia. Dalimis galima perkelti archyvus, retai naudojamus baldus, sezoninę įrangą, konferencijų staliukus, sandėlio dalį. Bet su darbo vietomis reikia atsargiai, nes pusiau perkraustytas biuras gadina darbą. Jei viena komanda jau naujame biure, kita sename, o serveris dar kažkur viduryje, tai nėra efektyvumas. Dalinis biuro perkraustymas tinka tada, kai aiškiai suprantate, kas gali būti išvežta be įtakos kasdienei veiklai. Kitaip gausite dvigubą chaosą.

Sudėtingesnis biuro perkraustymas verslo centre

Kokių leidimų reikia kraustantis iš verslo centro?

Dažniausiai reikia suderinti laiką su administracija, įvažiavimą, lifto naudojimą, apsaugą, kartais – nakvynės arba savaitgalio darbą. Senesniuose Vilniaus biurų pastatuose liftai maži, o naujuose verslo centruose taisyklės griežtesnės. Gali reikėti apsaugos darbuotojo, apsauginių dangų ant grindų, konkretaus įvažiavimo vartų. Jei to nepadarysite, galite stovėti kieme ir laukti, kol kas nors atsilieps telefone. Tikras gyvenimas, ne reklaminis filmas. Todėl prieš biuro perkraustymą iš verslo centro reikia turėti raštišką patvirtinimą.

Ar galima naudoti krovinių liftą?

Jei pastatas turi krovinių liftą – puiku, bet jį reikia rezervuoti. Daugelyje verslo centrų liftas nėra „paimk ir važiuok“, ypač darbo dienomis. Gali būti langas nuo 18:00 iki 22:00 arba šeštadienį ryte. Jei baldai dideli, o liftas mažas, kartais tenka nešti laiptais arba išmontuoti daugiau nei planuota. Mes visada prašome matmenų ir nuotraukų. Vieną kartą planavome liftą, o paaiškėjo, kad jis skirtas tik techniniam aptarnavimui. Tokios smulkmenos kainuoja laiką.

Kaip apsaugoti grindis ir sienas?

Grindis, sienas, durų staktas ir liftus reikia dengti. Ypač jei biuras naujas, o grindys – brangios. Naudojamos apsauginės plėvelės, kartonas, kampuočiai, kilimėliai. Tai ne dėl grožio, o dėl pinigų. Jei apibraižysite verslo centro koridorių, sąskaita gali būti nemaloni. Tas pats galioja ir naujame biure. Prieš biuro perkraustymą verta pasitikrinti, ar pastato administracija reikalauja savo dangų, ar leidžia naudoti pervežėjų. Kai kurios įmonės reikalauja labai konkrečių dalykų. Ir turi teisę.

Ką daryti, jei naujame biure dar nebaigti remonto darbai?

Jei remontas nebaigtas, geriau neplanuoti pilno biuro perkraustymo. Galima atvežti dalį baldų, bet kompiuteriai, dokumentai ir darbuotojų vietos turi būti švarioje, saugioje erdvėje. Dulkės, dažai, laidai ant grindų, neuždengti kampai – tai nėra aplinka brangiai įrangai. Esu matęs, kad klientas labai norėjo „spėti iki mėnesio“, nors naujame biure dar džiovo grindis. Galiausiai dalis stalų stovėjo sandėlyje, dalis darbuotojų dirbo laikinai. Kartais tiesiog reikia pasakyti: dar ne laikas.

Biuro perkraustymas ir darbuotojai

Kaip paruošti darbuotojus perkraustymo dienai?

Darbuotojams reikia aiškaus nurodymo: kada pakuotis, ką dėvėti etiketę, kur dėti asmeninius daiktus, ko nevežti. Geriausia, kai kiekvienas gauna vieną dėžę savo stalui ir vieną aplanką dokumentams. Asmeniniai daiktai, puodeliai, nuotraukos, vaistai – į asmeninę dėžę. Bendri dokumentai – į skyriaus dėžes. Jei visi pakuojasi kaip išmano, po perkraustymo prasideda paieškos. Darbuotojai dažnai įmeta viską į dėžę be tvarkos, o paskui kaltina pervežėjus. Todėl instrukcija prieš biuro perkraustymą yra labai svarbi.

Ar darbuotojai gali patys krauti daiktus į dėžes?

Gali, bet ribotai. Asmeninius daiktus, popierius, smulkmenas – taip. Sunkią techniką, brangią įrangą, serverius, spausdintuvus, seifus – ne. Pervežėjai žino, kaip tvarkyti svorį, kampus, apsaugą. Darbuotojai dažnai perpildo dėžes, tada jos plyšta, o nugaros kenčia. Esu matęs dėžę su knygomis, kurią vos pakėlė du vyrai, nors ji buvo pažymėta „smulkmenos“. Todėl geriau duoti taisyklę: sunku – nedėkite. Paprasta, bet veikia.

Ką daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Kiekvienas darbuotojas turėtų turėti savo pažymėtą dėžę arba krepšį. Geriausia – su vardu, skyriumi ir vieta naujame biure. Asmeninius daiktus galima vežti kartu su bendromis dėžėmis, bet jie neturi būti sumaišyti su buhalterijos archyvu ar IT kabliais. Jei biuras didelis, darbuotojams galima duoti spalvotus lipdukus pagal skyrius. Pardavimai – mėlyna, finansai – žalia, vadyba – geltona. Skamba kaip darželis, bet pervežimo dieną tai labai padeda. Tikrai.

Ar reikia pranešti klientams apie biuro perkraustymą?

Taip, jei keičiasi adresas, telefonai, priėmimo laikas, kurjerių maršrutai arba dokumentų gavimo tvarka. Verslui tai atrodo kaip vidinis reikalas, bet klientams tai gali sukelti problemų. Siuntos gali atvažiuoti į seną biurą, kurjeriai klaidžioti, partneriai siųsti dokumentus ne ten. Geriausia pranešti bent prieš 2–3 savaites, o artėjant datai dar kartą priminti. Jei keičiasi kontaktai, reikia atnaujinti el. parašus, svetainę, sutartis, sąskaitas. Biuro perkraustymas nėra tik logistika, jis liečia ir komunikaciją.

Po biuro perkraustymo: kas lieka nesutvarkyta

Kiek laiko trunka biuro perkraustymas?

Mažam biurui – kelios valandos. Vidutiniam biurui – viena darbo diena arba vakaras. Didesniam biurui su montavimu, IT pagalba, dokumentais ir baldų derinimu gali prireikti 1–3 dienų. Jei viskas gerai suplanuota, pervežimas pats nėra ilgiausia dalis. Ilgiausia dalis yra laukimas, derinimai, išmontavimas, pakėlimas į aukštus, montavimas, dėžių išdėliojimas. Kartais klientai klausia: „tai jūs greitai galite?“ Gali, bet greitai ir ramiai ne visada eina kartu. Ypač kai liftas vienas, o aukštų penki.

Ar po perkraustymo reikia surinkti pakavimo medžiagas?

Taip, jei norite tvarkos. Kartono dėžės, plėvelės, putplastis, lipdukai užima daug vietos. Pervežimo įmonė gali pasiūlyti pakuočių surinkimo paslaugą, bet tai reikia sutarti iš anksto. Jei paliekate 60 tuščių dėžių naujame biure, jos liks ten ilgiau, nei norėtumėte. Buvo atvejis, kai dėžės stovėjo konferencijų salėje visą mėnesį, nes niekas nenorėjo jų išnešti. Todėl pakrovimo ir iškrovimo planas turi turėti ir „po“ dalį. Nes po perkraustymo visi būna pavargę.

Ką tikrinti pirmą dieną po biuro perkraustymo?

Pirmą dieną reikia tikrinti, ar visos dėžės atvyko, ar baldai stovi ten, kur turi, ar IT įranga veikia, ar nėra pažeidimų, ar darbuotojai turi prieigą prie savo daiktų. Nereikia tikėtis, kad viskas bus idealu. Visada atsiras koks nors stalčius be rankenos arba dėžė „kurią kažkas matė“. Svarbiausia – turėti kontaktinį asmenį, kuris fiksuoja problemas. Ne telefonu, ne žodžiu per koridorių, o sąraše. Taip lengviau viską užbaigti be konfliktų.

Ar verta samdyti profesionalų biuro perkraustymą?

Jei biuras mažas ir paprastas, galbūt užteks draugų, furgono ir picos. Bet verslui, kur svarbu laikas, dokumentai, įranga ir darbuotojų darbas, profesionalus biuro perkraustymas dažniausiai atsiperka. Ne todėl, kad viskas bus tobula, o todėl, kad rizika mažesnė. Yra planas, draudimas, įrankiai, žmonės, patirtis. Mes matėme, kaip „pigiai pasidarėme patys“ virsta trimis dienomis chaoso. Tai kainuoja daugiau nei atrodė iš pradžių. Kartais geriau mokėti už ramybę.

Ar galima derinti biuro perkraustymą su sandėliavimu?

Taip, ir tai dažnai labai pravartu. Jei naujas biuras dar nėra pilnai paruoštas, dalį baldų, archyvų ar įrangos galima laikyti sandėlyje. Svarbu, kad sandėliavimas būtų saugus, apdraustas ir tvarkingai apskaitomas. Dėžės turi būti numeruotos, o ne „kažkur ten gale“. Sandėliavimas padeda, kai keičiamos patalpos palaipsniui, vyksta remontas arba reikia atsikratyti pertekliaus. Tik nereikia sandėlio naudoti kaip vietos, kur dingsta viskas, ko nenorite tvarkyti. Jis anksčiau ar vėliau vis tiek prisimins jus.

Ką daryti, jei biuro perkraustymas vėluoja?

Pirmiausia – ne panikuoti, o surasti priežastį. Vėlavimas gali kilti dėl lifto, dokumentų, leidimo įvažiuoti, vėluojančio remonto, IT problemų ar tiesiog per mažo plano. Jei pervežėjai vėluoja dėl savo kaltės, jie turi apie tai pranešti ir pasiūlyti sprendimą. Jei vėluoja kliento pusė, pavyzdžiui, nėra raktų ar leidimo, tai jau kita situacija. Geras biuro perkraustymas visada turi rezervinį laiką. Bent vieną valandą. Geriau turėti ir nenaudoti, nei stovėti kieme ir aiškintis, kas kaltas.

Ar verta pirkti naujus baldus prieš perkraustymą?

Kartais taip, kartais ne. Jei seni baldai yra nudėvėti, netinkamo dydžio ar netelpa naujame biure, nauji baldai gali sutaupyti montavimo ir transportavimo išlaidų. Bet jei baldai geri, tvarkingi ir tinka, nėra prasmės jų atsikratyti vien dėl mados. Naujame biure svarbu išmatuoti erdves: praėjimus, duris, liftą, elektros lizdus. Buvo atvejis, kai nauji stalai gražūs, bet neužtenka vietos kėdėms atitraukti. Gražu nuotraukoje, nepatogu kasdien. Todėl prieš perkant reikia realaus plano.

Biuro perkraustymas: ką rinktis įmonei

Į ką žiūrėti renkantis pervežimo įmonę?

Žiūrėkite ne tik į kainą. Žiūrėkite, ar įmonė užduoda klausimus, ar prašo sąrašo, ar aiškina atsakomybes, ar turi draudimą, ar gali parodyti panašius darbus. Jei pasiūlymas toks trumpas: „atvešime, kaina tiek“, tai nėra geras ženklas. Biuro perkraustymas reikalauja detalių. Gera įmonė paklaus apie liftą, aukštą, baldus, IT įrangą, dokumentus, laiką, parkavimą. Ji neturi bijoti nemalonių klausimų. Ir klientas neturėtų jų slėpti.

Ar galima gauti fiksuotą biuro perkraustymo kainą?

Galima, bet tik tada, kai apimtis aiški. Jei sąraše parašyta „apie 20 stalų“, o realybėje jų 45, kaina keisis. Jei nežinote, ar bus krovinių liftas, ar reikės nešti laiptais, fiksuota kaina tampa rizikinga. Mes stengiamės kainą fiksuoti po apžiūros arba pagal nuotraukas, matmenis, dėžių skaičių. Bet reikia suprasti: paslėptų darbų būna. Todėl sąmatoje turi būti aišku, kas įeina, kas neįeina ir kas gali keisti galutinę sumą.

Ar verta daryti apžiūrą prieš biuro perkraustymą?

Labai verta. Apžiūra leidžia pamatyti, kiek baldų, kokie liftai, ar yra laiptų, ar sunkiai prieis sunkvežimis, ar reikia apsauginių dangų. Nuotraukos padeda, bet gyvai matyti visada geriau. Kartais klientas sako: „nieko daug“, o atėjęs matai tris seifus, konferencijų stalą ir archyvą, kuris sunkesnis už patį biurą. Apžiūra taip pat padeda išvengti papildomų mokesčių dieną X. Tai nėra formalumas. Tai normali darbo dalis.

Kokie dažniausi biuro perkraustymo nesklandumai?

Dažniausi nesklandumai: nėra leidimo įvažiuoti, liftas neužsakytas, dėžės nepaženklintos, IT nebuvo paruošta, dokumentų per daug, baldai netelpa pro duris, naujame biure nėra atsakingo žmogaus. Ir dar vienas – visi mano, kad „kažkas tai sutvarkė“. Tai pavojingiausias žodis pervežimų darbe. Jei atsakomybė yra „kažkieno“, ji dažniausiai niekieno. Biuro perkraustymas be aiškios atsakomybės tampa loterija. O loterijoje verslas dažniausiai nelaimi.

Išvada

Biuro perkraustymas verslui bus daug ramesnis, kai yra planas, atsakingi žmonės, tvarkingai pažymėtos dėžės, paruošta IT įranga ir realus laikas. Nereikia manyti, kad viskas vyks kaip reklamoje, nes visada atsiras smulkmenų. Bet geras pasiruošimas sumažina riziką. Jei planuojate biuro perkraustymą, pradėkite nuo sąrašo, apžiūros ir pokalbio su pervežėjais anksti. Tada galėsite sutaupyti ne tik pinigų, bet ir nervų.