Biuro perkraustymas su patikimu ir atsakingu požiūriu: kaip išvengti chaoso ir nugaros skausmo

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius, ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas dažnai tampa tikru košmaru, jei viską paliekat paskutinę valandą. Matęs esu viską – nuo kompiuterių, išmestų pro langą (tai jau seniai, nebesakykiau), iki vadovų, panikos akimis stebinčių, kaip vairuotojas bando įsistumti septynių aštuų tonų sunkvežimį į seno miesto centrą. Kai kalbame apie biuro perkraustymas su patikimu ir atsakingu požiūriu, tai nereiškia tik to, kad padėsime dėžes įvežti. Tai reiškia, kad iš anksto numatome tas vietas, kur galima užstringti, ir stengiamės išvengti jūsų nervų lūžio. Turėkite omenyje, kad kaina ir kokybė čia eina ranka rankon, o pigiausios paslaugos dažniausiai baigiasi brangiausiu remontu.

Ką reikia žinoti prieš pradedant (ir kodėl visada kažko pamirštate)

Ar tikrai reikia planavimo, jei dalykų nėra daug?

Net jei perkraustote tik nedidelę kabinetą su trimis stalais, planavimas yra būtinas. Vieniems užtenka savaitės, kitiems reikia mėnesio, jei ten yra jautrios technikos ar archyvai. Biuro perkraustymas su patikimu ir atsakingu požiūriu prasideda ne nuo to, kai atvažiuoja vairuotojas, o tuomet, kai pradėsite dėti daiktus į dėžes. Jei neužsirašysite, kur kas stovėjo, po perkėlimo praleisite valandas ieškodami to paties popieriaus. Pasitikėkite patirtimi – chaosą sukuria ne daiktų kiekis, o jų nebuvimas savo vietoje.

Kas dėl darbuotojų? Jie turi dėti savus daiktus?

Žinoma, arba bent turėtų susirinkti asmeninius daiktus iš stalų. Vieni klientai liepia darbuotojams susitvarkyti patys, kiti moka mums už tai, kad padarytume viską už juos. Tiesa, jei darbuotojas paliks atvirą kavos puodelę stalinyje, tai bus problema – dėžėje tai gali nutekėti ant dokumentų. Geriausia viską susirinkti į vieną dėžę ir pažymėti pavardę. Taip sutaupysime laiko naujoje vietoje, kiekvienam galėsime iškart duoti jo dėžę.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Labai rekomenduoju, ypač jei esate didelė įmonė. Nežinau, kaip jums, bet man atrodo, kad be sąrašo kažkas visada pradingsta. Nereikia detalaus kiekvieno pieštuko sąrašo, bet stalo, kompiuterio, seifo numeriai praverčia. Be to, jei įvykta nelaimė (o mums, logistikos žmonėms, jos visada gali įvykti), draudimo kompanijos klausa sąrašo. Biuro perkraustymas su patikimu ir atsakingu požiūriu visada apima ir šią apsauginę priemonę, nors dažnai klientai tai vadina "nereikalingu popierizmu".

Ką daryti su archyvais? Jie labai sunkūs.

Tai viena didžiausių bėdų. Popierius sveria daugiau, nei atrodo. Vienas užpildytas archyvinis krepšys gali sverti iki 15-20 kilogramų. Jei turite šimtus tokių krepšių, tai ne tik fizinis, bet ir logistinis iššūkis. Reikės specialių dėžių su tvirtomis rankenomis, kitaip tiesiog nutrūks. Kartais netgi reikia įvertinimo, ar mums reikės lifto, ar galėsime nešti laiptais, nes nugaros po toj dienoj bus nebetosios.

Ar galima perkraustytį savaitgalį?

Galima, ir dažnai netgi rekomenduojama. Taip jūs neprarandate darbo laiko, o vairuotojai gali važinėti tuščiais liftais be kitų gyventojų pykčio. Tačiau įsidėmėkite – savaitgaliai darbo laikas, tai reiškia didesnes išlaidas. Mums tenka mokėti viršvalandžius vairuotojams ir krovėjams. Bet jei verslas turi stovėti, tai investicija nusipelno.

Kiek laiko užtrunka paprastas perkraustymas?

Nuo 4 iki 8 valandų priklauso nuo to, kiek paruošta. Jei viskas supakuota ir laukia prie durų, įkrovame greitai. Jei ten dar reikia išmontuoti stalus, ištraukti laidus, tai gali užtrukti ir dvi dienas (nors tokie atvejai reti, dažniau tiesiog užsitęsia iki vėlyvo vakaro). Geriausia tiksliai nustatyti laiką, kadangi po 12 valandų darbo žmonės daro daugiau klaidų.

Techninė pusė: sunkvežimiai, liftai ir nugaros

Kokį sunkvežimį parinkti – didelį ar mažą?

Didelis talpiau, bet mažas įvažiuos į erkvą. Čia yra tas momentas, kur reikia logistikojo patirties. Jei biuras yra sename pastate centre, didelis "vilkas" tiesiog nepriartės. Teks krauti į mažesnį ir vežti dalimis. Tai brangiau, bet priverstinė priemonė. Kartais netgi reikia specialios technikos su kranu, jei langai per ankšti arba baldai per dideli laiptams.

Kas dėl automobilių stovėjimo aikštelės?

Jūsų problema, ne mūsų (taip sakant tiesiai). Turite susitarti su savivaldybe arba privačia saugojimo kompanija, kad praleistume mūsų transportą. Jei mes atvažiuosime ir negalėsime pastatyti, laukimas bus mokamas. Esu matęs atvejų Kaune, kai vairuotojas praleido pusės dienos tikrai dėl to, kad kas nors užstatė vienintelę įvažiavimo vietą.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Įprastai taip. Išsukame kojas, nuimame stalviršius, kad netilptų į liftą ar duris. Tačiau su kompleksiniais baldais, tarkime, "IKEA" tipo spintomis, kurios buvo surinktos prieš 10 metų, gali būti bėdų. Jos gali tiesiog išsiriti. Tada arba sutvarkome geriau galime, arba paliekame kaip yra (jei telpa). Sakyčiau, didžiąją dalį įmanoma surinkti atgal, bet varžtai visada pasimeta (tai jau tokia taisyklė).

Kas dėl kompiuterių ir serverių?

Techniką geriau patikėti jūsų IT specialistui arba mus įspėti, kad ten yra jautrios duomenys. Mes nešame dėžes, bet jei ten kažkas smarkiai suplysčia, atsakomybės klausimas sudėtingas. Yra specialios dėžės su putomis serveriams. Jei turite didelį serverinę, tai visai kitas lygmenis – ten reikia šaltos grandinės išjungimo ir įjungimo, o ne tik "pakelti ir nuvežti".

Ar saugo grindis ir koridorių sienas?

Stengiamės, bet garantuoti negaliu 100%. Uždedame apsauginę plėvelę, vyniojame kampais. Bet jei koridorius vingiuotas ir oda 80 centimetrų, spinta gali užkirsti sieną. Pasirašome atsakomybės aktą prieš pradedant darbus, kad nebūtų ginčų po to, kas buvo senas įbrėžimas, o kas atsirado šiandien.

Ką daryti, jei nėra lifto?

Tai vadinasi "kaina už laiptus". Kiekvienas aukštas reiškia daugiau laiko ir didesnę įmoką. Nugaros mums nėra iš plieno, nešti sofas penktu aukštu laiptais yra sunkus darbas. Kartais netgi reikia įsivesti virvę pro langą, kai laiptai per ankšti (tai jau gyvenimas, ne filmai). Bet biuro perkraustymas su patikimu ir atsakingu požiūriu numato ir tokius ekstremalius variantus.

Ar galite atvežti dėžes iš anksto?

Žinoma. Atvežame dėžes, jas paliekate, jūs susipakuote, o po savaitės grįžtame jas paimti. Tai paprasčiausias ir pigiausias būdas. Tiesa, dėžės kartais tampa "nuolatine" biuro dalimi – jas pamirštate grąžinti, o mes tada gauname telefoną po mėnesio "oi, atroso tiek dėžių sandėlyje".

Kas dėl augalų?

Augalai biuro perkraustyme – tai auka. Jie nepatinka vibracijai, karščiui arba šaltiui sunkvežimyje. Dažniausiai juos reikia vežti atskirai, mažesniu automobiliu, jei norite, kad jie išliktų gyvi. Esu matęs, kaip po važiavimo žieminę dieną trys metų senumo fikusai tiesiog numiršta per naktį. Gera žinia ta, kad jų nebereikia pervežti atgal (juokauju, bet dalis tiesos).

Pinigai, sutartys ir nemaloniai stebuklai

Kaip susiformuoja kaina?

Pagal valandas, pagal vairuotojus, pagal kilometrus. Kartais fiksuota, kartai pagal faktą. Jei viskas aišku – fiksuota. Jei nežinome, kiek bus krovos darbo – dirbame pagal laiką. Biuro perkraustymas su patikimu ir atsakingu požiūriu niekada nebus pigiausias rinkoje, nes mokame už normalius darbuotojus, draudimą ir techniką. Pigiausi pasiūlymai dažnai pasirodo being brangiausiais.

Ar reikia mokėti už apžiūrą?

Paprastai ne, jei duodate pakankamai informacijos telefonu. Bet jei reikalaujame tikslių matmenų arba sudėtingo maršruto apžiūros, tai gali kainuoti. Geriau vieną kartą atvažiuoti ir pamatyti, nei vėliau ieškoti keltų. Kartais apžiūra atima valandą, bet sutaupo tris dienas galvos skausmo.

Ar galite išduoti PVM sąskaitą-faktūrą?

Žinoma, mes legali įmonė. Bet jei ieškote "vyrą su gazeline" be dokumentų, tai ne į mūsų kišą. Dirbame su įmonėmis, mums reikalinga sutartis, sąskaita, viskas kaip priklauso. Be to, jei įvykė žalą, be sutarties gausite nulį išmokos.

Ką daryti, jei pasirodo daugiau daiktų, nei planuota?

Tai įprasta. "O, mes dar pamiršome sandėlį pusrūsyje". Tada tiesiog pridedame darbą ir laiką. Negaliu būt piktas, kad turite daug daiktų, bet turiu būti už tai apmokamas. Kartą buvo toks atvejas, kad klientas "pamiršo" apie visą archyvą kitame pastate – tai pasirodė kaip atskiras projektas.

Ar draudžiate krovinius?

Taip, turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas). Tačiau jis neapima visko. Tarkim, brangūs paveikslai ar seni antikvariniai baldai turi būti įvertinti atskirai. Standartinis draudimas dengia tam tikrą sumą už kilogramą. Jei turite kokių nors ypatingai brangių daiktų, pranešite iš anksto, kitaip gali būti, kad išmoka nepadengs nuostolių.

Ar priimate kortelę ar grynusius?

Geriau bankinį pavedimą – aiškus įrašas apmokėjimui. Kortelės terminalą turime, bet kartais nėra ryšio arba jis "strigia" blogose vietose (pvz., požeminiame garaže). Grynaisiais galima, bet didelę sumą grynais nešti pavojinga. Sutartyje visada užrašome, kada ir kaip reikia sumokėti, kad nebūtų nesusipratimų paskutinę sekundę.

Kas atsitinka, jei atšaukiate perkraustymą?

Jei atšaukiate prieš dieną ar dvi, paprastai nieko neprireikia. Jei vairuotojas jau važiuoja pas jus, turi sumokėti už praleistą laiką. Mes negalime sustabdyti sunkvežimio viduryje kelio be mokesčio. Tai logistika, ne taksi, kur galite tiesiog užsidaryti duris.

Ar galite laikinai sandėliuoti daiktus?

Taip, jei naujasis biuras dar nebaigtas arba raktų negavote. Turime sandėlius Vilniuje ir Klaipėdoje. Taikomos mėnesinės arba savaitinės tarifai. Tai gana patogu, nes viena komanda išvežia viską į sandėlį, o kita diena arba savaitę vėl atveža į naują vietą.

Ar reikia depozito?

Kartais taip, ypač jei naudojame mūsų dėžes ar kėdžių dėklus. Depozitas užtikrina, kad dėžės bus grąžintos ne sulaužytos. Kai grąžinate inventorių, pinigai grįžta. Paprastai tai nedidelė suma, bet užtikrina tvarką.

Smulkmenos, kurios sukuria didžiausią stresą

Kas dėl kavos aparato?

Išjunkite jį ir išpilkite vandenį! Esu matęs, kaip pilnas aparatas buvo pakeltas 45 laipsnių kampu ir vanduo užliejo visą krovinių skyrių. Kava ir elektronika nemiega kartu. Be to, šviežias aparatas sveria daugiau, nei tu manai.

Ar išvežiate šiukšles?

Tai papildoma paslauga, bet labai populiari. Senus stalus, sulaužytas kėdes, kartonines dėžes po visko – viską išvežame į perdirbimo centrą arba sąvartyną. Palikti tai naujame biure – blogas tonas, ir naujasis savininkas (arba administratorius) jums nebus dėkingas.

Kaip žymėti dėžes?

Naudokite lipdukus. "Vadovas", "Buhalterija", "Sandėlis". O dar geriau – spalvotą lipdukų sistemą. Raudona – svarbu, mėlyna – ne taip. Taip krovėjai žinos, kur dėti ką. Jei dėžė be lipduko, ji nueina į "bendrą" krūvą, ir tada ieškote kojomis.

Ar pervežiate seifus?

Seifus be turinio – lengvai. Pilnus seifus – neįmanoma (arba reikia specialios technikos). Seifai yra pagaminti taip, kad būtų sunkūs. Jei jis sveria 300 kilogramų ir yra antrame aukšte be lifto, tai bus brangus malonumas. Įvertinkite tai prieš perkraustant.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų stalų?

Mes jų nečiupinėjame, jei nebūsite nurodę. Bet jei paliekat piniginę ant stalo, dėžėje ji bus uždaryta. Tačiau, kad išvengtumėte bet kokių kalbų, geriau brangius daiktus pasiduokite sau arba užrakinkite. Pasitikėjimas – puiku, bet saugumas – pirmiausia.

Ar reikia raktų nuo naujo biuro?

Būtinai. Vieną kartą teko laukti valandą prie durų, nes klientas pamiršo raktų ir išvyko į susirinkimą. Mokamas laukimas, nervai, vairuotojai sužavia. Pasidarykite kopijas visiems, kas bus tame dieną.

Ką daryti su parketa?

Jei naujame biure yra kokybiškas parketas, reikia labai atsargiai. Uždedame apsauginius kilimėlius. Bet jei ratukai ant stalų prastesni, jie gali palikti įdubimus. Geriau išsukti ratukus arba uždėti juos ant dėžių, ne tiesiai ant grindų.

Ar pervežiate lankytojų sofas?

Taip, bet jos dažnai būna labai didelės. Reikia išmatuoti durų plotį. Esu atvejų, kai sofą teko įnešti pro langą, nes į duris neįėjo. Tai papildomi darbai ir rizika. Išmatuokite viską iš anksto, tai pagrindinė taisyklė.

Kas dėl vitrinų?

Stiklinės vitrinos – tai pavojingiausi daiktai. Jas reikia išimti, jei įmanoma, arba labai stipriai užfiksuoti. Vienas sukrėtimas ir tūkstančiai euro šiukšlių. Geriau tokias dalis pervežti atskirai, specialiu automobiliu su amortizacija.

Ar galite sujungti kompiuterius?

Nesu IT specialistas. Galiu statyti monitorių ant stalo, bet jei reikia prijungti prie serverio, nustatyti tinklus – tai ne mūsų kompetencija. Pasikvieskite IT žmones po to, kai baldai jau stovi savo vietose. Taip bus greičiau ir saugiau.

Ką daryti, jei something turi būti pirmiausia?

Pasakykite mums. "Ši dėžė į vadovo kabinetą pirmiausia". Mes žymime ją "VIP" arba "0" numeriu. Taip ji atsidurs ten, kur reikia, dar prieš mes pradėsime krauti likusius daiktus. Svarbiems daiktams – prioritetas.

Ar galite padėti suplanuoti biuro išplanavimą?

Galime patarti, kur geriau pastatyti spintas, kad neužblokuotume lifto ar šviesos. Bet pilnas dizainas – ne. Esu vairuotojas ir logistas, ne architektas. Nors per 20 metų esu matęs daug biurų, taigi galiu pasakyti, kas praktiška, o kas atrodo gražiai tik brėžinyje.

Kaip elgtis su lietumi?

Lietus mus nebaigia, bet dėžės drėksta. Jei labai lyja, naudojame stogines arba dangtis. Jei daiktai stovi lauke po lietumi valandą, gali būti problemų. Stengiamės krauti greitai, bet oras – tai tas dalykas, kurio negalima užsisakyti.

Ar galite įvežti į kitą šalį?

Žinoma, ES viduje tai paprasta. Bet jei reikia įvežti į Norvegiją ar Šveicariją, reikia muitinės dokumentų. Biuro inventoriaus pervežimas paprastai laikomas ne prekebetimiu, bet vis tiek reikia deklaracijų. Nežinau, kodėl klientai visada pamiršta, kad Šveicarija ne ES.

Kodėl kai kurios firmos pigesnės?

Jos gali mokėti mažiau algas, neturėti draudimo, arba naudoti senus techniką. O gal tiesiog paskaičiuoja fiksuotą kainą ir tada, kai darbas užtrunka dvigubai ilgiau, pradeda reikalauti papildomai. Aš stengiuosi kalbėti tiesiai. Biuro perkraustymas su patikimu ir atsakingu požiūriu turi savo kainą, kuri apima ramybę.

Kas dėl grįžimo į seną vietą?

Kai išvežame paskutinę dėžę, dar kartą apžiūrėkite patalpas. Kartai ten lieka kąsnis nuo pietų arba pamirštas striukis ant kėdės. Mes uždarome duris, perduodame raktus. Toliau – jūsų atsakomybė. Nebent norite, kad išsiurbtume kilimus.

Ar galite nuvežti daiktus į kišenių šiukšliadėžes?

Galime, jei tai susitarta. Bet dažniausia tokia paslauga nėra įtraukta į pagrindinę kainą. Reikia atskiro susitarimo, nes kišenės užima vietą krovinyje ir reikalauja iškrauto. Geriau susitarti dėl šiukšlių išvežimo iš anksto.

Kas dėl ilgalaikio sandėliavimo?

Jei biuro statybos vėluoja metus, saugome kiek norite. Mūsų sandėliai sausi, apsaugoti. Bet mokate už kiekvieną mėnesį. Verta pagalvoti, ar verta laikyti senus spintas, jei po metų jas ir taip reikės išmesti.

Ar reikia gerti vairuotojams kavą?

Nebūtina, bet labai pagerina nuotaiką. Kiekvienas vairuotojas pasakoja istorijas apie tuos klientus, kurie duodavo pyrago ar kavos. Tai smulkmena, bet sukuria atmosferą. O pavargęs vairuotojas dirba lėčiau.

Paskutinis klausimas: ką daryti, jei viskas nueina blogai?

Skambinkite man tiesiogiai. Aš esu atsakingas. Nors turiu 20 metų patirties, klaidos darosi. Lūži ratukas, užstringa liftas, pūga užklosta kelią. Sprendžiame problemas vietoje. Biuro perkraustymas su patikimu ir atsakingu požiūriu reiškia, kad aš nebijau pasakyti "čia mano klaida" ir ją ištaisyti.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną paprastą dalyką – pasitikėjimą. Jūs pasitikite mums savo turtu, o mes pasitikime jumis, kad mums sumokėsite ir neleisite laukti tuščiam sunkvežimiui. Biuro perkraustymas su patikimu ir atsakingu požiūriu nėra tiesiog fizinis darbas, tai procesas, reikalaujantis komunikacijos. Geriausia, kai susitariame ne tik popieriuje, bet ir žodžiu, tada viskas praeina lygiai, nors kartais ir su smulkiais nukrypimais nuo plano.