Biuro perkraustymas: kruopštus planavimas į Londoną

Sutraukiau dvižekę siją, giliau įkvėpiau ir pagalvojau, kad štai, vėl tas pats. Jau beveik dvidešimt penkerius metus varstosi ant šių vairų, o biuro perkraustymas į Londoną visada sukelia tą patį mišinį – ekstazės ir visiško siaubo. Dauguma klientų mano, kad tai užduotis ant dienos, tiesiog užmeskime viską į sunkvežimį ir važiuokime. Bet realybė, draugai, yra daug kitokia. Tarp Britanijos ir kontinentinės Europos dabar stovi ne tik La Manšas, bet ir kvadratinių kilometrų dydžio biurokratinės klajonės. Nors į Londoną keliauju daugiau nei į savo gimtąjį kaimą, kiekvieną kartą pasitaiko naujų problemų. Čia ne tiesiog apie spynas ir raktus, kalbėsime apie nervus, kurie dažnai išsiplečia tiek pat, kiek ir tas kelias.

Dokumentai ir brėžinys - be ten neprałei

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienai kirsti?

Na, čia yra pagrindas. Po Brexito pasikeitė visa dinamika. Anksčiau buvo paprasta – CMR važtaraštis ir viskas. Dabar reikia deklaracijosEXIT, jei galvojate apie biuro perkraustymas į Londoną be brokerio, geriau iškart užeikite į internetą ir ieškokite specialisto, nes patiems nebus protinga vargti. Be to, jei perkraustote techniką, reikės serialo numerių sąrašo, nes muitininkai mėgsta patikrinti, ar ten ne ta pati kamera kas antrą kartą važiuoja.

Ar reikia mokėti PVM ar Mokesčius UK?

Tai klausimas, kurį dažnai užduoda tie, kurie dar neseniai pradėjo verslą. Paprastai, jeigu perkraustote įmonės turtą ir įmonė toliau veikia, tai tai laikoma ne prekyba, o turto perkėlimu, todėl galima taikyti nulinį PVM tarifą, jeigu užpildysite atitinkamus dokumentus (transfer of goods). Bet čia gudrybės nėra, geriau leiskite buhalteriui tai patvirtinti, nes sužinoti, kad esate skolingas 20 proc. britų Mokesčių tarnybai, bus labai nemalonu. (Nors pats aš ne buhalteris, tačiau mačiau, ką tai daro smulkiems verslams).

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Kart tai valanda, kart tai diena. Viskas priklauso nuo to, kiek eismo uoste yra toje dienoje. Esu matęs, kai važiavome per Dunkerką ir viskas ėjo kaip su riebiu sviestu, o paskui Kalėje stovėjome po lietumi 12 valandų, nes vienas vairuotojas pamiršo deklaruoti dėžę su kava. Gerai, kai brokeris turi priėjimą prie „fast lane“ sistemų, tada biuro perkraustymas į Londoną mažiau kažką uždelia. Bet niekada negalite garantuoti, kad netaikys „random check“.

Ar galima keliauti be tarpininko (brokero)?

Teoriškai – galima, jei turite patirties. Praktiškai – nerekomenduoju. Muitinės sistemos yra sudėtingos ir jei pasidarysite klaidą, sunkvežimį gali uždaryti sandėlyje tol, kol viską išaiškinsite. Jaučiu, kad dauguma vadybininkų nemėgsta girdėti tiesos, bet šiuo atveju pinigai, sumokėti brokeriui, yra kaip draudimas. Negerai, kai klientai sutaupytoje vietoje vėliau praranda pinigus dėl vėlavimo, o jų darbuotojai Londone laukia be kompiuterių.

Kas daryti, jei dokumentai neteisingi?

Pirmiausia – nepadaryti panikos. Kartais klaidos būna paprastos, pvz., neteisingai nurodytas svoris. Tada tenka greitai derėtis su brokeriu, kad pataisytų deklaraciją „iš anksto“. Esu matęs atvejų, kai dėl vienos skilties tekdavo grįžti atgal, o tai biuro perkraustymas į Londoną pavertė tiesiog košmaru. Todėl visada patikrinkite duomenis du kartus prieš išvykstant iš garažo.

Logistika ir techniniai dalykai

Koks sunkvežimis tinkamas biuro perkėlimui?

Viskas priklauso nuo to, kiek daiktų turite. Jei tai tik keli stalai ir kelios spintos, užtenka 3,5 tonų sunkvežimio („voldis“). Bet jei judinate visą „open space“ biurą su 50 darbo vietų, reikės 7,5 ar net 18 tonų šasiai. Atsimenu vieną įdomų atvejį – klientas skambino ir sakė „turime nedaug daiktų“, o pasirodo, tie „nedaug daiktų“ užėmė visą 20 pėdžių konteinerą. Turime būti labai konkrečiai.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Be abejo. Mažas sunkvežimis nepraeis pro aukštus pastatus su jau išmontuotomis spintomis. Mūsų komanda arba jūsų IT žmonės t tai padaryti. Kartais pasitaiko, kad spintos yra per didelės net laiptinėse, tada tenka versti juos dalis. Gerai, kai tai senos, „sovietinės“ spintos, o ne brangūs dizainerio darbai, nes griaustyti juos yra širdgėla. (Vienas kartą teko pastatyti spintą atgal du kartus, kol ji tilpo).

Kaip supakuoti IT įrangą?

Čia esminis dalykas. Ne į dėžes su popieriumi. Monitoriai, serveriai turi eiti į specialias, paminkštintas dėžes arba „bubble wrap“. Geriausia, jei IT specialistas pažymi kabelius, nes paskui surinkti viską atgal be instrukcijos yra beveik neįmanoma. Esu girdėjęs istorijų, kai po biuro perkraustymas į Londoną įmonė negalėjo pradėti darbo savaitę laiko, nes buvo painiojami kabeliai, o serveriai nukrito dėl blogo fiksavimo. Tai nuostoliu atsieina daugiau nei perkraustymas.

Ar reikia įrangos draudimo?

Būtina. Mūsų standartinė draudimo polisa dengia krovinį, bet tikrai verta pasitikrinti, ar ji apima ir elektroninę techniką. Yra tokių „gudrių“ įmonių, kurios rašo „transporto draudimas“, bet jis galioja tik tada, kai sunkvežimis savaeigėje, o ne kai jis stovi aikštelėje ir kažkas užkėlia dėžę. Patikrinkite smulkmenas, ypač brangioms serverio dalims.

Kiek laiko užtrunka pakrovimas?

Įprastai vienai 3,5 tonų mašinai pakrauti trunka 2-3 valandas su dviem vairuotojais. Bet jei reikia išmontuoti baldus, tai gali užtrukti ir visą dieną. Reikia įsivaizduoti, kad vairuotojas turi sau pietų pertrauką, o jūs galbūt norite, kad jis dirbtų be sustojimo. Jis žmogus, ne robotas. Taip pat, labai svarbu, kad įkrovimo vietoje būtų laisva aikštelė, ne cent miesto gatvės, kur reikia statyti „parkavimo žibintus“ (pyrotechniką), kad neužplėštu kiti vairuotojai.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Labai apsisaugoti. Ofiso technikoje gali būti įvairių chemikalų (plovikliai, toneriai). Kai kuriems iš jų reikia specialių leidimų (ADR). Nežinau, ar žinote, bet toneriai dulkėms kai kurios šalys turi labai griežtas taisykles. Geriau juos išsiųsti kurjeriu arba pirkti naujus Londone, nei rizikuoti, kad biuro perkraustymas į Londoną sustos Dovere dėl vienos bedugnės su dažais.

Londonas ir vietinės ypatybės

Ką daryti su ULEZ mokesčiu?

Tai dabar didelė bėda. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka Euro 6 standarto, jums teks mokėti 100 svarų per dieną (gal jau dar daugiau, kainos keičiasi). O jei nebus sumokėta, bauda bus didelė. Prieš išvykstant reikia patikrinti mašinos numerį oficialioje UK svetainėje. Vienas klientas taip sutaupė ant perkraustymo, o paskui sumokėjo beveik tūkstantį baudų už seną „voldį“. Negerai.

Ar galima važiuoti į centrą (Congestion Charge)?

Jei jūsų biuras yra „Sity“, arba Vestminsterio zonoje, tada taip, reikės mokėti. Tai papildomi kaštai, kuriuos dažnai pamirštama skaičiuoti. Kasdien nuo 7 ryto iki 6 vakaro. Galbūt verta planuoti atvykti vakare arba savaitgaliu? Nors savaitgaliais Londonas tampa vaiduokliu miestu, bet bent mokėti nereikia. Galvojau, ar yra išimčių... tikriausiai ne, jie čai griežti.

Kur statyti sunkvežimį iškrovimui?

Čia yra didžiausia galvos skausmas. Londone vietos nėra. Reikia gauti leidimą iš vietos savivaldybės (Council bay suspension) dar prieš kelias savaites. Jei tiesiog sustosite „kur nors“, už jus greitai atvažiuos vilkikas ir nugabens mašiną į aikštelę, o išpirkti ją kainos milijonus (gerokai perexagerojau, bet brangu). Biuro perkraustymas į Londoną be numatyto parkavimo yra darbas pradedantiesiems.

Ar vairuotojai gali dirbti naktį?

Jei gautas leidimas, galima. Bet įmonės turi laikytis poilsio laiko taisyklių (tachografas). Negalima tiesiog vargyti 10 valandų be sustojimo. Kalbant apie iškrovimą naktį – tai gali būti gerai dėl eismo, bet blogai dėl triukšmo, kaimynai gali skambinti policijai. Geriausia derėtis su pastato administratoriumi.

Kaip su elgsis „velkantieji“ (tow away)?

Jie stebi. Yra specialios sistemos, kurios fiksuoja mašinas, kurios stovi per ilgai zonose, kur neleidžiama. Pasakojau jau, kaip vieną kartą teko beveik duomenis ieškoti ant policijos aikštelės, nes vairuotojas užsidėjo rūką ir dingo į parduotuvę pirkti vandens. Neperleiskite mašinos be priežiūros, net trumpam.

Ar galima važiuoti po „Greenways“ arba privažiuoti prie „Low Emission Zone“?

Ne, jei mašina neatitinka standartų. Ten yra daug kamerų. Tenka planuoti maršrutą tik pagal leidžiamas gatves. Kart tai reiškia ilgą važiavimą per M25 žiedą. Bet geriau nuvažiuoti 20 km daugiau, nei gauti bilietą į paštą.

Pinigai, laikas ir nesklandumai

Kiek kainuoja toks reikalas?

Žinoma, klausimas iš tūkstančio. Negaliu pasakyti konkrečių skaičių, nes kas atvejis kitoks. Mažas biuro perkraustymas į Londoną su viena mašina gali kainuoti nuo 1-2 tūkstančių eurų, o didelis projektas su 10 sunkvežimių – dešimtis tūkstančių. Į kainą įeina kuras, keltas, darbo valandos, mokesčiai ULEZ. Dažnai klientai stebisi, kodėl brangu, bet kai suskaičiuoja visas išlaidas, supranta, kad tai ne tik „važiuoti ten ir atgal“.

Ar galima atsiskaityti su PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, suteikiame PVM sąskaitą faktūrą. Tačiau jei ką nors perkate iš vietos UK tiekėjų (pvz., pakavimo medžiagas), situacija gali būti tokia, kad jie moka jūsų PVM, bet tai įtraukiama į jūsų deklaraciją. Aš čia ne ekspertas, o tik vadybinis (ir ne tokio gero būdo kartais), tačiau tai svarbu sužinoti iš buhalterio.

Kas nutinka, jei praleidžiate laiką?

Jeigu dėl jūsų kaltės (pvz., vėluoja dokumentai ar baldai nėra surinkti), vairuotojai dirba viršvalandžius. Tas kainuoja. Vienas klientas taip pavėlino su spynomis, kad mums teko mokėti porai vairuotojų nakvynę viešbutyje, kad negalėjo grįžti tą dieną.

Ar imate užstatą (depocitą)?

Įprasta praktika yra reikalauti 30-50 proc. avanso. Tai užtikrina, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę. Kartais biuro perkraustymas į Londoną nutrūksta tiesiog todėl, kad klientas randa pigiau (pavyzdžiui, „Facebook“ grupėse) atsiskaityti be sąskaitos, o mums lieka tuščios mašinos. Tokių atvejų buvo ir yra.

Kaip apmokėti keltą?

Paprastai mes mokame patys, o tą sumą įskaičiuojame į sąskaitą. Tau nereikia gauti britų kortelių, nebent nori. Yra lengviau taip, kad vienas asmuo susitvarko su visa finansine šiukšlių, o klientas gauna vieną galutinę sumą.

Ką daryti, jei sugenda mašina?

Retai, bet nutinka. Tada mes išsiunčiame pagalbą. Jei tai paveikia pristatymo terminą, pranešame. Nebuvo grėsmingesnės situacijos nei kai vienas senas „Scania“ užgijo ant M1 tilto, o ten stovėjo eilės. Bet mes sugebėjome perkrauti krovinį į rezervinę mašiną per 4 valandas. Tačiau tai nervu daužo tiek mums, tiek klientui.

Galima pasiderėti dėl kainos?

Visada galima kalbėtis. Jeigu darbus darome ne sezono metu (pvz., ne liepos-rugpjūčio mėn.), galima gauti nuolaidą. Arba jei sutinkate laukti mūsų Grinoko (Immingham) uosto grupavimo, kai mes susirename kelis krovinius į vieną šasią. Tai sumažina kainą, bet prailgina laiką.

Ar mokate už griovimą ir pakavimą?

Taip, tai papildoma paslauga. Galite tai padaryti patys arba pasamdyti mus. Atkreipkite dėmesį, kad pakavimo medžiagos (dėžės, popierius) taip pat kainuoja. Dažnai žmonės many, kad dėžės yra nemokamos dovanos. Ne jos, gaila.

Kiek laiko iš viso užtruks整个过程?

Įprastas ciklas – planavimas (savaitė-dvi), dokumentų paruošimas (diena), pakrovimas (diena), kelionė ir keltas (dvi dienos), iškrovimas (diena). Taigi nuo pradžios iki galo gali užtrukti apie mėnesį, jei skaičiuojame nuo sutarties pasirašymo, arba 3-5 dienas tiesiog „ant kelių“.

Smulkmenos ir gyvenimas

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Taip, bet ne daug. Negalima užkrauti sunkvežimio trečdaaliai sofos ir televizoriai, nes tai oficialiai nėra verslo krovinys. Vairuotojas gali atsisakyti tuos daiktus įsikrauti, jei jie neįrašyti į sąrašą. Yra rizika, kad muitinė tuos daiktus sužinos ir apkaltins kontrabanda. Geriau tie asmeniniai daiktai važiuoja atskirai (tą pačią mašiną, bet deklaruojami atskirai, kas sukelia daugiau laiko).

Ką daryti su maistu ir gėrimais biure?

Bandykite išvalyti šaldytuvus prieš mūsų atvykimą. Negalima vežti mėsos ar pieno produktų per sieną (jei tai ne prekyba, bet kiekvienas atvejis individualus, bet aišku – griozdo vengti). Vyno ar alkoholio buteliai turi būti deklaruojami, jeigu jų daug. Vienas kartą teko atmesti visą kraitę, nes vairuotojas užmiršo pasakyti apie dešimtą butelėlį.

Ar jūsų vairuotojai kalba angliškai?

Baziniai žodžiai – taip. Bet sudėtingus dalykus (pvz., su geležinkelio policija ar pastalo administratoriumi) geriau sprendžia mūsų dispečeriai telefonu. Vairuotojų pagrindinis darbas yra vairuoti saugiai, o ne kalbėti apie orus. Ką jų mokome, tiek žino, bet ne tikėkitės, kad jie dalyvaus konferencijoje.

Ar reikia duoti vairuotojams pietauti?

Nebūtina, bet malonu. Jie turi pinigų arba maitinimosi kuponų. Jei leidžiate jiems naudotis jūsų ofiso virtuve, tai puiku, tik prašome užpilti po kavos. Vairuotojai vertina, kai juos laiko kaip žmones, o ne kaip robotus.

Kas daryti su šiukšlėmis po iškrovimo?

Dažnai pasitaiko, kad klientai nori, kad mes pavogtume juos kartu su krovininiu. Negalima. Mes turime išvežti mūsų pakavimo medžiagas (jei sutarta), bet jūsų senos spintos ar serveriai turi likti pas jūsų arba būti išvežami kaip atliekos atskirai. Biuro perkraustymas į Londoną nėra „išvežio visą nereikalingą šiukšlių“ paslauga (bent jau ne be papildomo mokesčio).

Ar galima seklioti mašiną realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS. Galite matyti, kur mašina yra apytiksliai. Bet neprašykite mums skambinti vairuotojui kas valandą klausiant „kur jūs“. Tai trikdo vairuotoją ir saugumą. Labiau tikrai rašome mums, o mes pasakysime.

Ką daryti, jei biuras nėra pasiruošęs?

Turi laukti. Jei jūsų naujame biure nėra elektros ar interneto, vairuotojas negali iškrauti serverių į tuščią patalpą. Kartais reikia laukti, kol statybininkai baigs darbus. Tai paprastai įeina į laukimo laiką, bet jei tai trunka ilgiau nei 4 valandas, pradedame skaičiuoti baudą.

Ar saugu duoti raktus vairuotojui?

Praktiškai taip, mes turiame specialią dėžutę raktams saugoti. Bet geriau, kad jūsų atstovas būtų kartu. Esu girdėjęs istorijų, kai raktai dingo (pateko į kito vairuotojo kišenę, kuris išvažiavo). Tai baisiausia situacija. Geriausia turėti atsarginius raktus pas save.

Ar jums reikia WC prieš išvykstant?

Visur prieš sieną yra stotelės. Nebijokit to klausti. Labai svarbu, kad būtų pakankamai poilsio laiko, nes niekas nenori, kad vairuotojas važiuotų „ant skersos“.

Kas dėl drausmės pastate?

Mūsų vaikinai paprastai ramūs, bet kelio dulkės neišvengiamos. Jei pastate yra labai griežtos taisyklės (liftas turi būti apsaugotas kilimėliais), reikia mums pasakyti iš anksto. Biuro perkraustymas į Londoną gali baigtis dideliu sąskaita už nešvarų grindinį, jei nesirūpinsime paklotu.

Ar galima nukreipti krovinį į sandėlį?

Taip, jei biuras dar nepasiruošęs. Mes galime iškrauti į mūsų partnerio sandėlDidžiosioje Britanijoje. Tai kainuoja papildomai (sandėliavimas, vėlesnis išvežimas), bet kartais vienintelis išėjimas, kad nebūtum skolingas vairuotojui už laukimą.

Kaip elgtis su neprirašytais daiktais?

Jei iš karto pakrovote daugiau nei buvo sąraše, gali kilti problemų su svoriu ar vietos trūkumu mašinoje. Geriausia iš karto pranešti mums, kad turite „daugiau kaukolės“, negu planavote. Nes vieną kartą privalėjome palikti vieną didelę sofą aikštelėje.

Ką daryti su augalais?

Nerekomenduoju. Muitinė žiūri į žemę ant šaknų. Augalai gali būti užkrėsti kenkėjais, todėl juos dažnai sunaikina arba turi eiti per ilgas inspekcijas. Geriau nupirkti naujus augalus Londone, tai pigiau ir greičiau.

Galite įsirašyti į sąskaitą ir „sunkvežimio plaukymą“?

Tai jau buvo anksčiau, bet tai reiškia, kad mokate už prieplauką. Tai standartinė dalis. Turiu omenyje, kad kai kurie klauso, ar galima be „ferio“. Nuo Lietuvos į Londoną be kelta (skrendant) nebeina, nebigu lėktuvu, o tai jau kita istorija.

O jei orai blogi? Ar stabdyti?

Nieko negalima daryti su oru. Mes važiuojame jei lyja, snigia ar vėjuoja. Nebent būtų uraganas, tuos stengiamasi praleisti. Saugumas yra pirmiausia. Geriau vėluoti dieną, nei neišvykti visai.

Taigi, trumpai tariant, šis procesas ne paprastas. Reikia kantrybės, gero planavimo ir tinkamų žmonių aplinkui. Jei viską suplanuosite teisingai, biuro perkraustymas į Londoną gali net būti smagu... bent jau tiek, kiek gali būti smagu judinti dužančias dėžes per uždaras gatves. Sėkmės kelyje ir stengkitės nepamiršti raktų.