Biuro perkraustymas: ko reikia žinoti iš Jungtinės Karalystės?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, o kai girdžiu frazę "biuro perkraustymas", visiškai natūraliai pradedu persisukti. Ypač jei kalba eina iš Anglijos. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tiesiog dėžių pakrovimas į sunkvežimį ir važiuojame, tačiau biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės yra visai kita istorija – su sudėtingomis muitinės procedūromis, Londono mašinų stovėjimo leidimais ir pavojingu techniku. Tiesą sakant, jei nesiruošiate iš anksto, gali pasidaryti tikrai brangu ir skausminga. Štai kas tikrai svarbu, kad nenusipirktumėte galvos skausmo iš pat pradžių.

Visi tie Brexit niuansai ir dokumentai

Kaip dabar ten su muitine, po to visko?

Nors jau praėjo metai, vis dar gaunu skambučius, kai žmonės tikisi, kad prekių judėjimas tarp ES ir JK vėl taps toks pat kaip anksčiau. Deja, taip nėra ir manau, kad nebus. Dabar reikia daryti eksporto deklaraciją kiekvienam siuntiniui, net jei tai tik senos biuro kėdės. Reikės EORI numerio, o jei jo nėra – mums galime užregistruoti, bet tai užtrunka valandą. Būkite pasiruošę, kad siena nebeveikia taip lygiai, tad biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės gali užstrigti Kalėse arba prie pat Doverio. Geriau duokite mums dokumentus savalaikiai.

Ar tikrai reikia EORI kodas?

Be jo jums praeis sunkiai. Tai tokis registracijos numeris, kuris leidžia prekių judėjimą tarp sąjungos ir Anglijos. Jei jūsų įmonės jis neturi, mums reikės jį užregistruoti, o tai yra papildomas laukas ir galvos skausmas. Dažniausiai klientai nežino ką tai yra, tad tai pirmas dalykas, į kurį mes užklausame. Biuro perkraustymas be šio kodo tiesiog sustoja sienoje, o vairuotojas pradeda šauktis į telefoną.

Kas dėl PVM mokesčio?

Čia yra viena sunkiausių vietų. Jei esate registruota Lietuvoje, galite taikyti 0 % PVM tarifą, jei pateikiate savo PVM mokėtojo numerį. Bet jei ne, mums reikės importuoti prekes į UK (arba iš) ir sumokėt PVB. Vėliau galite tai grąžinti iš VMI, bet pradžioje reikės išleisti pinigus. Vadinasi, biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės reikalauja gero likvidumo, kitaip mūsų mašina neišvažiuos iš terminalo.

Ar galima vežti maistą iš kantino?

Gerai, klausimas. Maisto produktų iš UK į EU vežti negalima (išskyrus mažai kasdieninio maisto asmeniniam naudojimui, bet čia juk verslas). Kepalų, kavos pupelių, aliejaus ar kito sauso maisto negalima. Muitinė šias dėžes tiesiog konfiskuos, o gali būti ir bauda. Geriau suvalgykite ten arba išdalinti darbuotojams prieš išvykstant, kad nereikėtų stresuoti dėl pražuvusių bandelių.

Ar reikia tikslaus inventoriaus sąrašo?

Būtina. Ir ne tik "5 dėžės su knygomis", o tikslius pavadinimus. Muitininkai mėgsta tikrinti, kas ten vyksta. Jei parašysite "baldai", gali nukreipti į papildomą patikrą. Biuro perkraustymas: ko reikia žinoti iš Jungtinės Karalystės apie dokumentus? Kad kiekviena kabelio rulė turi būti aprašyta, kitaip pavėluosite. Vieną kartą turėjau klientą, kuris parašė "kompiuterinė įranga" – laikėmus tris dienas.

Ar brangiau nei prieš 5 metus?

Taip, tikrai brangiau. Kuro kainos, ferjos, darbo užmokestis – viskas pakilo. Be to, dabar yra muitinės tarpininkavimo mokesčiai, kurių anksčiau nebuvo. Nemanau, kad kainos greit nukirs, taigi jei turite pasiūlymą, kuris atrodo per mažas – tikėkina, kad ten kažką slepia. (o galbūt tiesiog blogai skaičiuoja ir trūks pinigų už kelią).

Techniniai dalykai, su kuriais susidursite

Ar išmontuojate biuro baldus?

Įprastai taip, darome tai kasdien. Reikia pasakyti iš anksto, ar reikia išmontuoti tik stalus, ar didelis metalines spintas. Turiu omenyje, kad jei spinta yra 3 metrų ir nebeina išmontuoti (paseno varžtai), tai gali būti problema. Vieną kartą teko palikti tokia spinta koridoriuje, nes ji nėjo nei pro duris nei liftą. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės turi tokių niuansų, kad kartais baldai turi likti senoje vietoje.

Kiek žmonių atvyksta?

Priklauso nuo tūrio, bet aš stengiuosi siųsti tiek, kiek reikia. Mažam biurui (5-10 darbo vietų) užtenka 2-3 vadybininkų ir vairuotojo. Dideliems reikia pilnos komandos. Turime taisyklę, kad jei daugiau kaip 30 dėžių, siunčiame antrą furgoną arba didesnį sunkvežimį. Negaliu pasakyti tiksliai dabar, kol nematysiu inventoriaus sąrašo, bet dažniausiai apsieiname minimalia komanda, kad nepamokučiau jūsų.

Ar padedate su pakuote?

Taip, turime komandą, kuri tik tai ir daro. Bet sakyk tiesiai – klientams tai brangu. Geriau pasakykite savo darbuotojams, kad susiruošia, nes mūsų valandinis tarifas Londone yra aukštas. Pakuotojai yra profesionalūs, viskas supakuota per dieną, bet kiekviena dėžė kainuoja. Jei norite sutaupyti, duokite dėžes iš anksto, tai iššūkis ne mums, o jums.

Ką daryti su serveriais ir IT įranga?

IT įrangą reikia išjungti ir pažymėti. Mes ne IT specialistai, tad nesijunginsime jų atgal. Tikrai rekomenduoju dėžes su jautrią įranga pažymėti "FRAGILE" arba "raudonai lipduku". Buvo atvejų, kai monitoriai buvo mesti į bendrą krūvą su kėdėmis – tai baisus vaizdas vairuotojui, kai jis atidaro furgoną. Biuro perkraustymas ir duomenų praradimas yra dvi skirtingos problemos, išvengkite antrosios.

Ar įvežiate į Londono centrą (ULEZ)?

O taip, kad įvežame. Bet užtenka, kad mašina neatitinka standartų, ir gausite 150 svarų baudą, kurią pateis įmonė. Mūsų visi automobiliai yra Euro 6, tad ULEZ mums nebaudo. Tačiau stovėjimas centre – tai kita istorija. Reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės (parking permit), kitaip mums nebus kur padėti sunkvežimio. Be to, jei paskubėsite, gali būti sunku rasti vietos.

Ar reikia liftas?

Jei biuras yra 4 aukšte be lifto, tai kaina šokš. Ne, tiesiog nebegalime nešti 50 kilogramų dėžių laiptais, mūsų darbuotojai nėra supermenai. Tada samdome kėbulkėles arba "sraigės" sistemas. Paprastai klientai pritaria, kai sužino, kiek tai kainuoja. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės (ypač seniuose Viktorijos eros pastatuose) be lifto yra tikras košmaras.

Ar gabenate pianiną?

Nors tai nėra tiesiogiai biuro daiktas, kartai reikia perkelti ir tokius daiktus. Taip, gabename, bet reikia specialių kėbulų ir daugiau žmonių. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės su pianinu kainos šoką, nes jis daugiau sveria nei atrodo. Ir nepamirškite, kad jei jis netaisyklingas, mes už jo mechanizmą neatsakome – jums reikės tunerių.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis?

Spausdintuvų kasetes, senus tirpiklius ar chemiją negalima tiesiog mesti į dėžę. Tai yra pavojingos kategorijos (ADR). Reikia tai išskirti ir parodyti mums. Vairuotojas turi teisę atsisakyti vežti tokius daiktus be specialios pakuotės. Nerekomenduoju slėpti tarp popieriaus, gali būti didelė bauda.

Kainos, mokėjimai ir nenumatyta

Kiek vidutiniškai kainuoja?

Negaliu pasakyti "nuo X iki Y", nes viskas labai priklauso nuo dienos. Už 1 kubinį metrą galima teigti, kad bus apie 150-200 EUR, bet tai be pakuotės ir išmontavimo darbų. Jei reikia viskas įskaitant, tai skaičiai svyruoja labai. Londonas yra brangesnis už Mančesterį ar Birmingamą. Skambinkite, pasakysiu tikslius duomenis, o čia tik spėjimu užsiimti neverta.

Ar priimate mokėjimus grynais?

Ne, jau nebe. Seniai to nedarome. Viskas per sąskaitas (bank transfer). Anglijoje vairuotojams grynųjų neberodoma, nes pavojinga ir nebeaktualu. Galite užmokėti dalį iš anksto, o likutį – atiduodant daiktus Lietuvoje (jei vežate į Lietuvą). Tai patogiausia abiem pusėms, be jokių ginčų.

Kas atsitinka, jei užstrigsta kelyje?

Tai mūsų problema, ne jūsų. Jei užstringa dėl techninių priežastūrų, mes tai spręstume savo lėšomis (draudimas). Jei dėl muitinės – jūs privalote pateikti dokumentus. Biuro perkraustymas gali pavėluoti dieną ar dvi dėl rūkų ant La Manšo (kas nutinka dažnai). Tokiu atveju tiesiog laukiame. Negalima niekuo padaryti su gamta, tik laukti ir gerti kavą.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Bandykime būti sąžiningi. Pirkimo sutartyje (EXW) mokesčiai už krovimą Anglijoje gali būti dideli. Jei matote kainą, kuri atrodo per maža, tikriausiai ji neįskaito krovos darbų terminaluose arba "vadybinių išlaidų". Mums visada aiškiai užrašome, kas įeita. Nerekomenduoju rinktis pačių pigiausių, nes juose dažnai paslėpta rizika, kad vairuotojas nebeišvažiuos be papildomo mokėjimo.

Ar galima sumažinti kainą?

Galite neimti pakuoti, neimti išmontavimo. Kelti tik "dėžės į dėžę" (palletizing). Tai pigiau. Bet tada jūs turite paruošti viską pačiam. O dažnai pasirodo, kad klientai pasako "paruošta", o ten visa įranga stovi ant stalų. Tada pridedama kaina, nes mes prarandame laiką, o laikas – tai pinigai.

Ar reikia mokėti už kelią Anglijoje?

Taip, keliai mokami (M6, M25 ir t.t.). Vairuotojas turikortelę, tai suskaičiuojama automatiškai. Šios išlaidos įeina į sąskaitą, bet jei reikės važiuoti aplinkkeliais, gali sukristi kiek daugiau. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės visada turi šią eilutę sąskaitoje – "Road tolls".

Rizikos, draudimas ir smulkmenos

Ką daryti jei kažkas sulūžta?

Visada yra CMR draudimas. Bet yra ribojimas – paprastai iki 10-12 EUR už kilogramą. O jei brangus serveris ar dizainerio stalas? Reikia specialaus draudimo (all risk). Užpildykite inventoriaus sąrašą su vertėmis. Jei nurodysite, žeberklas kainuoja 5 svarus, ir jis nulūžta, tiek ir gausite. Biuro perkraustymas nėra be rizikos, apie tai reikia galvoti iš anksto.

Ar saugu palikti daiktus furgone naktį?

Atsiprašau, bet tai kvaila. Niekuomet nepalikite nieko vertingo neapsaugotoje vietoje. Mūsų vairuotojai stovi saug aikštelėse arba prie sarginių. Jei įsibraužia ir viską grobia – mums neįmanoma visada atlyginti, jei nebuvo mūsų kaltė (pavyzdžiui, vairuotojas paliko atidarytas duris). Tačiau mūsų komanda yra atsakinga ir stengiasi užrakinti viskas.

Kas dėl konfidencialumo?

Įsipareigojame neskalbti kaimynams ar kitiems. Dokumentus, sutartis ar asmeninius duomenis pakavame į uždaras dėžes. Mes nesužinojome, kas ten parašyta, mums svarbu, kad tai nenukristų. Bet tarkime tiesiai – jei paliksite atvirą planšetę ant stalo, kuriame parašyta "Slaptas projektas", mes matysime (nors ir ne skaitysime). Tačiau niekur nieko nekelisime.

Ar vežiate augalus?

Galima, bet sunku. Turi būti fitosanitarinis pažymėjimas, kad nėra kenkėjų. Be to, augalai negali būti su žeme. Anglijoje dirvožemio eksportas draudžiamas (kažkas tokio girdėjau prieš porą metų). Dažniausiai klientai juos palikia ten, bijodami, kad išdžius kelyje. Nerekomenduoju vežti didelių palmių, tik mažus kaktusus.

Ar priimate kredito korteles?

Taip, galite apmokėti kortele internetu. Bet vairuotojas terminalo neturi. Mokesčiai turi būti apmokėti iš anksto arba įmokėta į sąskaitą prieš išvykstant. Vairuotojas neesą bankininkas, jis turi vairuoti, o ne sukti kortelę mašinoje.

Ką daryti su biuro šiukšlėmis?

Nenešame šiukšlių. Biuro perkraustymas yra apie daiktus, ne apie senius spaudinius. Jei reikia išveži atliekas, tai tai kaina (waste removal). Anglijoje tai labai brangu, ten yra griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės. Geriau išmesti ten, negu mums mokėti už svorį, kuris nėra jūsų turtas.

Ar tiksliai laikotės laiko?

Stengiamės, bet Londono urmas... Jei sakome 8:00 ryto, būname 8:15. Darbuotojai gali būti nepykę, bet geriau vėluoti, nei skubėti ir padaryti avariją. Kartais taip pat, kad klientas dar nėra pasiruošęs, tai mūsų vėlavimas nėra problema. Biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės – tai ne taksis, kuris turi atvykti per minutę.

Ar reikia vertintojo?

Tik jei perkrašote didelę įmonę ir reikia fiksuoti buvimo būklę draudimui. Paprastam biurui nereikia. Tiesiog susirašykite sąrašą (inventory list). Tai padeda išvengti ginčų dėl "kur dingo mano skaneris?". Nereikia nieko per daug komplikuoti.

O jei aš nežinau tikslaus adreso?

Tai... kaip tau pasakyti. Be adreso negalime išvykti. Arba bent jau miesto. Mums reikia planuoti maršrutą, o Anglijoje daug miestų turi vienodus pavadinimus (pvz., "Newport"). Galbūt galime išvykti į rajoną, bet tada lauksite, kol surandat būstą. Geriau laikykitės taisyklių.

Ar galiu važiuoti su jumis?

Ne, draudžiama. Mums draudžia apdraustos įmonės vežti keleivius be specialių licencijų. Vairuotojas gali prarasti licenciją. Jei norite vykti, skraidinkite lėktuvu. (Nors išimčių būna, bet geriau neprašyti, nes atsakysiu ne).

Apibendrinant, biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės nėra paprasta užduotis, jei bandysite tai padaryti patys be patirties. Reikia žinoti taisykles, turėti dokumentus ir suprasti, kad kainos gali keistis. Jei viską suplanuosite su proga, viskas vyks sklandžiai, o jei ne... geriau net nenumanau. Pasitikėkite profesionalais ir gerai išsigailekite.