Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi: kaip neišprotėti nuo dokumentų ir neišleisti viso biudžeto

Perkraustyti biurą, o ypač į užsienį, nėra tas pats kas nusipirkti bilietus į koncertą ir laukti, kol atsibus. Čia reikia galvos, o ne tik raumenų. Dirbu šioje srityje jau daugiau nei dvidešimt metų ir matavau viską – nuo paties paprasčiausio perkėlimo iki tokių chaoso scenarijų, kuriais net Netflix nenusifilmuotų. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi yra ypatingas iššūkis dėl tos pačios „Brexit“ situacijos, kuri vis dar sukelia galvos skausmus muitinėje. Jums reikės ne tik dėžių ir lipnuko juostos, bet ir kantrybės, bei tikrai gerai surinktos komandos. Jei manote, kad tiesiog užpildysite kai ką ir važiuosite, tai ilgai neužtruksite – pasiliksite pasienyje.

Štai kas mūsų darbe yra svarbiausia. Ne taip, kad būtų gražu, o kad būtų veiksminga. Dažnai klientai klausa, kodėl tai taip brangu ir kodėl tiek daug kalbų apie dokumentus. Pasaky tiesiai – be dokumentų jūsų kroviniui neleis net prieplaukos. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi reikalauja, kad viskas būtų „užrakinta“ dar prieš išvykstant. Todėl, jei ruošiatés judėti, skaitykite toliau, čia bus nemažai geros (ir blogos) patirties.

Dokumentai, muitinė ir tą „nežinau ką“ reikia padaryti

Ar tikrai reikia taip daug dokumentų tiesiog dėlbldžių?

Žinoma, kad ne dėl baldų, o dėl to, kas tame biure yra. Anglijoi dabar ne ES, todėl kiekviena detalė turi būti užregistruota. Jums reikės prekių keliavimo dokumento (CMR), kuris nurodo, kas keliauja. Be to, būtinas eksporto deklaravimas Lietuvoje – tai privaloma procedūra. Tada, kai atvykstate į JK, ten jums reikės importo deklaracijos. Viską tai dažniausiai atlieka vairuotojas arba jame dirbantis brokeris, bet jūs turite pateikti tikslų inventoriaus sąrašą. Jei sąraše bus parašyta „kompiuteriai“, o realiai bus „biuro technika ir serveriai“, muitininkas galvoja, kad jūs kažką slėpote.

Kas tas EORI numeris ir jis man tikrai reikalingas?

Taip, be jų niekur neprašysit. EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris tai kaip asmens kodas verslui, kai dirbate su užsienio šalimis. Jei jūsų įmonė jau kada nors eksportavo ar importavo, turbūt jį turite. Jei ne, reikės gauti Lietuvoje (ir JK, jei ten turite atstovybę, bet dažniausiai užtenka mūsiškio, jei siuntą siunčia iš čia). Be šio numerio negalima pateikti jokios muitinės deklaracijos. Vienąkart darbą stabdėme dvi dienas tik todėl, kad klientas pamiršo savo kodą ir negalėjo jį greitai surasti telefonu.. Tai pasidaro dažnai.

Kokius duomenis reikia vesti į inventoriaus sąrašą?

Detaliai, bet ne romaną. Kiekvienai dėžei ar daiktui reikia nurodyti pavadinimą, svorį, galbūt vertę (jei dėl to yra draudimas). Nerašykite „baldai“ – rašykite „lentynos metalinės, 4 vnt., 50 kg“. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi yra tikslingas tik tada, kai muitininkas žino, ką jis tikrina. Jei jis pamato „įvairūs daiktai“, jis sustabdys visą kraują ir pradės tikrinti dėžę po dėžę. O jūsų vairuotojui dar reikia spėti įveikti Kalėjimo sąsiaurį iki kranto.

Ar galiu įtraukti ir asmeninius daiktus į tą patį krovinį?

Galima, bet aš asmeniškai nerekomenduoju tai daryti. Muitinėje tai sukelia daug neaiškumų. Turėtumėte atskirti komercinę siuntą nuo asmeninės. Jei darbuotojas nutaria pervežti savo dviratį ar seną gitarą kartu su biuro stalais, gali kilti klausimų dėl mokesčių. Asmeniniai daiktai gali būti apmokestinti kitaip, o jei jie sumišti, tenka mokėti už viską pagal brangiausią tarifą (dažniausiai komercinį). Geriau juos palikti namie arba vežti atskirai.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra prieš patį pasienį?

Įprastai, jei visi dokumentai tvarkingi, tai keletas minučių elektroniniu būdu. Bet jei sistema „nukrenta“ (o Anglijoje tai vis dar nutinka), arba pasirodo klaida, laukti galima ir valandą, ir tris. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptims neapsieina be tokių staigmenų. Kartais vairuotojas praleidžia laukiant eilėje, o prie skaitiklio pasirodo, kad trūksta vienos deklaracijos eilutės. Tada telieka skambinti brokeriui ir spręsti problemą telefonu, kol už nugaros pylasi ragai.

Kas nutinka, jei pamiršiu paminėti kai ką iš technikos?

Tada gali būti bauda arba papildomas patikrinimas. Ypač jei tai yra duomenų laikmenos ar serveriai. JK yra griežtos taisyklės dėl duomenų saugumo (tose GB taisyklėse), o muitinė gali domėtis, ar nevežate kažką nelegalaus. Jei deklaravote 10 kompiuterių, o yra 12, gali būti įtarimas apie kontrabandą. Geriau vieną kartą ilgiau suskaičiuoti, negu vėliau aiškintis dėl kaltinimų ar prarasti laiką.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) įvežant biuro įrangą?

Čia viskas priklauso nuo to, ar tai laikoma nuosavybės perleidimu, ar tik laikinu perkėlimu (pvz., paroda ar darbas). Dažniausiai įmonėms, kurios perkelia savo turtą iš vieno filialo į kitą, gali būti taikoma nulinė PVM tarifų sąlyga (intra-community supply), tačiau po „Brexit“ tai tapo sudėtingiau. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi dažnai reikalauja konsultacijos su buhalteriu, kad nereikėtų mokėti 20% JK PVM už senus stalus, kuriuos jau ir taip nupirkote Lietuvoje su mokesčiais.

Kokios yra mokesčių rizikos atvejus, kai kaina neįvertinta tinkamai?

Jei nurodote per mažą vertę (pvz., „stalas – 1 EUR“), muitinė įvers savo vertę ir apmokestins pagal ją. Tai gali pakenkti draudimo išmokai taip pat. Jei staiga įvyks avarija, draudikas sumokės tiek, kiek buvo parašyta dokumentuose, o ne tikrąją vertę. Todėl nenukrypime nuo realios rinkos vertės, bent jau orientaciškai. Nereikia kelti į dangų, bet ir nuleisti į pragarą taip pat nėra gerai.

Ar galiu pats vairuoti furgoną?

Galima, jei turite teises (dažniausiai reikalingos C kategorijos, jei svoris viršija 3,5 t). Bet ar verta? Muitinės procedūros yra sudėtingos, o jei nesuprasite angliškų terminų arba turite problemų su anglų kalba, gali būti problemų. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi su savo vairuotoju yra rizikingas įvykis, jei tas vairuotojas niekada nedirbo su tarptautiniais pervežimais. Geriau pasamdyti žmogų, kuris žino, kur šokti.

Organizacija, planavimas ir kiti "smulkmenos"

Kiek laiko iš anksto reikia planuoti tokį reikalą?

Minimumas – dvi savaitės. Idealus atvejis – mėnuo. Reikia laiko pasirūpinti vairuotojais, dokumentais, dėžėmis, o jei reikia ir specialios technikos kėlimui (pvz., liftas neveikia, reikia kraninio). Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi nėra tas dalykas, kurį galima nuspręsti ketvirtadienį ir įgyvendinti penktadienį. Ypač jei reikia gauti leidimus iš savivaldybės stovėjimui arba užblokuoti gatvę. O Londone tokių leidimų kaina gali būti didesnė nei degalai.

Ar verta rūšiuoti dėžes pagal skyrius?

Absoliučiai taip. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir žymėjimą, kur ji turi patekti (pvz., „HR skyrius“, „Vadovo kabinetas“, „Sandėlis“). Tai sutaupo laiko galo etape Anglijoje. Atvykimas į naują biurą yra chaotiškas ir be to. Jei vairuotojas teks klausti kiekvieną kartą „kur šitą dėti“, darbas užtruks dvigubai ilgiau. Užrašykite ant dėžių dideliais rašmenimis.

Kaip elgtis su paštu ir adresų keitimu?

Tai ne mano kompetencija (aš vežu, o ne administruoju), bet žinau, kad tai svarbu. Praneškite klientams, keiskite sutartyse, bankuose. Bet dėl pervežimo – įsitikinkite, kad naujas adresas aiškiai nurodytas CMR dokumente. Vieną kartą vežėme į Londoną, o vairuotojas nukeliavo į seną adresą, nes buvo pasigedęs duomenų. Teko važiuoti atgal per visą miestą eismo spūstyse.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus, lentynas – taip, būtina. Tai ne tik taupo vietą furgone, bet ir apsaugo nuo sulaužymo. Didelės spintos turi būti išardytos. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi dažnai įvyksta su „plokščiais“ kroviniu. Jei paliksite surinktą didelę vitriną, ji tikrai susilaužys važiuojant per angliškus „sleeping policemen“ (tai tokie greičio mažinimai, kurie Lietuvoje vadami bangomis, o čia – tikrą mirtį kėbului).

Kaip sužinoti, koks furgono dydis reikalingas?

Atsižvelkite ne tik į tūrį, bet ir į svorį. Biuro baldai yra sunkūs. Standartinis 3,5 tonų furgonas gali būti per mažas svoriui, nors tūrio ir užtektų. Tada reikės 7,5 tonų arba vilkiko. Aš dažnai patariu padaryti „apžiūrą“ – ateina specialistas, pamato, ką turite, ir tada galima tiksliau pasakyti. Neturiu omenys, kaip tai galima padaryti geriau, nematę akimis.

Kas daryti su smulkmenomis – popieriais, spalvotukais?

Sukelkite į mažas dėžutes. Negalima tiesiog mesti visko į didelę dėžę, nes popieriai taps svyniais, o spalvotukai išbys po viską. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi yra tas momentas, kai paaiškėja, kiek nereikalingų daiktų turite. Būtų proga juos išmesti dar prieš pakavimą, o ne vežti šiukšles per jūrą.

Ar reikalinga ypatinga apsauga grindims ir durims?

Naujame biure Anglijoje – tikrai būtina. Nuplėšti gruntą ar įbrėžti duris pakraunant bus gėda ir brangu. Kai kurios įmonės (kaip mūsų) tai daro automatiškai, bet reikia pasitikrinti. Geriau paprašyti uždengti grindims apsauginėmis kilimėliais (kartonu arba specialiu plastiku).

O jeigu reikia išvežti ir senus kompiuterius (šlamštą)?

Tai yra problema. Elektroninės atliekos turi būti išvežamos kaip atliekos, o ne kaip krovinys. Negalima tiesiog numesti į anglišką konteinerį – baudos milžiniškos. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi reikalauja atsakingumo. Reikia rasti licencijuotą atliekų pervežėją arba išardyti techniką čia, Lietuvoje, ir pasiduoti tinkamai. Aš tai sakau tiesiai, nes ne kartą girdėjau istorijų apie baudas už „metikus“ parkavimo aikštelėje.

Kainos, paslaptingi mokesčiai ir pinigai

Kodėl kaina skiriasi taip stipriai tarp įmonių?

Nes skiriasi paslauga. Vienos tik vežia (jūs pakruojate, jie veža, jums iškraunate). Kitos daro viską „pagal raktą“. Be to, didelę įtaką turi kuro kainos, kurios šiuo metu... na, jūs žinot. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi brangsta dėl PVM ir muitinės išlaidų, kurias mažos įmonės gali neįtraukti į pradinį įkainį, tad paskui būna staigmenų. Pasidomėkite, kas įeina į kainą – ar pakuoti, ar draudimas, ar muitinės mokestis.

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks reikalas?

Sakykim, jei tai nedidelis biuras (5-10 darbo vietų) ir keliaujame į Londoną arą, galvokite apie kelis tūkstančius eurų. Jei tai didelis sandėlis ar biuras su 50 žmonių – skaičiai jau tampa penkiais ar šešiais skaitmenimis. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimu nėra pigus malonumas. Vien tik skambutis brokeriui muitinei gali kainuoti 50-100 svarų už kiekvieną deklaraciją.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Gali būti „užlaikymo“ mokesčiai. Jei vairuotojas laukia pakrovimo ar iškrovimo ilgiau nei numatyta (pvz., 2 valandas), toliau laikas mokamas papildomai. Taip pat gali būti mokestis už sunkią techniką (jei reikia kelti per langą). Klauskite apie tai iš karto, kad nereikėtų ginčytis prieš naują biurą su įtampais.

Ar mažesnėms įmonėms geriau kreiptis į didžesnes pervežėjus?

Nebūtinai. Didelės įmonės dažnai yra lėtos ir biurokratiškos. Mažos gali būti lankstesnes. Rizika yra ta, kad maža įmonė gali neturėti atsarginio furgono, jei jūsų suges. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimybe (tikiuosi, greitai išmokiu rašyti be klaidų) turi būti patikimas. Geriausia rasti vidutinę, kuri turi ir patirties, ir atsargų.

Ar galima pasiderėti dėl kainos?

Visada galima bandyti, bet nepasidarykite kvailio. Jei jūs sėdite vakare ir skambinate be perspėjimo, kaina bus aukšta. Jei planuojate iš anksto, galima gauti nuolaidą už užsakymo laikumą ar už didelį kiekį. Kartais galima pasiderėti dėl grįžtančio krovinio (backload), jei jų furgonas ir taip važiuoja tuščias atgal. Tai retas atvejis, bet įvyksta.

Pavojai, nenumatytos situacijos ir "blogi dalykai"

Kas nutinka, jei vairuotojas susiduria su avarija?

Tada įsijungia draudimas. Bet jei dėžės buvo blogai užklijuotos, o turinys nebuvo inventorizuotas, gali būti sunku įrodyti, kas ten buvo. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi peržengia šimtus kilometrų, todėl rizika yra. Vieną kartą mūsų vairuotojas užkliuvo automobilį Anglijoje (ji ten važiuoja kita pusę), ir buvo pritrenktas didelis biuro stalas. Laimė, kad klientas turėjo draudimą.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Nesu tikras, ar dažnai, bet kartais nutinka. Ypač jei krovinys yra dalinamas (su kuo nors kitu). Jei jums svarbu, kad niekas dingtų, imkite pilną furgoną (FTL). Dalinis krovimas (LTL) reiškia, kad jūsų dėžės gali būti perkraunamos sandėlyje tarpinėje stotyje. Ten kažkas gali nukristi arba pamesti numerį.

Kaip elgtis, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai siaubas. Vairuotojas atvyksta, o ten – dulkes, dažai, neįrengtas liftas. Tekia laukti arba nešti per laiptus. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi pareikalauja, kad būtumės pasiryžę. Jei remontas vėluoja, turite susitarti dėl laikomojo sandėlio (storage) vietos. Tai papildoma išlaida, kurią dažnai pamirštama įvertinti.

Ar yra rizika, kad dėl pašto siuntimo vėluos dokumentai?

Ypač jei siunčiate faksu (jei kas tai dar naudoja) arba paštu. Geriau viską daryti el. paštu arba per išmaniąsias sistemas. Angliškas paštas gali būti lėtas. O jei reikia originalų sutartį ar kvitą, geriau kad vairuotojas jį parneštu su savimi, kad nereikėtų laukti savaitę.

Kas daryti, jei darbuotojai atsisako padėti krovinyje?

Tuomet turite mokėti už mūsų vyrus. Turėkite omenyje, kad tie „penkiadoveniai“, kurie padeda su dėžėmis, nėra įtraukti į standartinę kainą, nebent taip buvo sutarta. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi gali tapti brangus, jei savo darbuotojus nenumatysite pakankamai stipriai (arba jų nebus). Anglijoje darbas labai brangus.

Ar gali būti problemų dėl kalbos barjero?

Niekada nežinai. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai bent jau taip, kad suprastų instrukcijas. Bet jei jums reikia kalbėti su保安 (apsauga) arba su sandėlio vadovu dėl specifinių detalių, gali kilti nesusipratimų. Geriau, kad jūsų vienas atstovas sugebėtų susitvarkyti vietinę kalbą arba turėtumėt vertėją telefonu (šiais laikais yra programėlių).

Techninės pusės: IT, serveriai, jautrūs daiktai

Kaip saugiai pervežti serverius?

Tai svarbiausia. Serveriai negali būti mesti kaip bulvės. Jie turi būti išjungti (labai svarbu!), specialiai padėti į dėžes su putomis (styrofoam). Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi su serveriais yra „high risk“ operacija. Geriausia juos pervežti asmeniniu automobiliu (ne furgonu), kad būtų mažiau vibracijos, jei leidžia dydis. Šaltkalviai turbūt gali patvirtinti, kad vibracija žudo standartinius diskus.

Ar reikia atsarginių kopijų (backup) prieš kelionę?

Priklausomai nuo to, kiek jums rūpi jūsų duomenys. Aš asmeniškai manau, kad taip, būtinai. Nors ir būtų geriausias pervežėjas pasaulyje, nelaimingas atsitikimas gali nutikti. Jei serveris nukris ir suluž – be backup’o jūsų verslas gali sustoti. Tai ne mano sritis, bet aš visada patariu tai padaryti prieš išsivežiant bet ką IT srities.

Ką daryti su dideliais monitoriais?

Juos reikia supakuoti į originalias dėžes, jei jas išlaikėte. Jei ne, reikia specialių dėžių su skyrikliais. Monitoriai yra labai pažeidžiami – nuspaudus vieną mygtuką per stipriai arba užgulus dėžę į kitą, gali nulūžti ekranas. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi dažnai baigiasi tais pačiais monitoriais, tik su įbrėžimais arba visiškai neveikiančiais.

Ar galima palikti kabelius (jungtukus) prijungtus?

Nebent norite, kad viskas užkirstų į gabalė. Visi kabeliai turi būti atjungti, susukti (su velcro juostomis, o ne mazgais) ir padėti į atskiras maišus su etiketėmis (pvz., „vadovo kompiuteris“). Nenusipelno tas laikas, kurį praleisite ieškodami jungties po dėžėmis atvykus į Londoną.

Kaip pervežti projektoriai ir jautrią optiką?

Tie dalykai yra tokie šiek tiek... jautrūs. Reikia išimti lempą (jei įmanoma), kad nenusilūžtų stiklas. Optika nesimėgsta smūgių. Geriau juos vežti su savimi rankine bagaže (jei mažai), o ne šaltame furgone, kur temperatūra gali nukristi žemiau nulio per naktį (taip, Anglijoje taip pat būna).

Ar reikia specialioji draudimo polisas IT įrangai?

Įprastas draudimas dažnai apima ir techniką, bet reikia patikrinti apimtį. Jei turite brangų serverių parką, verta pasidomėti, ar draudimo apimtis jiems užtektina. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi yra tada saugus, kai žinai, kad jei kas nutiks, gausite pinigus atgal ir nusipirksite naują.

Galutinė mintis

Viskas vyksta taip, kaip planuojate, tik su truputiu (ar daugiau) papildomo streso. Biuro perkraustymas Jungtinės Karalystės kryptimi nėra neįmanomas, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms, kurios atrodo nebūdingos. Jei pasiruošsite gerai – dokumentus, pakavimą ir pinigus – viskas įvyks be didelio triukšmo. O jei bandysite taupyti visur kur tik galima, galite gauti didelę galvos skausdo dovaną tikslią dieną, kai jūsų komanda pradės dirbti naujoje vietoje. Gerai planuokite ir (geriau jau naudokite) patikimus žmones, o ne „cheapest“ variantus iš pirmo puslapio Google. Sėkmės.