Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje: patikima pagalba be streso

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, praradiau skaičiavimą. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų startųlių, kurie vežia vieną kompiuterį, iki milžiniškų korporacijų, kurios perkelia visus skyrius per savaitgalį. Bet viena visada išlieka ta pati – stresas. Ypač kai kalbama apie biuro perkraustymą Jungtinėje Karalystėje. Dabar, po Breksito, kai pasienio formalumai pasikeitė, tai dar labiau sukomplikavo, nors dažnas manyti, kad nieko nepasikeitė. Tiesą sakant, vienas kartą teko laukti 12 valandų ties Folkstonu, nes vairuotojas pamiršo vieną lapelį. Taigi, jei ruošiatės kelionei į Angliją, Škotiją ar Velsą, geriausia pasiduoti į profesionalų rankas ir nežaidėti su laiku. Nereikia rizikuoti savo verslu dėl to, kad kažkas nenuėjo pasirašyti dokumento.

Bendrai apie procesą ir pasiruošimą

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą?

Niekada ne per vėlai, bet idealiai – mažiausiai mėnesiu iki datos. Žinau, skamba banaliai, bet pasitikėk manimi, girdėjau viską. Esu matęs klientus, kurie skambina penktadienį ir sako, kad reikia viską išvežti sekmadienį ryte. Tokiu atveju biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje tampa košmaru, kur kainos šuoliauja į dangų. Turite sudaryti detalią inventoriaus apskaitą, nes muitinė mums, lietuviams, dabar tikrina labai atidžiai. Jei viską susplanuosite anksčiau, išvengsite nereikalingų rūpesčių galvoje. Taip pat turite apgalvoti darbuotojų darbo grafiką, nereikia, kad jie lauktų ant koridoriaus su dėžėmis rankose.

Ar reikia specialių dėžių ar užtenka paprastų?

Geriau imti specialias, ypač svarbiau, jei vežate techniką. Esu matęs, kaip krenta monitorius, įdėtas į seną, nusilpnintą Kaufland dėžę. Tai baigiasi prastai. Mums, vežantiems per tūkstančius kilometrų, svarbu, kad kraunimas būtų stabilus. Profesionalios perkraustymo dėžės yra tvirtesnės, turi specialias išpjovas, jos geriau sukabinamos viena su kita. Žinoma, kainuoja šiek tiek daugiau, bet už taiką galva sumokėsite brangiau. Naudokite dėžes su skyreliais smulkiems daiktams, kad niekas nesimaišytų. Ir nepamirškite pažymėti kiekvienos dėžės, kur ji turi atsidurti naujame biure.

Kas daryti su baldais, kurie nebesutalpina į liftą?

O, tai klasika. Ypač kai važiuojate į senus Londono pastatus, kur liftų nebūna arba jie yra tokie maži, kad ten tilptų tik šuo. Tenka dirbti rankomis, kelti per laiptus, o kartais net išmontuoti sofas ar spintas pro langą. (Vienas kartą teko išardyti didžiulę prezidento kėdę, nes ji neįėjo pro duris, o susirinkti vėl buvo sunkiau nei išimti). Todėl visada klauskite apie prieigos sąlygas iš anksto. Mūsų komanda turi įrankių, todėl tai nėra problema, bet tai gali užtrukti ilgiau nei numatėte. Ir dar, britų laiptai dažnai yra siauri ir vingiuoti, tai tikrai ne lengvas uždavinys.

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkraustymas į JK?

Viskas priklauso nuo tūrio, bet jei kalbame apie vidutinį biurą (10-15 darbo vietų), tai tai paprastai trunka 1-2 dienas. Patys važiavimas Lietuva-UK užima maždaug 3-4 dienas viena kryptis, priklausomai nuo laukiančių eilių. Jei reikia viską padaryti greitai, reikia daryti stendą, t. y. vienas vairuotojas važiuoja, kitas miega, tačiau tai kainuoja brangiau. Įvertinkite, kad reikės laiko ir iškrauti, ir įrengti vietą. Geriau planuokite, kad įmonė dirbtų pirmadienį, o perkraustymas baigtųsi sekmadienio vakare. Taip išvengsite to, kad vadybininkai sėdėtų ant dėžių ir atsakinėtų į laiškus iš išmaniųjų.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Ne, tai griežtai draudžiama ir be jokių išimčių. Tonerius, tušus, chemines medžiagas galima, bet tik tada, kai jos tinkamai uždarytos ir atitinka standartus. Jei turite saugyklose benziną ar kažką panašaus – palikite čia. Muitinė JK yra labai griežta dėl to, o jei bus užfiksuota pažeidžiama saugumo taisyklė, baudos gali būti didelės. Geriau viską iš anksto patikrinti su techniniu vadovu. Nenoriu būti tas, kuris skambins jums iš Tilbury uosto ir sakys, kad sunkvežimis sulaikytas dėl dviejų senų balonų su dažais. Taip pat nepamirškite, kad alkoholio ir tabako produktų įvežimas taip pat griežtai reguliuojamas.

Kas daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai yra svarbiausia dalis. Serverius reikia išjungti pagal instrukciją, o ne tiesiog ištraukti kištuką iš sienos. Patikėkite, duomenų praradimas gali kainuoti tūkstančius. Mes visada įsirašome specialias pakuotes su putomis, nors kartais klientai sako, kad jie patys suvyniojus į antklodę. Tai nerealus variantas. Be to, serveriai turi būti paskutinieji, įkeliami į sunkvežimį ir pirmieji iškraunami, kad jie nešoktų važiuojant. Jei turite labai brangų įrangą, gali būti reikalingas temperatūros režimas, bet tokius atvejus aptarnaujame retai, dažniau tai būna įprasti serveriai.

Kainodaros ir dokumentų klausimai

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje?

Kainos svyruoja labai stipriai. Už mažą "Kangoo" tipo furgoną su keliais dėžėmis gali tekti mokėti nuo 500-600 eurų, o jei kalbame apie pilną sunkvežimį (90 kubinių), tai tai gali siekti 2500-4000 eurų. Taip pat įtakos turi degalų kaina, kuri dabar, tiesą sakant, beveik nebelekia. Biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje tampa brangesnis dėl Britanijos muitinės procedūrų, kurias turi atlikti brokeris. Nereikia manyti, kad kaina galutinė, visada gali atsirasti papildomi mokesčiai už užkardą arba naktinį darbą. Geriau paprašyti fiksuotos kainos, jei tik įmanoma.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai į standartinę kainą įeina pagrindinis draudimas, bet jis dažnai būna labai mažas, pvz., 10 EUR už kilogramą. Jei vežate brangią techniką ar meno kūrinius, reikia tartis dėl didesnės apsaugos. Kartais klientai mano, kad viskas yra uždrausta automatiškai, tačiau tai netiesa. Būtinai perskaitykite draudimo sąlygas, ypač dėl to, kas nėra draudžiama (pvz., pinigai, brangenybės, dokumentai). Esu matęs, kaip žmonės prarado vertingus dalykus ir negavo nieko, nes nepasirašė pridėtinio draudimo. Geriau būti sausam ir patikrinti tai dar prieš pakrovimą.

Kokius dokumentus reikia parengti?

Reikės prekių eksporto deklaracijos, transporto dokumento (CMR) ir, svarbiausia, inventoriaus sąrašo su verte. Be to, reikės EORI numerio, jei jūsų įmonė jo dar neturi. Britai dabar labai griežtai tikrina, ar sąraše viskas sutampa. Jei parašysite "biuro baldai" viena eilute, gali būti problema. Reikia išvardyti: 5 stalai, 10 kėdžių, 3 spintos. Taisyklės pasikeitė po 2021-ųjų, ir dabar tai yra formalumas, be kurio neprasversite. (Neseniai vienas klientas bandė įvežti daiktus kaip asmeninį turinį, bet muitininkai iškart atskyrė, nes tai buvo įranga verslui).

Ar reikia mokėti PVM ar Muitą?

Jei esate registruota įmonė ir vežate įrangą, kuri buvo naudojama Jūsų verslui Lietuvoje, tai dažniausiai muitas netaikomas – tai laikoma laikinaja perkėlimo procedūra (Temporary Admission). Tačiau reikia pateikti garantiją (dažniausiai draudimo bendrovės), kad daiktai bus grąžinti arba deklaravami kaip galutinai importuoti. PVM klausimas yra komplikuotesnis, geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistas, ne mokesčių specialistas. Žinau tik tiek, kad popieriaus darbų daugėja, o laiko mažėja. Nežinau, ar dabar tais metais kažkas pasikeitė dėl ribinės vertės, bet geriau būti pasiruošusiam.

Kas daryti, jei kaina atrodo per žema?

Bėkite tolyn. Seriožiai, rinkoje yra daug "pavasario" firmų, kurios pasiūlo kainas, kurios net nepadengs degalų. Jei kas nors sako, kad gali nuvežti biurą į Londoną už 800 eurų pilnu sunkvežimiu – tai apgavimas. Jūsų daiktai gali būti paimti kaip įkaitai, kol papildomai sumokėsite. Dirbu jau 20 metų ir moku suskaičiuoti, kiek kainuoja viena diena kelyje. Jei skambantis neįvardija papildomų mokesčių (užkarda, tilto mokesčiai, Londono koncesija), tai jis juos slepia. Pasirinkite patikimas įmones su pažymėtais automobiliais.

Ar galima mokėti grynaisiais atvykus?

Geriau ne. Profesionalios firmos dirba tik pavedimais arba banko kortelėmis. Pinigai vairuotojui kišenėje yra blogas ženklas. Vienaip kitaip tai susiję su mokesčių nuslėpimu arba paprasta nesąžiningumu. Jei vairuotojas reikalauja grynųjų "maitinimui" arba kitiems reikalams, tai jau įtartina. Visada reikia turėti sutartį, kurioje parašyta, kada ir kaip atliekamas apmokėjimas. Taip pat įsitikinkite, kad sąskaita-faktūra bus išrašyta iš karto, o ne po trijų mėnesių.

Logistika ir praktiniai niuansai

Ar darbuotojai turi dėti rankas ant daiktų?

Geriau, kad nedėtų. Mūsų draudimas neapima daiktų, kuriuos krauna ar iškrauna ne mūsų darbuotojai. Be to, jei kas nors nusileis, tai bus bėdų. Leiskite mums dirbti – mūsų krovėjai yra patvirtrinti, moka pakelti sunkius daiktus be sveikatos pažeidimų. Darbuotojai gali padėti surinkti smulkius daiktus į dėžes, bet fizinį darbą geriau palikti mums. Taip pat būna, kad darbuotojai bando įsibrauti į sunkvežimį padėti, o ten būna tiesiog pavojinga. Atsistokite šalia ir gerkite kavą, o mes susitvarkysime.

Kaip susitvarkoma su transporto priemonių stovėjimu?

Jungtinėje Karalystėje, ypač miestuose, tai yra didžiausia galva skausmas. Reikia gauti specialų leidimą (parking permit) iš vietos savivaldybės. Tai užtrunka kelias savaites. Jei atvažiuojame be leidimo, gausite baudą, kurią turėsite mokėti jūs. (Oho, atrodau pamiršau paminėt, kad London centre dabar be to neprašysi nei išlipo). Todėl reikia viską iš anksto suorganizuoti su biuro administratoriumi ar nuomotoju. Jei reikia, mes galime užstoti ant dviejų vietų, bet tai irgi reikalauja derinimo su policija.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai reta, bet įvyksta. Esu matęs, kaip lūžta puspriekabė ašis arba užgęsta variklis. Tuomet mes iš karto skambiname techninei pagalbai iš artimiausios bazės. Jei įvyksta didelė avarija, mes organizuojame krovinio perkrovimą į kitą sunkvežimį. Žinoma, tai uždelaya procesą, bet mūsų įsipareigojimas – pristatyti daiktus. Tokiu atveju mes pranešame jums ir stengiamės išspręsti problemą kuo greičiau. Svarbiausia – nereikia panikuoti, mes turime kontaktų visoje Europoje. Tiesa, jei sugenda britų priekaba, tai dalys gali tekti laukti ilgiau negu čia.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Taip, dabar beveik visi sunkvežimiai turi GPS stebėjimo sistemas. Galite pamatyti, kur mašina yra realiu laiku. Tačiau neprašykite mums skambinti kas valandą ir klausti "kur jūs". Vairuotojas negali kalbėti telefonu vairuodamas (britai už tai baudžia labai griežtai). Geriau susitarti dėl pranešimų, pvz., pranešime, kai pasieksiam kalno perėją arba kai atvyksam į uostą. Pasitikėjimas – tai pagrindas. Kartais signalas pradingsta kalnuose arba tuneliuose, tai ne reiškia, kad mes dingo.

Ar vežiate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Galime, bet tai turi būti aiškiai deklaravama. Jei darbuotojas nori nusivežti savo dviratį ar kelias dėžes su knygomis, tai problema nėra, jeigu tai įrašyta į sąrašą. Negalima paslėpti nieko sunkvežimio gale be žinios. Muitinė galimanyti, kad tai prekyba. Jei dauguma darbuotojų nori nusivežti daiktų, gali reikėti didesnio sunkvežimio arba papildomo furgono. Tai viską galima suderinti, tiesiog praneškite iš anksto, kad nereikėtų "iš kėdės" spręsti vietos trūkumo.

Kiek stovi išpakavimo paslaugos?

Tai įeina į bendrą kainą, jei sutartyje taip nurodyta. Mes ne tik atvežame ir išmetame į grindis. Mes galime padėti atidaryti dėžes, surinkti baldus į vietą, netgi pajungti kompiuterius (jei sutarta). Geriausia yra tai, kad galite ateiti į naują biurą ryte ir jis jau būna parengtas darbui. Išsiruošime ir visą šiukšlinę (pakuočių medžiagas) pasiimsime su savimi, kad jums nereikėtų galvoti apie jos utilizavimą. Britai labai griežti dėl šiukšlių rūšiavimo, tai mes pasirūpinsime, kad viskas patektų į reikiamas konteinerius.

Specifika ir problemos JK

Ar sunku važiuoti į Škotiją ar Velsą?

Nėra sunkiau nei į Angliją, bet atstumai didesni. Jei reikia važiuoti į Glazgow ar Edinburgą, tai tas pats kelias tik šiek tiek ilgesnis. Velsas turi savo kalbą ir kelių ženklų specifiką, bet tai mums nekelia problemų. Vienintelis dalykas – laiko skirtumas. Jei reikia būti ten ryte, reikia išvykti diena anksčiau. Taip pat reikia atsiminti, kad kai kurios Škotijos salos reikalauja keltų, o tai brangų malonumą. Geriau iš anksto pasitikslinti adresą, kad nenuvažiuotume į kažką panašaus į Highands vidury nakties.

Kas yra ULEZ zona ir kaip ji veikia?

O tai dabar didelis dalykas Londono centre. ULEZ (Ultra Low Emission Zone) reiškia, kad jei jūsų sunkvežimis neatitinka ekologinių standartų (Euro 6), turite mokėti didelę mokesčį kasdien. Mūsų parkas yra atnaujintas, taigi mums tai problema nėra, bet jei samdote pigų vežėją su sena "vaza", jums gali tekti mokėti £100 kasdien. Be to, dabar ši zona išsiplėtė labai plačiai. Būtinai pasitikrinkite, ar jūsų adresas yra šioje zonoje, nes pinigai bus nuskaičiuoti automatiškai pagal numerių atpažinimą.

Ar reikia mokėti už tiltus?

Taip, yra keletas mokamų tiltų, pvz., Dartford Crossing (tarp Essex ir Kent). Tai nebrangu, maždaug 3-4 svarai, bet tai reikalauja specialios registracijos internete per 24 valandas. Jei nespėjate, bauda gali būti 70-100 svarų. Mes viską susimokėm iš anksto, todėl mūsų klientams nereikia rūpintis. Bet jei važiuojate savo furgonu, būtinai užsiregistruokite, kitaip gautite laišką po mėnesio su dviguba bauda. Britų sistema su foto fiksavimu veikia be galo tiksliai.

Kaip elgiamasi su muitinės patikra?

Jei visi dokumentai tvarkingi, tai praeiname per "žaliąją juostą" (greitąjį kelą). Tačiau jei sistema "pamiršo" arba atsitinka klaida, gali tekti važiuoti į "raudonąją". Ten tikrina fiziškai. Tai gali trukti nuo valandos iki kelių dienų (blogiausiu atveju). Dažniausia tikrina, ar nėra cigaretų ar alkoholio virš limito, bet kartais gali atidaryti pilną furgoną. Todėl labai svarbu, kad dėžės būtų pažymėtos, o sąrašas tikslus. Jei kas nors nesutampa, prasideda ilgos paaiškinimų procedūros. Vienas kartas teko laukti, kol britai tikrino krepšinius kamuolius, nes maniau, kad tai kažkas įtartumo (buvo tiesiog dovanos klientui).

Ar galiu važiuoti kroveju kartu su vairuotoju?

Teoriškai galima, bet praktiškai nerekomenduoju. Sunkvežimio kabinoje vietos mažai, o kelionė trunka ilgai. Be to, jei įvykia avarija ar sulaikymas, jūs būsite įstrigęs ten kartu. Geriau susitikti tiesiog priešais naują biurą arba skambinti. Mums labiau patogu dirbti be stebėtojų, nes įtampa didesnė. Jei labai norite, galima tartis, bet tada atsakingumą prisiimate už savo maistą ir miegą. Kartais važiuoja trečiasis vairuotojas, tai kita kalba, bet paprastai tai du žmonės.

Ką daryti, jei pasirodo, daugiau daiktų nei planuota?

Tai įprasta. Viskada pasirodo, kad spintoje yra daugiau failų nei manyta. Jei netilpame į planuotą tūrį, turime skambinti ir koordinuoti papildomą transportą. Tai gali reikšti, kad dalis daiktų atvyks vėliau arba reikės mokėti už didesnę mašiną. Geriausia neapsigauti. Prieš pakrovimą mes įvertiname tūrį akimi, bet jei jūs pats įmetėte dar 50 dėžių be žinios, tai ne mūsų kaltė. Būkite sąžiningi dėl kiekio, ir mes viską suplanuosime.

Ar dirbate savaitgaliais ar švenčių dienomis?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Britai turi savo šventes, kurios skiriasi nuo mūsų, pvz., "Bank Holidays". Tuo metu keliuose gali būti didelės eisės (visi vyksta į pajūrį). Geriausi perkraustymo d yrai yra penktadienis–sekmadienis, kad pirmadienį jau dirbti. Tačiau jei reikia skubiai, mes esame pasirengę važiuoti bet kada. Tik atsiminkite, jei atvykstate sekmadienį į Londoną, niekas negalės jums padėti su raktų paėmimu iš nuomos agentūros, ji nedirba.

Noriu tik paminėti, kad biuro perkraustymas Jungtinėje Karalystėje nėra tas dalykas, kurį reikia daryti "iš alkio". Pasitikėkite patirtimi, ne kainos lupa. Dirbame su šia šalimi jau dešimtmetį, žinome visus kiemus ir važiuojame be GPS, todėl pristatyme vėlavimų neliksi. Geros sėkmės ir sėkmės naujame biure, tikiuosi, ten bus daugiau erdvės nei senajame. O jei kils klausimų – tiesiog skambinkite, paaiškinsiu gyvai.