Biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai: kas slypi po popieriumi

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai visada yra iššūkis, net jei atrodo, kad viskas aišku. Dažniausiai klientai skambina tada, kai jau viskas privalo būti padaryta "vakar". Suprantu, verslas ne sustoja, bet anglų muitinės ir keltų tvarkaraščiai nepritaikyti tiems, kurie pamiršo susirūpinti dokumentais iš anksto. Teko nemažai matyti situacijų, kai vairuotojas stovi sienoje ir laukia, kol klientas susigaus su papildomų dokumentų siuntimu, o įmonės Londonas jau skambina, kad reikalingi serveriai. Čia ne tiesiog apie tai, kad pakrauti dėžes į sunkvežimį; čia apie tai, kad viskas vyktų sklandžiai, nors aplinkui būtų chaosas. Todėl stengsiuosi papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių sąvokų.

Dokumentų chaosas ir bręzitas (Brexit)

Ar ką nors pakeitė Brexit dėl biuro įrangos pervežimo?

Pakeitė, ir tai ne vien papildomi formų langeliai. Anksčiau buvo paprasta: užkrautum ir važiuok, dabar reikia EORI kodų, prekių deklaracijų ir, svarbiausia, tikslios kilmės dokumentų. Jei nemagate paliudyti, kad biuro kėdės pagamintos ES (tikėtina, kad Kinijoje), mokėsite importo mokestį. Dažnai klientai mano, kad jei jie jau turėjo tą įrangą UK, tai perkėlimas į Lietuvą yra "nemokamas". Nėra. Muitinė tai traktuoja kaip eksportą iš UK ir importą į EU. Be gerai parengto eksporto KVAD (pardavimo kvitas), vairuotojui gali neleisti išvažiuoti iš Anglijos.

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti rankose?

Reikalingas eksporto sąrašas (packing list) ir komercinė sąskaita faktūra, net jei tai ne pardavimas, o įmonės perkraustymas. Muitininkai mato, kad prekė keliauja – jie nori žinoti vertę. Be to, jei pervežate IT įrangą, reikia serialų numerių. Buvau atvejų, kai vairuotojas neįleistas į keltą, nes sąraše buvo parašyta tiesiog "2 kompiuteriai" be specifikacijos. Tas trūkumas kainavo dienos vėlavimą. Tikiuosi, jūsų buhalteris su tuo susitvarko greičiau nei mūsų dispečeriams spėja gerti kavą.

Kas turi daryti muitinės deklaraciją – aš ar pervežėjas?

Dažniausiai pervežėjas gali pasiūlyti brokerio paslaugas, bet tai kainuoja. Tačiau jei norite operatyvaus biuro perkraustymo, patartina leiskti profesionalams tvarkyti šitą dalyką. Mums dirbantys brokeriai žino visus niuansus, o jei bandysite daryti patys pirmą kartą, galite užstrigti sienoje dviem savaitėms. Pats perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai tampa nepanasus į operatyvų, jei deklaracijos klaidingos. Geriau sumokėti už paslaugą ir gauti prekes po 3 dienų, nei mokėti vairuotojui stovėjimą angliškame uoste.

Ar reikia mokėti PVM ar importo mokesčius?

Jei perkraustote visa įmonę iš UK ir uždarote filialą, gali būti taikomas atleidimas nuo importo mokesčių (Transfer of Residence ar panašios procedūros verslui), bet tai labai specifika. Įprastai, jei verslas tęsiasi, prekės priskiriamos atsargoms ir reikia mokėti PVM bei galbūt cusumą (jei prekės ne iš EU). Čia verta pasikalbėti su buhalteriu prieš pradedant dėti dėžes. Aš čia ne specialistas, bet matyčiau, kad dažnai klientai stebisi, kodėl gavo sąskaitą iš muitinės po to, kai jau atvyko krovinys.

Kas daryti, jei trūksta ką nors iš dokumentų uoste?

Laukti. Nėra kito būdo. Kartais galima pateikti garantinį raštą, bet tai ilgas procesas. Geriausia pasirūpinti, kad viską būtų patikrinęs vairuotojas prieš išvykdamas iš sandėlio Anglijoje. Vieną kartą teko išsiusti dokumentus faksu (faksu, čia 21 amžius!) į Doverį, nes sistemos nenorėjo priimti el. pašto dėl serverio gedimo. Tokios smulkmenos gaidina operatyvumo idėją, bet su tuo tenka susitaikyti.

Ar galiu pervežti asmenines daiktų kartu su biuro įranga?

Negalima. Tai viena dažniausių klaidų. Jei į biuro krovinią įmesite savo pusdėklį su drabužiais ar vaiko vežimėlį, muitinė gali padaryti "inspekciją" (kratymą) ir viską iškrauti. Muitinės taisyklės skiria komercinį ir asmeninį krovinią. Biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai reikalauja griežtos tvarkos, nes vairuotojas atsakingas už kiekvieną dėžę, kuri nurodyta vadyboje (manifeste). Padėkite savo daiktus į atskirą dėžę arba geriau – palikite namie, kad nekiltų įtarimų dėl kontrabandos.

Fizinis darbas ir logistika

Kokį transportą rinktis – sunkvežimį ar furgoną?

Priklauso nuo tūrio. Jei tai tik keli(serveriai) ir 10 dėžių, 3.5 tonų furgonas užteks. Jei perkraustote visą "open space" su stalais, sekcijomis ir virtuvei reikalingais daiktais – reikės 20 pėdų sunkvežimio su keltu. Dabar, po Brexito, mažiems furgonams sunkiau prasibrauti per anglų "pasienį" dažniau tikrinami. Sunkvežimiams eina lengviau, jei dokumentai tvarkingi, bet Londono centre juos vairuoti siaubingai. Reikia įvertinti, ar krovinys įsipils ir ar sunkvežimis galės priartėti p patalpų durų (t.y. ar nėra "žaliųjų" zonų ar maitinimo ribojimų).

Kaip greitai galite atvykti surinkti įrangą?

Įprastai planuojame 2-3 dienas. T.y., užsakymą gavę pirmadienį, trečiadienį ar ketvirtadienį jau galime būti Anglijoje. Bet operatyvus biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai – tai kategorija "brangus ir greitas". Jei reikia.važiuoti rytoj, reikia susimokėti už tuščią važiavimą viena kryptimi (fergo mokestis abiem kryptimis ir degalai). Dabar kainos šokinėja, degalai brangsta, todėl tokios ekspedicijos kainuoja. Bet jei verslo veikla priklauso nuo to, kad serveriai veiktų Vilniuje jau šeštadienį, neteko kito kelio.

Ar vairuotojai padeda pakrauti/iškrauti?

Standartiškai – ne. Mūsų vairuotojų pareiga – nuvežti krovinią saugiai iš taško A į tašką B. Jie gali padėti nuleisti dėžę iš sunkvežimio nuleidimo įrenginio, bet nešioti ją ant trečio aukšto lifto – ne. Jei reikalingi vadybininkai (krovinėjai), tai papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš anksto. Nemanau, kad norite, kad vairuotojas, kuris vairavo 10 valandų, nuneštų jūsų brangų printerį ir numestų jį laiptuose nuo pervargo.

Kaip su jumis susisiekti Anglijoje, jei aš ten neesu?

Reikalingas atstovas arba asmuo, kuris turi raktus. Negalime laukti po duris valandą, kol kas nors važiuoja su raktais. Esu matęs, kaip keliniai (vairuotojai) praranda nervingai laiką Londono rajonuose, nes klientas nenurodė tikslaus adreso arba neatsiliepė į skambutį, kai vairuotojas atvyko. Sudarykite aiškņ planą: sukurkite "WhatsApp" grupę su vairuotoju. Daugeliu atvejų taip padarome, nes taip lengviau siųsti nuotraukas (pvz., kur stovėti su sunkvežimiu).

Ar saugu kelti IT įrangą ir serverius?

Saugu tik jeigu tai padaryta profesionaliai. Jei supaksite serverius į paprastas dėžes ir užmėsite ant grindų sunkvežimyje – ne. IT įrangą reikia supakuoti ant antkelnių (stenders), o smulkesnius daiktus į burbuluotą plėvelę ir užtvirtinti, kad jie nešoktų. Biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai dažnai kenkia kokybei – visi skuba, todėl elektronika nukrenta. Rekomenduoju pasirūpinti specialiu sandėliavimu (krepšiais bei foam užpildu). Vėliau dėl sugadintų duomenų niekas neatsakys.

Kas yra "kraunamosios vienos" (loading meters) skaičiavimas?

Tai paprasta: kiek krovinių užima 1 metro ilgio ir pilno pločio juostą sunkvežimyje. Sunkvežimio plotis apie 2.4 metro. Taigi, jei turite 10 pavienių europalečių, tai apie 4 metrus (jei statmenai). Skaičiuodamas kainą operatyviam perkraustymui, aš visada klausių, kiek tai užims vietos, o ne tik kiek svorio. Sunkvežimis gali paimti 20 tonų, bet jei tai 20 tonų popieriaus (archyvams), vietos neliks. Taigi, vietos skaičiavimas čia pagrindinis.

Ar galima užsakyti dalinį krovinią (part load)?

Taip, tai dažnai atsitinka. Jei netenkinate visos mašinos, galime sujungti jūsų biuro perkraustymą su kitu klientu, kuris veža į Londoną ar iš jo. Tai sumažina kainą, bet... prailgina laiką. Turime laukti, kol surinksime visą mašiną arba surasime maršrutą. Jei jums svarbiausia kaina ir galite laukti savaite, tai puikus variantas. Bet jei reikia operatyvaus biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai, tai dalinis krovinys netinka.

Ką daryti, jei biure nėra pakrovimo rampos?

Reikia užsakyti mašiną su keltuvu (lifto gale) arba susitvarkyti su "vadybininkais", kurie neš. Vairuotojas tikrai nešios 30 kg dėžę nugaromis laiptais žemyn. Londono biurai dažnai būna senų pastatų viršuje, be lifto krovimui. Tai viena didžiausių problemų. Be to, Londone daug kur reikia specialių leidimų įvažiuoti sunkvežimiui į gatvę prie pat įėjimo. Viską tai reikia iš anksto nusistatyti.

Nelaimingi atsitikimai ir problemos

Kas nutinka, jei kelyje sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turiam draudimą, bet jis neapima jūsų verslo nuostolių dėl pristatymo vėlavimo. Jei sugenda variklis Prancūzijoje, reikės laukti pagalbos. Klientai dažnai klausia: "o kas jei?", o aš atsakau: "duokit Dievui, kad nesugestų". Turime techninę pagalbą, bet pakeisti grandinę (timing belt) autostradoje trunka dieną. Operatyvumas dingsta. Todėl naudosime tik patikrintus sunkvežimius.

Ar buvote atvejų, kai dingę daiktai?

Dingimas retai, bet įbrėžimas arba sužeidimas įvyksta. Paskutinis rimtas įvykis buvo su viena firma, kai vairuotojas sustojo pailsėti Italijoje (nors maršrutu nebuvo Italijos, (ką jis ten darė, nežinau iki šiol)) ir jam išlaužė sparną du dėžės su archyvais. Archyvai nuskendo (lijo). Mokėjame draudimą, bet dokumentų atkūrimas kainavo jiems daugiau nei mums. Todėl svarbu vertės draudimas ir saugus parkavimas.

Kaip elgtis su Londono "congestion charge" ir ULEZ?

Tai kliento reikalas. Jei mes įvažiuojame į zoną, sąskaitą išsiunčiame jums (be PVM pridėjimo, tiesiog pervarduojame mokesčį). Dabar ULEZ zona išsiplėtė labai toli. Jei vairuotojas važiuoja senesniu sunkvežumi (Euro 5 ar mažiau), įvažiavimas gali kainuoti šimtus svarų per dieną! Reikia labai aiškiai žinoti, į kurį rajoną važiuojame. Biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai taip pat reiškia, kad reikia sugebėti apskaičiuoti šias "mikro" išlaidas.

Ką daryti, jei klientas Anglijoje atsisako priimti kroviniį?

Tai buvo. Pusiau kelio sužinojome, kad biuras uždarytas anksčiau laiko, o raktų niekas neturi. Ką darys vairuotojas? Nešios dėžes atgal į Lietuvą (tuščias, nors užpildytas) arba nešios į sandėlį UK, kur reikės mokėti saugojimą. Abu variantai brangūs. Todėl stipriai rekomenduoju patikrinti galą prieš pradedant važiuoti. Pasirašykite sutarty, kad įmonė garantuoja priimti krovinių.

Ar tikrinami keliais "piktadarbiai"?

Kelias kartus buvo bandymų "pavogti" krovinių, kai vairuotojai ilsėjosi ne saugiose aikštelėse, o prie pat kelio vienoje Kroatijoje ar Vokietijoje. Dabar mūsų vairuotojai turi griežtas instrukcijas sustoti tik SECURE (saugiose) aikštelėse su sargu arba užrakinta aikštelėje, net jei tai brangiau. Gailiu pinigų už saugumą, bet geriau sumokėti 20 eurų už stovėjimą nei prarasti 20 000 eurų vertės krovinį.

Pristatymas Lietuvoje ir pabaiga

Ar galite pristatyti tiesiai į sandėlį Vilniuje/Kaune/Klaipėdoje?

Taip, štai čia mes jau save jaučiame kaip žuvis vandenyje. Lietuvoje problemų su pristatymu beveik nėra, tik reikia pasirūpinti, kad prie durų tilptų 18 ar 20 metr� mašina. Vilniaus senamiestyje sunku, bet pramonės zonose (Naujoji Vilnia, Šiaurės miestelis) – be problemų. Pristatymas Lietuvoje daugybę kartų greitesnis nei Anglijoje. Biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai tampa akivaizdus, kai mašina užvažiuoja į Lietuvos erdvę, kur nėra šimtų kontrolių.

Kaip vyksta iškrovimas, jei klientas negali būti vietoje?

Turime galimybių įleisti vairuotoją į sandėlį arba padėti dėžes vartuose esančioje aikštelėje. Jei reikia įnešti į patalpas, reikia, kad kas nors būtų atsakingas. Vieną kartą padėjome dėžes prieš vartus, pradėjo lieti, o vadybininkas nespėjo atvykti. Dėžės drėgno. Kas kaltas? Diskutuojame iki šiol (ne, tik juokaujuose, bet geriau būkite vietoje).

Ar iškraunate surūšiavus dėžes pagal etiketes?

Jei užsakote vadybininkų pagalbą – taip. Jei tik vairuotoją – jis išmes viską į vieną krūvą. Vairuotojas nežino, kur yra "HR skyrius", o kur "IT". Etiketės ant dėžių yra būtinos, o dar geriau – numeruotos. Tada galime parengti iškrovimo schemą. Pats Biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai pasibaigia tuo momentu, kai paskutinė dėžė nuleidžiama žemyn ir pasirašoma važtaraštis.

Kokios garantijos, kad viskas atvyks nenukentėjusi?

Rašome sutartį, todėl turime civilinę atsakomybę. Tačiau, kaip jau minėjau, vertės draudimas yra svarbiausias dalykas. Dešimt metų senų biuro kėdžių vertė – nulis, tad jas sudaužius, niekas neišmokės. O serveriaus, kurio kaina 5000 eurų – kitaip. Užpildykite prekių vertės sąrašą sąžiningai. Tai apsaugo jus ir mus.

Ar imate grįžtantį krovinią (atgal į UK)?

Taip, tai mums labai patogu. Tuomet mes nedokome beprotiškų už keltą, o gauname dvigubą naudą. Jei jūsų partneriai turi ką siųsti atgal, pasakykite iš karto. Tai gali sumažinti jūsų perkraustymo kainą net 30-40%. Biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai visada pigiau, jei yra grįžtamojo krovinio logika.

Ką daryti su atliekomis (pakuojimosi medžiagos)?

Anglijoje klientai dažnai prašo išmesti dėžes. Lietuvoje tai taip pat galima, bet už papildomą mokestį, reikia išvežti į šiukšliadėžę. Galite palikti dėžes sau arba mums pasakyti, kad jas išmesime. Kartais dėžių tiek daug (ypač jei tai archyvinės dėžės), kad reikia net kelių priekabų, kad jas tik išmesti. Įvertinkite tai.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Standartiškai 50% avanso, likę 50% po pristatymo, pateikus važtaraštį. Esu matęs įmonių, kurios atsisako mokėti, kol neįrengė kompiuterių. Tai ne mūsų problema. Mūsų problema – nugabenti. Pasirašius dokumentą, kad prekės atvyko geros būklės, mokėjimas turi būti įvykdytas per tam laiką (paprastai 3-7 dienas).

Kodėl kaina pas keletą skirtingų vežėjų skiriasi taip smarkiai?

Nes kainuoju skirtingus dalykus. Vieni kainuoja tik "nuo A iki B", kiti įskaičiuoja visus mokesčius, darbo valandas, draudimą, ir naudoja savo vairuotojus (ne samdomus). Jei kasnors siūlo kainą 50% mažesnę nei rinka, tai greičiausiai arba apgavys, arba vairuotojas vėliau prašys "papildomai" degalų. Operatyvumas niekada nebuvo ir nebus pigus.

Galite pervežti augalus ar chemines medžiagas?

Augalus iš UK į EU dabar beveik neįmanoma pervežti legaliai be fitosanitarinių pažymų, kurios kainuoja brangiau nei patys augalai. Taip pat atsargiai su cheminėmis medžiagomis (valymo priemonėmis) – jos gali būti klasifikuojamos kaip pavojingos krovinių (ADR). Nedarykite to bežiūrėdami, gali baigtis bauda.

Ką daryti su drabužėmis iš biuro (uniformomis)?

Uniformos su firmos logotipais gali būti laikomos reklamine atributika, bet jose yra tekstilė, ant kurio taikomi kvotos (taikomos muitinės). Gali reikėti mokėti PVM. Paprastai nekelia problemų, jei kiekis nedidelis, bet jei pervežiate 500 uniformų, reikia jų rūšis ir medžiagos sudėtį. Būkite pasiruošę pateikti duomenis.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sistemą. Galiu jums nusiųsti nuorodą, kur matysi, kur mašina yra. Tačiau vairuotojui dažnai negalima skambinti, kai jis vairuoja (įstatymai), todėl sekimo programėlė – geriausias būdas sužinoti, kada bus pietus.

Kokios būtų paskutinis patarimas?

Nesikreipkite į pigiausius variantus, jei jums rūpi verslo tęstinumas. Biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai turi būti planuojamas kaip karinė operacija. Gerai padarytas darbas kainuoja, tačiau jūs įmonė dirbs toliau be nutrūkimų. O jei pasileisite į "nuolaidų" gūžtį, tuomet ilgai gausite aiškinti savo darbuotojams, kodėl jie neturi kompiuterių.

Išvados

Viskas suokia tiesiog, kol nepradeda vadovauti emocijos. Biuro perkraustymas Jungtinė Karalystė Lietuva operatyviai – tai sudėtingas mazgas, kuriam sujungti reikia ne tik fizinės jėgos, bet ir žinių apie tarpinesias sąlygas. Aš esu matęs kaip įmonės sutaupydamos ant dokumentų netekdavo savo inventoriaus. Vertės toli nueina. Tad jei planuojate tokį žingsnį, skambinkite iš anksto, klausinėkite ir nedarykite prielaidų. Gerai suplanuotas perkraustymas yra tas, kurį jūs net nepastebite, o blogai suplanuotas – košmaras, kuris žada dvi savaites. Sėkmės kelyje!