Biuro perkraustymas iš UK: kaip užtikrinti minimalų verslo trikdymą ir išlikti santvarkoje

Perkraustyti biurą iš Jungtinės Karalystės – tai ne kasdienybė, bet mano dvidešimt metų patirtis šioje srityje leidžia sakyti, kad viskas galima, jei žinai, ant ką stumti. Dažniausiai klientai bijo ne paties krovinių važiavimo, o to, kad verslas sustos, darbuotojai liks be darbo priemonių, o orai sužlugdys grafiką. Tikrai, biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas gali būti pasiektas, tai ne mitas, bet reikalauja gero planavimo ir šaltos galvos. Brexitą jau pamiršome, bet muitinės vis dar sukelia nemalonumų, todėl reikia žinoti, ką tiksliai veži. Štai trumpas vadovas, kaip tai padaryti taip, kad jūsų komanda net nesužinotų, kada vyko judesys, arba bent jau nenukentėtų jūsų pajamos.

Kas ir kada? Planavimo chaosas

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą?

Nesuklysiu sakdamas, kad kuo anksčiau, tuo geriau, bet realistiškai – mažiausiai mėnesį prieš datą. Esu matęs įmonių vadovus, kurie skambino antradienį, o krovinius norėjo vežti penktadienį. Tai būna katastrofa. Turite sudaryti detalią inventoriaus sąrašą, suprasti, kiek tai užims vietos sunkvežimyje, ir suderinti vizitus su savo komanda. Jei norite pasiekti biuro perkraustymą iš UK su minimaliu verslo trikdymu, pradėkite planuoti dabar, o ne rytoj. Neleiskite, kad paskutinė minutėtų jums sutrupti nervus.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ir technikai?

Absoliučiai taip, nerašykite sau ant nosies, kad „jums pasiseks“. Paprastos kartoninės dėžės sprogs po sunkių monitorių svorio, o tada bus liūdna. Rekomenduoju rinktis sustiprintas dėžes su putomis arba specialius „computer crates“ – tai toks dėžių tipas, kurį dažnai naudojame dideliuose projektuose Londono mieste. Neteisingai supakuota technika sudaužoma dažniausiai nei baldai, todėl čia taupyti neverta. Technika – tai jūsų verslo širdis, geriau investuokite į pakavimą.

Kaip sužinoti tikrąją kainą, kai kainos svyruoja?

Oi, čia yra klausimas, kurio visi bijo. Kainos priklauso nuo degalų, kurių kaina Anglijoje dabar kaip ant riedučių, ir nuo to, kiek vietos krovinyje užimsite. Kartą klientas sakė, kad turi „tris katedras“, o atvažiavome pamatyti tris stalus ir tris kėdes. Toks netikslumas gali pakeisti kainą dvigubai. Biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas gali tapti brangus pramogu, jei nebus tiksliai išmatuota. Visada prašykite vizito arba vaizdo skambučio, kad įvertintume tūrį.

Ar galima vežti smulkius daiktus ne dėžėse?

Galima, jei norite, kad jie dingsą arba susilaužytų. Esu matęs, kaip žmonės metė viską į didelius juodus maišus – tai blogiausias dalykas. Vairuotojai nekelia maišų, jie kelia dėžes, nes tai ergonomiška ir saugu. Jei dėžės neturite, pasakykite mums, mes paruginsime, nes tai pigiau nei pirkti naujus monitorius. Smulkmenos turi būti susistemintos, kitaip iškrautybus krovinius Lietuvoje gausite chaosą.

Kiek laiko tikrai užtrunka kelionė iš Londono į Vilnių?

Standartiškai, jei vairuotojas važiuoja be ilgos pertraukos, tai trunka apie 48-60 valandų, tačiau visada įskaičiuokite ir muitinės laukimą. Jei biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas yra jūsų tikslas, turite numatyti buferį. Kartais keliaujant per Angliją užstringa sunkvežimiai M25 žiede (kas yra kasdienybė), o Lietuvoje – sniegas arba road works. Geriau planuokite, kad krovinyv atvyks anksčiau, negu vėlai, bet su šia transporto priemone niekada nežinai, kas gali nutikti kelyje.

Dokumentai, muitinės ir Brexit pagunda

Kas dėl dokumentų – ar reikia kažko ypatingo po Brexito?

Taip, reikia Ex1 formos arba tarpininko pagalbos, kadangi dabar tai trečioji šalis. Dauguma klientų mano, kad pakanka tik vairuotojo pažymėjimo, bet tai ne taip. Be tinkamai užpildytų dokumentų sunkvežimius gali sustabdyti sienoje, o tai garantuotas verslo trikdys. Mums dažnai tenka aiškinti muitininkams, kad tai ne prekyba, o perkraustymas (perkelimas turtu), todėl mokesčiai gali būti kitokie. Geriau patikėkite šį darbą profesionalams.

Ar reikia deklaroti visus biuro baldus?

Ne visada, bet reikia turėti sąrašą su serijiniais numeriais, jei baldai yra brangūs arba nauji. Muitinės sistemos dabar yra labai digitalizuotos, bet kartais jas užstrigta. Vieną kartą turėjome klientą, kuris bandė vežti senas kėdes, už kurias norėjo gauti didelę kompensaciją draudimui, tai sukėlė papildomų klausimų. Būkite sąžiningi su inventoriumi – tai greičiau ir pigiau. Biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas prasideda nuo teisingų popierių.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Jei turite popierinius dokumentus, geriau juos vežti su savimi lengvame automobilyje, o ne krovinyje. Nors saugome krovinius, bet rizika, kad dėžė gali pasimesti arba drėgmės patekti, visada egzistuoja. Jei visgi reikia vežti sunkvežimiu, uždarykite juos į plastikinius kibirus su spynomis. Nenoriu jums bauginti, bet duomenų nutekėjimas gali kainuoti brangiau nei patys perkraustymo išlaidos.

Ar galima vežti maisto prekių iš biuro virtuvės?

Ribotai ir tik jei tai yra uždaryta pakuotėse su galiojimo data. Angliškai sausainiai ar arbata – tai puiku, bet mėsos ar kiaušinių vežti negalima, muitinė tai konfiskuos. Buvo atvejis, kai klientas norėjo vežti pusę savo biuro „pantry“ – turėjome viską palikti tarpininkui sandėlyje. Sutaupykite nervų ir palikite maistą Anglijoje arba atiduokite darbuotojams. Nėra nieko keičiau, kai muitinės pareigūnas randa seną sūrį dėžės gale.

Kas nutinka, jei dokumentuose įrašysiu neteisingą svorį?

Tai gali būti problema, nes kaina skaičiuojama pagal svorį, o muitinė gali įtarti apgaulę. Jei biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas yra svarbus, nerašykite, kad dėžė sveria 10 kg, jei ji sveria 50. Vairuotojai turi teisę patikrinti svorį sienoje, o skirtumas gali lemti baudą. Būkite tikslūs, net jei tai atrodo smulkmena. Geriau brangiau, nei sustabdytas sunkvežimis prie sienos.

Technika, IT ir serveriai – jautriausia dalis

Kas dėl serverių – ar juos saugu vežti sunkvežimiu?

Serverius reikėtų išjungti tinkamai ir jei įmanoma, vežti atskirai, ne su baldais. Jei serveris didelis, jis turi būti tvirtai pritvirtintas prie sienos arba grindų krovinyje. Naudojame specialias juostas (tie kurios neplešiasi) ir antiklupdo kilimėlius. Prisimenu vieną įmonę, kuri išjungė serverius ne taip, ir atkūrimas truko dvi dienas (tai buvo baisu). IT specialistai turėtų būti įsitraukę į procesą.

Ar užeina kompiuterių surinkimas naujoje vietoje?

Paprastai ne, mes esame logistika, ne IT komanda. Mes atvežame dėžes į lauką arba į patalpą, o jūsų IT žmonės juos surinkia. Bet susitarkime dėl pirmenybių – jei reikia, galime padėti nustumti stalus į vietas. Biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas reiškia, kad IT turi būti pasiruošęs mums atvykus. Nesitikėkite, kad vairuotojas žinos, kur įkišti HDMI laidą.

Kaip apsaugoti jautrią techniką nuo drėgmės?

Anglijoje dažnai lyja, o Lietuvoje – taip pat. Krovinių skyrius yra uždaras, bet kondensatas gali susidaryti, kai keičiasi temperatūra. Naudokite „silica gel“ paketus, kurie susigeria drėgmę. Tai pigi apsauga. Buvo atvejis, kai vienas klientas neįdėjo jų į dėžę su spausdintuvu, ir atvyko rūgstantis metalas (taip, spausdintuvas sugedo). Nedarykite to.

Ar galima vežti įrangą be originalių dėžių?

Galima, bet rizikinga. Originalios dėžės yra pritaikytos būtent tam modeliui. Jei jų neturite, raskite kuo daugiau putų, burbuliukų plastiko ir storos kartono. Vieną kartą vežėme brangią projektorių be dėžės, užvynioję į antklodę – laimei, nenukrito, bet mano širdis dūžto. Geriau ieškokite dėžių „eBay“ arba klauskite mūsų.

Kiek laiko užtrunka iškrauti IT įrangą?

Tai priklauso nuo lifto. Jei biure yra geras liftas, galima iškrauti per 2-3 valandas. Jei tenka nešti per laiptus – tai užtruks ilgiau ir kainuos brangiau. Planuokite savo darbo dieną taip, kad pirmąją pusdienį būtų atvežta technika, o popietę – baldai. Tokia eilė leis jums greičiau pradėti dirbti. Biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas priklauso ir nuo to, kaip greitai susirinksite kompiuterius.

Logistika, paletės ir kiti įkyrūs dalykai

Ką daryti su vyniojimo medžiagomis?

Ji yra nuostabi dalyka – sutaupo daug laiko. Mes ją paruginsime, o jums nereikės rinkti šiukšlių. Vienintelis dalykas – stiklo dėžės geriau suvynioti storu kartonu, o ne tik plėvele, nes stiklas gali įsibrėžti. Plėvės yra geriausios baldams, kad jie neatsidarytų kelyje. (Tiesa, kartais sunkiau atidaryti, bet tai maža problema). Naudokime ją protingai.

Ar reikia atsiskaityti prieš kroviniui išvykstant?

Standartiškai imame avansą, o likutį – gavę dokumentų su parašu, kad krovinyv gavote. Kartais susitariame kitokia tvarka, jei esate didelis ir patikimas klientas. Bet pinigai visada yra jautra tema. Esu matęs, kaip vairuotojai laukia pinigų sienoje ir nesugeba išvažiuoti, nes apmokėjimas buvo pavėluotas. Neleiskite tam nutikti – tai stabdo visą procesą.

Kas dėl parkavimo Anglijoje?

O tai, atsiprašau, yra didelė galvos skausmas. Londono centre be leidimo negalima stovėti nė penkių minučių. Jūs turite užtikrinti, kad sunkvežimiui bus kur užlipti, kitaip jums gali tekti mokėti baudas. Vieną kartą teko nešti dėžes 400 metrų, nes klientas nesugebėjo organizuoti parkavimo vietos. Biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas prasideda ne iš Lietuvos, o nuo to, ar sunkvežimys gali priartėti prie jūsų durų.

Ar verta rinktis didelę ar mažą pervežimo firmą?

Didelės turi daug resursų, bet dažnai yra neperžengiamos. Mažos, kaip mūsų, gali būti lankstesnės ir atsižvelgia į jūsų nestandartinius poreikius. Jei reikia vežti keletą dėžių asmeninių daiktų vienam darbuotojui į Lietuvą, didelė firma tiesiog atmes užklausą. Mes tai padarysime. Žinok, kas tau svarbiau – kaina ar individualus požiūris.

Ką daryti, jei kažkas netilps į sunkvežimį?

Tada turite spręsti – palikti arba vežti antruoju reisu. Geriau išmatuoti didžiausią baldą prieš tai. Vienas klientas nusipirko milžinišką sofą vadovo kabinetei, bet ji netilpo nei per duris, nei į sunkvežimį. Teko jungti ją per langą (tai buvo įdomi vaizdas). Matuokite viską du kartus.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS seklius, taigi taip. Galite pasakyti savo darbuotojams: „Vairuotojas jau prasilenkė Varšuvą“. Tai padeda sumažinti stresą. Nors biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas gali būti ir be sekimo, bet žinoti, kur yra turtas, visada ramiau. Žinok, kartais signalas dingsta tuneliuose arba miškuose, tai normalu.

Kainos, rizikos ir nepageidaujami netikėtumai

Kiek maždaug kainuoja toks perkraustymas?

Noriu būti tikras (t.y. atsargus), bet maždaug nuo 1000 iki 5000 svarų sterlingų, priklausomai nuo tūrio. Tikslų skaičių galiu pasakyti tik pamatęs, ką reikia vežti. Nemažai klientų nustemba, kai sužino, kad kaina ne tokią maža. Kuro kainos, ferijų bilietai, darbo rankos – viskas brangsta. Bet už kokybę ir ramybę reikia mokėti.

Kas dėl draudimo – jis apima viską?

Draudimas apima daiktus nuo avarijų, gaisro ar vogimo, bet jis neapima blogai supakuotų daiktų viduje. Jei jūsų darbuotojas padės kavos puodelę ant kompiuterio klaviatūros ir jis nutekės – draudimas to nemokės. Skaitykite sąlytas (nors niekas jų neskaito). Biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas reiškia ir suprasti, kas apdrausta, o kas ne.

Ar galima vežti elektrinius paspirtukus arba dviračius?

Galima, tai dabar populiaru biuruose. Bet būtinai išjunkite baterijas, jei jos yra išimamos, ir atskirkite nuo rėmo. Muitinė gali klausti apie ličio baterijas, nes jos yra pavojingos gabenimo atžvilgiu. Vieną kartą teko ieškoti baterijos, kuri dingo dėžės viduje, nes vairuotojas bijojo gaisro. Būkite atsargūs su ugniai pavojingu daiktais.

Ką reiškia „minimalus verslo trikdymas“ realybėje?

Tai reiškia, kad darbuotojai penktadienį išsivežia kompiuterius namo, o pirmadienį jie jau stovi naujose vietose arba laukia sandėlyje. Verslo procesai nesustoja. Esu matęs įmonę, kuri perkraustėsi per savaitgalį, ir pirmadienį net nebežinojo, kad buvo persikrausčiusi. Tai idealus scenarijus, bet įgyvendinamas.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgs arba sustings?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Tada mes skubiai ieškome pakeitimo. Gali būti vėlavimas, bet mes visada informuojame klientą. Toks yra gyvenimas – žmonės serga. Jei jums svarbu, kad viskas būtų lyg ant plaktuko, turite turėti planą B. Nekalbkime apie blogus dalykus, bet jie įvyksta.

Ar reikia įsirašyti inventoriaus sąrašą (packing list)?

Absoliučiai taip. Be šio sąrašo neišvežsite iš Anglijos nei obuolio. Jis turi būti anglų kalba. Kiekviena dėžė turi savo numerį. Tai padeda ne tik muitinei, bet ir jums susirasti dalykus naujoje vietoje. Vieną kartą klientas numetė sąrašą, kai vairuotojas atvyko, tai teko rašyti iš naujo gatvėje. Negerai.

Kas daro, jei kažkas sulūžo kelyje?

Skambinate mums. Mes registruojame pretenziją, siunčiame nuotraukas ir, jei kaltė mūsų, atsiskaitome. Mums nepatinka sulaužyti daiktus, tai blogas mūsų vardas. Esu dirbęs su firmomis, kurios tiesiog ignoruodavo skambučius, tai baisu. Mes stengiamės išspręsti problemas greitai. Nors biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas yra prioritetas, gedimai atsitinka, svarbiau kaip juos sprendžiate.

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tuo metu, kai žiūrite į jį iš pradžių. Turint patirties, biuro perkraustymas iš UK minimalus verslo trikdymas tampa tiesiog darbu, kurį reikia atlikti gerai. Nereikia baimintis Brexit'o arba kelių Anglijoje, svarbiau pasirinkti patikimus partnerius ir nebandyti sutaupyti ant pakavimo. Jei viską suplanuosite protingai, jūsų verslas net nepajaus, kad keliaujate į kitą šalį. Sėkmės ir ramios kelioniės!