Biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti vieną – po „Brexit“ visas tas logistikos chaosas pasiekė naują lygį. Anksčiau tiesiog pakraudai dalykus į fura ir važiuodavai, o dabar? Dabar gali stovėti šiaurės Prancūzijoje tris dienas, nes vieną dokumentą nepasirašė teisingai. Tačiau net ir tokiomis sąlygomis biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas vis tiek įmanomas, jeigu žinai, ką daryti. Dauguma klientų bijo, kad tai kainos milžiniškas, bet iš tikrųjų bėda dažniausiai būna ne pinigai, o blogai organizuotas laikas ir svetimšalių muitinės taisyklės. Jeigu viską suplanuoti šaltai, su galva, tai tas patirtis net gali būti... na, bent jau ne trauminė. Sako, kad biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas yra mitas? Aš sakiau taip pat, kol neparašiau šimtų sutarčių, kurios tai įrodė.

Ką reikia žinoti prieš pradedant

Kiek laiko užtrunka viskas?

Tai kažką panašaus į klausimą „kiek ilgos šaknys turi medis“. Viskas priklauso nuo to, kur Jūsų biuras stovi ar guli. Jei esate Londono centre, tai ten užtrunkame tik pakrauti, nes neįsivaizduoju, kaip didelė fura įvažiuoja į tąs siaurus gatvelius. (Beje, Londono mokesčiai už važiavimą į centrą dabar siaubingi, tai nepamirškite to įkainoti į savo biudžetą). Vidutiniškai viskas nuo A iki Z su biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas logika užtrunka nuo savaitės iki trijų, jei reikia išsiregistruoti muitinėj. Nesijaudinkite, mes padėsime su dokumentais.

Ar galiu pati visiems pakrauti?

Galite, jeigu norite, kad Jūsų kompiuteriai atsidurtų gabalų krūvoje. Kiekvienas sako: „o, aš taip darysiu penktadienį po darbo“, o paskui tą penktadienį pareina, ir visi būna pavargę. Profesionalūs krovėjai ne tik neša, jie moka užfiksuoti kabinetus taip, kad nejudėtų kelyje. Tai yra raktas į tai, kad biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas būtų įgyvendintas be skausmo. Nerekomenduoju vadovauti procesui, jei neturite patirties, nes feroje viskas kitaip vibruoja.

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

O čia prasideda vakarėlis. Jums reikės ne tik CMR vežimo rašto, kurį išduoda vairuotojas, bet ir eksporto deklaracijos. Dabar, kai Jungtinė Karalystė nebėra ES, tai privaloma. Turi turėti tą EORI numerį, jeigu esate verslininkas. Be to, tą inventoriaus sąrašą reikia tur�ti pasirašytą anglų kalba, kitaip muitininkai tiesiog nepaleis. Galima sakyti, kad be šių popierių joks biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas neįvyks, tiesiog užstrigsite sienoje.

Ar jūs garantuojate pristatymo datą?

Garantuoti vadybininkai gali tik tai, kad rytoj oras bus kažkoks. Sakyčiau, kad 90% atvejų pristatome laiku, bet yra tai, kas vadinama „Force Majeure“. Užstrigimas tunelyje ar avarija ant M25 greitkelio gali viską pasugriauti. Tačiau jeigu Jums svarbus biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas, turime planą B – paskiriame atsarginę fura arba skrendame su dalimi krovinių lėktuvu, jei tai būtina.

Kaip elgtis su IT įranga?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai jautriausia dalis. Negalima tiesiog juos įmesti į dėžę. Reikia išjungti, pažymėti laidus, susuktiti. Kartais netgi įdomu, kažkas sako, kad serverį galima nešti įsijungus, nes jis „turi apsaugą“. Tai tiesiog juokinga. Mums buvo atvejis, kai klientas taip padarė, ir serverio diskuose liko visi duomenys... prarasti. Gerai, kad buvo atsarginės kopijos.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus?

Klausimas ar ne. Jeigu turite tik kelis stalus ir nešiojamus kompiuterius, pats nuvežkite. Bet jei kalbame apie pilną biuro perkraustymą su baldais, archyvais ir technika – tai nebežaidimas. Mūsų patirtis leidžia išvengti tų klaidų, kurias darote pirmą kartą. Biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas tampa toks tikrai tada, kai už tai imasi žmonės, kurie mato žemėlapį.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek maždaug kainuoja?

Nekalbu apie tikslias sumas nes matome daugybę veiksnių. Tačiau mažam biurui (10-15 darbo vietų) galite planuoti nuo 2 iki 4 tūkstančių svarų sterlingų, priklausomai nuo to, kiek ilgas tas kelias Lietuvoje. Degalai dabar brangūs, o furos, kurios atitinka Euro 6 standartus, irgi nėra pigios. Taigi, jeigu ką nors siūlo už šimtą svarų – bėkite.

Ar kaina keičiasi priklausomai nuo metų laiko?

Žinoma. Vasarą, kai visi važiuoja atostogauti, kainos šoka aukštyn, ypač prieš Kalėdas. Tada sunkiau surasti laisvą vilkiką. Geriausia planuoti biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas pavasario ar rudenio mėnesiais, kai rinka šiek tiek ramenesnė. Kartais gali pavykti susiderėti dėl nuolaidos, jei mes galime paimti Jūsų krovinią tada, kai mums tinka gražinamasis reisas.

Kas įeina į kainą?

Į standartinę kainą įeina fura, vairuotojas, krovinių įkėlimas ir iškėlimas bei drabužių kilimėliai, kad neaptemptumėte grindų. Tačiau dažnai klientai mane klausia: „o ar pakuotės įeina?“. Žinoma, ne, jeigu norite, kad pakuotume viską į mūsų dėžes. Tai papildoma paslauga, bet ji labai vertinga, nes sutaupote valandas savo darbuotojų laiko.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Mums nėra ką slėpti, bet yra dalykai, apie kuriuos niekas negalvoja. Pavyzdžiui, jeigu Jūsų biuras yra trečiame aukšte be lifto – tai bus papildomi mokestis už nešėjus. Arba jeigu reikia statyti specialią įrangą perkraunant. Aš visada sakau tiesiai – mokėkite už kokybę, o ne už "paslėptas" niuansus, kurie vėliau iškyla kaip blogas nuostaba.

Ar taikoma PVM?

Jei esate užsienio įmonė, registruota Lietuvoje, ir turite PVM mokėtojo kodą, mes galime pasiūlyti PVM 0% tarifą (intracommunity supply). Tačiau tą reikia tvirtinti dokumentuose iš anksto. Neteisingai užpildytas sąskaitos faktūros formatas gali Jums sukelti galvos skausmus su Jūsų buhalterija.

Kaip mokėti?

Priimame įvairiais būdais – bankinių pavedimų (GBP ar EUR), retais atvejais grynaisiais, jei tai nedidelė suma. Didelėms sumoms rekomenduoju mokėti dalimis: avansą už rezervaciją ir likutį – pristatymo dieną. Taip saugesnė ir Jums, ir mums.

Ar galima gauti nuolaidą?

Galima, jeigu perkraustote ne tik biurą, bet ir, tarkim, asmeninius daiktus iš namų. Tada galime sujungti krovinius ir pigiau pigiau. Taip pat nuolaidos taikomos ilgamečiams klientams. Visgi, geriausia tiesiog klausti – niekas nedings iš to.

Ar kainuos jums pinigai, jeigu vairuotojas laukia?

Taip, laukimas laukia. Jeigu Jūsūs vėluojate dvi valandas, kol renžiate paskutinius popierius, furos stovėjimas Londone ar prie oro uosto kainuoja. O tai jau ne mūsų kaltė, tad tenka mokėti už šį laiką pagal valandinį tarifą.

Dokumentai ir muitinės subtilybės

Kas tas EORI numeris?

Tai toks unikalus kodas, kuris leidžia prekiauti su ES šalimis. Jeigu jo neturite, tai Jūsų kroviniui gali būti uždraustas įvažiavimas į ES teritoriją. Gauti jį nėra sunku, bet tai užtrunka kelias dienas, taigi nedarykite to paskutinę minutę. Be EORI nėra įmanomas joks biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas legaliai.

Kas daryti, jeigu trūksta dokumentų?

Buvo atvejis, kai klientas pamiršo kompiuterių pirkimą kvitus. Muitinėje tai buvo problema, nes jie norėjo įvertinti prekes už didesnę kainą. Teko siųsti skeną iš banko apie mokėjimus. Nepamirškite, kad UK ir ES sistem dabar skirtingos, todėl viską reikia dvigubai patikrinti.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną daiktą?

Ne kiekvieną pieštuką, bet didesnes vertybes – būtinai. Inventoriaus sąrašas turi būti pakankamai detalus, kad muitininkas suprastų, kas vyksta. Jeigu parašysite tiesiog „baldai“, tai gali sukelti įtarimų. Rašykite „3 biuro stalai, 5 kėdžių“ ir t.t.

Ar yra apribota krovinių vertė?

Jei tai Jūsų įmonės turtas, perkraustomas į kitą padalinį, tai apribojimų nėra, tai laikoma perkėlimu tarp atšakų (intracommunity transfer of own goods). Bet jeigu parduodate turtą Lietuvoje arba atiduodate kitam asmeniui – tai jau prekyba, ir kainos turi būti realios, rinkos.

Kaip sužinoti, ar ką nors uždrausta vežti?

Yra tam tikrą sąrašų daiktų, kurie negali būti pervežami be specialių leidimų (ginklai, vaistai, chemikalės). Paprastai biuro įranga tokių problemų kelia neturėtų, nebent jūsų biure kažką keisto saugojote. Geriausia pasakyti mums iš anksto, kas yra tame konteineryje.

Ar reikia draudimo poliso?

Draudimas nėra privalomas įstatymo, bet jis privalomas protingumo. Mums turi transporto draudimas, bet jis padengia tik atsakomybę, kai mes kaltinami. Jeigu dėžės patys nesuskaičiuojate ir dingsta, mums ko gero, nebus kaltės. Taigi geriausia pasidaryti „All risk“ draudimą.

Kas daryti, jei kilmės dokumentai prarasti?

Tai būna dažna problema su senais kompiuteriais. Tuomet reikia sudaryti kitokius dokumentus, pavyzdžiui, patvirtinimus apie tai, kad daiktas priklauso įmonei ne pirmus metus. Muitininkai gali būti griežti, bet su geru paaiškinimu visada galima susitarti.

Ką daryti su duomenų apsauga?

Perkraunant serverius arba standžiuosius diskus, svarbu ne tik fizinis saugumas, bet ir duomenų. Jeigu dingsta diskas su klientų duomenimis – tai katastrofa. Mes visada rekomenduoju duomenis suspausti užšifruotai prieš perkėlimą arba naudoti specialiuosius serverių dėžes, kurios fikuojamos.

Ar galiu vežti degalus?

Negalima. Ką bežadėtum, degalai ir ašarai laikomi pavojingais krovniais. Biuro perkraustyme tai nėra aktualu, nebent jūs turite ką nors ypatingo, pavyzdžiui, žoliapjovių su degalais. Tokius dalykus reikia specialiai deklaruoti.

Pakavimas ir techniniai niuansai

Kokias dėžes naudoti?

Standartinės movimo dėžės, kurios turi būti tvirtos, dvigubos sienelės. Nepigūs „Ikea“ dėžės, nes suirs, kai įdėsite knygas. Mums patinka naudoti tąs standartizuotas dėžes, kurios telpa ant vienos paletės. Tai palengvina pakrovimą į fura.

Kaip pažymėti dėžes?

Nenaudokite rašalo, kuris nuteka. Geriausia naudoti spalvotas lipdukas su numeriu. Tada turime inventoriaus sąrašą, kur parašyta „Dėžė Nr. 5 – Kompiuterinė technika“. Kada atvykstate į naują biurą, tiesiog tikriname numerius.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didelius stalus ir spintas būtina išmontuoti, kitaip jie netilps į liftą ar duris. Mūsų komanda turi savo įrankius, tai padarys greitai. Tik nepamirškite nurodyti, kurioje vietoje vėliau reikia surinkti, nes galima ir susimaišyti su detalėmis.

Kaip su kabeliais?

O tai dažniausia būna siaubingas chaosas. Jeigu neišjungsite kabelių iš sienų prieš išsikraustant, gali tiesiog nuplėšti juos. Rekomenduoju visus kabelius pažymėti nuotraukomis išmaniaisiais telefonais prieš išmontavimą. Tai tikrai padės surinkti viską atgal.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet turi būti apdoroti specialiomis priemonėmis, kad nevežtų kenkėjų. Muitinė labai griežtai tikrina augalus, ypač tąs su dirvožemiu. Geriau palikti didžiąlesnias vazonus kolegoms Anglijoje ir nusipirkti naujus Lietuvoje.

Ar saugu vežti brangų meną?

Paveikslus, skulptūras reikia pakavoti į specialias medžio dėžes su putomis. Negalima tiesiog apvynioti burbuliukais. Tai tas momentas, kai biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas tampa brangesniu, bet vertais investicijų.

Ką daryti su atliekomis?

Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl šiukšlių. Negalima tiesiog mesti visą į fura ir vežti į Lietuvą, ten mokesčiai už šiukšlių sankcionavimą dideli. Geriau susitvarkyti su atliekomis vietoje, o vežti tik tai, kas Jums reikalinga.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Dauguma nuomotojų reikalauja, kad biuras būtų išvalytas (tiems, kas vadinasi „end of tenancy cleaning“). Mes tai nedarome, tai ne mūsų spec, bet mes žinome, kur kreiptis. Tik patikrinkite sutartį, kad nenuimtų už tai didelio depozito.

Kaip saugiai uždaryti fura?

Vairuotojas turi uždaryti duris ant specialių spynų bei antplombuoti. Antplombos numeris turi būti užrašytas dokumentuose. Tai užtikrina, kad kas nors viduje nekišo rankos per kelionę.

Problemos ir kaip jas išspręsti

Kas daryti, jeigu dings dėžė?

Tai retai nutinka, bet nutinka. Turime draudimą, taigi prašome užpildyti pranešimą apie nuostolį. Viską tikriname su vaizdo kameromis furoje. Jeigu dėžė įkelta ir iškrauta, tai aišku kas kaltas. Jeigu neįkelta – tai Jūsų problemėlė.

Ką daryti, jei fura sugenda?

Mes turime pagalbos liniją 24/7. Atvyksta mechanikas arba pakeičiame fura. Kartais tai užtrunka valandą, kartais pusę dienos. Svarbiausia – neišsigąsti. Jūsų krovinių saugumas yra pirmasis prioritetas.

Ar galima atidėti pristatymą?

Galima, bet tik tam tikrą laiką. Furos stovėjimas brangus. Jeigu žinote, kad naujas biuras nebus paruoštas, praneškite iš anksto. Galbūt galime krovinius laikinai padėti mūsų sandėlyje Lietuvoje. Tai apsimoka, nei gaišti laiką su vairuotoju.

Kas jeigu klientas nepasirodo?

Atsitiko kartą su vienu verslininku iš Birminghamo. Jis tiesiog neatsiliepė į skambučius. Teko laukti dieną prie sandėlio vartų. Tai kainuoja pinigus, tad būkite draugiškas ir susisiekite, jeigu vėluojate.

Ar būna, kad klientai klysta su adresas?

Būna dažnai. Naudojate seną adresą arba nurodote biuro numerį, kurio nėra. Naudokite Google Maps nuorodą, jei galite. Vairuotojai pažangi technika naudoja, bet jei sako „vartai užrakinti“, tai niekaip nepateks.

Kaip elgtis su nepasitenkinimu?

Jei kažkas nepatiko – drąsiau sakite. Aš nenoriu, kad būtumete nuliaujęs. Geriau išspręsti problemą vietoje, nei gauti blogą atsiliepimą internete vėliau. Kartais tiesiog reikia perkelti vieną stalą į kitą vietą ir viskas.

Ar reikia suteikti vairuotojų maistą?

Nebūtina, bet tai labai pagerina santykius. Anglas ar lietuvis vairuotojas labai dėkingas už kavą ar šiltą maitinimą, kai vairuoja 10 valandų. Smulkmenos, bet daro stebuklus.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Taip, duodame nuorodą į GPS sekimą. Taip žinote, kur yra Jūsų turtas. Tai ramina. Ypač kai biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas trunka ilgiau nei planavote.

Kas daryti, jei oras blogas?

Vairuotojai įpratę važiuoti bet kokia oru. Viskas padengtas plėve. Jeigu labai lija, tiesiog stovi prieš iškrovimą, kad nelibtų. Bet nenuleiskite džiaugsmo per anksti, Lietuvoje oras taip pat gali būti neprognozuojamas.

Kokia dažniausia klaida?

Klaida yra ta, kad klientai viską palieka paskutinei dienai. Tuomet tada būna panika, prarandami dalykai. Planuokite savaitę iš anksto, padarykite išsamesnį sąrašą.

Ar pervežate ir į kitas šalis?

Taip, ne tik Lietuvon. Galima į Vokietiją, Prancūziją, bet ten viskas dar sudėtingiau su dokumentais. Geriausia klausti tiesiai, jeigu reikia biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas ne į Lietuvos linką.

Kodėl pas jus brangiau nei pas kaimyną?

Galbūt kaimynas tuo pačiu metu veža šiukšles į šiukšliadėžę (ai, ne, turiu omeny - veža krovinius be draudimo). Mūsų kaina apima viską: drabužius, įrankius, patirtį ir garantiją. Skirtingai nei pas tas "garažo firmas".

Ar reikia draudžti vairuotoją?

Jūsų darbuotojai negali būti vairuotojai, jeigu jie neturi teisių ir leidimų. Nežiūrėkite į tai lengvai. Jeigu įvyks avarija draudimas neduos nieko, nes vairuotojas nebuvo įrašytas į sutartį.

Apibendrinant

Viskas galima, jei nespėjote paskutinę minutę. Biuro perkraustymas iš UK efektyvus ir patogus sprendimas atrodo kaip sudėtinga užduotis su tuo visų tų dokumentų rūsiu, bet iš tikrųjų tai tiesiog klausimas organizacijos. Naudokitės specialistų patirtimi, nebandykite taupyti ant krovimo, tai viena brangiausia klaida. Sėkmės Jūsų naujame biure Lietuvoje, pasidarome kavą kada nors apsilankysite!