Biuro perkraustymas iš Anglijos: efektyvūs sprendimai, kainos ir patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Anglijos niekada nevyksta taip, kaip planuojame "papievoje". Viskas atrodo paprasta: sudėti kompiuterius į dėžes, užkrauti į sunkvežimį ir važiuoti. Tačiau realybėje susiduriama su muitinės procedūromis (ačiū Breksitui), Londono užstatymais ir vairuotojais, kurie praranda telefoną Velso pakrantėje. Esu matęs viską – nuo idealiai suregentuojamų perkraustymų iki tokių, kur klientas pasirodo degant dėžių su dokumentais. Štai jums realus vadovas, kaip tai veikia be jokių gražių paveikslėlių iš reklamų.

Dokumentai, muitinė ir biurokratinis chaosas

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų perkraunant biurą iš Anglijos?

Žinoma, biuro perkraustymas iš Anglijos dabar yra sudėtingesnis nei buvo anksčiau. Anksčiau buvo tiesiog "įsivažiavom ir važiavom", o dabar reikia eksporto importo deklaracijų. Jums reikės CMR konosmento, kuris yra pagrindinis krovinių pervežimo dokumentas, be kurio nepraeisi nei vieno posto. Taip pat būtinas inventorius su apytikslia verte (nepamirškite nurodyti, kad tai naudota įranga, ne prekės prekybai). Jei trūksta kurio nors nors lapo, sienos tiesiamos Lietuvoj arba Anglijoj, o tai laiko pinigai.

Ką daryti, jei neturiu visų įrangos pirkimų kvitų muitinei?

Dažnai būna taip, kad klientai nebesurenka tų senų kvitų iš 2015 metų. Muitinė dažniausiai priima tai, ką turi – t.y. jūsų pateiktą sąrašą ir vertinimą. Svarbiausia nesuklysti su apyvartinės vertės nurodymu, jei tai jūsų įmonės turtas, perkeliamas į kitą filialą. Turiu omenyje, kad biuro perkraustymas iš Anglijos į Lietuvą dažnai laikomas vidiniu perkėlimu, bet tą teisingai užrašyti deklaracijoje reikia žinojimo. Geriau klausti brokerio, o ne spėlioti.

Ar galima perkraustyti biurą be tarpininko (brokerio)?

Techniškai – taip, jei esate drąsus ir turite laiko. Bet aš asmeniškai nerekomenduoju, nes viena klaida EORI numeriuose gali sustabdyti sunkvežimį Klaipėdoje arba Tilbury uoste. Tarpininkas atima nuo galvos šį painų procesą. Ypač kai kalbame apie biuro perkraustymas iš Anglijos mastą, kur įranga verta tūkstančius svarų. Pinigai, kurie sutaupote brokeriui, gali nukeliauti į baudas už blogai užpildytus EX1 formularius.

Kaip greitai daromi muitinės patikrinimai?

Kai viskas tvarkinga – tai diena ar dvi. Jei pasitaiko "raudona vėliava", tai gali užtrukti ir savaitę. Esu matęs atvejų, kai dėl vienos neaiškios dėžės su serveriais visą reisą laikė sandėliuke. Todėl biuro perkraustymas iš Anglijos turi būti planuojamas su atsarga. Nereikia tikėtis, kad sunkvežimis atvažiuos pirmadienį, jei dokumentus pateikėte penktadienį vakare. Sistema yra lėta.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jei perkeliate įrangą tarp savo įmonių (pvz., iš UK filialo į LT pagrindinę būstinę), tai dažniausiai yra PVM nemokama prekyba (intra-community supply), bet tik tada, jei turite abiejų šalių PVM mokėtojo numerius. Dėl muito – jei tai ne naujos prekės, o naudota įranga, mokėti nereikia. Bet vėlgi, taisyklės pasikeitė po 2021-ųjų, todėl patikrinkit su savo buhalteriu, aš tik vairuotojus ir dėžes vadovauju (geriau pasakyti: koordinuoju).

Kainos: ką tikrai reikia žinoti

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkraustymas iš Anglijos?

Tai klausimas, į kurį neatsakysiu tiksliai be matavimų. Bet biuro perkraustymas iš Anglijos paprastai prasideda nuo 1,5–2 tūkstančių svarų (arba eurų, priklauso nuo kurso) už mažą įmonę (1 sunkvežimis). Didelį biurą su 50 darbo vietų gali kainuoti ir 10 tūkst. Kaina priklauso nuo to, kiek dėžių, ar reikia išmontuoti baldus, ir kur Anglijoje esate. Londonas visada brangesnis dėl ULEZ mokesčių ir užstatymų.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp skirtingų vežėjų?

Vieni siūlo 1000, kiti 3000. Skirtumas tame, kas įskaičiuota. Pigiausi dažnai neįskaičiuoja pakavimo medžiagų, iškrovimo Lietuvoje ar draudimo. O biuro perkraustymas iš Anglijos – tai ne tik vairuotojo alga, tai kuras, keltų bilietai (kurie dabar astronominiai), ir muitinės išlaidos. Jei kaina atrodo per pigiau – tikrinkite, ar turi vežėjas licenciją, ar ne "piramidė".

Ar taip, kad kaina gali pasikeisti pervežimo metu?

Deja, taip. Jei jūsų pateiktame dėžių sąraše parašėte 20 kubinių, o prie pat išvykimo paaiškėjo, kad yra 30, mes turime keisti sunkvežimį arba daryti antrą reisą. Tai kainuoja. Taip pat, jei reikia samdyti keltą ne įprastu, bet greituoju laiku. Geriau iš anksto pasakyti, kad turite kelis rūsius, kuriuos netyčia pamiršote paminėti.

Kaip mokėjimas vyksta – iš anksto ar atvykus?

Standartas – 30-50% avansas, likuti – atvykus arba prieš išvykstant iš Anglijos. Niekada nedarykite 100% iš anksto, nebenta tai tikrai patikima įmonė, su kuria dirbate jau 10 metų. Esu girdėjęs istorijų, kai žmonės sumokėjo pilną sumą "fantoms", o vėliau telefonas nebeatsiliepė. Biuro perkraustymas iš Anglijos turi būti apdraustas sutartimi.

Ar galima sutaupyti, jei su savimi važiuoju ir padedu?

Galima, bet ne daug. Vairuotojas vis tiek dirba pagal savo grafiką, o jūsų pagalba gali net trukdyti, jei nesuprantate, kaip krauti sunkvežimį (svorio centras!). Tačiau galite sutaupyti ant pakuotojų Anglijoje – jei patys supakuosite dėžes. Bet tikrai geriau, kai specialistai tai daro.

Pakavimas, įranga ir "smulkmenos"

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius ir IT įrangą?

Nenaudokite tikrųjų "plastikinių maišelių". Reikia burbuliukų plėvelės, tvirtų dėžių ir tarpinės medžiagos. Monitoriai turi būti apvynioti atskirai. Prieš biuro perkraustymas iš Anglijos visada rekomenduoju daryti backup'ą. Kelionė per "kanalą" yra bumping (trūkčiojimas), o kai krenta dėžė su serveriu, niekas gero nebus. Geriau užkasti du kartus per daug.

Ar reikia išmontuoti visus biuro baldus?

Stalus, kurie nesudėti, reikia išmontuoti, kitaip neįsipigs į sunkvežimį, o jų ten daug. Sekcijas reikia atskirti. Svarbiausia – visus varžtus ir raktus sudėti į pažymėtas maišelių ir prikabinti prie atitinkamo baldo. Niekas nenori ieškoti varžtų tarp tūkstančio kitų dalykų naujame biure. (Kartais mes užmirštame tą maišelį, tai atsiprašome, bet surandame).

Kaip elgtis su dokumentais ir archyvu?

Dokumentus geriau krauti į mažesnes, tvirtas dėžes, kurias gali pakelti vienas žmogus. Jei užpildysite didelę "europaletę" popieriaus, ji svers toną, ir vairuotojas atsisaks ją kelti. Biuro perkraustymas iš Anglijos dažnai apima ir archyvų perkėlimą, tad planuokite papildomą vietą. Archyvai dažnai būna drėgni, jei laikomi rūsyuose, tai taip pat svarbu.

Ar pervežiate ir pavojingas medžiagas (spausdintuvų kasetes)?

Taip, bet tai turi būti deklaruojama. Nenorime, kad kasetės nutekėtų ant sofos ar kitų dėžių. Jos turi būti uždarytos specialiuose maišeliuose. Muitinė taip pat mėgsta tai patikrinti, jei mato, kad daug technikos. Geriau pasakyti iš anksto.

Kas daryti su augalais ar asmeniniais daiktais?

Tai nebe biuro turtas, o asmeninės vertybės. Jas pervežti sunkiau dėl fitosanitarinių kontrolių. Augalus iš Anglijos į EU be sertifikatų nebeima (arba labai sunkiai). Geriau juos palikti kolegoms dovanai arba išvežti su savimi mašina, jei važiuojate. Biuro perkraustymas iš Anglijos apribotas augalais – tai dabar griežta taisyklė.

Logistika: kelionės ir laikas

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Standartiškai 3–4 dienos, jei nieko neįvyksta. Tai apima važiavimą į uostą (pvz., Dover), keltą per Lamanšą, važiavimą per Prancūziją, Belgiją, Vokietiją, Lenkiją. Bet jei užstrigsite pasienio punkte arba keltas atšaukiamas dėl audros (kas dabar dažna), tai gali užtrukti ir savaitę. Planuokite atsargą.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinius?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Mes galime atsiųsti nuorodą, kur matote, kur vairuotojas stovi. Tačiau vairuotojai kartais užmiršta įjungti terminalą arba važiuoja zonoje be signalo (pvz., giliuose Vokietijos miškuose arba tiesiog pailsčia). Nesijaudinkite, jei padėtis atsinaujina po 4 valandų.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausia scenarijaus versija. Tada mes samdome pagalbinį sunkvežimį, perkrauname įrangą ir tęsiamame kelią. Tai brangu ir ilgai. Esu matęs, kaip degės sankaba netoli Branderburgo. Tokiu atveju biuro perkraustymas iš Anglijos tampa košmaru, bet draudimas (turėtumėte turėti "cargo" draudimą) padengia šią išlaidą ir logistikos paslaugas.

Ar galima užsakyti ekspress pervežimą?

Galima, bet tai kainuos duk, triskart. Reikės tiesiogiai nuvežti orlaiviu (toks variantas labai brangus) arba samdyti vairuotojų porą, kuri važiuoja be sustojjimų (be miego? nelegalu, bet yra variantai su keitimu). Paprastai biurai tai nedaro, nebenta sugedo serveriai ir reikia gydyti jaučiau.

Kaip sužinoti, koks sunkvežimis reikalingas?

Jei turite 5 stalus ir 10 kompiuterių, užtenka 3,5 tonų sunkvežimio ("vilkiko" be puspriekabės). Jei pilnas biuras su 50 darbuotojų – reikalingas 40 pėdų konteineris arba didelė puspriekabė. Aš dažnai siūlau atvykti į vietą ir pažiūrėti akimi. Nuotraukos visada meluoja – dėžė atrodo maža, bet joje yra 500 kg knygų.

Anglijos specifika ir vietiniai ypatumai

Ar sunku išvažiuoti iš Londono centro (Congestion Charge)?

Labai sunku. Jei jūsų biuras yra Soho ar City centre, reikia gauti specialų leidimą užstatyti sunkvežimį. Be to, ten yra ULEZ zona – jei mūsų sunkvežimis ne Euro 6 standarto, mokesčiai bus milžiniški. Biuro perkraustymas iš Anglijos sostinėje visada brangesnis dėl šių mokesčių, juos privalo sumokėti klientas arba įskaičiuoti į sutartį.

Kaip elgtis su parkingu Anglijoje?

Angliški "warden'ai" (prižiūrėtojai) yra be gailesčio. Net jei vairuotojas išlenda 5 minučių padėti plėvelės, jis gali gauti baudą. Būtinai reikia susitarti dėl laikino užstatymo vietos arba rasti privažiavimą, kur nėra geltonųjų linijų. Geriau, jei kas nors iš jūsų komandos stovi gatvėje ir "žiūri".

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dažniausiai mūsų vairuotojai yra lietuviai, latviai arba lenkai. Angliškai kalba kažkiek, bet su sudėtingais muitininko klausimais gali būti sunku. Jei reikalaujama sudėtingos komunikacijos su uosto tarnybomis, geriau, kad logistikos vadovas (aš arba mano kolega) būtų ant ryšio. (Nors kartais vairuotojas Žilvinas kalba angliškai geriau nei aš).

Ar galima suregzuoti perkraustymą iš kaimo vietovių (pvz., Kornvalio)?

Galima, bet vairuotojams nepatinka važiuoti siaurais kaimo keliais su dideliu sunkvežimiu. Kartais tenka krauti į mažesnę mašiną Anglijoje ir vežti į sandėlį, o iš ten į Lietuvą. Tai vadinama "kros-doku" operacija. Tai padidina kainą, bet išgelbėja nuo nuplautų gyvenimų.

Kas daryti, jei Anglijos pusėje neleidžia išsikrauti?

Būna, kad saugos tarnyba neleidžia. Tada tenka ieškoti artimiausio sandėlio. Tai papildoma išlaida. Geriausia iš anksto pasidomoti su pastato administratoriumi. Biuro perkraustymas iš Anglijos reikalauja, kad abiejose pusėse būtų suderinta prieiga – kitaip mes stovime ir laukiam.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Neprivaloma, bet vairuotojai labai tai įvertina. Jei duosite sriubos arba kavos pačiam išsikrovimo metu, jie dirbs greičiau ir atidžiau. Tai tokia "nenorminta" taisyklė, kuri veikia jau 20 metų. Žmogui, kuris važiavo 3 dienas, šiltas maistas reiškia daug.

Rizikos, problemos ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei something suyžio? (Kaip su draudimu?)

Viskas turi būti užfiksuota "būklės aktu" prieš kraunant ir iškraunant. Jei dėžė atkeliauja sulaužyta, o aktas jos neapima – nebegausite pinigų. Yra "viskas įskaičiuota" draudimas, bet jis dažnai neapima "jautrių daiktų", jei jie blogai supakuoti. Sakyčiau, didžiausia problema – ne sužaloti baldai, o dingę serveriai arba drėgmė.

Ar buvote atvejų, kai dings krovinių?

Dingę visi sunkvežimiai retai, bet dėžių dingsta dažnai. Vieną kartą vairuotojas užmiršo dėžę su svarbiais sutartimais degalineje netoli Briuselio. Atgavome ją po savaitės, bet stresas buvo milžiniškas. Todėl svarbiausius dalykus nešite su savimi (rankiniame bagaže). Biuro perkraustymas iš Anglijos yra rizikingas dalykas.

Kaip atpažinti blogą pervežimo kompaniją?

Jei jie neklausia apie dėžių kiekį, tik sako "taip, važiuojam" ir siūlo mokėti grynaisiais vairuotojui – bėkite. Taip pat, jei neturi tinklalapio arba jis atrodo kaip 2000-ųjų. Darblogiausia ženklas – jei atsisako pasirašyti sutartį.

Ar įmanoma perkraustyti biurą žiemos metu?

Žinoma, tik reikia įsidėmėti, kad dienos trumpos. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus. Jei bandysite važiuoti per Kalėdas arba Naujuosius, keltai nebeveikia pagal grafiką. Geriausia rinktis pavasarį ar rudens pradžią. O ir Lietuvoj kelios būna blogesnės.

Kas daryti, jei Lietuvoj naujas biuras dar nepasiruošęs?

Reikia sandėlio. Mes galime laikyti jūsų dėžes mūsų sandėlyje Vilniuje arba Kaune savaitę-dvi. Tai kainuoja, bet nėra brangu palyginus su tuo, kas nutiktų, jei paliktumėte dėžes gatvėje po lietaus. Planuokite atsargas, nes remontai visada užtrunka.

Galutinis patarimas – kuo pradėti?

Pradėkite nuo inventoriaus. Ne nuo pasiskambinimo vežėjui, o nuo to, ką tikrai turite. Kai žinosite kiek tai svorio ir tūrio, tada biuro perkraustymas iš Anglijos tampa skaičiuojama užduotimi, o ne lošimu. Ir nepamirškite kavos vairuotojams – tai greičiausias būdas užtikrinti, kad jūsų dėžės nebus mesti į kampą.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Anglijos nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir detalumo. Nėra tobulo plano, nes kelias yra per ilgas ir per daug veiksnių priklauso nuo oro ir muitininkų nuotaikos. Svarbiausia – rinkitės tuos, kurie sako tiesą apie galimas užkliuvimus, o ne tuos, kurie žada "per vakar". Gerai susitarti ir pasitikėti savo logistiku – tai pusė sėkmės. O antra pusė – tai tikrai gera kava išsikrovimo metu.