Biuro perkraustymas į/iš UK su minimaliais trikdžiais: praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į/iš UK niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešia vadovai arba "idealūs" planai internete. Visada kažkas nutinka: vairuotojas užstrigo, dėžė su svarbiausiais dokumentais dingo arba klientas pamiršo paminėti, kad jis turi du didžiulius akvariumus. Anglija po Breksito tapo dar "uždaresnė", o muitinės procedūros... na, apie jas galima kalbėti valandų valandas. Bet nebegilinkime į depresiją. Viskas įmanoma, jei žinai, į ką įsileisti. Štai kas tikrai verte žinoti, kai planuojate perkelti savo verslo štabą per La Mančą.

Bendri klausimai ir pradžios darbai

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į/iš UK?

Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau turite daiktų ir kur tiksliai esate. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais ir kompiuteriais, į Londoną galima nusigyventi per dvi dienas. Bet jei perkeliate visą sandėlį su baldais, tai biuro perkraustymas į/iš UK gali užtrukti ir savaitę, nečiuožiant muitinėse. Dažniausiai planuokite 3-4 dienas nuo pakrovimo iki iškraunamos, kad nereikėtų dirbti naktimis.

Ar galima perkraustyti biurą savaitgaliu?

Taip, galima, ir dažnai netgi rekomenduojama, kad neistabdytumėte verslo. Bet yra vienas "bet". Anglijoje ir Lietuvoje gali skirtis darbo laikas pirklių sandėliuose arba muitinės darbo grafikai. Jei reikės specialių leidimų įvažiuoti į miesto centrą savaitgalį, tai reikia sutvarkyti iš anksto. Viena kartą teko laukti iki pirmadienio ryto, nes sandėlis Anglijoje nedirbo sekmadienį.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai jautriausia dalis. Serverius negalia tiesiog mesti į dėžę ir purtyti. Jie turi būti išjungti tinkamai (jei kas nors pamirštai tai padaryti, tuoj susirasi problemų su duomenų išsaugojimu). Geriau juos supakuoti į originalią pakuotę, jei jos dar liko. Jei ne, reikia ypatingai stiprios tarpos ir putų.

Ar reikia išjungti viską elektros?

Būtina. Ne tik kompiuterius, bet ir spausdintuvus, kavos aparatus, viską. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris palijo krosnį virtuvėlės biure... gerai, kad vairuotojas užkando degio kvapo prieš pat sieną. Gera taisyklė: jei turi mygtuką "Off", spausk jį.

Kiek dėžių reikės?

Nesakysiu tiksliai, nes nežinau, kiek turite knygų ar popierių. Paprastai vienam darbuotojui reikia maždaug 5-10 vidutinių dėžių. Bet jei turite archyvą, kuris nebuvo valytas nuo 1990 metų, tai skaičius dvigubai, o net trigubai didesnis. Geriau pasiimti keletą tuščių viršuje, negu stumti laisvus popierius rankomis.

Kaip susitarti dėl vietos prieš pastatą UK?

Londonas ar Birmingemas... ten vietos nėra niekam. Reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės (parking permit), jei norite statyti sunkvežimį prieš pat įėjimą. Be to, gatvės yra siauros. Vieną kartą teks važiuoti pro tokias siauras gatveles, kad vairuotojas prakaitoja sėdėdamas.

Ką daryti su biuro augalais?

Augalus reikia specialiai paruošti, nes Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl įvežamos žemės (dirvožemio). Šaknys turi būti nuplautos arba uždarytos, kad neberastų parazitų. Jei turite didelį fikusą, kuris auga jau 10 metų, geriau jį palikti čia, nes jo pervežimas kainuos brangiau už naują.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Be sąrašo niekur neišvažiuosite. Muitinėje be jokios diskusijos jo reikalaus. Jis turi būti tikslus, su vertybėmis. Nerašykite "biuro reikmenys", rašykite "3 stalai, 10 kėdžių, 5 spausdintuvai". Jei sąrašas neatitiks realybės, gausite baudą arba ilgai stovėsite patikroje.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spausdintuvo kasetės, valikliai... tai yra pavojingos medžiagos. Jos turi būti deklarotos. Negalima jų tiesiog įmesti į bendrą krovinią. Turi būti atskira dėžė su žyme "Dangerous". Vairuotojai labai nemėgsta, kai jų mašina užsidega dėl neatsargaus kliento.

Ar vairuotojas padės krauti?

Paprastai taip, jei tai sutarta dar ankščiau. Bet jis ne yra krovikas. Jis gali padėti stumti dėžę arba pakelti sunkų daiktą su liftu, bet nebus nešiotis po 500 dėžių individualiai vienas. Jei reikia pilnos komandos, tai reikia užsisakyti krautojus.

Dokumentai, muitinė ir Breksito "džiunglės"

Ar reikia EORI numerio pervežiant į UK?

Taip, tikrai reikia. Be EORI numerio ( Economic Operator Registration and Identification) jums niekas neišleis krovinios iš Lietuvos arba neįleis į Angliją. Jis gaunamas nemokamai, bet procesas trunka kelias dienas. Vienas klientas bandė važiuoti be jo, manydamas, kad "kažkaip išsivers"... nesivylė. Teko grįžti atgal.

Kokie dokumentai reikalingi muitinei?

Reikia prekių deklaracijos, komercinio sąskaitos faktūros (jei parduodate arba perkeliate savo nuosavybę), pakavimo sąrašo ir tais EORI. Dokumentai turi būti tikslūs. Jei ten bus klaidų, muitinės pareigūnas uždels viską. Kartais net aš pats susigėdžiu, kiek tų popierių reikia paprastam biuro perkraustymui į/iš UK.

Kas vyksta su PVM?

Jei perkeliate savo įmonės turtą iš vieno filialo į kitą (pvz., Lietuva -> UK), tai laikoma PVM mokėjimo atidėliojimu (intra-Community supply). Bet po Breksito tai pasikeitė... Dabar tai tampa importu. Reikėtų pasikalbėti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojas/logistikos, o ne mokesčių konsultantas. (Geriau klausti apie "transfer of own goods").

Ar reikia draudimo?

Būtina. Kelyje gali nutikti viskas: avarija, gaisras arba vagystė. Ypatingai Anglijoje, kur kai kurios vietos nėra saugios. Draudimas turi dengti visą krovinių vertę nuo to momento, kai mes juos pasiimame, iki momento, kai juos paduodame jums.

Ką daryti, jei muitinėje sulaikys?

Jei visi dokumentai tvarkingi, tai tik paprasta patikra. Jei ne... tai gali trukti ir dieną. Reikės mokėti saugojimo mokesčius uoste. Geriau užtikrinti, kad jūsų brokeris viską padarė teisingai iš anksto. Biuro perkraustymas į/iš UK su pašalu nėra juokinga patirtis.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnai galima, bet turi būti deklaruoama kaip "perkeliamas turtas" (Transfer of Residence - TOR), jei darbuotojai gyveno ten ilgiau nei 12 mėnesių. Jei ne, tai jie gali mokėti verytinį mokestį (Import Duty) ir PVM. Geriau tai atskirti nuo įmonės turto.

Kas yra Custom Clearance?

Tai tiesiog procesas, kai muitinė peržiūri jūsų dokumentus ir leidžia kroviniui eiti toliau. Tai atlieka brokeris. Be jo jūs nepraeisite. Tiesa, kai kurios firmos siūlo "viskas įskaičiuota", bet tada kaina būna dvigubai didesnė.

Ar galima vežti maistą ar gėrimus?

Biuro reikmėms, tarkime, vakarėliui – taip, bet ribotais kiekiais. Mėsos ir pieno produktų į UK vežti draudžiama (arba labai sunku). Geriau nusipirkti vietinės "Tesco" parduotuvėje. Vieną kartą bandėme įvežti lietuvišką dešrą, teko atiduoti muitininkams pusryčiams.

Ar reikia veterinarijos pažymos, jei vežame biuro šunį?

Šuns kambaryje? Na, jei turite biuro šunį, tai taip, reikia pasą ir mikročipo. Be to, reikia vakcinacijos nuo pasiutligės. Taisyklės griežtos. Negalima tiesiog pasiimti "Bari" ir važiuoti.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Juos geriausia vežti su savimi (rankiniame bagaže), jei įmanoma. Jei reikia vežti kroviniu, turi būti užrakinta ir pažymėta dėžė "Confidential". Mes negarantuojame, kad niekas neatsidarys, jei bus įtariama nelegalia veikla (nors biuro perkraustymas į/iš UK retai kada susiduria su tokiais dalykais).

Ar taisyklės skiriasi priklausomai nuo regiono (Škotija, Anglija, Velsas)?

Šiuo metu taisyklės visoje UK yra vienodos, nes yra viena muitinės zona. Bet logistiškai į Škotiją brangiau ir ilgiau važiuoti, nes toli. į Velsą panašu kaip į Angliją. Šiaurės Airija... čia visai kita istorija, ten taisyklės kaip ir ES (proto mazgas visai sugenda).

Kaina, laikas ir techninės smulkmenės

Kokia apytikslė biuro perkraustymo į/iš UK kaina?

Kainos svyruoja kaip orai. Gali būti nuo 500 eurų iki 5000. Priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), svorio, atstumo ir kuro kainos. Dabar kuras brangus, tai ir kainos šoktelėjo. Geriau prašyti konkretaus pasiūlymo, o ne spėlioti forume.

Ar kaina keičiasi, jei reikia iškrauti daugiau nei vienoje vietoje?

Taip, kiekviena papildoma stotelė kainauja. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei reikia užkpti į 5 adresus Londono centre, tai užtruks visą dieną. Geriau susitarti dėl vieno iškrovimo punkto arba sandėlio.

Kokiomis mašinomis vežate?

Turime nuo mažų "furgonų" (3.5t) iki didelių sunkvežimių. Jei jums reikia biuro perkraustymas į/iš UK tik keletui dėžių, nereikia vilko. O jei perkeliote visą gamyklą, tai reikės 20 tonų sunkvežimio su liftu.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma modernių firmų siūlo GPS sekimą. Mes taip pat. Galite matyti, kur yra jūsų vairuotojas, ar jis jau perėjo Lanšą, ar dar staigosi pietų Lietuvoje. Tai ramina nervus.

Kas daryti, jei daiktai sužeisti atvykus?

Reikia iš karto pranešti vairuotojui ir užpildyti pažymą (protokolą) apie žalą. Negalima laukti rytojo. Jei pažymos nėra, draudimas nemokės. Vieną kartą klientas skambino po savaitės, kad stalas sužalotas... kaip mes žinome, kad ne jūs patys ant jo užlipo?

Ar priimate mokėjimais kortele?

Dauguma didelių pervežėjų priima, bet mažos firmos mėgina grynaisiais arba pavedimu. Be to, bankai uždeda didelius komisinius mokėjimus užsienyje. Geriau pasikalbėti apie mokėjimo sąlykas iš anksto.

Koks reikalingas avansas?

Įprasta taisyklė – 30-50% avansas, likąčio mokėjimas atvykus arba prieš išvykstant. Tai apsauga tiek jums, tiek mums. Negalima dirbti "įžūliai" be jokio užstato.

Ar galima laikyti daiktus laikinai sandėliuke?

Taip, jei dar nesiruošiate naujasis biuras, mes galime padėti daiktus pas mus arba mūsų partnerių sandėlyje UK. Tai kainuoja, bet kartais būtina.

O jei mums reikia palikti senus baldus ir atsivežti naujų?

Tai vadinasi "backload". Mes užkeliame naujus, o senus išvežame atgal (arba išmetame). Tai gali pigiau kainuoti, jei sutampa maršrutai.

Kaip vežti labai sunkius daiktus (safe, seifai)?

Reikia specialių keltuvų. Paprastai vairuotojas sugebės pakelti iki 500 kg su rankiniu liftu, bet jei turite tonos svorio seifą, reikia orderinio keltuvo su krautuva. Tai reikia planuoti savaitę iki kelionės.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Anglijoje šventės skiriasi nuo mūsų. Jei jų "Bank Holiday" patenka į jūsų planuojamą datą, gali būti problema. Geriau patikrinti kalendorių. Mes stengiamės nevežti šventinėmis dienomis, nebent tai ypatingas atvejis.

Ką daryti su biuro technika, kuri turi lietuviškas klaviatūras?

Anglijoje dirba lietuviai, tai čia nėra problema. Bet jei įmonė britų, jiems gali būti nepatogu. Bet tai jau jūsų vidinis reikalas, ne mūsų.

Ar galima užsisakyti pakavimo paslaugas?

Taip, mes turime komandą, kuri atvažiuoja, viską supako, užkleipo ir užrašo. Tai brangiau, bet taupia jūsų darbuotojų laiką. Biuro perkraustymas į/iš UK be pakavimo paslaugų yra kaip šokis su beždžione ant nugaros.

Kas vyksta, jei vairuotojas susirga?

Turiem atsarginius vairuotojus, bet jei jis suserga Anglijoje, tai gali būti komplikuota. Teks laukti arba siųsti kitą iš Lietuvos. Tai retai nutinka, bet rizika yra.

O jei mes paskutinę minutę atšaukiam?

Atšaukimas paskutinę minutę brangiai kainuoja. Mašina jau gali būti kelyje. Turėsite sumokėti bent jau kelioniės išlaidas į vieną pusę.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į/iš UK nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir gero planavimo. Nerašykite visų dalykų į vieną dėžę, pasirūpinkite dokumentais ir būkite kantrūs su vairuotojais – jie taip pat žmonės, o ne robotai. Jei kas nors negerai – skambinkite, mes išspręsim. Sėkmės naujajame biure ir tegul kava ten būna skanesnė!