Biuro perkraustymas į užsienį su profesionaliu išpakavimu

Įvadas

Biuro perkraustymas į užsienį su profesionaliu išpakavimu nėra tas dalykas, kurį galima „kažkaip susitvarkyti penktadienio vakarą“. Čia susipina dokumentai, darbuotojų darbo vietos, kompiuteriai, serveriai, kėdės, stalai, dokumentų archyvai ir tas amžinas klausimas – kaip rytoj visi dirbs naujoje vietoje? Per metus teko matyti visko: nuo tvarkingų biurų Amsterodame iki chaotiško sandėliuko prie Frankfurto oro uosto, kur niekas nežinojo, kuri dėžė kam priklauso. Profesionalus išpakavimas čia ne prabanga – tai būdas greitai vėl pradėti darbą ir mažiau nervintis dėl dingusių daiktų ar sugadintos įrangos.”

Biuro perkraustymas į užsienį su profesionaliu išpakavimu – kaip viskas atrodo realybėje

Pirmas dalykas – niekas neprasideda nuo sunkvežimio prie durų.” Prasideda nuo sąrašo.” Tikrai.” Net jeigu kas nors sako „mums viskas aišku“, po dviejų dienų paaiškėja, kad reikia vežti ir senus spintelių raktus, ir monitorių laikiklius nuo lubų.” Reikia žinoti bent apytikslį tūrį kubiniais metrais,” svorį,” kiek yra IT įrangos,” ar reikia laikino saugojimo,” ar biuras užsidarys penktadienį,” o naujas atsidarys pirmadienį.” Čia ne taip kaip namų perkraustymas,” kur galima vieną dėžę palikti koridoriuje.” Biure viskas turi būti logiška.” Kiekvienas stalas,” kompiuteris,” telefonas,” dokumentų segtuvas turi turėti adresatą.”

Viena situacija man vis dar liko galvoj.” Vilniaus įmonė kėlėsi į Berlyną,” viskas buvo pažymėta lipdukais,” bet vienas skyrius pasiėmė savo dėžes „pagal spalvas“ ir tada paaiškėjo,” kad finansininkams atvažiavo rinkodaros popieriai,” o IT specialistams – kavos puodeliai.” Juokinga tik tada,” kai niekas dėl to nepraranda darbo dienos.” Todėl spalvos yra gerai,” bet spalvos nėra sistema.” Reikia numeracijos,” sąrašo,” atsakingo asmens ir bent vieno žmogaus naujame biure,” kuris ne tik laukia mašinos,” bet supranta planą.”

Profesionalus išpakavimas reiškia ne tai,” kad kas nors gražiai ištraukia daiktus iš dėžių.” Tai reiškia planą pagal zonas.” Pavyzdžiui,” priimamasis pirmas,” konferencijų salė antra,” buhalterija trečia,” IT patalpa ketvirta.” Kiekviena zona turi savo dėžių intervalą – pvz., BER-LV-IT-045 iki BER-LV-IT-118.” Skamba sausa?” Taip.” Bet kai ateini į naują biurą Vokietijoje ar Nyderlanduose ir matai stalus jau sudėtus vietoje,” monitorius ant stovų,” telefonus priejungtus prie numerių,” tai staiga ta sausa tvarka atrodo kaip stebuklas.” O stebuklų logistikoje beveik nebūna – būna tik geri sąrašai ir žmonės kurie jų laikosi.”

Įvadas

Biuro perkraustymas į užsienį su profesionaliu išpakavimu dažniausiai tampa kritinis tada kai firma keičia rinką arba keliasi dėl darbo jėgos kaštų.” Gali būti Amsterodamas” Hamburgas” Briuselis” Paryžius” arba mažesnis miestas Lenkijoje ar Čekijoje” Kur bebūtum” pagrindinė problema ta pati” kaip sustabdyti verslą trumpiausiam laikui” Ir kaip neprarasti svarbių dokumentų” kompiuterių” licencijų” baldų” archyvinių dėžių” Biuro perkraustymas į užsienį su profesionaliu išpakavimu nėra vien fizinis daiktų judėjimas” tai veikiau mažas operacinis projektas” kuris liečia vadovus” administratorius” IT specialistus ir darbuotojus kurie po kelių dienų turi sėsti prie savo darbo vietos ir manyti kad nieko baisaus nebuvo” Nors mes žinome kad būna visko” kartais labai daug baisių smulkmenų

Daiktų inventorizacija prieš biuro perkraustymą į užsienį

Daiktų inventorizacija prieš biuro perkraustymą į užsienį dažniausiai prasideda labai optimistiškai – „mes turime apie trisdešimt stalů“. Po valandos paaiškėja kad yra trisdešimt stalů plius penki rezerviniai plius sulūžusi kėde kurią kažkodėl reikia vežti plius du serverių spinteliai plius senas fotokopijatorius kuris turbūt jau neveikia bet „negalima palikti“. Čia reikia ramybės ir Excelio arba kokios nors paprastos lentelės kurioje matyti daikto pavadinimą kiekį vietą svorį atsakingą skyriů ir komentarą kas ką reiškia naujoje vietoje”. Jei inventorizacijos nėra arba ji parašyta ant popieriaus lapo kuris dingsta automobilyje tai biuro perkraustymas tampa loterija su brangiu bilietu”.

Kodėl profesionalus išpakavimas svarbus verslui

Profesionalus išpakavimas svarbus todėl kad jis grąžina darbui sistemą”. Po transportavimo daiktai nebėra tik daiktai jie yra darbo procesas”. Monitorius ant stalo reiškia kad pardavimų vadybininkas gali dirbti”. Dokumentai lentynoje reiškia kad buhalterija gali atsakyti klientams”. Konferencijų salės baldai reiškia kad susitikimai vyksta kaip planuota”. Kai išpakavimo nėra žmonės pradeda ieškoti savo daiktų patys o tai dažnai virsta chaosu”. Vieni atidaro net savo dėžes kiti bando sujungti kompiuterius treči dalis daro nuotraukas ir siunčia vadovui klausimą „kur mūsų spausintuvas?” Profesionalus komanda šitai sumažina iki minimumo”.

Kaip pasiruošti biuro perkraustymui į užsienį

Pasiruošimas prasideda ne nuo dėžių o nuo sprendimų”. Kas važiuoja pirmu reisu kas vėliau ar reikalingas saugojimas ar reikia laikinųjų darbo vietų kas tvarkys dokumentus kas bus kontaktinis asmuo naujame biure”. Be šių atsakymů transporto kompanija gali būti labai gera bet vis tiek nieko negarantuoti nes ji nemoka jūsų vidaus politikos”. Gera praktika yra sukurti vieną dokumentą kuriame būtų datos kontaktai zonos numeracija eskalacijos eilutė ir atsakomybės”. Jei šito dokumento nėra visi pradeda klausti vairuotojo o vairuotojas dažniausiai nori tik vieno dalyko – kad jam pasakytum kur statyti mašiną ir ką krauti pirmiausia”.

Kaip pasirinkti tinkamą tarptautinę perkraustymo kompaniją

Renkantis tarptautinę kompaniją nereikia žiūrėti vien į kainą”. Žinau kad klientai nori pigiau nes verslas nori kontroliuoti kaštus bet kartais pigiau išeina brangiau ypač kai kalbama apie biurą užsienyje”. Reikia klausti ar jie dirba su pakavimo medžiagomis ar turi patirties su IT įranga ar gali parengti inventoriuzacijos lapus ar dirba su draudimu ar žino muitinės procedūras jei veža ne ES teritorijoje ar turi kontaktinį asmenį kelionės metu”. Bloga kompanija pasakys „viską sutvarkysime“ bet nepateiks jokio plano”. Gera kompanija greičiau pasakys „reikia trijų sąrašů“ ir tada visiems tampa aišku kodėl procesas trunka ilgiau nei savaitgalis”.

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į užsienį

Kaina priklauso nuo daugelio dalyků bet jei kalbame apie realybę tai mažam biurui iki maždaug dešimt penkiolikos kubinių metrů galima tikėtis apie tūkstantį du šimtus du tūkstančius eurů priklausomai nuo atstumo pakavimo darbo valandų ir papildomů paslaugů”. Vidutiniam biurui iki trisdešimt keturiasdešimt kubinių metrů kaina gali šoktelėti iki keturių šešių tūkstančių eurů ypač jei reikia specialių dėžių monitoriams dokumentams baldams”. Dideliems biurams jau kalbama apie individualią sąmatą nes reikia vertinti aukštus liftus leidimus statymui naktinį darbą apsaugos reikalavimus ir dar daug smulkmenų kurios paprastam žmogui neatrodo svarbios kol nepradeda kainuoti pinigů”. Geriau turėti rezervinį biudžetą nei po savaitės aiškintis kodėl sąskaita didesnė nei pirma prognozė”.

Ar verta rinktis pilną pakavimo ir išpakavimo paslaugą

Pilną paslaugą verta rinktis kai biuras turi daug darbuotojų kai svarbu greitai pradėti darbą kai yra brangi IT įranga arba kai vadovybė nenori gaišti laiko vidiniams ginčams kas ką pakuos”. Taip tai kainuoja daugiau nei variantas „mes patys viską sudėsime“. Bet čia sutaupote ne tik laiką bet ir nervus o kartais net pinigus nes greitesnis grįžimas prie darbõ reiškia mažiau prastovõ”. Jei turite penkis žmones ir viską galite sutvarkyti patys galbūt pilna paslauga nėra būtina”. Jei turite penkiasdešimt žmonių ir kelias šalis kuriose reikia koordinuoti veiklą tada geriau mokėti už tvarką nei vėliau mokėti už klaidas”.

Kaip apsaugoti kompiuterius dokumentus ir baldus

Kompiuteriams reikia originaliõ arba specialiõ dėžių su putplasčiu arba bent kokybiško pakavimo medžiagomis nes ekranai labai lengvai gauna kampinius smūgius kuriuos vartotojas pamato tik po mėnesio kai atsiranda juostelės ekrane”. Dokumentams reikia tvirtõ dėžių kurios nebijo drėgmės nes kartais sandėlyje ar konteineryje oro sąlygos keičiasi greičiau nei mes manome”. Baldams reikia plėvelių kampuočių ir kartais demontavimo darbõ ypač jei stalai dideli arba kėdes sunku krauti vertikaliai”. Žinau kad kai kurie žmonės sako jog jų baldai „jau matę gyvenimą“ bet klientui naujame biure jie vistiek turi atrodyti tinkamai naudoti o ne kaip eksponatai po ilgos kelionės per Europà”.

Kaip sumažinti verslo prastovos laiką

Prastovos laikas sumažėja kai planuojate etapais o ne vienu dideliu šuoliu”. Dalis dokumentų archyvo gali važiuoti anksciau dalis baldů taip pat dalis IT infrastruktūros turėtų būti paruošta prieš pagrindinį transportavimą o svarbiausi darbuotojai turėtų gauti aiškius nurodyimus ką pasiimti su savimi o ko neliesti kol neatvyks komanda”. Kartais verta naudoti tarpinį sandėlį ypač kai senasis biuras jau tuščias o naujasis dar neparengtas remontui ar interneto jungčiai”. Geriausias variantas yra toks kai pirmadienį ryte žmonės ateina į naują vietà o jų stalai jau stovi ten kur reikia o ne ieško vietos koridoriuje tarp dėžių kurios atrodo vienodos kaip broliai dvyniai”.

KokiŲ klaidŲ vengti kraunant biurà

Dažniausia klaida yra netikslūs etiketės pavadinimai pavyzdžiui parašyta „biuras“ arba „dokumentai“ nors realiame gyvenime tai nepadeda niekam ypač jei tokios dėžės yra dešimt šešios kurios atrodo vienodos“. Kita klaida yra pamiršti elektros laidø adapterius bei kabelių numeracijà nes naujame biure Vokietijoje ar Nyderlanduose rozetės gali būti kitokiose vietose nei senajame ofise Lietuvoje“. Trečia klaida yra bandymas pakuotis paèiam be instrukcijø ypač jeigu kalbama apie monitorius spausintuvus serverius ar trapø technikà“. Ketvirta klaida yra viltis kad visi darbuotojai patys supras sistemà nors jie dažniausiai supranta tik savo dalá o likusi informacija lieka galvoje vieno žmogaus kuris tą dieną serga“. Penkta klaida yra nepalikti rezervo laiko nes muitinė oro uostas eismas ar paprasčiausias gedimas gali sugadinti net geriausią planà“. Šešta klaida yra ignoruoti draudimą nors jis kartais atrodo kaip papildomas mokestis kol kažkas sulūžta“. Septinta klaida yra manyti jog tarptautinis perkraustymas yra toks pats kaip vietinis nes skirtumas tarp miesto centro Vilniuje ir Frankfurto pramoninės zonos gali būti didesnis nei atrodo popieriuje“. Aštunta klaida yra nepaisyti dokumentacijos ypač jeigu vežete firmos archyvà kuris gali būti svarbus auditui mokesčių inspekcijai ar klientø sutartims“. Devinta klaida yra nepalikti atsakingo asmens naujojoje vietoje kuris galėtų priimti prekes pasirašyti dokumentus nukreipti komandà bei spręsti nenumatytas situacijas tiesiogiai vietoje“. Dešimta klaida yra manyti jog profesionalios kompanijos nereikia nes esate organizuoti žmonės nors organizacija viduje nereiškia logistinio pasiruošimo lauke ypač kai kalbama apie sienas kalbas standartus bei darbo saugos reikalavimus kitose šalyse“. Vis dėlto kartais paprastas pokalbis prieš savaitę gali sutaupyti daugiau nei ilgas el paštas po fakto kai viskas jau vyksta kitaip nei planuota“. Todėl geriau pasikalbėti anksti negu vėliau aiškintis kodėl kažkas stovi sandėlyje Hamburge nors turėjo būti Briuselyje“. Tai skamba paprastai bet praktikoje tokie dalykai nutinka dažniau nei norėtume pripažinti“

KokiŲ dokumentŲ reikia tarptautiniam biuro perkraustymui

Dokumentacija priklauso nuo šalies maršruto krovinio vertės bei transporto būdo tačiau bendrai reikalingi CMR važtaraštis sąskaita faktūra prekës aprašymas draudimo liudijimas jei taikoma bei galimi leidimai jeigu vežami specifiniai daiktai tokie kaip serverinė technika dideli baldai arba specialūs dokumentø archyvai“. Jeigu kalbame apie ES viduje paprastai viskas lengviau nei gabenant tarp ES ir JK arba Šveicarijos tačiau net ES ribose kartais reikia papildomø paaiškinimø ypač jeigu krovinys atrodo keistai arba jo verte sunku nustatyti rinkoje“. Todėl geriau turėti aiškià kopijà visko kas važiuoja kartu su mašina nes vairuotojas negali kiekvienoje stotelėje aiškinti kas esate ko važiuojate kodël taip ilgai trunka pakrovimas bei kodël jūsų dėže su senais katalogais vertinama kaip firmos turtas o ne makulatūra“

Kaip organizuoti darbuotojŲ komunikacijà

Komunikacija prasideda nuo paprasto fakto kad žmones nemégsta netikëtumø ypač jeigu jie susiję su jų darbo vieta daiktais bei rutina“.