Biuro perkraustymas į UK: patyrę specialistai pasiruošę praktiškam darbui ir problemų sprendimui

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į UK niekada nevyksta taip, kaip jis pažiūri popieriuje. Anksčiau, prieš Breksitą, buvo daug paprasčiau: pakrauti, važiuoti ir iškrauti. Dabar? Dabar tai yra loginis galvosūkis su dokumentais, muitinės procedūromis ir britų specifika. Susidūriau su visku – nuo prarastų dėžių iki vairuotojų, užstrigusių sienos kitapus be pusryčių. Bet nebijokite, mes esame pasiruošę. Štai realus vaizdas, kaip tai vyksta, be jokių gražių uždažų, todėl žinotumėte, į ką įsijungiate.

Kas reikalinga dokumentams ir Brexit realijoms (Biuro perkraustymas į UK)

Ar mums tikrai reikalingas muitinės brokeris?

Man atrodo, kad dabar be jo neįmanoma veikti. Nors kai kurie sako, kad gali susitvarkyti patys, aš nemačiaus tokio atvejo, kuris būtų pasibaigęs sėkmingai be nervų išsidejimo. Biuro perkraustymas į UK reikalauja, kad kiekviena siunta būtų deklaruota. Brokeris mums padaryti EX1 deklaraciją (išvežimo) ir padės su Importu. Be gero brokerio jūsų sunkvežimis gali stovėti uoste dienomis, o tai kainuos brangiau nei jo paslaugos. Geriau pasirūpinkite šiuo dalyku iš karto.

Ką daryti, jei trūksta vieno inventoriaus sąrašo?

Tai gana dažna situacija, tiesa sakant. Vakar buvau tokiame darbe, kur klientas pamiršo užpildyti vieną lapą su senų stalų sąrašu. Muitininkai to nelabai mėgsta. Jei trūksta dokumentų, reikės juos greitai parengti el. paštu ir nusiųsti brokeriui. Vėluoti negalima, nes britai dabar labai griežti dėl formalumų. Geriausia turėti "Proforma invoice" su dviem kopijomis – viena vairuotojui, kita brokeriui. Taip padėsite išvengti didelių delsimų.

Ar mokėti PVM (VAT) pervežant į Angliją?

Čia visada yra paini vieta, nes taisyklės pasikeitė. Jeigu perkrajote įmonės turtą į kitą padalinį, dažniausiai taikoma 0 proc. PVM rate, bet jei tai tiesiog pervežimas, gali tekti mokėti JK PVM. Aš nėra prieš mokesčius (nors niekas jų nemėgsta), bet svarbiausia tai suprasti iš anksto. Konsultuokitės su savo buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistikas, o ne mokesčių specialistas. Nenoriu, kad jums būtų nustatytos baudos už vėlavimą.

Kas atsitinka, jei vairuotojas neturi Teisingo Vairuotojo Sertifikato?

Tai baisi bėda, juokinga, bet baisi. Turiu omenyje tokią situaciją prieš keletą metų, kai mūsų vairuotojas užmiršo pasiimti dokumentą, patvirtinantį, kad jis dirba mums. Pasienio kontrolėje jis beveik buvo suuktas atgal. Dabar biuro perkraustymas į UK reikalauja, kad vairuotojas turėtų "Driver Certificate of Professional Competence" (CPC) kortelę. Be jos jis ne įvež ką nors didesnio už sėdimąs vietą. Tai būtina patikrinti prieš išvykstant.

Ar kyla problemų dėl pavadinimų ant dėžių?

Kartais, jeigu pavadinimai yra per daug abstraktūs, pvz., "daiktu ir daikeliu", muitinė gali sustabdyti krovinį patikrai. Geriau rašyti konkretiai: "2 biuro stalai, 3 kompiuteriai, 5 kėdžių". Taip sutaupysite valandų patikrinimo uoste. Turbūt primiršau paminėti, kad ant kiekvienos dėžės turi būti numeris, kuris atitinka jūsų sąrašą. Vienintelas dalykas, kuris kontroliuoja chaosą – tai geras ženklinimas. Nemanau, kad norite praleisti puse dienos ieškodami vieno stalo.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – ne, praktiškai – visada taip daroma. Žmonės visada įmeta savo arbatinukus ar kelis drabužius į bendrą dėžę. Muitinė to neleidžia, jei tai yra deklaroujama kaip komercinis krovinys. Jei tikras biuro perkraustymas į UK, tada asmeninius daiktus geriau išsiskirti. Nors pripažinsiu, jei tai tik pora knygų ar paveikslėlų sienai, niekas nebedirbtins. Tik nekraupykite maisto prekių, tai gali baigtis labai blogai.

Fizinis procesas: kaip vežame techniką ir baldus

Kaip tinkamai supakuoti serverius?

Tai, įtariu, jūsų svarbiausias turtas. Serverius negalima tiesiog įmesti į dėžę. Mes naudojame specialias plokščias dėžes su "antistatic" (statinio elektros) užpildu. Prieš kelerius metus važiavome į Birmingamą ir vairuotojas staigiai stabdė. Kita įmonės krovinys buvo blogai užsegtas, ir serveriai nukrito žemyn. Viskas baigėsi dužais. Mums viskas atvažiavo sveika. Užsekite visus laidus, pažymėkite kur kas jungiasi.

Ar braižote kiekvieną dėžę?

Žinoma, be to tai būtų chaosas. Turime sistemą, kur kiekviena dėžė turi unikalų kodą, pvz., "VIL-001". Sąraše parašoma, kas viduje: "Monitoriai Dell 24 colių". Kai atvykstate į Londoną ar Mančesterį, nebereikia atidaryti kiekvienos dėžės, kad sužinotumėte, kur yra priežiūros skyriaus failai. Tai sutaupo laiko ir nervų. Nustebau, kiek daug įmonių dar rašo "biuro reikmenys" ant visų dėžių.

Kas nutinka, jei liftas naujame biure neveikia?

Oho, tai klasika. Buve tokiame atvejį Londone, kur pastatės priežiūra užmiršo įjungti didįjį liftą penktadienį. Mums teko nešti 30 dėžių per laiptus keturius aukštus. Klientas šoko iš proto, bet mes tai padarėme. Jeigu žinote iš anksto, kad bus problema, pasakykite mums. Mes galima paruošti daugiau žmonių arba net kelias minutes ilgiau. Neklauskite vairuotojo, ar jis sportuoja, tiesiog pasirūpinkite išanksto.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį taip. Stalų kojas, didžiulius sekcijas reikia atskirti, neveltui sakydama. Jeigu paliksite tai sujuosta, per kelias šimtus mylių ant blogų britų kelių viskas gali susilūžti arba subraižyti. Mūsų komanda atsivežia įrankius, tačiau svarbu, kad jūsų darbuotojai išimtų asmeninius daiktus iš stalų. Vieną kartą teko vežti stalą pilną "M&M" saldainių (tikrai buvo siaubinga valyti).

Kaip elgiamės su konfidencialiais dokumentais?

Jūsų pasitikėjimas svarbiausia. Turime specialiuosius konteinerius, kurie užrakinami. Juos mes užrakiname ir raktą laikome vairuotojas (tiek aš žinau, tikrai saugiai). Jei turite labai slaptų sutarčių, patartina juos vežti save rankiniu būdu, o ne mesti į bendrą krovinią. Tačiau dažniausiai klientai viską patiki mums, nes mes dirbame jau dešimtmečius ir niekas nieko nenumatė.

Ar įsivažiuojate į Londono centrą?

Tai priklauso nuo to, kur tiksliai esate. ULEZ zona (Ultra Low Emission Zone) dabar apima didžiąją dalį Londono. Mūsų vilkikai yra nauji, euro 6 standarto, taigi mums nebereikia mokėti didelių mokesčių kasdien (bent jau tikiuosi, kad tai nepasikeis kitą savaitę). Tačiau jeigu jūsų biuras yra labai siaurame gatvėlėje, ten reikės mažesnio sunkvežimio (7.5t). Planuokite maršrutą iš anksto, nes Londonas – eismo chaosas.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Labai daug dalykų. Atstumas, kiek dėžių, ar reikia montavimo, ar yra pakeitimas gatvės. Biuro perkraustymas į UK nėra fiksuota paslauga, kaip taksi. Paskaičiuoti galime tik tada, kai pamatysime, ką reikia vežti. Kartais klientai sako "turim tris stalus", o atvyksta ir matajame tris stalus pilkus spintų. Tai visiškai keicia svorį ir tūrį.

Ar galima sužinoti kainą telefonu?

Atsakymas bus apytikslis. Galiu pasakyti: "Tikriausiai tai kainuos tarp 2000 ir 2500 eurų". Bet tiktai po to, kai atvyksime į objektą arba gausite išsamius matmenis, galime duoti tikslų skaičių. Nebūkite nustebę, jei po apžiūros kaina šiek tiek pakils. Geriau taip, nei paskui mokėti už vairuotojo laukimą, nes nebetilpo į mažą sunkvežimį.

Ar brangiau vežti į Škotiją nei į Londoną?

Taip, paprastai taip. Edinburgh ar Glasgow yra toliau, o keliai šiaurėje gali būti siauresni. Be to, ten dažniau lyja (juk Anglija/Škotija), o tai stabdo eismą. Bet svarbiausia yra tas pats Breksitas – muitinė yra tas pats. Skirtumas gali būti šimtą ar du eurų, atsižvelgiant į degalų kainas. Tiesa, pastaruoju metu degalai pigėja (ar bent jau taip atrodo prieš kelnes).

Kokia yra įmoka už laikiną sandėliavimą?

Jei biuras dar nebaigtas arba raktai nebera, mes galime padėti. Mūsų sandėliai Anglijoje (prie Londono arba Birmingamo) kaista kasdien. Kaina paprastai skaičiuojama už kvadratinius metrus arba už dėžęs vienetą. Nerekomenduoju palikti daiktų sunkvežimyje ilgam, nes vėliau gali tekti mokėt baudas už vairuotojo poilsio laiko pažeidimus.

Ar imate mokestį už buitines prekes?

Jei ten yra maisto, gėrimų ar augalų – taip. Jie turi atskirą kategoriją muitinėje. Už papildomus formalumus imamas papildomas mokestis. Bet jeigu tai tik kavos aparatas (be pupelių) ar vandens dispenseris, tai įeina į standartinę kainą. Būkite sąžiningi apie tai, kas yra dėžėse, kad nereiktų ieškoti "pakartotojo" ar keikti muitininkų.

Draudimas ir rizikos

Kokia yra mūsų atsakomybė, jei kažkas sudužo?

Mes turime standartinį krovinio draudimą. Jis dengia žalą, kurią padarome mes (pvz., nukritęs stalą). Tačiau jei jūsų darbuotojas blogai supakavo monitorių į dėžę be pažymėjimo "švari", tada mes neatsakome. Svarbu perskaityti draudimo sąlygas (aš pats kartais nusiboduju jas skaityti, bet reikia). Ypatingai brangius daiktus (tūkstančių vertės) reikia deklaruoti atskirai.

Ar apdraudžiate IT įrangą?

Taip, bet yra limitai. Paprastai standartinis draudimas dengia iki X sumos už kilogramą (pvz., 10 EUR/kg). Serveriai ar brangūs tarpininkai gali būti verti daugiau. Tokiu atveju reikalingas papildomas "All risk" draudimas. Nenoriu jums bauginti, bet technikos girdymas yra dažniausia problema. Patikrinkite, ar jūsų draudimas apima ir elektronikos patikrinimą.

Kas nutinka, jei sunkvežimis užsidegina?

Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Tada veikia civilinė atsakomybė. Mūsų draudimas padengtų krovinio praradimą. Tiesa, tada būtų didžiausia painiava gauti pinigus atgal ir nusipirkti naujus baldus. Tiek metų darbe tai nutiko tik vieną kartą (ir ne mums), taigi tikimybės mažos. Bet vis tiek reikia žinoti.

Ar turiu draudimą, jei vairuotojas užstringa?

Draudimas neapima laiko praradimo. Jei vairuotojas sėdi spūstyje 6 valandas dėl nelaimingo atsitikimo kelyje, jums nieko nenemuš. Mums tai smarkiai brangia, nes mokame už vairuotojo valandas. Tokiose situacijose lieka tik kantrybė. Geriau planuokite atvykimo laiką su atsarga, sakykim, +1 diena.

Kaip elgtis, jei dėžė atėjo sužalota?

Reikia užfiksuoti nuotrauką dar prieš pasirašant perdavimo aktą. Vienas klientas pasirašė dokumentus, o tik vėliau nusprendė patikrinti vidų. Tada sunku įrodyti, kad mes tai sulaužėme. Užtikrinkite, kad vairuotojas palieka tik tada, kai viskas patikrinta. (Aš, tiesa sakant, visada primygtinai prašau tai daryti, bet kai kurie žmonės visada bėgioja).

Smulkmenos ir praktiniai patarimai

Galima vežti augalus į Angliją?

Dabar tai labai sudėtinga dėl fitosanitarijų taisyklių. Jei turite didelį biuro palmedę, gali reikėti specialus sertifikatas. O kai kurių rūšių augalai visai neįleidžiami. Man patartumą palikti senus augalus Lietuvoje ir nusipirkti naujus Londone. Tai išgelbės nuo galvos skausmo muitinėje, kurie gali tiesiog sunaikinti augalą, jei bus mažiausias kenksmulis.

Kokia geriausia savaitės diena perkraustymui?

Antradienis arba trečiadienis. Penktadienis yra rizikingas – jei užstringa, turite laukti iki pirmadienio. Pirmadienis taip pat sunkus, nes visi rytais nori pradėti dirbti. Pasirinkite vidurines savaitės dienas, tada turite laiko rezervą. Be to, kainos gali būti šiek tiek mažesnės, nes ne tokia paklausa (nors garantuoti negaliu).

Ar reikia iš anksto užsakyti vietos stovėjimui?

Tam tikrose vietose (pvz., City of London) būtina gauti leidimą iš savivaldybės ar policijos. Mes galime padėti su tai, bet tai trunka kelias savaites. Negalima tiesiog atvažiuoti ir sustoti ant raudonos linijos – skambus policija ir viršyta kortelė garantuota. Pasirūpinkite tuo bent mėnesį iki biuro perkraustymas į UK datos.

Kas daryti su skysčiais (kava, skysčiai)?

Išpilkite jas. Kompresinis butelis gali sprogti nuo temperatūros pasikeitimo arba spaudimo. Važiuojant per kalnus arba stabdant, skysčiai sukelia daug bėdų. Geriau palikti tuščias talpas arba sandėliuoti jas atskirai. Niekas nenori rasti savo dokumentų išteptų kava (nors kava smagu, bet ne ant sutarčių).

Ar galiu važiuoti su sunkvežimiu?

Ne, negalite. Mums draudžiame vežoti keleivių (be vairuotojo) tarptautiniuose reisuus dėl taisyklių ir draudimo. Jums reikės nusipirkti bilietus lėktuvu arba traukiniu. Dauguma klientų šitaip ir daro. Galite susitikti su mumis biure, bet ne kelyje. (Nors kadaise seniai vienas verslininkas įsitempė, bet dabar griežtai).

Ką daryti su raktų pakavimu?

Raktus nuo seno biuro palikite vadybininkui, kuris juos perduos savininkui. Niekada nekelkite raktų kartu su dėžėmis į Angliją. Nėra nieko blogiau, nei atvykti į naują biurą ir suvokti, kad raktai liko 2000 km toliau. Tai atsitiko vienai įmonei Vokietijoje (ne mūsų klientas), teko laužti spynas.

Ar padedate su išmetamosiomis atliekomis?

Jei seni baldai nebetinka, mes galime juos nuvežti į šiukšlių perdirbimo centrą Anglijoje. Tai kainuoja papildomai, bet taip jums nereikės rasti vietos vietinėje savivaldybėje. Londonas yra griežtas dėl atliekų, todėl geriau tai mums pavedžioti.

Kaip susisiekti, jei kyla bėdų kelyje?

Vairuotojas visada turi telefoną, o turiu ir aš (ir dažnai jį neįjungiu, kai mieguju). Bet esam 24/7 linija. Jei įvyko avarija arba vairuotojas prarado orientyrą (kažką įvyko šiaip ne taip), skambinkite mūsų dispečeriui. Jis sužinos, kur yra jūsų krovinys, naudodamas GPS. Nebijokite triktis.

Ar reikia mokėti už išankstinį apmokėjimą?

Įprastai taip, imame 30-50 proc. avansą, kad užsakytume keltą ir parengtumėme dokumentus. Likusią dalį mokate, kai krovinys išvežiamas iš sandėlio. Tai standartinė praktika, kad mes nebūtume pasikėlę, jei jūsų atšaukiate darbą paskutinę minutę.

Kuo skiriasi pervežimas į Šiaurės Airiją?

Tai jau visai kita istorija. Ten taip pat reikia formų, bet keliauja jūra (iš Škotijos arba Liverpulio). Reikia atskirų formų (Movement Assistance Northern Ireland). Tai dar daugiau popierizmo. Jeigu planuojate biuro perkraustymas į UK šiauriau, pasakykite iš karto, nes bus brangiau ir sudėtingiau dėl protokolų.

Galima sutvarkyti viską per žinutes?

Dėl svarbių dalykų geriau kalbėti telefonu arba susitikti. Žinutės tinka dėl smulkių klausimų, bet dėl sutarčių ir kainų reikėtų rašyti el. paštu. Turime išlaikyti apskaitą. (Žinau, žinučių yra patogiau, bet aš vis dar mėgstu girdėti balsą).

Kadangi biuro perkraustymas į UK yra sudėtingas procesas, geriausia kreiptis į tuos, kas jau "nudeginė" savo rankas. Niekas nesako, kad viskas nuėjys lygiai, bet su mumis bent žinosite, kas vyksta. Turime tiek patirties, kad galime išspręsti beveik bet ką, net jei ir pasakysime "nežinau" (ir tada išsiaiškinsime). Svarbiausia – neberūpinkitės logistika, o galvokite apie savo verslą Anglijoje.