Biuro perkraustymas į UK: minimaliomis verslo pertraukomis – kaip išvengti chaoso?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo kelių dėžių iki gigantiškų korporacijų valdų. Biuro perkraustymas į UK visada yra iššūkis, nes čia nebe paprastas kelių kilometrų nuvažiavimas, o visiškai kita realybė po to „Brexit“. Verslas negali sustoti, klientai laukia atsakymų, o tu stovi su dėže rankose ir galvoji, kur dingo spausdintuvas. Pagrindinis tikslas – padaryti taip, kad tavo komanda net pajautų, kad vyko judesys. Reikia suplanuoti viską iki smulkmenų: nuo custom’ų iki to, kad vairuotojas surastų adresą Londone ne per tris valandas. Jei viską padarysi protingai, verslo pertraukos bus tik tiek, kiek reikia kavos išgerti. Nors, žinau, teoriškai viskas atrodo gražiai, bet praktikoje visada kažkas klysta.

Kainos, laikas ir kas su tuo viso susiję

Kiek tiksliai kainuoja biuro perkraustymas į UK?

Kainos kinta kaip oras Lietuvoje – niekas negali tiksliai pasakyti iš karto. Priklauso nuo tūrio, bet ir nuo to, ką tiksliai vežate. Jei tai tik kelios kėdės ir stalai – viena kaina, jei pilnas serverių kompleksas – kita. Biuro perkraustymas į UK dabar brangesnis nei buvo prieš 5 metus, degalai, mokesčiai... Visoka pakilo. Beje, kaina dažniausiai įeina ir draudimas, ir pakuotuvės, jei reikia. Geriau paklauskite detalesnio įvertinimo, aš čia be matavimų tik apytiksliai galiu pasakyti. Neskubėkite pigiausių ieškoti, gali baigtis liūdnai.

Kiek laiko užtruks visa ta komedija?

Paprastai sakyčiau 3-4 dienas iš viso, bet... (tai va). Jei važiuojame į Londoną, tai gali užtrukti ilgiau dėl užstatų. Kelias iki Doverio greitas, bet tas persikėlimas... Čia nebe Lietuva, kur 100 km per valandą važiuoji ramiai. Biuro perkraustymas į UK turi būti planuojamas su atsarga. Jei norite, kad viskas atvyktų pirmadienio ryte, reikia siųsti penktadienį. Niekada neskubėkite laiku, su angliškaisiais keliais geriau sauguokis. Užstrigti Dovere dvi valandas – tai dabar norma, ne išimtis.

Ar galima numatyti tikslią atvykimo datą?

Galima bandyti, bet aš neduodu garantijų. Pervežimas į Angliją dabar yra kaip loterija su muitinės eilėmis. Vieną kartą važiavome ir pravažiavome per valandą, kitą kartą stovėjome 10 valandų, nes kažkas buvo padaręta klaida dokumentuose. Biuro perkraustymas į UK reikalauja lankstumo. Geriau pasakykite savo darbuotojams, kad jie dirba nuotoliniu būdu dar dieną-ilgą. Tada nėra streso, jei vairuotojas paskambins ir sakys, kad bus vėlai. Nemanau, kad verta rizikuoti su verslo procesais.

Kodėl kainos skiriasi taip smarkiai tarp įmonių?

Kai kurios įmonės sako, kad veža pigiai, bet tada pasirodo, jie neįeina į Londono užmokesčio zoną (Ulez). Kitos įtraukia viską, net dėžių surinkimą. Biuro perkraustymas į UK turi būti aiškus – kas įeina, kas ne. Mažos įmonės gali pigiau vežti, bet jos neturi draudimo, jei sudegs fura. O didelės? Jos turi administracinių išlaidų. Geriau skaitykite sutartį, ne tik kainos lapą. Kartais pigiau pasidaryti paties, bet tada darbuotojai nedirbs, ir tu prarandi daugiau pinigų.

Ar verta imtis patys ar geriau įmonė?

Jei turite tik vieną stalą, nuvežkite patys su „Rent a Van“. Bet jei kalbame apie pilną biuro perkraustymą į UK, tai geriau nedarykite to. Viskas susidės, bus sulūžęs stalas, o darbuotojai bus nusivęrę. Profesionalai turi liftus, užraktus, ir jie žino, kaip pakrauti taip, kad niekas nesužiotų kelyje. Tiesa, vienas klientas bandė taip padaryti ir pasibaigė teismu dėl sulūžusio kompiuterio. Nemanau, kad tau to reikia.

Kiek laiko reikia planuoti iš anksto?

Idealiai – mėnesį. Mažiausiai – dvi savaites. Biuro perkraustymas į UK nėra tas dalykas, kurį apsigalvoji penktadienį ir daradi sekmadienį. Turi užsakyti laiką uoste, tur�ti vairuotoją, paruošti dokumentus. Jei skubate – mokėsite už skubą. O skubos mokesčiai šioje srityje yra... (gaila kalbėti). Geriau susitarti su savo komanda ir iš anksto pasakyti, kada bus judesys.

Dokumentai, muitinė ir tas "Brexit" šou

Kokius dokumentus reikia tur�ti ai?

Pagrindinis dalykas – prekių apyvros dokumentas (CMR) ir eksporto deklaracija. Be to, kai vežate biuro įrangą, tai laikoma laikinu eksportu arba galutiniu, priklausomai nuo situacijos. Biuro perkraustymas į UK dabar reikalauja tikslumo. Jei dokumentuose parašysite „stalai“, o bus „kompiuteriai“, gausite baudą. Reikia sąrašo su serijiniais numeriais, ypač jei tai brangi technika. Nesu tikras, ar dabar reikia jums specialus licencijas, jei vežate duomenų laikmenas, bet geriau patikrintit.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra registruota JK, ar ne. Jei tiesiog perkrastate filialą, gali būti atostogos nuo mokesčių (relief). Bet jei parduodate turtą? Tada mokėsite. Biuro perkraustymas į UK gali būti „pain in the ass“ su mokesčiais, jei muilininkas (brokeris) nepaaiškins situacijos. Aš asmeniškai niekada nesu tikras 100%, kiek kas kainuos, iki kol negavu galutinio sąskaitos faktūros iš muitinės.

Kas daryti, jei dokumentai neteisingi?

Tada prasideda linksmybės. Viskas sustoja sienoje. Reikės mokėti sandėliavimą uoste, o tai brangu. Biuro perkraustymas į UK gali užstrigti Dovere dėl vienos klaidos. Geriau iškart pasamdyti gerą brokerį Lietuvoje, kuris padarys deklaraciją iš anksto. Vieną kartą teko laukti tris dienas, kol klientas surado prarastą faktūrą. Jums tokio laiko tikrai neturi.

Ar kompiuteriai ir technika yra „kažkas ypatingo“?

Taip, JK jie žiūri labai atidžiai į elektroniką. Biuro perkraustymas į UK su serveriais gali būti sustabdytas ir patikrintas. Turi būti aišku, kas yra kas, ir kad tai nenaudojama technika (jei parduodate). Be to, dėl duomenų saugumo – geriau išjungti viską ir išimti diskus (jei įmanoma). Nenorite, kad kas nors įsibrobėtų į jūsų verslo paslaptis, kol fura stovi uoste.

Ar reikia EORI numerio?

Beveik visada taip. Be EORI numerio negali pateikti deklaracijos. Biuro perkraustymas į UK be šio numerio yra neįmanomas legaliai. Jei jo neturite, gausite jį per dieną ar dvi, bet geriau tai padaryti iš anksto. Vienas klientas manavo, kad jo senas numeris veiks, bet ne, po „Brexit“ viskas pasikeitė. Teko daryti viską iš naujo.

Kas nutinka, jei muitinė užstrigs?

Laikote ausis. Viskai. Biuro perkraustymas į UK turi būti planuojamas su „plan B“. Kas darys darbuotojai, jei kompiuteriai neatvyks? Turi turėti pasiruošę nešiojamus kompiuterius su duomenimis. Negalite pasikliauti, kad fura važiuos lyg pagal geležinkelį. Muitinės sistemos kartai stringa, žmonės dirba lėtai. Tiesiog būkite pasiruošę blogiausiam scenarijui.

Kaip viskas turi būti supakuota, kad neišsirinktų

Ar galiu dėti į savo dėžes?

Galima, bet tik jei jos stiprios. Biuro perkraustymas į UK nėra kaimyno perkraustymas gatvės gale. Dėžės kelsis ant vienos kitos, svoris didelis. Jei dėžė suirus, jūsų dokumentai ar brangūs daiktai išbėgs po visą furos kėbulą. Geriau imti mūsų siūlomas standartines dėžes. Jos pritaikytos kiekvienui stalui. O tas jūsų iš K-rauto... (geriau nenaudoti).

Kaip supakuoti serverius ir jautrią techniką?

Tai svarbiausia. Reikia specialių dėžių su putomis (antistatic). Biuro perkraustymas į UK su technika – tai atsakomybė. Negali tiesiog įmesti į dėžę su popieriumi. Vieną kartą taip nutiko, ir vaizdo plokštės lūžo nuo vibracijos. Jei neturite originalios pakuotės, praneškite mums, mes paruošime. Nekuklinaite dėl to, tai jūsų verslo širdis.

Ar reikia iširginti baldus?

Priklauso. Jei tai didelis konferencijos stalas, taip. Biuro perkraustymas į UK turi būti efektyvus. Neįsivaizduoju, kaip mes įvežtume 3 metrų stalą neirginant jo. Jis tiesiog neperlis pro duris ar liftą. Mūsų komanda tai padarys greitai, turi įrankius. Nedarykite to paties, nebent esate baldų meistras. Gali likti be vienos kojos.

Kas su pavojingomis medžiagomis (printeriai)?

Toneriai ir t.t. yra pavojingi. Negali būti kelyje be specialaus ženklimo. Biuro perkraustymas į UK turi atitikti ADR taisykles. Paprastai tonerius išimame arba užfiksuojame taip, kad neišsilietų. Nenorime, kad viduje furos viskas taptų juoda. Ypatingai jei tuose toneriuose yra daug miltelių. Geriau pasakykite iš anksto, kiek turite spausdintuvų.

Ar užtenka pažymėti dėžes?

Ne, reikia detalaus inventoriaus. "Biuras" – tai per daug abstraktu. Biuro perkraustymas į UK reikalauja, kad žinotum, kas yra kurioje dėžėje. Jei dėžė dingbs (o tai nutinka), turėsite žinoti, kas buvo viduje, draudžiai. Parašykite ant viršaus: „Finansų skyrius, 2 stalas, stalčiai“. Taip bus lengviau surinkti naujoje vietoje.

Kas daryti su atliekomis?

Nevežkite šiukšlių į Angliją. Tai nelegalu ir brangu. Biuro perkraustymas į UK yra tikrai darbas, ne šiukšliadėžės vežimas. Susitvarkykite senius popierius Lietuvoje. Užsienio klientams nereikia jūsų senų kavos puodų. Išsiskirstykite prieš kelias dienas.

Verslo pertraukos ir kaip jų išvengti (ar bent sumažinti)

Kaip užtikrinti, kad darbuotojai galėtų dirbti?

Nuotolinis darbas. Tai vienintelis būdas. Biuro perkraustymas į UK įvyks per savaitgalį arba naktį, bet ryte vis tieg teks viską surinkti. Jei darbuotojai gali dirbti iš namų tą dieną, darykite taip. Nereikia jų versti važiuoti į tuščią kambarį ir laukti, kol vairuotojas iškraus 50 dėžių.

Ar galima vežti savaitgaliu?

Taip, ir tai netgi geriau. Biuro perkraustymas į UK savaitgaliais mažiau trikdo. Bet uostai dirba kitaip. Reikia tikrinti, ar keltas plaukia. Jei planuojate atvykti sekmadienį, pirmadienį jau galite dirbti. Vairuotojai dažnai nemėgsta dirbti savaitgaliais (jie ir taip dirba be miego), bet už papildomą mokestį viskas įmanoma.

Kas daryti su internetu?

Jis neatsiranda pats. Biuro perkraustymas į UK neapima interneto paslaugų. Turite susitarti su tiekėju (pvz., Virgin ar BT) iš anksto. Jie gali prireikti savaitės, kad pajungtume liniją. Nemanau, kad norite dirbti be interneto šiandien. Užsakykite mobilųjį internetą kaip atsarginį variantą.

Ar galima daryti dalinį perkraustymą?

Galima, bet brangu. Vieną kartą vežėme dalį, kitą dalį po savaitės. Biuro perkraustymas į UK dalimis sukelia painiavą – kur kas kas buvo? Geriau vienu metu viska nuvežti ir baigti. Jei dėl biuro dydžio tenka daryti dalimis, tada labai griežtai žymėkite krovinius.

Kas daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Gerkite kavą. Niekada neplanuokite susirinkimo tą valandą, kai turi atvykti fura. Biuro perkraustymas į UK yra neprognozuojamas. Gali būti avarija kelias, gali būti policijos patikra. Tiesiog turėkite atsarginį planą. Nekreipkite pykčio į vairuotoją, jis dažniausiai dirba daugiau negu leidžiama.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui?

Dauguma vairuotojų sąžiningi, bet... Biuro perkraustymas į UK – didelis rizikos dydis. Geriau, kad jūsų atstovas būtų ten, kai atidaroma fura. Ypač jei vežate brangią techniką. Mes stengiames dirbti su patikimais žmonėmis, bet pasaulis pasikeitęs. Užrakinkite duris, jei reikia.

Smulkmenos, realus gyvenimas ir nemalonumai

Ar galiu vežti asmeninius daiktus?

Techniškai ne, jei tai verslo siunta. Biuro perkraustymas į UK skirtas įrangai, ne tavo drabužiams. Jei vairuotojas rastas tavo dėžėje su bateliais, gali būti problema su muitine. Viskas turi būti deklaruojama kaip įmonės turtas. Nors žinau, visi taip daro, bet geriau to nedarykite oficialiai.

Kas su biuro kava?

Kavos aparatus reikia išvalyti. Biuro perkraustymas į UK su vandens likučiais aparate – tai bėda. Vanduo užšals arba išsilies. Ir tada kvapas... (fuj). Išjunkite ir išpilkite vandenį. Naujame biure vėl prijunkite.

Ar reikia draudimo?

PRIVALOMAI. Biuro perkraustymas į UK be draudimo yra savižudybė. Kas nutiks, jei fura sudegs? Ar jei kas nors iškras viską stovėdama prieš uostą? Įmonės turi atsakomybės draudimą (CMR insurance), bet jis padengia tik ribotą sumą. Patikrinkite, ar pakanka jūsų serverių vertei.

Kas daryti, jei kažkas sugenda?

Skambinti mums. Biuro perkraustymas į UK turi garantijas, jei tai mūsų kaltė. Jei pats supirkai blogai – tai tavo bėda. Bet mes stengiamės padėti išspręsti. Vieną kartą teko vežti atsarginę spausdintuvo dalį taksiu iš Londono centro, nes klientas turėjo svarų susirinkimą. Niekas nemirėta.

Ar galiu sekti savo krovinių?

Dabar dauguma fūrų turi GPS. Biuro perkraustymas į UK gali būti stebimas realiu laiku. Prašykite nuorodos iš vadybininko. Tai ramina nervus. Matysi, kur jis stovi, ar jau per keltą, ar jau girtas (juokauju, arba ne). Nors kartais signalas dingsta tuneliuose.

Kas daryti su parkavimu Anglijoje?

Tai baisiausia dalis. Angliški miestai... (užsimoju). Biuro perkraustymas į UK reikalauja vietos. Reikia iš anksto gauti leidimą sustoti prie pat įėjimo. Jei ne, gausite baudą, o fura bus nutempta. O tada kaip ją rasti? Pasirūpinkite vieta prieš savaitę.

Ar galiu pasitikėti įmonės atsiliepimais?

Dabar viską galima nusipirkti. Biuro perkraustymas į UK – brangi paslauga, tad ir atsiliepimus „pirkama“. Geriau klauskite pažįstamų. Tiesiog paklauskite, ką jie vežė ir kaip buvo. Realios patirties nenusipirksi.

Kas daryti, jei biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tada turi problemą. Biuro perkraustymas į UK į statybų aikštelę yra blogai. Dulkės, dažai, drėgmė. Geriau palikti dėžes furoje arba nuomoti laikiną sandėlį. Nepervežkite baldų į kambarį, kur dar dažomos sienos. Aš mačiau, kaip nauji sofai buvo sugadinti statybinėmis medžiagomis.

Ar verta duoti arbatpinigių vairuotojui?

Jis ne darbuotojas, bet... Biuro perkraustymas į UK yra sunkus darbas. Jei vairuotojas padėjo nešti dėžes (kas neįtraukta į kainą), duokkite dešimtą ar dvidešimtą svarų. Jis bus dėkingas ir gali pasidaryti daugiau gero. Tai žmogiškas dalykas.

Kaip elgtis su kalba?

Dauguma vairuotojų kalba angliškai... (kažką panašaus). Bet jei reikia kalbėti su muitininku ar statybininku UK, geriau turėkite angliškai kalbančį kontaktą savo pusėje. Biuro perkraustymas į UK gali sustoti dėl nevienareikšmio žodžio. Nereikia tikėti, kad „Google Translate“ išgelbės viską.

Ar galima vežti augalus?

Ne, turi draudžiamai. Biuro perkraustymas į UK su augalais – tiesiog ne. Jie neleis įvežti be sveikatos pažymos, o tai užima laiko. Geriau atiduok kolegoms dovanai. Nerašykite man vėliau, kad nepasakiau. Augalai – tai kertamasis.

Kas daryti su raktų sistema?

Prieš išvykdami pakeiskite spynas arba paimkite raktus sau. Biuro perkraustymas į UK reiškia, kad keletas žmonių matys jūsų raktus. Nenorite, kad po mėnesio kažkas ateitų ir nusipirktų tų pačių raktų iš interneto. Saugumas pranašesnis už patogumą.

Kokia pagrindinė tavo patirtis?

Pagrindinė – niekada nepasitikėkite 100%. Biuro perkraustymas į UK visada sukelia staigmenų. Pasiruoškite blogiausiam, tikėkis geriausio, ir turkite daug kantrybės. Ir gerą brokerį. Be jo čia neapsieisi.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į UK nėra kosmoso kelionė, bet ir ne pasivaikščiojimas parke. Jei viską suplanuosite protingai, turėsite gerą brokerį ir pasirūpinsite savo darbuotojais, viskas praeis be didesnių sužalojimų. Svarbiausia – ne skubėkite ir neikykite visą krovinius į vienas dėžes (matęm to). Verslo pertraukos neišvengsime visiškai, bet jas galima sumažinti iki minimumo, tiesiog būnant protingam ir atsargiam. Sekmės Anglijoje, ten lietuvių daug, tad viskas bus gerai.