Biuro perkraustymas į UK Greitas ir be trikdžių: kas iš tikrųjų laukia jūsų verslo

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, maždaug nuo tada, kai Lietuva atgavo nepriklausomybę ir pradėjome važinėti į Vakarus. Girdžiu viską – klientai visada sako „padarykite greitai“ ir „be jokio streso“, „penktadienį išvežiame, pirmadienį jie dirba“. Gerai, vaikeliai, vaizduokite, kad taip yra suvoki... biuro perkraustymas į UK (Angliją) – tai ne filmas. Tai yra smegenų skausmas, dokumentų chaosas ir dažnai nervų išsiėmimas, ypač dabar, po „Brexit“ ir visų tų muitinės pasikeitimų. Nors stengiamės daryti maksimaliai sklandžiai ir su planu, bet kartais tiesiog stovite Dovere priešais uždangtas metalines lazdas ir laukiate, kol kas nors atsivers. Čia apie tai, kaip iš tikrųjų vyksta procesas, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Kada viskas prasideda ir kodėl truksta (Dokumentai ir Muitinė)

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų tiesiog dėlbiurų baldų?

Atrodysiu keistai, tačiau taip. Po 2021-ųjų viskas pasikeitė. Anksčiau biuro perkraustymas į UK buvo paprastas – užkrovė, važiavai. Dabar reikia EORI numerio (jums ir mums), reikia pilnos prekių deklaracijos (Export declaration), o vėliau importo JK. Jei dėžėje yra ne tik stalas, bet ir senas kompiuteris – tai jau kita kategorija, reikia serialų numerių ir pirkimo dokumentų (jei jų neturite, bus problema). Be šito, pervežėjas tiesiog neįleis krovos į keltą ar traukinį, ir tūkstantis kilometrų kelionės baigsis darbo pradžioje.

Kiek laiko užtrunka paruošti visus dokumentus?

Tiesioginiam biuro perkraustymui į UK dokumentus ruošiam dieną, dvi. Bet jei jūs manote, kad paskambinsite rytoj ir važiuojame – ne. Reikia surinkti inventoriaus sąrašą (packing list), turi ten būti tiksliai parašyta, kas yra kiekvienoje dėžėje, o ne tiesiog „biuro reikmenys“. Vieną kartą klientas parašė „baldai“, o viduje buvo 5 senos serverinės – muitinė užsibrėžė. Geriau paskirti savaitę laiko, kad viską patikrintumėte su savo buhaltere.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada sustojame. Tiesiog sustojame. Biuro perkraustymas į UK gali būti pristabdytas pačiame pasienio punkte, pvz., Dovere arba Folkestone. Vairuotojas negali važiuoti toliau, kol gavėjas (arba siuntėjas) nepateiks trūkstamų duomenų muitinės tarpininkui. Tai kainuoja laiką – stovėjimas vietose kaip „Eurotunnel“ ar „Calais“ nėra nemokamas. Laikas eina, o sąskaitos už stovėjimą kaupiasi kas valandą.

Ar galiu patys vesti dokumentus ar reikia tarpininko?

Galite bandyti, bet nerekomenduoju. JK muitinės sistemos (CDS) yra sudėtingos. Tarpininkas (customs broker) žino visas kodus. Mums, logistikos žmonėms, lengviau dirbti su žmonėmis, kurie moka savo darbą. Biuro perkraustymas į UK yra rimtas reikalas, klaida deklaracijoje gali baigtisi baudomis arba krovinio konfiskavimu (nors retai, į baudas patenka dažnai).

Kokia tikimybė, kad muitinė iškraus visą sunkvežimį?

Nedidelė, jei viskas tvarkinga, tačiau ji nėra nulis. Jei dokumentuose kažkas neaišku, ar jei jums pasisekė ir „pataikėte“ į tikrinimą (random check), tai gali užtrukti 6-8 valandas. Biuro perkraustymas į UK tuomet tampa košmaru – turi mokėti už iškrovimą, perkravimą, pakrovimą atgal. Ir vėlgi, tai laiko pinigai.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) ar muitus importuojant?

Jei esate registruota įmonė Lietuvoje ir gabenate savo turtą (ne pardavimui), tai dažniausiai taikoma „Transfer of Own Goods“ procedūra – PVM netaikomas, nėra muitų. bet biuro perkraustymas į UK reikalauja įrodymų – kad tai ne nauja prekė, kad tai ne pirkimas pardavimui. Reikės pirkimo kvitų arba deprecjacijos lentelių. Jei neįrodysite – mokėsite 20% JK PVM ir galimus muitus.

Kas daryti, jei pamečiu pirkimo čekius senai nupirktai technikai?

Tai reali problema. Kalbėjome su muitininkais – jie supranta, kad 10 metų senumo spausdintuvo čekio niekas neturi. Biuro perkraustymas į UK šiuo atveju gali būti apdorotas pagal vertės vertinimą. Teks parašyti „deklaraciją apie tiesą“, nurodyti apytikslę vertę. Žinoma, jei tai brangus serveris, gali kilti abejonių, kodėl jis be dokumentų.

Ar „Brexit“ pasikeitė kažkas kasdieniniame darbe?

Žalia tai pasikeitė. Buvę laikai, kai važiuoji kaip į kitą miestą, jau praėjo. Dabar biuro perkraustymas į UK reikalauja griežtesnio kontrolės. Nebe taip lengva rasti vairuotojų, kurie nori važiuoti į Angliją (vizų, pasų klausimai), o pačiame pervežime daugiau popierių. Paprasta darbo eiga išlieka ta pati – užkrauti, vežti, iškrauti – tačiau aplinka tapo agresyvesnė.

Fizinis procesas: kaip turtas patenka ten

Kiek užtrunka važiuoti nuo Lietuvos iki JK?

Priklausys nuo maršruto, bet standartiškai, jei vairuotojas važiuoja be pertraukų (kas nelegalu, bet mes žinom, kaip būna), tai apie 2-3 dienas. Biuro perkraustymas į UK su keltu per Kalkę (Calais) arba per Oostende (Belgija) užima maždaug 48-72 valandas nuo išvykimo, jei nėra „užstrigimų“. Geriau skaitykite, kaip 4 dienas, jei norite būti tikri.

Ar gabenate tik sunkvežimiais ar galima ir mažesnėmis transporto priemonėmis?

Viskas priklauso nuo tūrio. Jei perkraustote nedidelį kabinetą – tai „vilkiko“ (su priekaba) nuoma nėra protinga. Mes naudojame 3.5 t arba 7-8 t sunkvežimius (vadinamuosius „sraigtus“). Biuro perkraustymas į UK mažiau nei 3.5 t transportu yra paprastesnis dėl vairuotojo darbo laiko, tačiau ten telpa mažiau. Didelį biurą visvien reikės vežti „tūp“ (su 90 m³ priekaba).

Ar vairuotojas padės iškrauti biuro turtą Anglijoje?

Įprastai ne. Jo darbas yra nuvežti krovinius saugiai iš taško A į tašką B. Biuro perkraustymas į UK įtraukia fizinį darbą, todėl reikia sutarti apie „manpower“ – ar tai bus mūsų žmonės, ar jūsų darbuotojai ten laukia. Vieną kartą vairuotojas gero širdies padėjo nuleisti dėžę ir susižalojo nugarą – po to draudimas nekito, bet skundų buvo daug. Geriau užsirūpinti savo jėgomis.

Kaip saugu yra gabenti elektroniką – kompiuterius, serverius?

Reikia tvarkingai supakuoti. Biuro perkraustymas į UK su keliais serveriais yra atsakomybė. Geriausia juos dėti į specialias dėžes su putomis (anti-static foam). Jei tiesiog įmetate į paprastą dėžę su senomis laikraščiais – vibruoja kelyje, gali nulūžti plokštės. Mes patariame dėžių viduje įdėti burbuliukus, o ne tik veltui.

Ar įmanoma susidėti asmeninius darbuotojų daiktus į tą patį sunkvežimį?

Įmanoma, tai labai dažna praktika. Žmonės, persikeliant dirbti, vežia ir savus dalykus. Svarbu, kad asmeniniai daiktai būtų atskirai pažymėti pakavimo sąraše. Biuro perkraustymas į UK neleidžia maišyti prekių (pardavimui skirtų) ir asmeninių daiktų be aiškaus skyrimo, kitaip muitinė gali suklysti dėl procedūros (intra-community supply vs personal effects).

Kas daryti, jei turiu pavojingų medžiagų (tolerų, dažų)?

Tai jautri tema. Negalima tiesiog mesti į sunkvežimį. Biuro perkraustymas į UK reglamentuoja ADR (pavojingų medžiagų) taisykles. Pjūklų, mažų dažų indelių galima, bet jei turite 100 litrų kuro ar chemikalų – reikia specialios leidimų ir paskelbimo. Geriau tokius dalykus išvežti atskirai arba atsisakyti.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys realiu laiku?

Dauguma didelių pervežėjų turi GPS sekimą. Galime atsiųsti nuorodą. Biuro perkraustymas į UK kartais būna stresinis, jei nežinai, kur filialas stovi. Tačiau žinokite, kad vairuotojai kartais tiesiog užmiršta įjungti terminalą arba būna zonoje be signalo (pvz., Tunelyje arba giliuose Vokietijos miškuose).

Kas nutinka, jei atvykime į UK ir niekas nepasirodo?

Tai blogiausias scenarijus. Vairuotojas laukia standartiškai 1-2 valandas nemokamai. Biuro perkraustymas į UK tampa brangiu, jei vairuotojas turi laukti iki ryto. Teks mokėti už stovėjimą (waiting time). Patariame derinti laiką su 2-3 valandų atsarga, nes Anglijoje eismas yra chaotiškas, ir „M25“ žiedas gali sukelti didelius vėlavimus.

Kainos, pinigai ir „nepageidaujami“ nustebimai

Kodėl viena firma siūlo pigiau už kitą 500 eurų?

Klausimas, kurį girdžiu kasdien. Biuro perkraustymas į UK kainuoja tiek, kiek kainuoja kuras, darbas ir garantija. Pigiausios firmos dažnai tai „piramidės“ arba vairuotojai be patirties. Kartais jie neįtraukia visų mokesčių (pavyzdžiui, Londono „Low Emission Zone“ mokesčio). Pasirodo, kad pigiau – reiškia pavojingiau jūsų turtui.

Ar kainoje įskaičiuotas draudimas?

Turime būti tikri. Standartinis draudimas (CMR) dengia tik apie 10-12 SDR/kg (specialių teisių braižymo vienetų), tai labai mažai. Biuro perkraustymas į UK su brangia technika reikalauja papildomo draudimo (all risk). Jei klausiate „ar man viskas apdrausta“, o atsakymas „taip, pagal įstatymus“ – tai vadinasi, perdavus jums 10 000 eur vertės serverį, gausite tik 200 eurų atlyginimo, jei jis suyra. Būkite atsargūs.

Ar yra kažkokie paslėpti mokesčiai, kurių aš nematau?

Anglijoje yra vietiniai mokesčiai (Ulez, Congestion Charge London centre). Biuro perkraustymas į UK į centrinę Londono dalį gali užpilti papildomų 100-200 svarų (beveik 250 eur) vien už tai, kad sunkvežimis važiuoja tam tikra zona. Taip pat, jei įmonė yra Škotijoje ar Velse (Wales), kaina gali skirtis dėl atstumo.

Galima atsiskaityti už paslaugas iš kelionės?

Taip, dauguma Lietuvos vežėjų sutinka paimti avansą arba atsiskaityti išankstiniu pavedimu. Biuro perkraustymas į UK – didelė suma, todėl retai kas leidžia atsiskaityti grynaisiais prieš vairuotoją (saugumo sumetimais). Geriausiai dirbant su sutartimi ir sąskaita faktūra.

Kiek kainuoja viena dėžės išvežimas?

Negalima taip paprastai sakyti. Biuro perkraustymas į UK kainojimas yra nuo tūrio (kubinių metrų) ar svorio. Jei turite vieną dėžę – pigiau išsiųsti kurjeriu arba daliniame krovinyje (part load). Jei užsakote visą sunkvežimį – mokate už visą sunkvežimį, net jei jis tuščias pusę. Reikia klausti, koks minimalus užsakymas (minimum charge).

Ar galima gauti nuolaidą, jei dar kartą perkraustysime?

Žinoma, mes mielai dirbame su nuolatiniais klientais. Biuro perkraustymas į UK, jei daromas kartą per metus, leidžia derėtis dėl kontrakto kainos. Tačiau ne tikėkitės 50% nuolaidos – degalai pabrango, alkoholis Britanijoje brangus (vairuotojams), o algos augo.

Ar brangiau gabenti į Londoną nei į šiaurės Angliją?

Londonas visada brangesnis. Ten eismas, stovėjimo mokesčiai, sunkvežimiams draudžiami keliai. Biuro perkraustymas į UK, pvz., į Manchester ar Birmingham, yra pigesnis logistiškai. į Londoną reikia įvertinti pridavimo laiką, kuris gali trukti 4 valandas vien dėl spūsčių.

Kokie mokesčiai taikomi, jei vėluoju su atšaukimu?

Labai griežti. Jei sunkvežimis jau pasiruošė arba jau užsakytas keltas, pinigai negrąžinami arba grąžinami tik maža dalis. Biuro perkraustymas į UK reikalauja disciplinos. Atšaukimas paskutinę minutę kainuoja mums pinigus, todėl ir jums.

Buitinės smulkmenos ir realios situacijos

Ar galima vežti maistą (kava, arbatos, sausainiai) biuro virtuvei?

Negalima (nors kartais praleidžia, bet rizikuoti neverta). Biuro perkraustymas į UK taisyklės dėl maisto produkto yra griežtos, ypač jei yra mėsos ar pieno produktų. Sausainiai gali praeiti, bet geriau visa virtuvės techniką išvalyti ir palikti tuščią. Muitinė gali priversti išmesti visą krovinią dėl vienos duonos kepalės (kaip buvo vienoje mūsų istorijoje).

Kaip elgtis su baldų surinkimu ir išmontavimu?

Tarkime tiesiai – mums dažniau nei neįdomina griauti jūsų lentynas. Biuro perkraustymas į UK reikalauja, kad baldai būtų išmontuoti. Galite susitarti, kad mūsų komanda tai padarys, bet tai papildoma paslauga už papildomą pinigą. Patariama turėti savo meistrą arba nenuominkite baldų, kurių neįmanoma išmontuoti (tai galvos skausmas).

Ar galiu būti tikras, kad mano slapti dokumentai nenuklys?

Žinoma, mes juos užrakinsime kabinete arba dėžėje. Bet... (nors turbūt tikrai), vieną kartą, kai klientas nepasakė, kur yra dėžė su įrašais, vairuotojas ją atidavė pirmam sutiktam žmogui sandėlyje. Biuro perkraustymas į UK turi būti planuojamas: pažymėkite dėžes „Konfidencialu“ arba „Geriau nebedaryk nieko“. Geriausia tokias dėžes vežti patys

Ką daryti su atliekomis – senais popieriais, elektrinėmis atliekomis?

Nevežkite nereikalingų daiktų! Biuro perkraustymas į UK iš Lietuvos nėra šiukšlių varymas. Anglijoje atliekų utilizavimas (WEEE) brangus. Išsirūpinkite čia (Lietuvoje) konteineriais. Užsisakykite „buitinę techniką“ išvežti iš biuro prieš mūsų atvykimą, kitaip mokėsite už svorį, kuris jums nieko neduoda.

Ar reikia spec. leidimų Londono centre (Central London permit)?

Taip, būtinai. Be „Safety Permit“ negalima įvažiuoti į daugelį gatvių (pvz., “City of London”) sunkvežimiu. Biuro perkraustymas į UK centrą turi būti suplanuotas su išankstine paraiška. Tai trunka kelias dienas. Jei mėginsite važiuoti be leidimo – gausite baudą, o vairuotojas gali būti nušalintas nuo vairo.

Ar galiu užsakyti paslaugą savaitgaliu?

Galima, bet brangiau. Biuro perkraustymas į UK savaitgaliais reiškia, kad vairuotojas dirba poilsio dienomis. Tai kainuoja daugiau, be to, dauguma sandėlių ir biurų JK savaitgaliais uždaryta. Jei norite pristatyti į neapdengtą aikštelę – gerai, bet jei reikia įleisti į pastatą – tikrina darbo laiką.

Ką daryti, jei kelias įvežti didelį sunkvežimį per ankštas?

Turime tokį atvejį buvę. Klientas sakė „važiuos į sandėlį“, o ten buvo vienas siauras vartas, pro kurį neprilenda „tūpas“. Biuro perkraustymas į UK tada tampa „perkraustymu“ – turi nuvažiuoti į artimiausią vietą ir perkrauti į mažesnę mašiną. Tai laikas ir pinigai. Matuokite savus vartus prieš užsakydami.

Ar būna, kad dėžės dingsta?

Labai retai, bet įvyksta. Dažniausia ne visą dėžė, o kažkas iš jos dingsta (neatsargumo sandėlyje). Biuro perkraustymas į UK – tai ilgas kelias. Turiu omenyje, kad geriausia dėžes numeruoti. Jei trūksta dėžės #15, žinome, kad ieškoti ten kur reikia. Be numerių tai neįmanoma – tiesiog sakysite „trūksta dėžės su knygomis“, o jų turi būti šimtas.

Ar galima susitarti dėl išrinkties (paimti dalį kroviniio čia, kitą ten)?

Taip, tai vadinasi „part load“ arba kelių užsakymų sujungimas. Biuro perkraustymas į UK gali būti pigesnis, jei leidžiate mums paimti dar ką nors kelyje (pvz., iš Lenkijos ar Vokietijos). Tai sumažina jūsų išlaidas, tačiau gali šiek tiek prailginti pristatymo laiką, nes reikia apvažiuoti.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Ne, mums tai nereikia, jie turi pinigų. Biuro perkraustymas į UK nėra turizmas. Vairuotojai turi poilsio laikus, juos maitina užeigos. Tačiau jei suteikiate kavos arba vandens, vairuotojas bus labiau linkęs padėti su kuo nors smulkiu (padėti stumti dėžę), nors jis to privalo nedaryti (draudimas). Taip, tai toks nežinomas „etiketas“.

Kas daryti, jei vairuotojas sužinos, kad krovinys yra sunkesnis nei buvo sakoma?

Tai problemų šaltinis. Jei sakėte 2 tonos, o pasirodo 5 tonos – sunkvežimis gali neįvežti. Biuro perkraustymas į UK reikalauja, kad svoris būtų nustatytas iš anksto (jei įmanoma). Jei ne, ir paveršime viršų – gali reikieti skambinti pagalbai ir siųsti antrą mašiną, o tai jūsų klaida, tad jūsų sąskaita.

Kaip elgtis su vitrinomis (stiklu)?

Stiklas – pats jautriausias dalykas. Biuro perkraustymas į UK su stiklo vitrinomis be specialių dėžių (crates) yra lošimas. 90% atvejų nulūžta. Jei turite didelių stiklinių sienelių, turi užsisakyti spec. įrangą. Neklausykite, ar „galim ką nors padaryti su kartonu“ – negalim, bus daugybą stiklo grąžinimo.

Ar reikia pranešti apie savo atvykimą į JK (import pre-notification)?

Taip, tai dabar privaloma (IPRN – Import Pre-Notification). Biuro perkraustymas į UK negali įvykti be šio pranešimo pateikimo mažiausiai kaip 4 valandos (o geriau dieną) iki atvykimo. Tai daro tarpininkas. Jei nepranešate – bauda ir vėlavimas. Viskas turi būti knygoje.

Išvada

Biuro perkraustymas į UK nėra tiesiog spausdinti kvitą ir palikti dėžes koridoriuje. Tai procesas, reikalaujantis kantrybės, tikslumo (ypač su dokumentais) ir realaus įvertinimo. Nors idealiai norėtųsi, kad viskas vyktų per dvi dienas be jokių problema, realybėje pasitaiko užstrigimų, klausimų dėl dokumentų arba eismo spūsčių. Tačiau jei pasiruošiate iš anksto, susitariate su patikima komanda (ne ta, kuri siūlo neįmanomai pigiai), ir suprantate, kad „Brexit“ pavertė šią kelionę šiek tiek sudėtingesne – viskas bus gerai. Svarbiausia neskubėti ir viską patikrinti du kartus.