Biuro perkraustymas į UK – efektyvus ir organizuotas procesas

Perkraustyti biurą niekada nėra lengva, bet kai kalbame apie biuro perkraustymą į UK, čia prisideda dar ir muitinės bei logistikos niuansai, kuriuos dažnai pamirštame. Po „Brexit“ viskas pasikeitė – nebe taip paprasta užkrauti vagoną ir važiuoti, kaip anksčiau. Dvidešimt metų šioje srityje praleidęs žmogus gali pasakyti viena: be gero plano tai taps košmaru. Turite susitvarkyti dokumentus, supakuoti techniką ir tikėtis nenumatytų situacijų kelyje. Štai trumpas vadovas, kaip tai padaryti be nervų išdegimo.

Pagrindiniai klausimai apie planavimą

Kada geriausia pradėti planuoti?

Geriau tai padaryti bent mėnesį iki planuojamos datos. Žinoma, visi laukia iki paskutinės akimirkos, bet tada kainos šoka į viršų, o vietos laivuose būna išpirktos. Esant dideliems biuro perkraustymams į UK, reikia laiko ir muitinės dokumentams tvarkyti. Neskubėkite, geriau pradėkite anksti.

Ar verta samdyti specialų koordinatorių?

Jei turite daug technikos ir baldų – tikrai verta. Koordinatorius užtikrina, kad niekas nepraslystų pro galą. (Tikrai turiu patikrinti, ar dabar dar reikia atskiro asmens, ar pakanka vadybininko, bet praktiškai tai tas pats). Jis padeda susitvarkyti su inventoriumi, kas sutaupo daug laiko vėliau.

Kaip tiksliai suskaičiuoti krovinių tūrį?

Dažniausiai klientai spėja iš akies ir visada klysta. Vienas stalas nėra vienas kubinis metras. Geriau suskaičiuoti viskas pagal dėžes arba pakviesti specialistą apžiūrėti. Biuro perkraustymas į UK remiasi tūriu, o ne svoriu didžiąją dalį laiko, tad tikslumas čia svarbus.

Kas dėl paslėptų dalykų archyvuose?

O čia yra didžiausia problema. Pačiam susirasti senus dokumentus archyve, juos išmesti arba susitvarkyti prieš kraunant vagoną. Nešiojant per jūrą nereikalingų popierių – tai paprasčiausias būdas sumokėti daugiau už nereikalingą tūrį.

Dokumentai ir muitinės formalumai

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia krovinių manifestą, sandorio kopiją ir, jei reikia, eksporto kvitą. Dabar, kai mes ne ES, svarbu, kad viskas būtų tvarkingai surašyta anglų kalba. Jei dokumentai bus netvarkingi, muitinėje sustosite ilgam.

Ar mums reikalingas EORI numeris?

Taip, be jo nebus galima legaliai įvežti daiktų į JK. Tai atrodo sudėtinga, bet iš tiesų užtrunka tik 10 minučių internetu užpildyti paraišką. Niekada nesusimąsčiau, kad taip greitai gaunasi tokius dalykus.

Kas vyksta su PVM muitinėje?

Jei pervežate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir jį vežate atgal į JK filialą, dažnai galima taikyti nulinę PVM tarifą arba atidėti mokėjimą. Viskas priklauso nuo tikslo, todėl būtinai aptarkite tai su savo buhalteriu prieš kelionę.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Ne nebūtinai kiekvieną atskirai, jei jie yra vieno tipo ir panašios vertės, galima grupuoti. Bet jei turite brangią serverinę įrangą, geriau ją išskirti. Muitininkai mėgsta tikslumą, o ne "dėžės su technika" įrašus.

Kas dėl draudimo dokumentų?

Draudimo polisas turi būti paruoštas iš anksto. Jis turi dengti ne tik kelią, bet ir pakrovimą bei iškrovimą. Kartais įmonės sako, kad turi draudimą, bet jis galioja tik sandėlyje, o ne kelyje – tai būtina patikrinti.

Kas nutinka, jei trūksta vieno dokumento?

Tada vairuotojas gali būti uždarytas terminale kol trūkstamas dokumentas atkeliauja. Tai kainuoja laiką ir pinigus. Biuro perkraustymas į UK to neleidžia, todėl reikia turėti visą rinkinį pdf formatų iš anksto.

Pakavimas ir inventorius

Ar geriau pakuoti paties ar samdyti?

Jeigu norite išsaugoti nervus, samdykite. Mūsų komanda padės surinkti ir išardyti baldus, o tai užima daug laiko. Kai pats bandai išardyti didelį stalą, dažnai lieka liekanos, kurios nebetinka.

Kuo rekomenduojate pakuoti IT įrangą?

Tik antistatinėmis medžiagomis. Nenaudokite senų laikraštinių, nes juose yra daug spaudos, kuri gali įbrėžti monitorių. Geriau įsigyti specialias burbulų pakuotes. Turbūt keistas pavadinimas, bet visi supranta, ką turiu omeny.

Ar galima pakuoti į naudojamas dėžes?

Galima, jei jos stiprios ir nesugriuvę. Bet jei dėžė jau buvo drėgna arba suplyšęs kampai, geriau jos nenaudoti. Vagoną kraunant, dėžės dedamos viena ant kitos, ir silpnosios tiesiog suspaudžiamos.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepasiklystų?

Sukurkite Excel lentelę su numeriais. Kiekviena dėžė gauna numerį, o lentelėje parašote, kas joje yra. Taip, kai atvyksite į Londoną ar Mančesterį, žinosite, kur dėti "mikrofonų dėžę".

Kiek dėžių reikės standartiniam biurui?

Tai priklauso nuo to, kiek daug shit... t.y., daiktų turite. Vidutiniškai darbuotojui reikia apie 3-4 dėžes asmeniniams daiktams ir vienai didelėi technikai. Bet žinau vieną įmonę, kur vienas žmogus turėjo 30 dėžių, tai standartų nėra.

Ar reikia pažymėti dėžes specialiai?

Būtinai nurodykite gavėjo adresą ir kontaktą ant kiekvienos dėžės. Jei dėžė atsiskirs nuo grupės, vairuotojas turės žinoti, kur ją vežti. Be to, pažymėkite trapius daiktus – "FRAGILE"raiškai visiems, bet ne visi tai kątik įsidėmė.

Ką daryti su baldais, kurie netilps į dėžes?

Jie turi būti uždengti storomis antklodėmis. Negalima tiesiog mesti į vagoną, nes jie bus įbrėžti. Biuro perkraustymas į UK reikalauja, kad baldai būtų apsaugoti nuo dulkių ir drėgmės.

Logistika ir transportas

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Paprastai tai trunka 3-5 dienas priklausomai nuo to, ar važiuojate tiesiai, ar surenkate krovinius. Reikia atsižvelgti ir į laukimo eiles terminaluose, kurios pastaruoju metu pasidarė ilgesnės.

Ar vežate į visus JK regionus?

Taip, važiuojame ir į Londoną, ir į Škotiją, ir į Velsą. Bet atsiminkite, kad kuo toliau į šiaurę, tuo brangiau gali kainuoti pristatymas dėl didesnių atstumų.

Kas dėl Londono stovėjimo aikštelių?

Čia yra tikras košmaras. Jei jūsų naujas biuras yra centre, be leidimo (parking permit) vairuotojas nebus galėtis net užsistoti. Reikia tai išsiaiškinti iš anksto, kitaip teks nešti daiktus per pusę miesto.

Kokio dydžio mašinos reikia?

Įprastai 3.5 tonos arba 7.5 tonos sunkvežimis. Viskas priklauso nuo tūrio. Jeigu turi tik kelias dėžes, nereikia pasikviesti didelio vagono – tai bus brangu.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Taip, vairuotojai mūsų komandoje padeda, bet jie ne robotai. Jei reikia nešti 50-ų kilogramų spintas į penktą aukštą be lifto, tai reikia numatyti papildomą pagalbą jau pradžioje.

Kas jei kelyje užstringa technika?

Tai retai nutinka, nes turime patikimą parką, bet jei taip atsitinka, išsiunčiame pagalbą arba perkrauname krovinius į kitą mašiną. Tokios situacijos gali atidėti pristatymą dienai-dvi.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Taip, suteikiame GPS stebėjimo nuorodą. Taip galite matyti, kur jūsų dėžės su biuro inventoriumi yra realiu laiku. Tai ramina klientus, kai jie laukia svarbių dokumentų.

Ką daryti su dėžėmis, kai jos iškrautos?

Galite jas palaidoti, arba mes galime jas pasiimti atgal. Medžiagos perdirbamos, tai nėra problema. Bet jei planuojate dar kartą keltis, jas verta laikyti.

Kainos ir apmokėjimas

Kaip susiformuoja kaina?

Kainą lemia tūris kubiniais metrais, atstumas ir kuro kaina. Taip pat įeina muitinės išlaidos, jei sutarta. Biuro perkraustymas į UK nėra pigus, bet jeigu suskaičiuojate viską išsamiai, galima sutaupyti.

Ar kaina gali pasikeisti pristatymo metu?

Jei aš jums pasakiau, kad gali pasikeisti, tai melagiau. Fiksuota kaina yra fiksuota, nebent jūs patys nuspręsite papildomai užkrauti dalykų, kurių nebuvo sąraše. Tada tikrai bus papildoma suma.

Kokia įmoka už mokėjimą atidėjimą?

Dažniausiai imama 30-50 proc. avansas. Likusi dalis sumokama tada, kai krovinių nėra. Saugiau taip, abiem pusėms aišku.

Ar galima mokėti kortele arba grynaisiais?

Geriau banku pavedimu, kad būtų įrašas. Vairuotojams neleidžiama turėti daug grynųjų pinigų sau, todėl mokėjimas vietoje gali būti sudėtingas. (Išskyrus atvejus, kai susitarta dėl nedidelės priemokos už liftą ir pan.)

Ar draudimas įeina į kainą?

Paprastai į standartinę kainą įeina pagrindinis draudimas, bet jis dengia tik ribą, pavyzdžiui, 10 EUR už kilogramą. Jei turite brangią techniką, reikia didesnio draudimo, kas kainuoja šiek tiek daugiau.

Papildomi klausimai ir praktiniai patarimai

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Techniškai taip, bet tai gali sukelti problemas su muitine, jei tai yra komercinis reisas. Geriau tai padaryti atskirai, arba deklaruoti kaip asmeninį turtą, bet tai daug kalbų sužadina.

Kas dėl biuro augalų?

Augalų įvežimas į JK griežtai reguliuojamas. Turi turėti fitosanitarinius sertifikatus. Dažniausiai patariu palikti augalus čia arba pasidaryti naujus, nes rizikos per daug.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtina. Muitinės taisyklės reikalauja, kad baldai nebūtų su dirvožemio ar vabzdžių liekanomis. Vieną kartą mums neleido įvežti sofos, nes buvo šunys plauko – tai buvo gėda.

Kas jei naujieji patalpės nebaigtos remontuoti?

Tuos reikia numatyti sandėliavimą. Galime laikyti daiktus mūsų sandėlyje Londone arba prie miesto ribų, kol jūsų biuras bus pasiruošęs.

Ar galima kombinuoti krovinius su kitomis įmonėmis?

Taip, tai vadinama "daliniu kroviniu". Jums pigiau, mums pilniau vagonas. Bet tai trunka šiek tiek ilgiau, nes tenka iškrauti ir kitų klientų daiktus kelyje.

Kaip elgtis su vertingu menu arba kolekcijomis?

Jie turi būti apdrausti už pilną vertę ir, žinoma, gabenimas turi būti ypatingai atsargus. Tokius dalykus geriau patikėti tik patikimiems pervežėjams.

Ar reikia pranešti apie perkraustymą darbuotojus?

Žinoma, tai jų darbo vieta. Jie turi žinoti, kada reikės susirinkti naujoje vietoje arba dirbti namuose tą dieną. Komunikacija su komanda yra pusė sėkmės.

Ką daryti, jei pažeidžiama dėžė?

Tikrinant krovinius vairuotojas užfotografuoja pažeidimus. Tuomet susirandame, kas atsitiko. Jei kaltė mūsų, atlyginame žalą pagal draudimo sąlygas. Svarbiausia – nepasirašyti protokolo, kai vis dar nesate tikri.

Ar galima užsisakyti išsėliavimo paslaugas?

Taip, tai papildoma paslauga, kai mūsų komanda atvyksta, išpakuoja dėžes, surenka baldus ir netgi sudedyna knygas ant lentynų. Labai patogu tiems, kurie nori pradėti dirbti iš karto.

Kaip atrobi „Biuro perkraustymas į UK“ sezonu?

Rudenį ir pavasarį yra patys karščiausi laikai. Vasarą šiek tiek tyliu, o žiemą gali būti problemų dėl sniego (retai, bet būna). Geriausia planuoti tarp sezono.

Ką daryti su senų biuro įrangos išvežimu?

Galime tai išvežti į perdirbimo centrą arba atiduoti labdarai. Nereikia krauti šiukšlių į vagoną kartu su naujais daiktais, tai beprasmiška.

Išvada

Viso šio proceso metu svarbiausia yra ne būti vienam. Biuro perkraustymas į UK yra sudėtingas, bet su gerų specialistų komanda jis tampa valdomu. Turite pasirūpinti dokumentais ir pakavimu, o likusią dalį palikite mums. Neskubėkite ir viską planuokite atsargiai, tada naujame biure London ar kitame mieste galėsite pradėti dirbti be nereikalingo streso. Sėkmės!