Biuro perkraustymas į Londoną sutaupykite laiką: vadovas, kuris nusipelno jūsų dėmesio

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo pasiklydusių vokiškų vokių iki biurų, kurie bandė pergabenti serverius per savaitgalį be jokio suplanavimo. Tiesą sakant, biuro perkraustymas į Londoną sutaupykite laiką yra tas uždavinys, kuris dažnai baigiasi strešu, ne todėl, kad kelionė ilga, o todėl, kad žmonės visada pamiršta pačias akivaizdžiausias detalės. Po „Brexit“ viskas tapo dar sudėtingiau su dokumentais, o Londono eismas... na, jis yra pats save. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turite suprasti, kad čia ne tik apie dėžių nešiojimą, bet ir apie strategiją. Štai kaip tai padaryti efektyviai, nenukentint jūsų nervams.

Dokumentai ir muitinės reikalavimai (pats svarbiausias etapas)

Kokie dokumentai reikalingi perkraustant į JK dabar?

Dabar, po išstojimo, situacija pasikeitė. Anksčiau buvo paprasta – įvažiavai ir važiuoji. Dabar reikalingas EORI numeris, kuris privalo būti išrašytas JK (jei esate importuotojas) arba ES. Be to, kiekvienai siuntai reikės prekių deklaracijos ir komercinės sąskaitos faktūros. Jei dokumentuose bus klaidų, muitinėje Londone arba Doveriuose galite užstringti valandomis, o net dienomis. Geriau viską patikrinti du kartus ir padaryti kopijas vairuotojui.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Tai priklauso nuo to, ar perkraustote įrangą, kuri buvo naudojama ir priklauso jūsų įmonei, ar tai naujos prekės. Jei tai perkėlimas tarp padalinių (intra-company transfer), dažnai galima taikyti nulinio muito tarifą, bet reikia įrodyti, kad daiktai nebuvo nauji. PVM (VAT UK) dažniausiai tenka mokėti, bet jei esate užsiregistravęs JK mokesčių mokėtoju, galite tai atskaityti. Aš visada patariu pasikalbėti su buhalteriu prieš kelionę, nes pinigai gali būti dideli.

Kas nutinka, jei pamiršau EORI numerį?

Tiesiog sustojote. Vairuotojas nepraeis sienos. Esu matęs situaciją, kai viena didelė kompanija pamiršo patikrinti šį numerį, ir jų sunkvežimis stovėjo pasienyje su visais kompiuteriais tris dienas. Viskas čia labai griežta. Dabar tenka skambinti brokeriui, mokėti skubos mokestį, kad dokumentai būtų tvarkomi „iš eilės“. Taip prarandate tiek laiko, tiek pinigų, tad biuro perkraustymas į Londoną sutaupykite laiką prasideda būtent nuo šio numerio patikrinimo.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T1 tai tranzito dokumentas, kuris leidžia keliauti per ES teritoriją su muitinės atidėjimu. Jei keliaujate iš Lietuvos per Lenkiją ir Vokietiją į Britaniją, dažnai jis nereikalingas, jei tiesiog išvykstate iš ES. Bet jei tarpinės stotelės ir sandėliavimas, gali prireikti. Sėdžiu ir galvoju... (tikiuosi, kad nieko neprisimenu blogai), dažniausiai tiesioginis eksportas iš Lietuvos į JK T1 nereikalauja, reikia tik eksporto deklaracijos.

Ar reikia muitinės brokerio?

Be abejo. Nors jums gali atrodyti, kad tai papildomos išlaidos, brokeris išgelbės jūsų nervus. Jis užpildo visus tuos sudėtingus formus už jus. Vieną kartą bandėme padaryti be jo, nes klientas norėjo sutaupyti 50 eurų – rezultatas buvo trys dienas delay ir bauda. Neteisingai užpildyta deklaracija kainuoja brangiau nei brokerio paslaugos.

Kaip greitai muitinė apdoroja siuntą?

Standartiškai tai trunka nuo 2 iki 4 valandų, jei viskas tvarkingai. Bet jei tenka „iškasti“ dėžę ar patikrinti serijinius numerius, gali užtrukti ilgiau. Londono uostuose (pvz., Tilbury) eilės gali būti ilgos, ypač sezono metu. Verta numatyti laiko rezervą – neskubėkite suplanuoti įrengimo darbų tą pačią dieną, kai atvyksta sunkvežimis, nes gali būti, kad jis atvyks naktį arba vėlai.

Logistika ir transportas (kaip viskas veikia realybėje)

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Lietuvos į Londoną?

Paprastai tai apie 3–4 dienas, priklausomai nuo maršruto ir keltų. Jei važiuojame per Kaliningradą (kas retai, bet kartais būna), tai visiškas chaosas. Dažniausiai važiuojama per Lenkiją, Vokietiją, Olandiją ir tada keltu iš Dunkerque arba Hook of Holland. Atsimenu vieną atvejį, kai vairuotojas užmigo poilsio vietoje ir pavėlavo į keltą – viskas nuslinko diena. Taip kad, planuokite bent savaitę iš anksto.

Kokį sunkvežimį rinktis?

Jei perkraustote nedidelį biurą, užtektų 3,5 tonos sunkvežimio („gazelyje“). Bet jei turite daug baldų ir technikos, reikės 7,5 tonos arba 20 pėdų konteinerio. Svarbiausia – matuokite duris Londono biure! Ten daugelis pastatų seni, ir į didelį sunkvežimį tiesiog neįvažiuosite. Tada reikės perkrauti į mažesnį automobilį, o tai laiko ir pinigų švaistymas.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Mes galime siųsti nuorodą, kur galite matyti, kur yra mašina. Tačiau Vokietijoje arba Belgijoje signalas kartais pradingsta (tuneliai arba blogas ryšys). Vieną kartą klientas panikavo, nes mašina stovėjo vietoje 4 valandas – pasirodo, vairuotojas tiesiog gėrė kavą ir laukė krovinio iš kito kliento. Taip kad, jei stovi – ne visada būna katastrofa.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai retas atvejis, mes tikriname technines būklę prieš kelionę. Bet jei įvyksta avarija, turiu pagalbininkus visoje Europoje. Vairuotojas iškviečia techninę pagalbą, o mes organizuojame krovinio perkelimą į kitą mašiną. Tai gali užtrukti, bet mes visada padengiame žalą (jei turite draudimą). Žinoma, geriau, kad to nebūtų, bet kelyje viskas įmanoma.

Ar reikia vairuotojo palydovo?

Paprastai ne, vienas vairuotojas susitvarko su iškrovimu, jei klientas turi ką padėti. Bet jei reikia įrengti baldus arba pakelti sunkus dalykus į aukštus be lifto, geriau turėti du vyrukus. Vienam vairuotojui nebus jėgų nešti 40 kg spintas trečiajau aukštan be liftų – tikrai nerekomenduoju taip daryti, nes gali susižeisti.

Ar galima vežti pavojingus krovinius (pvz., toneriai)?

Taip, bet turi būti specialiai pažymėta. Toneriai yra pavojingi, jei jų yra daug, reikia deklaruoti. Negalima tiesiog mesti jų į kampą ir uždengti dėžėmis. Muitinėje to nemėgsta. Jei turi daug cheminių medžiagų ar valymo priemonių, apie tai reikia pranešti iš anksto, kad žinotume, kaip juos saugiai užfiksuoti.

Londono specifika ir iškrovimas (miesto istorijos)

Ar sunku važiuoti Londone su sunkvežimiu?

Labai sunku. Yra ULEZ zona (Ultra Low Emission Zone), kurioje reikia mokėti už kiekvieną dieną, jei jūsų mašina nebeatitinka standartų. Be to, daug kur yra aukščiai apribota tiltai ir arkos. Vieną kartą mūsų vairuotojas nukirto sunkvežimio stogą, nes nepastebėjo ženklo... (tai buvo baisu, bet klientas viską padengė). Todėl reikia labai gerai išstudijuoti maršrutą mieste.

Kaip sužinoti, ar reikia mokėti ULEZ mokesčį?

Galite sužinoti iš Transport for London svetainės, įvedę mašinos numerį. Mes tai darome už jus. Jei mašina sena, mokestis gali būti didelis – net 100 svarų per dieną. Kartais geriau išsinuomoti „Euro 6“ standarto mašiną, kuri yra atleista nuo mokesčio, nors nuoma brangesnė. Taip biuro perkraustymas į Londoną sutaupykite laiką ir pinigus, nes baudos už nemokėjimas yra milžiniškos.

Kur galima statyti sunkvežimį iškrovimui?

Jums reikės leidimo iš savivaldybės (suspension of parking bay) arba privažiavimo leidimo. Londono eismo kontrolėriai (wardens) yra visur. Jei sustojote ne toje vietoje, gausite baudą po 5 minučių. Aš visada sakau klientams – gaukite vietą iš anksto, net jei tai kainuoja. Pinigai už vietą pigiau už baudą.

Ką daryti, jei lifte nebetelpa kėdės?

Tai klasika. Seni Londono biurai turi siaurus liftus. Tada tenka nešti rankomis. Jei tai aukštuminis pastatas, reikia užtikrinti, kad liftas nebus užblokuotas kitoje aukštyje. Kartais reikia išmontuoti baldus prieš išvežant. Apie tai reikia pagalvoti dar Lietuvoje, o ne kai vairuotojas stovi prie durų ir pyksta.

Ar reikia drausti kroviniį kelionės metu?

Būtina. Nors mes atsakingi už transportą, bet dalykai gali nukristi arba sužeisti vairuotoją (jei krenta ant kojos). Turiu All Risk draudimą, kuris dengia daugumą situacijų. Patikrinkite poliso sąlygas – ar dengia techniką, ar dengia baldus. Vienas klientas neteko 10 tūkst. vertės serverių, nes pažymėjo juos kaip „buitinę techniką“ dokumentuose.

Ar galima vežti asmeninius daiktus biuro krovinyje?

Techniškai ne, tai yra muitinės pažeidimas (asmens daiktai turi būti deklaruojami kaip importas). Bet maži dalykai – kuprinės, striukės – dažnai važiuoja kartu. Jei vairuotojas turi savo maistą ir gėrimus, tai jo asmeniniai daiktai, tai ok. Bet jei bandysite pergabenti visą savo šeimos baldus biuro sunkvežimi, gausite didelę baudą Doveriuje.

Kainos ir biudžeto planavimas (pinigai kalba)

Kiek vidutiniškai kainuoja perkraustymas?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 1000 eurų už mažą biurą iki 10 tūkst. ir daugiau už didelius. Priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo ir papildomų paslaugų (pakavimas, montavimas). Degalai Vakarų Europoje brangesni nei čia, tad tai taip pat įeina į kainą. Geriau prašyti tikslios sąskaitos faktūros, o ne „nuo...“ kainos.

Ar kainuoja brangiau dėl „Brexit“?

Taip, kiekviena siunta dabar turi muitinės išlaidas ir brokerio mokestį. Anksčiau to nebuvo. Dabar prie kainos pridedama apie 100–200 svarų už dokumentų tvarkymą vienam sunkvežimiui. Be to, jei reikia skubaus apdorojimo, mokestis didėja. Taip pat, jei kursas svaro prieš eurą pasikeičia, gali paveikti galutinę sumą, jei sutartyje nenurodyta kitaip.

Kaip sumažinti išlaidas?

Geriausias būdas – gerai supakuoti dėžes patys. Jei mes turime tai daryti, tai uždirbame. Taip pat, jei galite iškrauti patys be mūsų vairuotojų pagalbos (jei leidžia draudimas), taip pat sutaupote. Bet nepamirškite, kad laikas – tai pinigai. Jei jūsų darbuotojai vieną dieną ne dirbs, nes nešiojosi dėžes, gal tai brangiau nei sumokėti už mūsų paslaugas.

Ar priimami mokėjimai kortele?

Taip, galite mokėti kortele arba banko pavedimu. Bet stokai dažnai reikalauja 50% avanso prieš išvykimą, o likutį – atvykus. Nerekomenduoju mokėti grynaisiais vairuotojui rankomis – tai nesaugu ir be to, mokesčiai. Viskas turi eiti per sąskaitą, kad turėtumėte dokumentus apmokestinimui.

Kas daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada galite bandyti „dalintį“ krovinią (part load). Tai reiškia, kad mes paimame jūsų dėžes ir jose užpildome likusią vietą kitų klientų kroviniu. Tai pigiau, bet ilgiau – gali tekti laukti, kol surinksime pilną mašiną. Jei skubate, tai ne jums.

Ar yra slaptų mokesčių?

Pas mus nėra. Bet gali būti netikėtų mokesčių iš Londono pusės – pavyzdžiui, įvažiavimas į miestą (Congestion Charge), jei to nenumanėte. Arba jei reikia išsinuomoti keltuvą (hiab) dėl to, kad neįmanoma priartėti prie įėjimo. Visada aptariame šiuos dalykus iš anksto.

Pakavimas ir parengimas (kaip išvengti suirusių monitorių)

Ar turite pakuoti dėžes patys?

Galite, bet rekomenduoja naudoti standartines perkraustymo dėžes, ne parduotuvės (jos per silpnos). Monitorius reikia apvynioti burbuliukine plėvele, o ne laikraščiais (laikraščiai dažiausiai palieka dėmes ant stiklo). Stalai reikia išmontuoti. Jei paliksite surinktus, gali lūžti kojelės.

Ką daryti su dokumentais?

Dokumentus geriausia vežti su savimi (jei tai ne archyvas). Jei vežiate archyvines dėžes, jas reikia pažymėti „Dokumentai – jokios vertės“, kad nėra viliojimo vagims. Ir uždaryti antspaudais arba lipnia juosta, kad matytųsi, ar nebuvo atidaryta.

Kaip pakuoju IT įrangą?

Serverius ir kompiuterius geriausia į originalias dėžes. Jei jų nėra, reikia specialios putos. Esu matęs, kaip vienas klientas įdėjo brangų serverį į paprastą dėžę su popieriumi – rezultatas labai liūdnas. IT įranga yra jautria, o kelyje yra duobų (ypač Lenkijoje).

Ar galima vežti augalus?

Į JK galima, bet reikia fitosanitarinio pasą. Be to, augalai gali būti tikrinami labai atidžiai, kad nevežtų kenkėjų. Žiema augalų geriau nevežti išvis – šaltas vėjas kelyje juos užšaldys. Vieną kartą vežėme didelę palmę biurui, kuri atvyko visai juoda... (nepavyko).

Ką daryti su šiukšlėmis?

Neneškite šiukšlių į Londoną! Tai nuostoliai. Išmeskite čia. Muitinėje gali klausti, ką darote su senais stalais, jei juos vežiate. Jei tai metalo laužas, reikia deklaruoti kaip atliekas, o tai papildomas galvos skausmas. Geriausia viską išmesti arba parduoti čia.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Parašykite, kas viduje ir į kurį biurą keliauja. „Priešakinis biuras, stalas Nr. 3“. Lietuvoje tai atrodo per daug, bet kai atvykstate į Londoną su 50 dėžių, ir niekas nežino, kur kas, prarandate pusę dienos. Biuro perkraustymas į Londoną sutaupykite laiką prasideda nuo etikečių klijavimo.

Ar turite suteikti dėžes?

Taip, mes galime atvežti dėžes ir juos parvežti atgal (jei nusprendžiate jas išpakavoti). Kaina už dėžę nėra didelė, bet jos turi būti tvirtos. Nenaudokite senų, drėgnų dėžių – jos suges po pusės kelionės.

Pabaigos gairės ir išvados (ką daryti pabaigai)

Ką daryti, jei kažkas pasimeta ar sužaloja?

Skubiai praneškite vairuotojui. Jei sužalojimas pastebimas iš karto, užpildome „protokolą“ (damage report). Jei pastebėsite vėliau, reikia fotografuoti ir siųsti mums el. paštu per 24 valandas. Mes tada kreipiamės į draudimą. Jei neduodate žinios, draudikas gali atmesti pretenziją.

Ar galite padėti su baldų surinkimu?

Taip, mes turime meistrus, kurie gali surinkti biuro stalus, lentynas ir kėdes. Jie turi savo įrankius. Verta tai užsakyti iš anksto, nes meistras gali būti užimtas kitu objektu. Surinkimas Londone brangesnis nei Lietuvoje, nes darbo valanda ten kainuoja daugiau.

Kaip atrodi idealus perkraustymas?

Idealus yra tada, kai pirmadienį ryte darbuotojai atėjo į naują biurą, o visi jau sėdi prie savo stalų, kompiuteriai veikia, o senos vietos jau išvalytos. Tai reikalauja gero planavimo. Žinau, kad toks idealas retas, bet prie jo galima stengtis.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Transporte – kaip ir visur – pigu reiškia blogai. Gali būti, kad ateina sena mašina, kuri sugesta pusiaukelėje, arba vairuotojas, kuris nemoka angliškai ir negali susitvarkyti su dokumentais. Išsirinkite patikimą partnerį, net jei kiek brangiau.

Kas daryti, jei reikia atidėti krovinią sandėlyje?

Mes turime sandėlius Londone ir Lietuvoje. Galite palikti dėžes pas mus savaitę ar mėnesį, kol bus pasiruošę biuras. Tai labai patogu, jei pabaigos datos nesiderina. Mokesčiai už laikiną sandėliavimą nėra dideli.

Ar reikia palikti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet jei vairuotojai padėjo labai daug (nešė į trečią aukštą be lifto), jie tikrai bus dėkingi. Anglijoje tai yra įprasta. Lietuviški vairuotojai taip pat nesikirs. Tai nedidelis dalykas, kuris pagerina nuotaiką.

Ką daryti su senais raktais?

Jeigu atiduodate raktus savininkui ar agentui, užtikrinkite, kad tai padaryta raštu. Nes galite būti kaltinami, kad neįleidėte kitų įrengėjų arba, kad palikote duris atidarytas. Vieną kartą teko ginčytis dėl elektros sąskaitos, nes raktai nebuvo perduoti laiku.

Ar galite padėti su IT išjungimu?

Mes ne IT specialistai, bet galime atjungti laidus. Jei reikia išmontuoti serverių spintas, reikia kvieti IT komandą. Mes neatsakome už duomenų praradimą, jei kas nors netyčia išjungs. Geriau, kad IT žmonės pasidaro savo darbą prieš mus ateinant.

Ką daryti, jei klientas nėra vietoje atvykstant?

Reikia turėti kontaktinį asmenį, kuris gali atidaryti duris. Negalime laukti gatvėje valandas. Jei nieko nėra, krovinis gali būti nuvežtas į sandėlį, o jums teks mokėti už papildomą vežimą. Būtinai suderinkite laiką.

Kaip patikrinti įmonės patikimumą?

Pažiūrėkite atsiliepimus internete, ne tik savo svetainėje. Užsiklauskite draugų. Esame srityje jau 20 metų, tai mūsų reputacija kalba už save. Naujokai gali siūlyti neįmanomus dalykus, bet jų patirties gali trūkti, kai iškils problema.

Ar galima vežti vertingus daiktus (pinigus, brangiausią elektroniką)?

Pinigus draudimas nedengia. Juos geriau vežti su savimi. Brangią elektroniką (laptopus, telefonus) taip pat geriau pasiimti į rankinį bagažą, jei įmanoma. Sunkvežimis nėra seifas.

Ką daryti, jei biuras yra gyvenamajame name?

Tai sudėtinga. Reikia gauti leidimą nuo gyventojų asociacijos, nes sunkvežimis trikdo ramybę. Kartais reikia vežti naktį, o tai papildomai kainuoja. Geriau iš anksto susitarti su kaimynais, kad nebūtų skundų policijai.

Ar reikia valyti seną biurą?

Dauguma nuomos sutarčių reikalauja, kad palikumėte vietą „sweep clean“ (išvalytą). Mes galime padėti išnešti baldus, bet valymą geriau užsisakyti specialiai valymo komandai. Jie turi profesionalią įrangą.

Kaip užbaigti visą procesą?

Kai viskas iškrauta, pasirašome perdavimo aktą. Patikrinkite, ar visos dėžės atvyko. Jei trūksta vienos, nedelsdami praneškite. Vėliau gali būti per vėlu. Ir tada galite gerti kavą naujame biure ir ramiai dirbti.

Išvada

Na, tiek apie tai. Biuro perkraustymas į Londoną sutaupykite laiką nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Niekada nežinai, kas gali nutikti kelyje – nuo techninių gedimų iki užstrigusių dokumentų, bet jei pasiruošiate, išvengsite didžiausios dalies streso. Nepamirškite, kad brangiausia čia yra ne pati transportavimo paslauga, o jūsų laikas ir nervai, kurie gaišiami, jei kažkas ne taip. Gerai suplanuokite, pasirinkite patikimus žmones ir viskas bus gerai.