Biuro perkraustymas į Londoną: kaip išgyventi šlamštą, muitinę ir Londono eismo spūstis

Dirbu pervežimų srityje beveik dvi dešimtmetis ir turiu pasakyt – biuro perkraustymas į Londoną niekada nebuvo lengvas, bet po „Brexit“ tai tapo tikru iššūkiu net patikrintiems vadybininkams. Anksčiau tiesiog pakraudavome krovinius ir važiuodavome, o dabra reikia galvoti apie deklaracijas, mokesčius ir tų britų muitininkų nuotaikas. Esu matęs viską – nuo prarastų serverių iki to, kai sunkvežimis užstrigsdavo centre dėl neleisto parkavimo. Čia nebe tiesiog lyginis kelių, o visos operacijos valdymas, kurio klaida gali kainuoti tūkstančius svarų. Jeigu norite išvengti nerealų mokesčių ir nervų išsigelijimo, geriausia pasidomėti iš anksto, kol visa įranga dar stovi vilkikuose.

Planavimas, kainos ir biudžeto siaubai

Kiek laiko užtrunka toks perksraustymas?

Viskas priklauso nuo to, kiek daikta turite ir kur tiksliai Londone esate. Įprastai biuro perkraustymas į Londoną nuo Vilniaus ar Klaipėdos trunka apie 3–5 darbo dienų, jei viskas vyksta sklandžiai. Turiu omenyje tą laiką, kai sunkvežimis jau pasiryžo keliauti. Kartais atsitinka, kad vairuotojas užstringa perbrodvimoje arba kalbos, o tuomet terminai pasislenka. Jeigu reikia sudėtingai išardyti baldus ar pakuoti IT įrangą, pridėkite dar dieną prie pradžios. Geriausia planuoti su atsarga, sakyčiau, savaitei daugiau, nei tikėjatės.

Ar labai brangu viskas užsisakyti?

Neklauskite man apie „fiksuotas kainas“, nes čia jos neegzistuoja. Kaina svyruoja priklausomai nuo degalų kainos ir kuro priedų. Mažam biurui gali tekti mokėti nuo 1,5 tūkst. eurų, o dideliems įmonėms – skambėti penkių ženklų sumomis. Biuro perkraustymas į Londoną brangsta dėl tos pačios BT (Britų Muitinės) procedūros, kurios reikalauja papildomo darbo. Nenusimainkite pigiausiame pasiūlyme – tai dažniausiai baigiasi tuo, kad vairuotojas reikalauja pinigų prieš pat sieną arba dingsta su kroviniu.

Ką daryti, jeigu biudžetas ribotas?

Galima bandyti sutaupyti ant pakavimo – pačiams supakuoti dokumentus ir smulkius daiktus. Tačiau nepamirškite, kad jeigu pasidarysite žala kroviniui pervežimo metu, draudimas to neišmokės. Kartą tokia įmonė bandė taupyti ant dėžių, vėliau joms iškrito kompiuteriai buvo baisiai žiūrėti. Geriau sutaupyti ant pačios transporto paslaugos, ieškant variantų daliniam krovinio (paplūdimio), jeigu turiu mažiau biuro inventoriaus.

Kada geriausia viską planuoti?

Geriausia pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį du. O jei kalbame apie didelį biuro perkraustymą į Londoną, tai tai geriau daryti prieš 3 mėnesius. Reikia laiko išsirinki firmą, suderinti dokumentus, o ir savo darbuotojus įspėti. Neišvengsimas ir to, kad jums teks derinti su savo IT nariu, kada išjungti serverius. Paskutinės minutės sprendimai paprastai kainuoja dvigubai brangiau.

Ar reikia mokėti už išankstinį užstatą?

Dauguma firmų prašo apie 30–50 proc. avanso, kadangi turi sumokėti už kelti bilietus ir uždegalus. Vengkite tiek, kuris reikalauja mokėti 100 proc. iš karto. Buvo atvejų, kai tokių „firmų“ tiesiog nebematydavome. Normaliai dirbantiems pervežėjams užstatas yra garantas, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę.

Kaip tiksliai suskaičiuoti kiekvieno daikto tūrį?

Naudokite kubinius metrus (m3). Standartinis 4-jų darbuotojų kabinetas su baldais gali užimti apie 5–6 m3. Jei nežinote, tiesiog nufotografuokite kabinetus ir išsiųskite vadybininkui – mes turį akį išmokę pažiūrėt į nuotrauką ir pasakyti, kiek sunkvežimių reikės. Sunku tiksliai pasakyti be vaizdo medžiagos, todėl nedarykite to per telefoną.

Brexit, muitinė ir dokumentacija (kur viskas pasikeitė)

Ar dabar reikia muitinės deklaracijų?

Taip, ir tai yra didžiausias galvos skausmas. Nuo 2021 m. sausio 1 d. Jungtinė Karalystė nebėra ES rinkos dalis, todėl kiekvienas siuntos vienetas turi būti deklarouojamas. Jums reikės EORI numerio (JEI esate iš Lietuvos) ir gavėjo JK VAT numerio. Be šių numerų biuro perkraustymas į Londoną technologiniu požiūriu neįmanomas legaliai. Muitininkai tiesiog neleis praeiti sienos.

Kas tas EORI numeris ir kur jį gauti?

EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris reikalingas muitinės procedūroms. Jeigu jo neturite, jį galite gauti nemokamai PVM mokėtojų tarnyboje elektroniniu būdu. Tai trunka dieną, dvi, jeigu niekas neuzstringa sistemoje. Nebeidžiau klientų be šio numerio, nes vėliau pradeda rinkti galvą prie pat sienos, o tai brangu.

Ar mums reikės mokėti PVM (VAT) įvežant į JK?

Paprastai taip, jeigu perkraustote įrangą, kuri nebuvo naudojama (nauja). Tačiau jeigu tai panaudoti biuro baldai ir įranga (jūsų nuosavybė daugiau nei 6 mėn.), galima taikyti atleidimą nuo PVM (Transfer of Residence – ToR). Reikia pildyti ToR01 anketą britų tarnyboje. Tai sutaupo 20 proc. (JK PVM dydis), kas dideliems siuntimams yra milžiniška suma.

Kas dėl TIR procedūros – ar verta?

TIR (Tarptautinė kelių vežimo) knygėle leidžia pravažiuoti sienas be customo patikros kiekviename poste. Didesniems biuro perkraustymams į Londoną tai tikrai verta, nes greičiau. Tiesą sakant, mažiems siuntimams (1 furgonas) TIR išėjimas gali brangiau nei patys muitinės mokesčiai, todėl tenka reikštis individualiai.

Ką daryti, jeigu trūksta dokumentų prie sienos?

Tai yra košmara. Jeigu trūksta komercinės faktūros ar pirkimo-sandorio, muitininkas gali uždaryti krovinį saugykloje iki pat išsiaiškinimo. Saugykla Londone arba netoli Folkestone’o kainuoja brangiai per dieną. Geriausiai turiu visas kopijas el. paštu pas save ir vairuotojui – viena kopija dėžėje su daiktais, kita vairuotojo rankose.

Ar galima vežti alkoholį ar maisto produktus iš biuro?

Gavote ką nors dovanų? Galite vežti, bet yra griežti apribojimai. Mėsos ir pieno produktai iš ES be specialios licencijos neįvežiami (išskyrus keletą kilogramų asmeniniam naudojimui). Alkoholis – apmokestinamas, jei viršija nustatytą normą. Vieną kartą bandžiau nuveži lietuvišką sūrį klientui, teko mokėt baudą ir sūrį išmesti... (gi geriau jį valgyti čia).

Ar reikia draudimo muitinės rizikoms?

Standartinis KASKO apima krovinio praradimą ar žalą pervežimo metu. Tačiau jis neapima tų atvejų, kai krovinys sąstato dėl dokumentų klaidų. Yra specialios draudimo rūšys (Customs Duty Insurance), bet jos retos. Geriausia pasirūpinkite dokumentų tvarka, o ne draudimu.

Logistika Londone: ULEZ, parkavimas ir istorijos

Ar sunkvežimis gali važiuoti į Londono centrą?

Gali, bet ne visi. Dėl ULEZ (Ultra Low Emission Zone) zonos, senesni sunkvežimiai (Euro 6 standartas) ten įvažiuoti negali arba turi mokėti didžiulius mokesčius kasdien (100 svarų ir daugiau). Planuodamas biuro perkraustymą į Londoną, visada tikrinu vairuotojo transporto priemonės ekologinį standartą, kad mums netektų mokėti baudų už kvėpavimą.

Ką daryti su parkavimu mieste?

Londono centre ( Westminster, City) be leidimo negalima stovėti nė penkių minučių. Reikia iš anksto gauti „Bay Suspension“ leidimą iš vietos savivaldybės. Tai trunka apie 10–14 dienų. Jeigu bandysite „užsistovėt“ ant raudonos linijos, greitai atvažiuos barstykla su kranu, o krovinys išvežtas į aikštelę. Išpirkti jį ten bus brangiau nei perksraustyti viską.

Kiek kainuoja vairuotojo apgyvendinimas?

Nesijaudinkite, jie miega kabinoje (jei ten yra miegamos vietos). Tačiau jeigu kelionė trunka ilgiau arba reikia laukti kelias dienas kol paruošiamas biuras, gali tekti mokėti už viešbutį. Londone viešbutiai kainuoja kaip nubraukti. Dažniausiai stengiamės planuoti taip, kad vairuotojas atvyktų tiesiai į iškrovą.

Kas dėl Londono konžesijos mokesčio (Congestion Charge)?

Jei įvažiuojate į zoną (centras), turi mokėti. Dabar tai apie 15 svarų per dieną (galima sumokėti internetu iki vidurnakčio sekančios dienos). Svarbu – užpildyti automobilio numerį teisingai, kitaip gausite 80 svarų baudą. Vairuotojai dažnai pamiršta tai padaryti, todėl aš asmeniškai visada prižiūriu, kad mokėjimas būtų atliktas.

Ar galima vežti krovinius savaitgalį?

Galima, bet tam reikia specialaus leidimo ir dažniausiai – brangesnio vairuotojo darbo. Londono gatvės savaitgaliais yra tykes, bet kai kurios gatvės vis tiek uždaromos renginiams. Kartais lengviau įvežti penktadienį vakare, kai visi išvažiavo iš biurų.

Kas nutinka, jei sunkvežimis užstringa?

Užstringa dažnai. M1 arba A40 greitkeliai gali būti užstrigę valandomis. Vairuotojas praneša, kad vėluoja, o klientas Londono jau spaudžia. Nėra ką daryti – reikia kantriai laukti. Kai kurie klientai bando skambinti vairuotojui kas 5 minutes, tai tik nervina.

Ar reikia spec. leidimų dideliems kroviniams?

Jei krovinys platesnis nei 2,9 m ar aukštesnis nei 4,5 m, taip. Reikia gauti „Special Order“ leidimą iš „Transport for London“. Tai užtrunka ilgiau ir kainuoja. Paprastas biuro baldas telpa į standartinį 3,5 m aukščio sunkvežimį, tačiau didelių stendų perkraustymas turi būti planuojamas ypatingai.

Pakavimas, technika ir smulkios problemos

Kaip saugiai pakavoti IT įrangą?

Kompiuteriai, serveriai, taisymai – turi būti pakavoti į originalią dėžę. Jei jos nebėra, reikia naudoti burbulinę plėvelę, ant smūgių – putplasčio. Labai svarbu pažymėti kabelius (žymekliais), kad surinkimas būtų greitesnis. Vieną kartą klientas nepažymėjo serverių kabelių, IT specialistas Anglijoje mums skambino ir keikėsi 3 valandas.

Ar turite pakavimo medžiagas?

Taip, galime atvežti dėžes, lipdukus, lipniajuostes. Kai kurios firmos įtraukia tai į kainą, kai kurios – kaip papildomą paslaugą. Geriau klausti iš anksto, kad nenuviltumėte, kai vairuotojas atvyks be dėžių. Dėžių kaina Londono tiekimo grandinėse yra astronomiška, todėl verta vežti iš namų.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia jas vežti su savimi (rankiniame lagamine), jei tai įmanoma. Jei ne – reikia uždaryti į spintas, užsegti spynomis ir užplombuoti. Mes neatsakome už dokumentų turinį, bet už fizinę saugumą – taip. Nebijokit to prašyti, tai įprasta praktika.

Ar galima pakrauti daiktų paskutinę minutę?

Galima, bet tai vėluos. Vairuotojas turi būti pasiruošęs išvykti tam tikru laiku. Jei jums dar reikia something sudėti į krovininę, prasitarskite su vadybininku. 15 minučių vėlavimas gali reikšti, kad vairuotojas praleis laisvą vietą keltuose arba turi važiuoti naktį.

Ar reikia išardyti baldus?

Stalus, spintas, didelius sekcijos – taip, būtina. Neįsivaizduoju, kaip pervežti 2,5 metro ilgio stalą neperlenkus. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais ir tai padaro. Svarbu tik pasakyti, kurie baldai yra „laužomi“ (laminatas), o kurie – solidūs mediniai, kad neišsirgtų.

Kas dėl augalų biure?

Augalus vežti galima, bet jie praeina botaninę kontrolę. Turi būti be dirvožemio (arba sterilus dirvožemis) ir be kenkėjų. Jei augalai serga arba juose gyvena vabzdžiai, juos sudegins arba išsiųs atgal. Geriau juos palikti kaip dovaną kaimynams.

Ką daryti su atliekomis – senais stalais, kėdėmis?

Galime nuvežti į šiukšliadėžę (recycling centre) Anglijoje, bet tai papildoma paslauga. Ten taip pat mokama už svorį. Geriau iš anksto susitvarkyti – parduoti „eBay“ arba pašalinti čia, Lietuvoje. Biuro perkraustymas į Londoną nėra šiukšlių ivežimas.

Problemos, nesklandumai ir atsakymai į kitus klausimus

Kas nutinka, jei dingsta daiktas?

Tai nutinka retai, bet nutinka. Turi draudimo policę, kurioje aprašytas atlyginimas. Reikia nedelsiant pranešti vadybininkui ir užpildyti prašymą (PIR formą). Jeigu daiktas rastas (pavyzdžiui, nukrito po kitų dėžių), jis pristatomas papildomai. Tikrai nerekomenduoju nieko slėpti.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Taip, duodame GPS nuorodą. Tačiau nebus ten realaus laiko kaip „Uber“. Kartais signalas dingsta keltuose arba tuneliuose. Vieną kartą klientas man skambino, kroviklis rodė, kad mašina stovi vietoje jau 2 valandas – tiesiog vairuotojas miegojo poilsio zonoje.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Galima laikinai padėti daiktus į sandėlį. Londono sandėliai brangūs, bet jeigu tai trukns kelias dienas, ne taip blogai. Sudarome sandėliavimo sutartį. Būkite tikri, kad sandėlis yra saugus (CCTV apsauga), o ne kažkoks garažas rajone.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Taip, jeigu vairuotojas laukia ilgiau nei 1 valandą (nustatyta laisva laiko norma). Pavyzdžiui, jeigu lifte neveikia arba raktų nėra, laikmatis įsijungia. Vairuotojo laikas – pinigai. Pasirūpinkite, kad asmeninis raktas būtų pasirūpintas iš anksto.

Ar įmanoma vežti pavojingas medžiagas (chemiją)?

Biurui tai retai, bet jei turite valymo priemonių ar spalvų (tuiras), reikia specialios dokumentacijos (MSD). Be to nepervežime. Prijunkite prie tai, kad po gaisro vairuotojas gali būti apklaustas, o mes neturime leidimų pavojingiems kroviniams.

Ar galima užsakyti dviem kryptimis vienu metu?

Galima, tai „Loop“ paslauga. Atvežame vieną įrangą, parvežame seną atgal. Tačiau tai brangiau dėl to, kad sunkvežimis turi važiuoti tuščia atgal (jeigu nėra kito krovinio). Bet vis tiek pigiau nei du atskiri pasakymai.

Kas atsitinka, jei vairuotojas susirga?

Tai košmaras, bet turi atsarginį vairuotoją arba galime pasiųsti kitą mašiną. Jeigu liga užklupo jau Anglijoje, teks laukti kol ateis kitas iš Lietuvos arba užsamdyti vietinį pervežėją (kas yra labai brangu). Geriau tikėtis, kad mūsų vairuotojai yra sveiki.

Kaip elgtis su klientu Anglijoje? Ar jie kažką turi daryti?

Jie turi paruošti vietą ir priimti krovinią. Jei tai didelė korporacija, jiems reikia paskirti „move coordinator“, kuris koordinuos lifto panaudojimą. Anglai yra griežti dėl laiko – jei sakė 8:00 ryto, vairuotojas bus 7:55. Nebuvimas vėluos.

Ar verta pervežti senus baldus ar pirkti naujus?

Sunkus klausimas. Baldų importas į JK dabra brangus (mokesčiai). Jeigu baldai seni, verti 0 eurų, gali būti, kad paprasčiau juos palikti ir nusipirkti „IKEA“ Londone. Vertinant kainą vs rūpestį, dažnai nauji baldai išeina pigiau, atsižvelgiant į biuro perkraustymo į Londoną sudėtingumą.

Kas dėl draudimo sumos?

Ji turi atitikti krovinio vertę. Nenustatykite 10 tūkst. eurų, jeigu vežate techniką už 100 tūkst. Jeigu įvyks avarija, gausite tik tą 10 tūkst. Draudimo premija priklauso nuo sumos, bet geriau permokėti už draudimą nei prarasti daiktą.

Ar galima susisiekti su vairuotoju tiesiogiai?

Galima duoti jo numerį, bet geriau komunikacija vyksta per vadybininką. Vairuotojas gali būti užimtas, važiuoti ir negali atsiliepti. Be to, jis gali kalbėti tik lietuviškai arba rusiškai (dažnai būna taip), o jūs galbūt pageidaujate angliškai. Mes esame tas tarpininkas.

Kuo skiriasi Jūsų firma nuo kitų?

Esu šioje srityje 20 metų (turbūt jaučiasi, kad jau senas). Nenaudojame „dark store“ sandėlių (neteisėtų). Mūsų vairuotojai yra nuolatiniai, ne nusamdyti iš lauko. Žinome visus triukšmus tarp Lietuvos ir Londono. Pasitikėjimas dalykas, kuris uždirbamas metais, ne reklamomis.

Ką daryti, jei norite atidėti kelionę?

Praneškite kuo anksčiau. Jei jau pirkome keltų bilietus (jie būna negrąžinami), teks sumokėti baudą. Bet jeigu pranešate prieš savaitę, galime juos pakeisti arba grąžinti pinigus (išskyrus administracinius mokesčius).

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galima, tai dažnai daroma (darbuotojai perkraustosi kartu). Tačiau reikia aiškiai atskirti kur daiktai yra, kurie priklauso įmonei, o kurie asmeniniai (priklauso ToR). Muitinė gali patikrinti.

Galutinis patarimas, ką nepamiršti?

Nepamirškite kaupti gerų santykių su vadybininku, o ne tik ieškoti pigiausios kainos. Biuro perkraustymas į Londoną yra sudėtingas projektas, kur sėkmė priklauso nuo detalių. Ir tikrai, tikrai patikrinkite ar pasidėjote raktus sau, o ne į dėžę su dokumentais, kurią išsiuntėte sunkvežimiu.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkraustymas į Londoną nėra pasaka, bet ir ne baisiausias dalykas pasaulyje. Jeigu pasiruošiate dokumentus, gerai užsakote logistiką ir pasitikite savo pervežėju, viskas vyks sklandžiai. svarbiausia – nebijokite klausti idiotiškų klausimų, geriau klausti dabar nei gailėtis vėliau, kai serveriai stovi Doverio uoste. Sėkmės Londone, ten lietus visada lyja, taip kad užsirūpinkite lietpalčiais.