Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę Sklandžiai: Praktinis Vadovas Be Paslapčių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena dalyką – biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę Sklandžiai retai kada įvyksta taip, kaip nupiešta PowerPoint prezentacijoje. Viskas prasideda nuo chaoso dėžių maišyme ir baigiasi nervų išsipjovimu prieš britų muitinę. Tačiau jei žinai keletas triukų ir turi gergždančius nervus (kaip aš), viskas gali susiklostyti nenuostabiai gerai. Štai mano, kartais šiek tiek netvarkingas, bet labai patirtis paremtas žinynas, kaip įveikti šį iššūkį ir nenusivilti, kai sunkvežimis užstringa Kaune arba Dovere.

Burokratija, dokumentai ir tas įkyrus Brexit

Ką reikia padaryti su dokumentais prieš išvykstant?

Noriu pasakyti, kad svarbiausia yra neprarasti galvos. Reikia sudaryti specifikaciją – tai sąrašas visko, ką vežate. Negali būti parašyta „biuro baldai“, reikia detalumo: 2 stalai, 5 kėdžių, 1 spausdintuvas. Be aiškios specifikacijos, muitinėje susimąstys, kad čia kažkokia kontabanda. Ir dar, tikrai būtina turėti EORI numerį, be jo niekur nepraeisite. Geriau visa tai sutvarkyti savaitę prieš, nei verkti prie vairuotojo kabinos.

Ar dėl Brexit pasikeitė kas nors esminio?

O, taip, pasikeitė. Dabar viskas yra trečiųjų šalių prekyba, nors jie yra greta. Anksčiau buvo paprasčiau – užvežei ir nuvežei. Dabar reikia deklaruoti importą į JK. Tai reiškia, kad gausite „Import Entry“ dokumentą, kurį turi užpildyti savo muitinės tarpininkas JK pusėje. Jei neturite toks žmogaus (angliškai „customs clearance agent“), sunkvežimis gali stovėti pasienyje dienomis. Vieniems klientams tai buvo dideliausias nustebimas, kiekvienas kartą užmiršta apie tai.

Kur gauti tą EORI numerį ir kiek tai laiko?

Jums reikia Jungtinės Karalystės EORI numerio, ne Lietuvos. Lietuvos mums nebebebūtinas importui į juos. Registracija internetu yra gana paprasta, jeigu žinote anglų kalbą. Užtrunka maždaug tris darbo dienas, tačiau kartais gali užtrukti ilgiau, jei sistemose kažkas „užstringa“ (kas nutinka dažnai). Nedelskite su tuo iki paskutinės minutės, nes be šio skaičiaus jūsų krovinys biuro perkraustyme tiesiog nebus įleistas.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) įvedimo metu?

Taip, deja. Kai atvežate prekes į JK, jums tenka sumokėti importo PVM (Import VAT). Jis skaičiuojamas nuo prekių vertės ir pristatymo išlaidų. Gera žinia ta, kad jei esate užsiregistravęs PVM mokėtoju JK, šį PVM galite susigrąžinti (kaip atskaitomas) toje pačioje deklaracijoje. Tai nėra papildomas mokesčis, o daugiau kaip pinigų „užšaldymas“ trumpam laikui, bet reikia turėti likvidumo.

Kas dėl draudimo – ar jis privalomas?

Techniškai neprivalomas, jeigu norite rizikuoti, bet aš niekada nerekomenduoju važiuoti be jo. Ypatingai kalbant apie biuro perkraustymą į Jungtinę Karalystę Sklandžiai – tą patvirtinu. Kelionės eigoje galima visko: nuo avarijos autobane iki to, kad vairuotojas tiesiog užpuls duris ir pasiims dėžę su visais jūsų verslo kontraktais. Draudimas turi dengti kelionę nuo sandėlio iki sandėlio (nuo sandėlio durų iki sandėlio durų, kaip mes sakome).

Logistika, kaina ir kiek tai užtrunka

Kiek apytiksliai kainuoja toks reisas su biuru?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip kišenėje su pupelėmis. Viska priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) ir svorio. Mažam biurui, tarkime, 3-4 palepėms (krovininiams mikroautobusams), tai gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų. Jei reikia pilno sunkvežimio (apie 90 kubinių), žiūrėkite link 4-5 tūkstančių ir daugiau. Degalai brango, o Kalkedo tiltas (Eurotunelis) irgi nenusileidžia.

Kodėl tiek brangu? Galima pigiau?

Galima, bet tada gausite vairuotoją be patirties, kuris pavers jūsų kompiuterius skiedromis. Mums reikia mokėti už degalus, už keltą ar tunelį, už vairuotojo darbo valandas (ir dienpinigius), ir už visus šiuos nubrauktus kilometrus. Be to, biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę Sklandžiai nėra tik apie vairavimą, tai apie organizaciją. Pigūs pervežėjai dažnai užmiršta papildomų išlaidų, kurias vėliau reikia mokėti iš savo kišenoj.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Lietuvos?

Įprastai tai trunka apie 3-4 dienas vieną kryptį. Pirmą dieną nueiname iki Lenkijos ar Vokietijos, antrą – iki Prancūzijos ar Belgijos, trečią – jau esame Anglijoje ir iškrauname. Tačiau esu matęs atvejų, kai dėl techninių problemų ar eismo įvykių mes vėluodavome ir savaitei. Niekada nepromiseiskite savo klientams ar darbuotojams, kad dėžės bus rytoj ryte, jei nematėte crystal gembolo.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dabar, prašau, visi turi GPS stebėjimą. Aš jums duodu nuorodą, galite žiūrėti, kur mašina stovi. Kartais signalas dingsta, kai vairuotojas užvažiuoja į tunelį arba kažkur giliuose miškuose Vokietijoje (ten tikrai yra vietų be ryšio), tačiau dažniausiai matote realų laiką. Tai padeda išvengti streso, kai niekas neatsiliepa į telefoną valandą (tiesiog miega).

Ar į kainą įeina iškrovimas vietoje?

Įprastai į standartinę kainą įeina tik „pristatymas iki pirmų durų“. Tai reiškia, kad vairuotojas pastatys mašiną prie jūsų naujojo biuro Londone (ar Mančesterioje) ir... tiek. Jei reikia nešti daiktus į trečią aukštą be lifto ar dėlioti juos ant lentynų, tai jau papildomos paslaugos. Apie tai kalbėkite iš anksto, nes vairuotojai gali būti įniršę, jei turi nešti stalus vienas.

Specifika: Baldai, technika ir keisti daiktai

Ar galima vežti senus biuro baldus?

Jei jie yra geros būklės, kodėl gi ne? Bet jei baldai yra trupiniai, su drėgmės pažeidimais ar su įbrėžimais, galiu pasakyti, kad Britų kontrolė gali juos laikyti šiukšlėmis ir neleisti įvežti, neatsižvelgiant į tai, kad tai brangūs „vintažo“ (reti) baldai. Taisyklės yra griežtos dėl kenksmingų organizmų, todėl medienos gaminiai turi būti tvarkingi. Vieną kartą turėjome problemų su dėže su senomis lentomis.

Kaip supakuoti jautrią techniką, pvz., serverius?

Geriausia – originaliomis dėžėmis. Jei jų nebeliko, reikia naudoti stiprią putą, burbuliuką ir tvirtas dėžes. Serveriai turi būti tvirtai užfiksuoti, kad jie neiššoktų per keliones duobes. Aš visada sakau vairuotojams: „važiuok taip, lyg vežtum kiaušinius“, bet ar jie klausosi? Kartais ne. Taip pat, nepamirškite išjungti visų įrenginių ir pažymėti kabelių ryšius, kitaip bus kažkokia siaubinga painiava.

Ar geriau išsinuomoti dėžes ar naudoti savas?

Mano nuomone, išsinuomoti specialias perkraustymo dėžes (tokias su dangteliais ir rankenomis). Jos yra tvirtos, tos pačios formos, lengviau krauti į sunkvežimį. Kai naudojate pačių surinktas iš parduotuvės dėžių, jos dažnai sugrūsta kelyje, o viršuje stovintis spausdintuvas gali nukristi ant jūsų brangiausio archyvo. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę Sklandžiai prasideda nuo gerų dėžių (tikrai).

Ar galima vežti augalus į biurą?

Labai nerekomenduoju. JK turi griežtas taisykles dėl augalų importo, ypač su žeme, kadangi nenori naujų kenkėjų. Jei turite kaktusą ar kažką panašaus be žemės, galbūt praeisite, bet jei bandysite įvežti didelę fikeną puodą su žeme, tikimybė, kad ją konfiskuos arba pareikalaus sudėtingų sertifikatų, yra 99%. Geriau palikite kolegoms kaip atiminį.

Kas daryti su pavojingais atliekomis (tusiniais, ir t.t.)?

Negalima. Absoliučiai negalima vežti chemijos, senų dažų, aerozolių ar degiųjų medžiagų mūsų mašinomis. Tai ne tik saugumo klausimas, bet ir juridinis. Jei sulaikys jus ir rastų butelį baltojo spirituko su kitaip nupaišyta etikete, gausite milžinišką baudą. Tokius daiktus reikia išmesti pagal vietines tvarkas iki mūsų atvykimo.

Vietos specifika: Anglija, Londonas ir „mažos“ problemos

Ar sunku įvažiuoti į Londoną su sunkvežimiu?

Klausimas ne ar sunku, o ar įmanoma be baudų. Londonas turi ULEZ (Ultra Low Emission Zone)zoną, kurioje reikia mokėti didelius mokesčius už senesnes mašinas, taip pat yra „Congestion Charge“. Be to, daugeliu gatvių važiuoti sunkvežimiai tiesiog draudžiama (radarai fiksuoja). Reikia gero maršruto planavimo ir specialių leidimų, kitaip biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę Sklandžiai (ypač į centrą) taps labai brangu mokamu žaidimu.

Ką daryti su parkavimu mieste?

Lietuvoje mes įpratę sustoti „kur pavyko“, bet Anglijoje tai neliks nepastebėta. Reikia iš anksto gauti vietinės tarybos (council) leidimą parkavimui (parking suspension) arba užsisakyti specialią vietą. Jei sustosite be leidimo, greitai atvažiuos „klamperiai“ (prikabinančiais ratų spynomis) arba tiesiog nuskraidins mašiną. Tai kainuoja šimtais svarų.

Ar jūsų vairuotojai moka angliškai?

Turėtų mokėti bent pagrindinius žodžius, bet aš niekada negarantuoju aukšto lygio. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ar lietuviškai ir angliškai „truputį“. Praktikoje komunikacija su klientu vyksta per gestus ir telefoną su manimi arba dispečeriu. Taigi, jei reikia kalbėtis su recepcioniere Londone, geriau būkite ten pat arba paruoškite aiškius raštiškus nurodymus.

Kas nutinka, jei biuras dar neparuoštas iškrovimui?

Tai klasika. Atvažiuojame, o durys užrakintos, arba darbininkai dar nenuėjo. Tada prasideda laukimas. Pirmą valandą galim pakenčia, bet toliau – mokestis už laukimą (waiting time). Vairuotojai turi darbo laiko apribojimus (tachografas), jie negali tiesiog pamiegoti 10 valandų prie durų. Planuokite laiką su rezervu, kitaip mums teks važiuoti į sandėlį ir grižti rytoj (papildomai kainuos).

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro?

Tai yra pilna painiava (Grey area). oficialiai, taip, tai įmanoma, bet tai turi būti aiškiai deklaruojama kaip asmeninis daiktas (personal effects), ne įmonės turtas. Muitinė gali domėtis, kodėl darbuotojas vežia 5 televizorius. Jei tai tik kelios dėžės su knygomis ir drabužiais, paprastai nieko, bet žiūrėkime, kad nebūtų prekybos tikslu.

Mažos ir didelios bėdos (ir kaip jas išvengti)

Kas daryti, jei pasienyje atimsa ką nors nors iš dėžių?

Tokie dalykai nutinka. Jei trūksta ko nors smulkaus, greičiausiai tai pasimestė kelyje arba buvo pavogta (nors retai). Jei trūksta brangaus daikto, reikia kreiptis į policiją ir draudiką. Tačiau, jei uždarydavote dėžę su lipduku „seifas“ (iš tikrųjų spintuvėlė), nenuostabu, kad kas nors susidomėjo. Nerašykite ant dėžių, kas jose yra! Naudokite kodus.

Ar buvote atvejų, kai viskas prašlydo?

Žinote, buvo. Vieną kartą vairuotojas, važiuodamas pro Birminghamą (ar kaip ten įmanoma ten važiuoti be navigatoriaus), užkliudė apdovėjimą (žemės stačias šlaitas) ir praleido dėžę su serveriu į griovį. Niekas nelijo, bet serveris buvo nebeveikiamas. Buvo labai nepavykęs biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę Sklandžiai. Mokėjome atstatymą iš savo kišenos, todėl pasakykite – draudimas yra šventas.

Kaip elgtis, jei klientas pats sumaišo dėžes?

Tada tą klaidą ištaiso jis. Kai atvykstate į vietą ir klientas sako „kur mano kėdė?“, o mes randame tik dėžę pažymėtą „virtuvė“, su kuria buvo krauta kėdė. Mes neatsisakome atsakomybės, jei mus klaidino. Tad labai prašau, žymėkite dėžes tvarkingai. Geriau peržiūrėkite du kartus, nei vėliau ieškoti peiliukų dėžėje su popieriais.

Ar reikėtų duoti arbatpinigių vairuotojui ar iškrovėjams?

Nebūtina, bet labai padeda. Britų kultūroje tai normalu. Jei vairuotojas padės jums nešti sunkus spintas į trečią aukštą be lifto, dešimt ar dvidešimt svarų jam į ranką padarys stebuklą. Jis jums nebus privalomas, bet vairuotojus aptarnaus daug geriau ir su šypsena. O šypsena šioje srityje verta daug.

Gal galite pasakyti, kokia savo patirtimi esate tikras?

Viena dalyka esu tikras – niekada nieko neitikėkite 100 procentų. Viskas gali pasikeisti per naktį. Taisyklės, kainos, eismo sąlygos. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę Sklandžiai yra dinamiškas procesas, kur reikia būti atspariam stresui. Sėkmės priklauso ne tik nuo pervežėjo, bet ir nuo to, kaip jūs pasiruošę ir kaip greitiai sugebate reaguoti į problemas.

Ką daryti, jei tiesiog nespėjate su visais dalykais?

Kvieskite mus ankščiau. Mes esame čia tam, kad padėtume sutvarkyti dokumentus, surasti vairuotoją ir sudaryti planą. Geriau mums paskambinti mėnesį iki, nei dieną prieš. Didesnis pranešimas – mažesnė kaina (dažniausiai). Ir mažiau rūpesčių jums. tiesiog pasakykite, ko norite, ir mes bandysime tai padaryti (nors, sakau, ne visada įmanoma).

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę Sklandžiai nėra mokslas, o labiau menas ir organizacijos gebėjimas. Nors šiame straipsnyje (ups, neman, na, kaip gi be šio žodžio) paminėjau daug bėdų, dauguma klientų visgi atveža savo turtą saugiai ir pradeda dirbti naujoje vietoje be didelių nusiskundimų. Svarbiausia – nebijoti klausti omeninių klausimų, pasitikėti savo pervežėju ir tikėtis geriausio, bet būti pasiruošusiam blogiausiam (ypač anglų orams). Sekmės verslui užsienyje, o jei kas neaišku – skambinkite, paaiškinsiu gyvu balsu.