Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus

Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus procesas dažnai tampa tikru išbandymu ne tik dėl atstumo, bet ir dėl biurokratinės „šiaudinės būdos“ po Brexito. Esu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir matydavau viską – nuo prarastų dokumentų iki tentų, stovėjusių pasienio punkte po tris dienas, nes kas nors pamiršo parašyti vieną skaičių deklaracijoje. Kai verslas persikelia, laikas – pinigai, o anglų muitinės taisyklės, jei nesužinojai pačios naujausios informacijos, gali sutrypti visus jūsų planus. Čia ne tas pats kas nuvažiuoti į kaimynus su kuprine. Reikia suprasti, ką veikia logistika, ir pasiruošti ne tik technikai, bet ir psichologiškai, kad biuro perkraustymas į Angliją nevirštų košmaru. Tad štai kas iš tikrųjų laukia kelyje.

Dokumentai ir muitinės painos arba ką daryti neprivalai

Ar tikrai reikia tiek daug popierių, jei tai tik įranga?

Žmonės dažnai galvoja, kad jei tai ne parduodama prekė, o jūsų darbo stalas tai dokumentų reikia mažiau. Tai melas. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus procesas taps lėtas, jei trūks CMR važtaraščio ar eksporto deklaracijos. Muitininkai nerodo gailesčio net telefonams ar kompiuteriams – jiems tai importas. Be teisingų dokumentų jums gali tekti mokėti mokesčius, kad ir neprivalomus (depzytą), arba grąžinti krovinį atgal, kas kainuos brangiau nei patys perkėlimo darbai. Geriau turėti viską su savimi iš anksto, nei ieškoti notaro pasienyje, kai vairuotojas spaudžia ragelį.

Kas ta EX1 deklaracija ir kodėl visi ja baisinasi?

Tai pagrindinis dokumentas, kuris rodo, kad jūsų daiktai išvyksta iš ES teritorijos legaliai. Dažnai klientai sako: „o, mes tiesiog važiuojam“, bet be to popieriaus jūsų Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus maršrutas gali užsibrėžti tiesai ant ribos. Deklaraciją turi pateikti tinkamas Muitinės atstovas, o ne vairuotojas. Jei bandysite daryti patys ir suklysite skaičiuose, gausite baudą arba pristabdymą. Vieną kartą važiavom su firmina, kuri nusprendė „pataisyti“ reikšmes pačiame kelias, ir sėdėjome tris valandas policijos poste. Geriau patikėti profesionalams.

Ar reikia EORI numerio?

Be abejo. Be to kodo jūsų Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus planas tiesiog neveiks techniniame lygmenyje. EORI reikalingas tiek lietuviškai (jei reikalinga deklaracija), tiek angliškai (aišku kad reikalinga) įmonei, kuri priims krovinių. Užtrunka kelias dienas, kol jį išduoda, todėl nereikia daryti to paskutinę dieną, kai sunkvežimis jau stovi prie biuro durų. Matęs buvau atvejus, k krovinys buvo sustabdytas, nes klientas pagalvojo, kad jo asmeninis EORI tiks ir firminiam vežimui. Netinka. Tiksliai taip pat neveikia.

Kas dėl draudimo? Ar jis apima viską?

Draudimas yra tų dalykų, apie kuriuos prisimename tik tada, kai kažkas sugenda. Standartinis transporto draudimas dažnai nedengia visų biuro reikmių, ypač jei kalbame apie jautrią techniką ar brangius serverius. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus gali tapti labai brangus, jei dėžė su serveriais nukris nuo platformos. Siūlau visada patikrinti, ar draudimas apima ne tik „gabenumą“, bet ir „krovos/iškrovos“ momentą. Kartais įmonės rašo „viskas apdrausta“, bet smulkmenose parašyta, kad neatsakinga už netvarkingą įkėlimą.

Ar galiu įdėti ir asmeninių daiktų?

Techniškai galima, bet tai nelegalu (arba labai pilnaviduriška), jei jūsų Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus vyksta kaip TIR arba komercinės siuntos. Jei muitininkas rasią jūsų šeimos drabužių tarp monitorių, gali įtarti apkontrabandą arba nelegalią prekybą. Jei norite vežti ir asmeninius daiktus, tai reikia aiškiai užfiksuoti pakavimo sąraše (packing list) kaip „buities reikmenys“, bet geriau jų nedėti visai. Vienas klientas taip bandė vežti dviračią, pareiškdamas, kad tai „sporto įranga biurui“, ir turėjo mokėti didelius mokesčius.

Ką daryti, jei trūksta originalių pirkimų faktūrų?

Didelė bėda. Anglų muitinė dažnai nori įrodymų, kad daiktai nėra nauji ir nebus parduodami (todėl nereikia mokėti PVM/Importo mokesčio). Jei faktūrų nėra, Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus gali pavirsti ilgu tyrimu. Tada turi daryti „vertybės nustatymo“ aktą (žinau, skamba keistai). Tai kainuoja pinigus ir laiką. Geriau išsisaugoti visus čekius ir faktūras, net jei jau seniai nieko nerašėte apie tą stalą ar spausdintuvą.

Ar reikia kvadratūrų sąrašo ( Packing List)?

Ne tik reikia, jis turi būti tikslus. Ne „apie 20 dėžių“, o „dėžė Nr.1 – 3 kompiuteriai, 2 klaviatūros...“. Kai Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus vyksta, vairuotojas neturi laiko rašinėti poezijos pasienio pareigūnui. Jei sąraše parašysite „biuro įranga“ be išsiskyrimo, jie gali atidaryti visą sunkvežimį ir patikrinti rankomis. O tai trunka valandas. Vieną kartą matęs, kaip pora valandų išraišinėjo šimtus dėžių su popieriumi tik dėl to, kad vadybininkas tingėjo detaliau užpildyti lentelę.

Logistika: keltai, tuneliai ir vairuotojų nuotaikos

Ką geriau rinktis: keltą ar Eurotunelį?

Daug kas klauso. Keltas (Dover-Calais) yra pigesnis, bet lėtesnis, taip pat priklauso nuo oro sąlygų. Tunelis yra brangesnis, bet įveikiamas per 35 minutes. Jeigu jums svarbus Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus rezultatas, aš asmeniškai siūlau tunelį. Ten mažiau „geležinkelio“ (stovėjimo) eilių ( nors ir ten jų būna). Keltuose vairuotojai turi išlipti iš mašinos, o kartais tai sukuria problemų jei krovinys labai jautrus bangavimui. Bet vėlgi, jei kaina svarbiau – plaukite keltu, tik įsivaizduokite, kad tai pramoga.

Kiek laiko užtruks kelionė?

Standartiškai iki Londono arba Midlandso regiono važiuojant su pilnu tentu (sunkvežimis) trunka apie 2–3 dienas, jei nėra neskubėjimo (tai yra standartinis maršrutas). Jei reikia, Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus gali būti įvykdytas per 24 valandas su dviem vairuotojais arba nedideliu „vilkiku“ (3,5 t v. pervežimas). Tačiau neapsukite galvos, kad 24h garantuota – Anglijoje dažnai vyksta protestai, avarijos ant M25 arba tiesiog milžiniškos spūstys. Planuokite su pasidarymu vieną dieną.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Čia esanti vieta, kur dažnai kyla nesusipratimų. Standartinė tarifų sąranka (freight) apima tik pristatymą iki durų, o ne fizinį darbą. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus reiškia, kad jums reikės darbo jėgos tame gale. Vairuotojai dažnai atsisako nešti daiktų dėl draudimo arba sveikatos (jų atsakomybės yra ribotos). Jei reikalaujate iškrovos, tai turi būti užsakyta kaip papildoma paslauga (2 vyrų komanda), ir tai kainuos daugiau. Nereikia šaudyti vairuotojui, kai jis sako „ne“ – jis tiesiog vykdo savo darbo instrukciją.

Kas dėl parkavimo mieste?

O, tai galima diena. Londone ar Birmingeme rasti vietą 16 ar 18 metrų sunkvežimiui be išankstinio leidimo (parking permit) yra beveik neįmanoma. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus gali baigtis tuo, kad mašina stovi už kampo ir jūs nešinėte dėžes per pusę miesto. Būtinai patikrinkite vietinę taisyklių apie „CCTV zoną“ ir galimus baudas. Vietinės tarybos (Council) labai greitai išrašo baudas už neteisingą stovėjimą, net jei jūs tik iškraunate penkias minutes.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dabar beveik visos geriausios kompanijos siūlo GPS sekimą. Tačiau kartais signalius pradeda „mirkyti“, kai vairuotojas užvažiuoja į tuning tunelį arba glaudiame mieste. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus reiškia informacijos skaidrumą, bet nesisukite galvos, jei pamatysite, kad mašina stovi vienoje vietoje 2 valandas – gali būti pietų pertrauka arba įpareigojamas poilsis (tachografas). Vairuotojai negali važiuoti nenustodami.

Kokia tikimybė, kad suges sunkvežimis?

Maža, bet egzistuoja. Techninės bėdos pasitaiko. Kai Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus planas gribsta dėl padangos plyšimo, tenka siųsti pagalbinę mašiną. Tai gali atidėti pristatymą porai dienų. Tokiu atveju labai svarbus yra ryšis su vadybininku, kuris turi mesti ant kitos mašinos (jei yra dalinio krovinio galimybė) arba organizuoti pervežimą. Tokios situacijos retos, bet apie jas reikia žinoti.

Ar saugu vežti per naktį?

Dauguma vairuotojų važiuoja naktį, kad išvengtų spūsčių. Tačiau rizikos (vagystės) didesnės stovėjimo aikštelėse. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus turi būti ir saugus. Patikrinkite, ar vairuotojas naudojasi saugiomis aikštelėmis (prie jų yra specialūs ženklai). Nereikia gąsdinti, bet biuro technika („laptopai“, serveriai) „antrajame ratelyje“ yra labai patraukli grobis vagims. Geri logistikos partneriai apie tai galvoja už jus.

Kainos: kas už ką mokama

Kokia apytikslė kaina už kubinį metrą?

Tai klausimas, į kurį neįmanoma atsakyti vienu sakiniu. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus kainuoja nuo 100 iki 300 EUR už kubinį metrą, priklausomai nuo to, ar tai dalinė siunta (LCL), ar atskiras sunkvežimis (FTL). Taip pat įeina kuro priedai ir mokesčiai už keltą. Jei kas pasako „už 50 eurą viską“, vaziuokite toliau – ten bus dar krūva paslėptų mokesčių arba jūsų daiktai nuvažiuos kažkur prie Šefildo vietoje Londono.

Kas yra „Fuel surcharge“?

Kuro priedas. Jis skamba kaip šūdas, bet tai realybė. Degalų kainos šuoliais kyla, o pervežėjai negali keisti sutarčių kiekvieną savaitę. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus įtraukia ir šią išlaidą, kuri paprastai sudaro 10–20 % nuo bendros sumos. Kartais ji pridedama prie galutinio sąskaitos-faktūros ( invoice ), kartas nuo karo fiksuojama iš anksto. Būtinai paklauskite apie tai, kad nebūtų staigmenos pabaigoje.

Ar mokėti depozitą?

Dažniausiai taip. 30–50 % avansas yra standartas, nes imamas pastovios eigos sunkvežimis, arba užsakomas keltas. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus negali būti pradėtas be resursų. Jei atšaukiate paslaugą paskutinę minutę, depozitas gali būti negrąžinamas, nes jūs užblokuojote mašiną, kuri galėjo uždirbti kitur. Tai verslo logika, o ne godumas.

Kas dar gali kainuoti papildomai?

Iškrova patalpose su lifteliu, pakavimo medžiagos (dėžės, burbulai), ilgas stovėjimas prie adreso (jei jūs dar nesiruošiate), laukimas Anglijoje dėl kliento kaltės. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus pasidaro labai brangus, jei reikia laukti 4 valandas, kol rakinatės patalpos arba kol surandate ūkininką su raktų (kad jis neatėjo). Laikas – pinigas, vairuotojo darbo valanda kainuoja.

Ar galima mokėti PVM ( VAT ) Lietuvoje ar Anglijoje?

Tai priklauso nuo to, ar abi įmonės yra PVM mokėtojose ( VAT registered ). Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus dažnai apima PVM išskirstymą (0 % rate for intra-community supply) jei viskas tvarkinga. Tačiau jei jūsų Anglijos partneris neturi VAT numerio, gali tekti mokėti Lietuvos PVM arba juos „sukirsti“ (importo mokestis). Pasitarkite su savo buhalteriu, prieš pasirašant sutartį (kontraktą), kad nereiktų mokėti dvigubai.

Kas dėl verytinimo ( tipping ) vairuotojams?

Anglijoje tai yra įprasta, bet ne privaloma. Lietuvoje ne. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus gali būti pagerintas, jei vairuotojas gaus „paskutinę kruvelę“ (tip) už tai, kad budėjo jums padėti iškrauti tamsiuoju metu. 10–20 svarų nepadarys jums didelės žalos, bet vairuotojas bus labiau linkęs padėti, jei kils smulkmenų problemų (pvz., neįeina į liftą).

Ar įeina ir supravimas ( packaging )?

Retai. Kainos dažniausiai būna už „ratus“ (transportą). Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus reiškia, kad jums reikės arba pačioms supakuoti, arba užsakyti supravimo komandą. Profesionalus supravimas kainuoja, bet tai apsaugo jūsų techniką. Vieną kartą matęs, kaip klientas įdėjo monitorių į dėžę be jokios amortizacijos, o vėliau stebėjosi, kad ekranas suskilęs per pusę. Supravimas taip pat apdraudžia nuo padarytos žalos.

Techninės ir specifinės problemos

Kaip pervežti serverius?

Serveriai – tai širdis. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus su IT įranga reikalauja specialių rėmų (racks). Negalima tiesiog pastatyti juos ant grindų sunkvežimio – jie sužings. Reikia išjungti tinklu „shutdown“ procedūrą, o ne tik ištraukti laidą iš lizdo (kaip buvo vienas atvejis). Taip pat duomenų atsarginės kopijos (backup) turi būti atsisiųstos į debesis (cloud) arba žiūrėtas. Paskutinis dalykas, kurį norite, yra sugedęs serveris atvykus į Londoną.

Ar saugu vežti duombazes?

Kartais įmonės perveža fizines duombazes (NAS). Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus gali baigtis prarastais duomenimis, jei diskai patiria smūgių. Geriau išimkite diskus ir vežkite juos su savimi ( rankiniame bagaže ) jei įmanoma, arba specialiai supakuokite į putojantį plastiką ( bubble wrap ). Niekada nepasitikėkite „įdėjau į angą“ – vibracija kelyje nužudo standžiuosius diskus (HDD) labai greitai.

Kaip sužinoti, ar dėžės nepažeistos?

Užrašykite numerius. Kai Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus baigiasi, turite turėti sąrašą, kur yra „dėžė Nr. 15“ su kompiuteriais. Jei atvyksta 14 dėžių – problema. Vairuotojas turi pasirašyti „priimtas su pastabomis“ ( reservations ), jei matote, kad tentas buvo uždarytas su defektais arba dėžės sutrenktos. Negalima pasirašyti „viskas gerai“ ir tik po to rasti skilą.

Kas dėl biuro augalų?

Negalima. Arba labai sunku. Anglija yra sala, jos sanitarijos (phytosanitary) taisyklės griežtos. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus su žaliomis gėlėmis be specialios licencijos ir karantino yra nelegalus (tikrai). Augalus turi tikrinti specialistai. Dažniausiai paliekame juos čia arba dovanojame kaimynams, nes licencijos kaina viršija pačių augalų vertę. Nereikia rizikuoti dėl vieno fikuso (gėlyno).

Ar galiu vežti pavojingas medžiagas ( chemija )?

Biure dažnai būna valymo priemonių, toneriai. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus su ADR (pavojingas) kroviniu reikalauja specialios dokumentacijos. Toneriai nėra labai pavojingi, bet juos reikia uždaryti į maišus, kad neišsilietų. Jei tenka didelės kiekys chemijos, reikės deklaruoti pavojingumą (UN numeris). Geriau išmesti senas priemones čia, nei aiškinti anglams, kodėl vežate 10 litrų baliklio.

Ką daryti, jei įmonės pavadinimas pasikeitė?

Dokumentuose turi atitikti ir siuntėjo, ir gavėjo duomenys. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus gali sustoti, jei Muitinės deklaracijoje parašyta „UAB Vytis“, o CMR – „UAB Vytis Group“. Tai atrodo smulkmena, bet kompiuteriui tai neatitinka. Jei pertvarkėte įmonę, būtinai praneškite vadybininkui ir pateikite dokumentą apie pavadinimo pasikeitimą iš registrų centro.

Ar reikia išsirūpinti dėžėmis pats?

Galima rūpintis, galima pasipirkti iš pervežėjo. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus būna tada, kai dėžės vienodo dydžio, sustatomos viena ant kitos. Jei naudojate senas, iš mažmeninės parduotuvės atrinktas dėžes, jos gali nebeišlaikyti svorio (sugriūs). Tada jūsų biuro kėdės nusirita po visa vagoną. Užklauskite dėžių komplekto – tai pigiau nei pirkti naujas biuro kėdes.

Kaip elgtis su baldų surinkimu?

Dauguma biurų baldų yra surinkti ( IKEA stiliaus arba sistemini ). Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus įtraukia ir baldų išmontavimą. Jei bandysite vežti surinktą spintą per duris, ji nepraslys. Reikia išsukti plokštes, pažymėti jas (A, B, C sienelės). Darbuotojai ten nebus, tai reikia padaryti čia. Anglijoje surinkimo paslaugos kainuoja armiją ir koją (labai brangu), todėl geriau atvežti paruoštus.

Bėdos „ant žemės“ arba kas gali nuvilioti

Kas jei angliškų biuro durų anga per maža?

Tai klasika. Seni Londono pastatai turi siauras liftus ir laiptines. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus tampa fiziniu darbu – nešti rankomis per 5 aukštus. Tokiu atveju turite susitarti dėl „sweat labor“ ( rankinis darbas ) iš karto. Kitu atveju vairuotojas tiesiog negalės įvežti krovinių ir galės gražinti juos atgal, laikydamas jūsų laiku.

Ar klientas gali atšaukti užsakymą?

Taip, bet tada turite mokėti baudą. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus jau buvo planuojamas, pirkta bilietas (ticket). Jei atšaukiate 2 dienas iki išvykimo, prarasime avansą arba galite turėti mokėti pilną sumą. Žmonės galvoja, kad tai kaip taksis – pavalvai ir atsisakai. Ne, tarptautiniai pervežimai taip neveikia, resursai jau užimti.

Kas dėl „Lost in Transit“ (dingusių siuntų)?

Tai baisiausia košmara. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus gali pavirsti tyliu liūdesiu, jei dėžė dingsta. Tada prasideda tyrimas, draudimo išmokos. Visada pasidarykite nuotraukas prieš įkraunant. Vienas klientas taip išgelbėjo 10 tūkstančių vertės įrangą – buvo nuotrauka, kur matosi, kad dėžė buvo pilna. Be įrodymų draudikas (insurance company) nieko nemokės.

Ar reikia nurodyti telefono numerį?

Absoliučiai privaloma. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus negali įvykti be ryšio. Vairuotojas gali pamaišyti gatvę (kas Anglijoje labai lengva – ten daug vienodių pavadinimų gatvių skirtinguose rajonuose). Jei jūsų neįsivaizduoja arba neatsiliepiate, jis gali tiesiog važiuoti toliau į kitą užsakymą. O tada jums teks laukti kito dienos.

Kaip atpažinti gerą pervežėją?

Ne pagai tuos, kas promesuoja pigiausia kaina. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus suteikia patikimi žmonės su „lietuvo“ ar „anglu“ vadybininkais, kurie atsiliepia tą pačią dieną. Jei parašote laišką ir gavote atsakymą po 3 dienų – vaziuokite toliau. Tokioms užduotims reikalingas greitas ryšys ir sprendimai, o ne „biurokratinis“ laukimas.

Kas dėl valiutos keitimo?

Dauguma mums moka eurus, bet išlaidos Anglijoje (keltas, iškrova) yra svarais. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus įtraukia ir valiutos riziką. Kai pasirašome sutartį, nurodome kursą arba susitariame, kad mokate pagal tos dienos kursą. Jei kursas staiga šoktels aukštyn, gali tekti papildomai sumokėti už valiutos skirtumą ( nors tai retai pasitaiko mūsų srityje ).

Ar jums reikia adreso pašto kodu (Postcode)?

Anglijoje pašto kodas (post code) yra svarbiau nei gatvės pavadinimas. GPS ten randa vietą būtent pagal kodą. Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus gali nutrūkti tiesiog pašto kodo klaida. Vienas kartas važiavome į „SW1A“ vietoj „SW1B“ – tai visai skirtingi rajonas Londono centre (vienas prie rūmų, kitas prie parko). Patikrinkite duomenis du kartus.

Kas jei įsibraukėme į „Red Zone“ ( Uždarą zoną ) ?

Londone yra zonos, kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti ( LEZ ). Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus reikalauja specialių leidimų (Daily permit ) įvažiavimui į ten. Jei vairuotojas įvažiuoja be leidimo, bauda (fine) ateina tiesiai į pervežėją, o jis ją už jūsų pridės prie sąskaitos. Geriau susitarti dėl to iš anksto. Pasitikėkite, gali kainuoti 200 svarų viena diena.

Apibendrinant, Biuro perkraustymas į Angliją: greitas ir efektyvus yra įmanomas tik tada, kai visi „trys ratai“ – dokumentai, logistika ir klientas – sukimasi viena kryptimi. Nėra būtinos būti ekspertu, kad suprastum, kad geriausia strategija yra pasiklaustyti tos, kas tai daro kasdien ( t.y. logistikos brokerio ). Nesitaikykite kelti pasaulio ant peties per savaitgalį, kai kalbame apie persikėlimą per jūrą. Pasiruoškite, klausinėkite ir nebūkite bijūs pripažinti, kad nežinote kažko – tai geriau nei prarasti pusę biuro įrangos. Gero kelio (bon voyage)!