Biuro perkraustymas į Angliją: efektyvūs sprendimai verslui

Dirbu su logistika jau virš dvidešimties metų, taip kad maždaug mačiau viską. Pradedant nuo tų laikų, kai sienos buvo atidarytos, baigiant dabartine situacija, kai kiekviena dešimtadalio dalis punktuojama. Klientai visada klausia panašių dalykų, o dažniausiai jie su jais pasidaro stresą, kurio iš tikrųjų nebuvo reikalo. Profesionalus biuro perkraustymas į Angliją reikalauja žinojimo ne tik to, kaip įstatyti spintą į furgoną, bet ir to, kas nutinka, kai tenka susidurti su britų muitine ar dėl įvairių neprieinamų dokumentų užstringa procesas. Taigi, aš jums pasakysiu tiesiogiai, kaip tai vyksta be jokių gražių brošiūrų – tikra patirtis, tikri sprendimai ir realios problemos, su kuriomis susiduriame kaskart.

Pagrindiniai logistikos ir pasiruošimo klausimai

Kada reikia pradėti planuoti biuro perkraustymą į Angliją?

Geriausia pradėti ne vėliau kaip prieš mėnesį, o jei kalbame apie didelius korporacinius biurus, tai geriau ir pusę metų prieš. Biuro perkraustymas į Angliją nėra tas dalykas, kurį galima padaryti per savaitę ramiomis sąlygomis, reikia susitvarkyti techniką, duomenis, o ten žmonės moka už delsimą. Nuo pat pradžių būtina žinoti tikslias datos, todėl vengkite vėlavimo, nes tai gali sukelti nemažai nemalonumų paskutinę minutę.

Ar verta rinktis didžiąsias pervežimo firmas ar mažus vežėjus?

Didelės firmos dažnai siūlo stabilumo garantą, bet kainos gali būti astronominės, tuo tarpu maži vežėjai yra lankstesni, tačiau rizika didesnė. Esu matęs, kaip didelės korporacijos praranda siuntas tarp padalinių, o mažas šeimos verslas sugebėdavo pergabenti viską be jokių problemų. Svarbiausia – patikrinti, ar turi MRN numerį ir nebijoti klausti apie draudimą, o biuro perkraustymas į Angliją užtikrina saugumą tik tuomet, kai viskas apdrausta.

Kiek iš viso laiko užtrunka kelionės procesas?

Paprastai kelionė iki Londono ar Mančesterio trunka apie dvi paras, tačiau tai yra tik gryvas važiavimo laikas be sustojimų ir muitinių procedūrų. Prisimenu vieną atvejį, kai mūsų vairuotojas praleido šešias valjas įspūdžiui, kad anglai išvis nebegali įsivaizduoti, kaip reikia dokumentus turėti. Taigi, skirkite laiko rezervą bent trims–keturioms dienoms, kadangi biuro perkraustymas į Angliją visada turi savo nestandartinių nenumatytų situacijų.

Ar galima veži asmeninių daiktų kartu su verslo turto?

Oficialiai tai draudžiama, jei krovinys yra deklaruojamas kaip komercinis, todėl būtina atskirti asmenines ir verslo reikmės. Vienas klientas bandė įkrauti darbuotojų dviračius į tą patį furgoną su serveriais, tai iškilo tiek problemų su muitininkais, kad teko viską iškrauti. Geriau pasidirbti atskirą sąrašą asmeniniems daiktams, o biuro perkraustymas į Angliją turi būti tvarkingas.

Ar reikia specialios pakylos įkrovai?

Jei turite sunkių kabinetų, seifų ar didelių serverių spintų, be didelės pakylos neapsieisite, tačiau tiek Lietuvoje, tiek Anglijoje jos pasiekiamos. Kai kada tenka naudotis "hiab" type kranu, ypač jei Londone nėra kur pastatyti ilgas rėmas, o biuro perkraustymas į Angliją centriniuose rajonuose gali būti tikras galvos skausmas.

Kaip sužinoti, kiek furgonų prireiks?

Atėjęs specialistas apžiūri kiekvieną kabineto erdvę ir paskaičiuoja tūrį, tačiau patirtis rodo, kad klientai visada prisidaro daugiau daiktų nei paskutiniame sąraše. Siūlau daryti atsargą apie 10–15 proc., o biuro perkraustymas į Angliją tada neapsiriboja tokiu trumpu laiku.

Dokumentai, muitinė ir Anglijos specifika

Kokius dokumentus būtina turėti išvykstant iš Lietuvos?

Būtinai reikia sandėliavimo atestatus, išrašytas export Sąskaitas faktūras kiekvienam daiktui, o jei reikia – pirkimo-sandorio sutartis. Be šių popierių jūsų biuro perkraustymas į Angliją gali sustoti prieš pat Lietuvos sieną, o to tik nenuorisi.

Ar reikalingas EORI numeris visada?

Taip, be EORI numerio jūsų prekės nepraeis britų muitinės kontrolės, todėl užtikrintai gaukite jį iš anksto. (Čia labai svarbu, kad numeris priklausytų toms firmoms, kurios išsiunčia prekes, kitaip bus kaip su viena mūsų klientų – laukė savaitę). Geriausiai, kad biuro perkraustymas į Angliją būtų suplanuotas dar prieš prašant šio kodo.

Kaip vyksta muitinės deklaravimas Anglijoje?

Deklaravimas vyksta elektroniniu būdu dar nesulaivus krovinių, tačiau Anglijoje tikrintojai yra labai griežti dėl kiekvieno skelbiamo punkto. Kartais atrodo, kad jie tikrai ieško kur įstrigti, o jei sąraše yra klaidų, baudos gali būti didelės.

Ar mokesčio už muitinę išvengti galima visiškai?

Jeigu tai yra įranga, kuri buvo naudojama Lietuvoje ir ją pervežate tęsti verslą Anglijoje, tai dažnai galima taikyti Intra-Transfer procedūrą be PVM mokėjimo. Dėl to reikia pasikalbėti su savo buhalteriu, o biuro perkraustymas į Angliją tada tampa žymiai pigesniu.

Kas dėl draudimo – jis veikia užsienyje?

Draudimas turi būti tarptautinis, tačiau nemažai firmų apsiriboja tik "Cargo" draudimu Lietuvoje, o Anglijoje jis nebegalioja. Patikrinkite, ar draudimo polisas apima ir JK teritoriją, o nebijokite klausti detalesnės informacijos apie tai.

Ar galima veži degalus įvežant į Angliją?

Negalima (čia yra griežtas draudimas), o jei kuris vairuotojas bandys įsirašyti keletą kanistrų į sąrašą, gali susidurti su baudomis. Taigi, biuro perkraustymas į Angliją turi būti tik apie įrangą ir baldus, o ne pavojingas medžiagas.

Technika, serveriai ir duomenys

Kaip saugiai pergabenti serverius?

Serveriai turi būti išjungti, gerai užfiksuoti ir įpakuoti į specialias dėžes su šokso absorberiais. Vienas klientas neįjungė "shutdown" procedūros ir po atvykimo turėjo prarastus duomenis, tai biuro perkraustymas į Angliją jam baigėsi dideliu nuostoliu. Todėl visada patikrinkite, ar duomenys yra atsarginiuose kopijose (backup).

Ar reikia išvalyti techniką prieš vežimą?

Būtina ne tik išvalyti, bet ir uždėti antistatines pakuotes, kad kelionės metu neatsirastu statinio elektros. Be to, sunku įsivaizduoti, koks chaosas gali būti, jei atvyksite su apsitaščiusia technika į naują biurą.

Kas dėl duomenų saugumo pervežimo metu?

Gerai, kadangi fizinis pervežimas yra rizikingas, todėl rekomenduoju užšifruoti diskus arba atsisiųsti visus duomenis į debesį. Net jei biuro perkraustymas į Angliją eina sklandžiai, visada galima prarasti vieną iš korpusų kelionės metu.

Ar galima veži didžiausius spausdintuvus?

Galima, bet reikia atsižvelgti į tūrį, nes biuro perkraustymas į Angliją tokiu atveju gali pareikalauti atskiro furgono jei spausdintuvų yra daug. Kartais užtenka tiesiog išmontuoti dalis, kad tilptų.

Kas nutinka su sena technika, kurią nebeplanuojame naudoti?

Ją reikia utilizuoti čia, Lietuvoje, nes neleisykite niekam vežti šiukšlių į Angliją, ten tai kainuos brangiau nei pirkti naują. Nors kai kurios firmos sako, kad biuro perkraustymas į Angliją apima ir senios technikos išvežimą, tai iš tiesų nėra tiesa.

Ar reikia specialių leidimų del IT įrangos?

Specialių leidimų paprastai nereikia, jei nėra kriptografinių arba karinių technologijų, tačiau geriau teikti techninius pasus kiekvienam įrenginiui. Vieną kartą mums teko laukti kelias valias, kol patikrino, ar tai ne nelegalus importas, o tiesiog biuro perkraustymas į Angliją.

Kainos ir nemalonumai

Kodėl kainos taip stipriai svyruoja?

Kainos priklauso nuo kuro kainos, kelio tam tikrais metais, o taip pat nuo to, kiek konkrečios firmos reikalauja už dokumentų pildymą. Kartais pasitaiko, kad biuro perkraustymas į Angliją kainuoja dvigubai tik dėl to, kad sutartis pasirašyta ne tinkamu laiku.

Ar galima apeiti mokesčius ir pasidaryti pigiau?

Oficialiai ne, tačiau jeigu susitariate su patikima transporteriais, galima sujungti krovinius su kitais klientais ir taip taupyti. Bet atsidžiokit, nes pigios paslaugos dažnai baigiasi tuo, kad daiktai neatvyksta, o biuro perkraustymas į Angliją tampa košmaru.

Ką daryti, jei furgonas sugenda kelyje?

Geriau turėti kontaktus vietiniam mechanikui Anglijoje, nes vilkimas tenka brangiai. Esu matęs, kaip biuro perkraustymas į Angliją sustojo šalia Birmingamo dėl padangos plyšio, ir trūko tiek laiko.

Ar reikia mokėti už sandėliavimą Anglijoje jei vėluojame?

Taip, jei atvykstate anksčiau nei biuras yra paruoštas, sandėliavimas gali kainuoti daug, ypatingai jei kalbama apie Londoną. Todėl geriau derėtis su savininkais iš anksto.

Kas dėl paskutinių momento keitimų?

Jei pakeičiate vietą arba datą paskutinę minutę, gali tekti mokėti baudas, nes vairuotojai jau yra planavę savo maršrutus. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja gero ir tvarkingo planavimo.

Ar taip, kad kaskas bando apgauti pervežimo metu?

Žalia, pasitaiko tokių įmonių, kurios ima avansą ir dingsta, todėl visada tikrinkite atsiliepimus. Gera taisyklė – nedėkite visos sumos iš karto, o biuro perkraustymas į Angliją mokėkite dalimis.

Ką daryti, jei atvykę rastei daiktus sulūžusius?

Reikia nedelsiant fotografuoti ir rašyti pretenziją pačioje vietoje, kitaip vėliau niekas nebus priimta. Vienas mūsų vadybininkas pamiršo tai padaryti ir teko mokėti pačiam už lūžusią lentyną.

Praktiniai patarimai ir pabaigos

Ar galima padėti vairuotojams įkrovant?

Galima, nors ne visada tai leidžiama dėl draudimo sąlygų, todėl geriau sutarti iš anksto. Sunku įsivaizduoti, kaip biuro perkraustymas į Angliją vyktų be savo žmonių pagalbos, jei tenka dirbti greitai.

Kas dėl pietų pervežimo metu?

Vairuotojai paprastai patys rūpinasi maistu, tačiau jei norite, kad jie nieko nelauktų – pasirūpinkite. (Nors dažniausiai jie tiesiog perveda iš furgono prie stalo).

Ar reikėtų nusipirkti naujų baldų Anglijoje vietoj vežimo?

Kai daiktai yra labai seni, kartais tikrai pigiau nusipirkti naujus už tenkines, kai apskaičiuojate biuro perkraustymas į Angliją kainą. Tačiau jei tai brangūs dizaineriniai baldai, tai tuomet verta vežti.

Kas nutinka su vertybiniais daiktais?

Jūs turėtumėte juos apdrausti išskirai, o paprastai reikia pranešti apie juos iš anksto, o ne įkeliant jau į furgoną kelio viduryje.

Kaip organizuoti iškrovinimą tuo pačiu metu?

Lengva pasakyti, sunku padaryti – reikia koordinatorių abiejuose galuose. Biuro perkraustymas į Angliją tampa akimirka, jei visi veikia sinchroniškai, o ne vienas laukia kito.

Ar galima sėdėti keleiviu vairuotojo greta?

Kai kurios firmos tai leidžia, tačiau reikia turėti vizą Anglijai, o tai dabar nėra taip paprasta kaip anksčiau. Geriau neskubėkite ir leiskite specialistams dirbti, o biuro perkraustymas į Angliją nebus toks įtemptas.

Kokios ypač dažnai pasitaikančios bėdos su parkavimu Anglijoje?

Ten labai griežtos taisyklės, ir gausu baudų už neteisingą stovėjimą, todėl reikia iš anksto gauti leidimus vietai užimti. Vienas mūsų furgonų gavo 150 svarų baudą vos už dešimt minučių.

Ar verta pasinaudoti konsolidacija?

Jei turite mažai daiktų, taip, tačiau tai gali užtrukti ilgiau. Biuro perkraustymas į Angliją tada tampa pigesnis, tačiau mažiausiai lankstus dėl laiko.

Kas dėl susitarimo dėl grįžtančio furgono?

Jei reikia susigrąžinti tuščią furgoną ar ką nors parsivežti atgal, tai visada reikia sudaryti atskirą punktą.

Kaip sureguliuoti paskutinius dalykus?

tiesiog paskambinkite vadybininkui dieną prieš išvykstant.

Taigi, sėkmės susidoroti su tuo visku, ir atsiminkite, kad geriausia gynyba yra geras pasiruošimas.

Išvada

Apibendrintai tariant, sėkmingas biuro perkraustymas į Angliją priklauso ne tiek nuo furgonų kiekio, kiek nuo dokumentų tvarkos ir realios įvertinimo galimybių. Geriau skirti daugiau laiko planavimui nei vėliau spręsti problems su muitinės ar su sugedusia technika, kuri buvo blogai užpakuota. Pasitikėkite tik patikimais vežėjais, kurie nebij paaiškinti detaliai kas ir kaip vyksta, o ne tas firmomis, kurios žada auksą bet nieko neįvykdo. Tad sėkmės verslo ir biuro perkraustymas į Angliją teps!