Biuro perkraustymas į Angliją efektyvus planavimas ir vykdymas

Po beveik dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti vienalę – teoriškai viskas atrodo paprasta, tačiau praktikoje biuro perkraustymas į Angliją efektyvus planavimas ir vykdymas tampa tikru iššūkiu net patikriausiems verslininkams. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog dėžių užkrovimas ir sunkvežimio važiavimas į Londoną, tačiau po Brexit pasaulis pasikeitė. Dabar reikia galvoti apie muitines, kuro kainas ir kalbos barjerus uosto tarnybose. Aš matydau ir tobulus, vos per tris dienas suorganizuotus persikėlimus, ir tokias, kurios užstrigdavo Lamanšo sąsiauryje dėl vieno trūkstamo parašo ant popieriaus. Štai kaip tai iš tikrųjų veikia iš vidaus, be jokiems gražių paveikslėlių iš katalogų.

DUK

Pagrindiniai dalykai ir biuro perkraustymas į Angliją efektyvus planavimas ir vykdymas

Kiek laiko reikia skirti viskam suplanuoti?

Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, o jei tai didelė įmonė, tai ir prieš du ar tris. Taip, aš turiu klientų, kurie skambina pirmadienį ir sako, kad reikia viską išvežti penktadienį, bet tai yra tiesiog tiesioginis kelias Đ stresą ir didesnes kainas. Biuro perkraustymas į Angliją efektyvus planavimas ir vykdymas reikalauja laiko, nes reikia ne tik rauti sunkvežimį, bet ir sutvarkyti inventoriaus sąrašus. Turite sutarti su savo komanda, kas dirbs, ir kas ne, taip pat suplanuoti, kada sustabdyti buitinius darbus, kad neišsiskirtumėte. Pavėluoti pradėjus planuoti, galite likti be vietos naujame biure arba gauti brangesnį pasiūlyą, nes geri vairuotojai bus užimti.

Ar brangu pervežti biurą į JK?

Kaina visada priklauso nuo tūrio, atstumo ir to, ką tiksliai reikia vežti. Jei turite tik kelias biuro kėdes ir stalus, tai bus pigiau, nei jei perkeliote visą sandėlį su serveriais. Taip pat įtakos turi kuro kaina, kuri, kaip žinote, šiuo metu šokinėja kaip nori. Paprastai mažam biurui tai gali kainuoti nuo kelių šimtų iki tūkstančio eurų, bet tikslią kainą galiu pasakyti tik tiksliai išmatavus turtą. Neklauskite manęs "apie kiek", jei net nėra žinoma, ar tai vienas kambarys ar penki aukštai.

Ką daryti su dokumentais?

Tai yra svarbiausia dalis. Visi juridiniai dokumentai, sutartys ir buhalterija turi būti neišnešioti atskirai ir labai saugiai. Aš visada patariu klientams pasiimti brangiausius dokumentus su savimi į lėktuvą ar traukinį, o ne vežti juos sunkvežimiu. Yra tikimybė, kad sunkvežimis gali būti patikrinamas ar vėluoti, o jums dirbant be sutarčių Anglijoje bus sunku. Geriau padaryti tai vadovo rankinėje ir laikyti prie save. Niekada neabejokite apie šių popierių saugumą, nes jų praradimas gali kainuoti daugiau nei patys perkraustymo darbai.

Ar reikia išardyti baldus?

Dauguma įmonių pervežimų įmonių (ir mūsų taip pat) tai daro nemokamai, jei baldai yra standartiniai. Tačiau jei turite kokį nors padarytą pagal užsakymą milžinišką stalą, kuris nepraeina pro duris, reikės galvoti apie tai iš anksto. Vienas kartą teko išardyti visą prezidento kabinetą, kuris buvo surinktas prieš 20 metų ir buvo prikaltas prie sienos. Tai užtruko dviem valandom ilgiau nei planavome. Taigi, nepainiokite, jei matau, kad dalykas nepraeis, aš jį išaruosiu. Geriau laiko praleisti ant išardymo nei ant to, kad tą stalą bandysit įsmeigti pro duris progalėje.

Kaip sekti, kur yra mano daiktai?

Esant šiuolaikinėms technologijoms, mes dažniausiai turime GPS stebėjimą, tačiau kartais signalas pradingsta Tunelyje arba kažkur miškuose giliuose Anglijoj. Jei norite tikslų atsakymą "dabar jis čia", geriau tiesiogiai skambinti vairuotojui. Jis gali atsiliepti ne iš karto, nes vairuoja arba miegoja poilsio valandą (tai būtina, pagal taisykles!). Nereikia spausti kas valandą, nes tai nepadės sunkvežimiui važiuoti greičiau. Pasitikėjimas čia pagrindas.

Biuro perkraustymas į Angliją efektyvus planavimas ir vykdymas: logistika ir keliai

Kiek laiko trunka kelionė?

Paprasčiausias atvejis, kai važiuojame tiesiai į Londoną, gali užtrukti apie 3-4 dienas, atsižvelgiant į laukimo laiką kelio mokesties mokėjimo vietose arba uoste. Jei reikia važiuoti į šiaurę, pavyzdžiui, į Mančesterį ar Liverpulį, pridėkite dar vieną dieną. Visada užrašau savo klientams grafiką su rezervu,angi kad niekada nenuvylčiau. Buvo atvejų, kai dėl avarijos M25 žiedelyjemes užstrigome penkias valandas. Tokios dalykos vyksta ir biuro perkraustymas į Angliją efektyvus planavimas ir vykdymas turi numatyti tokius nesklandumus, kadangi Anglijos keliai yra labai užsitempti.

Kas dėl Lamanšo sąsiaurio perkelimo?

Įprastai važiuojame keltu arba per Tunelį, priklausomai nuo to, kas tuo metu pigiau ar greičiau. Vairuotojai mėgsta Tunelį, nes nereikia išlipti iš mašinos, tačiau kartais ten būna astronomiškos eilės, ypač per atostogas arba kai darbuotojai streikuoja (o tai Anglijoje ir Prancūzijoje nutinka dažnai). Aš asmeniškai stengiuosi planuoti taip, kad vairuotojas nereikėtų būti streso situacijoje po 10 valandų vairavimo. Jei jums būtina, kad prekės būtų ten rytoj ryte, sakome iš karto - tai gali neįsisavyti, jei pasiliksim pasienie.

Ar galiu keliauti kartu su sunkvežimiu?

Techniškai taip, dauguma įmonių to neleidžia dėl draudimo arba vidinių taisyklių, bet su mumis galima aptarti, jei esate vadovas ir turi būti ten akimirksniu. Tačiau turiu jums pasakyti - tai nėra prabangus viešbutis. Sunkvežimyje yra pagalvė, vibracija ir vairuotojas, kuris dirba. Jūs neįsiuginsite ten savo „home office“ režimo. Geriau nusipirkti bilietą į lėktuvą arba traukinį ir susitikti ten jau su iškrauto mašina. Jūsų nervai bus sveikesni.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tai klasika. Vieną kartą atvažiavome į Birminghamą, o kliento raktų nebuvo. Jie buvo užmiršti Vilniuje. Teko laukti gatvėje su pilnu sunkvežimių eile porą valandų, kol jie ieškojo sprendimo. Dabar visuomet klausiu: "Ar turite raktus? Ar įrengtas liftas?". Jei biuras neįsileis mūsų sunkvežimio (žemas langas, siauri koridoriai), reikės naudoti mažesnes transporto priemones vėliau, o tai papildomai kainuoja. Patikrinkite vietą iš anksto.

Ar saugu palikti daiktus naktį sunkvežimyje?

Anglijoje, kaip ir visur, yra vagysčių, tačiau mūsų vairuotojai yra apmokyti statytis ant saugiomis aikštelėmis. Tačiau jei mašinoje yra kažkas labai vertingo, pavyzdžiui, pažangios serverinės įrangos, geriau, kad ji būtų padaryta neįžiūrima arba užrakinta vidinėje sekcijoje. Aš niekada negarantuoju 100 proc. saugumo, jei paliekat daiktų nešiojamuosiuose kompiuteriuose matomus per stiklą. Naudokite protą – brangiausią pasiimkite su savimi į viešbutį arba įsigykite papildomą apsaugą.

Dokumentai ir oficialūs dalykai

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Po „Brexit“ situacija pasikeitė, dabar reikia labai daug raštinės darbo. Mums reikia prekių sąrašo (inventoriaus) suverte, kurios nurodytos prekių kodai (HS kodo). Aišku, dažnam klientui tai skamba kaip kinietiška kalba. Mes padedame tai suformuoti, bet jūs turite mums duoti informaciją, kas ką yra. Be šio dokumento jūs nepraėjote pro muitinę Dover‘e. Net jeigu tai tik jūsų seni stalai, jie turi būti užrašyti, kitaip muitininkas gali manyti, kad juos parduodate.

Ar reikia mokėti importo mokesčius (PVM/VAT)?

Jei perkeliate biurą, kuris buvo naudojamas Jūsų įmonės veiklai ir toliau bus naudojamas, dažniausiai galima taikyti perkėlimo išimtį (Transfer of Residence). Taikiau tariant, jeigu tai ne prekės pardavimui, o tik įrangos perkėlimas, mokesčių neturėtų būti. Bet čia yra viena vieta, kur aš visada nededu rankos į ugnį – muitinėje visada priklauso nuo pareigūno, kurį susitiksime. Vienas leidžia, kitas gali būti griežtesnis. Geriausia turėti viską tvarkingai su dokumentais.

Kas dėl elektroninės prekių deklaracijos?

Tai būtina dalykas dabar. Be to, neįsivaizduojate, kiek žmonių bando važiuoti „už akies“, manydami, kad jie tiesiog važiuoja per Europą. Anglija jau nebe ES. Turi būti pateikta deklaracija iš anksto (pvz., GB iškilmingai). Jei to nepadarysite, sunkvežimis gali būti nukreiptas atgal ir padarytas didžiulis baudas. Aš esu matęs įmonių vadovus, kurie verkdavo uoste dėl to, kas nutiko. Užtikrinkite, kad jūsų brokeris (arba mūsų) padarė šią procedūrą prieš išvykimą.

Ar galima vežti alkoholį ar maisto產品us?

Biuro kontekste tai dažnai pasitaiko, kai norima nusivežti „korporatyvinio“ vyno atsargas arbatos. Čia būna daugiau problemų nei su baldais. Maisto produktai ir alkoholis Angliją yra labai griežtai kontroliuojami (atkeliauja šunys paskirstyti kvėpavimo takus). Ypač mėsa ir pieno produktai gali būti konfiskuoti. Nebandykite slėpti pusę dešros indelyje tarp dokumentų – tai baigsis blogai. Geriau tiesiog viską nupirkite Anglijoje, kai atvyksite.

Kas dėl draudimo?

Mes turime standartinį transporto draudimą, bet jis dengia tik tiek, kiek mes sutvarkome inventoriaus sąraše. Jeigu jūsų paaiškinimas apie „dėžę su brangiausiais daiktais“ skiriasi nuo to, kas parašyta popieriuje, draudimo negausite. Būtinai įvertinkite savo turtą sąžiningai. Kartais klientai sako, kad viskas verta 100 eurų, kai vidutinis kompiuterius kainuoja daugiau. Nedarykite to, nes dėl to nukentėsite patys.

Technika ir specifiniai dalykai

Ar galite perkelti IT infrastruktūrą?

Taip, tačiau atidarant serverius turime būti ypatingai atsargūs. Aš rekomenduoju išjungti viską tinkamai prieš pat išsikraunant, o ne tiesiog ištraukti laidą iš sienos. Buvo atvejų, kai klientai pasakė, kad viskas išjungta, o paskui paaiškėjo, kad duomenų bazės nebuvo uždarytos, ir sistema sužlugo. Mes ne esame IT specialistai, mes esame pervežėjai, todėl už duomenų saugumą atsakinga jūsų IT komanda. Mes just tiesiugiai iškeliam ir pakeliame.

Ką daryti su didelėmis vitrinomis?

Tai košmaras. Vienos stiklo vitrinos gali svėriti tiek, kiek keli stalai. Jos turi būti specialiai supakuotos su mediena ir burbuliukais. Kartais reikia išimti patį stiklą, kad jis nesusilūžtų važiuojant angliškais kvadratakiais (keliai ten, tiesiog, ne idealūs). Už šias paslaugas imamas papildomas mokestis, nes tai darbas poilsiui ne. Jei įmonės turi daug stiklo, turite apie tai pranešti iš anksto.

Ar galima vežti augalus į Angliją?

Tai tampa vis sudėtingiau. Biurai mėgta have žalias kampus su dideliais augalais, tačiau Anglijos fitosanitarinės kontrolės taisyklės gribeti agresyvios. Augalms reikia specialių sertifikatų, kad jie nešiotų kenkėjų. Dažnai paprasčiau palikti juos Lietuvoje ir nusipirkti naujų Londono gatvėse, nei rizikuoti, kad jie bus sunaikinti pasienyje. Žinau, kad tai nepatogu, bet tai realybė.

Kaip pakavoti siusčius su konfidencialiais duomenimis?

Tokie dalykai turi būti užrakinti ir pažymėti, kad juos atidaryti gali tik asmuo, turintis leidimą. Mes negalime jų atidaryti muitinės patikrinimo metu be jūsų (arba jūsų atstovo Anglijoje) buvimo. Jei to nepadarysite, gali būti, kad pasienio pareigūnas privers mus atidaryti dėžę. Geriau tokias dalykas sutalpinti mažiau ir vežti su vadovu.

Ar atliekate montavimą Anglijoje?

Taip, mūsų brigada gali atvykti, iškrauti ir surinkti visus baldus vietose. Vertės įvertinimai (jie gali trukti maždaug dieną ar dvi, priklausomai nuo to, kiek didelis biuras). Būtinai nurodykite, kur tiksliai turi stovėti kiekvienas stalas, nes vėliau juos perstumti rankomis ant grindų yra sunki fizinė ir nepatogi darbas.

Smulkios problemos ir nesklandumai

Kas nutinka, jei darbuotojai nesupako savo stalų?

Mes turime paslaugą „Pakuoti už klientą“, bet užeina brangiau. Jei pasakysite darbuotojams „surašykite savo daiktus į dėžes“, o jie padarys tai be jokių pažymėjimų, tuomet susirinksite naktį Anglijoj ir nežinosite, kur yra Jūsų pelė. Būtinai reikalaukite nuo savo komandos disciplinary sąžiningumo. Nesupakuotus dalykus tiesiog neįmanoma vežti saugiai – viskas iškris.

Ar galiu duoti jums atsargines raktus nuo biuro?

Geriau ne. Yra rizika, kad raktai gali pasimesti arba susimaišyti su kita kilpa mūsų būstinybe. Geriau visada vienas asmuo, kuris yra on-site, turi raktus. Aš galiu užtikrinti, kad mūsų vairuotojai juos nepraras, bet šansas visada yra, ir aš nenoriu būti tas, kuris ieškos raktų po Londono dangą.

O dėl mašinų pervežimo?

Taip, tai taip pat darome. Galime užkrauti vieną ar dvi jūsų įmonės mašinas į autovežį arba priekabą. Anglijoj kairėje važiuojama, tačiau jūsų lietuviška mašina vis tiek veiks (tik žibintai gali reikalingi koreguoti). Kainos nustatomos atskirai. Kartai klientai bando sutaupyti ir vežia mašinas su stalu ant galinės sėdynės. Tai negalima – perilizinga ir nelegalu.

Ar dirbate savaitgaliais?

galime, bet tai kainuoja papildomai. Jei jums būtina įsikurti pirmadienį ryte dirbti, biuras turi būti paruoštas. Taigi dažnai darbą atliekame šeštadienį ar sekmadienį. Anglijoje pirmadieniais taip pat yra daug eismo, taigi sunkvežimio vairavimas centru gali būti sudėtingas. Planuokite darbo startą antradienį – ir vairuotojams, ir jums bus ramiau.

Kas dėl šiukšlių?

Jei turi senų stalų, kuriuos nebereikia, mes juos išvežti galime, bet turi tai būti nurodyta sutartyje. Negalime tiesiog pamesti dalykų gatvėje Anglijoje – tai baudžiama finansiškai labai griežtai. Galime nuvežti į reciklavimo centrą už papildomą mokestį. Nenaudingų dalykų atsikratymas yra dalis biuro perkraustymas į Angliją efektyvus planavimas ir vykdymas, apie kurią dažnai pamirštama iki pat paskutinės akimirkos.

Ką daryti, jei dingo dėžė?

Tokie dalykai, ačiū dievui, nutinka retai, bet nutinka. Jei iš karto pastebite trūkstamą dėžę, praneškite vadovui. Mes tikriname sąrašus prieš ir po. Jei trūksta, pradedame ieškoti. Kartais jos užsimiršta kitoje kambario arba pavyko nukristi sunkvežimyje tiesiog. Visi dalykai yra kažkur, tiesiog reikia rasti. Nenervinkite, bet būkite budrūs.

Ar reikia gerti vairuotojams kavą?

Nebūtina, bet tai labai pagerina jų nuotaiką. Paprastai vairuotojai save aprūpina, tačiau jei matote, kad jie dirba sunkiai ir nenumaldomai, pasiūlykite vandens ar kavos. Toks dalykas padaro procesą aktyvesnį ir malonesnį visiems. Gyvenimas kelyje sunkus, smulkus gestas padeda.

Kaip apmokėti paslaugas?

Standartiškai reikalaujame avanso, kad užtikrintume sunkvežimio rezervaciją, o likusią dalį – atlikus darbą. Galite mokėti banko pavedimu arba grynaisiais (didelės sumos grynaisiais nerekomenduojamos dėl saugumo). Pavedimas gali šiek tiek užtrukti tarp bankų, taigi tai reikia apskaičiuoti.

Ar esate tikras, biuro perkraustymas į Angliją efektyvus planavimas ir vykdymas yra vertas tokio streso?

Karts nuo karto klausiu save to, kai matau chaosą kliento biure. Tačiau kai viskas baigiasi ir matau kaip įmonė sėdi naujame, švarioje patalpoje Londone, suprantu, kad buvo verta. Tik svarbu pasirinkti ne pigiausią variantą, o patikimą partnerį. Pinigai sugrįžta, o nervai ne.

Ką daryti, jei įranga buvo apgadinta kelionės metu?

Susisiekite su mumis nedelsiant. Mes turime draudimą. Padarysime nuotraukas vietoje ir užpildysime formą. Nereikia bandyti taisyti pačiam, gali pakenkti toliau. Yra specifiniai procesai, kurie turi būti laikomasi, kad draudimo kompanija mums išmokėtų kompensaciją. Man atrodo, kad 99% atvejų viskas vyksta sklandžiai, tiktai dėl to, kad geriau supakuojame.

Ar galima nukeisti dėžių numerius?

Prašome, nerašykite ant dėžių tiesiog knygomis arba pieštuku. Naudokite lipdukus. Jei antskambuoksis lietus, pieštuko užrašai dings, o su lipdukais mes išvengsime problemų. Atsiminkite, kad dėžės gali būti statomos ant kitų dėžių, viršuje esantis užrašas turi būti aiškus.

Ar turite leidimus Anglijoje?

Taip, mūsų įmonė turi visus reikalingus licencijas tarptautiniam pervežimui (CMR ir t.t.). Be to mūsų vairuotojai yru apmokyti dirbti su JK specifiniais documentais. Nenaudokite „juodųjų“ pervežėjų, jeigu jie negali parodyti šių dokumentų. Anglijoje policija tikrina labai dažnai.

Ką daryti, jei pasikeitė adresas?

Praneškite mums kuo anksčiau. Jei vairuotojas jau važiuoja į seną adresą, o tuomet sužino, kad adresas pasikeitė į kitą miestą, tai bus problemos. Ypač jei skiriasi 50 mylių. Tokio dalyko negalima daryti iš karto. Planavimas yra viskas.

O gal galite surasti mums biurą Anglijoje?

Mes ne estatų agentai, bet mes turi keletą kontaktų, kurie gali padėti. Tačiau negaliu nieko garantuoti. Anglijos rinka yra labai greita, o biuro nuomos kainos Londono centre yra astronominės. Geriau susisiekti su brokeriais iš anksto. Mūsų užduotis – atvežti jūsų daiktus ten, kur jūs pasakysite.

Kas būna su vairuotojais, jei jiems atsisako viza ar kažkas panašaus?

Tai nėra mūsų problemos dažniausiai, nes mūsų vairuotojai yra ES piliečiai su teisėmis dirbti. Brexit sukūrė daug galvos skausmo dėl vizų, tačiau profesionalios transporto įmonės tai išsprendžia. Užtikrinkite, kad dirbate su patikima kompanija, kad nebevažiuotumėte su pašaliniais asmenimis.

Ar verta pirkti naujus baldus Anglijoje vietoj senųjų?

Tai grynas matematikos klausimas. Jei jūsų baldai jau seni, susidėvėję, ir kainos pervežimui didelės, gali pigiau nusipirkti IKEA Anglijoj. Tačiau jei turite prabangų designerių baldą, tikrai juos perkelkite. Anglijoje paslaugos ir prekės brangesnės nei Lietuvoj.

galėčiau daugiau kalbėti, bet tikiuosi, kad šie dalykai padės jums suprasti kas vyksta. Svarbiausia - nepykite ant vairuotojų, jie jums padeda. Sėkmės!

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Angliją efektyvus planavimas ir vykdymas nėra paprasta užduotis, kurią galima „nušokti“ per savaitgalį. Reikia kantrybos, gero išankstinio pasiruošimo ir sąžiningos沟通 su pervežėjais. Naudokitės patirtimi, kurią jums suteikia profesionalai – tai padės išvengti daugumos klaidų. Nors kartos keliai būna skrandžiantys, o kelnės sukrętusios, kai viskas baigiasi ir verslas vėl veikia pilnu pajėgumu užsienyje, jaučiate pasitikėjimą, kad pasirinkote teisingą kelią. Sėkmės Jūsų naujamStartui Anglijoj!