Biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir saugus

Biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir saugus prasideda ne tada, kai sunkvežimis užsikrauna, o gerokai anksčiau: kai kas nors biure pagaliau pasako: „reikia sutvarkyti baldus, kompiuterius, serverius, popierius, kėdes, spausdintuvus, visą tą chaosą“. Aš per 20+ metų mačiau, kad sėkmė dažniausiai krenta ant smulkmenų – etiketės, inventorinio sąrašo, nuotraukų prieš išardant, vieno atsakingo žmogaus. Jei norite, kad pirmuosius planavimo žingsnius veiktų be panikos, reikia žiūrėti į maršrutą, muitinę, draudimą, laiką ir Anglijos biuro priėmimą kaip į vieną grandinę.

DUK

Biuro perkraustymas į Angliją: pirmieji sprendimai prieš skambinant vežėjui

Čia prasideda pinigų ir nervų taupymas. Daug kas nori iškart gauti sąmatą, bet be inventoriaus sąmata bus oras.

Ar pirmiausia reikia skambinti vežėjui, ar vis dėlto susirašyti, kas iš viso važiuoja?

Pirmiausia inventorius. Ne skambutis, ne gražūs logotipai, ne „turime mašiną“. Reikia susirašyti: kiek stalų, kėdžių, dėžių, monitorių, serverių, dokumentų dėklų, ar yra baldų su stiklu. Be to, reikėtų pažymėti, kas lieka Lietuvoje, kas važiuoja, kas išmetama. Vežėjas tada neklausinės dvidešimt kartų tų pačių dalykų. Ir jūs greičiau suprasite, ar viską išvis verta tempti per Doverį.

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Angliją? Reališkai, ne iš oro.

Kaina labai dažnai šokinėja nuo 1 200 iki 4 500 svarų, jei kalbame apie nedidelį biurą ir dalinį krovinį. Pilnas biuras su serveriais, montavimu, pakavimu ir draudimu gali būti 6 000–12 000 svarų ar daugiau. Į sąmatą turi įeiti pakavimo medžiagos, išardymas, apsauga, kelionė, muitinės formalumai, iškrovimas ir montavimas. Blogas ženklas, kai kas nors sako „bus pigiai“ be sąrašo. Tada vėliau atsiranda „papildomi mokesčiai“, o jie ne visada būna sąžiningi.

Ar verta tempti senus stalus ir kėdes, ar geriau pirkti vietoje?

Seni stalai kartais atrodo sentimentaliai, bet realybėje jie užima vietos ir kainuoja kaip nauji. Pavyzdžiui, paprasta kėdė Anglijoje gali kainuoti 45–90 svarų, o vežimas ir rizika – papildoma galvos skausmas. Vežčiau tik kokybiškus ergonominius kėdes, brangesnius stalus, konferencijų baldus. Pigius stalus iš medžio drožlių plokštės dažniau verta nurašyti vietoje. Aišku, jeigu tai jūsų firmos istorija, tada kitas pokalbis.

Kas iš mūsų pusės turi būti tas vienas žmogus, kuris sprendžia?

Vienas žmogus turi turėti galutinį žodį. Ne penki vadovai, ne buhalterė, ne „kas nors iš IT“. Tas žmogus tvirtina sąrašą, etiketes, grafiką, kas išmontuoja kompiuterius, kas grąžina raktus. Jis taip pat sprendžia, kai vairuotojas Doverio uoste sako, kad trūksta vieno dokumento. Be tokio žmogaus viskas virsta telefonų karusele. (pataisau: ne tik dokumentai, svarbiausia – kas už juos atsakingas).

Ar galima daryti biuro perkraustymą į Angliją per savaitgalį, jei pirmadienį reikia dirbti?

Įmanoma, bet aš ne visada rekomenduoju. Savaitgalį lengviau nedirbti, tačiau Anglijoje pastato administracija, liftų rezervacijos, saugumo tarnyba ar montuotojai gali dirbti savo grafiku. Jei biuras Londono centre, dar pridėkite parkavimo leidimus ir ribojimus. Kartais penktadienio vakaras būna protingesnis nei šeštadienis. Bet jei reikia išjungti serverius ir perkelti visą komandą pirmadienį, tada savaitgalis tampa beveik būtinas.

Biuro perkraustymas į Angliją ir muitinė: kas gali užstrigti

Čia dažniausiai žmonės per vėlai pradeda galvoti. Muitinė nėra baisi, bet ji nemėgsta improvizacijos.

Kokius popierius reikia ruošti vežant biurą iš Lietuvos į Angliją?

Reikia komercinės sąskaitos arba pro forma sąskaitos, pakuočių sąrašo, CMR važtaraščio, EORI numerio importuotojui, prekių kodų ir vertės aprašymo. Jei vežama naudota įranga, pravartu turėti pirkimo dokumentus arba nurašymo aktą. Dokumentai turi sutapti su tuo, kas fiziškai važiuoja. Ne kartą mačiau, kad sąraše „biuro įranga“, o krūvoje – monitoriai, spausdintuvai ir du senoviški foteliai. Muitinei tokie dalykai nepatinka.

Kas yra EORI ir ar mums jo tikrai reikia, ar čia vėl kažkoks mitas?

EORI yra ekonominės veiklos vykdytojo registracijos ir identifikacijos numeris muitinėje. Jei Anglijos įmonė importuoja prekes, ji turėtų turėti savo UK EORI. Jei krovinys formaliai važiuoja Lietuvos įmonei, gali tekti spręsti per Lietuvos eksportą ir Didžiosios Britanijos importą. Čia tikrai geriau pasitikrinti su brokeriu, nes aš ne esu muitinės teisės advokatas. Klaida čia kainuoja ne tik pinigus, bet ir laiką uoste.

Ar po Brexito viskas tapo baisiau, ar tiesiog daugiau popierizmo?

Ne baisiau, tik daugiau tikslumo. Anksčiau ES viduje viskas buvo paprasčiau, o dabar Didžioji Britanija yra trečioji šalis muitinės prasme. Tai nereiškia, kad negalima vežti – vežama kasdien. Reikia tik suprasti, kad popieriai, deklaratyvinė vertė ir prekių aprašymas turi būti normalūs. Blogiausia, kai kas nors sako: „mes visada taip veždavome“, nors taisyklės jau pasikeitė.

Kaip teisingai aprašyti prekes, kad muitinė nekabintų prie kiekvieno monitoriaus?

Aprašymas turi būti konkretus, bet ne romanas. Pvz., „naudoti 12 LED monitorių, 8 biuro kompiuteriai, 20 ergonominių kėdžių, 6 stalai, 3 spausdintuvai“ yra daug geriau nei „įvairūs daiktai“. Kiekvienai pozicijai reikia kiekio, vertės, HS kodo, bent apytikslio, kilmės arba naudojimo statuso. Ne visada esu tikras, ar kliento senas kompiuteris dar turi vertės muitinės požiūriu, todėl čia dažnai gelbsti nurašymo aktas. Brokeris tai sutvarko ramiau.

Ar galima biuro įrangą įvežti laikinai, o ne galutinai?

Laikinai galima, bet čia reikia būti atsargiam. ATA Carnet tinka tam tikrai įrangai parodoms ar demonstracijoms, o paprastas biuro perkėlimas į nuolatinę būstinę dažniausiai eina kaip importas. Jei įranga grįš atgal, reikia aiškiai parodyti terminą ir priežastį. Kitaip muitinė gali matyti tai kaip galutinį įvežimą. Ir tada mokestinė pusė tampa nebe tokia linksma.

Biuro perkraustymas į Angliją – ką daryti su IT, dokumentais ir darbuotojais

IT ir popieriai yra tie dalykai, kurie atrodo maži, o griūva dideliai.

Kaip saugiai perkelti serverius, kompiuterius ir tinklo įrangą, kad niekas nekeptų?

Serverius reikia išjungti planuotai, ne „kaip išeina“. Geriausia turėti IT žmogų, kuris padaro atsarginę kopiją, pažymi laidus, nuima konfigūracijas, paruošia pakavimą antistatiniais maišais ir kietomis dėžėmis. Serverio spinta dažnai sunkesnė, nei atrodo. Jei važiuojate į Mančesterį ar Bristolį, vibracija vis tiek bus. Todėl tvirtinimas ir draudimo sąlygos čia svarbesni už gražią sąmatą.

Ar dokumentus galima vežti kartu su baldais, ar tai kvaila rizika?

Galima, bet aš neramiai žiūriu į popierius kartu su baldais. Dokumentai mėgsta drėgmę, dulkes ir „kur dėjau tą dėžę“. Jei tai įprasti archyvai, dėžės turi būti tvirtos, sunumeruotos, uždengtos plėvele. Jei tai asmens duomenys, sutartys ar finansai, geriau naudoti atskirą kurjerį arba užrakintą konteinerį. Nes kai baldų montuotojai ieško vietos stalui, popieriai retai būna pirmoje mintyje.

Kada biuro perkraustymas į Angliją gali užtrukti ilgiau nei pažadėta?

Dažniausiai tada, kai planas parašytas ant vieno lapo ir jis netelpa į realybę. Vėluoja dokumentai, Anglijos biuras neatidaro durų, darbuotojai nepažymėjo dėžių, IT neatjungė tinklo, o oro uosto stiliaus „viskas bus“ čia neveikia. Gali pridėti laiko muitinė, uosto eilės Doverio/Folkestone pusėje arba Londono transporto ribojimai. Todėl realistiškas terminas – ne „rytoj“, o kelios savaitės pasiruošimo. Kuo daugiau biurų, tuo daugiau buferio.

Kas nutinka, jei darbuotojai dar nepasiruošę išsikraustyti, nors sunkvežimis jau ateina?

Tai viena tų situacijų, kur viskas atrodo paprasta iki pirmos dėžės. Darbuotojai palieka stalčiuose puodelius, dokumentus, asmeninius daiktus, krovinius, net pinigus. Reikia aiškios instrukcijos: kas išnešama, kas paliekama, kas grąžinama, kas išmetama. Jei žmogus sako „aš pats susitvarkysiu“, patikėkite, jis dažniausiai nespės. Geriau vieną kartą būti nuobodu ir surinkti visus į trumpą sąrašą.

Ar tikrai reikia daryti nuotraukas prieš išardant baldus?

Taip. Ir ne todėl, kad fotogeniški stalai, o todėl, kad montuotojai Anglijoje nematė, kaip viskas atrodė prieš išardymą. Nuotraukos padeda sujungti stalčių rėmus, lentynas, posėdžių stalus, kabelių kanalus. Ypač naudinga fotografuoti galus, varžtus, etiketes ir kabelių jungtis. Kartais viena nuotrauka sutaupo daugiau nei pusvalandis ginčų. Turėtu būti paprasta taisyklė: prieš griovimą – nuotrauka iš keturių pusių.

Maršrutai, terminai ir saugumas kelyje

Maršrutas nėra tik linija žemėlapyje. Tai laikas, keltas, vairuotojo valandos, dokumentai ir tai, kas laukia iškrovimo vietoje.

Koks maršrutas iš Lietuvos į Angliją dažniausiai geriausias?

Dažniausiai vežama per Lenkiją, Vokietiją, Belgiją arba Nyderlandus iki Doverio/Folkestone, tada keltu arba tuneliu į Angliją. Toliau – Londonas, Birmingham, Manchester, Leeds, Bristol, Sheffield, kaip reikia. Kartais maršrutas per Prancūziją atrodo trumpesnis, bet ne visada pigesnis. Paryžius čia niekuo dėtas, bet reikia žiūrėti į kelių mokesčius, keltų kainas, vairuotojo darbo laiką ir iškrovimo langą. Jei biuras centriniame Londone, maršrutas baigiasi ne Doverio uoste.

Kiek laiko trunka kelionė Vilnius–Londonas arba Kaunas–Birmingham?

Vilnius–Londonas paprastai yra apie 2–3 dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo, jei nėra muitinės problemų. Kaunas–Birmingham gali būti panašiai, kartais greičiau, jei viskas sutampa. Bet „kelionė“ ir „projektas“ nėra tas pats. Sunkvežimis gali važiuoti 30 valandų, o biuras vis tiek stovės dėl lifto rezervacijos arba montuotojų grafiko. Todėl klientui svarbiau planuoti ne kilometrų skaičių, o datą, kada žmonės vėl gali dirbti.

Ar geriau rinktis keltą, tunelį ar mišrų variantą?

Keltas dažnai atrodo ramiau, ypač kai krovinys didesnis ir nenori rizikuoti tunelio tvarkaraščiu. Tunelis gali būti greitesnis, bet jautrus techniniams trikdžiams ar saugumo patikroms. Mišrus variantas – keltas ten, tunelis atgal – kartais išlygina kainą ir laiką. Čia ne visada yra vienas teisingas atsakymas. Aš renkuosi pagal iškrovimo langą, oro sąlygas, vairuotojo grafiką ir tai, ar Anglijos pusėje tikrai kas nors laukia.

Kaip apsaugoti baldus nuo drėgmės, įbrėžimų ir to „paskutinės minutės“ chaoso?

Pirma – dėžės ir plėvelė, ne laikraščiai iš garažo. Baldai turi būti apsaugoti kampais, stalčiai užfiksuoti, stiklai išimti arba papildomai sustiprinti. Monitoriai – originaliose dėžėse arba specialiose dėžėse, ne tiesiog ant grindų. Jei lauke lyja, o kraunama greitai, drėgmė jau yra rizika. Ir taip, dar pasitaiko situacijų, kai „viskas tvarkingai“ atvyksta su vienu įbrėžtu konferencijų stalu, nes kas nors pamiršo kampinę apsaugą.

Kodėl draudimas kartais neapmoka visko, nors atrodo, kad turime pilną?

Draudimas nėra stebuklingas pinigas už kiekvieną įbrėžimą. Dažnai reikia įrodyti, kad žala įvyko vežimo metu, o ne anksčiau. Jei daiktas nebuvo tinkamai supakuotas, draudikas gali mažinti išmoką. Jei vertė sąskaitoje 50 svarų, tiek ir bus sunku gauti. Todėl prieš kelionę reikia nusifotografuoti vertingus daiktus, sudaryti inventorinį sąrašą ir perskaityti išimtis. Blogos įmonės pasakys „draudimas yra“, bet nepaaiškins, ką jis reiškia.

Po atvykimo: Anglijos biuras, montavimas ir smulkios problemos

Anglijos biuras dažnai tampa vieta, kur išlenda tai, ko nematė Lietuvoje.

Ką patikrinti Anglijos biure prieš atvežant baldus, kad nebūtų gėdos?

Prieš atvežant baldus reikia patikrinti duris, liftą, laiptinę, parkavimo vietą, leidimus sunkvežimiui, elektros lizdus ir tinklo spinteles. Jei Londonas, dar pridėkite congestion charge zoną, pastato valdytojo taisykles ir saugumo protokolus. Ką nors pamiršti čia labai lengva. Realus pavyzdys: baldai atvažiavo, bet lifte netelpa posėdžių stalas, o rankinis nešimas į trečią aukštą staiga kainuoja papildomai. Todėl matavimai nėra biurokratija, tai pinigai.

Ar įmanoma iš karto dirbti, kai sunkvežimis atvažiavo?

Įmanoma, jei viskas buvo suplanuota kaip operacija, ne kaip eksperimentas. Darbuotojai turi gauti vietų planą, dėžės turi būti sunumeruotos, IT turi patikrinti internetą, telefonus, spausdintuvus. Kai kurios dėžės turi būti atidarytos pirmos: dokumentai, kompiuteriai, virtuvės reikmenys, asmeniniai daiktai. Bet realybėje visada atsiranda „dar reikia šito“. Todėl pirmą dieną geriau nesiimti didelių susitikimų su klientais, nebent esate labai drąsūs.

Ką daryti, jei Londono biure nėra lifto arba jis per mažas?

Tada pradedama tikroji perkraustymo romantika. Reikia išsiaiškinti, ar galima naudoti kitą įėjimą, rezervuoti krovininį liftą, atsinešti nešimo diržus, pakloti apsaugą ant grindžių. Jei pastato administracija to neleidžia tam valandomis, grafikas griūva. Tokiais atvejais kartais pigiau sumokėti papildomą rankinį darbą nei ginčytis su apsauga. Ir taip, šie dalykai Anglijoje tikrai vyksta, ypač senesniuose biuruose.

Kiek kainuoja montavimas ir senų dėžių išvežimas?

Montavimas gali būti nuo 35 iki 70 svarų valandai vienam darbuotojui, priklausomai nuo miesto ir sudėtingumo. Dėžių išvežimas, kartono perdirbimas, pakavimo medžiagų surinkimas dažnai skaičiuojamas atskirai. Jei reikia palikti darbuotoją montuoti iki vakaro, kaina auga. Paprastas biuras gali sutvarkyti per dieną, sudėtingesnis – per dvi. Sąmatoje turi būti aišku, kas įeina, kitaip vėliau visi stebisi, kodėl sąskaita didesnė.

Kaip suprasti, kad biuro perkraustymas į Angliją tikrai pavyko, ne tik kad sunkvežimis išvažiavo?

Kai žmonės pirmadienį sėda prie stalų, kompiuteriai veikia, dokumentų dėžės yra ten, kur parašyta, o niekas neieško dingusio monitoriaus. Tai skamba paprastai, bet būtent taip atrodo geras rezultatas. Ne tada, kai sunkvežimis tik išvažiavo iš Lietuvos. Sėkmė matuojasi po savaitės: ar niekas neatšoko, ar montavimas laikosi, ar draudimo popieriai tvarkingi. Jei taip, tada biuro perkraustymas į Angliją tikrai pavyko.

Išvada

Biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus ir saugus tada, kai nebelieka tikėjimo „kažkaip bus“. Reikia inventoriaus, aiškios atsakomybės, dokumentų, pakavimo, draudimo, realaus maršruto ir Anglijos biuro paruošimo. Daug klaidų įvyksta ne kelyje, o prieš kelionę: nepažymėtos dėžės, netikslūs sąrašai, per ankštas terminas. Jei viską sudėsite į vieną planą, perkėlimas bus ramesnis, pigesnis ir daug mažiau nervų kainuojantis.